Arquivologia

Curso Diapar Matria: Arquivologia Professora: Cynthia Roncaglio (croncaglio@aol.com)

Constituio de 1988
Art.23 competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos. Art.216 2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear a quantos dela necessitem.

Lei Federal n8.159/91

Art 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial dos documentos de arquivos como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Lei Federal n8.159/91

Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas, federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

Conceito de documento
Documento a base de toda informao registrada, fixada em um suporte material e disposta de maneira que se possa utiliz-la para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, aes e pensamentos da sociedade em uma determinada poca e lugar.

Elementos caractersticos dos documentos

Definio Suporte Material sobre o qual as informaes so registradas. Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos Fita magntica, filme de nitrato, papel.

Formato

Caderno, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme. Documentao audiovisual, fonogrfica, iconogrfica, textual.

Gnero

Espcie

Boletim, certido, declarao, relatrio.

Tipo

Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar. Certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico.

Conceito de Arquivo
Arquivo o conjunto de documentos produzidos/recebidos por rgos pblicos ou privados, pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que se forma em decorrncia do exerccio de suas atividades ao longo do tempo. Os documentos de arquivo constituem elementos de prova ou de informao; formam um conjunto orgnico devido a natureza de sua acumulao que reflete as atividades s quais vincula-se.

Conceito de Arquivo
Arquivos Pblicos so tambm o espao fsico das unidades administrativas governamentais encarregadas da transferncia e do recolhimento dos documentos produzidos pelo poder pblico, bem como sua preservao, conservao e acesso.

Teoria das Trs Idades

Avaliao Transferncia Avaliao Recolhimento

Arquivo Corrente RGO PRODUTOR Massa documental:100% Guarda: mdia 5 anos

Arquivo Intermedirio
ARQUIVO PBLICO Massa documental:50% Guarda: mdia 50 anos Acesso restrito ao rgo de origem

Arquivo Permanente
ARQUIVO PBLICO Massa documental:10% Guarda: permanente Acesso Pblico

Gesto de Documentos
Conceito Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Mtodos de arquivamento
Alfabtico Geogrfico
Bsicos Numricos Ideogrficos (Assunto) Simples Cronolgico Dgito-terminal Alfabticos

Numricos

Dicionrio Enciclopdico

Decimal Duplex Unitermo ou indexao coordenada

Mtodos de arquivamento
Variadex Automtico Soundex mnemnico Rneo

Padronizados

Mtodo alfanumrico

Exemplo do Mtodo Decimal

000 Administrao Geral 100 Pesquisa 110 Psicologia 111 Aplicada ao Trabalho 112 Aplicada Educao 120 Cincia Poltica 130 Administrao 140 Economia 141 Desenvolvimento econmico 142 Custo de Vida 142.1 no Rio de Janeiro 142.2 em So Paulo

Exemplo do Mtodo Duplex

0 Administrao Geral 1 Pesquisa 1-1 Psicologia 1-1-1 Aplicada ao Trabalho 1-1-2 Aplicada Educao 1-2 Cincia Poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia 1-4-1 Desenvolvimento econmico 1-4-2 Custo de Vida 1-4-2-1 no Rio de Janeiro 1-4-2-2 em So Paulo

Atividades do Arquivo Permanente

Arranjo - reunio e ordenao adequada dos documentos Descrio e publicao - acesso aos documentos para consulta e divulgao Conservao - medidas de proteo aos documentos, visando impedir a sua destruio. Referncia - poltica de acesso e uso dos documentos

Recuperao da informao
Instrumentos de pesquisa bsicos Guia Inventrio Catlogo Repertrio Instrumentos de pesquisa auxiliar ndice tabela de equivalncia ou concordncia

Tecnologia da informao aplicada aos arquivos

Microfilmagem preservao de documentos originais garantia de segurana contra furtos, incndios, inundaes, terremotos etc. agilidade e rapidez na recuperao da informao

Tecnologia da informao aplicada aos arquivos Informtica Vantagens Tratamento digital das imagens Tcnicas de fluxo de trabalho (workflow) Multimdia (combinao de som, texto e imagens, em movimento ou no)

Tecnologia da informao aplicada aos arquivos

Informtica Desvantagens No tem valor legal no Brasil que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos baixa durabilidade dos materiais empregados obsolescncia dos equipamentos Altos custos de conservao e manuteno fsica de acervos informticos

Conceitos
Preservao sentido geral, toda a ao que se direciona salvaguarda das condies fsicas dos materiais.
Conservao/restaurao interveno na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado fsico. >> impacto sobre o objeto

Conservao Preventiva melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradao. >> impacto sobre o conjunto

Agentes internos de deteriorao

So aqueles inerentes aos prprios documentos. Encontram-se nas substncias de que so feitos e nos meio utilizados para proceder os respectivos registros. Exemplos: Acidez do papel qualidade das tintas empregadas corroso do metal perda de cor das fotografias proximidade do campo magntico

Agentes externos de deteriorao

Luz A luz solar deve ser abolida na rea de armazenamento porque tanto acelera o desaparecimento das tintas quanto enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com moderao.

University Libraries of Notre Dame

Agentes externos de deteriorao

Temperatura e umidade O calor constante destri as fibras do papel e a umidade propicia o desenvolvimento do mofo. Deve-se manter a temperatura entre 20 e 22 e o ndice de umidade entre 45% e 58% .
Andrea Giovaninni

Agentes externos de deteriorao

Poluentes e poeira

National Library of France

Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. A poeira composta de partculas em suspenso que penetram nas fibras do papel.

Agentes externos de deteriorao

Agentes biolgicos As pragas que causam grandes danos aos acervos documentais so os insetos, fungos e roedores. Ambientes sujos, mal ventilados e com altos ndices de temperatura e umidade so as condies ideais para esses organismos se desenvolverem.

Andrea Giovaninni

Desastres naturais ou causados pelo homem

National Library of France

Enchentes

Guerra