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Cartilha Esocial
Cartilha Esocial
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Cartilha
eSocial
em Perguntas e Respostas
Cartilha eSocial
Introduo
Com a criao do Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped), o Governo propiciou
maior controle e agilidade na fiscalizao das informaes contbeis e fiscais das empresas por
meio de compartilhamento de arquivos eletrnicos, disponibilizados aos nveis de Governos:
federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalizao
no cumprimento das diversas obrigaes acessrias por parte das empresas para com o Fisco.
Assim, o Sped instrumento que unifica as atividades de recepo, validao, armazenamento e autenticao de livros e documentos que integram a escriturao contbil e fiscal dos
empresrios e das pessoas jurdicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo nico, computadorizado, de informaes, e composto pela Escriturao Contbil Digital (Sped-Contbil),
Escriturao Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) - Ambiente Nacional e a
EFD-Contribuies.
Neste ano (2014), comear a ser implementado o eSocial (Sped Trabalhista e Previdencirio), que constituir a maior e mais complexa parte do Sped.
O eSocial unificar todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na
sua vida laboral desde o momento da contratao at a resciso contratual. Portanto, constituem
informaes a serem enviadas via eSocial, entre outras, o registro de empregados, a concesso
de frias, o 13 salrio, o pagamento de remuneraes e demais verbas no integrantes desta,
as estabilidades concedidas, os afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimento
de contribuies previdencirias, os depsitos fundirios, as retenes, os exames mdicos etc.
As empresas que j mantm organizadas e atualizadas as suas informaes contbeis e
fiscais precisaro manter tambm organizadas e atualizadas as informaes trabalhistas e previdencirias. No que esta necessidade j no existisse, o que mudar o fato de que a no observncia das determinaes legais in continenti passar a ser acompanhada a par e passo pelo
Fisco. O que vale dizer que a empresa ser observada em tempo real pela fiscalizao.
Para atender ao eSocial, as empresas devero se preparar implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigaes e treinando colaboradores para que forneam informaes
precisas e tempestivas.
At o presente momento, ainda no foram divulgados os atos legais que disciplinaro o
eSocial. Entretanto, elaboramos esta cartilha em forma de perguntas e respostas, no intuito de
fornecer s empresas informaes iniciais, as quais tiveram por base o Manual de Orientao do
eSocial, verso 1.1, o qual ainda no foi oficialmente aprovado e divulgado por todos os rgos
envolvidos no sistema e, portanto, no tem efeito normativo, ou seja, no tem fora de norma
legal, podendo, por conseguinte, sofrer alteraes no seu contedo.
Assim que ocorrer a aprovao e divulgao oficial do mencionado manual, ocasio em
que o mesmo passar a ser de observncia obrigatria, voltaremos ao assunto.
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1) O que o eSocial?
O eSocial parte do sistema de escriturao digital que exigir que todos os empregadores enviem ao Fisco, de
forma unificada, ou seja, em um nico documento digital, todas as informaes trabalhistas, previdencirias, fundirias e tributrias relativas aos seus trabalhadores. As informaes sero armazenadas no Ambiente Nacional
do eSocial, possibilitando aos rgos participantes do sistema (Caixa Econmica Federal Caixa, Instituto Nacional do Seguro Social INSS, Ministrio da Previdncia Social MPS, Ministrio do Trabalho e Emprego MTE
e Secretaria da Receita Federal RFB) sua efetiva utilizao para as finalidades de suas respectivas competncias.
2) Antes da adoo da nomenclatura do eSocial, quais foram os principais nomes cogitados para o Sistema de Informaes Previdencirias e Trabalhistas?
Os principais nomes cogitados para a implantao dentro do sistema Sped do arquivo referente s informaes
trabalhistas e previdencirias, antes da adoo da nomenclatura do eSocial, so os seguintes:
FOLHA DE PAGAMENTO DIGITAL;
E-FOPAG;
SPED PREVIDENCIRIO;
EFD PREVIDENCIRIO;
EFD FOLHA;
EFD SOCIAL.
4) Quais so as vantagens da adoo do eSocial? O sistema possibilitar uma reduo de fraudes/sonegao quanto ao recolhimento e prestao das informaes trabalhistas e previdencirias?
As vantagens da adoo do eSocial so, entre outras, as seguintes:
a) atendimento a diversos rgos do Governo com uma nica fonte de informaes voltada para o cumprimento das diversas obrigaes trabalhistas, previdencirias e tributrias atualmente existentes;
b) integrao dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial, possibilitando a automao na transmisso das informaes dos empregadores;
c) padronizao e integrao dos cadastros das pessoas fsicas e jurdicas no mbito dos rgos participantes do projeto;
d) melhora, segundo declaraes de representantes dos prprios rgos oficiais participantes do projeto,
da qualidade das informaes prestadas, j que o fato de passaram a ser prestadas por um canal nico
permitir que as empresas dediquem uma ateno maior quando da transmisso dessas informaes,
ao mesmo tempo em que sero transmitidas com mais agilidade, o que possibilitar aos rgos fiscalizadores a oportunidade de desenvolverem aes com mais segurana, no sentido de evitar sonegao
e fraudes por parte dos contribuintes sujeitos elaborao do eSocial.
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c) a partir da competncia novembro/2014 para as empresas tributadas pelo lucro presumido, entidades imunes e isentas e optantes pelo
Simples Nacional, MEI, contribuinte individual equiparado a empresa e
outros equiparados a empresa ou empregador; e
d) a partir da competncia janeiro/2015 para os rgos da administrao direta da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, bem como
suas autarquias e fundaes. A transmisso das informaes por meio
do novo leiaute substituir a prestao das informaes ao FGTS por
meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes
Previdncia Social (Sefip), a partir das seguintes competncias:
d.4) a partir de janeiro/2015 para os rgos da administrao direta da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, bem
como suas autarquias e fundaes.
As informaes referentes ao FGTS transmitidas pelos eventos decorrentes das
obrigaes fiscais, previdencirias e trabalhistas sero utilizadas pela Caixa para
consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores, no
uso de suas atribuies legais.
As informaes por meio desse novo leiaute devero ser transmitidas at o dia
7 do ms seguinte ao que se referem. Caso no haja expediente bancrio nesse
dia, antecipa-se a transmisso das informaes para o dia til anterior.
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Lembra-se que faltam ainda as aprovaes do mencionado leiaute por meio de ato normativo dos Ministrios da
Fazenda, da Previdncia Social e do Trabalho e Emprego.
9) Empresas que no possuem empregados estaro obrigadas a enviar informaes via eSocial?
Tendo em vista que o eSocial abranger informaes trabalhistas, previdencirias, tributrias e fiscais relacionadas ou no com a contratao e utilizao de mo de obra onerosa, e considerando que h a previso de
substituir obrigaes trabalhistas e previdencirias aplicveis a empresas sem empregados (ex.: Rais e GFIP),
entende-se que, mesmo que no tenha empregados, a empresa deve enviar informaes ao eSocial. Entretanto,
se deve aguardar orientaes para confirmao do entendimento aqui exposto.
A Receita Federal do Brasil divulgou em seu site, www.esocial.gov.br, uma srie de perguntas e respostas relativas
ao eSocial, dentre as quais consta a de n 21, relativa ao assunto, a qual reproduzimos a seguir:
21) Ser exigido envio de algum arquivo com a informao Sem Movimentao para empresas com CNPJ
ativo, porm sem movimento?
Sim. Existir uma DCTF-Web com o indicativo de sem movimento nos mesmos moldes da atual GFIP.
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d) a partir da competncia janeiro/2015 para os rgos da administrao direta da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, bem como suas autarquias e fundaes.
A transmisso das informaes por meio do novo leiaute substituir a prestao das informaes ao FGTS por
meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social (Sefip), a partir das seguintes competncias:
a) a partir de maio/2014 para produtor rural pessoa fsica e segurado especial;
b) a partir de novembro/2014 para as empresas tributadas pelo lucro real;
c) a partir de janeiro/2015, para as empresas tributadas pelo lucro presumido, entidades imunes e isentas
e optantes pelo Simples Nacional, MEI, contribuinte individual equiparadoa empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador;
d) a partir de janeiro/2015 para os rgos da administrao direta da Unio, Estados, Distrito Federal e
Municpios, bem como suas autarquias e fundaes.
As informaes referentes ao FGTS transmitidas pelos eventos decorrentes das obrigaes fiscais, previdencirias
e trabalhistas sero utilizadas pela Caixa para consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos
trabalhadores, no uso de suas atribuies legais.
As informaes por meio desse novo leiaute devero ser transmitidas at o dia 7 do ms seguinte ao que se referem. Caso no haja expediente bancrio neste dia, antecipa-se a transmisso das informaes para o dia til
anterior.
Lembra-se que faltam ainda as aprovaes do mencionado leiaute por meio de ato normativo dos Ministrios da
Fazenda, da Previdncia Social e do Trabalho e Emprego.
12) Aquele que possui um(a) diarista que trabalha trs vezes por semana, estando ele(a) registrado(a), ter de cumprir com as
obrigaes do eSocial?
Sim. Efetivamente, o eSocial ser aplicado para todos os empregadores, indistintamente. Entretanto, em alguns
casos, o Governo estabelecer procedimentos simplificados, como no caso dos empregadores domsticos, para
os quais j foi criado o Portal eSocial.
15) Existe a obrigatoriedade de os empregadores terem a certificao digital para implantar o eSocial?
Sim. Em geral, existe essa obrigatoriedade porque o empregador gerar um arquivo eletrnico contendo as informaes previstas nos leiautes, assinado digitalmente, transformando-o em um documento eletrnico, nos termos
da legislao brasileira vigente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Contudo,
conforme minuta da portaria interministerial a ser publicada, constante do site www.eSocial.gov.br (verificada no
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dia 09.01.2014), alm das excees legais, os casos relacionados a seguir tero
rotinas de autenticao disciplinadas no Manual de Orientao do eSocial:
I empregadores domsticos;
II microempreendedor individual (MEI);
III contribuinte individual equiparado a empresa, com at 2 empregados;
IV pequeno produtor rural, com at 2 empregados permanentes; e
V segurado especial.
16) Quem no tem contador estar obrigado a contratar um para implementar o eSocial?
No existe, no Manual de Orientao do eSocial, tal determinao. Assim sendo,
as empresas podero continuar mantendo os mesmos servios que elas tinham
antes da implantao do eSocial, dentre os quais a prestao de servio de um
contador.
17) Existe alguma limitao quanto ao nmero de empregados para implantao do eSocial?
No. Para tanto, basta que seja empregador, empresa ou equiparado, de acordo
com a legislao aplicvel.
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23) Como ser o processo de envio das informaes por meio do eSocial?
Os empregadores geraro um arquivo eletrnico contendo as informaes previstas nos leiautes, assinado digitalmente, transformando-o em documento eletrnico, nos termos da legislao brasileira vigente, de maneira
a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico ser transmitido pela Internet
para o ambiente nacional do eSocial, que, aps verificar a integridade formal, emitir o protocolo de recebimento e o enviar ao empregador.
Vide exemplo na pgina a seguir.
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Exemplo:
24) Que formato de arquivo ser utilizado por meio do eSocial: XML ou TXT?
A previso que o eSocial utilize o formato XML.
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26) As empresas tero de transcrever os dados anteriores implantao para o novo sistema?
No. A Receita Federal do Brasil, juntamente com os demais Ministrios participantes do sistema do eSocial, deixaram claro que o sistema abranger os eventos ocorridos, especificamente, a partir da competncia de Janeiro
de 2014.
Contudo, conforme o leiaute divulgado, para cada vnculo trabalhista existente na empresa na data de implantao do eSocial dever ser gerado um arquivo correspondente, contendo as informaes cadastrais e contratuais
atualizadas at a data de envio do arquivo.
27) At quando devero ser mantidos os documentos relativos aos dados anteriores entrada em vigor do eSocial?
Considerando que o incio da obrigao do eSocial se dar a contar da competncia de Janeiro de 2014, e
tendo em vista que no houve alteraes nas legislaes pertinentes s obrigaes trabalhistas e previdencirias,
depreende-se que os dados anteriores entrada em vigor do eSocial devero ser mantidos pelos prazos prescricionais previstos na legislao.
28) As empresas esto obrigadas a manter as informaes do eSocial em algum arquivo paralelo? H necessidade de backup do
arquivo?
No foi divulgada qualquer informao relativa necessidade de manuteno de arquivos paralelos das informaes enviadas para o eSocial. Entretanto, havendo interesse, e inclusive por preveno quanto a eventual perda
de tais informaes, ficar a critrio de cada empresa a adoo de backup ou no.
31) Os escritrios de contabilidade podero enviar os eventos do eSocial das empresas clientes? De quem ser a responsabilidade
pelas informaes?
No h divulgao de informaes relativas a esse questionamento. Entretanto, acredita-se que o escritrio de
contabilidade poder efetuar o envio, desde que atendido o que for determinado pelo manual de orientao.
Quanto responsabilidade pelas informaes, devemos aguardar o manual de orientaes, que ser publicado
pelos Ministrios envolvidos, objetivando verificar qual ser a determinao nesse mbito. Lembramos que, se
o referido manual no trouxer qualquer disposio sobre o assunto, os interessados devero consultar, em um
primeiro momento, a Receita Federal do Brasil.
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a) as informaes relativas identificao do empregador, de seus estabelecimentos e obras de construo civil devero ser enviadas previamente transmisso de outras informaes;
II eventos de tabelas:
a) as informaes relativas s tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras especficas necessrias para validao dos eventos do eSocial, como as rubricas da folha de pagamento,
informaes de processos administrativos e judiciais, lotaes de trabalho, relao de cargos e funes, jornada de trabalho e outras necessrias para verificao da integridade, devero ser enviadas
previamente transmisso de qualquer evento que requeira essas informaes;
b) as informaes de acidente de trabalho devero ser enviadas at o 1 dia til seguinte ao da ocorrncia e, em caso de morte, de imediato;
c) as informaes de desligamento devero ser enviadas at o 1 dia til seguinte data do desligamento, no caso de aviso-prvio trabalhado, ou do trmino de contrato por prazo determinado e at
10 dias seguintes data do desligamento nos demais casos;
d) as informaes dos demais eventos no peridicos, inclusive as atualizaes do registro de empregados e demais trabalhadores, devero ser enviadas at o dia 7 do ms seguinte ao que se referem
ou at o envio dos eventos mensais de folha de pagamento que se relacionem segundo as regras de
validao constantes no Manual de Orientao do eSocial, disponvel no site do eSocial na Internet,
http://www.esocial.gov.br;
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IV eventos peridicos:
a) as folhas de pagamento de remuneraes e demais rendimentos pagos devidos ou creditados a todos
os trabalhadores devero ser transmitidas at o dia 7 do ms seguinte ao que se refiram;
b) as informaes relacionadas a outros fatos geradores, dedues, bases de clculo e valores devidos de contribuies previdencirias, contribuies sociais de que trata a Lei Complementar n
110/2001, contribuies sindicais, FGTS e imposto sobre a renda retido na fonte devero ser transmitidas at o dia 7 do ms seguinte ao que se refiram.
Ressalte ainda que haver a antecipao do vencimento para o dia til imediatamente anterior quando no
houver expediente bancrio nas datas indicadas nas letras c e d do item III e nas letras a e b do item IV.
O empregador/contribuinte, ao transmitir suas informaes relativas ao eSocial, dever faz-lo considerando o
sequenciamento lgico descrito no eSocial, pois as informaes constantes dos primeiros arquivos so necessrias para processamento das informaes constantes nos arquivos a serem transmitidos posteriormente.
As informaes relativas identificao do empregador, que fazem parte dos eventos iniciais, devero ser enviadas previamente transmisso de todas as demais informaes.
Considerando que as informaes que fazem parte dos eventos de tabelas devero ser utilizadas nos demais
eventos iniciais e tambm nos eventos peridicos e no peridicos, estas devero ser enviadas logo aps a transmisso das informaes relativas identificao do empregador.
Em seguida, devero ser enviadas, caso existam, as informaes previstas nos eventos no peridicos e, por
ltimo, as informaes previstas nos eventos peridicos.
37) Como ocorrer a integrao das informaes entre as empresas tomadoras de servios e as empresas terceirizadas que vierem a lhe prestar servios?
Inexiste, at o momento, previso quanto ao procedimento a ser adotado no tocante ao cruzamento de informaes entre empresas tomadoras e prestadoras de servios (terceirizadas), devendo se aguardar a manifestao dos rgos oficiais a respeito do assunto.
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52) Podemos agrupar inmeras alteraes na semana e enviar apenas uma vez?
Sim, pode, desde que sejam observados os prazos de transmisso previstos na legislao vigente.
53) Como a empresa deve proceder quando o mdico assistente no informar os dias de afastamento no
atestado mdico ou quando o atestado tiver prazo indeterminado?
De acordo com a resoluo 1851/08, a empresa deve especificar o tempo necessrio para a recuperao, ou o mdico do trabalho da empresa pode fixar a data.
54) Qual o procedimento a ser adotado no caso em que o envio da admisso e demais eventos vinculados a
um empregado no foi feita no prazo devido e cuja falha s foi percebida posteriormente ao encerramento
da folha da respectiva competncia?
Essa folha precisa ser retificada. A folha reaberta e o evento de remunerao e ou pagamento do empregado transmitido. A folha recalculada e os novos dbitos so apurados e declarados. Em casos de
retificao, em que haja mudana a maior no valor a recolher a ttulo de contribuio previdenciria, ser
possvel a gerao de novo DARF e um nova Guia de Recolhimento do FGTS. Este poder ser uma guia
completa ou poder ser uma guia complementar.
55) Qual a penalidade para a entrega com atraso e se a penalidade ocorre ao retificar valores, por exemplo?
Haver penalidade para entrega em atraso de informaes apenas nos casos j previstos em lei, inclusive
com relao s retificaes, e nos valores nela estipulado. A retificao durante a denncia espontnea
(sem procedimento de ofcio regularmente instaurado) no gera penalidades tributrias, excludas as de
carter moratrio sobre os dbitos no recolhidos em poca prpria.
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