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Word Avancado
Word Avancado
I.Mala Direta
Criar um documento principal G
Criar a origem de dados G
Inserir campo no documentos principal G
Exibir dados mesclados G
Classificar os registros G
Utilizar os campos do Word G
II. Imprimir endereos em envelopes
III. Imprimir etiquetas atravs da mala direta
IV. Notas de rodap e de fim
Inserir notas de rodap e de fim G
Trabalhar opes para notas G
Copiar, mover, excluir e editar notas G
V. Cabealhos e rodap
Criar cabealhos e rodaps diferentes para diferentes pginas G
VI. Configurar Pgina
VII. Inserir Quebras
Quebra de seo G
Quebra de pgina G
Quebra de coluna G
VIII. Inserir Arquivo
Incorporar ou vincular parte de um arquivo G
Atualizar vnculos G
IX. Inserir Figura
X. Inserir Objeto
Criar objeto G
Incorporar ou vincular objeto G
XI. Exibir Desenhos
Formatar desenho G
XII. Verificar Ortografia em Outros Idiomas
XIII. Tabelas
Criar tabelas G
Inserir elementos na tabela G
Selecionar clulas G
Inserir linhas e colunas G
Excluir linhas e colunas G
Aplicar bordas G
XIV. Formatao de Tabelas
Ajustar a dimenso das clulas G
Criar ttulo para conjunto de colunas G
Dividir clulas G
Repetir ttulos automaticamente G
Converter texto em Tabela G
Classificar elementos em tabelas G
Numerar linhas ou colunas G
Trabalhar com frmulas G
XV. Inserir o Nmero de Pgina
Formatar nmero de pgina G
Excluir nmero de pgina G
XVI. Formatar Estilo
Tipos de estilo G
Utilizar um estilo do Word G
Criar um estilo G
Modificar um estilo preexistente G
XVII. ndices
Criar ndice analtico G
Atualizar ndice G
MALA DIRETA
Atravs de uma mala direta possvel personalizar cartas modelo, imprimir endereos em envelopes e
etiquetas, compor documentos legais e criar folhas de dados, catlogos e documentos similares.
Para elaborar uma mala direta devemos:
CRIAR UM DOCUMENTO PRINCIPAL
este documento que contm o texto e outros itens que permanecem iguais em todas as cartas (ex.
remetente e o prprio texto da carta).
Para criar um documento principal:
1. No menu "Ferramentas", escolha "Mala Direta".
Aparecer a caixa de dilogo abaixo:
2. Em Documento Principal:
Escolha o boto "Criar",
dentre as opes escolha "Cartas Modelo"
MALA DIRETA
3. Na mensagem do Word escolha o boto "Janela Ativa".
4. Na caixa de dilogo "Auxiliar de Mala Direta", escolha o boto "Fechar"
Aps executar os comandos acima, verifique que no documento principal ser apresentada uma Barra de
Ferramentas Mala Direta.
Digite o seguinte texto:
ARCADE MVEIS E UTENSLIOS DOMSTICOS S/C
Av. Morumbi 1456 - Morumbi
Tel. 881-9867
So Paulo, 12 de junho de 1998.
Prezado(a) Sr(a)
Vimos por meio desta informar a data de vencimento de sua duplicata n , a qual vencer no dia , devendo
ser paga na Agncia 286 do Banco Nacional na Av. Paulista 2022.
Atenciosamente,
Adriana Weber
Gerente de Marketing
CLASSIFICAR OS REGISTROS
Para organizar seus registros em ordem alfabtica clique no cone:
Logo em seguida, clique no boto "Opes de Consulta".
Dentro da caixa de dilogo "Opes de Consulta", escolha a guia "classificar os registros". De acordo com
a tela abaixo:
MALA DIRETA
Nesta guia, poder ser definido que campos sero classificados alfabeticamente os registros, sendo eles em
ordem crescente ou decrescente numa 1 estncia, aps isto pode-se definir uma 2 estncia em ordem
ascendente ou descendente, seguida por uma 3, seja ela crescente ou decrescente , sendo assim o Word
organiza os registros alfabeticamente.
A opo "Limpar Tudo", como o prprio nome j diz serve para limparmos o campo de classificao, caso
esteja incorreto.
Aps ser realizada as alteraes necessrias, s clicar OK.
Atravs desta opo do "Inserir Campo do Word" pode-se definir um parmetro externo origem de dados
que pode ser utilizada por vrias vezes em relao a diferentes campos. Para utiliz-la clique no cone
"Inserir Campo do Word" e escolha a opo "Definir Indicador".
MALA DIRETA
DICAS:
Este cone utilizado para localizarmos registros, como mostra a figura a seguir:
MALA DIRETA
Este cone dever ser acionado sempre que precisarmos imprimir algo referente a nossa mala direta.
MALA DIRETA
IMPRIMIR ENDEREOS EM ENVELOPES
DICAS:
Voc pode definir o seu prprio endereo como padro de remetente, antes de iniciar a mala direta clique
em "Ferramentas", escolha o comando "Opes", na caixa de dilogo, abra a guia "Usurio", nesta guia
deixe em branco as caixas de texto "Nome:" e "Iniciais:", digite o endereo desejado na caixa de texto
"Endereo para correspondncia:".
IMPRIMIR ENDEREOS EM ENVELOPES
IMPRIMIR ETIQUETAS ATRAVS DA MALA DIRETA
Atravs da mala direta possvel imprimir etiquetas, crachs, auto adesivos para disquetes etc...
Para imprimir etiquetas atravs da mala direta:
Abra um novo documento; G
No menu "Ferramentas" escolha a opo "Mala Direta" G
1. Na caixa de dilogo "Auxiliar de Mala Direta", escolha o boto "Criar" em "Documento Principal", e ento,
a opo "Etiquetas de endereamento".
2. O Word exibir uma mensagem, escolha o boto "Janela Ativa";
3. Novamente na caixa de dilogo "Auxiliar de Mala Direta", em "Origem de Dados", escolha o boto "Obter
Dados".
Se voc ainda no tiver um arquivo de origem de dados escolha a opo "Criar origem de dados" e
siga os passos descritos no tpico "II. CRIAR A ORIGEM DE DADOS" desta apostila.
G
Se voc j tem o arquivo de origem de dados escolha a opo "Abrir origem de dados". Na caixa
de dilogo "Abrir Origem de Dados", indique qual o arquivo e clique O.K.
G
4. O Word exibir uma mensagem, escolha o boto "Configurara o Documento Principal"
5. Na caixa de dilogo "Opes de Etiqueta" defina a impressora, o tipo de alimentao da Bandeja, o tipo
de etiqueta e o nmero de srie. O Word oferecer opes conforme a impressora selecionada.
Para verificar se as etiquetas oferecidas so do tamanho das que voc possui escolha o boto
"Detalhes..."
G
Se suas etiquetas no coincidirem com o tamanho das opes oferecidas: G
Em "Nmero de srie", escolha Laser ou Matricial (personalizada); G
Clique no boto "Detalhes..." e defina as margens de sua folha de etiquetas, a altura largura de suas
etiquetas, o nmero de etiquetas por linha, o nmero de linhas por pgina, as distncias entre as
etiquetas. Clique O.K.
G
6. Na caixa de dilogo "Criar Etiquetas", posicione o ponto de insero na caixa de texto "Etiqueta Modelo",
digite os caracteres que sero comuns a todas as etiquetas e intercale os campos de mesclagem atravs
do boto "Inserir Campo", escolhendo o campo apropriado.
7. Novamente na caixa de dilogo "Ajuda para a Mala Direta" clique o boto "Fechar" e voc poder
visualizar como ficaro suas etiquetas.
8. Clique ento no cone (Mesclar para impressora), para imprimir.
IMPRIMIR ETIQUETAS ATRAVS DA MALA DIRETA
NOTAS DE RODAP E DE FIM
Notas de rodap e de fim so informaes adicionais que um texto pode oferecer fornecendo explicaes
sobre termos, comentrios, referncias bibliogrficas etc...
Uma nota constitui-se de uma marca de referncia, que um sinal grfico (geralmente sobrescrito)
localizado logo aps a expresso que ser explicada, e do texto da nota, que a explicao fornecida
sobre o termo e geralmente se encontra no rodap da pgina ou no final do texto.
Seqncia de Numerao
A numerao das marcas de referncia pode no ser iniciada a partir do nmero 1, para tanto h a caixa de
texto "Iniciar em". H ainda os botes de opo de "Numerao" que permitem que seja contnua ou
secionada.
Converso
O boto de comando "Converter..." permite que notas de rodap venham a ser transformadas em notas de
fim e que estas tambm possam ser transformadas em notas de rodap. As Notas e o Modo de Exibio
Antes de imprimir um documento precisamos definir algumas variveis que determinaro a qualidade de
apresentao do nosso trabalho. Para tanto escolha no Menu "Arquivo" a opo "Configurar Pgina..." . A
caixa de dilogo "Configurar pgina tem 4 guias:
A Guia "Margens": G
A Guia "Tamanho do Papel": G
CONFIGURAR PGINA
A Guia Origem do Papel: G
Permite definir o tipo de trao do papel a ser utilizado para imprimir.
A Guia "Layout": G
J abordada no tpico "Criar Cabealhos e Rodaps diferentes para diferentes pgina
CONFIGURAR PGINA
INSERIR QUEBRAS
QUEBRA DE SEO
Utiliza-se a quebra de seo para determinar diferentes formataes de texto dentro de um mesmo
documento por exemplo:
Tamanho do Papel, orientao da Pgina e margens; G
Nmero de colunas do tipo jornalstico; G
Formato, posio e seqncia dos nmeros de pgina; G
Contedo e posio de Cabealhos e Rodap; G
Numerao de linhas; G
Posio das notas de rodap e de fim; G
Alinhamento vertical de texto. G
A formatao do texto sempre armazenada na quebra de seo que o finaliza, portanto, quando se exclui
uma quebra de seo o texto que a antecede assume a formatao do texto que a procede.
Para inserir uma quebra de seo escolha o Menu "Inserir" e o comando "Quebra...", na caixa de dilogo
"Quebra", escolha qual o tipo de quebra de seo desejado:
Prxima Pgina - far a quebra de seo e reiniciar o texto na prxima pgina; ou G
Contnua - far a quebra de seo mas dar seqncia ao texto na mesma pgina; ou G
Pginas pares - far a quebra de seo dando continuidade ao texto na prxima pgina par; ou G
Pginas mpares - far a quebra de seo dando continuidade ao texto na prxima pgina mpar. G
INSERIR QUEBRAS
Estas duas ltimas modalidades de quebra de seo so mais comuns em documentos destinados
encadernao do tipo livro em que as duas faces do papel so impressas.
DICA:
Toda vez que se insere colunas de tipo jornalstico em um texto o Word insere automaticamente uma
quebra de seo.
QUEBRA DE PGINA
H dois tipos de quebra de pgina, as quebras de pgina automticas e as manuais.
As quebras de pginas automticas so aquelas que o Word insere automaticamente em funo da
quantidade de texto e do tamanho de papel configurado.
As quebras de pgina manuais so colocadas pelo usurio
A partir do menu "Inserir" em seu comando "Quebra...", na caixa de dilogo "Quebra", escolha o boto de
opo "Quebra de Pgina" e clique O.K.
importante frisar que as quebras de pgina automticas so recalculadas pelo Word toda vez que sejam
feitas alteraes no texto, j as quebras de pgina manuais no so recalculadas automaticamente e por
isso exigem reviso toda vez que o texto for alterado.
QUEBRA DE COLUNA
Este comando utilizado quando h colunas do tipo jornalstico no texto, acessvel a partir do Menu
"Inserir" em seu comando "Quebra...". Na caixa de dilogo "Quebra" ative o boto de opo "Quebra de
Coluna" e clique O.K.
INSERIR QUEBRAS
INSERIR ARQUIVO
O Word capaz de incorporar e vincular outros documentos, para tanto escolha no Menu "Inserir" o
comando "Arquivo...", na caixa de dilogo defina a unidade de disco, o diretrio e o nome do arquivo a ser
incorporado ou vinculado. Para vincular o arquivo ative a caixa de verificao "Vincular ao Arquivo". Feitos
os ajustes clique O.K.
ATUALIZAR VNCULOS
Contedos vinculados podem ser atualizados, ou seja, as alteraes realizadas no documento de origem
podem ser atualizadas no documento que recebeu o contedo.
Para tanto, escolha o Menu "Editar" em seu comando "Vnculos...", na caixa de dilogo escolha o
documento e o "item" (trecho com o apelido do indicador) a serem atualizados, escolha ento o boto de
comando "Atualizar Agora".
Clique ento sobre o boto O.K.
Vale lembrar que o arquivo de origem precisa estar disponvel para que a atualizao ocorra.
INSERIR ARQUIVO
INSERIR FIGURA
Voc pode inserir figuras em seu documento atravs do Menu "Inserir" em seu comando "Figura...".
Podemos inserir vrios tipos de figuras, tais como:
As pertencentes ao "Clip-art, que compreendem o Clip-art propriamente dito, figuras em fotos, sons e
vdeos;
G
As "Do Arquivo", que engloba os mais variados tipos de figuras; G
O "Word Art", que permite adicionarmos ou editarmos um efeito especial de texto; G
A "AutoForma", permite editarmos em nosso documento linhas, formas geomtricas bsicas, setas,
fluxogramas, estrelas e faixas, alm de textos explicativos;
G
"Do Digitalizador", que transporta uma figura do Photo Editor para o Word; G
E o "Grfico", que cria um grfico dentro do documento. G
Essas so opes utilizadas para diversificarmos um pouco nossos textos, tornando-os mais atrativos.
INSERIR FIGURA
INSERIR OBJ ETO
O Word pode incorporar ou vincular arquivos de outros programas que assumiro as caractersticas de uma
figura em seu documento, para tanto escolha o Menu "Inserir" em seu comando "Objeto...". A caixa de
dilogo "Objeto" tem duas guias:
"Criar Novo" til quando o objeto a ser incorporado ainda no existe, e G
"Criar do Arquivo", quando j h um arquivo a ser incorporado ou vinculado. G
CRIAR OBJETO
Para criar um objeto no Word selecione a guia "Criar Novo", selecione a partir de que programa deseja criar
o objeto na caixa de listagem "Tipo do Objeto". Se quiser que o objeto seja exibido sob a forma de cone,
ative a caixa de verificao "Exibir como cone".
INSERIR OBJETO
Exibir Desenhos
Selecione e escolha no Menu "Exibir" o comando "Barra de Ferramentas", clique na opo
"Desenhos", surgir uma barra de ferramentas com vrios cones a serem utilizados.Clique no cone:
Atravs dele ser criada uma espcie de moldura que poder receber textos, figuras, ou tabelas dentro
deste. Para que esse procedimento seja realizado, basta que o cursor esteja acinonado dentro dentro da
moldura.
Com o cursor ainda acionado, s digitarmos o texto ou incorporarmos a figura, conforme j foi visto no
tpico "Inserir Figura", seja ela uma foto ou outra opo qualquer.
Formatar Desenho
Podemos redimensionar o desenho, para tanto, de um clique na caisa de texto de modo que apaream
suas alas de redimensionamento, posicione o ponteiro do mouse sobre a ala e quando este assumir a
forma de uma seta com dupla orientao clique e arraste, ajustando a dimenso adequada;
Para deslocar o desenho pela pgina, s posicionarmos o ponteiro do mouse sobre a caixa e quando ele
assumir a forma de uma seta em forma de cruz, clique e arraste levando a caixa para a posio desejada.
Para ter a borda e o padro de sombreamento formatados, s clicarmos nos cones:
Exibir Desenhos
VERIFICAR ORTOGRAFIA EM OUTROS IDIOMAS
Para verificar a ortografia de textos escritos em outro idioma, selecione o texto, escolha no Menu
"Ferramentas" o comando "Idioma...", na caixa de listagem "Definir Idioma" escolha o idioma, proceda
ento a verificao ortogrfica a partir do boto:
VERIFICAR ORTOGRAFIA EM OUTROS IDIOMAS
TABELAS
Tabelas so teis para se organizar colunas de nmeros ou textos sem o uso de tabulao, tambm para
posicionar textos em paralelo a elementos grficos.
CRIAR TABELAS
Para criar uma tabela coloque o ponto de insero onde ser inserida a tabela, clique
Na grade apresentada pelo Word, clique e arraste selecionando o nmero de colunas e linhas que desejar
para sua tabela. Voc notar que estarao prontas as linhas de grade de sua tabela.
Estas linhas podem ou no ser visualizadas, caso as linhas de grades estejam ativadas, s clicarmos no
Menu "Tabela" Comando "Ocultar linhas de grade", se estas estiverem desativadas, basta clicar sobre
"Mostrar linhas de grade".
O Boto "Exibir/Ocultar" permite ainda que se visualize ou no as marcas de fim de clula e de linha.
SELECIONAR CLULAS
Para selecionar clulas em uma tabela pode-se:
selecionar a linha inteira, posicionando e clicando o cursor do mouse na barra de seleo da linha (
esquerda da tabela);
G
selecionar somente algumas clulas de uma linha, posicionando e clicando o cursor do mouse sobre
a barra de seleo da clula (no canto esquerdo das clulas);
G
selecionar uma coluna inteira, posicionando e clicando o cursor do mouse na linha de grade superior
da coluna.
G
TABELAS
Voc saber que o ponteiro do mouse est na posio correta pois ele muda de forma, quando estiver em
uma barra de seleo assumir a forma de uma seta vazada inclinada para a direita e estar em posio de
selecionar uma coluna quando estiver na forma de uma seta cheia orientada para baixo
APLICAR BORDAS
Para colocar bordas imprimveis em uma tabela, selecione as clulas, escolha a opo "Formatar"
comando "Bordas e Sombreamentos". Escolha o Estilo de Linha a ser utilizado na caixa de opes em
cortina, escolha quais as laterais da clula em que pretende aplicar bordas e defina o tipo de
Sombreamento que deseja aplicar na caixa de opes em cortina.
FORMATAO DA TABELA
Alm da aplicao de bordas o Word lhe oferece outras opes de formatao de sua tabela e o contedo
das clulas pode ser formatado como um texto normal.
Para tabelas que j esto prontas, no Menu "Tabela" "Auto Formatao da Tabela...", nesta caixa de
dilogo possvel escolher um modelo de formatao existente.
Ttulo
Coluna 1 Coluna 2
DIVIDIR CLULAS
Assim como podem ser mescladas em uma linha as clulas podem ser divididas, deixe o ponto de insero
na clula que pretende dividir, escolha no Menu "Tabela" o comando "Dividir Clulas...", na caixa de
dilogo defina em quantas clulas quer dividir a clula original. O Efeito ser o seguinte:
Antes Depois
TABELAS
NUMERAR LINHAS OU COLUNAS
Selecione as linhas ou colunas a serem numeradas, clique sobre o boto:
Na caixa de dilogo defina se quer numerar as linhas ou as colunas e clique O.K.
TIPOS DE ESTILO
Pode-se utilizar dois tipos de estilo para formatar o texto:
Estilo de Pargrafo: controla os aspectos da aparncia geral de um pargrafo( a fonte, o tamanho e
outros atributos do texto, alm de espaamento de linhas, alinhamento do texto, paradas de
tabulao, bordas, enfim, formatos que afetam pargrafos como um todo).
G
Estilo de Caractere: aplica qualquer um dos formatos do comando Fonte no menu Formatar (a
fonte e tamanho da fonte, estilos e efeitos, cor, espaamento e idioma.) em caracteres, palavras ou
mesmo expresses selecionada.
G
CRIAR UM ESTILO
No menu Formatar, escolha Estilo. 1.
Na caixa Estilo, selecione o boto "Novo. 2.
Na caixa Nome, digite o nome do estilo que voc deseja criar. No exemplo, Estilo1.
1.
FORMATAR ESTILO
Na caixa Tipo do Estilo, selecione o tipo de estilo que deseja criar. No exemplo, selecionaremos
"Pargrafo".
2.
Escolha o boto "Formatar" e, em seguida, selecione os formatos a serem aplicados pelo estilo. Em
cada item selecionado se abrir e assim voc poder escolher os formatos que dever aplicar ao
estilo.
3.
FORMATAR ESTILO
Terminada a seleo dos formatos, escolha o boto "O.K." para definir o estilo. Em seguida, escolha
"Fechar: na caixa de dilogo Estilo.
4.
3.
FORMATAR ESTILO
Escolha "O.K." para redefinir o estilo. 4.
Escolha o boto "Fechar" para fechar a caixa de dilogo Estilo. 5.
FORMATAR ESTILO
NDICES
Com o Word, voc poder incluir ndices para documentos mais extensos.
3.
NDICES
Na caixa Opes de ndice Analtico, "Estilos disponveis", voc escolhe o nvel em que ser inserido
o ttulo, ao escolher:
4.
"Ttulo 1" como nvel 1; G
"Ttulo 2" como nvel 2, G
"Ttulo 3" como nvel 3. G
Lembre-se de apagar os nveis que so sugeridos pelo Word quando estiver utilizando uma folha de estilos
diferente daquela original.
O ndice se apresentar do seguinte modo:
ATUALIZAR NDICE
Coloque o ponto de insero dentro do ndice analtico a ser atualizado. 1.
Clique o boto direito do mouse e, em seguida, escolha Atualizar Campo. 2.
NDICES
Escolha o tipo de atualizao que voc deseja fazer. 3.
Escolha "O.K.". 4.
NDICES