Curso Educao e Formao - Tcnico de Servios Jurdicos Tipo 6 Nvel 4 Disciplina Tcnicas de !dminis"rao #$dulo 6 % pro&issional !

!dminis"ra"ivo e Comunicao Formador Carolina San"os e 'u(ina #endona )*+)-)*+,

-m ARQUIVO um con.un"o de documen"os/ independen"emen"e da sua da"a/ &orma e supor"e ma"erial/ produ0idos ou rece(idos por uma pessoa .urdica/ sin1ular ou cole"iva/ ou por um or1anismo p2(lico ou privado/ no e3erccio da sua a"ividade e conservados a ""ulo de prova ou in&ormao4 % ar5uivo pode "er di&eren"es formatos/suportes Documen"os "e3"uais manuscri"os/ da"ilo1ra&ados ou impressos6 Documen"os car"o1r7&icos mapas/ plan"as e per&is6 Documen"os icono1r7&icos &o"o1ra&ias 8diaposi"ivos/ amplia9es e ne1a"ivos &o"o1r7&icos:/ desen;os e 1ravuras6 Documen"os &ilmo1r7&icos &ilmes e &i"as vdeo-ma1n"icas6 Documen"os sonoros discos e &i"as !udi ma1n"icas4 %s principais Mtodos de Arquivo so a) Alfabtica b) Numrica c) Alfanumrica d) Cronolgica e) Geogrfica f) Por assunto ou por categoria a) Classificao Alfabtica Es"a classi&icao pode ser usada com nomes de pessoas &sicas ou .urdica 8onom7s"ico:6 nomes de localidades 81eo1r7&ico: ou al&a("ico por assun"os4 ! classi&icao por nome em ordem alfabtica aconsel;7vel como 2nico sis"ema para a ordenao do ma"erial4 < ideal para pe5uenos ar5uivos/ e &ic;eiros e para pe5uenas (i(lio"ecas4 b) Classificao Numrica Na classi&icao por nome em ordem numrica/ o ma"erial recol;ido com (ase num nome 5ue/ nes"e caso especial/ assume a con&i1urao de um nmero progressivo4 ! numerao pro1ressiva pode ser consecu"iva 8e34 as &a"uras: ou e&e"uada se1undo cri"rios par"iculares4

A O ARQUIVO

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d) Classificao Cronolgica Na classi&icao por ordem cronol ica/ o ma"erial ordenado com (ase na da"a de emisso/ &a(ricao/ a5uisio/ pra0o/ receo/ e"c4/ colocando em (ai3o a da"a mais an"i1a e ao al"o a mais recen"e4 e) Classificao Geogrfica Na classi&icao por ordem eo r!fica/ o ma"erial ordenado com (ase na

locali0ao onde residem as pessoas4 Normalmen"e a classi&icao por nome 1eo1r7&ica serve para ordenar a correspond=ncia com os clien"es/ ou os &ic;eiros dos clien"es e podem ser ordenadas das mais variadas &ormas/ en"re elas > Regio, distrito, concel o e nome!" #Regio, distrito, concel o, rua e nome!" #$istrito, concel o e nome!" etc 4 f) Classificao por Assunto ou Categoria (Classes) Na classi&icao por Assunto ou Categoria/ o ma"erial a1rupado de acordo com o 8ou um: assun"o/ ar1umen"o ou con"e2do 5ue o carac"eri0a4 !s (i(lio"ecas "=m por ;7(i"o ordenar os volumes por "emas "ra"ados4

"# AVA$IA%&O 'O(UM)*+A$ ! avaliao documen"al visa de"erminar o valor prim7rio ou secund7rio de 5ual5uer "ipo de documen"o/ com vis"a ? &i3ao dos pra0os de conservao em &ase a"iva e semi-a"iva/ e do des"ino &inal 8conservao permanen"e em ar5uivo de&ini"ivo ou eliminao:4 @or um lado/ o valor primrio es"7 dire"amen"e relacionado com as ra09es 5ue es"iveram na ori1em da sua criao/ cumprir &un9es de prova adminis"ra"iva/ le1al ou &inanceira4 E o valor secundrio/ a"ri(udo aos documen"os de ar5uivo para e&ei"os de conservao permanen"e/ pois resul"a do recon;ecimen"o da sua u"ilidade para &ins de inves"i1ao/ na medida em 5ue possam assumir &un9es de "es"emun;o para a preservao da mem$ria cole"iva4

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( # +I,O- ') ARQUIVO %s ar5uivos podem ser classi&icados %uanto & fre%u'ncia da consulta e 5uan"o & posi(o dos documentos4 a) Quanto . /requ0ncia de (onsulta Se1undo a )eoria das tr's idades e3is"em "r=s "ipos de ar5uivo 5uan"o fre u!ncia de consulta os a"ivos/ semi-a"ivos ou ina"ivos4 %s Ativos 8+4A idade ou corren"es: so cons"i"udos por documen"os recen"es rela"ivos a assun"os em curso e de 5ue se prev= a necessidade de consul"as &re5uen"es4 @or ou"ro lado/ os "emi#ativos 8)4A idade ou in"ermdios: so &ormados por documen"os 5ue/ em(ora no se.am de consul"a &re5uen"e/ so de consul"a peri$dica4 E &inalmen"e/ os $nativos 8,4A idade ou permanen"es: con"=m a documen"ao 5ue por ra09es de ordem ;is"$rica/ le1al e .urdica deve ser conservada4 ! sua consul"a s$ &ei"a em casos especiais4 E3is"em i1ualmen"e/ os "ipos de ar5uivo Cen"rali0ado/ @arcial ou Diri1ido4 %s ar5uivos Centrali%ados so/ em princpio/ comuns para as v7rias depend=ncias ou servios da or1ani0ao4 Nas pe5uenas e mdias empresas/ o ar5uivo encon"ra-se normalmen"e cen"rali0ado num 2nico sec"or/ comum aos v7rios depar"amen"os ! noo de ar5uivo &escentrali%ado ou parcial coincide/ mui"as ve0es/ com a do ar5uivo a"ivo ou dinBmico4 Nas 1randes empresas/ cada se"orCdepar"amen"o "em um ar5uivo pr$prio/ ;avendo ou no duplicados ou acesso in&orm7"ico da par"e da adminis"raoC1es"o4 Da .uno do ar5uivo cen"rali0ado e descen"rali0ado/ resul"a o ar5uivo &irigido/ sendo 5ue uma soluo in"ermdia cons"i"uir7/ em mui"os casos/ a mel;or soluo4 Es"e "ipo de ar5uivo desi1na-se por ar5uivo diri1ido ou mis"o/ por5ue "en"a conciliar as van"a1ens dos ar5uivos cen"rali0ados e descen"rali0ados e evi"ar/ "an"o 5uan"o possvel/ os seus inconvenien"es4 uanto organi%ao/ o ar5uivo

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b) Quanto . ,osi12o dos 'ocumentos %s sis"emas de ar5uivo 5ue so colocados se1undo a posio dos documentos' onde a in&ormao dever7 ser posicionada para 5ue &acili"e a consul"a por par"e dos u"ili0adores/ em ar5uivo na Der"ical6 na Eori0on"al6 Der"ical suspenso/ com visi(ilidade superior6 Der"ical suspenso/ com visi(ilidade la"eral6 e Der"ical ro"a"ivo4 Nos ar5uivos e3pos"os na (ertical/ os documen"os so colocados ver"icalmen"e uns ap$s os ou"ros4 Es"e sis"ema ado"ado para volumes encadernados/ dossiers/ cai3a &rancesa ou por"a-revis"as/ alin;ados na ver"ical/ com a lom(ada virada para o u"ili0ador/ em pra"eleiras ou arm7rios4

Nos documen"os ar5uivados na )ori%ontal/ es"es es"o dispos"os uns a se1uir aos ou"ros/ em es"an"es ou arm7rios com pra"eleiras4 Tem como inconvenien"e o di&cil acesso aos documen"os pois necess7rio deslocar "odos os dossiers para "irar a5uele 5ue necessi"amos4 Torna e3ce"o 5uando i1ualmen"e se usam di&cil 1ave"as in"ercalar ou cai3a al"ura

in&ormao e a consul"a de dossiers sem cai3a/ 5uando as &rancesa/ mas pode ser uma al"erna"iva pr7"ica pra"eleiras no "en;am su&icien"e para colocar as pas"as na ver"ical4 No ar5uivo (ertical' suspenso com visibilidade superior / as pas"as so suspensas em (olsas/ 5ue desli0am por cal;as/ em m$dulos de 1ave"as/ classi&icadores ou arm7rios/ com iden"i&icao na par"e superior das pas"as ou (olsas4 !plica-se a dossiers de "ra(al;o/ assun"os em curso/ in&orma9es 2"eis e
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impressos/ ainda 5ue apresen"e uma capacidade de e3panso limi"ada as cara"ers"icas do mo(ili7rio em al"ura4 Es"es ar5uivos so mui"o u"ili0ados para clien"es/ &ornecedores/ stoc*s/ e"c4 Fuan"o ao ar5uivo (ertical' suspenso com visibilidade lateral/ as pas"as suspensas em (olsas/ 5ue desli0am por cal;as em arm7rios/ com iden"i&icao na par"e la"eral das pas"as ou (olsas4 !plica-se a processos/ permi"indo maior aprovei"amen"o de espao e &acilidade na incluso de novas pas"as4 No en"an"o/ a visi(ilidade ser7 limi"ada em al"ura e o volume das pas"as no poder7 aumen"ar mui"o por causa do peso4 'ela"ivamen"e ao ar5uivo (ertical *otativo/ os documen"os so presos a um sis"ema 5ue roda em "orno de um ei3o 8ver"ical ou ;ori0on"al:4 @or e34 dossiers na ver"ical/ em arm7rios ro"a"ivos/ para aprovei"amen"o de espao 8can"os/ so(re"udo:/ com a lom(ada virada para o u"ili0ador4 !plica-se a &ic;as em sis"ema ro"a"ivo 8rolode3: ou a dossiers/ permi"indo economia de movimen"os em "ermos de consul"a4

) # A MI(RO/I$MA3)M ! Microfilma em ou microfilme a reproduo &o"o1r7&ica 5ue redu0 si1ni&ica"ivamen"e as dimens9es dos documen"os &o"o1ra&ados4 Tra"a-se/ reproduo 5ue por"an"o/ no de uma a "cnica de da

implica

al"erao

ima1em/ apenas pressup9e uma mudana de dimenso e supor"e/ no caso em apreo/ do papel para o micro&ilme4

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< eviden"e 5ue locali0ar um documen"o em micro&ilme/ incomparavelmen"e mais r7pido/ do 5ue em ar5uivos convencionais ou 5uilom"ricos corredores com cai3as de documen"os4 < possvel selecionar um documen"o en"re mil;9es em apenas al1uns se1undos 8em al1uns casos &ra9es de se1undos:/ sem ser necess7rio sair da cadeira4 ! "pica reduo de espao proporcionada pelo micro&ilme de GHI ou mesmo superior4 Toda a documen"ao de um normal ar5uivo de ao com 4 1ave"as poder7 es"ar con"ida em "o-somen"e ) rolos de micro&ilme/ 5ue ca(em em uma 2nica mo4 % micro&ilme um a1en"e uni&ormi0ador4 Es"a uma das suas mais e3pressivas van"a1ens4 No impor"a o "aman;o ou padro ori1inal/ em micro&ilme ele es"ar7 den"ro de um 2nico &orma"o4 Dessa &orma/ o manuseamen"o da in&ormao ser7 mui"o mais pr7"ico4 No e3is"e nen;uma ou"ra &orma mais pr7"ica/ econ$mica e se1ura/ con"ra sinis"ros na"urais ou provocados/ de 5ue o micro&ilme4 So in2meros os e3emplos de empresas e or1anismos 5ue salvaram os seus documen"os de desas"res/ 1raas ao micro&ilme4 Com o micro&ilme e seus sis"emas/ a capacidade de mem$ria no "em limi"es4 Jn&orma9es 5ue ;o.e no so locali0adas es"aro ? sua disposio em micro&ilme/ em "empos cur"ssimos4 %s documen"os ;is"$ricos/ em ar5uivos de ou"ros pases/ es"o ;o.e em @or"u1al 1raas ao micro&ilme4 %u"ra van"a1em os cus"os com &re"es e por"es pelo correio so minimi0ados com a implemen"ao de pro1ramas de micro&ilma1em4 ! maioria das empresas 1as"a mui"o mais papel e impressos do 5ue necessi"aria consumir4 %s cen"ros de micro&ilma1em podem pa1ar o ma"erial de consumo com a venda de papel para recicla1em4 Kivros e pu(lica9es de al"o cus"o/ an"es disponveis apenas para uma &ai3a de al"o poder ar5uivs"ico/ es"o ;o.e ao alcance de "odos4 Foi por isso/ 5ue mui"as escolas e universidades implan"aram pro1ramas espec&icos de micro&ilma1em4

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$)3I-$A%&O 'A MI(RO/I$MA3)M Es"a le1islada em @or"u1al desde +GG* pelo #inis"rio das Finanas/ a"ravs do C$di1o do Jmpos"o so(re o 'endimen"o das @essoas Cole"iva 8CJ'C: pu(licadas a"ravs de diversas por"arias e decre"os-lei4 'ecreto#$ei 445/678 de 49 de *ovembro >!u"ori0a as empresas de se1uros a u"ili0ar a micro&ilma1em e o disco $"ico para os documen"os 5ue devam man"er em ar5uivo4L

Decreto-Lei n. 295/91, de 16 de Agosto

>Disciplina o re1ime de micro&ilma1em de documen"os e&e"uada por compan;ias de se1uros e resse1uros es"a(elecidos em @or"u1al4L ,ortaria 55:/6;8 de 5< de /evereiro >Es"a(elece as condi9es a 5ue deve o(edecer a micro&ilma1em de documen"os para e&ei"os &iscais4L ,ortaria n=> 6?@/:68 de 59 de *ovembro >!prova o 'e1ulamen"o das opera9es de micro&ilma1em de c;e5ues4L 'ecreto#$ei 55;/:68 de 59 de Abril >@ermi"e a micro&ilma1em/ ar5uivo "empor7rio e pos"erior des"ruio dos c;e5ues apresen"ados a pa1amen"o em ins"i"ui9es de crdi"o/ p2(licas ou privadas4L

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