UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL FABICO || DCI || Curso de Arquivologia BIB03065 Gesto Documental em Arquivos

GESTO DOCUMENTAL: origem, objetivos, fases e nveis.

Prof Rita de Cssia Portela da Silva 2013/2

ORIGEM
Frederick Taylor e Frank Gilbreth: Administrao cientfica: racionalizao do processo administrativo. EUA e Canad: preocupao com o tratamento dos documentos nos setores de origem. Advento tecnolgico e exploso documental

1950 (dcada de 50): Institucionalizao da GD nos EUA com aprovao da Lei Federal de Arquivos.
UNESCO (1983): La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin: un estudio del RAMP. 1984: O termo Gesto de Documentos incorporou-se na terminologia arquivstica aps sua incluso no Dicionrio do Conselho Nacional de Arquivos.

RAMP
Records and Archives Management Program Programa de Gesto de Documentos e Arquivos

ORIGEM
BRASIL

1980: Incio do programa de modernizao do Arquivo Nacional, marco da utilizao da expresso no Brasil.
1988: Constituio Federal de 1988, art. 216, 2 Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 1991: Lei 8.159 dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Consagra o termo gesto de documentos em seu artigo terceiro (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm).

2002: Decreto 4.073 regulamenta a Lei 8.159 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/d4073.htm).

2003: Decreto 4.915 Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm).

GESTO DOCUMENTAL: PRINCPIOS

Exploso documental Racionalizao
Lgica Coerncia Simplificao Maior rendimento Menor custo

Massa Documental por Perodo Cronolgico

500-1500 5% 1800-1950 35% 1500-1800 10% 1950-1987 50%

Fonte: Renato Barbosa de Souza O Arquivo e a Gesto da Informao

Princpios da Gesto Documental: Economia e Eficcia

GESTO DOCUMENTAL
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991 - Art. 3

GESTO DOCUMENTAL
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes as atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
(...) operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Gesto Documental X Gesto de Arquivo INDOLFO et al, 1995, p. 14

GESTO DOCUMENTAL

Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de documentos de arquivo.
DTA, 1996, p. 41

GESTO DOCUMENTAL

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Tambm chamado administrao de documentos.
DBTA, 2005

GESTO DOCUMENTAL: objetivos

Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos;
Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; Assegurar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica;

GESTO DOCUMENTAL: objetivos

Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao;
Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que merecem guarda permanente devido seu valor histrico e cientfico. INDOLFO, 1993.

GESTO DOCUMENTAL: resultados

Garantir que as polticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente. Garantir que menor nmero de documentos inteis e transitrios sejam reunidos a documentos de valor permanente. Garantir a melhor organizao dos documentos, caso atinjam a fase permanente. Inibir a eliminao de documentos de valor permanente. Garantir a definio de forma criteriosa da parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a Unesco. JARDIM, 1987

GESTO DOCUMENTAL
Gesto Arquivstica de Documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
sistema de gesto arquivstica de documentos sistema informatizado de gesto arquivstica documentos (SIGAD)

de

e-Arq Brasil, 2011, p. 129

Microgrfica

SIGAD

Para alcanarmos a essncia dos textos fundadores e das iniciativas na rea da Gesto Documental, devemos compreend-los em seus autores, tempos e espaos!

Sistemas de Arquivo e Gesto de Documentos BNDES

https://www.youtube.com/watch?v=g6rxuGwQO00&feature=player_detailpage&t=90

Como colocar em prtica a Gesto Documental em Arquivos?

FASES DA GESTO DOCUMENTAL P U D

Produo Utilizao
Destinao

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Produo

Concepo e gesto de formulrios. Preparao e gesto de correspondncia. Gesto de informes e diretrizes. Fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas a esses processos. JARDIM

Quais so as reas podem interagir na definio de polticas de produo documental?

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Produo

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Produo

https://www.youtube.com/watch?v=Z-c-gHY44sc

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Produo

Fluxograma: ferramenta para elaborao.

http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=335 &Itemid=267&lang=pt http://www.baixaki.com.br/download/bizagi-process-modeler.htm

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Utilizao e Conservao

Criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de dados. Gesto de correio e telecomunicaes. Seleo e uso de equipamento reprogrfico. Anlise de sistemas. Produo e manuteno de programas de documentos vitais. Uso de automao e reprografia nestes processos.

JARDIM

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Utilizao e Conservao

Observar direitos e deveres da entidade produtora e dos cidados quanto as questes de sigilo e respeito as informaes privadas.No caso de instituies pblicas, observar a Lei 12.527.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2011/lei/l12527.htm.

FASES DAGESTO DOCUMENTAL: Destinao

Identificao documentais. e descrio das sries

Corresponde ao que entendemos por classificao de documentos?

Estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas.

JARDIM

Como descobrir se uma instituio operacionaliza Gesto Documental em seus arquivos?

NVEIS DE GESTO DOCUMENTAL

NVEL MXIMO Gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e o uso de recursos de automao NVEL INTERMEDIRIO Sistemas de arquivos e gesto de documentos NVEL MNIMO AMPLIADO Centro(s) de arquivamento intermedirio NVEL MNIMO Programas de reteno e eliminao de documentos

RHOADSS, 1983

REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2005. ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de Arquivos. E-Arq Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos. Rio de Janeiro : Conarq, 2009. BRASIL. Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm. Acesso em 25 ago 2010. DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo : AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. INDOLFO et al. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1995. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro : FGV, 2004. TEIXEIRA, Carolina. Arquivologia para concursos: teoria e exerccios do CESPE e da FCC comentados. Rio de Janeiro : Forense, 2011.