O Auxiliar de Escritrio, encontra-se na base de uma organizao, ou seja, um

colaborador operacional
Nas organizaes existem vrios escritrios operacionais e em todos h a necessidade de
colaboradores para poderem por em dia suas atividades e seus afazeres. Existe o pessoal
de Recursos Humanos, da Administrao, de Vendas e Propaganda, entre outros.
So nos chamados setores ou escritrios onde se desenvolvem as atividades de
acompanhamento, ou seja; no Contas a Receber, efetuam os registros dos clientes e
fazem a previso do fluxo de caixa, nos Recursos Humanos normalmente possui a funo
de preparar e providenciar a folha de pagamento dos funcionrios da empresa, recolher
impostos e encargos sociais e, em Vendas se encarrega de acompanhar as aquisies
dos clientes, embarque e recebimento.
O Auxiliar de Escritrio, encontra-se na base de uma organizao, ou seja, um
colaborador operacional. medida que vai ampliando os seus conhecimentos nas
atividades, novas aptides vo sendo construdas, o que viabiliza a sua ascenso
funcional na organizao.
Tarefas e Responsabilidades da Funo
As atividades de Auxiliar de Escritrio se revestem a todo instante da tica e da empatia
funcional, interagindo nas varias etapas e atividades da organizao, devendo ser sutil e
discreto em seu cumprimento, exemplo:
Ao recepcionar uma visita, deve procurar obter os dados completos da mesma, a
organizao que representa o objetivo do encontro e o assunto a ser tratado.
Entre as atividades bsicas atribudas a um Auxiliar de Escritrio, encontramos:
1) Registrar e marcar entrevista para seus superiores, como record-los dos
compromissos firmados, em tempo hbil;
2) Atender telefone e anotar as informaes pertinentes,
3) Digitar cartas, relatrios, memorandos, atas de reunio e outros documentos;
4) Preparar apresentaes e planilhas;
5) Manter organizado os arquivos da empresa ou setor;
6) Solicitar mveis, papis, formulrios e outros materiais usados no escritrio;
7) Ajudar na recepo se necessrio;
8) Elaborar oramentos e relao de estoque;
9) Pagar contas, faturas bancrias e fazer faturamento;
10) Manter organizado o escritrio e com bom layout;
11) Sugerir e programar novos mtodos de trabalho;
12) Contratar e treinar novos auxiliares de escritrio;
13) Conscientizar os funcionrios para os procedimentos de segurana.
Deveres do Auxiliar de Escritrio
Um dos grandes problemas, ao iniciar a prestar servios, o auxiliar de escritrio, nem
sempre percebe a filosofia existente na mesma ou por pura inexperincia, mantm o
mesmo comportamento que tem em seu grupo social.
Para poder cumprir com as atribuies, o ocupante do cargo deve estar atento para
procedimentos que muitas vezes fazem normalmente e, nem sempre so aceitos no local
de trabalho e que os superiores se sentem constrangidos em alertar para tais
procedimentos, por considerarem que o colaborador deva entender automaticamente no

ficar bem. Dessa forma, alerta-se para alguns deveres a serem seguidos:
1) Permanecer no local de trabalho, sem se ausentar do mesmo;
2) Controlar o fluxo de pessoas ou coisas que chegam ao setor, encaminhando-as para o
destinatrio.
3) Observar e fazer cumprir todos os regulamentos da empresa;
4) Manter o local de trabalho limpo e asseado;
5) Conhecer a localizao e utilizao de todos os equipamentos de combate incndio
existente na organizao;
6) No chegar atrasado empresa e quando houver necessidade de faltar, avisar o
superior imediato o mais breve possvel;
7) Se a empresa utilizar uniformes manter-se sempre alinhado com o mesmo, fazendo
uso constante em servio;
8) Tratar todos com o mximo de educao e ateno;
9.) No ter atividades alheias s que lhe forem delegadas, dentro da empresa, mesmo
que seja em horrio de almoo;
10) Evitar o uso de bons e percing no local de trabalho;
11) Em momento algum dever participar ou promover brincadeiras de mo ou falar alto
com as pessoas;
12) Cuidar na pronuncia das palavras, para no ficar falando errado ou falar grias;
13) No utilizar aparelhos de som no e durante os servios internos na empresa.
14.) Ser atencioso com os usurios de seu servio e clientes.
15.) Procurar cobrir tatuagens com a roupa, evitando exp-las, no horrio de trabalho,
seja em servios internos ou externos.