Conducao de Reunioes - Exerc Formando PDF

Conduo de Reunies
Exerccios de Aplicao
EXERCCIO DE APLICAO N 1 - "O MEU PONTO DE PARTIDA"
Este questionrio tem como objectivo perceber quais so os aspectos que ter que
trabalhar mais na rea de conduo de reunies.
Procure para tal recordar a sua experincia, ou caso no a tenha, tente responder com
base no que pensaria fazer.
Seja o mais honesto possvel e no deixe de responder a nenhumas das questes.
Use a seguinte escala.
2
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
Nunca Raramente Por vezes Frequentemente Sempre
1 2 3 4 5
A) QUANDO SOU CONVOCADO PARA UMA REUNI O:
B) QUANDO PARTI CI PO NUMA REUNI O, PROCURO:
3
CONDUO DE REUNIES
1 Procuro preparar-me para a reunio
2 Tento perceber o que se espera de mim
3 Procuro saber qual o objectivo da reunio
4 Leio atentamente a agenda
5 Verifico se tenho dvidas quanto ao contedo da agenda
6 Leio atentamente os documentos distribudos
7 Se for caso disso, preparo cuidadosamente a minha participao
TOTAL a)
1 Ser pontual
2 Estar atento ao contedo da reunio
3 Ser imparcial
4 No rejeitar de imediato ideias novas
5 Ser flexvel
6 Estar atento agenda e cumpri-la
7 Incentivar os colegas mais tmidos a participar
8 No me esquecer que todos tm direito a falar
9 Ser educado e simptico com os outros
10 Centrar-me nos argumentos e no nas pessoas
11 Fazer crticas construtivas
12 Ser positivo
13 Ter em ateno a adequao da minha linguagem verbal e no verbal
14 Centrar-me no objectivo da reunio
15 Perguntar, caso no tenha compreendido
16 Sentir-me co-responsvel pelo sucesso da reunio
17 Respeitar os tempos estipulados
18 Colaborar no sentido do objectivo ser alcanado
19 Emitir sugestes que considero pertinentes
20 Aceitar as decises da maioria
TOTAL b)
C) DEPOI S DE TER PARTI CI PADO NUMA REUNI O ONDE FUI DESI GNADO PARA
DESEMPENHAR UMA TAREFA, PROCURO:
D) QUANDO SOU OBRI GADO A PROMOVER UMA REUNI O, PROCURO ANTECI PADAMENTE:
4
CONDUO DE REUNIES
1 Assumir a responsabilidade pela execuo da tarefa
2 Passar rapidamente aco
3
Manter contacto com os outros elementos da reunio, em particular no caso de estes terem
tarefas relacionadas com a minha
4
Apresentar ao promotor da reunio, um relatrio do desenvolvimento da tarefa quando esta
terminar
5 Apresentar na prxima reunio, um relatrio do desenvolvimentoda tarefa
TOTAL c)
1 Ter a certeza quanto necessidade da mesma
2 Definir claramente os objectivos da reunio
3 Dar um ttulo reunio
4 Listar os assuntos a tratar - itens da reunio
5 Estabelecer um tempo para a discusso de cada item
6 Listar os participantes
7 Definir o local a data e a hora da reunio
8 Definir hora de incio e de fim da reunio
9 Preparar todos os documentos necessrios reunio
10 Certificar-me dos equipamentos necessrios reunio
11 Elaborar a agenda
12 Distribuir a agenda pelos convocados
13
Certificar-me que todos os convocados receberam antecipadamente a agenda e os
documentos necessrios
TOTAL d)
E) QUANDO CONDUZO UMA REUNI O PROCURO:
F) DEPOI S DE TERMI NAR UMA REUNI O PROCURO:
Nome: _____________________________________________________ Data / /
5
CONDUO DE REUNIES
1 Ser pontual na hora de incio
2 Dar no incio, as boas vindas sinceras a todos
3 Apresentar as pessoas que no se conhecem
4 Levar comigo cpias suplementares de todo o material
5 Clarificar o objectivo da reunio
6 Fazer referncia aos horrios da reunio
7 Clarificar o tipo de normas de deciso (por votao, por consenso... )
8 Ser positivo
9 Ser breve nas minhas intervenes
10 Reconhecer as dificuldades que possam existir
11 Usar uma linguagem acessvel ao grupo de participantes
12 Ajudar os participantes a fazerem as suas exposies
13 No ser crtico
14 Orientar, equilibrar e estimular a discusso
15 Clarificar a comunicao
16 Fazer resumos
17 Fazer reformulaes quando necessrio
18 Testar consensos
19 Impedir todo e qualquer comentrio depreciativo
20 Ser um bom ouvinte
21 Estar atento aos menos participativos e motiv-los a participarem
22 Mostrar que as opinies divergentes so importantes
23 No dominar a reunio e evitar que outro a domine
24 Confirmar as concluses
TOTAL e)
1 Certificar-me da execuo e distribuio da acta da reunio
2 Certificar-me que as aces decididas no decorrer da reunio so posteriormente realizadas
TOTAL f)
INSTRUES DO QUESTIONRIO "O MEU PONTO DE PARTIDA"
Pontuao relativa ao seu desempenho como Participante de uma reunio:
Some os totais a), b) e c)
Faa corresponder o total obtido a um dos seguintes intervalos:
Pontuao relativa ao seu desempenho como Promotor de uma reunio:
Some os totais d), e) e f)
Faa corresponder o total obtido a um dos seguintes intervalos:
6
CONDUO DE REUNIES
a) b) c) Total
+ + =
Entre 32 e 75 Muitos pontos a melhorar.
Entre 76 e 119 Alguns pontos a melhorar.
Entre 120 e 160
Continue a proceder desta forma melhorando
sempre pontualmente alguns aspectos.
d) e) f) Total
+ + =
Entre 39 e 91 Muitos pontos a melhorar.
Entre 92 e 143 Alguns pontos a melhorar.
Entre 144 e 195
Continue a proceder desta forma melhorando
sempre pontualmente alguns aspectos.
EXERCCIO DE APLICAO N 2 - "AS FRIAS"
1. So quadros de uma empresa de turismo e esto a preparar uma apresentao para os
vossos clientes. No mbito desta preparao, vem-se obrigados a marcar uma reunio
acerca do tema "como preparar umas frias" .
Como prepararia essa reunio?
Nome: _____________________________________________________ Data / /
7
CONDUO DE REUNIES
EXERCCIO DE APLICAO N 3 - "A SUA CAPACIDADE PARA GERIR O TEMPO"
Esta uma maneira de poder avaliar as suas capacidades para gerir o tempo. Pode desta
maneira repensar a sua actuao de forma a poder optimiz-la tornando-se mais eficiente.
Seja o mais sincero possvel e no deixe de responder a nenhuma das questes que lhe
so colocadas.
Use a seguinte escala.
8
CONDUO DE REUNIES
Nunca s Vezes Mui tas vezes Sempre
1 2 3 4
1 Chega a horas e prepara as reunies?
2 Verifica se h algum relgio visvel na sala de reunies?
3 As reunies que organiza alcanam os seus objectivos?
4 As reunies que organiza terminam a horas?
5 Abre o correio logo que este chega sua secretria?
6 L superficialmente os artigos importantes dos jornais e revistas?
7 Risca o seu nome das listas postas em circulao para revistas e jornais?
8 L os faxes no dia em que os recebe?
9 capaz de completar tarefas sem ser interrompido por colegas?
10 Decide quantas vezes pode ser interrompido por dia?
11 Reserva algumas horas para visitas de colegas?
12 Fecha a porta do gabinete quando se quer concentrar?
13 Diz a quem lhe telefona que volta a ligar?
14 Limita a durao das suas chamadas telefnicas?
15 Permite a um colega ou secretria que filtre as suas chamadas telefnicas?
16 Decide o tipo de chamadas que quer atender nesse dia?
17 L superficialmente informaes internas logo que as recebe?
18 L as informaes internas mais tarde?
19 O seu tabuleiro de documentos tem um tamanho razovel?
20 Tira toda a papelada da sua secretria?
21 Delega tarefas a colegas, que poderia voc executar?
22 Conclui o trabalho que delegou?
PONTUAO
Some a pontuao de cada coluna - Sub total
Some a pontuao das 4 colunas - Total
LEI TURA DA PONTUAO
In: Tim Hindle ( 1998); "Como gerir o seu tempo" ;
Manuais Prticos do Gestor; Livraria Civilizao (pag. 12)
9
CONDUO DE REUNIES
23 Encoraja os subordinados a limitarem os relatrios a uma pgina?
24 Analisa quem necessita de saber as informaes que vai pr a circular?
25 Equilibra o tempo de pensar e o tempo de agir?
26 Faz uma lista de coisas que tem para fazer cada dia?
27 Trabalha s um determinado nmero de horas por dia?
28 Estabelece contactos pessoais com os seus colaboradores?
29 Certifica-se que conhece a tecnologia mais recente?
30 Arquiva os e-mails no computador para os ler mais tarde?
31 Verifica a documentao nos arquivos do seu computador?
Sub - TOTAL
TOTAL
Entre 32 e 34
Aprenda a usar o seu tempo com eficincia. Reduza o tempo que passa
com assuntos improdutivos e trabalhosos. Esclarea as suas prioridades.
Entre 35 e 64
Aparentemente, est consciente que perde muito tempo com assuntos
improdutivos e s isso meio caminho andado para melhorar. Continue a
esforar-se, pois dentro de algum tempo poder sentir alguma mudana.
Entre 65 e 95
Tem boas capacidades de gerir o tempo, mas ainda no o est a fazer com
sucesso total.
Entre 96 e 128
Usa o seu tempo eficientemente. Continue a procurar maneiras de
desenvolver as suas prticas de trabalho.
EXERCCIO DE APLICAO N 4 - "AVALIE AS SUAS CAPACIDADES COMO
PRESIDENTE"
Avalie a sua actuao como Presidente respondendo s seguintes perguntas e
escolhendo a opo de acordo com a sua experincia. Seja o mais honesto possvel.
Se a sua resposta for "nunca", escolha a opo 1; se for "sempre", a opo 4; e assim por
adiante.
Nome: _____________________________________________________ Data / /
10
CONDUO DE REUNIES
1 2 3 4
1 Comea as reunies s horas previstas?
2 V se os Participantes compreenderam a acta da reunio anterior?
3 Nas reunies, segue a agenda aprovada?
4 Explica o objectivo de cada reunio claramente a todos os Participantes?
5 Permite que todos os Participantes sejam ouvidos igualmente?
6 Est consciente dos motivos e agendas ocultas de cada participante?
7 Assegura que todos os Participantes esto totalmente envolvidos na reunio?
8 Prepara-se a fundo para cada reunio?
9 Consulta um guia de procedimentos de reunies antes de cada reunio formal?
10 Garante que as actas das reunies so completas e precisas?
11
Certifica-se que todos sabem as aces a implementar antes da prxima
reunio?
12
Certifica-se de que todos os Participantes sabem a hora e o local da prxima
reunio?
TOTAL
INSTRUES "AVALI E AS SUAS CAPACI DADES COMO PRESI DENTE"
Agora que completou a sua auto-avaliao, some a pontuao e leia o resultado
correspondente. Qualquer que seja o nvel que atingiu, lembre-se que pode sempre
melhorar. Identifique as suas reas fracas de forma a conseguir optimiz-las.
In: Tim Hindle, (1998), Como Conduzir Reunies,
Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao (Pag 69)
11
CONDUO DE REUNIES
Entre 12 e 24
As suas capacidades como Presidente tm que ser melhoradas. Repense a
sua actuao antes de entrar em aco.
Entre 25 e 36
Tem capacidades definidas, mas ter que melhorar certos pontos mais
fracos.
Entre 37 e 48
As reunies que preside devem correr sem problemas. Mas cada reunio
diferente, por isso, continue a preparar-se bem.
EXERCCIO DE APLICAO N 5 - "AVALIE AS SUAS CAPACIDADES COMO
PARTICIPANTE"
Avalie a sua actuao nas reunies, respondendo s seguintes perguntas e escolhendo a
opo de acordo com a sua experincia. Seja o mais honesto possvel.
Se a sua resposta for "nunca", escolha a opo 1; se for "sempre", a opo 4; e assim por
adiante.
Nome: _____________________________________________________ Data / /
12
CONDUO DE REUNIES
1 2 3 4
1 Deixa os oradores terminarem a sua comunicao antes de comear a falar?
2 Tem confiana ao dizer o que quer e ao afirmar as sua opinies?
3 capaz de admitir quando est errado?
4 Controla o tom da sua voz quando se sente nervoso?
5 A sua linguagem corporal sugere auto-confiana?
6 Veste-se apropriadamente para cada reunio?
7 Ouve com ateno o que os outros dizem nas reunies?
8 Est totalmente preparado para cada reunio que assiste?
9 Rev, com cuidado, a acta da reunio anterior?
10 Sabe quais so os seus objectivos antes de assistir reunio?
11 Sabe quais so os objectivos da reunio antes da mesma decorrer?
12 Partilha objectivos comuns com os outros participantes?
Sub - TOTAL
TOTAL
INSTRUES "AVALI E AS SUAS CAPACI DADES COMO PARTI CI PANTE"
Agora que completou a sua auto-avaliao, some a pontuao e leia o resultado
correspondente. Qualquer que seja o nvel que atingiu, lembre-se que pode sempre
melhorar. Identifique as suas reas fracas de forma a conseguir optimiz-las.
In: Tim Hindle, (1998), Como Conduzir Reunies,
Manuais Prticos do Gestor, Livraria Civilizao (Pag 45)
13
CONDUO DE REUNIES
Entre 12 e 24
As suas capacidades necessitam de mais ateno. Tenha sempre um
objectivo definido quando assistir a uma reunio e esforce-se por o alcanar.
Entre 25 e 36
A sua actuao nas reunies boa, mas algumas reas necessitam de ser
desenvolvidas.
Entre 37 e 48
A sua actuao muito boa. Continue a preparar-se bem antes de cada
reunio.
EXERCCIO DE APLICAO N 6 - " BOM OUVINTE?"
Reflicta sobre as situaes em que algum fala e voc ouve. Refira com que frequncia
tem as seguintes reaces. Para responder, utilize a seguinte escala:
Nome: _____________________________________________________ Data / /
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CONDUO DE REUNIES
Nunca Raramente Por vezes Frequentemente Sempre
1 2 3 4 5
1 Quando as pessoas falam, tenho tendncia para pensar noutras coisas
2 Sumario mentalmente as ideias que a outra pessoa est a comunicar
3 Reparo na linguagem corporal e no tom de voz para melhor interpretar o que a pessoa est a dizer
4 Custa-me muito prestar ateno a pessoas maadoras
5 Digo s pessoas se tm ou no alguma coisa til para me dizerem ainda antes de terminarem a sua mensagem
6 Deixo de ouvir uma pessoa quando penso que ela no tem nada de interesse para me dizer
7 Fico emotivo ou descontrolado quando a outra pessoa faz troa de coisas que so importantes para mim
8 Fico furioso ou confuso quando a pessoa que fala usa palavras ofensivas
9 No gasto muita energia quando oio os outros
10 Finjo que presto ateno ao que os outros dizem mesmo quando no estou realmente a ouvi-los
11 Desminto ou ignoro a informao ou comentrios que vo contra os meus sentimentos e pensamentos
12 No presto ateno aos meios audiovisuais que so usados durante a formao
13 Presto mais ateno aos factos do que s ideias globais que so transmitidas na formao
14 Presto ateno aos pormenores que podem ser teis para a compreenso
15 Fao julgamentos acerca do que outra pessoa diz, mesmo antes de terminar
16 Presto ateno informao favorvel e desfavorvel
17 Evito ouvir apresentaes sobre matrias difceis
18 No consigo ouvir as pessoas montonas
19 Quando ouo algum, estou pronto a aprender
20 Considero as apresentaes de matrias complexas como um bom exerccio para o meu pensamento
21 Se a outra pessoa diz algo que desaprovo, manifesto-me imediatamente (ainda antes de ela terminar)
22 Concentro-me no que as outras pessoas dizem quando falam comigo
23 Quando a outra pessoa fala, eu concentro-me sobretudo naquilo que lhe quero responder
24 Fico impaciente quando a outra pessoa no diz nada interessante
25 Sinto muito desconforto quando h silncio numa conversa
26 Se a outra pessoa diz algo que desaprovo, "desligo"
27 Procuro compreender os sentimentos da pessoa que est a falar
INSTRUES BOM OUVI NTE?
Este questionrio pretende ajud-lo a compreender o grau em que bom ouvinte. No
deve ser considerado como uma ferramenta infalvel de auto-avaliao mas antes como
um elemento indicador do modo como tende a comportar-se neste domnio to importante
para a comunicao.
Proceda, por favor, do seguinte modo:
Nas afirmaes ns 2, 14, 16, 19, 20, 22 e 27 (e apenas nessas), por exemplo, se
respondeu 1, altere para 5 e vice versa. Sirva-se da ajuda da tabela seguinte para fazer
essas alteraes:
Pontuao original 1 2 3 4 5
Pontuao nova 5 4 3 2 1
A partir de agora, para essas afirmaes, utilize esta nova pontuao (e no a original).
Mas faa isto apenas para estas afirmaes - nas restantes, mantenha as pontuaes
Some as pontuaes de todas as 27 afirmaes.
Esta a sua pontuao na competncia de escutar. Avalie-se de acordo com a tabela
seguinte:
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies -
Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 51, Cap. 7)
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CONDUO DE REUNIES
Pontuao As suas competncias na capacidade de escuta
Entre 27 e 54 Muito boas
Entre 55 e 81 Boas
Entre 82 e 108 Moderadas
Entre 109 e 135 Pobres
EXERCCIO DE APLICAO N 7 - "A FESTA DE ANOS?"
1. So quadros de uma empresa de organizao de festas, so contactados para
organizar uma festa de anos de uma criana de 8 anos, que ir ter cerca de 40 convidados
(20 adultos e 20 crianas). Esto a preparar uma apresentao para o vosso cliente. No
mbito desta preparao, vm-se obrigados a marcar uma reunio acerca do tema "como
preparar festa de anos" .
Como prepararia essa reunio?
Nome: _____________________________________________________ Data / /
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CONDUO DE REUNIES
PI STAS PARA A RESOLUO
Este exerccio, tem como objectivo avaliar at que ponto o formando interiorizou alguns
dos aspectos mais importantes mencionados no decorrer desta aco de formao.
Pontos a focar numa apresentao desenvolvida pelos mesmos
Agenda
Ttulo da reunio
Objectivo da reunio
Data da reunio
Hora de incio e de fim
Local onde a reunio vai decorrer
Participantes
Sequncia de pontos a tratar
Documentos que possam vir a ser necessrios reunio
Actas das reunies anteriores relacionadas
Relatrios
Contributos que peritos possam ter dado
Data, hora, local de uma prxima reunio
Outros assuntos
Etc.
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CONDUO DE REUNIES
EXERCCIO DE APLICAO N 8 - "O CASO DAS REUNIES NA CERAMEX SA"
Rita Ramos directora geral da Ceramex Sa. A empresa tem sede em gueda e fabrica
materiais cermicos, sobretudo pavimentos domsticos. Quando iniciou as suas novas
funes, h cerca de 7 anos, no gostou do modo como as reunies do seu antecessor
se processavam. Estas decorriam sexta-feira, cerca das 16 horas, e serviam para os
directores departamentais e chefes de seco fazerem uma retrospectiva das ocorrncias
da semana e delinearem estratgias para a semana seguinte. Frequentemente, a
discusso dos assuntos prolongava-se noite dentro, sendo por vezes necessrio
recomear a reunio na segunda-feira seguinte. Normalmente, estes encontros incluam
entre 14 e 21 pessoas. Este nmero era varivel porque alguns chefes de seco tinham
necessidade de reunir com o seu pessoal no termo da semana, e, por vezes, no
conseguiam libertar-se antes das 18 ou 19 horas.
Apesar de reconhecer algumas vantagens neste tipo de reunies, Rita decidiu mud-las
para as quartas-feiras, s 10.30h da manh. Alm disso, em vez de reunir todos os
directores e chefes de seco, passou a convocar apenas os directores departamentais.
A principal razo para esta opo foi o facto de Rita ter percebido que, nas reunies antes
realizadas, eram frequentes as divergncias entre directores departamentais e os chefes
de seco que estavam na sua dependncia. Agora, cada director rene com os seus
chefes de seco individualmente, na hora e local que considera mais convenientes.
A competncia, prestgio e modo de actuar da directora geral tem-lhe granjeado elogios
muito veementes da parte dos directores. Estes sentem-se especialmente satisfeitos
como facto de as reunies serem menos demoradas e lhes deixarem livre a tarde de sexta
feira para "arrumarem a casa" antes de partirem para fim-de-semana. Rita usa um estilo
bastante directo, no permite divagaes em torno dos assuntos, e no se cobe de
interromper algum director quando julga que ele se desfocaliza do tema de debate.
Tambm no se inibe de expressar as suas opinies logo que a reunio comea. Assim,
deixa antecipadamente claro o que pensa, e os directores sentem a vida facilitada.
Este procedimento especialmente bem acolhido pelos directores quando as reunies se
debruam sobre matrias complexas ou arriscadas. H trs semanas atrs, ficou
rapidamente decidido que a empresa, diminuiria o perodo destinado ao lanche dos
trabalhadores da empresa, porque na seco de manuteno da fbrica havia pessoas
que se alongavam demasiadamente e no respondiam a solicitaes urgentes de
interveno em avarias. As reaces de desagrado de vrias pessoas foram rapidamente
resolvidas com conversas pessoais que Rita teve com cada uma individualmente.
18
CONDUO DE REUNIES
Normalmente, estas reunies semanais realizam-se sem qualquer agenda escrita, pois as
pessoas j conhecem a razo pela qual se efectuam. A reunio de hoje (23 de Maio) foi,
contudo, diferente das habituais. Foi convocada com seis dias de antecedncia, com a
seguinte ordem de trabalhos:
a) Informaes
b) Absentismo dos trabalhadores
Sucede que Rita, embora sem o manifestar abertamente, tem sentido grande insatisfao
com determinadas ocorrncias no departamento comercial, especialmente com os
conflitos pessoais e os impasses decisrios - que j so do conhecimento de toda a
empresa. O respectivo director (Mrio Rui) ausentou-se para Itlia h nove dias, para
fazer uma ronda pelos vrios clientes a instalados. Rita tentou conversar com Mrio antes
da partida, mas sobrecargas na agenda deste no permitiram o encontro. Uma reunio
anteriormente agendada havia sido anulada a pedido de Mrio Rui, precisamente por
causa de um encontro com um cliente holands que visitara a empresa sem aviso prvio.
Rita telefonou na manh de hoje, dia 23 de Maio, para Lusa Cunha, secretria de Mrio
Rui, e solicitou-lhe que convocasse para a reunio semanal os chefes de seco do
departamento comercial. Lusa conseguiu contactar cinco dos seis responsveis. A
directora-geral sabia que esta marcao causaria algum distrbio ao trabalho dos
responsveis, mas estava segura de que a reunio era necessria. Alm disso, sabia que
todos tinham colaboradores capazes de os substiturem temporariamente em caso de
necessidade.
Na hora marcada, compareceram os seis directores departamentais, mais os cinco chefes
de seco, na sala de reunies habitual - que contgua ao gabinete de Rita Ramos. Rita
chegou cinco minutos atrasada. Atarefada, pediu que todos se sentassem, e deu incio aos
trabalhos. Dirigiu-se aos chefes de seco explicando-lhes o sucedido com as tentativas
frustradas de se reunir com Mrio Rui. E prosseguiu:
Chamei-vos para vos ouvir. Sei que vocs trabalham h vrios anos no
departamento e que, por conseguinte conhecem-no suficientemente para me
poderem conceder as vossas opinies. No estou satisfeita com o modo como o
departamento tem vindo a ser dirigido. No me foi possvel reunir atempadamente
com o vosso responsvel, mas f-lo-ei logo que ele chegue de Itlia e seja possvel
agendar o encontro. Entretanto, fao questo de vos dizer que quero saber o que
se passa acerca do modo como podemos pr o departamento a funcionar
devidamente. Individualmente, as pessoas so capazes, mas falta o esprito de
19
CONDUO DE REUNIES
equipa. Tenho dificuldade em compreender as razes pelas quais isso acontece, e
por isso vos pergunto, informalmente, o que pensam que pode ser feito para alterar
este estado de coisas.
Os cinco responsveis de seco no podiam ter ficado mais surpresos. Embora
estivessem descontentes com o modo como Mrio Rui tinha vindo a gerir os destinos do
departamento, no se sentiam preparados para, abertamente, expor o que julgavam ser
uma medida adequada. Alguns consideravam que a soluo era a substituio de Mrio
Rui, mas no se sentiam suficientemente vontade para expressar tal ponto de vista.
Havia alis, alguma retraco gerada pelo facto de uma dos chefes de seco (Celso
Cunha) actuar como uma espcie de sub-director do departamento e brao-direito de
Mrio Rui. certo que Cunha ia revelando alguma insatisfao com os acontecimentos,
mas a sua postura no era muito transparente. Por outro lado, a relao entre Rita e Mrio
sempre havia parecido de grande proximidade e confiana, pelo que os responsveis das
seces sentiam alguma inibio no seio deste ambiente algo estranho.
Foram feitas algumas sugestes, mas nenhuma incidiu claramente sobre as frequentes
ausncias de Mrio Rui, o adiamento de vrias decises, a inexistncia de reunies
departamentais desde h vrios meses. Enfim, ningum sentiu coragem de "colocar o
dedo na ferida" e referir o sentimento de que o departamento padecia de um certo
abandono. Um dos chefes de seco, logo seguido por um colega, adiantou vrias
sugestes, mas sem antes de comear a sua interveno afirmando:
H aspectos do foro interno que no exporei pelo facto de a pessoa em causa estar
ausente. Creio, alis, que devem ser discutidos no foro interno do departamento.
E prosseguiu com vrias propostas. Rita Ramos tomou nota das sugestes de todos os
presentes. Quando um dos chefes sugeriu que era necessrio recrutar mais pessoas para
executar trabalho administrativo, Rita remexeu-se na cadeira, pediu desculpa por
interromper e disse:
Desculpe l, mas no posso compreender. Vocs tm l uma pessoa que foi
colocada para esse efeito. O que est a dizer-me que essa pessoa no capaz
de fazer o trabalho de que est incumbida?! Se ela no capaz, deve ser
substituda. Se essa pessoa no cumpre as misses que lhe esto atribudas,
necessrio ministrar-lhe formao ou transferi-la para outro local.
20
CONDUO DE REUNIES
O responsvel da seco que se havia manifestado sentiu algum desconforto e
acrescentou:
Eu no queria dizer exactamente isso. Essa pessoa esfora-se e nestes dois meses
a evoluo positiva.
Rita interrompeu-o e prosseguiu o mesmo raciocnio que havia anteriormente exposto. Fez
nova ronda pela mesa, mas as exposies avanadas pelos presentes continuaram na
mesma toada. Aps cerca de 90 minutos, Rita deu por concluda a reunio com os chefes
de seco. Agradeceu-lhes efusivamente as contribuies fornecidas, despediu-se... e
deu imediatamente incio reunio com os directores departamentais que, por estarem
arredados do problema existente no departamento comercial, no haviam intervindo at
a.
Rita comeou por fornecer informaes exaustivas acerca do estado econmico-financeiro
da empresa, da carteira de encomendas, dos problemas de qualidade. Fez, ainda,
algumas consideraes sobre a situao do mercado e dos concorrentes. Mostrou que
conhecia perfeitamente a situao e falou demoradamente sobre as perspectivas que se
abriam empresa. Quase no houve perguntas da parte dos membros da equipa, pois s
o director financeiro conhecia os dados e sabia que eles seriam apresentados na reunio.
Logo que constatou no haver mais perguntas, Rita passou ao ponto seguinte da agenda:
o absentismo.
Entretanto, c fora os chefes de seco conferenciavam entre si. Quatro de entre eles
haviam estado numa reunio com Mrio Rui, h cerca de trs semanas ( 2 de Maio). Mrio
Rui convidou-os gentilmente a sentarem-se em torno de uma pequena mesa redonda, e
exps-lhes o seguinte:
Gostaria de vos ouvir acerca do modo como podemos melhorar o nosso
departamento. H pessoas, aqui, que sempre manifestaram interesse por estas
matrias, e cujo contributo eu gostaria de escutar. O nosso departamento tem
algum poder de negociao relativamente direco-geral, e o recente
recrutamento de novos colaboradores aumenta-nos ainda mais essa capacidade de
reivindicao. A nossa imagem junto da direco boa, mas necessrio que
formemos um corpo unido e que definamos uma estratgia de cooperao. O que
pensam disto? O que julgam que podemos fazer? Estou aqui para vos ouvir,
informalmente, sem qualquer cerimnias.
21
CONDUO DE REUNIES
Nesse dia 2 de Maio, os quatro responsveis de seco apresentaram as suas sugestes,
quase todas enfatizando a necessidade de fomentar a cooperao entre os colaboradores
do departamento. Estas propostas foram, todavia, enunciadas de modo que se pode
considerar pouco esperanoso. A sua experincia mostrava-lhes que, no passado, muitas
propostas feitas em reunies caram em "saco roto". Algumas reunies que foram
programadas para dali a duas ou trs semanas... nunca mais se realizaram. E tinha havido
recentemente um conflito srio entre Mrio Rui e um dos chefes de seco presentes na
reunio - a qual havia deixado marcas em todo o departamento, criando um clima de
bastante desconfiana mtua. Mrio Rui fez questo em assinalar que "guas passadas
no movem moinhos" e que, da parte dele, nada restava. Acrescentou que os conflitos so
naturais e que nada impede que, por causa deles, as pessoas se entendam na
prossecuo do trabalho.
Agora, finda a reunio com a directora-geral, os chefes de seco aperceberam-se de
que, at hoje, nenhuma das sugestes propostas a Mrio Rui foi por ele implementada.
Um deles - Teresa Ribeiro - confidencia com os seus colegas que, porventura, a reunio
convocada por Mrio Rui foi uma jogada de antecipao.
Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 79)
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CONDUO DE REUNIES
EXERCCIO DE APLICAO N 9 - "O CASO DAS REUNIES NA AROMA ROMA"
Rui trabalha na empresa de cosmticos Aroma Roma, SA. um membro organizacional
empenhado, e desfruta de algum prazer quando solicitado para emitir alguma opinio
sobre os assuntos da organizao, algum problema que seja necessrio resolver ou
alguma medida mais sensvel que necessrio tomar. Quando solicitado a exprimir a
sua opinio e o seu saber, no hesita em faz-lo - mesmo quando sabe que os seus
pontos de vista no so partilhados pela maioria ou pelos gestores.
Mrio, o presidente da empresa, um homem muito competente e laborioso. Tem ideias
claras acerca do que deseja para a organizao, e empenha-se vigorosamente na
prossecuo desses objectivos. De quando em vez, Mrio tem o hbito de convocar as
pessoas para umas reunies, convidando-as a exporem os seus pontos de vista acerca de
determinadas matrias ou problemas. A quantidade de pessoas convocadas pode variar
entre 8 e 10 pessoas e mais de 20. muito comum dar incio aos encontros enfatizando
que "Estou aqui para ouvir as vossas opinies, pois podero ajudar-nos a resolver este
problema. Pelo conhecimento e saber que tm sobre este assunto, vocs so pessoas
habilitadas a fornecerem contributos importantes para a matria."
Normalmente, Mrio assume completa transparncia em torno do seu prprio ponto de
vista. Diz claramente o que pensa dos problemas, e divulga a sua sugesto acerca de
como resolve-lo. Os primeiros 15-20 minutos costumam ser dedicados a esse propsito.
Pelo respeito que Mrio instila, muito normal que as pessoas se sintam algo inibidas no
incio da reunio. Normalmente, as primeiras contribuies so algo tmidas - ou
aproximam-se das posies de Mrio. Por vezes, h compassos de espera entre as
intervenes dos vrios participantes, sendo necessrio que Mrio relembre que tem
vontade de ouvir todas as pessoas. Apesar de todas as pessoas terem formao
acadmica elevada, as de mais baixa categoria profissional tendem a sentir alguma
inibio em se expressarem. Em grande medida, isto resulta da cultura da organizao,
que estipula regras acolhedoras de participao predominante dos detentores de posies
mais elevadas.
As reaces de Mrio so de dois tipos: ora ouve cada interveno sem reagir, ora expe
o seu ponto de vista. Se no concorda com a perspectiva expressa, mostra imediatamente
o que pensa - s vezes de forma exuberante ou at mesmo irritada. Mas, ultimamente,
Mrio tem alterado a sua postura. Ouve todos os pontos de vista, regista-os numa espcie
de agenda que traz consigo, no reage aps cada interveno, e deixa para o final da
reunio a divulgao da sua opinio: "Bem, depois de vos ouvir, devo dizer-vos que..."
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CONDUO DE REUNIES
nesta fase que manifesta o seu grau de (des)aprovao acerca das propostas e pontos
de vista expressos ao longo da reunio. nesta altura que faz as suas crticas s
sugestes aventadas.
Rui tem o hbito de intervir. frequentemente um dos primeiros a expressar a sua opinio.
Mas, ultimamente, comea a sentir algum desconforto nesta sua postura.
Quando Mrio divulga, no final da reunio, os seus pontos de vista acerca das
perspectivas dos vrios intervenientes, Rui sente frequentemente que foi mal interpretado.
Por vezes, pede a palavra para esclarecer o que pretendeu afirmar - mas no lhe tem sido
permitido, sob o argumento de que a reunio no pode continuar ad eternum. Noutras
ocasies, Rui pressente que poderia dar um contributo importante perspectiva de Mrio
- mas no lhe facultada essa possibilidade.
Algumas pessoas tm vindo a manifestar algum desagrado por este comportamento de
Mrio. Sentem-se algo defraudadas por no poderem "defender-se". Sentem que so
desautorizadas publicamente - por vezes acerca de matrias mal interpretadas. E
queixam-se: "Ento, pede-nos a nossa opinio, e depois descasca-nos de alto a baixo!!??
Nunca mais".
Apesar de sempre ter considerado que necessrio ter coragem e correr riscos, Rui
comea a ficar cansado. Tem-se compenetrado de que a sua franqueza o prejudica - e
nada beneficia a empresa em que trabalha h 12 anos. E lembra-se de uma reunio que
teve com Mrio e mais duas pessoas h cerca de 7 anos. Nessa altura sentiu-se
envergonhado por uma reaco de discordncia de Mrio. A sua vontade foi a de se
"enterrar" pelo cho abaixo. Rui reconhece que, nessa altura, fez algumas perguntas de
um modo que, embora educado, poderia ter sido mais polido. Mas sentiu-se algo
enxovalhado. Nos dias seguintes, prometeu a si prprio que no mais actuaria daquele
modo: "A partir de agora, dir-lhe-ei o que ele quer ouvir". Mas, com o decurso do tempo,
e aps reflectir mais a frio, foi perdendo a agrura e... quase esqueceu o sucedido. Todavia,
agora sente-se mesmo inclinado a adoptar uma conduta low profile - discreto, preocupado
sobretudo com a sua carreira, sem fazer "ondas" que possam trazer-lhe dissabores.
Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 53, Cap. 7)
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CONDUO DE REUNIES
EXERCCIO DE APLICAO N 10 - "O CASO DAS REUNIES NO GRUPO FIRME"
O grupo FIRME constitudo por 15 pessoas, oriundas de vrios pases europeus, e tem
como objectivo desenvolver investigao sobre idosos e proporcionar aces de
formao a tcnicos que trabalhem com esse estrato da populao europeia. Engloba
psiclogos, enfermeiros, socilogos, mdicos, investigadores e professores universitrios.
O britnico Steve Harris o lder desta equipa.
No dia 14 de Maro, Steve Harris enviou uma convocatria a todos os elementos do grupo
para uma reunio a realizar no dia 28, em Hamburgo. O objectivo exposto era triplo:
a) Definir o pblico alvo das aces de formao
b) Desenhar as linhas gerais do contedo do manual de formao a publicar pela
equipa
c) Escolher as pessoas que levariam a cabo a elaborao do dito manual, tendo como
base as propostas de contedo sadas da reunio
Na convocatria, Steve Harris estipulou uma semana para que os participantes lhe
devolvessem eventuais sugestes de alterao agenda. No dia 21 de Maro, aps
receber todas as sugestes, elaborou a agenda definitiva - e remeteu-a a todos os
elementos da equipa no dia 24, por correio electrnico.
No dia 28 de Maro, a reunio iniciou-se s 9.45h. Steve Harris sentou-se no topo da mesa
rectangular, tendo a seu lado os outros dois elementos britnicos da equipa. Deu as boas
vindas aos presentes, gracejou com as longas distncias que alguns haviam percorrido,
agradeceu aos membros que haviam preparado a reunio e deu incio aos trabalhos.
Escreveu cinco tpicos numa folha grande, vista de todos, e apontou-os como se fossem
o percurso a seguir na reunio. Indagou os participantes se tinham alguma sugesto a
fazer, se desejavam incluir ou eliminar algum tema, se pretendiam dividir algum tpico
global em sub-tpicos, e se entendiam que aquela era a sequncia correcta. F-lo de
modo gentil e claramente demonstrativo de que aceitaria as sugestes que lhe
apresentassem. As poucas propostas emergentes foram includas na agenda e registadas
na folha grande, aps uma breve e muito cordial discusso.
O primeiro ponto da reunio era a escolha das pessoas que se encarregariam de elaborar
o manual de formao. Steve Harris havia feito o seu "trabalho de casa": para alm de
trazer consigo algumas sugestes de temas a incluir no manual, tambm contactara
25
CONDUO DE REUNIES
previamente as trs Irlandesas da equipa com experincia neste domnio. Quando
interrogou o grupo se concordava com essas sugestes, todos os participantes
manifestaram apoio, sem reservas. Steve Harris aproximou-se da grande folha de papel e
escreveu um sinal de "pronto" junto ao primeiro ponto.
Passou-se, ento, discusso em torno dos pblicos-alvo. Steve Harris apresentou
genericamente, a sua ideia e convidou o grupo a expor os seus pontos de vista. Sempre
que algum queria intervir, levantava o brao. Steve dava-lhe a palavra, usando sempre
de um sorriso e agradecendo o contributo. De vez em quando, fazia algum humor que,
embora discreto, descontraia a equipa. Se constatava algum impasse, sumariava os
pontos de vista divergentes e fazia propostas de resoluo. Quando verificou que o
assunto estava esgotado, Steve fez um resumo do que havia sido exposto pelos
participantes, e elencou os vrios tipos de pblico-alvo. Colocou a lista sob considerao
dos presentes, questionou-se sobre o grau de (dis) concordncia, ouviu-os atentamente e,
alcanado o consenso, escreveu um sinal de "pronto" junto ao segundo ponto que havia
sido escrito na folha grande.
s 11.45h a reunio foi interrompida para um intervalo de 30 minutos, rigorosamente
cumpridos. Algumas pessoas discutiam aspectos relacionados com o trabalho. Outras
conversavam para "matar saudades" provocadas pelo longo tempo decorrido aps a
ltima reunio. Marie Louise, uma francesa que participava pela terceira vez em reunies
deste tipo, confidenciou colega italiana, Sofia Bagio:
sempre a mesma coisa. Parece um disco riscado. muito eficiente, mas aquele
sorriso muito estudado. J no acredito quando ele diz "muito feliz pela sua
interveno...!" Eu preferia que ele no dissesse nada.
Esta percepo partilhada por mais elementos da equipa. Alguns crem mesmo
que os apregoados argumentos de Steve de que est empenhado no
desenvolvimento cientifico europeu...apenas pretendem esconder uma muito
grande ambio e vigoroso desejo de benefcio pessoal. indubitvel, porm, que
todos lhe reconhecem mrito cientfico e qualidades tcnicas superiores mdia.
Acresce que, em geral, o clima bastante positivo.
Reiniciada a reunio, o grupo debruou-se sobre o terceiro ponto: contedos da
formao destinada a cada pblico-alvo. Steve seguiu as mesmas pisadas do tpico
anterior. Ponto por ponto (isto , pblico-alvo por pblico-alvo), ouviu atentamente
todos os intervenientes, mostrou-se amvel e aberto a todos os contributos, registou
as sugestes. A interaco entre os vrios elementos da equipa foi bastante intensa.
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CONDUO DE REUNIES
Apesar de tambm expor, serena e discretamente, os seus pontos de vista, Steve actuou
sempre como moderador e, especialmente, como ouvinte atento. Nunca interrompeu
ningum. Quando algum participante se tornava mais maador e se delongava na
exposio do ponto de vista, era Daan Van Derek - um holands grande amigo de Steve -
que intervinha. Normalmente, fazia-o de modo airoso, com algum humor, sem qualquer
animosidade. Quando Steve sentia que algum tema da discusso era mais especialidade
de algum dos presentes do que dele prprio, deixava a liderana da reunio a cargo
dessa pessoa.
O debate terminou quando comearam a surgir redundncias e a discusso perdeu a
vitalidade. Steve sumariou os pontos-chave, colocou-os considerao dos presente,
indagou o grupo sobre se estava de acordo com o elenco de matrias aventadas para
cada pblico-alvo, testou o consenso... e escreveu na folha grande mais um sinal de
"pronto".
Transitou ento para o ponto seguinte: escolha dos tpicos que constariam do manual. O
processo foi em tudo idntico ao anterior. O grupo debruou-se sobre o elenco de temas
que haviam sido apresentados nas fases anteriores da reunio. Aps a discusso,
procedeu-se seleco dos tpicos destinados a cada pblico-alvo. Apesar de algumas
divergncias, foi possvel obter o consenso, e novo sinal de "pronto" foi aposto na grande
folha de papel.
O quinto ponto era a ordenao dos temas do manual. Steve incentivou as participaes
como havia feito at a. Quando detectava pontos de discordncia, sumariava-os e
submetia-os considerao do grupo. Alcanado o consenso, Steve apontou mais uma
vez o sinal na grande folha.
Eram cerca de 12.50h. Steve fez uma ronda final pela mesa, indagando os participantes
sobre se desejavam apresentar alguma proposta, sugesto, alterao.
Certificou-se de que todos haviam compreendido os prazos e as tarefas de que ficavam
incumbidos, endereou agradecimentos, perguntou-lhes se julgavam que algo havia
decorrido de modo menos desejvel, e encerrou a reunio. Eram cerca de 13 horas, e a
reunio acabava antes da hora prevista. A tarde ficava assim liberta para a discusso de
outros temas que o grupo se havia proposto tratar. As pessoas sentiram que o trabalho
havia sido cumprido - e estavam satisfeitas por isso.
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CONDUO DE REUNIES
Toda a reunio foi secretariada por Barbara, uma britnica que j trabalha com Steve h
cerca de 18 meses. Na manh de segunda-feira, dia 31 de Maro, debruou-se sobre os
seus registos, e elaborou um documento de uma pgina e meia com as principais
concluses, decises e incumbncias sadas da reunio. Em anexo, juntou o elenco de
tpicos que haveriam de constar no manual. Na quarta feira, pelas 17 horas da tarde,
todos os participantes receberam esse material atravs de correio electrnico.
Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 125)
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CONDUO DE REUNIES
FICHA TCNICA
Ttul o: Conduo de Reunies
Autori a: Rosrio Loureno
Edi o: CECOA
Coordenao: Cristina Dimas
Desi gn e Composi o: Altura Data Publishing
Produo apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-
financiado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu.
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CONDUO DE REUNIES
Unio Europeia
Fundo Social Europeu
Ministrio do Trabalho e
da Solidariedade Social

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