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APOSTILA DE NOES DE TCNICAS DE ARQUIVO DIVISO DE DOCUMENTAO POR NATUREZA Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo

com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-Ios: 1. NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. 2. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. 3. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 1.1 Forma: Diz respeito ao estgio de preparao e transmisso de documentos. Ex.: Arte-final, minuta, original, leiaute, cpia, rascunho... 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o s istema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional.

Documentao de Nvel Estratgico a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Arquivo O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS

POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 1 - De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. 2 - De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - Guarda a documentao mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser

frequente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. 3- De acordo com a extenso da atuao/abrangncia Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais , cumprindo as funes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade. 4- De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. 5 - Quanto ao gnero
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo. Podemos destacar: - Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. - Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras . - Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja infor-mao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). - Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. - Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas . - Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

6 - Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular: ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser do conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdiofreqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

7 Quanto a especie ATOS NORMATIVOS Expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: Decretos, leis, alvars, ordens de servio, portarias, regulamentos, normas, regimento, etc. ATOS ENUNCIATIVOS So opinativos, esclarecem assuntos, visam fundamentar uma soluo. Ex.: relatrios, laudos, pareceres, despachos, etc. ATOS DE ASSENTAMENTO - So configurados por registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex. Atas, termos, etc. ATOS COMPROBATRIOS So os que comprovam assentamentos, decises. Ex. Atestados, certides, etc. ATOS DE AJUSTE - So representados por acordos, pactos, etc. Ex. Contratos, convnios. ATOS DE CORRESPONDNCIAS Objetivam a execuo dos atos normativos

em sentido amplo. Ex. Memorando, avisos, notificaes, ofcios, notas, exposio de motivos, circulares, editais, mensagens, etc. 8 Quanto ao tipo/tipologia documental O tipo documental diz respeito atividade para qual o documento foi criado, por exemplo: Edital de concurso, contrato de locao, carta rogatria, alvar de soltura, petio de embargos declaratrios, processo de desocupao, certido de casamento, relatrios de preos... PROTOCOLO A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. 1 - ROTINAS DE RECEBIMENTO E CLASSIFICAO Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos so: - Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mos. - Separao da correspondncia oficial da particular. - Distribuio da correspondncia particular. - Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso. - Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios. - Abertura da correspondncia ostensiva. - Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes. - Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem la, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. - Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista. - Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado. - Elaborao do resumo do assunto tratado no documento. - Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao. 2 - ROTINAS DE REGISTRO E MOVIMENTAO Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Ali os documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem: Preparao da ficha de protocolo , em duas vias, que podem ser de diferentes modelos. E tambm h uma parte denominada distribuio, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na

ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento. Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes, devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redstribuio, deve ser feita atravs do setor responsvel pelo registro e movimentao. Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo. Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do novo destino nas respectivas fichas. Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.

3 - ROTINAS DE EXPEDIO Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa: - Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de origem, aps a expedio. - Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas. - Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias. - Separao do original das cpias. - Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos. - Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. SERVIOS DE ARQUIVO Arquivamento da documentao Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses documentos so classificados?

Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os documentos. Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e consultas aos funcionrios e setores da empresa. Emprstimo e consulta de documentos do arquivo As rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: - Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores. - Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com segurana, onde ele se encontra. - Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo, juntamente com a guia-fora. - Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica, do mais atual para o mais antigo. - Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for devolvida no prazo estipulado. Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentao ao setor. - Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante. - Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). - Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.