Como organizar a agenda de reunies

Encontros marcados com antecedncia ajudam a criar uma rotina com a equipe e realizar conversas mais produtivas
Aurlio Amaral (novaescola@atleitor.com.br)
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=== PARTE 1 ====

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A sua rotina, diretor - aposto -, recheada de reunies. Como lder da escola, voc tem sempre o que discutir com a coordenao pedaggica, a equipe docente, os funcionrios, os pais, o Conselho de Escola e a Secretaria de Educao, certo? Quem no faz um cronograma, estabelecendo de antemo a regularidade dos encontros, vez ou outra se perde em meio a tantos compromissos. De fato, sem esse planejamento, o gestor acaba dispersando a ateno que precisa dedicar a cada segmento da escola e fica refm de conversas marcadas em cima da hora e sem pauta definida. "H a falsa ideia de que a reunio no um tempo bem aproveitado. Ao contrrio: se bem conduzida, refora o esprito de equipe, coloca o grupo no centro das decises e contribui para a formao dos profissionais", defende Mauro Augusto del Pino, diretor da Faculdade de Educao da Universidade Federal de Pelotas. A organizao do cronograma da equipe gestora geralmente comea com o calendrio enviado pela rede de ensino, responsvel por marcar as datas do incio e do fim do ano letivo, os compromissos com a prpria Secretaria de Educao, os momentos de formao coletiva e dos perodos de avaliao. A rede tambm pode sugerir datas para a realizao dos conselhos de classe e de escola e reunies de pais ou solicitar que as unidades encaminhem essa programao para que ela seja submetida a aprovao. No entanto, os encontros envolvendo as pessoas que trabalham na escola so sempre de responsabilidade do gestor. Cabe a ele agend-los com antecedncia e decidir com que periodicidade sero realizados. Se a instituio tiver muitos alunos - e, proporcionalmente, muitos funcionrios -, provavelmente ser preciso dilogos mais frequentes. No h regras estabelecidas para a organizao desse cronograma, porm existem referncias, com base em boas experincias, que podem orientar o diretor (leia o quadro abaixo). O acompanhamento da coordenao pedaggica e dos professores, por exemplo, semanal nas redes que investem em formao continuada. O ideal instituir um dia fixo para isso e definir com antecedncia datas alternativas, para o caso de um ou outro evento coincidir com feriados ou agendamentos feitos pela Secretaria de ltima hora. Sugesto de cronograma Grupos/Perodos Coordenao pedaggica Semanal Toda segunda-feira 9h s 11h Mensal Bimestral Semestral

Professores

Merendeiras Secretaria da escola

Vigias Auxiliares de servios gerais Conselho de classe Pais Conselho de escola Secretaria de Educao*

Primeira terafeira do ms 10h s 12h Primeira sextafeira do ms 9h s 10h30 Primeira quintafeira do ms 11h s 12h30 Primeira segunda-feira do ms 14h s 15h30 ltima sextafeira do ms 15h s 16h30 ltima quarta-feira do bimestre 8h s 10h ltima sexta-feira do bimestre 19h s 21h Primeiro sbado do ano letivo, ltimo sbado antes do fim do semestre, e penltimo sbado do ano letivo 11h s 13h