Gesto de Documentos e Arquivos

Formador: Srgio Fernandes

Tema 1. Documento: quanto forma e quanto ao gnero
Gesto de Documentos e Arquivos Srgio Fernandes



Tema I

Documento: quanto forma e quanto ao gnero
1.1 O documento
1.2 O homem e a documentao
1.3 Os documentos quanto sua forma e ao seu Gnero
1.4 Introduo ao ciclo de vida dos documentos
1.5 A tica no tratamento da documentao

Ao terminar este tema os formandos devero estrar capazes de:

Identificar o conceito de documento
Identificar os diferentes tipos de documentos
Saber a importncia dos documentos e a sua boa gesto
Assegurar princpios ticos no tratamento de documentos


















1. Documento: quanto forma e quanto ao gnero
1.1 O documento
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Gesto de documentos

A Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a
documentao de maneira correta e passe a controlar o seu acervo
documental. Desta forma a Instituio soluciona os problemas decorrentes da
falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e extravio de
documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da
informao; controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e
tratamento de documentos.

A gesto documental tem como objectivos:
Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.
Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo
de arquivamento.
Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras tcnicas de
gerenciamento eletrnico de documentos.
Assegurar o acesso a informao quando e onde se fizer necessria ao
governo e aos cidados.
Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter
permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou
cientfica.

A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de
trabalho para a Instituio, que deve mant-la actualizada e disponvel.

A Gesto Documental integrada com outras solues, como por
exemplo, a digitalizao, fax e e-mail permitem gerir toda a informao no
estruturada (documentos) importante da organizao.



Num processo de gesto documental o seu incio ocorre com a recepo
do documento em que este passa pela fase de desmaterializao, ou seja,
digitalizao do documento geralmente em formato papel para um formato
eletrnico. Numa segunda fase os documentos em formato eletrnico so
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submetidos a uma classificao, de seguida h uma definio dos vrios
estdios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existncia, como por
exemplo, a publicao, aprovao, distribuio, reencaminhamento e
desactualizado (destrudo). Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador
um mtodo de localizao eficaz semelhante de um sistema de busca.

1.1 O Documento

Documento toda informao registada em um suporte material,
suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova factos,
fenmenos, formas de vida pensamento do homem numa determinada poca
ou lugar.

Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie
e a natureza, de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos,
conforme descrito a seguir.

1.2 O homem e a documentao

Documentar uma necessidade humana, e muito antiga. H indcios,
apesar de no estar confirmado de que foram
gravados caracteres chineses no casco de uma
tartaruga h de 8.600 anos.

A palavra arquivo de origem grega,
deriva da palavra Archeion, que significa
documento.

Arquivo: o conjunto de documentos
organicamente acumulados, produzidos ou
recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia
do exerccio de actividade especfica, qualquer que seja o suporte da
informao ou natureza do documento.




1.3 Os documentos quanto ao seu Gnero, sua forma e a sua
natureza

a) Caracterizao quanto ao gnero

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Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados
ou impressos;

Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos
dimenses variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou
de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;

Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em
papel emulsionado, contendo imagens estticas.
Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos),
desenhos e gravuras;

Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas
cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a
trilhas sonoras, com medidas e dimenses variveis, contendo imagens em
movimento.
Ex.: filmes e fitas vdeo magnticas;

Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes
variveis, contendo registros fonogrficos.
Ex.: discos (CD) e fitas udio-magnticas;

Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico
resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas
especficas.
Ex.: rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;

Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador.
Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido, disco ptico e pendrives.




b) Caracterizao quanto espcie ou forma

Actos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a
finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas.
Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento,
resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo,
despacho decisrio, lei;
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Actos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos,
visando a fundamentar uma soluo.
Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;

Actos de assentamento: So os configurados por registos,
consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias.
Ex.: apostila, acta, termo, auto de infrao;

Actos comprobatrios: So os que comprova assentamentos,
decises etc.
Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;

Actos de ajuste: So representados por acordos em que a
Administrao Pblica, municipal ou executiva parte.
Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc.);

Actos de correspondncia: Objetivam a execuo dos actos
normativos, em sentido amplo.
Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.

c) Caracterizao quanto natureza

Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de
segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de
servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam
autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade
funcional;

Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer
maior celeridade que a rotineira.
Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder
Judicirio e da Assembleia Nacional; mandados de segurana; licitaes
judiciais ou administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso;
auxlio - funeral; dirias, para afastamento da Instituio; folhas de pagamento;
outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, exijam
tramitao preferencial;

Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;

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Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do
conhecimento do pblico em geral.

1.4 Introduo ao ciclo de vida dos documentos

A rea de arquivos abrange diversos conceitos, dentre elas, o conceito
do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos, segundo a qual
todo documento de arquivo passa por um ou mais perodos, caracterizados
pela frequncia e pelo tipo de utilizao que dele feita.
Com o aumento exponencial na produo documental, surgiu a
necessidade de desenvolver uma metodologia que permitisse melhorar a
recuperao da informao necessria tomada de deciso e otimizar o uso
dos espaos administrativos para a guarda de documentos. A partir do conceito
do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das trs idades, uma
estratgia de organizao documental que reparte o ciclo de vida documental
em trs fases ou idades (corrente, intermediria e permanente).

Arquivo corrente (primeira idade): o conjunto de documentos
estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram
produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se
conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da
frequncia com que so por eles consultados.

Essa idade corresponde a: produo do documento; tramitao e
finalizao do seu objetivo.

Arquivo intermedirio (segunda idade): o conjunto de documentos
originrios de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em
depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final.

Os documentos so ainda conservados por razes administrativas,
legais ou financeiras. uma fase de reteno temporria que se d por razes
de precauo.

Arquivo permanente (terceira idade): o conjunto de documentos
guardados em carter definitivo, em funo do seu valor.

Constitui-se de documentos produzidos em geral h mais de 25 anos
pelas instituies administrativas pblicas ou privadas.

1.5 - A tica no tratamento da documentao

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Existem regras que quando observadas contribuem para a preservao
do patrimnio documental das Organizaes, e que tm implicaes positivas
no meio ambiente:

O profissional deve garantir que as mos estejam sempre limpas
Deve utilizar luvas de algodo para transportar documentos
No deve ter os dedos molhados quando manuseia documentos
Deve comprovar se todos os itens correspondentes aos
documentos so transportados e arquivados na sua totalidade
No deve tocar ou escrever directamente na superfcie dos
dispositivos como CDs, para no riscar o material (deve faz-lo
nas capas)
No deve empilhar diferentes materiais no mesmo local como
livros e CDs
No deve haver comida nem bebida perto dos documentos
Os clips e os agrafos devem ser removidos cuidadosamente
Os clips de ferro, devem ser substitudos por clips de plstico,
pois os de ferro ganham ferrugem e contribuem para a
deteriorao do documento

Se for necessrio anotar algo importante numa pgina para futura
identificao, deve-se utilizar um pedao de papel branco e
agrafar a anotao pgina. No devem ser utilizados post-its,
pois, estes podem cair.
errado fazer anotaes no documento original. Apenas em
casos especficos como pareceres ou despachos
Garantir a limpeza dos perifricos de entrada e de sada como
impressoras e scanners.
Imprimir e arquivar apenas o que necessita (rascunhos, e-mails
de colegas contendo pedidos de rotina podem ser enviados para
a reciclagem - consoante o caso, ou arquivados no computador).
Agindo assim, estar a descongestionar o arquivo central
Reduzir a quantidade de papel impresso, imprimindo em frente e
verso, contribuindo para a defesa do meio ambiente
Promover a prtica da poupana do papel e da reduo da
impresso no local de trabalho






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1.6 Avaliao de conhecimentos

1. No caso da gesto de documentos, ela :
a) O conjunto de regras referentes produo, transmisso, uso, avaliao
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
buscando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
b) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
c) So procedimentos e operaes tcnicas vigentes na produo,
tramitao, e no uso de documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

2. Indique alguns objectivos da gesto de documentos:
a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.
b) Eliminar os documentos, quando apetecer.
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c) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter
permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou
cientfica.
d) Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo
de arquivamento.
e) Assegurar o acesso a informao quando e onde se fizer necessria ao
governo e aos cidados.
f) Esconder os documentos, de forma que ningum possa danifica-los.

3. O que um documento:
a) a informao em registo num suporte material, suscetvel de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova factos, fenmenos, formas de
vida pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
b) toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos,
formas de vida pensamento do homem numa determinada poca ou
lugar.
c) So dados registados em papel ou material, que se pode consultar,
estudar, provar e pesquisar, pois do valor a factos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
4. Indique os documentos quanto ao seu gnero:
a) Documentos sigilosos
b) Documentos microgrficos
c) Documentos informticos
d) Documentos Secretos
e) Documentos textuais
f) Documentos cartogrficos

5. Indique os documentos quanto a sua espcie ou forma:
a) Documentos iconogrficos
b) Actos normativos
c) Actos comprobatrios
d) Actos enunciativos

6. De acordo ao ciclo de vida dos documentos, as trs idades dos arquivos
so:
a) 1- Corrente, 2- Media, 3- Permanente
b) 1- Intermediria, 2- Corrente, 3- Permanente
c) 1- Corrente, 2- intermediria, 3 permanente

7. Indique as definies corretas:
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a) Arquivo Intermedirio: o conjunto de documentos originrios de
arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depsito
de armazenamento temporrio, sua destinao final.
b) Arquivo Corrente: o conjunto de documentos ligados aos objetivos
intermedirios para os quais foram produzidos e recebidos no
cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos
rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que
so por eles consultados.
c) Arquivo Intermedirio: so documentos originrios de arquivo corrente,
com uso muito frequente, que foram encaminhados para o depsito de
armazenamento temporrio.
d) Arquivo Permanente: o conjunto de documentos guardados em
carter definitivo, em funo do seu valor.
e) Arquivo Permanente: um documento guardado em carter definitivo,
em funo do seu valor.
f) Arquivo Corrente: o conjunto de documentos estritamente vinculados
aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no
cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos
rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que
so por eles consultados.
8. O que fazer aos documentos secretos?
a) Abri-los
b) Abri-los, l-los e copia-los
c) No mexer em situao alguma

9. Sobre a tica no tratamento da documentao:
a) No deve haver comida nem bebida perto dos documentos
b) No necessrio anotar algo importante numa pgina para futura
identificao, e no deve-se utilizar um pedao de papel branco e
agrafar a anotao pgina. Mas podem ser utilizados post-its, pois,
estes podem cair.
c) No preciso fazer a limpeza dos perifricos de entrada e de sada
como impressoras e scanners.
d) Imprimir e arquivar apenas o que necessita (rascunhos, e-mails de
colegas contendo pedidos de rotina podem ser enviados para a
reciclagem - consoante o caso, ou arquivados no computador). Agindo
assim, estar a descongestionar o arquivo central

10.



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