GESTO DE COMPRAS

mbito da Funo
A funo compra consiste, como j foi referido no incio, em decidir "A
QUEM COMPRAR" e "COMO COMPRAR".
Ao departamento de compras so feitos pedidos de compra que partem dos
utilizadores onde estes devem vir devidamente especificados. Ao servio de compras
compete-lhe EXECUTAR a compra e no decidi-la.
Organizao do departamento de compras
O Departamento de compras tem como objectivo:
Criar um sistema simples e eficaz, com base em documentos normalizados, que
permita que as encomendas:
Sejam feitas em tempo oportuno;
Sejam precisas, indicando correctamente as quantidades, qualidades e
demais especificaes relativas ao(s) produto(s) encomendado(s);
Referenciem prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento,
preos e outras condies de compra.
Implementar um sistema de informao para cada produto ou grupo de
produtos, sobre os fornecedores, qualidades dos seus produtos, condies de venda,
preos, prazos de aprovisionamento, etc.
Fases da compra
Para que se realize uma compra necessrio que:
Seja efectuada uma requisio de materiais ao departamento de compras,
assinada pelo chefe departamento.
A requisio de materiais, em regra, emitida em duplicado, destinando-se o
original ao departamento de compras e ficando o duplicado arquivado no servio
requisitante.
A requisio deve conter:
Identificao do departamento requisitante;
Identificao do armazm de destino;
Especificao dos materiais a adquirir, indicando:
o Quantidade;
o Qualidade;
o Prazo/data limite de recepo.
Seguidamente, o departamento de compras deve proceder consulta do seu
ficheiro de fornecedores, ou a uma consulta ao mercado, de modo a encontrar os
materiais necessrios nas melhores condies de qualidade e preo.
Para que tal consulta seja possvel, necessrio organizar ficheiros de
fornecedores e de artigos.
Esses ficheiros so organizados com base em consultas de mercado,
preenchendo posteriormente fichas especficas para fornecedores e/ou artigos.

 Aps ter escolhido o fornecedor, o departamento de compras realiza a

encomenda, preenchendo a nota de encomenda que deve especificar as condies
de compra.
A nota de encomenda deve ser preenchida em quadruplicado, sendo:
Original Fornecedor.
1. cpia Departamento de recepo dos produtos, para
confrontar com a guia de remessa.
2. cpia Departamento de compras.
3. cpia Departamento de contabilidade.
Poderemos, ento, decompor a funo compra nas seguintes fases:
- 1 Fase: Pedido
- 2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor
- 3 Fase: Negociao e Contrato
- 4 Fase: Execuo da Compra
- 5 Fase: Assistncia Ps-Compra
- 6 Fase: Conferncia de Facturas
Este faseamento define melhor o mbito de interveno desta funo vendo-se
por isso que nenhuma sobreposio existe com a gesto de stocks.
Na verdade, quando se trata de stocks, compete gesto previsional
estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1 Fase - Pedido.
Aprofundaremos seguidamente o contedo de cada fase.
1 Fase: Recepo do Pedido, identificao, encaminhamento e classificao.
2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor envolvendo operaes de "Procurement
Sistemtico" com criao de uma base de dados actualizada e til sobre os fornecedores
mais consultados; operaes de "Procurement Especfico" ou consulta quando tal se
justificar; Seleco de Fornecedores comparando e avaliando as condies de oferta.
3 Fase: Negociao e contrato tendo em conta as especificidades de cada fornecimento,
a legislao em vigor e, especialmente o interesse da nossa organizao.
4 Fase: Execuo da compra compreendendo a passagem das encomendas ou
assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as operaes de recepo.
importante salientar que os artigos at serem totalmente recepcionados so da
responsabilidade das compras. O armazm recepciona por delegao das compras,
contudo quando h necessidade de proceder a anlises ou operaes laboratoriais para a
recepo, essas operaes devem ter o acompanhamento das compras.
5 Fase: Assistncia Ps-Compra, comprovando que nem mesmo aps a recepo as
compras se devem desligar totalmente do processo de aquisio. Na verdade, esta
assistncia permite corrigir procedimentos e no repetir erros.
6 Fase: A Conferncia de Facturas , na maioria dos casos entregue Contabilidade.
Consideramos que uma operao onde devem intervir sempre duas entidades, as
compras e o utilizador. S assim se consegue o controlo necessrio.

Deste modo, podemos considerar que, a recepo e controlo das encomendas

dever ser efectuados por trs departamentos diferentes:

DEPARTAMENTO DE
RECEPO

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDADE

Confere os bens recebidos e verifica se esto em

conformidade com a guia de remessa e nota de
encomenda.
As discrepncias devem de imediato ser
comunicadas ao departamento de compras.
Este departamento recebe a guia de remessa do
departamento de recepo, junta-a cpia da nota de
encomenda, e logo que chegue a factura, verifica se
os trs documentos esto conformes; seguidamente
envia-os ao departamento de contabilidade.

Procede ao registo da compra e respectivo

pagamento (tesouraria).

Representao esquemtica de um ciclo documental

Empresa compradora
Servio
Requisitor

Requisio
de materiais

Cpia da nota de
Encomenda
Seco de
Contabilidade

Guia de
Remessa
Depois de
Conferida

Empresa vendedora
Servio de
Compras

Envia nota de
Encomenda

Servio de
Venda

Cpia da nota de
Encomenda
Servio de
Recepo e
Controlo

Envia Guia de
Remessa

Servio
Expedidor

Envia Factura
Efectua pagamento (cheque ou numerrio)
Envia o recibo

Seco de
Contabilidade

Relaes das compras com o processo produtivo

A gesto de compras , como todos os demais componentes que temos vindo a
desenvolver, parte integrante da gesto de aprovisionamentos, coincidindo nos seus
objectivos.
O ciclo de produo inicia-se, materialmente, com a aquisio de Matrias-Primas e Subsidirias.
A quantificao das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas dos
clientes) passa pela gesto de produtos acabados, pelo planeamento integrado da
produo que estabelece os nveis de produtos em curso de produo bem como as
necessidades de consumo de Matrias-Primas e Subsidirias. a partir daqui que a
Gesto Previsional e Sistemtica vai estabelecer "o que comprar", "quanto comprar" e
"quando comprar" transmitindo-o s compras.
Assim, desde que o pedido recebido pelas compras at que os materiais
entram em armazm decorre o Prazo de Entrega.
Ora este prazo de entrega tem duas componentes: a do fornecedor e que lhe
inerente (sendo uma qualificao a ter em conta na avaliao que dele vamos fazer) e o
prazo de entrega interno. Este ltimo depende exclusivamente do departamento de
compras e, constitui um dos indicadores mais significativos da sua eficcia e,
necessariamente, um dos mais importantes.
A competncia do departamento de compras mede-se, em grande parte, pela
capacidade que ele tem de obter e manter informao actualizada sobre o mercado
fornecedor, e utiliz-la correcta e rapidamente na escolha da melhor oferta.
Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importncia da 2 Fase da compra
(prospeco do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar grandemente o prazo de
entrega interno.
Quando se praticam mtodos como o "just-in-time" na gesto da produo,
no vivel (nem sequer imaginvel) agir nos moldes tradicionais do lanamento de
consultas, avaliao de ofertas, etc. A inter-actividade que se necessita ter com os
fornecedores obriga prtica do "procurement sistemtico" e actualizao permanente
da base de dados de fornecedores.