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Apostila Microsoft Project PDF
Apostila Microsoft Project PDF
Faculdade de Administrao
Disciplina: Gerncia de Operaes Industriais
Professor: Francisco Teixeira / Ivan Jorge de Azevedo
MS PROJECT 2000
SALVADOR
Jan / 2001
GEEK BRASIL http://www.geekbrasil.com.br
APRESENTAO
Esta apostila foi elaborada para a disciplina Gerncia de Operaes Industriais, do
curso de Administrao, da Faculdade de Administrao da Universidade Federal
da Bahia. Trata-se, portanto, de trabalho realizado tendo em vista atender a
necessidades especficas.
Dessa forma, muitos dos recursos do MS Project no foram contemplados, apesar
de sua importncia. Recomendamos, portanto, queles que pretendem trabalhar
com gerncia de projetos, a complementao atravs dos bons livros que tratam
do assunto (dentre os quais aquele no qual esta apostila se baseou) a fim de obter
viso mais completa.
No tratamos, por exemplo, da etapa de execuo do projeto. Limitamos a
apresentar apenas alguns recursos de planejamento de tarefas, com utilizao de
recursos e alocao de custos fixos. Percebe-se, portanto, que muitos dos
recursos disponveis no so apresentados.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noes de gerncia de
projetos e contando com material complementar sobre o MS Project (alm de
computador com o software instalado) poder tirar proveito dos tpicos aqui
apresentados.
O MS PROJECT
O MS Project um software da Micrsoft, desenvolvido para gerenciamento de
projetos. Sua primeira verso foi lanada em 1985. Desde ento, alm de contar
com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e
poderosos recursos.
O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o
incio;
Recursos
Custos
1. O AMBIENTE DO MS PROJECT
A tela inicial do MS Project tem a aparncia apresentada abaixo.
Menu Principal
Barras de Ferramentas
Barra de Edio
rea para Tabelas
Barra
Separadora
Vertical
rea Grfica
Barra de Modos
Atividade
B
C
D
Precedncia Tempo
Imediata
(Horas)
8
10
E
F
G
H
I
J
C
D
E
G
H, F
18
15
4
15
3
I
D
Figura 2.1
Nesta tela voc dever fornecer a data de incio (Start date) e/ou trmino (Finish
date) do projeto, que data considerar para incio da agenda (Schedule from), a
data atual (Current date), a data de status (Status date), o calendrio (Calendar) e
a prioridade do projeto.
Letra a utilizar
m
h
d
s
me
an
Para a primeira atividade, por exemplo, digite 8h, indicando durao de 8 horas.
Caso no tenha certeza do tempo de durao da atividade, voc pode digitar o
smbolo ? aps a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende
que trata-se de estimativa. Quando possuir o valor correto, basta digitar o tempo
de durao sem o smbolo ?.
Observe que ao digitar o tempo de durao, o MS Project automaticamente
calcula o valor das colunas Start (Incio) e Finish (Trmino). Portanto, voc no
deve digitar nada nestas colunas. A prxima coluna a digitar a Predecessors
(Predecessoras). Nesta coluna, digite o cdigo da(s) atividade(s) precedente(s)
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que voc est cadastrando. Caso haja mais de uma atividade precedente, separeas com ponto-e-vrgula (;).
A coluna seguinte a Resource Names (Nome dos Recursos). Nesta coluna
dever ser informado o nome dos recursos a serem utilizados para a realizao
das atividades. Como no nosso exemplo no faremos alocao de recursos, esta
coluna ser explicada mais adiante.
Observe agora a rea Grfica (ao lado da planilha) e veja que o MS Project
automaticamente vai montando o Grfico de Gantt. medida em que voc informa
cada atividade, ela vai sendo plotada no grfico, bem como a indicao das
relaes de precedncia entre elas.
Aps digitar todos os dados, sua planilha ter a aparncia da Figura 2.3:
O Grfico de Gantt
O Grfico de Gantt do projeto ter a seguinte aparncia:
Clicando sobre o grfico possvel realizar diversas tarefas, tais como alterar a
relao de precedncia entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Alm
disso, vrias opes podem ser acessadas clicando-se com o boto direito do
mouse sobre a rea do grfico.
Para melhor visualiz-lo, utilize os botes de zoom:
Para imprimir o Grfico de Gantt, no Menu Principal, selecione a opo File
(Arquivo), depois Print... (Imprimir...). Voc poder imprimir o grfico de todo o
projeto ou apenas parte dele, de acordo com as pginas ou a escala de tempo.
Observe a figura 2.5:
Padronizando Procedimentos
Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar
o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opo Tools (Ferramentas) do
Menu Principal, selecione Options... (Opes...).
Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de durao das tarefas.
Inicialmente, o padro dia. Ou seja, caso no seja informada a unidade de
tempo da durao da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me =
meses, na = anos), o MS Project assume a durao em dias. Se quiser alterar
este padro, aps acessar a tela Options... (Opes...), clique em Schedule
(Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A durao inserida em) para o
valor desejado como padro.
Outra padronizao importante diz respeito ao calendrio a ser utilizado pelo MS
Project. Toda tarefa pressupe o uso de determinado calendrio que especifica os
dias de trabalho, horrio do expediente e feriados. O calendrio padro (Standard)
pressupes que:
Salvando o Projeto
Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que o mesmo para
todos os programas Microsoft):
A linha de base uma base para comparao. Caso voc salve o projeto com
uma linha de base, as informaes iniciais de tempo, recursos e custos sero
armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparaes
do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer
alteraes. Aps fazer a sua escolha, clique no boto OK.
Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima (Figura
2.8) no ser mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situao em que j se
efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um
novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools
(Ferramentas) no Menu Principal, aponte para a opo Tracking (Controle) e
selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...). Figura 2.9.
A opo Save interim plan (Salvar plano provisrio), que aparece na janela acima,
til para efetuar simulaes de planejamento, salvando um plano atual como
plano provisrio. Isto vlido somente para as datas de incio e trmino
informadas.
Tambm possvel apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools
(Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e selecione a
opo Clear baseline... (Limpar linha de base...).
Salvamento Automtico
O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de
tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione a
opo Options... (Opes...), clique na guia Save (Salvar) e informe o intervalo de
tempo desejado (em minutos). Este procedimento importante, pois em caso de
falta de energia ou problema no programa (aquela maldita mensagem Este
programa efetuou uma operao ilegal e ser fechado) o seu trabalho no ser
totalmente perdido.
3. 3. A DURAO DO PROJETO
Aps fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua durao total.
Esta informao est disponvel na tela Estatsticas. Para acess-la, clique em
Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opo Project Information
(Informaes sobre o projeto) observe que esta a tela apresentada ao iniciarse um projeto (Figura 2.2) e clique no boto Statistics... (Estatsticas...). a Figura
3.1 apresenta a tela de Estatsticas.
Caminho Crtico
Chama-se de caminho crtico aquela seqncia de tarefas que define a durao
do projeto. As tarefas crticas possuem valor nulo para Folga Total (Total Slack) ou
Margem de Atraso Total. No MS Project possvel informar que devem ser
consideradas como crticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem
abaixo de um determinado valor clique em Tools (Ferramentas), no Menu
Principal, selecione a opo Options... (Opes...), clique na guia Calculation
(Clculo) e verifique o campo Tasks are critical if slack is less than or equal to ...
days (Tarefas so crticas se o valor de Folga Total menor ou igual a ... dias).
Como sabemos do PERT/CPM, uma rede pode conter um ou mais caminhos
crticos.
Mltiplos Caminhos Crticos
No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma nica tarefa. Quando
temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos
caminhos de encerramento. comum que apenas um deles defina a durao do
projeto: ele constitui o caminho crtico. Os outros, por se encerrarem
antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crtico.
Esta situao (existncia de folga em caminhos que chegam ao final do projeto)
geralmente no agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como crticos
todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta
necessidade. Podem-se ter as seguintes opes de clculo das datas atrasadas
(ou ltimas datas de trmino) para os diversos caminhos que chegam ao final:
Utilizar, para cada ltima tarefa, a sua prpria data de trmino. Neste
caso tem-se a situao denominada mltiplos caminhos crticos.
Para ativar uma opo ou outra, deve-se ativar ou no o campo Calculate multiple
critical paths (Calcular vrios caminhos crticos), que aparece clicando-se na
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Standard (Standard)
24 Horas (24 Hours)
Turno Noturno (Night Shift)
Selecione cada uma das opes do campo For (Para) e verifique, de acordo com
a legenda apresentada do lado direito do calendrio (legend), os dias/horrios de
trabalho e de folga para cada calendrio.
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Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, voc seleciona o
ms, clicando na barra de rolagem, d um clique sobre o dia no calendrio e
seleciona a opo Nonworking time (Perodo de folga) no campo Set selected
date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito do calendrio.
Quando o calendrio Standard no atender ao projeto, recomendvel que se
defina um novo calendrio antes de se fornecer a lista de tarefas. possvel
efetuar alteraes no calendrio de um projeto existente, porm deve-se ter o
cuidado de com as tarefas cujas duraes estejam definidas em semanas, meses
ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisveis podem ocorrer. O ideal,
neste caso, que as tarefas estejam definidas em dias teis.
Observao:
possvel informar que uma tarefa deve ser executada na forma de dias
corridos, sem ser necessria a alterao do calendrio. Neste caso, deve-se
digitar, por exemplo, 3dd no campo Durao da citada tarefa.
Modelo Probabilstico
O MS Project permite a entrada de dados no chamado modelo probabilstico.
Nesta opo, voc informa a durao otimista, a esperada e a pessimista para
cada tarefa. para acess-la, clique em View (Exibir), no Menu Principal, aponte
para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais tabelas...) e selecione
PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A tabela da Figura 3.3
dever aparecer.
4. USANDO RECURSOS
O MS Project permite a alocao de recursos para a realizao das tarefas. Os
tipos de recursos so:
Definies Preliminares
Como sempre convm ao se criar um novo projeto, devem-se estabelecer
antecipadamente as definies preliminares que sero vlidas para todo o projeto.
No caso de recursos, so importantes as seguintes definies:
Tipo de tarefa relativamente carga de recursos e durao;
Como fornecer quantidade de recursos
Tipo de Tarefa Relativamente Carga e Durao
No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos
mostrados a seguir e que tm influncia direta na durao da tarefa (acesse a
opo Tools (Ferramentas), no Menu Principal, Options... (Opes...), Schedule
(Agenda), campo Default task type (Tipo de tarefa padro):
Estas duas formas so equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O
uso de uma ou outra forma depende da convenincia de linguagem.
Associando Recursos s Tarefas
A associao de recursos s respectivas tarefas pode ser feita atravs da prpria
planilha de entrada de dados, na coluna Resource Name (Nome do Recurso).
Caso deseje alocar mais de um recurso mesma tarefa, separe-os com ponto-evrgula (;).
5. CUSTOS
Certamente, o custo um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No
MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes
modalidades:
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Custos Fixos
Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que fornecido independentemente
de sua durao ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em
tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo. Para isso,
clique em View (Exibir), aponte para Table... (Tabela...) e selecione Custo (Cost).
Ser apresentada a tabela da Figura 4.1:
Atividade
Verificar partes com defeito (com a
mquina em operao)
Desmontar a mquina deixando as
partes sobre a fundao
Transportar partes da mquina at a
oficina de reparo
Desmontar fundao antiga
Consertar as partes da mquina na
oficina
Construir nova fundao
Transportar partes reformadas at a
fbrica
Montar a mquina
Posicionar mquina montada sobre a
nova fundao
Efetuar os teste finais
10
300
90
C
C
6
18
180
500
D
E
15
4
930
90
G
H, F
15
3
600
150
10
6. RELATRIOS
Diversos relatrios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contm uma srie de
informaes sobre o projeto que no aparecem nos diagramas. Para acessar as
opes de relatrios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e depois selecione
a opo Reports... (Relatrios...). Aparecer uma janela como a mostrada na
Figura 5.1:
RECOMENDAES
Conforme dissemos na apresentao, este trabalho apresenta apenas uma
pequena parte dos diversos recursos disponveis pelo MS Project. Caber a voc
verificar as diversas opes existentes e suas aplicaes. Para isso, conte com a
ajuda de livros ou cursos especficos.
BIBLIOGRAFIA
Este trabalho foi baseado e contm trechos do seguinte livro:
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