IDENTIFICAO

Curso: Auxiliar Administrativo

Professor(a): Antonia Charliane Matos Facundo
Disciplina: Rotinas Administrativas
Carga Horria: 20h
Unidade I
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada

Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de:
Identificar tcnicas administrativas para o funcionamento de uma
empresa.
Entender o conceito de marketing;
Proporcionar aos participantes orientaes quanto adoo de
procedimentos de classificao e arquivamento de documentos;
Identificar os tipos de clientes;
1 ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Nesta disciplina o aluno receber noes de administrao, suas principais
funes e segredos dos sistemas que integram esta rea como: Organizao
administrativa, Empresa, Departamento pessoal e muito mais. Entender as
rotinas administrativas conhecer o funcionamento organizacional de uma
empresa, seus processos administrativos, coordenao e controles, o aluno
estar qualificado a trabalhar em qualquer empresa.
1.1 O QUE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
So funo ou funes que um profissional realiza dentro de uma empresa
ou escritrio, que so as seguintes:
- Realizar entrega de materiais diversos;
- Manter documentos e material organizados;
- Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientao dos

superiores;
- Controlar a entrega e a sada de materiais;
- Controlar registro de frequncias de funcionrios;
- Inteirar dos servios dos setores diversos da empresa visando orientar e
facilitar a funo de dados, documentos e outras solicitaes dos superiores;
- Atuar como responsvel fiscalizador pela manuteno da ordem nos
ambientes;
- Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, mquina de Xerox,
projetor multimdia;
- Realizar e atender chamadas telefnicas;
- Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionrios;
- Realizar depsitos dos salrios.
2 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA
A organizao muito importante nos servios de apoio administrativo, por
isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio
administrativo para uma melhor estruturao das atividades que pretende
realizar. A palavra organizao tem um sentido de preparao, de
planejamento de uma atividade de acordo com um mtodo de trabalho.
Mas organizao tambm significa, a forma como os dados e documentos so
arrumados, guardados, dispostos. E isso muito importante para que eles
no se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem
necessrios. Como se pode constatar, organizao uma espcie de
ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcanar os
objetivos estabelecidos. E a relao entre organizao e ferramenta
muito forte. A organizao necessria em qualquer uma de nossas
atividades, tanto em casa como no trabalho. No de estranhar, portanto, que
as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar,
colocar os dados e as informaes nos devidos lugares. J no princpio do
sculo XX o mundo se via s voltas com inmeros problemas de
desorganizao e falta de mtodos nas empresas. Foi ento que Frederick W.
Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e
atividades,

distribuindo-as

entre

as

pessoas, de

modo

que

aquelas

experincias pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a

realizao de outras. a Taylor que se deve um sistema de produo baseado
na organizao racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento
mximo com o mnimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma

organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que sero

desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornar mais
fcil de executar e, consequentemente, se realizar em menos tempos e com
mais qualidade.
2.1 ADMINISTRAO NAS EMPRESAS
Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administrao oscilaram entre
dois pontos diferentes: Arte ou Cincia?
Atualmente, podemos afirmar que cada Administrao apresenta seu
estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gesto.
Para o sucesso das mais variadas formas de Administrao, preciso
fazer uso da Tecnologia e da Informao, sempre atendendo as necessidades
do mercado.
Administrar analisar uma situao de forma racional. Desenvolver
estratgias para construir os objetivos, coordenar recursos, direes e
controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem
parte deste processo.
Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar so as funes que um
administrador utiliza para d um bom funcionamento dentro das empresas.
EMPRESAS
Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios
materiais cuja atividade orientada para a produo de bens econmicos, isto
, bens ou servios que satisfazem s necessidades humanas.

As Empresas possuem trs principais objetivos:

- A satisfao plena do cliente com relao ao produto e/ou servio;
- O lucro obtido na comercializao do produto e/ou servio;
-

renumerao

do

material

humano

(funcionrios,

empregados,

colaboradores).
Os administradores em todos os nveis hierrquicos de uma empresa
devem buscar o alcance dos trs objetivos, de maneira eficiente e eficaz
atendendo as expectativas de todos os envolvidos.
- Eficincia: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade)
- Eficcia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado

esperado)
Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organizao, sofre
problemas. Dentre as principais, citamos:
- Falta de Comunicao;
- Falta de Coordenao, entre os departamentos;
- Falta de Redefinio de reas e responsabilidades;
- Excesso de Burocracia;
- Falta de Iniciativa e Criatividade;
- Falta de Liderana.
TIPOS DE EMPRESAS
As empresas so organizaes econmicas privadas, pblicas ou mistas
que oferecem bens e ou servios tendo, em geral, o lucro como objetivos (em
uma viso mais moderna, o lucro uma consequncia, ou retorno esperado
pelas empresas, do processo produtivo e, para as empresas pblicas ou
entidades sem fins lucrativos representado pela rentabilidade social).
Tipos de empresas:
- Privadas: provinda de uma Firma Individual ou de Sociedade, aquela que
no de propriedade do Estado, ou seja, seu proprietrio possui todos os
direitos sobre ela. So exemplos de empresas privadas: Bradesco, TAM, etc.
- Publicas: entidade oriunda de rgos governamentais, podendo ser municipal,
estadual ou federal. So exemplos de empresas publicas: Agespisa, Caixa
Econmica Federal CEF, etc.
- Sociedades de economia mista: a juno das Empresas Pblicas com as
Empresas Privadas, neste caso, a Empresa Pblica, detm a maior parte das
Aes, assumindo o controle Administrativo, cabendo Empresa Privada, os
servios de utilidade pblica. So exemplos de sociedades de economia mista:
o Banco do Brasil S/A e a PETROBRS (Petrleo Brasileiro S/A).
FUNES BSICAS DAS EMPRESAS
- Administrativa: faz com que as operaes da organizao sejam integradas e,
assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia
sobre essas funes.
- Comercial: relacionadas com as transaes de compra, venda e permutao.
- Tcnica: Relacionadas com a produo de Bens, Produtos ou Servios.
- Contabilidade: Relacionadas com inventrios, balanos, custos, registros e
estatsticas.
- Financeira: Relacionadas com a procura (captao) e gerncia de capitais

como o bom uso do capital.

- Segurana: Relacionadas com a proteo e preservao de Bens e pessoas.
3 TCNICAS ADMINISTRATIVAS
um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da
empresa. As tcnicas permitem criar uma padronizao das rotinas executadas
pela empresa.
3.1 MANUAIS DE INSTRUES X REGULAMENTOS
Os manuais de instrues servem para determinar procedimentos para a
execuo de um trabalho. So elaborados por setores especficos a que se
referem e a sua leitura obrigatria, para que se possa manter a padronizao
dos conceitos.
Os regulamentos so importante instrumento para definir diretrizes na
empresa, atravs do regulamento podemos conhecer as polticas da empresa e
seu objetivo em geral. Os regulamentos so elaborados por lderes de
departamento ou administrao.
3.2 ORGANOGRAMA
a representao grfica dos setores e/ou departamento da empresa,
onde podemos visualizar a relao de mando e subordinao.
Representamos os setores ou departamento da empresa atravs da
figura geomtrica de um retngulo, as linhas cheias interligam as figuras,
relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas,
representam rgos de assessoria ou staff.

OBJETIVO DO ORGANOGRAMA
- Proporcionar a visualizao da estrutura funcional da empresa e sua
hierarquia;
- Delegar autoridades e responsabilidade;
- Trajetria de comunicao.
3.3 FLUXOGRAMA

 um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a

serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o prximo passo
a ser seguido. Os smbolos utilizados na elaborao do fluxograma so de
carter internacional, porm, isso no impede de ser alterado conforme a
necessidade.
Todo fluxograma deve possuir um incio, um sentido de leitura ou fluxo, e
um fim, bem como as devidas amarraes.
O processo deve ficar definido da forma mais clara possvel, ou seja, de
fcil identificao das aes que devem ser executadas, ou dependendo do
tipo de fluxograma, as alternativas do processo.
OBJETIVO DO FLUXOGRAMA
- Diminui movimentos desnecessrios;
- Corrigir erros de processos;
- Facilitar treinamento dos colaboradores;
- Manter o controle de qualidade do trabalho.
SIMBOLO

SIGNIFICADO
OPERAO
MOVIMENTO/TRANSPOR
TE
PONTO DE DECISO

INSPEO
DOCUMENTO
IMPRESSO

ESPERA

ARMAZENAGEM

SENTIDO DE FLUXO
LIMITES (INCIO,PARE, FIM)

3.4 CRONOGRAMA
O cronograma uma ferramenta de planejamento e controle em que so
indicadas e detalhadas as atividades a serem executadas durante um perodo
estimado, bem como seu prazo de execuo e responsveis.
Um cronograma considerado ainda, um importante instrumento para
levantamento dos custos de um projeto e, a partir da, pode ser feita uma
anlise de viabilidade antes da aprovao final.
3.5 TCNICAS DE ARQUIVAMENTO
Esta tcnica cresceu muito nos ltimos tempos, medida que se
desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econmicos. Para as
empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem
qualidade e funcionalidade. O valor e a importncia dos documentos
arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destrudos.
Arquivo o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que
devem ser preservados pelas instituies pblicas ou privadas, afim de
organizao ou consulta.
Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam
armazenados com segurana, preciso e simplicidade. Um arquivo bem
organizado deve permitir que, em sua ausncia, outros funcionrios encontrem
facilmente os documentos.
- Segurana: os documentos arquivados so de extrema importncia, em
virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e
deteriorao, devem ser prioritrios.
- Preciso: os documentos devero ser de fcil acesso, ou seja, arquivados de
forma que possam ser localizados com preciso.
- Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo no
se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informao que tem
como pretenso atender a todos.
TIPOS DE ARQUIVOS
Baseado na definio podemos dizer que existem vrios tipos de
arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os
produzem.
Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser
classificados em:
- Pblicos (federal, estadual, municipal);
- Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associaes);

- Comerciais (empresas, corporaes, companhia);

- Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc).
Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos
cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos,
filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um
arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por
atividades muito especializadas como os arquivos mdicos, de imprensa, de
engenharia, literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com
tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos
Especializados.
SISTEMA DE ARQUIVO
Sistema um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental
ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da
posio que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de
modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.
Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp.
E Documento?
a unidade constituda pela informao (elemento referencial ou dado)
e seu suporte (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de
uma atividade.
O documento pode ser simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento)
ou composto (processo).
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de
acordo com as atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque
fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e
acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros
em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhec-los:
1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com sua
natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulrios,
ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata,
relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento.

3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o

sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo.
Exemplos:

audiovisual

(filmes),

fonogrfico

(disco,

fitas),

magnticos/informticos (disquetes, cd-rom).

4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de
acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de
notas e frequncia de alunos, regimento de departamento, precesso de
vida funcional, boletim de atendimento de urgncia, pronturio mdico,
tabela salarial.
Como organizar um arquivo?
interessante que o local onde voc trabalhe ou venha trabalhar tenho
um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro
de pastas certas. Classificao , portanto, a sequencia de operaes que, de
acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir
os documentos de um arquivo.
Ordenao:
disposio dos documentos dentro das pastas e destas dentro do
arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos
documentos, veja a seguir alguns mtodos bsicos:
Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo
com a sequncia das letras do alfabeto;
Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de
acordo com a sucesso temporal;
Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades
territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outros);
Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos;
Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia numrica
atribuda dos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de
dados.
IDADE DOS ARQUIVOS
Voc sabia que os arquivos tambm tem ciclo de vida?
, este contado a partir da produo do documento e do encerramento

do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso.

Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a vigncia do documento
(a razo de ser do documento).
Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em
funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da
administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do
passado.
O ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:
- Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade
ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos
rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito
usados pela administrao.
- Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. So Arquivos que aguardam em depsitos de armazenamento
temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela
administrao.
- Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou
Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em
funo do seu valor. O acesso pblico.
Ateno: por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado
morto ou inativo.
TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
So diversos documentos que devem ser mantidos por um certo perodo
de tempo guardados.
Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos
utilizados pelas empresas.
Tipos de Documentos
gua, Luz
Pagamento de Aluguel
COFINS
DARF
Duplicados, Carns e

Tempo de Armazenagem
05 anos
05 anos
05 anos
05 anos
02 anos

Dicas
Recomendao
Recomendao
Determinado por lei
Determinado por lei
Recomendao

Recibos
Imposto de Renda
IPVA, Multas de Trnsito
Notas Fiscais
GPS, Comprovante

05 anos
02 anos
05 anos
10 anos

Determinado por lei

Recomendao
Determinado por lei
Determinado por lei

pagamento do INSS
Depsito do FGTS

30 anos

Determinado por lei

4 USO DE EQUIPAMENTOS
Durante toda a vida, ns devemos estar em constante aprendizado,
necessrio atentar-nos para outros conhecimentos e novas tecnologias, que
vo expandindo-se constantemente. J que a tecnologia evolui a passos largos
e rpidos, para dar contribuio competitivamente adequada ao mundo,
qualquer profissional hoje deve aprender o tempo todo. Para acompanhar o
desenvolvimento e os avanos tecnolgicos, que tem se intensificado nos
ltimos anos, estando presente em vrios estabelecimentos e servios que
utilizamos, imprescindvel ampliar nossos horizontes, capacitar-nos para o
exerccio de atividades que dependem e exigem o domnio de diversos
equipamentos

para

execuo.

auxiliar

administrativo

para

exercer

adequadamente suas atribuies deve ter conhecimento sobre o uso de

determinados equipamentos que fazem parte de seu cotidiano profissional,
como o computador e a internet, o aparelho de fax, a copiadora e o telefone.
Assim, adquirimos noes bsicas sobre a utilizao desses equipamentos.
4.1 MICROCOMPUTADOR E INTERNET
Os microcomputadores fazem parte do nosso cotidiano. , sem dvida,
a ferramenta mais indispensvel que temos atualmente. Nas empresas, a
necessidade de lidar com dados e informaes bastante frequente. Afinal,
qualquer

deciso

tem

de

estar

muito

bem

fundamentada.

essa

fundamentao vem exatamente da anlise dos dados e informaes

empresariais. Isso acontece em todas as empresas ligadas ao comrcio ou
prestao de servios, qualquer que seja o seu tamanho ou o ramo de suas
atividades. Todas elas registram e armazenam os mais variados dados e
informaes do seu dia-a-dia de trabalho para us-los, posteriormente, quando
houver necessidade ou for de seu interesse. Dessa maneira, indispensvel
que o auxiliar administrativo esteja preparado e apto para utilizar um
microcomputador para a realizao de diversas atividades que facilitam e
organizam uma empresa. Toda a documentao e dados das empresas so
armazenados na memria de computadores, facilitando que os documentos
circulem pelas vrias pessoas e departamentos que tm alguma relao com
aquele assunto, para todos conhecerem. A internet possibilita e facilita
extremante as funes e atividades realizadas dentro de uma empresa, no que

diz respeito ao uso de e-mails e acesso a sites com informaes atualizadas e

necessrias para cada empresa.
4.2 APARELHO DE FAX
Equipamento muito utilizado pelas empresas e organizaes em geral.
Todo escritrio possui uma linha telefnica para o fax. O que permite a
empresa o envio de documentos e informaes a clientes, distribuidora, filiais e
parceiros comerciais. Por meio, do fax pode-se enviar ou receber informaes
a qualquer momento, no horrio de expediente, ou no, independente de um
aviso prvio. Exemplo de um modelo de fax:

4.3 COPIADORA
Todo escritrio deve possuir uma copiadoraxerox prpria, para facilitar
as atividades dirias das empresas, e evitar o desperdcios de tempo de
funcionrio no deslocamento at uma papelaria onde possui copiadora para
tirar xerox. . Exemplo de um modelo de copiadora:

4.4 TELEFONE
O telefonista est presente em rgos pblicos e privados, empresa,
escolas, hospitais, universidades e outros. Receber e transferir ligaes,
localizar pessoas, transmitir mensagens e registrar solicitaes so algumas
das funes desempenhadas por este profissional. O servio do telefonista,
indispensvel no atendimento ao pblico, funciona como um carto de visitas
da empresa, instituio ou organizao. Logo, preciso que o profissional
esteja devidamente preparado para fornecer informaes e responder s
dvidas de quem o procura. Neste sentido, o telefonista deve conhecer o

ambiente de trabalho, saber quem quem e onde encontrar as pessoas, bem

como ser educado e paciente. Alm disso, quando no souber ou no puder
dar uma informao, o profissional deve saber comunicar isso de forma
educada.
Dicas para um bom atendimento telefnico:
Atender ao primeiro toque isso demostrar ateno, disposio e
eficincia;
Evitar a expresso al dizer sempre o nome da empresa e o seu,
seguidos do cumprimento bom dia, boa tarde ou boa noite. No caso de
ligaes interna informe seu nome e departamento;
No confiar na memria mantenha sempre por perto um lpis e/ou
caneta e papel para anotaes.
Use termos fceis de serem entendidos fale com clareza, com boa
dico e bom portugus;
Modo de falar cuidado tambm com demonstrao excessivas de
simpatia e intimidade, isso pode no ser muito bem recebido;
Interromper bruscamente a conversao evite encerrar uma conversa
bruscamente, quando necessrio, seja delicado, preservando sua
imagem e a da empresa.
Evite deixar esperando se no for possvel fornecer informaes
rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar
novamente, caso contrrio, anote os dados e retorne posteriormente;
Encerrar a conversa cordialmente use sempre palavras como:
obrigado (a), s ordens, por favor, desculpe-me, entre outros.
5 REDAO COMERCIAL
A redao comercial um esclarecimento escrito de dentro dos
procedimentos legais, representando uma operao da empresa.
5.1 TIPOS DE REDAES COMERCIAIS
- Ofcio: o documento que expe o assunto de forma clara, usando uma
linguagem formal. um documento privativo e muito usado em Entidade
Pblicas, eficaz na comunicao entre autoridades.

- Memorando: o documento interno que se estabelece uma comunicao

rpida, sem formalidades.
- Carta: o documento que transmiti informaes em uma linguagem formal,
sem obedecer ao processo rgido do ofcio. um dos documentos comerciais
mais utilizados para a transmisso de informaes.
- Atestado: uma afirmao que tm por finalidade provar alguma coisa. O
atestado afirma o que de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade,
bito, bons antecedentes, boa conduta, mdico, entre outros.
- Declarao: declara a inexistncia ou no acontecimento de fato. Pode ser
feito por pessoas fsicas ou jurdicas.
- Aviso: o documento que tm como finalidade advertir, notificar e
regulamentar disposies. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado
ou proibido, e que deve ser cumprido, importante definir prazos e nveis
hierrquicos que sero atingidos.
- Procurao: o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, d poderes
a outras pessoas para executarem uma operao em seu nome. Os poderes
so mencionados na procurao e assinalados por ambos.
- Edital: um documento que comunica ao pblico interessado, condies e
prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande
circulao, como por exemplos, rgos de imprensa escrita. Edital tm efeitos
jurdicos, que evitam algum alegar que no estava avisado.
5.2 FORMAS DE TRATAMENTO
O tratamento Vossa Excelncia (por extenso) usado para:
- O Presidente e Vice-Presidente da Repblica
- O Presidente do Supremo Tribunal Federal
- O Presidente do Congresso Nacional
O Tratamento V.Ex (forma abreviada) usada para:
- Componentes do Poder Judicirio
- Membros do Poder Legislativo
- Ministros e Secretrios do Estado
- Governadores e Prefeitos
- Altas Autoridades
Tratamento para os demais casos:
V.Em para Cardeais
V.Rem para religiosos (reverendssima)
V. Magnificncia para Reitores

V. S forma geral de tratamento e em cartas

Sr/Sra/Srta. para Senhor / Senhora / Senhorita
Dr./Dra para Doutor / Doutora
Prof./Prof.a para Professor / Professora
5.3 PADRONIZAO
Tm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos
os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e
tcnicas, tornando-o homogneo.
- Relatrio: a exposio detalhada de fatos e ocorrncias. De forma geral, o
relatrio dever conter informaes para que a Autoridade Superior possa
tomar decises. Aspectos que devem ser observados no relatrio:
Abertura: local, data, repartio
Introduo: indicao do fato a ser relatado
Texto: relato minucioso do fato
Concluso: recomendao de providncias a serem tomadas
Fecho: formas protocoladas
- Formulrios: neles so registradas todas as informaes necessrias para as
providncias sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrnica.
Podemos citar como exemplos de formulrios: Notas Fiscais, Ficha Cadastral,
Fichas de Controle, entre outros.
6 ATENDIMENTO AO CLIENTE
A palavra atendimento derivada do verbo atender, e atender um
verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que
algum deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No
mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinmica, isto ,
com prontido e excelncia.
6.1 CONHECENDO O CLIENTE
So raras as empresas que se preocupam em conhecer as
necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfao, apurar
opinies, sugestes e crticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes
preciso, primeiramente, sabermos quem so os clientes, a faixa etria e classe
social que pertencem, entre outras informaes importantes.
Clientes: quem so eles?

 Cliente Externo: quem adquire os produtos e/ou servios da

empresa;
Cliente Intermedirio: quem intermedeia a venda dos produtos
e/ou servios;
Cliente Interno: conhecidos tambm como colaboradores so
pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho.
O que afasta um cliente?
Falta de ateno;
Falta de flexibilidade;
Dificuldade de acesso s informaes;
Morosidade;
Erros;
Indiferenas;
Descortesia.
6.2 CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIO
Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e
processos da empresa onde trabalhamos. As informaes precisas daro mais
segurana, firmeza e habilidade para responder as dvidas dos clientes.
6.3 VENDAS
Vender segundo o dicionrio, o ato de Alienar ou ceder por certo
preo, troca por dinheiro. Na prtica onde os vendedores, com a inteno de
obter o maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma
maior satisfao, seja elas primarias ou segundarias. As vendas esto divididas
em venda ativa, que a parte da venda realizada pelo profissional de vendas,
e a venda passiva que parte da venda realizada pelo trabalho de marketing
realizado. Muitas vendas so praticamente realizadas por venda passiva,
porque muitos produtos tm um bom plano de marketing e possuem uma
marca forte consolidada.
7 MARKETING
o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma

que o mesmo sinta-se atrado pelo produto. Atravs do marketing

conseguimos:
Conhecer as tendncias e preferencias dos clientes;
Compra pelo menor preo e vender por um preo competitivo;
Manter a imagem do produto e/ou servio em alto nvel.
O marketing busca identificar e satisfazer as necessidades das pessoas
e da sociedade, sem esquecer da questo lucratividade objetivo dos
proprietrios das organizaes.
Cabe gesto de marketing identificar nichos de mercado, traar
estratgias para reter e fidelizar clientes, desenvolver produtos em conjuntos
com as reas tcnicas, visando gerar valor para seus clientes.
PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING
- Produto: o produto ou servios oferecido pela empresa deve buscar atender
um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercadoalvo;
- Preo: o preo do produto ou servio deve ser compatvel com as
expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrncia;
- Praa: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os
clientes, buscando-se equilbrio entre a disponibilidade do produto e os custos
totais de distribuio;
- Promoo: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as
caractersticas de sua oferta de marketing aos clientes-alvo.

ATividades

1. Para voc, administrao uma arte ou uma cincia?

_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Uma empresa rene quais fatores de produo? Explique cada um
deles.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Explique a diferena entre eficincia e eficcia.

_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Quais as funes bsicas de uma empresa?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6. Qual a diferena entre manual e regulamento?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7. Qual a finalidade do organograma e quais os mtodos de construo?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
8. O que um arquivo?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
9. Quais so as dicas para garantimos o sucesso no atendimento
telefnico?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
10.Quais os tipos de clientes?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
11. Na sua opinio, quais os fatores que afastam os clientes da empresa?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
12. Quais as principais ferramentas do marketing?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
13.Qual a diferena entre atestado e declarao?

_________________________________________________________
_________________________________________________________
14.O que voc entendeu por procurao?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Referncias
Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins
http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO

Unidade II
Administrao Financeira
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada

Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de:
Desenvolver habilidades na utilizao das ferramentas financeiras;
Identificar as formas de financiamento para obteno de recursos para a
empresa;
Avaliar a importncia dos ttulos de credito para a empresa.
ADMINISTRAO FINANCEIRA
Um dos recursos mais importantes a serem administrados em uma
empresa o financeiro. Uma boa gesto financeira proporciona maior
competitividade e sobrevivncia s empresas no mercado. Esta passa a ser
uma questo de sobrevivncia para as empresas num ambiente de grande
concorrncia, como acontece no mundo globalizado.
A gesto financeira de uma empresa deve considerar em seus trabalhos
a deciso de fazer um investimento ou financiamento, de produzir mais o
produto A ou o B, de ter estratgia de preos mais agressiva ou mais
conservadora. Conclumos assim que a administrao financeira est
diretamente ligada gesto estratgica da empresa.
1 OPERAES BANCRIAS

As operaes bancrias so muito comuns na nossa vida, e no

poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa
o uso de operaes com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso
difundido dos cheques e cartes de crditos, sem falar na necessidade de
financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros.
1.1 FINANCIAMENTO
uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma
determinada necessidade, a liquidao pode ser realizada ao longo do tempo,
sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor.
Podemos destinar um financiamento, para:
Capital de Giro financia a atividade operacional da empresa, este recurso
destinado compra de mercadorias, reposio de estoques, despesas
administrativas, etc.
Investimento Fixo destinado a gerar o resultado operacional da empresa.
Destinamos este recurso aquisio de bens e imveis. Podemos considerar
ativo fixo, mquinas e equipamentos, imveis, veculos utilitrios, entre outros.
Investimento Misto: a juno do financiamento para investimento fixo com
financiamento para capital de giro.
1.2 PRINCIPAIS GARANTIAS
Aval de uso exclusivo para Ttulos de Crdito. O avalista torna-se co-devedor,
ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigao pode ser
imputado diretamente ao avalista.
Fiana de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da
obrigao principal.
Penhor Mercantil Requerimento para uma coisa Mvel, que ficar retida
com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato.
Hipoteca o direito real da garantia que incide sobre uma coisa Imvel,
permanecendo esta na posse do proprietrio.
1.3 TTULOS DE CRDITO
Ttulos de Crdito, conhecidos como documentos permutveis por
valores. Podemos considerar os principais ttulos de crdito: cheques,
duplicatas, notas promissrias, entre outros.
Os ttulos de crdito tem muita importncia nos negcios, uma vez que
promovem e facilitam a circulao de crdito e valores a estes inerentes, alm
de propiciar segurana no tocante circulao de valores.
importante constar nos ttulos de crdito, informaes do tipo:

 Cedente (credor);
Sacado (devedor);
Vencimento;
Valor Numrico;
Instrues de Cobrana;
Identificao do Registro.
Cheque: uma ordem de pagamento vista, sacada contra um banco e com
base em suficiente proviso de fundos depositados pelo sacador em mos do
sacado ou decorrente de contrato de abertura de crdito entre ambos. Os
fundos disponveis em conta corrente pertencem, at a liquidao do cheque.
A lei do cheque prev as seguintes modalidades deste ttulo de crdito:

a) Cheque Administrativo: aquele sacado pelo banco contra um dos seus

estabelecimentos. O cheque s pode ser emitido se for nominativo, ou
seja pago a uma determinada pessoa.
b) Cheque Cruzado: identificado por dois traos transversais, o cheque
com cruzamento em branco somente poder ser pago a um banco ou a
um cliente do sacado mediante crdito em conta. O cheque com
cruzamento especial, somente poder ser pago ao banco cujo nome
conste no cruzamento.
c) Cheque Nominal: com a expresso ordem, so transferveis
mediante declarao do endossante.
d) Cheque ao Portador: so pagveis a quem o apresentador no guich do
banco.
Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As
informaes necessrias para a confeco da Duplicata Mercantil, encontram-

se na Nota Fiscal.

Nota Promissria: tem como fundamento a confisso de uma dvida, no tem

necessidade de comprovao de origem.

Para garantir a eficcia do processo financeiro, importante a utilizao

de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou sada de operaes, como
podemos citar:
Recibo
Cpia de Cheque
2 OPERAOES MARCANTIS
2.1 NOTAS FISCAIS
So documentos de ordem legal, exigidos pelo FISCO da empresa que
vende produtos ou presta servios das mais diversas naturezas. A Nota Fiscal
deve obrigatoriamente acompanhar os produtos, mercadorias e servios.
Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma
finalidade. A sua utilizao dependente do tipo da empresa que ir emitir, e qual
operao esta sendo realizada.
- Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal emitida nos casos de
venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria

diretamente do estabelecimento comercial.

- Nota Fiscal de Prestao de Servios: emitida para casos exclusivos de
servios, sendo fundamental a discriminao do servio prestado. (o modelo
desta Nota Fiscal varia de municpio para municpio)
- Nota Fiscal Fatura: comprova a origem da mercadoria, necessria a
citao da natureza da operao, a descrio do produto, quantidade, valores,
impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de sada ou
entrada de mercadorias.
2.2 RECIBOS
Os recibos so comprovantes de pagamentos, os quais so emitidos
pelas empresas no momento do recebimento de determinado valor. Podem ser
em forma de impresso formal adquirido em papelarias ou em modelo
desenvolvido pela prpria empresa. Serve ainda de controle para efeito fiscal e
contbil pelas empresas para garantir que nenhum valor saia da companhia ou
entre nela sem o devido registro. Este apenas um dos modelos de
comprovantes de recebimento de valor.
2.3 ORAMENTOS DE VENDAS
Quando solicitado pelo o cliente um Oramento para a sua empresa, o
mesmo deve conter informaes necessrias e fundamentais para a efetivao
da venda. Informaes no citadas podem gerar problemas futuros e o
descontentamento por parte do cliente.
2.4 ORDEM DE COMPRA
As compras so de vital importncia para o andamento de empresa,
mercadorias compradas com eficincia resultam em maior lucro, e os clientes
participam desta economia.
Trs fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra:
1 - Necessidade da Empresa;
2 - Disponibilidade de Verbas para a compra;
3 - Condies atuais do Mercado.
Organizao das Compras:
Selecionar os fornecedores;
Negociar com os fornecedores;
Abrir concorrncia;
Analisar ofertas e preos;

 Expedir ordem de compra;

Receber os materiais ou servios adquiridos;
Procurar novas empresas fornecedoras;
Manter atualizados: catlogos, listas e dados de mercado.
Planejamento de Compras:
O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua
programao de compras.

O objetivo da programao de compras evitar excessos de estoques e

melhorar o fluxo de caixa.

ATividades

1. O que Financiamento?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas
Empresas?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3. Quais os principais ttulos de crdito?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes?
_________________________________________________________

_________________________________________________________
5. O que so recibos?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Referncias
Administrao: guia prtico e didtico / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de
Campus. 1. Ed. So Paulo: rica, 2003.
Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins
http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO
Unidade III
Rotinas do Departamento Pessoal
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada

Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de:

Executar tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal ou de Recursos

Humanos;

Relacionar a documentao necessria para admisso do empregado;

Identificar as obrigaes da empresa.

1 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL

O departamento pessoal ou de recursos humanos parte da estrutura
organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas
aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do
departamento pessoal executada pelo escritrio de contabilidade contratado
pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de
recursos humanos imprescindvel para o bom funcionamento dos negcios.
O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funes
bsicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento,
seleo, treinamento, admisso de funcionrios, controle de presena,
desligamento, dentre outras.
1.1 RECRUTAMENTO
Recrutamento a busca de recursos humanos para suprir as

necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa

definir as caractersticas do empregado que desejar contratar. Entre essas
caractersticas, destacam-se: idade, escolaridade, experincia na atividade,
etc.
Tipos de Recrutamento:
Recrutamento interno: utilizado para preenchimento de vagas, atravs
de remanejamento dos quadros existentes na organizao.
Recrutamento externo: utilizado para atrair os candidatos que esto
fora da instituio.
Existem vrios meios de executar o recrutamento:
Anncios em jornais;
Indicaes dos prprios funcionrios da empresa;
Rdio, TV e Internet;
Cartazes na frente da empresa;
Utilizao de agencias de emprego;
Procura em escolar e faculdades.
1.2 SELEO
Escolha do candidato para a vaga disponvel na empresa. Busca entre os
candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga.
Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar
seus empregados:
Formulrios de solicitao de emprego;
Entrevistas;
Testes.
1.3 TREINAMENTO
O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos
necessrios para o desempenho da sua funo.
Os objetivos do treinamento so:
Preparar o pessoal para a execuo da tarefa;
Desenvolver a capacidade pessoal, no somente para o cargo, mas
tambm para outras habilidades;

 Aumentar a motivao e tornar o pessoal mais receptivo s tcnicas e

cultura da organizao.
2 CONTRATOS DE TRABALHO
O contrato de trabalho dispositivo legal que regulamenta a atividade
laboral entre empregado e empregador.
Classificao:
- Contrato Indeterminado
Contrato de trabalho por prazo indeterminado a regra no direito do
trabalho. Atendendo, assim, ao princpio da continuidade da relao de
emprego, em que o empregado passa a integrar de forma definitiva, a atividade
empresarial, contribuindo com seu labor para o crescimento da empresa.
- Contrato determinado
Tambm conhecido como contrato a termo o contrato de trabalho cuja
a vigncia depende de termo prefixado ou da execuo de servios
especificados, ou ainda da realizao de certo acontecimento suscetvel de
previso aproximada. Nesse tipo de contrato as partes j sabem, desde o
incio, a data do trmino, ou uma previso aproximada de trmino.
3 ADMISSO DE EMPREGADOS
Aps serem realizadas todas as etapas referentes ao recrutamento e
seleo, a empresa ter o candidato apto para assumir o cargo, com isso
procede a sua contratao.
Para que se faa possvel a admisso de empregados, torna-se
indispensvel que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda
a sua documentao, que obrigatria, conforme normas do Ministrio do
Trabalho.
Documentos Obrigatrios:
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social);
- RG (Cdula de Identidade);
- Ttulo de Eleitor;
- Certificado de Reservista (sexo masculino);
- CPF (Cadastro de Pessoa Fsica);
- Foto 3x4;

- Certido de Nascimento;
- Certido de Casamento;
- Comprovante de Residncia;
- Exame mdico admissional(expedido por mdico do trabalho).
FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO
Aps o recebimento dos documentos do novo empregado a empresa
tem por obrigao legal, alm, de outros procedimentos, efetuar o seu
respectivo registro. Esse registro pode ser feito em livros, fichas ou por
sistemas eletrnicos, conforme prescreve o art. 41 da CLT.
4 EXIGNCIAS LEGAIS
LIVRO DE INSPEO DO TRABALHO
As empresas sujeitas inspeo do trabalho so obrigadas a possuir
livro denominado Inspeo do Trabalho, a fim de que nele seja registrada,
pelo agente de inspeo, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a
hora do incio e trmino desta, assim como o resultado da inspeo.
No livro sero registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades
verificadas e as exigncias feitas, como os respectivos prazos para
atendimento. Devem ser anotados, tambm, pelo agente da inspeo, de modo
legvel, os elementos de sua identificao funcional.
Havendo mais de um estabelecimento, as empresas devero possuir
tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada
livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralizao.
QUADRO DE HORRIO DE TRABALHO
O quadro de horrio de trabalho obrigatrio, podendo a empresa optar
pelo modelo simplificado, devendo afix-lo em local bem visvel.
Com relao aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa
deve relacion-los em quadro de horrio especial adquirido em papelarias
especializadas (Quadro de Horrio de Trabalho de Menores).
LIVRO DE PONTO
Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, obrigatria a
marcao do Ponto, com a anotao da hora de entrada e sada, devendo ser
assinalados os intervalos para repouso.
A marcao do ponto pode ser feita em registros mecnicos ou
eletrnicos, isto , mediante relgio de ponto, ou manuscrita em livro ou cartoponto.
CAGED CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS

Cumprindo as determinaes da Lei n 4.923-65, os estabelecimentos

que registrarem movimentos de empregados (admisso e desligamento)
devero informar ao Mistrio do Trabalho at o dia 07 (sete) do ms seguinte a
movimentos havidas.
Para cumprir a exigncia, enviam-se a exigncia internet os dados por
meio do ACI Aplicativo do CAGED Informatizado, disponvel na pagina
www.caged.gov.br
5SALRIO
a remunerao devida pelo empregador ao empregado pela prestao
de servios do ltimo, em decorrncia de um contrato de trabalho, sendo
inadmissvel sua redutibilidade. permitido que o salrio seja pago em parte,
num percentual mximo de 70% (setenta por cento).
FOLHA DE PAGAMENTO
um documento onde registra e controla todos os proventos e
descontos de um funcionrio no ms, e se divide em duas partes distintas.
Proventos:
Salrios;
Horas extras;
Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
Salrio famlia;
Dirias de viagens;
Ajuda de custo;
Gratificaes;
Descontos:
INSS;
IRRF;
Contribuio Sindical;
Faltas;
Vale-Transporte;
Adiantamentos;

 Seguros.
6 13 SALRIO
A gratificao de Natal, ou gratificao natalina, popularmente conhecida
como dcimo terceiro salrio (13 salrio), uma gratificao instituda no
Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas at o final do ano,
no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumerao para cada
ms trabalhado. O pagamento do 13 dever ser efetuado da seguinte forma:
50% (cinquenta por cento), quando houver solicitao do empregado por
escrito, no ms de janeiro, para ser pago quando da concesso de suas frias,
ou quando no solicitado, at o dia 30 de novembro, a ttulo de adiantamento
da gratificao natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) devero ser
pagos at o dia 20 de dezembro, quando, ento, sofrer todos os descontos
devidos, levando-se em considerao o total da gratificao.
7 FRIAS
As frias so um direito constitucional do trabalhador ao qual ele ter
direito aps cada perodo de 12 meses de trabalho.
DIREITO A FRIAS
Todo empregado adquire o direito a frias aps 12 meses de vigncia do
contrato de trabalho.
Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de
frias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente,
conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe
quando o empregado tira frias o empregador.
PERDA DO DIREITO A FRIAS
No ter direito a frias o empregado que, no curso do perodo aquisitivo:
Permanecer em licena remunerada por mais de 30 (trinta) dias;
Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepo de
salrios, em decorrncia de paralisao total ou parcial dos servios da
empresa;
Pedir demisso e no for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias
subsequentes sua sada;
Permanecer recebendo auxlio-doena da Previdncia Social, por mais
de 180 (cento e oitenta) dias.

POCA DE FRIAS
A concesso de frias dever ser comunicada ao empregado, por
escrito, com antecedncia de, no mnimo, 30 (trinta) dias.
Dessa comunicao, o empregado dever dar o recibo.
O aviso de frias deve ser feito em duas vias, mencionando-se o
perodo aquisitivo a que se referem s frias. O empregado d o ciente no
documento.
A concesso das frias dever ser anotada na CTPS do empregado em
local prprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados.
ABONO PECUNIRIO
O empregado tem direito de converter um tero de suas frias em abono
pecunirio. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de
frias poder optar em descansar todo o perodo, ou apenas durante 20 (vinte)
dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro.
O abono dever ser requerido pelo empregado, por escrito, at 15
(quinze) dias antes do trmino do perodo aquisitivo. Aps esse prazo, a
concesso do abono ficar a critrio do empregador.
ABONO DE 1/3 (UM TERO) CONSTITUCIONAL
Em seu artigo 7, inciso XVII, a Constituio de 1988 d ao trabalhador
um adicional de 1/3 (um tero) sobre a remunerao de frias, por ocasio
dessas.
Aplica-se o pagamento deste dispositivo tambm sobre as frias
indenizadas, nas rescises de contrato de trabalho.
8 DEMISSO DE EMPREGADO
A demisso significa resciso de contrato de trabalho entre o empregado
e o empregador.
CAUSA DA DEMISSO
A demisso sempre ocorrer por manifestao da vontade:
Da Organizao:
Sem justa causa;
Por justa causa.
Do Empregado:
A pedido.
Por trmino de contrato.

AVISO PRVIO
O aviso prvio a comunicao que o empregador (a Organizao na
demisso sem justa causa) dever fazer ao empregado, ou o empregado (no
pedido de demisso) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho
sem motivo justo.
O aviso ser dado com antecedncia mnima de 30 (trinta) dias. Se o
aviso prvio no for feito, a parte (empregado ou empregador) ter o direito a
exigir a indenizao pelo prazo correspondente.
Quando a Organizao que efetua a demisso sem justa causa, o
empregado receber o aviso prvio e ter o direito, durante os 30 (trinta) dias
que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas dirias,
sem prejuzo do seu salrio integral, ou mesmo faltar ao servio por 07 (sete)
dias corridos.
RESCISO DE CONTRATO DE TRABALHO
A resciso de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo
de Resciso do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e
obrigatrio, de acordo com a legislao em vigor.
O Termo de Resciso do Contrato de Trabalho o comprovante de
quitao das verbas de um empregado e tambm, autorizao para o
levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa
Econmica Federal.
HOMOLOGAO
A homologao obrigatria no caso de empregados com mais de 12
(doze) meses de servios prestados quando de sua resciso de contrato de
trabalho. A homologao compreende a assistncia, por parte do sindicato de
classe do empregado ou rgo do Ministrio do Trabalho, no ato rescisrio.
SEGURO-DESEMPREGO
O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado
aps o saque do FGTS encaminhar a sua CD (Comunicao de Dispensa) ao
rgo do SINE ou ao Ministrio do Trabalho.
O seguro-desemprego poder ser recebido em at 05 (cinco) parcelas
mensais, caso o trabalhador permanea desempregado por todo esse perodo,
podendo ser estendido em at 06 (seis) parcelas em casos especiais.
No ter direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver
aposentado ou que no tiver vnculo empregatcio, no mnimo por seis meses,
com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa.

9 TRABALHO DO ESTAGIRIO
CONTRATO DE ESTGIO
Estgio o perodo de tempo em que o estudante exerce sua profisso
mediante a prtica e o aperfeioamento de ensinamentos tericos ministrados
na escolar. A lei que regula os estgios remunerados de estudante de 2
(segundo) e 3 (terceiro) graus a Lei n 6.494 de 07 de dezembro de 1997,
Revogada pela Lei n 11.788, de 25 de setembro de 2008.
A reviso do estgio remunerado no acarretar vnculo empregatcio de
qualquer natureza.
A comprovante da inexistncia de vinculo empregatcio a celebrao
do Termo de Responsabilidade, entre o concedente (empresa), interveniente
(instituio de ensino) e o estagirio (estudante).
Sobre a remunerao paga ao estagirio no incidem encargos
previdencirios, sendo, no entanto, obrigatrio ao concedente contratar aplice
de seguro para garantias ao estagirio durante o perodo de estgio.
10 ENCARGOS SOCIAIS
Taxa e contribuies pagas pelo empregador para financiamento das
polticas pblicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador.
10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social)
GPS (Guia de Recolhimento da Previdncia Social)
um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das
receitas previdencirias descontadas dos empregados e parte do
empregador no que se refere ao INSS.
OBRIGAES DAS EMPRESAS PARA COM O INSS
- Manter a contabilidade em dia, no podendo exceder a 06 (seis) meses o
atraso, quando da fiscalizao da previdncia.
- Manter toda a documentao referente ao pessoal em dia e disponvel para a
verificao, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de
pagamentos dos pr-labores dos scios e dos pagamentos a terceiros.
10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio)
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS)
Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depsito em
conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a
remunerao, a qual deve ser recolhida at o dia 07 de cada ms, podendo ser
alterado a data e um documento fornecido pela Caixa Econmica Federal e
preenchido pelo empregador para distribuio dos valores constantes na GIFP

em conta vinculada dos empregados.

10.3 PIS/PASEP
O Programa de Integrao Social (PIS) e o Programa de Formao do
Patrimnio do Servidor Pblico (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP,
so contribuies sociais de natureza tributria, devidas pelas pessoas
jurdicas, como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego,
abono e participao na receita dos rgos e entidades para os trabalhadores
pblicos e privados.
10.4 DARF (Documento de Arrecadao de Receitas Federais)
um formulrio preenchido pelo empregador para recolhimento dos
tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados.
10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuio Sindical)
Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuies
descontadas dos empregados, no ms de maro, a qual dever ser recolhida
at o ltimo dia til do ms seguinte ao desconto.
11 ENCARGOS ANUAIS
11.1 RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais)
o documento fornecido pela Caixa Econmica Federal ou adquirido em
papelarias, para informaes dos rendimentos anuais de todos os empregados
da empresa, ou mesmo de empresas que no tenham empregados.
11.2 DIRF (Declarao de Imposto de Renda na Fonte)
o documento preenchido pelo empregado onde so informados,
Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada
funcionrio que sofreu desconto. um documento obrigatrio exigido por lei e
o no cumprimento por parte do empregado cabe sano penal sujeita a
multas.
ATividades

1. Cite cinco documentos obrigatrios para o registro de um empregado.

_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Por qual rgo pblico expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e
quais os documentos necessrios?
_________________________________________________________

_________________________________________________________
3. Defina de uma forma prtica o que folha de pagamento.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4. Quando que o empregado tem direito a tirar frias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Quando que o empregado perde o direito a tirar frias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6.

Quando e como feita a solicitao do 13 salrio antecipado em

ocasio do gozo de frias?
_________________________________________________________
_________________________________________________________

7. Quais as causas de demisso

_________________________________________________________
_________________________________________________________
8. O que um aviso prvio?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
9.

Quando obrigatria a homologao pela resciso de contrato de

trabalho?
_________________________________________________________
_________________________________________________________

10. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego?

_________________________________________________________
_________________________________________________________
11. O que o PIS/PASEP?
_________________________________________________________
_________________________________________________________

Referncias
Administrao: guia prtico e didtico / Paulo Roberto Barsano, Alexandre de
Campus. 1. Ed. So Paulo: rica, 2003.
Capacitao em Rotinas Administrativas /Auxiliar de Depto Pessoal Microlins
Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins
http://pt.scribd.com/doc/2/FUNCAO-DO-DEPARTAMENTO-DE-PESSOAL
http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO
http://estudode direitoadministrativo.blogspot.com.br
Unidade IV
Caractersticas do Profissional
Tempo previsto: 4h
OBJETIVO

Definindo nosso ponto de chegada

Esperamos que ao final desta unidade, voc seja capaz de:
Enumerar os requisitos necessrios para ser um bom profissional de
apoio administrativo;

Despertar nos participantes a importncia da tica e postura

profissional, para o crescimento pessoal e da empresa.

1 O QUE SER UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

O auxiliar administrativo um trabalhador que auxilia nas mais variadas
funes e servios de uma empresa privada ou pblica, apoiando reas de
recursos humanos, finanas e logstica. Presta suporte nas administraes em
geral, seja em escritrios de contabilidade ou hospitais. O funcionamento de
uma empresa depende direta ou indiretamente do que chamamos de rotinas
administrativas, que so desempenhadas por este profissional.
Quais as tarefas mais demandadas para o auxiliar administrativo?
responsvel por arquivar documentos;
Fazer fotocpias;
Coletar assinaturas em documentos;
Rever processos e conferir dados em documentos ou notas fiscais;
Pode ser responsvel pela compra de materiais;

 Preparar relatrios, formulrios e planilhas;

Acompanhar processos administrativos;
Atender clientes;
Prestar apoio logsticos;
Executar rotinas de apoio na rea de recursos humanos;
2 CARACTERISTICAS DO PROFISSIONAL
Existem hbitos e competncias reconhecidamente necessrias para
obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A pessoa de sucesso
reconhecida de longe. No porque tenha um smbolo estampada em si mesma,
mas porque suas atitudes refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o
andar, o olhar, as maneiras, os gestos, a fala etc.
3 REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL
A seguir veja algumas caractersticas de um bom profissional.
1. Habilidades Necessrias: boa habilidade de comunicao escrita e oral,
habilidade em resoluo de problemas, planejamento e organizao,
saber trabalhar sob presso, priorizar e honrar compromissos de datas
trminos de servios, saber manter informaes confidenciais.
2. Conhecimentos

Necessrios:

conhecer

mtodos,

sistemas,

procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada pessoa da

empresa faz, saber elaborar oramentos e elaborar relatrios, saber
manter registros e controles.
3. Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados, pacientes,
habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes, saber adaptar-se a
novas tarefas, assiduidade e pontualidade.
4 TICA PROFISSIONAL
A palavra tica de origem grega, ethos, e significa costume, tica deve
ser entendida como um conjunto de princpios bsicos que visa disciplinar e
regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
O que ser tico?
Ser tico nada mais do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar
outros. ser altrusta, estar tranquilo com a conscincia pessoal. cumprir
com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha,

estuda.
tica tudo que envolve integridade, ser honesto em qualquer
situao, ter coragem para assumir seus erros e decises, ser tolerante e
flexvel, ser humilde.
O que tica profissional?
A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a
nossa profisso, passamos a ter deveres profissionais obrigatrios. Os jovens
quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e no pelos deveres e
valores. Ao completar a formao em nvel superior, a pessoa faz um
juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o
aspecto moral da tica profissional. Mesmo quando voc exerce uma carreira
remunerada, no est isenta das obrigaes.
Sabemos que existem vrios tipos de tica: tica social, do trabalho,
familiar, profissional. Especialmente, tica profissional refletir sobre as aes
realizadas no exerccio de uma profisso e deve ser iniciada antes da prtica
profissional. Se voc j iniciou a sua atividade profissional fora da rea que
voc gosta no quer dizer que voc no tenha deveres e obrigaes a cumprir
como profissional.
Como ser um profissional tico?
Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos
momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um
conjunto de valores.
Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das
caractersticas bsicas de como ser um profissional tico ser bom, correto,
justo e adequado.
Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores
fundamentais, como:
Ser honesto em qualquer situao a virtude dos negcios;
Ter coragem para assumir as decises mesmo que seja contra a
opinio alheia;
Ser tolerante e flexvel deve-se conhecer para depois julgar as
pessoas;
Ser ntegro agir de acordo com seus princpios;
Ser humilde s assim conseguir reconhecer o sucesso individual.

Comportamento

eticamente

adequado

sucesso

continuado

so

indissociveis.
5 APRESENTAO PESSOAL
5.1 ELABORAO DO CURRCULO
Ele a porta de entrada para uma nova rotina de vida. No h vagas de
emprego que passe por um currculo. Por isso, quanto mais bem feito o seu
resumo profissional, maiores as chances se recolocar (ou comear) no
mercado de trabalho.
O currculo um documento que resume a sua trajetria profissional, sua
formao escolar, as principais atividades e funes exercidas, cursos e
estgios, alm de dados pessoais como endereo, telefone e data de
nascimento.
Quem busca vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currculo
eficiente, objetivo, colocando apenas o que realmente necessrio que o
contratante precisa saber sobre voc, ou seja, informaes sobre a sua vida,
alm dos seus contatos.
DICAS PARA ELBAORAO DE UM BOM CURRCULO
Dados Pessoais
fundamental que seus dados pessoais como nome completo, idade,
endereo, telefone e e-mail apaream logo no topo do documento, para facilitar
a comunicao da empresa com voc. Demais documentos no so
necessrios nesta fase.
Objetivo
Seja direto e da forma mais sucinta possvel declare qual a rea ou setor
que voc busca uma oportunidade. Ex: Setor de Produo.
Formao Acadmica
Relacionar nesta parte do currculo sempre da maior formao para
menor, como por exemplo Ps-Graduao, Graduao, e mencionar cursos
tcnicos que estejam relacionados com a vaga pretendida. Se voc candidato
no ter uma formao Superior relacione a vontade sua formao Tcnica,
sempre com o nome da Instituio e o ano da concluso.

 Idiomas
Mencionar apenas aqueles aos quais voc realmente tem o domnio ou
se estiver estudando deixar claro em qual nvel est. Esta pode ser uma
oportunidade de chamar a ateno do selecionador para voc, pois voc est
estudando e buscando conhecimento.
Experincia Profissional
Relacione sempre as 3 ltimas empresas em que trabalhou, da ltima ou
atual at a terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em cada
funo e tambm o trabalho que era exercido, tentando chamar a ateno de
quem est lendo seu currculo para todas as suas qualificaes.
Cursos e Informtica
Relacione apenas os cursos de Qualificao Profissional que tenham
relao com a vaga pretendida e no item Informtica destaque qual seu nvel
de conhecimento e quais programas e ferramentas voc domina.
COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO
Atitudes Fsicas
A atitude fsica est intimamente ligada postura, j que ambas so
formadoras da imagem que voc transmite. Estas dicas servem para o
ambiente profissional e para qualquer tipo de situao em que voc se
encontrar.
- Cumprimento: quando nos encontramos com algum, dentro de um ambiente
de trabalho ou no, comum o aperto de mo. Este aperto de mo deve ser
dosado, nem forte nem franco, apenas a ponto de transmitir segurana.
- Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, voc andar com a postura
de um vencedor, olhando para frente, queixo ligeiramente levantado, ombros
para trs, passos firmes, cumprimento efusivos (mas sem intimidades),
transmitindo credibilidade.

- Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira, no invadindo o

espao do outro, no mexer em objetos que esto na mesa, ou mesmo
colocando seus pertences pessoais sobre a mesa.
TEXTO
Use a postura para conseguir o emprego desejado por Cristina Amorim
Voc est na entrevista daquele emprego que procura h meses. Gostou da
empresa, fala tudo o que treinou em casa. Quando voc j est certo que o lugar
seu, o entrevistador levanta-se, agradece sua presena e o dispensa.
Onde est o erro? O mais provvel que voc no tenha prestado
ateno em quem estava sua frente, ou seja, "ouvia", mas no "via". Isto quer
dizer que voc estava to envolvido com o discurso que esqueceu da sua
postura.
A linguagem do corpo diz muito sobre como a pessoa est reagindo a
uma situao. Voc pode ter pistas se o entrevistador est gostando ou no de
voc, e tentar reverter a situao. Por outro lado, a linguagem do corpo mais
uma maneira de voc passar sua mensagem: "me contrate!"
De acordo com o livro "O Corpo Fala: a Linguagem Silenciosa da
Comunicao No-Verbal", o corpo humano dividido em trs partes: guia
(cabea - controle), Leo (trax - emoo) e Boi (abdmen - desejos
instintivos). Ento, uma pessoa com a cabea (controle) baixa, curvada para a
frente (trax e abdmen reprimidos), passa uma imagem de submisso total.
Ao contrrio, cabea ereta e coluna reta mostram que voc uma pessoa
segura de si.
Tendo isso em mente, alguns truques de postura podem ser teis para
obter aquela vaga to sonhada. Confira abaixo:
1. Ao cumprimentar algum, se a mo d um forte aperto, sinal de que
no h restries. A mo frouxa sinal de que a pessoa tem medo de ser
envolvida;
PLANEJAMENTO DE CARREIRA
A cada dia torna-se mais importante para o profissional a conduo de
sua prpria carreira. No mais possvel que apenas as empresas se
preocupem com a carreira de cada colaborador, uma vez que as competncias
de cada indivduo devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalizao do
mercado e a aplicabilidade dessas competncias podero ser colocadas em
vrias organizaes. preciso criar e manter a empregabilidade. O

desenvolvimento da especialidade (cursos de graduao e ps-graduao)

deve ser seguido por conhecimentos eclticos que permitam a atuao em
vrias atividades e frentes de trabalho, tanto tcnico como gerencial.
Todo o esforo despendido para a obteno de novos conhecimentos
somente ter validade quando estes puderem efetivamente ser utilizados nas
atividades desenvolvidas pelo indivduo. Sendo assim, o planejamento e a
gesto de carreira torna-se um fator preponderante na conduo da trajetria
profissional e estimula o indivduo a fazer uma anlise de suas competncias e,
principalmente, a entender a si prprio, tornando mais fcil a conduo de seus
ideais, facilitando o encontro do trabalho certo e, conseqentemente,
aumentando seu nvel de satisfao.
ATividades
1. O que tica?
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2. O que ser tico?
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3. O que tica profissional?
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Referncias
Capacitao em Rotinas Administrativas / Assistente Administrativo Microlins
http://pt.scribd.com/doc/5/APOSTILA-AUXILIAR-ADMINISTRATIVO