Principais mtodos de arquivamento

Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos.

Mtodos de Arquivamento Os arquivos precisam de sistemas e mtodos

Funo dos Arquivos

A

funo primordial dos arquivos disponibilizar as informa es contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obriga es, o que s! se efetivar" se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. #o importante quanto arquivar ac$ar rapidamente as informa es no momento desejado.

Sistemas: direto e indireto

Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se ac$a guardado. Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um c!digo.

Sistema semi-indireto % mtodo alfanumrico & combinao de letras e n'meros & no se inclui nas classes de mtodos b"sicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Principais ordenaes do arquivo

(uando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fic$"rio, os elementos constantes de um documento a considerar so) nome (do remetente do destinat"rio ou da pessoa a quem se refere o documento*+ Local, Nmero, Data, Assunto.

Principais ordenaes do arquivo

,e acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fic$"rios ou arquivos em) ordem alfabtica+ ordem geogr"fica+ ordem numrica -simples ou cronol!gica* ordem de assunto.

MTODO A FA!T"#O
. o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o /%01. . um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necess"rio se recorrer a um ndice au2iliar para localizar qualquer documento.

/esse mtodo, as fic$as ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divis!rias, com as respectivas letras. -PA13,4556*

D$S%A&TA'$&S D$SS$ MTODO

%s erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e 7 variedade de grafia dos nomes.

($'(AS D$ A FA!$TA)*O

$ste mtodo o+edece tre,e re-ras de a./a+etao.

Pela 1 letra do ltimo sobrenome: 0oo !ar+osa1 Pedro 2.vares #a+ra.1 Pau.o Santos a* 8arbosa, 9oo b* :abral, Pedro ;lvares c* 3antos, Paulo

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes compostos: #ami.o #aste.o !ranco1 Pau.o Monte %erde1 3eitor %i..a o+os4 a* :astelo 8ranco, :amilo b* 0onte <erde, Paulo c* <illa =obos, >eitor ($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para sobrenomes abreviados: 04 %ieira1 0onas %ieira1 0os %ieira a* <ieira, 9. b* <ieira, 9onas c* <ieira, 9os ($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes com artigos e preposies:

Pedro de A.meida5 (icardo d6Andrade1 7cia da #8mara1 Arna.do do #outo4 a* Almeida, Pedro de b* Andrade, ?icardo d@ c* :Amara, ='cia da d* :outo, Arnaldo do

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para sobrenomes com grau de parentesco:

Antonio A.meida Fi.9o1 Pau.o (i+eiro 07nior1 0oaquim %asconce.os So+rin9o4 a* Almeida Bil$o, Antonio b* ?ibeiro 9'nior, Almeida c* <asconcelos 3obrin$o, 9oaquim

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para pessoas da mesma famlia:

0or-e de A+reu So+rin9o1 0or-e de A+reu Fi.9o1 0or-e de A+reu &eto4 a* Bil$o, 9orge de Abreu b* /eto, 9orge de Abreu c* 3obrin$o, 9orge de Abreu

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes estrangeiros:

'eor-es Au+ert1 :inston #9urc9i..1 Pau. Mu..er1 0or-e Sc9midt4 a* Aubert, Ceorges b* :$urc$ill, Dinston c* 0ueller, Paul d* 3c$midt, 9orge

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me:

(ios4

0os de Oviedo ; !nos1 Francisco de Pina de Me..o1 Antonio de os a* %viedo E 8nos, 9os de b* Pina de 0ello, Brancisco de c* ?ios, Antonio de =os.

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes rientais !aponeses e "rabes: a* Al 8em >ur -permanece* b* =F Eouto$n -permanece* ($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para nomes estrangeiros com preposio:

'iu.io Di #apri1 $ste+an De Penedo1 #9ar.es Du Pont1 0o9n Mac Adam a* ,e Penedo, 1steban b* ,i :apri, 9ulio c* ,u Pont, :$arles d* 0ac Adam, 9o$n

($'(AS D$ A FA!$TA)*O Para #umeral:

<= #on-resso de Secretariado1 " $ncontro (e-iona. de Arquivo.o-ia1 """ Simp>sio de Apicu.tura4 a* :ongresso de 3ecretariado -GH*

b* 1ncontro ?egional de Arquivologia -I* c* 3imp!sio de Apicultura -III*

($'(AS D$ A FA!$TA)*O

$M!(AT$ 1 2.varo (amos ? #ia1 A #o.e-ia.1 T9e .i+rar@ o/ #on-ress1 Fundao 'et7.io %ar-as: a* ;lvaro ?amos J :ia b* :olegial -A* c* 1mbratel d* Bundao Cet'lio <argas e* =ibrarF of :ongress -t$e*

Para Pessoas !urdicas:

Mtodo A./a+tico Pode obedecer 7 ordem DicionAria ou 7 ordem $ncic.opdica4 &a ordem dicionAria os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente 7 sequKncia das letras. <eja o e2emplo a seguir

:ursos de doutorado :ursos de especializao :ursos de formao :ursos de mestrado :ursos de p!s-graduao 12posi es de publica es Impresso de livros Impresso de peri!dicos Pesquisas de administrao Pesquisas de ciKncia poltica Pesquisas de custo de vida Pesquisas de desenvolvimento econLmico Pesquisas de economia Pesquisas de psicologia aplicada 7 educao Pesquisas de psicologia aplicada ao trabal$o

Ordem $ncic.opdica /a ordem encic.opdica5 os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente.

:om a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. <eja o e2emplo)

:ursos

1specializao Bormao P!s-graduao M 0estrado M ,outorado

Pesquisas

Administrao :iKncia poltica 1conomia M :usto de vida M ,esenvolvimento econLmico Aplicada 7 educao Aplicada ao trabal$o

Psicologia

Mtodo %ariadeB
1ste mtodo uma variante do alfabtico+ :omo seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necess"rias 4N cores distintas para representar o alfabeto, as cores da c$ave devem ser atribudas 7s proje es das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar" a seo alfabtica correspondente para sua ordenao.

$Bemp.o Mtodo %ariadeB

Mtodo 'eo-rA/ico
Pertence ao sistema direto+ As mel$ores ordena es geogr"ficas so) /ome do estado, cidade e correspondente /ome da cidade, estado e correspondente. <antagens do mtodo geogr"fico) direto e de f"cil manuseio. ,esvantagens) e2ige duas classifica es & local e nome do correspondente.

Mtodos por Assunto

% mtodo de arquivamento por assunto no de f"cil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob an"lise, alm de amplo con$ecimento das atividades institucionais. 1ntretanto, o mais aconsel$ado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.

$Bemp.o mtodos arquivamento

&umrico Simp.es
Mtodo numrico simp.es: numrico simples constitui-se na atribuio de um n'mero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se 7 ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica+ % mtodo e2ige um ndice alfabtico remissivo.

C&D"#$ A FA!T"#O ($M"SS"%O

% ndice uma lista minuciosa, ordenada alfabeticamente, dos termos ou assuntos contidos no te2to. Pode tambm incluir nomes de pessoas, nomes geogr"ficos, acontecimentos, etc. citados na obra. 3ob cada item do ndice, vem a indicao de sua localizao no corpo da obra.

"&D"#$ A FA!T"#O ($M"SS"%O $D$MP O

ASSE&TO AOP13 8A=A/O% PA#?I0%/IA= ,13P13A3 - administrativas - de $igiene e limpeza - de pessoal 1<1/#%3 - civis - culturais - esportivos - socioculturais O#A "FA)*O PA3#A /H G5 PA3#A /H 64 PA3#A /H Q4 PA3#A /H G PA3#A /H N PA3#A /H QQ PA3#A /H QG PA3#A /H 46 PA3#A /H GG PA3#A /H 64 PA3#A /H 6N

Mtodo #rono.>-ico A ordem principal de entrada a data+ 0uito utilizado em reparti es p'blicas+

%s documentos ou conjunto de documentos -processos* recebem um n'mero e tambm a data de entrada do documento+

DG-ito Termina. %s documentos so numerados seqRencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo) os n'meros dispostos em trKs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Assim o n'mero G4.56G ser" representado pelos grupos 5G-45-6G. 0todo muito utilizado em 8ancos. ,esvantagens) =eitura no convencional dos n'meros+ ,isposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

Mtodo &umrico Dup.eB

A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gKnero para a espcie e desta para a min'cia. % mtodo duple2 oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal -,eSeF* quanto ao agrupamento de assuntos, permitindo abertura ilimitada de classes, subclasses etc.

/esse mtodo, os n'meros so dados de dez em dez, para cada assunto principal. /a primeira etapa de seleo temos) Q5 & Administrao+ 45 & Aluguel+ T5 & :ompra.

Mtodo &umrico Dup.eB $Bemp.o

A segunda etapa prevK as primeiras divis es, mas o n'mero principal vem no incio, seguido de um $fen e da diviso de um em um, assim) 45 & A=UCU1= 45-Q Apartamento+ 45-Q-Q Apartamento de quarto e sala+ 45-Q-4 Apartamento de dois quartos+ 45-Q-T Apartamento de trKs quartos

Mtodo Enitermo ou "ndeBao #oordenada

% 0todo Unitermo ou inde2ao coordenada foi desenvolvido por Mortimer Tau+e em princpios de QV65. /o recomendada sua aplicao nos arquivos convencionais, a inde2ao coordenada vem sendo utilizada, com K2ito, nos arquivos especiais e especializados. -PA13, 455G*

Mtodo Enitermo ou "ndeBao #oordenada

% mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um n'mero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. 1sse n'mero, denominado n'mero de registro, controlado atravs de livro pr!prio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado.

Mtodo Enitermo ou "ndeBao #oordenada

A finalidade deste n'mero identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, procede-se 7 an"lise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que serviro 7 pesquisa posterior) nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenLmenos, objetos etc.

Mtodo Enitermo ou "ndeBao #oordenada

#ais elementos devem ser transcritos em uma fic$a ndice, sob a forma de palavra-c$ave, para facilitar a localizao dos documentos.

Mtodo A./anumrico 1sse sistema procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. ,essa combinao surgiu um mtodo que tem a simplicidade do alfabtico e a rapidez e preciso do numrico. Mtodo A./anumrico - $Bemp.o
1ste mtodo trabal$a com uma tabela constituda de divis es do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se nota es fec$adas para se evitar que, uma vez numeradas, as divis es sejam alteradas. HI Posio JI Posio Aa - A/ H1 A- - A. J1 Am - As K1 At - A, <1 !a - !. L1 !m - !, M1

Procedimento
As pastas individuais teriam como notao os nomes colocados ap!s o n'mero correspondente 7 sua diviso alfabtica. 12emplos) Q - Acrisio, Paulo -Aa-Af W Q* Q - Afonseca, 9oo -Aa-Af WQ* 4 - Almeida, 0"rio -Ag-Al W 4* T & Alonso, 1rnesto -Ag-Al W 4* G & Amaral, ?oberto -Am-As W T* 6 & Atilia, 9orge -At-Az W G*

Mtodo Decima. 1ste mtodo baseado na classificao decimal de ,eSeF, utilizada nas bibliotecas.

1sta classificao divide o saber $umano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que no podem ser includos em uma das nove classes pr-estabelecidas.

Mtodo Decima. na prAtica

A parte inteira do n'mero composta de trKs algarismos. A parte decimal pode no e2istir como pode ter um, dois, trKs ou mais algarismos. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Ainda no $" uma classificao universal para os arquivos. Portanto no sistema ,eSeF utilizamos a tcnica e no a classificao.

Mtodo Decima. na prAtica As Q5 primeiras divis es so denominadas classes+ As Q5 seguintes, so subclasses 1 a seguir, respectivamente, divis es, grupos, subgrupos, subse es etc. A t"bua, tabela ou esquema, com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou c!digo e no dispensa um ndice alfabtico. #.asses

5 & %bras Cerais Q & Bilosofia 4 - ?eligio T & :iKncias 3ociais G & Bilologia ou =ingustica 6 & :iKncias Puras N & :iKncias Aplicadas X & 8elas-Artes Y & =iteratura V & >ist!ria e Ceografia

Su+diviso da c.asse M N55 & :iKncias Aplicadas NQ5 & 0edicina

N45 & 1ngen$aria NT5 & Agricultura NG5 & :iKncias e Artes ,omsticas N65 & 3ervios Cerenciais NN5 & Ind'strias (umicas

Su+diviso da c.asse MHN NQ5 & 0edicina NQQ & Anatomia NQ4 & Bisiologia >umana NQT & >igiene Pessoal NQG & 3a'de P'blica NQ6 & #erapKutica NQN & :lnica 0dica... Outra su+diviso
NQN & :lnica 0dica NQN. Q - :ardiologia NQN.4 - 3istema ?espirat!rio NQN.T - 3istema ,igestivo NQN.G & 3istema end!crino NQN.6 & dermatologia 1 assim por diante. Z medida que se apresenta um assunto, temos de procurar onde coloc"-lo, partindo sempre do geral para o particular.

%anta-ens do Mtodo Decima.

% 0todo ,ecimal apresenta as seguintes vantagens) #odos os assuntos relacionados a um determinado t!pico ficam reunidos em grupos+ %s n'meros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas f"ceis de reter na mem!ria+ 12panso ilimitada para as subdivis es dos assuntos.

A Micro/i.ma-em

A microfilmagem uma tcnica que produz microformas, que so as imagens fotogr"ficas dos documentos em escala

muito reduzida, os quais aparel$o leitor. <antagens) pode anos quando bem

necessitam do au2lio de um durar at duzentos administrado.

A Micro/i.ma-em
:omo desvantagem pode-se citar o alto custo do procedimento. 1sse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar c$eques.

e-is.ao ,ecreto Bederal nH Q.XVV[VN que regulamenta a =ei nH 6.GTT[NY que disp e sobre microfilmagem de documentos oficiais e d" outras providKncias.
$ttp)[[SSS.planalto.gov.br[ccivil\5T[,ecreto[Antigos[,QXVV.$tm