Redao oficial

Redao oficial: ofcios, comunicaes internas, cartas, requerimentos,

protocolo, expedio e distribuio de correspondncia.
Redao oficial:
Redao oficial
a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes, que tant
oserdirigidos
ao poder pblico como a particulares. uso do padro culto de linguagem, clareza, conc
iso, formalidade e uniformidade podem
Caractersticas
I Impessoalidade - Percebe-
se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntosquecomunica
es oficiais decorre: constam das
a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se
trate, por exemplo, de umexpedienteassinado por Chefe de determinada Seo,
sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim,
uma
desejvel padronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentesseto
res da Administrao guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas
possibilidades: ela pode ser dirigida
aumcidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois caso
s, temos umdestinatrioforma homognea e impessoal; concebido de
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se
o universo temtico das comunicaes oficiais se restringe
a questes que dizem respeito ao interesse pblico,
natural que no cabe qualquer tomparticular oupessoal.

II Conciso
A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso
o texto queconsegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavra
s. Para que se redija comqualidade, fundamental que se
tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve,
o necessrio tempo pararevisar o texto depois de pronto. nessa
releitura que muitas vezes se
percebem eventuais redundncias ourepeties desnecessrias de idias. no se
deve de forma alguma entend-la comoeconomia de pensamento, isto, no se
devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo emtamanho.
Trata-
se exclusivamentede cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acres
centem ao que j foi dito. essa
III Clareza - A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Pode-
se definir como claroaqueletexto que possibilita imediata compreenso pelo leitor.
No entanto a clareza no algo que se
atinja por sis: eladepende estritamente das demais caractersticas da redao oficial.
Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade
de interpretaes que poderia decorrer de um tratamentodado aotexto; personalista
b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio,
de entendimento geral e por definio avesso a vocbulosde circulao restrita, como
a gria e o jargo;
c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade
dos textos;
d)
a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lheacresc
entam.
pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza
Pronomes de tratamento
316 (Gramtica Metdica Napoleo Mendes)
Vossa emprega-se quando nos dirigimos pessoa Acabo
de receber o diploma que VossaSantidadeOu Vossa Senhoria nomear
o seu substituto? Caso a pessoa qual nos dirigimos seja do sexo masculino,
oadjetivo deve guardar concordncia: Vossa Senhoria est ocupado? (dirigindo-se
a um homem) se dignou enviar-me.
Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria est atarefada? (dirigindo-se a uma mulher)
Sua emprega-se quando nos referimos pessoa
Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estiveem Roma.
1- Vossa Excelncia:
a) do Poder Executivo;
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos
de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar.
1.1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas
aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
1.2 As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido
do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
empregado para as demais autoridades e para particulares.
2.1 O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal,
()
No envelope, deve constar do endereamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, n
o
123
12345-000 Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado
o emprego do superlativo ilustrssimo para asautoridades que recebem
o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.
suficiente o uso do pronome detratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite
us-loindiscriminadamente. Como regra geral, empregue-
o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham talgrau por terem
concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os
bacharis,especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos,
o tratamento Senhor confere a desejadaformalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda,
a forma VossaMagnificncia, empregada por fora da tradio,emcomunicaes dirigid
as a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
Magnfico Reitor,
()
Os pronomes de tratamento para religiosos,
de acordo com a hierarquia eclesistica, so:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente :
Santssimo Padre,
()
Vossa Eminncia ou Vossa EminnciaReverendssima, em comunicaes aos Cardeai
s. Corresponde-lhe ovocativo:
Eminentssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal,
()
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas
a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssimapar
a Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para
sacerdotes, clrigos e demais religiosos.
2.2. Fechos para Comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o
texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados
foram regulados pela Portaria n
o
1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia
quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o
emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de
comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente, (COBRADO EM CONCURSO)
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras,
que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de
Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.
2.3. Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais
comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede,
abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica
(espao para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justia
Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do
expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
O Padro Ofcio
H trs tipos de expedientes que se
diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e
o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.
As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos
as suas semelhanas.
Partes do documento no Padro Ofcio
O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita:
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.
No caso do ofcio devesertambm o endereo. includo
e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos,
o expediente deveconterseguinte estrutura: a
introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado
o assunto quemotivacomunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de,
Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; a
desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de
uma idia sobre o assunto,elas devem ser tratadas em pargrafos distintos,
o que confere maior clareza exposio;
concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada
a posio recomendada sobre o assunto.
Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes esteja
m organizados emitensou ttulos e subttulos.
J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura
a seguinte:
introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o
encaminhamento. Se a remessa dodocumento no tiver sido solicitada,
deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar,
indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado
(tipo, data, origem ou signatrio, e assunto deque trata), e a razo pela qual est
sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula:
Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991,
encaminho, anexa, cpia doOfcio n 34, de 3 de abril de 1990,
do Departamento Geral de Administrao, quetrata da requisio do servidor Fulano d
eTal.
ou
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n
o
12, de
1
o
de fevereirode 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura,
arespeito de projeto de modernizao detcnicas agrcolas na regio Nordeste.
desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a
respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos
de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em
aviso ou ofcio de mero encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes);
g) assinatura do autor da comunicao; e
h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio).
Aviso e Ofcio
Definio e Finalidade
Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas.
A nica diferena entre elesqueo aviso
expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarq
uia, ao passo que oofcio expedido para e
pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficia
ispelos rgos da Administrao Pblica entre si e,
no caso do ofcio, tambm com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem
o modelo do padroofcio, com acrscimo do vocativo,quedestinatrio (v. 2.1 Pronome
s de Tratamento), seguido de vrgula. invoca o
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcioas seguintes informaes do reme
tente:
nome do rgo ou setor;
endereo postal;
telefone e endereo de correio eletrnico.
Memorando ou comunicao interna
Definio e Finalidade
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas
de um mesmo rgo, queestarhierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferent
es. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicaoeminentemente interna. podem
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de pro
jetos, idias, diretrizes, etc. a serem
adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao
do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pelarapidez e pela simplicidade de
procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero decomuni
caes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e,
no caso de falta de espao,em folha de continuao. Esse procedimento
permite formar uma espcie de processo simplificado,
assegurandomaior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie
o andamento da matriatratada nomemorando.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue
o modelo do padro ofcio,com a diferena de que oseudestinatrio deve ser menciona
do pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr.
Subchefe para Assuntos Jurdicos
A matria exposta at aqui foi retirada do site fonte do saber
Carta:
CONCEITO
Carta oficial um tipo de correspondncia utilizada por alguns rgos pblicos,
em situaes no-cerimoniosas, com relao a pessoas estranhas ao servio
pblico. Modernamente, as cartas oficiais vm sendo absorvidas pelos ofcios, e estes
cada vez mais se generalizam.
Se voc tiver mais informaes sobre cartas, favor fazer um comentrio
Requerimento
UTILIZAO: para solicitar autoridade pblica algo que, ao menos supostamente,
tenha amparo legal.
DETALHES: O texto deve ser bastante objetivo, redigido em 3 pessoa.
A paragrafao pode seguir o estilo americano (sem entradas de pargrafo), ou estilo
tradicional. No caso de estilo americano, todo o texto, o fecho e a data devem ser
alinhados margem esquerda. No estilo tradicional, o fecho e a data devem ser
alinhados direita.
Por conter muitas informaes, de bom tom que o texto no ultrapasse 6 ou 10
linhas, incluindo a identificao, exposio e justificativa.
Caso seja necessrio anexar algum documento, o(s) anexo(s) deve(m) ser
mencionado(s) no texto.
Para um bom requerimento, basta esquematiz-lo, segundo os passos:
(Destinatrio/invocao)
Requerente Identificao
O que requer Justificativa (Amparo legal, se houver)
(Localidade e data) (Assinatura)
a) DESTINATRIO (invocao): deve conter o tratamento conveniente, o ttulo ou o
cargo do destinatrio, sem citar o nome. Por uma questo de destaque, o destinrio
pode vir todo em letras masculas, mas no obrigatrio.
MAGNFICO SR. SUB-REITOR DE GRADUAO DA UNINERJ.
b) TEXTO: cerca de 7 linhas abaixo do destinatrio. Na datilografia, espao 2; em
digitao, espao 1,5.
NOME E IDENTIFICAO: informaes necessrias completas (nacionalidade,
estado civil, endereo, identidade, CPF, etc.).
EXPOSIO: descreve-se o que se est requerendo, com toda clareza possvel.
JUSTIFICATIVA: as razes pelas quais est requerendo. Pode-se citar leis, ou indicar
documentos que comprovem.
c)FECHO: cerca de 3 linhas abaixo do texto. Pode ocupar uma ou duas linhas. No
obrigatrio.
Est matria foi retirada da pgina de elir ferrari
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Protocolo:
O registro de protocolo (ou simplesmente o protocolo) o livro (ou, mais
atualmente, o suporte informtico) em que so transcritos progressivamente
os documentos e os atos em entrada e em sada de um sujeito ou entidade (pblico ou
privado). Este registro, se obedecerem a normas legais, tm f pblica, ou seja, tem
valor probatrio em casos de controvrsia jurdica.
O termo protocolo tem um significado bastante amplo, identificando-se diretamente
com o prprio procedimento. Por extenso de sentido, protocollo significa tambm
um trmite a ser seguido para alcanar determinado objetivo (seguir o protocolo).
A gesto do protocolo
A gesto do protocolo normalmente confiada a uma repartio determinada, que
recebe o material documentrio do sujeito que o produz em sada e em entrada e os
anota num registro (atualmente em programas informticos), atruibuindo-lhes um
nmero e tambm uma posio de arquivo de acordo com suas caractersticas.
O registro tem quatro elementos necessrios e obrigatrios:
1. Nmero progressivo
2. Data de recebimento ou de sada
3. Remetente ou destinatrio
4. Regesto, ou seja, breve resumo do contedo da
correspondncia.
Esta matria foi retirada da wikipdia
Expedio e distribuio de correspondncia:
Pelo que entendi deste assunto a expedio e distribuio de correspondncia feita
pelo protocolo, ento o texto abaixo de
Flvio Rolim Pinheiro Resende
Douglas Marques Evangelista
explica bem o assunto, mas caso voc no concorde ou queira acrescentar mais
contedo favor fazer um comentrio.
Protocolo: soluo ou problema ?
Por Flvio Rolim Pinheiro Resende
Douglas Marques Evangelista
Resumo
Sero apresentadas situaes que identificam a necessidade da adaptao de uma
instituio com relao aos protocolos. Um breve comentrio inicial delimitar os
termos usados a fim de esclarecer o assunto a ser tratado. Aes cotidianas sero
apresentadas para que sirvam de ponto de partida para a discusso do problema das
massas documentais acumuladas. Erros dentro do gerenciamento dos arquivos
tambm sero expostos, como forma de exemplificar algumas vantagens da
implantao de um sistema de protocolo. Normas de procedimentos serviro como
base para que, se implantado, o protocolo no se torne um setor de difcil e
inadequada manuteno.
Palavras chave: protocolo; arquivo corrente; documentos; tramitao.
Introduo
conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade
muito melhor do que j se viu h algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda
no o desejado. Para que os arquivos alcancem um nvel de importncia ainda
maior, necessrio que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acmulo de
massas documentais desnecessrias, de agilizarem aes dentro de uma instituio,
enfim, que cumpram a sua funo, seja desde o valor probatrio at o cultural.
justamente para isto que sero apresentadas informaes que possam auxiliar numa
melhor compreenso do que se trata, ou mesmo at que ponto um sistema de
protocolo pode auxiliar ou prejudicar a tramitao documental.
Desenvolvimento

Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gesto documental e protocolo, que
sero de grande importncia para uma melhor compreenso do tema proposto.
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda
permanente (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991). Protocolo a denominao
geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e
movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero
de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2004. p. 27).
de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos.
Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde a poltica at a tecnolgica.
Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe
ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido
de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por
descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais
desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por
inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar
esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo,
Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao) vamos dar ateno
especial ao Protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes
podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio,
movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns
rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio.
Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou
mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua
funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de
um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo
que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem registrados, pelas
devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal
ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas
funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se
perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados
(como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria
das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes
derecebimento e registro (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de
Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed.
Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:
Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da
de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus
destinatrios.
Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas
funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma
correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se (SENAC. D.
N.Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES,
Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):
Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter
sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus
respectivos destinatrios;
Tomar conhecimento das correspondncias de carter
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existncia de
antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;,
carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a
segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os
dados das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as
etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio
do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de
entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes
dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim,
processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de
documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por
exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino
decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio
de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma
avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o
destino do documento. Dentre as recomendaes com relao a expedio de
documentos, destacam-se:
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e
completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que
cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao,
enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao
de rotinas em cada instituio.
Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de protocolo, cabe
avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errnea. Num
primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de insero de dados, que
venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, essencial que as pessoas
que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um
treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser comprometido.
Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e nmeros num sistema, que
todos os problemas sero resolvidos. A prpria conscientizao dos funcionrios, no
sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam
do uso de documentos se tornaro mais fceis para todos que venham a execut-las.,
proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que
o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais comuns de tramitao
documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrrio, a implantao deste
sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
Concluso
Diante do quadro exposto, fica mais fcil entender porque as grandes instituies
optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituio, a idia
da implantao de um sistema de protocolo vlida, desde que algumas aes sejam
tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda s necessidades para
que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas
idealizar e implantar um sistema de protocolo se no houver uma colaborao
instituio / funcionrios. um procedimento relativamente simples, se comparado as
facilidades que pode trazer. Fica ainda a idia que no se deve parar os estudos sobre
tal assunto, visto que os suportes esto sempre em transformao, necessitando
assim de melhores condies na manuteno destes.
Referncias Bibliogrficas

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.
53-60.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 4.ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2004. p. 97-99.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SERRA JNIOR, Lamberto Ricarte. O sistema
de registro e controle da tramitao das informaes arquivsticas:possibilidades
de construo de um instrumento gerencial. Braslia, 2000.
SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-
44.
Se voc quer mais detalhes sobre redao oficial clique no link abaixo e veja o Manual
de Redao oficial do Governo do estado do Piau.
Manual de Redao Oficial