ARQUIVOS LEGAIS

1. PRAZOS DE CONSERVAO VS DESTRUIO DE DOCUMENTOS 2. DOCUMENTOS DE ARQUIVO 3. FASES DE ARQUIVO

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PRAZOS:
Prazos de conservao
DOCUMENTOS

Prazos de destruio
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 Definio de Prazo de Conservao:

o Perodo de tempo fixado na tabela de seleco para a conservao dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. o A fixao do prazo de conservao determinada pela existncia de um prazo de prescrio e/ou pela frequncia de utilizao dos documentos.

Prazo legal de conservao vs destruio documentos de origem contabilsticos/comerciais: regulado pelo Decreto-Lei n 102/2008 de 20-06-2008.

1. Prazo de Conservao e Destruio Documentos

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 ANEXO IV - CDIGO DO IMPOSTO SOBRE O VALOR ACRESCENTADO - CAPTULO V - Liquidao e pagamento do imposto - SECO III - Outras obrigaes dos contribuintes Artigo 52. - Prazo de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de suporte 1 - Os sujeitos passivos so obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade estabelecida por meios informticos, os relativos anlise, programao e execuo dos tratamentos. 2 - Para os registos previstos na alnea d) do n. 1 do artigo 50. e no artigo 51. e documentos anexos, o prazo de 10 anos referido no nmero anterior deve ser contado a partir da data em que for efectuada a ltima das regularizaes previstas nos artigos 24. e 26.

1. Prazo de Conservao e Destruio Documentos

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 ANEXO IV CIVA - Artigo 52. - Prazo de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de suporte (cont.)

3 - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional so obrigados a manter os livros, registos e demais documentos referidos no n. 1 em estabelecimento ou instalao situado em territrio nacional, salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrnicos. 4 - permitido o arquivamento em suporte electrnico das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrnica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do seu contedo. 5 - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrnico dos documentos referidos no nmero anterior fora do territrio da Comunidade devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao.

1. Prazo de Conservao e Destruio Documentos

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 ANEXO IV CIVA - Artigo 52. - Prazo de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de suporte (cont.) 6 - Os sujeitos passivos que no disponham de sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos e demais documentos, incluindo os referidos no n. 4, fora do territrio da Comunidade, devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao. 7 - ainda permitido o arquivamento em suporte electrnico das facturas ou documentos equivalentes, dos tales de venda ou de quaisquer outros documentos com relevncia fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanas. Incio de Vigncia: 25-06-2008

1. Prazo de Conservao e Destruio Documentos

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 ANEXO IV CIVA - Artigo 52. - Prazo de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de suporte (cont.) 6 - Os sujeitos passivos que no disponham de sede, estabelecimento estvel ou domiclio em territrio nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos e demais documentos, incluindo os referidos no n. 4, fora do territrio da Comunidade, devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao. 7 - ainda permitido o arquivamento em suporte electrnico das facturas ou documentos equivalentes, dos tales de venda ou de quaisquer outros documentos com relevncia fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanas. Incio de Vigncia: 25-06-2008

1. Prazo de Conservao e Destruio Documentos

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FASES:
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
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 Documento de Arquivo: Documento produzido a fim de provar/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. a mais pequena unidade arquivstica, indivisvel do ponto de vista funcional. Documento Activo: Documento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais; os que devem ser conservados junto dos utilizadores. Documento Confidencial: Documento sujeito a restries de comunicabilidade, quer por conter informao de carcter privado, quer por ser objecto de classificao de segurana.

2. Documentos de Arquivo
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 Documento Inactivo: Documento que j no utilizado com fins administrativos ou legais; aqueles que podem ser destrudos ou conservados no servio de arquivos logo que ele tenha um valor histrico ou de pesquisa. Documento Semi-Activo: Documento que ocasionalmente utilizado com fins administrativos ou legais; por razes de economia e de eficcia, deve ser conservado num depsito de arquivo intermdio. Dossier: Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos coligidos com o fim de informar uma deciso pontual. Exemplar Prncipal: Documento que desempenha a funo de prova institucional.

2. Documentos de Arquivo
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 Fase Activa: Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo corrente. Fase Inactiva: Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ser utilizado pela entidade produtora no mbito dos fins que motivaram a sua criao; deve por isso ser eliminado, a menos que possua um valor secundrio que justifique a sua conservao permanente. Corresponde ao arquivo histrico.

3. Fases de Arquivo
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 Fase Semi-Activa: Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermdio. Funo Fim: Conjunto de actividades especficas desenvolvidas por um organismo ou instituio no quadro da gesto do projecto. Funo Meio: Conjunto de actividades desenvolvidas por um organismo ou instituio no quadro da gesto interna. Fundo: Conjunto orgnico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exerccio da sua actividade. a mais ampla unidade arquivstica.

3. Fases de Arquivo
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