MS- Project 2003

Introduo
- O MS-PROJECT
- O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER
- CARACTERSTICAS DO MS-PROJECT
- RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS

Iniciando o MS-Project

- OS MODOS DE EXIBIO DO MS-PROJECT

- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA TAREFAS
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA RECURSOS
- COMEANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT
- COMO SALVAR UM PROJETO
- DEFININDO O CALENDRIO DE TRABALHO
- TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR

Criando a Lista de Atividades

- LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRFICO DE GANTT

- EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES
- DEFININDO AS DURAES DAS ATIVIDADES
- CRIANDO MARCOS
- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES

Iniciando o Planejamento

- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS

- ESTABELECENDO DEPENDNCIAS ENTRE AS TAREFAS
- REMOVENDO VNCULOS ENTRE AS TAREFAS
- ENTENDENDO A DIVISO DAS TAREFAS
- TRABALHANDO COM RESTRIES DE TAREFAS
- IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL

Trabalhando com outras Visualizaes

- USANDO O CALENDRIO
- USANDO O DIAGRAMA DE REDE
- ADICIONANDO TEXTOS E DESENHOS LIVRES AO DIAGRAMA DE REDE

Conhecendo mais sobre o MS- Project

- ENTENDENDO AS TAREFAS CRTICAS

- IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRTICO
- CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS

Atribuindo Recursos e Custos

- DEFINDO RECURSOS
- DEFININDO CUSTOS
- CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS
- ATRIBUINDO RECURSOS S TAREFAS
- ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS

Usando Recursos de forma Eficiente

- USO PARCIAL DO RECURSO

- CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS
- OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS
- AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Visualizando as Informaes Desejadas

- TIPOS DE MODOS DE EXIBIO

- TIPOS DE TABELAS
- UTILIZANDO FILTROS
- CRIANDO OU EDITANDO UM MODO DE EXIBIO, UMA TABELA, OU UM
FILTRO

Melhorando a Aparncia do Planejamento

- INTRODUO
- FORMATANDO TEXTOS DE PLANILHAS
- FORMATANDO BARRAS DE GANTT
- FORMATANDO ESCALAS DE TEMPO
- FORMATANDO LINHAS DE GRADE
- FORMATANDO UM GRFICO DE GANTT AUTOMATICAMENTE

Imprimindo o Planejamento e Relatrios

- O QUE SE PODE IMPRIMIR

- IMPRIMINDO OS MODOS DE EXIBIO E OS RELATRIOS
- IMPRIMINDO COLUNAS EM PLANILHAS

Definindo Linha de Base e Caminho Crtico

- INTRODUO
- VERIFICANDO NOVAMENTE O PLANEJAMENTO
- DEFININDO UMA LINHA BASE
- ALTERANDO AS INFORMAES DA LINHA DE BASE
- DEFININDO O CAMINHO CRTICO

Controlando e Atualizando o Planejamento

- INTRODUO
- INSERINDO DATAS DE INCIO E TRMINO
- INSERINDO A DURAO REAL DE UMA TAREFA
- INDICANDO O ANDAMENTO DE UMA TAREFA COMO PORCENTAGEM
- ATUALIZANDO O TRABALHO CONCLUDO DE UMA TAREFA
- ATUALIZANDO O TRABALHO REAL DE CADA RECURSO
-ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS PARA UMA ATRIBUIO DE
RECURSOS
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DOS MATERIAIS
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DIRIAMENTE
- REAGENDANDO O TRABALHO N CONCLUDO
- COMPARANDO OS DADOS REAIS E OS DADOS DA LINHA BASE

Trabalhando com vrios Projetos

- INTRODUO
- CONSOLIDANDO PROJETOS

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Introduo
- O MS-PROJECT
O MS-Project, da Microsoft, um dos mais populares entre os
programas atualmente existentes. A principal caracterstica deste programa
sempre foi a facilidade de uso, por isso foi atraindo cada vez mais
simpatizantes, mesmo em empresas que tambm utilizavam outros softwares
mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft
foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele j rivaliza com os
melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constitudo de um conjunto
de planilhas e grficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua
imutvel.
- O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER?
O MS-Project pode ajudar a controlar projetos que podem ser simples
como a programao de uma viagem at projetos mais complexos como a
construo de um edifcio ou a montagem de uma empresa. Este controle
permite acompanhar o progresso de cada uma das atividades que sero
realizadas no projeto, facilitando a previso de situaes de riscos e
imprevistos. Outra vantagem o controle dos recursos, pois a partir de
determinadas informaes possvel saber se existem recursos com uma
carga excessiva de trabalho e ento fazer as alteraes necessrias para que
este fator no gere problemas ao projeto.
Ele permite gerar uma gama de relatrios e grficos para que seja
possvel comunicar a outros participantes, direta ou indiretamente ligados ao
projeto, dados relacionados ao custo e datas dentro do mesmo. O MS-Project
tambm permite uma interao com os programas do Microsoft Office. Por
exemplo, possvel adicionar um grfico gerado no Excel ao projeto.
- CARACTERSTICAS BSICAS DO MS-PROJECT
Dentre os inmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a
aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:
Geral
Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedncias):
as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados,
formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com diagrama de setas,
muito popular em programas na dcada de sessenta, mas totalmente
superados.
Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto
padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas.
Aceita relaes de precedncias entre tarefas do tipo Fim- Incio, IncioIncio, Fim- Fim e Incio-Fim.
Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo,
em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as
segundas-feiras.

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MS- Project 2003

Permite estabelecer nveis hierrquicos por meio de tarefas de

resumo. Este aspecto muito til na Estrutura de Decomposio do
Trabalho.
Permite uso de subprojetos.
Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas.
Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus
prprios relatrios.

Tempo (datas e folgas)

O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta
opo pode ser desativada caso conveniente.
Permite a definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e
feriados.
O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o
incio.
Permite o uso de datas programadas para as tarefas.
Permite o uso do modelo probabilstico.
Recursos
Os recursos so ligados diretamente s tarefas.
Existem dois tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento) e
material.
Permite redistribuio de recursos manual ou automtica.
Custos
Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos
ou de custos dos recursos.
- RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS
Por estar inserido no ambiente Windows, o MS-Project favorecido
pelos recursos que este ambiente oferece.
Formataes: permite as modificaes que desejar para Fonte, Estilo de
Fonte, Tamanho e Cor.
Boto direito do Mouse: permite acessar painis de comandos diretamente
relacionados com a posio do cursor. A figura abaixo segue como exemplo:

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Barras de Ferramentas: o MS-Project possui diversas barras de ferramentas
que contm grupamentos de cones referentes aos comandos mais usados
pelo usurio. Para visualizar todas as opes de barras de ferramentas, clique
em Exibir + Barra de Ferramentas ou clique com o boto direito do mouse em
cima de qualquer barra de ferramentas. Exemplo:

Ajuda (Help): uma funo muito til, que foi desenvolvida em hipertexto (tudo
que aparece em azul pode ser expandido clicando-se em cima). Ao se acionar
a funo Ajuda, surge uma homepage a partir da qual possvel acessar todas
as outras as pginas de Ajuda. Dentre as funes de Ajuda merecem
destaque:
Contedo e ndice:
o Contedo: Informaes agrupadas por assunto.
o ndice: Pesquisa por palavra chave.
o Assistente de Resposta: consulta aberta.
Introduo: Verdadeiros cursos sobre diversos tpicos do programa.
O que isto?: Sempre que se clicar no cone mostrado ao lado e se
arrastar o
cursor at um ponto da tela sobre o qual existe uma dvida, o
programa exibir uma caixa com explicaes sobre aquele ponto.
Office na Web: informaes sobre como usar os recursos de Internet e
Intranet.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Iniciando o MS-Project
- OS MODOS DE EXIBIO DO MS-PROJECT
Os modos de exibio oferecem vrias maneiras de examinar partes das
informaes sobre o projeto. Alguns modos de exibio mostram a mesma
informao porm em formato diferente. Existem duas categorias de modos de
exibio:
Modo de exibio de tarefas: mostram informaes sobre as tarefas definidas
no projeto, podendo alterar ou exibir informaes sobre a tarefa.
Modo de exibio de recursos: mostram informaes sobre os recursos,
podendo alterar ou exibir informaes sobre o mesmo.
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA TAREFAS
Grfico de Gantt: onde so cadastradas e visualizadas as tarefas
existentes no projeto. Este modo de exibio mostra graficamente a durao de
cada tarefa, numa escala de tempo regulvel.
Diagrama de Rede: Constitui-se de um fluxograma que representa a
dependncia entre as tarefas. Ainda conta com informaes do tipo Incio,
Trmino, Durao e Porcentagem Concluda.
Calendrio: um calendrio mensal que mostra o que executado em
cada semana do projeto. Possui estreita semelhana com agendas de
anotaes manuais.
Uso da Tarefa: Mostra separadamente as tarefas existentes no projeto
e cada um dos recursos alocados para as mesmas onde possvel ajustar a
quantidade de trabalho despendida para cada um dos recursos.
Gantt de Controle: Modo de exibio similar as Grfico de Gantt, onde
tambm se visualiza as tarefas existentes com suas informaes de durao e
precedncia, porm utilizado durante o acompanhamento do projeto.
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA RECURSOS
Planilha de Recursos: onde se cadastram os recursos e suas
informaes. a partir desta planilha que o Project buscar as informaes no
que diz respeito a recursos.
Grfico de Recursos: um grfico que mostra trabalho e a alocao (e
principalmente a superalocao) dos recursos. Este modo mostra informaes
sobre um nico recurso ou um grupo de recursos.
Uso do Recurso: Mostra as tarefas designadas a cada recurso e a
correspondente carga semanal de trabalho.
Alm destes modos de exibio, que se destacam como principais, o Project
ainda disponibiliza muitos outros em Mais Modos de Exibio, que ser
ativado conforme a necessidade do usurio.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

- COMEANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT
Definio de Metas, Escopo e Risco
Ao se iniciar um projeto, importante definir um propsito a ser
alcanado, ou seja, uma meta. A partir desta definio possvel estimar os
recursos necessrios e o escopo do projeto, bem como tempo, custo,
quantidade e especificaes que implicaro na qualidade.
O conjunto metas + trabalho necessrio para alcanar essas metas
representam o escopo do projeto.
Outro fator relevante a anlise dos riscos do projeto. Esta anlise
constitui da percepo de fatores que podero afetar direta ou indiretamente o
tempo e o custo das tarefas definidas no escopo, alterando desta forma o
projeto em si.
Para Cadastrar Informaes Bsicas sobre o Projeto:
No menu Arquivo, clique em Propriedades;
Clique na guia Resumo;
Preencha com as informaes necessrias, lembrando que estas
informaes serviro para situar outras pessoas que podero trabalhar
futuramente no projeto.

Inserindo Datas de Incio ou Trmino para o Projeto

Definindo a data de incio do projeto o MS-Project calcula a data de
trmino com base nas informaes fornecidas sobre as tarefas (duraes e
precedncias). H tambm a opo de se estabelecer uma data de trmino,
onde o programa calcular a data de incio. Este processo chamado de
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Agendamento Retroativo. No sendo definida uma data de incio ou trmino,
o MS Project utiliza a data atual como data de incio.
Para definir uma Data de Incio ou Trmino do Projeto:
No menu Projeto selecione Informaes sobre o Projeto;
Na opo Agendar a partir de: escolha Data de Incio do Projeto ou Data
de Trmino do Projeto.
Escolha na caixa Data de Incio ou na caixa Data de Trmino o dia que o
projeto deve comear ou terminar.
A caixa Data Atual mostra a data do dia em que o planejamento foi iniciado.
A Data de Status utilizada para efetuar clculos de valor acumulado.
Quando esta definida como NA, o MSProject usa a data atual como a
data de status.

- COMO SALVAR UM PROJETO

Para salvar os dados fornecidos em qualquer parte do planejamento:
Clique em Arquivo e selecione Salvar;
Fornea o nome do arquivo;
Clique em OK.
Salvamento Automtico
O usurio pode preparar o MSProject para efetuar salvamento
automtico. Para isto clique em Ferramentas + Opes + Salvar e
preencha o campo Salvamento Automtico.
- O CALENDRIO DE TRABALHO
Para analisar o que o MSProject chama de Perodo til ou Calendrio:
Clique em Ferramentas;
Selecione Alterar Perodo til.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Esta tela permite criar novos perodos de trabalho ou alterar os existentes. O
software oferece trs opes de perodo de trabalho ou calendrio: padro,
24 horas e turno noturno. O calendrio padro se baseia nos seguintes
dados:
A semana til vai de segunda a sexta-feira;
No h feriados;
O dia til tem os seguintes expedientes de trabalho:
o 09:00 s 12:00
o 13:00 s 18:00.
As alteraes no calendrio so muitos simples. Por exemplo, para incluir o
sbado como dia de trabalho no calendrio padro, deve-se:
Ativar a tela Alterar Perodo til;
Clique no boto onde se l S (sbado). Toda a coluna ser
destacada.
Na seo Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Perodo
til no Padro.

- TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR

O Organizador uma funo do MS-Project que permite que sejam
criadas cpias de objetos de um projeto para o outro ou de um projeto para o
arquivo Global.mpt (padro geral para novos projetos).

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Copiando um Calendrio
Ferramentas, Organizador;
Escolher tabela Calendrio;
Na caixa de texto Calendrios Disponveis em dever aparecer o
calendrio criado para o projeto e o calendrio padro.
Selecionar o calendrio criado e clicar em Copiar na rea central da
janela. O calendrio ser copiado para o arquivo Global.mpt.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Criando a Lista de Atividades

- LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRFICO DE GANTT
A tabela de entrada do Grfico de Gantt igual para a criao e edio
das atividades. Esta tabela possui alm de Nome da tarefa, Durao, Incio e
Trmino, outras colunas que podem ser visualizadas rolando-se a barra de
rolagem inferior para a direita como: Predecessoras e Nomes de Recursos.
Ainda do lado esquerdo da coluna Nome da Tarefa, esto localizadas as
colunas de anotaes da tarefa e identificao numrica da tarefa.
Definindo a Estrutura dos Tpicos
Um projeto constitudo de atividades principais (ou atividades de
resumo), que por sua vez so constitudas por subatividades num nvel
secundrio e por outras subatividades num nvel tercirio, e assim por diante,
conforme a EAP.
O MS-Project possui um recurso denominado indentao ou recuo, que
permite definir a estrutura de tpicos. Assim cada grupo e atividades so
precedidos de uma atividade resumo, que engloba suas subatividades. Cada
nvel seguinte da atividade resumo representa um detalhamento dessa
atividade resumo. Esta estrutura permite no s a diviso do projeto em
atividades distintas, como tambm a visualizao das atividades resumo e
relatrios gerenciais onde possvel, se desejarmos, no apresentar todo o
planejamento.
Geralmente, a formao da estrutura de tpicos comea com a definio
da Atividade Principal que a atividade resumo de todo o projeto, ou seja,
todas as atividades esto subordinadas a ela. A seguir as atividades so
divididas em grupos de atividades resumo que englobam vrias subatividades
e assim por diante.
Aplicando Recuos s Atividades
Existem vrios mtodos de aplicar recuos s atividades formando assim
a estrutura de tpicos do projeto:
Menu Projeto, Estrutura de Tpicos, utilizando as opes de recuo e
recuo esquerda;

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MS- Project 2003

Usando os botes de recuo direita e recuo esquerda da Barra de
Ferramentas Formatao;
Observao: Quando se aplica um recuo direita em uma atividade ou em
um conjunto de atividades selecionadas, a atividade imediatamente superior
se tornar uma atividade resumo.

Clicando o ponteiro do mouse sobre a primeira letra do nome da

atividade e arrastando direita ou para a esquerda. Essa funo s
pode ser aplicada a uma atividade por vez;
Clicando no boto direito do mouse na coluna ID e escolhendo as
ferramentas de recuo direita ou esquerda;
Usando ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA para aplicar recuo
direita, ou ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA para desfazer um
recuo direita.

Numerando a Estrutura a Estrutura de Tpicos

O MS-Project permite numerar a estrutura de tpicos para que fique
idntica aos tpicos definidos na EAP:
Ferramentas, Opes, guia Exibir, ativar a caixa Mostrar nmero de
estrutura de tpicos.

- EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES

O MS-Project permite editar a lista de atividades como: inserir, limpar,
excluir nomes e copiar atividades, bem como utilizar as funes desfazer
(undo) e refazer (redo).

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MS- Project 2003

Desfazendo e Refazendo Alteraes

Ao revisar a lista de atividades pode-se desfazer somente a ltima
alterao. Para desfazer ou refazer uma alterao:
Escolher no menu Edio, Desfazer para anular a alterao, ou clicar
no boto desfazer na barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z;
Escolher no menu Edio, Refazer para refazer a alterao ou clicar
no boto refazer da barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z.
Inserindo, Limpando e Excluindo Atividades
Para inserir uma atividade entre outras atividades:
Selecionar a clula na linha onde voc quer que aparea a nova
atividade;
Escolher o menu Inserir, Nova Tarefa ou pressione INSERT.
Para excluir uma ou mais atividades inteiras siga esses passos:
Selecionar uma clula qualquer da atividade ou um conjunto de
atividades a ser excludo;
Escolher o menu Editar,Excluir Tarefas, ou pressione DELETE.
O menu Editar, Limpar oferece vrias opes para esse comando, tendo
a opo de:
Escolher Tudo para excluir o contedo e a formatao das clulas
selecionadas;
Escolher Formatos para excluir apenas a formatao das clulas
selecionadas (O contedo permanecer intacto);
Escolher Contedo para excluir somente o contedo das clulas
selecionadas;
Escolher Anotaes para excluir somente as anotaes da atividade
selecionada;
Escolher Hiperlink para excluir qualquer hiperlink ligado atividade;
Escolher Tarefa inteira para excluir todas as clulas da atividade
deixando uma linha em branco.
- DEFININDO AS DURAES DAS ATIVIDADES
Quando criar a lista de atividades do seu projeto o MS-Project assume a
durao de um dia para cada atividade e insere, na rea grfica do Grfico de
Gantt, uma barra horizontal representativa de cada atividade, no incio do seu
projeto. Essas duraes devem ser alteradas para as duraes estimadas de
cada atividade. Contudo, importante entender como o MS-Project aceita e
interpreta essas duraes.
Entendo as Duraes das Atividades
As duraes no MS-Project so medidas em minutos, horas, dias ou
semanas, como tempo de trabalho. Uma unidade de tempo de trabalho est
limitada pelas horas de trabalho do dia e pela quantidade de dias em que os
recursos esto sendo alocados. Assim, Se um projeto que possui 8 horas de
trabalho por dia, de 2 a 6 feira, uma atividade que consome 24 horas ter a
durao de trs dias.
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MS- Project 2003

Entendendo Durao Decorrida

Durao decorrida o tempo que uma tarefa leva para ser concluda
considerando um calendrio com 24 horas por dia, 7 dias na semana, incluindo
dias de folga e feriados. Assim, uma atividade de durao normal de 24 horas
levaria apenas um dia para ser concluda (e no trs dias, considerando 8
horas/dia).
Entendendo a Durao de Atividades de Resumo
A durao padro do MS-Project dia. Quando for necessrio utilizar
outra unidade de tempo (que melhor se adapte ao projeto), necessrio digitalas aps o nmero da durao. A seguinte tabela mostra as unidades de tempo
e suas abreviaes.

Unidade
Minuto
Hora
Dia
Semana

Abreviaes
m, md
h, hd
d, dd
s, sd

Outra maneira para mudar a unidade de durao: Ferramentas, Opes,

selecionar na caixa A durao inserida em a unidade de tempo que deseja
utilizar para as atividades do projeto.
As duraes so inseridas nas subtarefas, desta forma o programa
calcula a durao total da atividade de resumo.
- CRIANDO MARCOS
Marcos so tarefas de durao zero e representam momentos
significativos em um projeto, como o trmino de uma fase, por exemplo. Assim
os marcos no representam trabalho, mas um ponto no tempo em que
acontece algo importante para o projeto.

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MS- Project 2003

- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES
No desenvolvimento de um projeto pode ser que existam tarefas que se
repetem regularmente, como por exemplo, reunies semanais.
Para inserir uma tarefa recorrente:
Inserir, Tarefa recorrente. O MS-Project mostrar a caixa
Informaes sobre Tarefas Recorrentes;
Na caixa Nome digitar o nome da tarefa recorrente que se deseja
inserir;
Faa a opo desejada quanto recorrncia;
Na rea Durao selecione uma data de incio e uma de trmino para
a tarefa ou o nmero estimado de vezes que esta tarefa ocorrer
durante o projeto (selecionando a opo Termina aps n de vezes
ocorrncias).

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MS- Project 2003

Iniciando o Planejamento
- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS
A criao do planejamento de um projeto envolve, alm de listar tarefas
e estimar duraes, determinar o relacionamento entre essas tarefas.
O MS-Project permite a criao desses relacionamentos usando funes
especficas para cada tipo de relacionamento. Assim, permite definir que, por
exemplo, uma tarefa s iniciar aps o trmino de outra, entre outros tipos de
relacionamentos. medida que essas relaes so estabelecidas, as barras do
Grfico de Gantt deixaro de ficar alinhadas pelo comeo ou pelo trmino das
mesmas e o planejamento toma a sua forma.
Conhecendo os Tipos de Dependncias
Existem quatro tipos de relacionamentos de dependncias entre tarefas:
Trmino a Incio (TI);
Incio a Incio (II);
Trmino a Trmino (TT);
Incio a Trmino (IT).

Relacionamento Trmino a Incio O trmino de uma tarefa predecessora

determina o incio da tarefa sucessora. Esse relacionamento o mais comum e
o que o MS- Project identifica como padro. Ex.: a execuo de um bloco de
fundaes s iniciar aps o estaqueamento.
Relacionamento Incio a Incio O incio da tarefa predecessora determina o
incio da tarefa sucessora. Ex.: a dobra das ferragens deve iniciar assim que
iniciar o recebimento das ferragens.
Relacionamento Trmino a Trmino O trmino da tarefa predecessora
determina o trmino da tarefa sucessora. Ex.: ao fim de uma obra, os servios
de desmobilizao do canteiro devero estar concludos quando a
desmobilizao de pessoal estiver concluda tambm.
Relacionamento Incio a Trmino A tarefa predecessora no pode ser
concluda at que a tarefa sucessora no inicie.
Entendendo Antecipaes e Retardos
Antecipaes so definidas como sobreposies entre tarefas que
possuem dependncias resultando numa possvel reduo do prazo final do
projeto. Assim, se duas atividades vinculadas Trmino a Incio, possuem tempo
de durao de trs dias cada, o prazo normal de concluso dessas tarefas ser
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MS- Project 2003

de seis dias. Se impusermos uma antecipao de um dia ao incio da atividade
sucessora, teremos uma durao total de cinco dias para concluso destas
tarefas, diminuindo, desta forma, a durao total do projeto.

Retardos so definidos como lacunas nas dependncias de tarefas que

resultam num possvel aumento do prazo final. Assim, para o mesmo caso
anterior, se inserirmos um retardo de dois dias para o incio da tarefa
sucessora, teremos um prazo de concluso de oito dias para essas tarefas.

Observao: Os adiantamentos tambm podem ser definidos como

porcentagem da execuo da tarefa predecessora, ou seja, uma tarefa dever
iniciar quando a predecessora estiver com uma porcentagem concluda.
- ESTABELECENDO DEPENDNCIAS ENTRE AS TAREFAS
Para estabelecer um vnculo Trmino a Incio, deve-se selecionar as
atividades a serem vinculadas, escolhendo menu Editar, Vincular tarefas, ou
simplesmente clicar no boto Vincular tarefas

da barra de ferramentas.

Usando a Caixa Informaes sobre a Tarefa

Selecionar a tarefa para qual ser estabelecido uma predecessora;
Clicar no boto Informaes sobre a tarefa
na barra de
ferramentas, ou dar duplo clique na atividade;
Na caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa escolher a tabela
Predecessoras;

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MS- Project 2003

Na rea Predecessoras clicar em Nome da Tarefa e selecionar a

tarefa predecessora;
Em Tipo, escolher o tipo de vnculo entre as tarefas;
Para inserir um retardo em dias, para a dependncia, na coluna
Latncia digitar a quantidade de dias do retardo;
Para impor um adiantamento em dias, para a dependncia, na coluna
Latncia digitar o sinal de subtrao e a quantidade de dias do
adiantamento.
Usando o Formulrio de Tarefa
Escolher o menu Janela, Dividir para aparecer o Formulrio de
tarefas na metade inferior da tela;
Selecionar a tarefa para qual se deseja estabelecer uma
predecessora no Grfico de Gantt;
Clicar em qualquer parte do Formulrio de tarefas para selecion-la;
Clicar na primeira linha na coluna Nome da predecessora na tabela
direita;
Rolar a seta para baixo para selecionar a tarefa predecessora;
Na coluna Tipo, selecionar o tipo de vnculo;
Na coluna Latncia digite um nmero positivo para inserir um retardo
ou um nmero negativo para impor um adiantamento.
Para esconder ou remover o Formulrio de Tarefas: Janela, Remover
diviso.

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MS- Project 2003

Usando a Tabela de Entrada

Selecionar a linha onde est a tarefa para qual ser estabelecida
uma predecessora;
Para inserir um vnculo Trmino a Incio, digitar o nmero da ID da
predecessora;
Para inserir outros tipos de vnculos, digitar o nmero da ID da
predecessora seguido das iniciais do vnculo desejado (II, TT, IT);
Para inserir retardos, aps o nmero da ID e das iniciais do vnculo,
digitar o sinal de adio e o nmero de dias do retardo;
Para inserir adiantamento, aps o nmero da ID e das iniciais do
vnculo, digitar o sinal de subtrao e o nmero de dias do
adiantamento.
- REMOVENDO VNCULOS ENTRE AS TAREFAS
Usando o menu ou Barra de Ferramentas
Selecionar as tarefas vinculadas, escolher Editar, Desvincular tarefas
na barra de ferramentas;

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MS- Project 2003

Usando a Caixa Informaes Sobre a Tarefa

Dar duplo clique na tarefa sucessora da qual deseja remover o
vnculo;
Na caixa de dilogo Informaes sobre a tarefa clicar no nome da
tarefa predecessora e pressionar DELETE;
Escolher OK para fechar a caixa de dilogo e remover o vnculo.
Usando o Formulrio de Tarefas
Escolher o menu Janela, Dividir;
No Formulrio de tarefas, selecionar o nome da tarefa predecessora
e pressionar DELETE;
Escolher OK e no menu Janela, Remover diviso para voltar ao
Grfico de Gantt.
Usando a Tabela de Entrada
Na coluna Predecessoras, selecionar a linha da tarefa para qual se
deseja remover a predecessora;
Pressionar DELETE para eliminar o vnculo.
- ENTENDENDO A DIVISO DAS TAREFAS
Pode ocorrer num projeto, que uma determinada tarefa precise ser
executada parcialmente e paralisada at outra tarefa ser executada, para
posteriormente, concluir a primeira tarefa. Por exemplo, possvel executar a
rede de esgotos interna de uma construo, paralisa-las para executar os pisos
e, posteriormente, completar a parte externa da rede. O MS-Project permite
inmeras divises com quaisquer espaamentos.
Para inserir uma diviso:
No Grfico de Gantt, escolher o menu Editar, Dividir tarefas ou
pressionar o boto dividir tarefas na barra de ferramentas;
Na rea grfica do Grfico de Gantt posicionar o boto do mouse
sobre a barra da tarefa que deseja dividir. Movendo o ponteiro do
mouse sobre a barra, a caixa de dilogo indicar o dia do incio da
diviso.
Para retirar as divises, posicionar o mouse sobre a diviso da barra de
tarefas at o ponteiro do mouse mudar para quatro setas; pressionar e manter
pressionado o boto esquerdo do mouse e arraste a diviso da barra para a
esquerda at encontrar a primeira diviso.

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MS- Project 2003

- TRABALHANDO COM RESTRIES DE TAREFAS

Quando entrar com tarefa no MS-Project sua data de incio ser, por
padro, a data de incio do projeto, se esse projeto estiver agendado pela data
de trmino, a data de trmino ser a data de trmino do projeto. E tambm, por
padro, a nova tarefa ser agendada para a execuo o mais breve possvel.
Porm, algumas vezes e necessrio incluir tarefas com restries de
incio e trmino. Essas restries podem ser flexveis ou inflexveis. As
primeiras no esto presas a uma data especfica, enquanto as ltimas esto.
O que determina a flexibilidade ou inflexibilidade de uma restrio o
projeto ser agendado pela data de incio ou pela data de trmino. Assim, se um
projeto agendado pela data de incio tem uma tarefa com uma restrio No
terminar antes de, o prazo final do projeto pode ser alterado e, portanto, a
restrio flexvel. Se o projeto agendado pela data de trmino, essa data
no poder ser adiada pela ocorrncia da tarefa restringida, tornando a
restrio inflexvel.
OS TIPOS DE RESTRIES
Tipo de Restrio
Quando us-la
Levando-se em considerao os vnculos, inicia a
O mais breve possvel
tarefa o mais breve possvel. Permite que
alteraes na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Inicia a tarefa o mais tarde possvel com base nos
O mais tarde possvel
vnculos com outras tarefas. Permite que
alteraes na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Termina a tarefa na data especificada ou depois
No terminar antes de
dela. Permite que as alteraes na agenda
finalizem as tarefas posteriormente.
Inicia a tarefa na data especificada ou depois.
No iniciar antes de
Permite que alteraes na agenda iniciem as
tarefas posteriormente.
Termina a tarefa na data especificada ou antes.
No terminar depois de Permitem que as alteraes na tarefa movam a
data de incio at a data limite
Deve terminar em
Termina a tarefa em uma data especfica.
(Restrio Inflexvel)
Alteraes na agenda no afetam a data de
trmino.
Deve iniciar em
Inicia a tarefa em uma data especfica. Alteraes
(Restrio Inflexvel)
na agenda no afetam a data de incio.
Para aplicar as restries s tarefas:
Selecionar a tarefa a ser restringida;
Clicar no boto Informao sobre a tarefa na barra de ferramentas;
Selecionar a tabela Avanado;
Na rea Restringir Tarefa na caixa Tipo de restrio escolha o tipo de
restrio. Para restries diferentes do padro, defina a data no campo
direita;
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MS- Project 2003

Escolher OK para fechar a janela e aceitar a restrio.
- IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL
Estes procedimentos encerram o planejamento inicial, sem ainda
considerar recursos e custos. Para imprimir:
Acessar o menu Arquivo, Imprimir teclar CTRL+P ou ainda clicar no
boto Imprimir na barra de ferramentas;
Configurar a folha, modo de impresso, quantidade de cpias, etc.

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MS- Project 2003

Trabalhando com outras Visualizaes

- USANDO O CALENDRIO
A visualizao Calendrio, acessvel atravs da barra de modos,
uma das mais usuais, alm do Grfico de Gantt. Ela permite, num calendrio
padro, visualizar as tarefas que ocorrem dia a dia e suas duraes.
Normalmente o calendrio apresenta um ttulo para ms e ano, e, por
padro, quatro semanas e as tarefas que ocorrem neste perodo, com exceo
das tarefas resumo.
possvel alterar a visualizao na tela utilizando os botes Zoom na
(aumenta a quantidade de tarefas visveis) e
barra de ferramentas:
(para diminu-las).
Pode-se utilizar as teclas ALT+HOME ou ALT+END para mover o
calendrio para as datas de incio ou trmino do projeto, respectivamente.
Pode-se ainda utilizar as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN para visualizar as
semanas anteriores ou posteriores s mostradas na tela. Para rolar o
calendrio atravs dos meses, utilize as setas de rolagem de meses, no canto
direito da barra de ttulo de meses.
Localizando Tarefas e Datas
O MS-Project permite localizar, no modo Calendrio, tarefas pelo nome
ou por alguns caracteres do seu nome e, tambm, localizar data. Esses
recursos so importantes quando trabalhamos com projetos longos ou com
muitas atividades.
Para mover o Calendrio at determinada tarefa, clicar com o boto
direito do mouse na barra de ttulo do ms/ ano e escolher Ir para... ou escolher
no menu Editar, Ir para. O MS-Project mostrar a caixa de dilogo Ir para onde
se pode selecionar a ID da atividade desejada ou a data escolhida.
Formatando o Calendrio
O MS-Project permite a formatao do Calendrio, visando melhorar a
aparncia do mesmo ou a visualizao de dados importantes em um projeto.
Assim possvel, por exemplo, inserir no calendrio as tarefas de resumo,
dados de recursos, bem como alterar fontes, sombreado e outros padres.
Para inserir as barras das tarefas de resumo:
Clicar com o boto direito em qualquer rea do calendrio, e
escolher Estilo de barra;

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MS- Project 2003

Na caixa de texto Tipo de tarefa selecione Resumo;

Na rea Forma da barra, na caixa Tipo de barra clicar na seta para
baixo e selecionar Barra (em substituio a nenhuma);
Para formatar ttulos, caixa de datas e sombreamento do calendrio, dar duplo
clique em qualquer nome de dia da semana. O MS-Project abrir a caixa de
dilogo Escala de tempo.

Nas opes indicadas nas trs caixas de texto, escolher e definir novas opes
de formatao do calendrio.
Usando o Diagrama de Rede
O Diagrama de rede, acessvel atravs do menu Exibir, outra opo de
visualizao do projeto, mais usual para uma verificao geral da seqncia
das tarefas e seus relacionamentos.
Cada tarefa representada por uma caixa ou por um n que contm o
nome da tarefa, identificao, durao, incio e trmino. As tarefas resumo so
indicadas por caixas inclinadas, as tarefas crticas por caixas vermelhas e os
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MS- Project 2003

marcos por caixas no formato de um hexgono alongado. As linhas de conexo
entre as caixas representam a existncia de dependncia entre essas tarefas.
Para melhor visualizao do Diagrama de rede, utilizar os botes Mais
Zoom e Menos Zoom na barra de ferramentas. Para ir a uma determinada
tarefa: Editar, Ir para e digitar o nmero da identificao de cada tarefa
desejada. Para formatar o layout do Diagrama de rede: Formatar, Layout.
Inserindo Cabealhos e Legendas
Pode-se adicionar o nome da empresa, logotipo e outras informaes a
cada pgina de um modo de exibio ou de um relatrio impresso. Pode-se
tambm adicionar essas informaes legenda de um projeto. A legenda
uma lista que, como padro, exibida em cada pgina de um modo de
exibio Calendrio, Diagrama de Rede ou Grfico de Gantt impresso.
Entretanto, no se pode adicionar uma legenda num relatrio.
possvel digitar ou colar texto, adicionar informaes do projeto, colar
ou inserir imagens grficas em cabealhos, rodaps e legendas. Cabealhos e
rodaps so especficos dos modos de exibio e relatrios e as legendas so
especficas dos modos de exibio.
Inserindo um Desenho no Cabealho
No menu Arquivo, escolher Configurar pgina e a opo Cabealho;
;
Clicar no boto inserir figura
Na caixa de texto Examinar, localizar o diretrio onde se encontra a
figura a ser inserida;
Clicar em Inserir. Para escolher o alinhamento da figura ( esquerda,
centralizar ou direita), faa a opo antes de clicar no boto Inserir
figura.
Usando a Barra de Ferramentas de Desenho
O MS-Project dispem de uma barra de ferramentas de desenho com a
qual pode-se desenhar uma variedade de figuras geomtricas, linhas e setas
na rea grfica no Grfico de Gantt, bem como caixa de textos.
Para visualizar a barra de ferramentas de desenho, escolher o menu
Inserir, Desenho.

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MS- Project 2003

Conhecendo mais sobre o MS-Project

- ENTENDO TAREFAS CRTICAS
Tarefas crticas so tarefas que devem terminar no prazo para que todo
o projeto tambm termine no prazo. Caminho crtico do projeto a seqncia
de tarefas que definem a durao total do projeto.
Por padro, uma tarefa crtica tem margem de atraso total igual a zero.
Margem de atraso total de tempo pelo qual uma tarefa pode ser adiada sem
que atrase a data de trmino do projeto.
O MS-Project recalcula o caminho crtico toda vez que so alterados
dados de uma tarefa. Uma tarefa crtica pode se tornar no crtica e uma tarefa
no crtica pode se tornar crtica quando so atribudos recursos ou so
alterados vnculos s tarefas.
- IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRTICO
O MS-Project possui dois modos de exibio que distinguem
visualmente as tarefas crticas das no-crticas. Tanto o modo de exibio
Gantt Detalhado quanto o Gantt de Controle exibem as tarefas crticas em
vermelho. Para identificar tarefas no caminho crtico:
No menu Exibir clicar em Mais Modos de exibio;
Na lista Modos de exibio clicar em Gantt detalhado ou Gantt de
controle e em seguida Aplicar.
- CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS
O MS-Project considera muitos fatores quando define as datas de incio
e trmino de uma tarefa (tal como as restries definidas nas datas, as
dependncias sobre outras tarefas e durao da tarefa). A data de trmino do
projeto determinada pelas ltimas datas de trmino de suas tarefas. Essas
datas de trmino so afetadas pelo tempo que as tarefas levam para ser
concludas. A durao de cada tarefa determinada pela quantidade de
recursos e pela frmula Durao = Trabalho/ Recursos. Ao atribuir os recursos,
o MS-Project usar esta frmula para todo o agendamento.
Por padro, o MS-Project calcula a durao, ou seja, as unidades so
fixas. Pode-se escolher qual parte da equao de planejamento o MS-Project
calcular definindo o tipo de tarefa: durao fixa, unidades fixas ou trabalho
fixo. Esta definio pode ser feita tarefa a tarefa, podendo existir num mesmo
projeto, tarefas com diferentes propriedades.
Exceto quando o tipo de tarefa trabalho fixo aplicado, a maneira como
a agenda de uma tarefa alterada quando se altera suas unidades de trabalho,
durao ou recurso depende de o tipo da tarefa ser combinado com o
agendamento controlado pelo empenho ou com o agendamento no controlado
pelo empenho. Se o tipo de tarefa trabalho fixo for aplicado haver o mesmo
efeito na tarefa, esteja o agendamento controlado pelo empenho ativado ou
desativado.

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MS- Project 2003

Tarefas de Unidades Fixas
As unidades determinam a alocao de um recurso a uma tarefa. Para
unidades de 100% um recurso est trabalhando em perodo integral; para
unidades de 50% o recurso est trabalhando em meio perodo, e assim por
diante. Por padro, as unidades so fixas, significando que a alocao
permanece no valor da unidade que foi definida.
Se o controle pelo empenho estiver ativado em uma tarefa, medida
que so alteradas as atribuies de recursos, o MS-Project ajustar a durao.
Por exemplo, se for atribudo dois pintores em perodo integral para pintar as
paredes em quatro dias, e em seguida atribuir mais dois pintores em perodo
integral, o MS-Project reduzir a durao para dois dias. No entanto, se o
controle pelo empenho estiver desativado, ao fazer a atribuio de mais dois
pintores em perodo integral, o MS-Project manter a durao constante, mas
dobrar a quantidade de trabalho referente tarefa.
Ao ajustar o trabalho de recursos individuais, o MS-Project recalcular o
trabalho total referente tarefa, esteja o controle pelo empenho ativado ou
desativado.
Os cenrios onde este tipo de tarefa melhor se aplica so aqueles onde
sabe-se antecipadamente a disponibilidade de recursos para cada tarefa, mas
no se conhece as duraes.
Tarefas de Trabalho Fixo
Ao definir uma tarefa como trabalho fixo, o MS-Project no calcula o
trabalho para as tarefas ou recursos. Em vez disso, ao alterar as atribuies
dos recursos, o MS-Project calcular a durao.
Exemplo: se for atribudo dois pintores em horrio integral para pintar as
paredes em quatro dias e em seguida for atribudos mais dois pintores, o
programa reduzir a durao para dois dias. Se a durao da tarefa for
ajustada, aumentando-a de dois para quatro dias, o MS-Project definir as
unidades de cada recurso para 50% para que cada pintor trabalhe apenas meio
perodo.
Ao selecionar o tipo de tarefa de trabalho fixo, o MS-Project ativa
automaticamente o controle pelo empenho e o bloquear nesta configurao.
Tarefas de Durao Fixa
Quando a durao fixa, ela permanece no valor inserido e o MSProject calcula as unidades de recurso ao se alterar as atribuies. Exemplo:
com o controle pelo empenho ativado, atribui-se dois pintores em perodo
integral para pintar as paredes em quatro dias e depois atribui-se mais dois
pintores tambm em perodo integral. O MS-Project definir as unidades para
cada pintor em 50%, porque os quatro pintores precisam trabalhar apenas meio
perodo para concluir as paredes em quatro dias. O trabalho permanece
constante.
No entanto, se o controle pelo empenho for desativado e for atribudos
mais dois pintores em perodo integral, o MS-Project reduzir a durao para
dois dias. Nesse caso o trabalho tambm permanecer constante.
Os cenrios onde este tipo de tarefa melhor se aplica so aqueles onde
sabe-se antecipadamente a durao das tarefas, restando desta forma definir a
quantidade de recursos a ser atribudos.
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MS- Project 2003

Para Alterar o Tipo de Tarefa
No campo Nome da Tarefa, selecionar a tarefa que sofrer a
alterao;
Clicar em Informaes sobre a Tarefa na barra de ferramentas (ou
dar duplo clique sobre a tarefa);
Clicar na guia Avanado e fazer a alterao na caixa Tipo de tarefa.

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MS- Project 2003

Atribuindo Recursos e Custos

- DEFINDO RECURSOS
Os recursos de um projeto podem ser considerados como pessoas,
equipamentos, materiais ou quaisquer facilitadores que contribuam para a
realizao de uma tarefa no projeto.
Arquiteto
Recursos de Pessoas:
Mestre de Obras
Tcnicos
Etc.
Recursos de Materiais:
Cimento
Areia
Tinta
Etc.
Recursos de Equipamentos:
Betoneira
Carrinho de mo
Caminho
Etc.
Outros Tipos:
Sala de Reunies
Depsito de materiais
Microcomputador
Etc.
- DEFININDO CUSTOS
Existe a opo de usar custos associados aos recursos e diretamente
tarefa, formando o custo total da tarefa. Caso no seja necessrio o custo
associado ao recurso, pode ser usado somente o custo fixo da tarefa.
Custo do Recurso
Os custos de recursos podem ser calculados pelo tempo gasto com a
realizao da tarefa ou ainda pela quantidade de recursos atribuda mesma.
Como o MS-Project calcula o custo de uma tarefa de acordo com um
recurso que ganha por hora trabalhada, temos:

Taxa Padro
Horas
do Recurso
Trabalhadas
10h
R$ 5,00/h
R$ 100,00/d
10h*
*O MS-Project considera um dia como sendo 8 horas.

Custo
Calculado Total
R$ 50,00
R$ 125,00

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MS- Project 2003

Custo da Tarefa
Alm do custo que foi calculado pelas horas trabalhadas do recurso,
podemos inserir um custo independente do recurso, ou seja, um custo fixo
tarefa. Esta opo de uso conveniente nas seguintes situaes:
Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um
empreiteiro pela execuo da tarefa;
Quando se pretende informar o valor global de uma compra de
materiais para a execuo da tarefa;
Quando o clculo dos custos das tarefas, baseadas em recursos,
foram efetuadas por outro software e pretende-se utilizar apenas os
valores j resumidos.
- CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS
Antes de atribuir recursos s tarefas importante que seja realizado um
estudo de cada tarefa a ser executada e que se defina os recursos necessrios
para sua total concluso. Este estudo geralmente pode ser feito com base nas
composies de custos dos servios, que pode ser criada no MS-Project ou
obtida em outros softwares. Para criar uma lista de recursos:
No menu Exibir, escolher a opo Planilha de recursos.

Indicador
Nome do Recurso
Tipo
Unidade do Material
Iniciais
Grupo
Unidades Mximas

Taxa Padro

Taxa H. Extra
Custo/ Uso

Indica o status do recurso (o status informado

automaticamente).
Identifica o nome do recurso.
Define o tipo do recurso trabalho ou material.
Especifica a unidade de medida do material.
Pode-se utilizar esse campo para informar as iniciais do
nome do recurso (ao invs do nome completo).
utilizado para identificar um grupo de recursos. Por
exemplo, Servente e Pedreiro fazem parte do Grupo MO
(mo-de-obra).
Informa o nmero mximo de recurso disponvel para a
atribuio. Pode ser formado como porcentagem ou
decimal. Uma nica pessoa, por exemplo, tem como
definio nesta coluna o valor 100%. Se ela trabalhar
somente meio expediente, ser definido 50%, e se
forem 3 pessoas trabalhando o valor ser 300%.
(Selecionar a opo do menu Ferramentas, Opes,
guia Cronograma, em Mostrar unidades de atribuio
como: Decimal ou Porcentagem).
utilizada para o custo por unidade de tempo para o
trabalho do recurso. Pode usar seguido da unidade de
tempo m (custo por minuto), h (custo por hora), d (custo
por dia), ou a (custo por ano).
Quando se define trabalho com hora extra, pode se
formar o custo com a taxa neste campo.
Refere-se a um possvel custo adicional Taxa Padro.
Se o recurso for do tipo trabalho, funciona como se
fosse um custo fixo do recurso, se for recursos

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MS- Project 2003

Acumular

Calendrio Base

Cdigo

materiais, o valor fornecido entendido como um custo

adicional independente da quantidade de recursos, por
exemplo transporte.
Mtodo utilizado pelo MS- Project para calcular o custo
da tarefa realizada (em funo do tempo).
Incio os custos sero contabilizados no incio de cada
tarefa que utiliza o recurso em questo;
Rateado os custos sero rateados no tempo
proporcionalmente durao da tarefa;
Fim os custos sero contabilizados no fim de cada
tarefa que utiliza o recurso em questo.
O calendrio padro considera 5 dias na semana, 8
horas por dia, sem feriados. Os recursos do projeto
podem ter restries de disponibilidade em termos de
datas e expedientes de trabalho, tendo assim a
necessidade de criar um novo calendrio.
Pode ser inserido qualquer tipo de identificao do
recurso (por exemplo: Nmero do registro do
empregado).

Preenchendo a Planilha de Recursos

Para recursos de materiais, defini-se a unidade do material e o custo
unitrio em Taxa padro, onde a cada unidade estabelecida ser contabilizado
o custo informado.

Para recursos de equipamentos, define-se a coluna Tipo como trabalho

e o custo inserido na coluna Taxa padro (onde o valor ser dado por hora,
ou por dia, ou por semana, etc.).

Para inserir recursos de mo-de-obra, define-se a coluna Tipo como

trabalho, o custo na coluna Taxa padro e o custo da hora extra na coluna
Taxa h. extra.

Para servios terceirizados que possuem um custo total (ex.: empresa

de instalaes eltricas, empreitas, etc.), este custo inserido na coluna
Custo/Uso onde o valor inserido ser contabilizado somente uma vez.

Classificando Recursos
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MS- Project 2003

A partir da Planilha de Recursos, atravs o menu Projeto, utilizar a
opo Classificar. Nesse menu h uma opo rpida, porm, se desejar,
escolher a opo Classificar por, onde se define mais critrios de classificao.

Definindo um Pool de Recursos

Normalmente, define-se uma lista de recursos para que seja usada no
projeto ativo. Pode ser que esse projeto usar uma lista de recursos j definida
em um outro projeto. Desse modo, esta lista de recursos melhor definida
como pool em um arquivo separado para que seja independente do projeto at
que os recursos deste conjunto sejam atribudos. H vrios caminhos para
adicionar um Pool de recursos. Ele pode ser criado antes de definir as tarefas.
Para ativar o Pool de recursos criado em outro projeto ou em outro
arquivo separado necessrio abrir os arquivos contendo o pool e o projeto. A
partir do projeto ativo, utilizar Ferramentas, Compartilhamento de recursos,
Compartilhar recursos, Utilizar recursos de e selecionar o arquivo que contm a
lista de recursos.

- ATRIBUINDO RECURSOS S TAREFAS

Criada a lista de recursos, pode-se atribuir as quantidades de recursos
necessria para a execuo de cada atividade do projeto.
Para a atribuio de recursos ativada a tela a seguir, a partir do boto Atribuir
recursos

na barra de ferramentas:

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MS- Project 2003

Selecionar a tarefa a ser atribuda, selecionar os recursos na lista de

recursos para atribuir e indicar a quantidade de recursos necessrios,
confirmando com a tecla ENTER ou boto Atribuir.
Definindo Custo Fixo Tarefa
Como citado anteriormente, existe a possibilidades dos custos serem
associados diretamente s tarefas. Custos fixos podem ser, por exemplo: custo
com o pessoal da administrao da obra, valores relativos ao rateio de
despesas fixas da empresa, valor destinado ao risco do projeto, etc.
Pode-se adicionar o custo fixo em cada atividade ou atividades-resumo,
atravs do menu Exibir, Tabela, Custo, no campo Custo fixo.
- ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS
Aps determinadas as quantidades dos recursos necessrios cada
tarefa, pode-se visualizar o custo de cada recurso (usado em cada tarefa), e o
custo total da tarefa, bem como o custo de todo o projeto.
Para visualizar o custo de cada recurso (e tambm de cada tarefa):
No modo de exibio Uso da Tarefa, inserir coluna Custo.

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MS- Project 2003

Usando Recursos de forma Eficiente

- USO PARCIAL DO RECURSO
Em muitas situaes necessita-se informar que um determinado recurso
no vai trabalhar durante toda a durao da tarefa, ou que o incio de sua
atuao no coincide com o incio da durao da tarefa, ou ambos. Um
exemplo: a tarefa limpar terreno, com a durao de duas semanas (ou 80
horas) e utilizando os recursos servente e pedreiro. Com relao ao recurso
pedreiro, informa-se que seu uso ser:
Sua utilizao ser somente de 24 horas (ver campo Trabalho);
O incio de sua utilizao ocorrer uma semana aps o incio da
tarefa.

Esta informao foi digitada diretamente na tela Uso da Tarefa, colunas

das semanas 25/6 e 2/7.
Recurso Tipo Material versus Tipo Trabalho
A distribuio do recurso no tempo tem tratamento diferenciado para os
diferentes tipos de recursos, conforme pode ser observado na figura para as
linhas dos recursos pintor e tinta:
Recursos do tipo Trabalho tm o campo Trabalho calculado
segundo a frmula T = R x D. Neste clculo leva-se em considerao
o total de horas trabalhadas por dia.
Recursos do tipo Material tm o campo Trabalho igual ao valor da
quantidade do recurso utilizada pela tarefa.
- CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS
O MS-Project permite que a distribuio, no tempo, de uma certa
atribuio de recurso de uma tarefa obedea a uma entre 8 opes:
Perfil
Uniforme
Crescente
Decrescente
Pico Duplo
Pico Inicial
Pico Final

Descrio
A quantidade de horas distribuda igualmente em todos os
dias.
A quantidade de horas inicia baixa, crescendo at o final.
A quantidade de horas inicia alta e diminui at o final.
A quantidade de horas no perodo tem pico mximo por duas
vezes durante o perodo.
No primeiro quarto de durao da tarefa obtm-se o pico
mximo de horas.
No ltimo quarto de durao da tarefa obtm-se o pico mximo
de horas.

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MS- Project 2003

Sino
Tartaruga

A quantidade de horas atinge o pico mximo no meio do

perodo.
A quantidade de horas tambm atinge o mximo no meio do
perodo, porm as horas iniciais e finais so mais altas que o
perfil Sino.

Com duplo clique no nome do recurso estando ativado o modo de

exibio Uso da Tarefa, pode-se visualizar e modificar o perfil.

Ao modificar o perfil, o programa exibe um desenho (que caracteriza

este perfil) e modifica a quantidade de horas em cada dia (ou semana). O
exemplo abaixo mostra estes perfis para uma tarefa com a durao de 4
semanas (160 horas):
Uniforme
Crescente
Decrescente
Pico Duplo
Pico Inicial
Pico Final
Sino
Tartaruga
importante observar que o perfil Sino o que mais se assemelha a
curva S e um dos mais utilizados.
A cada tipo de perfil utilizado, a quantidade de horas totais pode variar,
tendo ento a necessidade de observar essas duraes.
Se nenhuma destas opes for suficiente, pode-se formatar
manualmente inserindo as horas trabalhadas por dia na prpria coluna
referente ao perodo em que o recurso est sendo utilizado.
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

- OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS
Embora o maior desafio seja resolver problemas de superalocaes de
recursos, interessante tambm ajustar a utilizao de recursos subutilizados.
Nem sempre possvel evitar todas as superutilizaes ou subutilizaes de
recursos, mas a meta distribuir o trabalho de modo que cada recurso trabalhe
em sua capacidade tima que eles sejam plenamente utilizados durante as
horas de trabalho normais.
Localizando Tarefas com Recursos Subutilizados no Projeto
A visualizao da subutilizao dos recursos se d no modo de exibio
Uso da Tarefa. Como neste caso, o que importa so recursos relativos mode-obra, pode ser til a utilizao de filtros, que iro exibir apenas esses
recursos. Para obter este procedimento:
Inserir, Coluna, na janela Definio da coluna, Nome do campo
selecionar Tipo de recurso;
Clicar na barra de ferramentas Auto Filtro
;
Na coluna Tipo de recurso, selecionar Trabalho.
Uma maneira de evitar a subalocao diminuir a durao da tarefa
(que ser do tipo Trabalho Fixo) que possui o recurso subutilizado, ou reutilizar
o recurso em outra atividade que acontece no mesmo perodo.
- AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS
Quando um recurso est superalocado, atribudo para trabalhar mais
horas em determinado perodo de tempo do que est disponvel em seu
calendrio de recursos. Com isso, necessrio solucionar o problema de
superalocao destes recursos.
Por padro, o MS-Project procura as superalocaes com base em
perodos dirios. Por exemplo, se um recurso com oito horas disponveis por
dia for atribudo para trabalhar dez horas em um dia, o programa indicar que
ele est superalocado neste dia.
As superalocaes de recursos podem ser solucionadas com trs
estratgias que podem ser usadas separadamente ou em conjunto:
Alterar atribuies;
Modificar o perodo e trabalho de um recurso;
Trabalho em hora extra.
Antes de tentar solucionar uma superalocao de recursos necessrio
verificar se existem possveis variaes tais como uma maior durao no
projeto. A reduo das unidades de recursos atribudas a uma tarefa crtica, por
exemplo, poder da mesma forma aumentar a durao da tarefa. Se isso
tambm atrasar a data de trmino prevista, convm examinar outras
estratgias para solucionar a superalocao.
Localizando Recursos Superalocados
Antes de solucionar um problema de superalocao preciso descobrir
quais recursos esto superalocados, quando isso ocorre e as tarefas s quais
esto atribudos nesse perodo.
Para localizar os recursos superalocados:
Menu Exibir, Mais modos de exibio;
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Na lista Modos de exibio, clicar em Alocao de recursos e em
seguida clicar em Aplicar;
Menu Exibir, Barra de ferramentas, Gerenciamento de recursos;
No painel superior clicar no ttulo do campo Nome do recurso;
Clicar em Ir para a prxima superalocao na barra de ferramentas;
(A prxima tarefa sobre o prximo recurso superalocado estar realada no
campo Nome do recurso).
No painel superior, analisar a escala de tempo para saber quando o
recurso est superalocado; (O MS-Project exibe em vermelho o total de
horas de trabalho atribudo a um recurso superalocado).
No painel inferior examinar a escala de tempo para saber as tarefas que
ocorrero nas datas superalocadas.

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MS- Project 2003

Alterar Atribuies
Se tiver recursos extras para serem atribudos ou recursos que possam
ser deslocados de uma tarefa para a outra, o problema de superalocao
poder ser solucionado alterando as atribuies.

Deslocar recursos
possvel deslocar recursos de tarefas no crticas para tarefas crticas
desde que isso no transforme as tarefas no-crticas em crticas. Essa ao
poder atrasar a data de trmino do projeto. Para evitar este atraso deve-se
deslocar os recursos das tarefas que possuem uma margem de atraso total
para as que no possuem essa margem. Para localizar a margem de atraso:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
Menu Exibir, Tabela, Agenda;
Sero exibidas as colunas referentes Margem de atraso permitida e
Margem de atraso total.
Obs.: A margem de atraso permitida indica o tempo que uma tarefa pode
ser atrasada sem atrasar qualquer outra. A margem de atraso total o
tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem afetar a data de trmino do
projeto.

Reatribuir recursos para trabalharem parte do expediente
Se no quiser reagendar nenhuma tarefa s quais um recurso
superalocado esteja atribudo, nem remover o recurso de qualquer uma das
tarefas, possvel atribuir o recurso para trabalhar apenas meio perodo em
cada uma das tarefas que ocorrem durante o perodo de superalocao. Para
isso:
Selecionar a tarefa qual est alocado o recurso superalocado;
Clicar em Atribuir recursos;
Selecionar o recurso e no campo Unidades, inserir a porcentagem de
tempo que o recurso est atribudo para trabalhar na tarefa, (por
exemplo, digitar 25% se desejar que o recurso trabalhe 25 por cento do
tempo na tarefa).

Reatribuir recursos subalocados
Enquanto alguns recursos podero estar superalocados durante certo
perodo de tempo, outros podero estar subalocados. Se quaisquer recursos
subalocados qualificados estiverem disponveis quando algumas tarefas
tiverem recursos superalocados, deve-se considerar a atribuio dos recursos
subalocados a essas tarefas.
Modificar o Perodo e Trabalho de um Recurso
Pode haver a flexibilidade de reagendar tarefas com superalocaes.
Por exemplo, se uma das tarefas que apresentam vnculos Incio-a-Incio puder
ser iniciada depois, ou seja, ter o vnculo alterado para Trmino-Incio, o
problema de superalocao poder ser resolvido.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Diminuir o trabalho de um recurso em uma tarefa
possvel diminuir o escopo de uma das tarefas do recurso durante o
perodo de superalocao e assim, reduzir a quantidade de trabalho requerida
desse recurso. Para isso:
Menu Exibir, Uso do recurso;
Os recursos so listados mostrando abaixo deles quais atividades eles
executam;
No campo Trabalho relativo s tarefas s quais o recurso superalocado
est atribudo, digitar um valor menor at que a superalocao seja
removida.

Dividir uma tarefa
possvel dividir uma tarefa e utilizar esta diviso para atribuir recursos
diferentes a cada parte da tarefa:
Editar, Dividir tarefa;
Posicionar o ponteiro na barra de tarefas que se deseja dividir e em
seguida arrast-la criando a diviso.
Trabalho em Hora Extra
Podem-se utilizar horas extras com os seguintes objetivos:
Diminuir o tempo de realizao de uma tarefa;
Eliminar gargalos no uso de um determinado recurso.
Para ativar o uso de horas extras em uma determinada tarefa, efetue:
Ativar o modo de exibio Uso da tarefa (a tabela ativada deve ser
Uso);
Insira na tabela Uso a coluna Trabalho em horas extras;
Escolher as tarefas que geraram o impasse e coloc-las trabalhando
em hora extra.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Visualizando as Informaes Desejadas

- TIPOS DE MODOS DE EXIBIO
Os modos de exibio podem ser divididos em duas categorias: modos
de exibio de tarefa e de recurso.
Esses modos podem ser apresentados em forma de planilhas,
diagramas, grficos e formulrios.

Modos de Exibio de Tarefa
Os modos de exibio de tarefa so utilizados quando se deseja inserir,
alterar ou exibir informaes sobre uma tarefa. Abaixo segue alguns dos
modos de exibio diferentes dos encontrados na barra de modos, enquanto
que a relao completa aparece atravs da opo Mais modos de exibio.
Modos de Exibio de Tarefa
Gantt Detalhado

Gantt de Redistribuio

Formulrio de Detalhes da
Tarefa
Diagrama de Rede Descritivo

Descrio
Uma lista de tarefas e de informaes
relacionadas e um grfico que mostra as
margens de atraso e o adiantamento. Usar
este modo de exibio para verificar por
quanto tempo uma tarefa pode ser adiada
sem afetar outras tarefas.
Uma lista de tarefas, informaes sobre
atrasos de tarefas e um grfico de barras que
mostra os efeitos anteriores e posteriores da
redistribuio. Usar esse modo de exibio
para verificar o quanto uma tarefa est
atrasada.
Um formulrio usado para examinar e editar
informaes detalhadas de controle e
agendamento sobre uma tarefa especfica.
Um diagrama de rede mostrando todas as
tarefas e dependncia entre as tarefas, os
recursos de cada tarefa e se a mesma
crtica ou no.

Modos de Exibio de Recursos

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Os modos de exibio de recursos so utilizados quando se deseja
inserir, alterar ou exibir informaes sobre um recurso. Alguns modos:
Modos de Exibio de
Recursos
Alocao de Recursos

Formulrio de Recursos
Grfico de Recursos

Formulrio Nome do
Recurso

Descrio
Um modo combinado com o modo de exibio
Uso do recurso no painel superior e com o modo
de exibio Gantt de redistribuio no painel
inferior. Usar para solucionar problemas de
superalocao.
Um formulrio usado para inserir e editar
informaes sobre um recurso especfico.
Um grfico mostrando trabalho, custos ou
alocaes de recursos ao longo do tempo. Usar
este modo de exibio para exibir informaes
sobre um nico recurso ou um grupo de recursos
ao longo do tempo.
Um formulrio usado para inserir e editar o nome
do recurso e outras informaes sobre o mesmo.

- TIPOS DE TABELAS
As tabelas podem ser divididas em duas categorias: as que podem ser
aplicadas aos modos de exibio de tarefa (chamadas tabelas de tarefas) e as
que podem ser aplicadas aos modos de exibio de recurso (chamadas tabelas
de recursos).
Para a visualizao das tabelas acessar o menu Exibir, selecione a
tabela desejada na lista ou acesse Mais tabelas.
A lista a seguir mostra as tabelas de tarefas e de recursos pr-definidas
que acompanham o MS-Project.
Tabelas De Tarefas
As tabelas de tarefas podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibio:
Acmulo de barras de tarefas;
Gantt detalhado;
Gantt de redistribuio;
Acmulo de datas de etapas;
Acmulo de etapas;
Planilha de tarefas;
Uso da tarefa;
Gantt de controle.

Tabelas de Tarefas

Descrio

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MS- Project 2003

Linha de Base
Datas de Restrio
Custo
Atraso
Valor Acumulado

Entrada
Exportar
Hyperlink
Tabela de Acmulo

Resumo
Controle
Uso
Variao
Trabalho

Exibe datas, trabalho e custos da linha de base.

Exibe restries de tarefa incluindo o tipo e a data de
restrio.
Exibe informaes de custo sobre as tarefas do projeto,
incluindo custo, custo da linha base, custo de variao e
custo restante.
Exibe informaes sobre a redistribuio dos recursos,
incluindo atraso, durao, datas de incio e de trmino
agendadas, sucessoras e nomes dos recursos.
Compara informaes sobre custo e trabalho referentes
a tarefas, incluindo o custo orado dos trabalhos
planejado e agendado. Compara o andamento esperado
com o andamento real at a data das tarefas com
recursos atribudos. Tambm mostra, em termos dos
custo dos recursos, a porcentagem de concluso real de
cada tarefa. Essa tabela tambm pode ser usada para
prever se a tarefa terminar sem estourar o oramento
ou se ir estour-lo, com base no custo incorrido
durante o seu andamento.
Exibe o nome e a durao da tarefa, as datas de incio e
de trmino, as predecessoras e os recursos.
Usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em
algum outro formato de arquivo compatvel com o MSProject.
Exibe os endereos da Web dos links atribudos s
tarefas, que levam os sites da Web e arquivos de
internet.
Usada junto com os recursos de anlise PERT do MSProject para avaliar duraes, datas de incio e datas de
trmino das tarefas baseadas no cenrio mais
pessimista.
Exibe informaes bsicas sobre o projeto, incluindo
durao das tarefas, datas de incio e de trmino,
porcentagem concluda acumulada, custo e trabalho.
Exibe informaes reais, incluindo datas reais de incio e
de trmino, porcentagem concluda, durao real,
durao restante, custo real e trabalho real.
Exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho,
durao e datas de incio e de trmino.
Exibe a variao da agenda em um projeto, incluindo
datas de incio e de trmino, datas de incio e de trmino
da linha de base e variaes de incio e trmino.
Exibe informaes sobre trabalho, incluindo trabalho
planejado, variao do trabalho, trabalho real e trabalho
restante.

Tabela de Recursos
As tabelas de recursos podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibio:
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Alocao de recursos (somente no painel superior de um modo de

exibio combinado);
Planilha de recurso;
Uso do recurso.

Tabelas de
Recursos
Custo
Entrada

Entrada
Materiais

Recursos

Entrada Recursos
do Trabalho
Exportar
Hyperlink
Resumo
Uso
Trabalho

Descrio
Exibe informaes de custo sobre os recursos do
projeto, incluindo custo, custo da linha de base,
variao, custo real e custo restante.
Exibe informaes sobre recursos, incluindo grupo de
recursos, unidade de recursos, taxa padro, taxa de
horas extras, custo por uso do recurso, mtodo de
acumulao e cdigo do recurso.
Exibe informaes bsicas sobre recursos materiais,
incluindo rtulo do material, iniciais, grupo, taxa padro,
custo por uso, acumulao e cdigo.
Exibe informaes bsicas sobre recursos humanos,
incluindo as iniciais, grupo, taxa padro, taxa horas
extras, custo por uso, acumulao, calendrio base e
cdigo.
Usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em
outro formato, compatvel com o programa.
Exibe endereos da Web dos links atribudos a tarefas e
recursos.
Exibe atribuies de recursos, incluindo grupo de
recursos, unidades mximas, uso de pico dos recursos,
taxa padro, taxa de horas extras, custo e trabalho.
Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuda a
cada recurso.
Exibe informaes sobre o trabalho, incluindo trabalho
da linha de base, variao do trabalho, trabalho real,
trabalho de horas extras e trabalho restante.

- UTILIZANDO FILTROS
Quando desejar ver informaes apenas sobre tarefas ou recursos que
compartilham determinadas caractersticas, pode-se aplicar um filtro,
adequando a visualizao a isso. Para cada planilha, grfico e modo de
exibio de grfico, a aplicao de um filtro determina quais tarefas ou recursos
so exibidos ou realados.
Os filtros contm instrues, chamadas critrios, que especificam as
condies sob as quais uma tarefa ou recurso ser exibido.

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MS- Project 2003

Se nenhum dos filtros fornecidos com o MS-Project atender s
necessidades de informao, pode-se criar um novo filtro ou modificar um
existente personalizando os critrios do mesmo.
Tipos de Filtros
Existem trs tipos diferentes de filtros: filtro Padro, filtro Interativo e
AutoFiltro.
Filtro Padro so filtros que possuem critrios geralmente utilizados com
freqncia. Eles tambm permitem comparar dois campos relativos mesma
tarefa ou recurso.
Filtro Interativo aquele que necessita que o usurio informe um valor
ou intervalo de valores para que os dados sejam mostrados. Geralmente os
filtros interativos possuem reticncias na frente e ao escolhe-los mostrada
uma janela para que se informe algum parmetro.
Os AutoFiltros proporcionam uma forma rpida de localizar um
subconjunto de dados em um campo. Quando os AutoFiltros esto ativados, o
Ms-Project exibe setas direita dos ttulos das colunas. A partir destas setas
possvel escolher critrios de acordo com o que se deseja exibir.
Pode ser usado qualquer tipo de filtro isoladamente ou combinando-o
com outros tipos. P exemplo, pode-se usar o AutoFiltro do campo Durao
para exibir somente as tarefas com dois dias de durao. Pode ainda limitar
essa informao aplicando um filtro interativo para exibir somente tarefas com
dois dias de durao que iniciam aps determinada data.
Aplicando Filtros
Para a aplicao de um filtro:
No menu Projeto, Filtro para: todas as tarefas e clicar em Mais filtros
para visualizar a lista de filtros;
Na parte superior da janela Mais filtros, definir o tipo de filtro
desejado: de tarefa ou de recurso;
Escolher o filtro desejado e em seguida Aplicar;
Para desativar um filtro no menu Projeto escolher Filtro para e clicar
em Todas as tarefas (se foi aplicado um filtro de tarefas) ou em
Todos os recursos (se foi aplicado um filtro de recursos).
Para aplicar um AutoFiltro:
Na barra de ferramentas, clicar em AutoFiltro;
No campo ao qual se deseja aplicar um AutoFiltro, clicar na seta no
ttulo da coluna e escolher o critrio para o qual se deseja filtrar a
tabela. A seta e o nome da coluna ficaro em azul indicando que o
filtro da tabela est aplicado neste campo;
Para filtrar um campo com base em dois valores ou aplicar
operadores de comparao diferentes de igual a, clicar na seta da
coluna e em seguida clicar em Personalizar e definir os critrios do
filtro desejado;
Para aplicar mais filtros mesma tabela, escolher outro campo da
mesma e definir os critrios do filtro desejado;
Para remover a filtragem de uma coluna clicar em Todos na lista
AutoFiltro dessa coluna;
Para desativar os AutoFiltros, clicar no mesmo novamente.
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

- CRIANDO OU EDITANDO UM MODO DE EXIBIO, UMA TABELA, OU UM
FILTRO
Embora o MS-Project venha com vrios modos de exibio, tabelas e
filtros, pode necessrio visualizar determinadas informaes num formato
inexistente.
Este formato pode ser criado do zero, com base em outros j existentes ou
editar os j existentes.
Criando ou Modificando um Modo De Exibio
Se o modo de exibio que se deseja for muito diferente dos j
existentes, pode-se cri-lo do zero. Contudo, ele ter como base o tipo de tela
de um modo de exibio pr-definido no programa.
Para criar ou alterar um modo de exibio:
Menu Exibir, Mais modos de exibio;
Para criar um modo de exibio do zero, clicar em Novo. Escolher
entre Modo de exibio nico e Modo de exibio combinado,
Se optar por criar um modo de exibio combinado, aps clicar em OK
na janela Definir novo modo de exibio, necessrio definir o que ser
exibido nos painis superiores e inferiores da tela, na janela Definio
do modo de exibio.
Para criar um modo de exibio com base em outro existente, clicar
nesse modo na lista Modos de exibio e em seguida em Copiar.
Para editar um modo de exibio existente, selecionar esse modo na
lista e em seguida Editar.
Na caixa Nome digitar um nome para o modo de exibio, selecionar
uma tabela, um grupo e um filtro;
Para exibir o modo de exibio clicar em Aplicar.
Criando ou Modificando uma Tabela
Ao criar uma nova tabela, parte-se de uma tabela embaixo da qual
adiciona cada campo e especifica detalhes, como ttulo e largura do campo.
Criando uma tabela com base em outra j existente, no haver
alterao da tabela original, enquanto que haver alterao se a opo for a de
editar a tabela.
Para criar ou modificar uma tabela:
Menu Exibir, Tabela, Mais tabelas;
Para criar ou modificar uma tabela de tarefas, clicar em Tarefa e em
seguida clicar numa tabela da lista Tabelas.
Para criar ou modificar uma tabela de recursos, clicar em Recursos e
em seguida clicar numa tabela da lista Tabelas;
Para criar uma nova tabela, clicar em Nova;
Na caixa Nome, digitar um nome para a tabela;
Na coluna Nome do Campo na primeira linha, clicar na seta e
escolher o que vai aparecer na primeira coluna da nova tabela;
Definir o alinhamento de dados, a largura da coluna, o ttulo da
coluna e seu alinhamento e escolher sim para a Quebra de
cabealho. Marcar as caixas Bloquear a primeira coluna e Ajustar
automaticamente as alturas de linha do cabealho. Na caixa Formato
de data, definir o formato desejado. Para exibir a tabela no submenu
Mais tabelas, marcar a caixa de seleo Mostrar no menu;
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Para exibir a tabela, clicar em Aplicar.
Para criar uma tabela com base em outra existente, na janela Mais
tabelas escolha a tabela que servir de base e clique em copiar, em
seguida:
Alterar os campos existentes ou inserir novos campos;
Clicar em OK, e em seguida em Aplicar para visualizar a tabela.
Para editar uma tabela existente, na janela Mais tabelas, escolher a
tabela a ser editada e clicar em editar.
Alterar os campos existentes ou inserir novos campos.
Clicar em OK e em seguida em Aplicar para visualizar a tabela.
Criando ou Modificando um Filtro
Ao criar um novo filtro, deve-se partir de um filtro em branco ao qual
adiciona cada campo e especifica detalhes como ttulo do campo.
Criando um filtro com base em outro j existente, haver uma
modificao na cpia desse filtro, sem alterar o original. Ao editar um filtro,
haver modificao do original.
Para criar ou modificar um filtro:
Menu Projetos, Filtro para, Mais filtros;
Para criar ou modificar um filtro de tarefas, clicar em Tarefas e em
seguida clicar em um filtro na lista Filtros.
Para criar ou modificar um filtro de recursos, clicar em recursos e em
seguida em seguida clicar em um filtro da lista Filtros;
Para criar um filtro novo, clicar em Novo;
Para criar um filtro com base em outro j existente, clicar neste filtro
na lista Filtros e em seguida em Copiar.
Para editar um filtro existente, clicar neste filtro na lista Filtros e em
seguida em Editar;
Na caixa Nome, digitar um novo nome para o filtro;
Em Filtro, selecionar um nome de campo e um teste;
No campo Valor(es) clicar em um valor a ser testado ou clicar num
intervalo de valores separados por vrgula;
Clique em OK e em Aplicar para aplicar o filtro.

Melhorando a Aparncia do Planejamento

- INTRODUO
Sero apresentadas as tcnicas para a formatao de diversos
elementos do planejamento, como textos, barras de Gantt e escalas de tempo,
visando tornar a aparncia do mesmo adequada s necessidades do usurio.
Usando as ferramentas de formatao do programa pode-se:
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MS- Project 2003

Formatar os elementos do texto, incluindo a aparncia de certas

informaes e ttulos de colunas nos modos de exibio de planilha;
Formatar barras de Gantt, alterando sua forma e padronagem,
adicionando texto, alterando a aparncia das linhas de vnculo e
assim por diante;
Formatar escalas de tempo para exibir o projeto com o nvel de
detalhe desejado;
Formatar linhas de grade, alterando cor, padronagem e outras
caractersticas;
Classificar um modo de exibio, para que as informaes apaream
na ordem mais conveniente.

- FORMATANDO TEXTOS DE PLANILHAS

Se a formatao automtica de planilhas do MS-Project no atender s
necessidades do usurio, pode-se alterar a formatao dos seus elementos
como ttulos de colunas e outros campos.
Alterando os Ttulos de Colunas
Nos modos de exibio de planilhas, como a planilha do modo Grfico
de Gantt, o programa fornece nomes padro para os ttulos das colunas, como
Nome da tarefa, por exemplo. Pode ser que esses ttulos no estejam de
acordo com os padres de uma empresa, podendo ser alterado o contedo e o
formato dessa tabela.
Para alterar o contedo e o formato dos ttulos de colunas:
Menu Exibir, clicar no modo de exibio que se deseja alterar a
formatao;
Clicar duas vezes no ttulo da coluna cujo texto ou formato deseja
alterar;
Para alterar o texto do ttulo da coluna digitar um novo ttulo de
coluna para o campo na caixa Ttulo;
Para alterar o alinhamento do ttulo da coluna clicar no alinhamento
desejado na caixa Alinhar ttulo;
Para alterar a largura da coluna insira a largura desejada na caixa
Largura.
Formatando o Texto de uma Clula
Para formatar um texto de uma clula para, por exemplo, realar uma
informao:
Menu Exibir clicar no modo de exibio desejado;
Selecionar a clula que contm o texto que deseja formatar;
Menu Formatar, Fonte;
Selecionar as opes de formatao desejadas.
Formatando uma Categoria de Tarefas e Recursos
Pode ser necessria a formatao de uma categoria de tarefas ou
recursos, visando real-la das demais. Por exemplo, pode-se quere realar as
tarefas crticas deixando o texto em vermelho.
Para aplicar essa formatao:
No menu Exibir clicar no modo de exibio desejado;
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

No menu Formatar clicar em Estilos de texto;
Na caixa Alterar item clicar na categoria de tarefa ou de recurso que
se desejar reformatar e selecionar as opes de formatao.
- FORMATANDO BARRAS DE GANTT
Existe a possibilidade de formatao das barras de Gantt quanto a cor,
forma, altura das barras e aparncia das linhas de vnculo.
Alterando a Cor, a Forma e a Padronagem das Barras de Gantt
Para alterar cor, forma ou padronagem de uma categoria de barra de
Gantt:
No menu Exibir, clicar em Grfico de Gantt;
No menu Formatar clicar em Estilo de Barra;
Na tabela, selecionar a linha de categoria (como Tabela ou Etapa)
que se deseja alterar e clicar na guia Barras;
Nas caixas Forma em Incio, Meio e Fim, clicar nas formas de barras
de Gantt que se deseja;
Na caixa Padronagem em Meio, clicar em uma padronagem de
barras de Gantt;
Nas caixas Cor em Incio, Meio e Fim, clicar nas cores de barra de
Gantt desejadas.
Algumas categorias como Etapas e Tarefa, apresentam apenas uma
forma inicial. Outras como Resumo, apresentam formas para os elementos
iniciais e finais, assim como para as barras centrais.
Para altera cor, forma ou padronagem de uma barra de Gantt:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No campo Nome da tarefa selecione as tarefas cujas as barras de
Gantt se deseja reformatar;
No menu Formatar clicar em Barra e em seguida clicar no guia
Forma da barra;
Nas caixas Forma em Incio, Meio e Fim, clicar nas formas de barra
de Gantt desejadas;
Na caixa Padronagem em Meio, clicar em uma padronagem de barra
de Gantt;
Na caixa Cor em Incio, Meio e Fim, clicar nas cores de barra de
Gantt de sua preferncia.
Alterando a Altura das Barras de Gantt
Para alterar a altura de todas as barras de um Grfico de Gantt:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
Menu Formatar, Layout;
Na caixa Altura da Barra selecionar a opo desejada.
Alterando a Aparncia das Linhas de Vnculo
Para alterar a aparncia das linhas de vinculo ou ocult-las:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
Menu Formatar, Layout;
Em Vnculos escolher a opo desejada.
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Adicionando Informaes s Barras de Gantt
Para adicionar informaes a uma categoria de barras de Gantt, como
por exemplo, nomes dos recursos e porcentagens de concluso:
Exibir, Grfico de Gantt;
Formatar, Estilos de barra;
Na tabela selecionar o tipo de barra de Gantt (como Etapa ou
Resumo) ao qual deseja adicionar o texto, em seguida clicar na guia
Texto;
Nas caixas Esquerda, Direita, Superior, Inferior e Dentro, clicar nos
campos cujos dados se deseja exibir na barra de Gantt.
- FORMATANDO ESCALAS DE TEMPO
Na parte superior do Grfico de Gantt e em outros modos de exibio,
mostrada uma escala de tempo que pode ter trs camadas: superior,
intermediria e inferior. possvel ajustar essa escala, de modo a exibir o
projeto de acordo com as necessidades. Para isso:
Formatar, Escala de tempo;
Na caixa Opes de escala de tempo, Mostrar, escolha quantas
camadas deseja mostrar;
Nos guias superiores de camadas, clicar em cada camada e definir:
o A unidade da escala;
o A formatao do cabealho;
o A contagem (por exemplo, se a unidade de escala escolhida for
semanas e se for definida a contagem como 2, a escala ser
separada em seguimentos de duas semanas).
- FORMATANDO LINHAS DE GRADE
Para tornar o grfico mais atrativo visualmente, bem como a sua
legibilidade, possvel adicionar linhas de grade horizontais e/ou verticais e
especificar suas padronagens e cores. Para realizar essa formatao:
Escolher qualquer modo de exibio (exceto Diagrama de rede,
Diagrama de relacionamentos, Diagrama de rede descritivo e
formulrios);
Formatar, Linhas de grade;
Na lista Alterar linha, clicar no tipo de linha de grade que se deseja
alterar;
Na caixa Normal em Tipo, clicar na padronagem de linha que deseja
usar. Se no desejar uma linha de grade para o tipo de linha
selecionado, clicar na opo em branco na caixa Tipo;
Na caixa Cor em Normal, clicar na cor de linha que deseja usar;
Se a linha de grade aparecer repetidamente, e voc desejar
contrastar as linhas de grade em intervalos especificados, clicar em
um intervalo, um tipo de linha e uma cor de linha em No intervalo.
- FORMATANDO UM GRFICO DE GANTT AUTOMATICAMENTE
No caso do Grfico, possvel optar pela formatao automtica atravs
do Assistente de grficos de Gantt do MS-Project que possui caixas de dilogo
interativos e vrias opes para a formatao. Para isso:
Exibir, Grfico de Gantt;
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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Na barra de ferramentas clicar em Assistente de grfico de Gantt;
Seguir as instrues do Assistente de Grfico de Gantt.

Imprimindo o Planejamento e Relatrios

- O QUE SE PODE IMPRIMIR
Podem-se imprimir todos os tipos de informaes do projeto, bem como
possvel personalizar modos de exibio e relatrios com a utilizao de
agrupamentos de tarefas e filtros.

Viso Geral do Projeto

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MS- Project 2003

Uma viso geral do projeto resume informaes sobre o projeto inteiro e
suas principais fases e deve ser impressa para pessoas que precisam dessas
informaes resumidas.
Para Imprimir
Uma contagem de tarefas, recursos de trabalho e recursos
materiais, custo do projeto, quantidade total de trabalho e
datas de incio e de trmino do projeto.
Use
Para Imprimir

Relatrio Resumo do projeto (em Viso Geral).

Uma lista de tarefas de resumo de nvel superior, com datas
de incio e de trmino agendadas, porcentagem concluda,
custo e horas de trabalho requeridas.

Use
Para Imprimir

Relatrio Tarefas de nvel superior (em Viso Geral).

Uma lista de fases do projeto (todas as tarefas de resumo)
com as duraes e a parte grfica do Grfico de Gantt.

Use
Para Imprimir

Modo de exibio Grfico de Gantt, com a tabela Entrada e o

filtro Tarefas de resumo.
Uma lista de tarefas da etapa classificada por data de incio.

Use
Para Imprimir

Relatrios Etapas (em Viso Geral).

O perodo de trabalho e o perodo de folga agendado.

Use

Relatrio Dias teis (em Viso Geral).

Informaes Sobre Tarefas

Para Imprimir

Uma lista mostrando as tarefas, as duraes, dependncias

entre as tarefas e recursos atribudos.

Use
Para Imprimir

Modo de exibio Grfico de Gantt, com a tabela Entrada e o

filtro Todas as tarefas.
As tarefas agendadas no formato de calendrio.

Use

Modo de exibio Calendrio com o filtro Todas as tarefas.

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MS- Project 2003

Para Imprimir

Uma lista de tarefas com os recursos atribudos e a

quantidade de trabalho atribuda a cada recurso por semana.

Use

Modo de exibio Uso da tarefa. Para ver o trabalho por

semana, defina a escala de tempo para semanas.
Uma lista de tarefas com as datas de incio e de trmino e os
recursos atribudos.

Para Imprimir
Use
Para Imprimir
Use

Modo de exibio Planilha de tarefas com a tabela Entrada e

o filtro Todas as tarefas.
Uma lista de tarefas crticas com as datas de incio e de
trmino agendadas e as predecessoras e sucessoras de
cada tarefa.

Para Imprimir

Relatrio Tarefas crticas (em Viso Geral).

Um fluxograma com todas as tarefas e dependncias entre
tarefas.

Use

Modo de exibio Diagrama de rede.

Informaes sobre Recursos

Para Imprimir

Uma lista de recursos materiais e de trabalho com

informaes sobre o trabalho para cada recurso.

Use
Para Imprimir

Relatrio Recurso (em relatrios Personalizados).

Uma lista mostrando informaes de entrada detalhada para
cada recurso.

Use
Para Imprimir

Modo de exibio Planilha de recursos.

Uma lista de materiais com informaes resumidas sobre o
trabalho para cada recurso material.

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Thalyta Lanna

MS- Project 2003

Use
Para Imprimir

Modo Recurso (material) (em relatrios Personalizados).

Uma lista de recursos de trabalho com informaes
resumidas sobre o trabalho deste recurso.

Use
Para Imprimir

Modo Recurso (trabalho) (em relatrios Personalizados).

Uma lista de recursos com informaes resumidas sobre o
uso para cada recurso.

Use
Para Imprimir

Relatrio Uso do recurso (em relatrios Personalizados).

Uma lista de recursos com as tarefas atribudas a cada
recurso e a quantidade de trabalho atribuda em um perodo
de tempo especificado.

Use

Modo de exibio Uso de recurso. Pode-se alterar a tabela

ou o filtro para visualizar/imprimir as informaes desejadas.
Uma lista com recursos de trabalho com tarefas atribudas,
trabalho agendado para cada tarefa, datas de incio e de
trmino e informaes adicionais.

Para Imprimir

Use
Para Imprimir

Relatrio Quem Faz o Que (em Relatrios de Atribuies).

Uma lista de recursos de trabalho com tarefas atribudas,
trabalho dirio agendado e data de incio.

Use

Relatrio Quem Faz o Que e Quando (em Relatrios de

atribuies).
Uma lista de recursos com uso total dos recursos ao longo do
tempo, alm do custo, trabalho e taxa de pagamento de cada
recurso de trabalho.

Para Imprimir

Use
Para Imprimir
Use
Para Imprimir
Use
Para Imprimir
Use

Modo de exibio Uso do recurso com a tabela Resumo e

filtro Todos os recursos.
Um grfico mostrando a quantidade de trabalho atribuda a
cada recurso de trabalho ao longo do tempo.
Modo de exibio Grfico de recursos com o filtro Todos os
recursos.
Uma lista de tarefas peridicas dos recursos.
Relatrio Lista de tarefas pendentes (em Relatrios de
Atribuies).
Uma lista de recursos de trabalho superalocados e das
atribuies de tarefas.
Relatrio Recursos
atribuies).

superalocados

(em

Relatrios

de

Informaes Sobre Custos

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Um resumo sobre os custos dos recursos.

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Modo de exibio Planilha de recurso com a tabela Custo e

filtro para Todos os recursos.
Informaes sobre custos divididas por tarefas e recursos ao
longo do tempo.

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Modo de exibio Uso do recurso com a tabelo Custo e os

detalhes do custo exibidos na escala de tempo.
Uma lista de custos planejados e reais dos recursos.

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Modo de exibio Planilha de recursos com a tabela Custo.

O custo de cada tarefa por perodo de tempo especificado,
custo total de todas as tarefas por perodo de tempo e custo
total de cada tarefa.

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Relatrio Fluxo de caixa (em Relatrios de custos).

Uma lista dos recursos cujos custos excedero o custo da
linha base.

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Relatrio Recursos com oramento estourado (em Relatrios

de custos).
Um grfico do custo acumulado por recursos durante a vida
do projeto.

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Modo de exibio Grfico de recursos com o custo

acumulado.
Uma lista do custo acumulado por tarefa.
Modo de exibio Uso da tarefa com detalhes do custo
acumulado exibidos na escala de tempo.
Uma lista de tarefas mostrando se os custos reais incorridos
excederam ou no o oramento previsto.

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Relatrio Valor acumulado (em Relatrios de custos).

Uma lista de tarefas mostrando o custo orado (ou de linhas
de base) de cada tarefa e a variao entre os custos orados
e os custos atuais (ou agendados).

Use

Relatrio Tarefas com o oramento estourado (em Relatrios

de custos).

Informaes Sobre o Andamento

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Uma lista de tarefas atualmente em andamento mostrando os

meses em que cada tarefa ocorre.

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Relatrio Tarefas em andamento (em Relatrios das

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atividades atuais).
Uma lista de tarefas mostrando as datas de incio e de
trmino reais, a porcentagem concluda de cada tarefa, as
duraes reais e restantes das tarefas.
Modo de exibio Grfico de Gant com a tabela Controle e o
filtro Todas as tarefas.
Uma lista de tarefas que iniciaram num perodo de tempo
especificado.
Relatrio Tarefas com incio breve (em Relatrios das
atividades atuais).
Uma lista de tarefas que ainda no iniciaram.
Relatrio Tarefas no iniciadas (em Relatrios das atividades
atuais).
Uma lista de tarefas que deveriam ter iniciados at uma data
especificada.
Relatrio Tarefas que j deveriam ter iniciado (em Relatrios
de atividades atuais).
Uma lista de tarefas com datas de incio e de trmino
agendadas, data de incio e de trmino da linha de base, e
diferenas entre as datas agendadas e as datas da linha de
base.
Modo de exibio Planilha de tarefas com a tabela Variao e
o filtro Todas as tarefas.
Uma lista de tarefas que foram reagendadas para ocorrerem
aps suas datas de incio da linha de base.
Relatrio Tarefas adiada (em Relatrios das atividades
atuais).
Uma lista de tarefas concludas.
Modo de exibio Planilha de tarefas, com a tabela Entrada e
o filtro Tarefas concludas.
Uma lista de tarefas concludas mostrando o perodo de
tempo em que cada tarefa ocorreu.
Relatrio Tarefas concludas (em Relatrios das atividades
atuais).

- IMPRIMINDO OS MODOS DE EXIBIO E OS RELATRIOS

Estando as informaes prontas para a impresso, o software
disponibiliza opes de insero e remoo de cabealhos, rodaps e
legendas, afim de tornar modos de exibio e relatrios com aparncia mais
profissional (ou mesmo com o perfil da empresa).
Alm disso, permite o ajuste das pginas, quanto ao nmero e tamanho
das mesmas para que sejam impressas as informaes necessrias na
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quantidade de pginas desejadas. Todos esses procedimentos podem ser
encontrados em:
No caso de um modo de exibio, clicar em Configurar pgina no
menu Arquivo. No caso de um relatrio, clicar em Configurar pgina
na janela de visualizao.
- IMPRIMINDO COLUNAS EM PLANILHAS
Com o MS-Project pode-se imprimir todas as colunas de uma planilha ou
repetir algumas colunas em todas as pginas a serem impressas.
Para imprimir colunas em uma planilha:
Escolher o modo de exibio;
Menu Arquivo, Configurar pgina, guia Modo de exibio;
Para imprimir todas as colunas mesmo que algumas estejam
ocultas atrs de uma escala de tempo, marcar a caixa de seleo
Imprimir todas as colunas da planilha;
Para repetir certo nmero de colunas em cada pgina impressa,
marcar as caixas de seleo Imprimir as primeiras e em seguida
digitar o nmero de colunas na caixa Colunas em todas as pginas.

Definindo Linha de Base e Caminho Crtico

- INTRODUO
A melhor maneira de controlar o andamento de um projeto atravs da
definio de uma linha de base depois de consolidado o planejamento e antes
do incio da execuo.
A linha de base congela as estimativas originais de agendamento,
recursos e custo, propiciando a comparao dessas estimativas com os valores
reais.
Quando definida uma linha de base, o MS-Project salva os dados
dessa linha e exibe esses dados nos campos de linha de base, para que
possam ser comparados com os dados reais.
- VERIFICANDO NOVAMENTE O PLANEJAMENTO
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Antes da definio da linha de base do projeto, importante uma nova
verificao do planejamento como um todo, para garantir a maior preciso
possvel das informaes.
Essa verificao poder englobar, entre outros, os seguintes itens:
Se as datas de incio e trmino foram aprovadas;
Se os calendrios de perodo de trabalho esto definidos para todos
os recursos de trabalho;
Se as listas de tarefas e de recursos esto completas;
Se os recursos foram atribudos s tarefas;
Se as superalocaes foram solucionadas ou minimizadas;
Se o caminho crtico foi encurtado ao mximo;
Se os vnculos refletem a seqncia das tarefas;
Se nenhuma restrio foi aplicada desnecessariamente s tarefas;
Se os custos dos projetos esto dentro do oramento.
- DEFININDO UMA LINHA BASE
Para definir uma linha de base:
Ferramentas, Controle;
Salvar linha de base, e em seguida Projeto inteiro.
Para salvar um arquivo de projeto com as informaes da linha de base:
Arquivo, Salvar como;
Na caixa Nome do arquivo, digitar um nome que informe que se trata
de uma cpia de backup das informaes da linha de base. Por
exemplo, <nome do arquivo>linha de base<data de hoje>.
- ALTERANDO AS INFORMAES DA LINHA DE BASE
Para alterar as informaes da linha de base de uma ou mais tarefas:
No campo Nome da tarefa selecionar as tarefas cujas informaes
da linha de base se deseja alterar;
Menu Ferramentas, Controle;
Clicar em Salvar linha de base e em seguida clicar em Tarefas
selecionadas.
Com este procedimento, o software atualiza os dados da linha de base
das tarefas selecionadas.
- DEFININDO O CAMINHO CRTICO
Para conhecer o caminho crtico do projeto:
Formatar, Assistente de Grfico de Gantt;
Clicar em Avanar;
Selecionar a opo Caminho crtico e Concluir;
Clicar em Formatar e em seguida Sair do assistente.
As barras de tarefas criticas que compem o caminho critico do projeto
aparecero em vermelho.

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Controlando e Atualizando o Planejamento

- INTRODUO
To importante quanto a elaborao consistente o controle do
andamento. Controlando pode-se:
Manter o projeto atualizado com os dados reais da execuo;

Comparar os dados reais com os da linha de base, visando a

soluo de problemas ocorridos, bem como a viso antecipada de
possveis problemas e a tomada de medidas corretivas;

Produzir relatrios de status para a gerncia e os participantes do

projeto;

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Formar e manter um banco de dados histricos para auxlio no

oramento e planejamento futuros.

Para que seja eficiente preciso executar o controle de forma

consistente e com regularidade. O ideal estabelecer um intervalo para sua
execuo semanal, quinzenal, mensal, e segui-lo estritamente. O importante
que esse intervalo no ultrapasse os limites de tempo para correo dos
desvios e antecipao de novos problemas.
Assim pode ser que o intervalo de controle para os supervisores dos
executores finais dos servios seja de uma semana e o responsvel pelos
custos do projeto seja de duas semanas ou um ms.
Para um controle detalhado, as seguintes variveis devero ser
controladas:
Datas de incio das tarefas;
Datas de trmino das tarefas;
Porcentagem concluda de cada tarefa;
Durao das tarefas;
Custo das tarefas;
Trabalho.
- INSERINDO DATAS DE INCIO E TRMINO
As datas de incio e de trmino das tarefas podem ter impacto
significativo no projeto, j que tarefas com incio ou trmino atrasado podem
atrasar outras e tarefas com incio e trmino adiantados podem possibilitar o
adiantamento de outras tarefas ou a liberao de recursos para outras tarefas.
Para inserir as datas de incio e trmino reais de uma tarefa:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No campo Nome da tarefa selecionar a tarefa que se deseja
atualizar;
No menu Ferramentas escolher Controle e clicar em Atualizar
tarefas;
Em Real digitar as datas na caixa Incio e Trmino.
Obtm-se o mesmo procedimento atualizando as datas nas colunas
Incio real e Trmino real ativando a tabela controle (com o modo de
exibio Grfico de Gantt ativado).
- INSERINDO A DURAO REAL DE UMA TAREFA
Para as tarefas no controladas pelo empenho, quando inserida a
durao real de uma tarefa, o MS-Project atualiza a data de incio real, a
porcentagem concluda da tarefa e a durao restante.
Para tarefas controladas pelo empenho no dever ser alterada a
durao das tarefas, mas sim ajustada a quantidade de trabalho dos recursos.
Para tarefas com durao real maior que a durao agendada, dever
ser inserida a quantidade real de trabalho da tarefa. Assim, o software alterar
a data de trmino real e aumentar a durao da tarefa. Se for inserida a
durao real ao invs da quantidade real de trabalho, o MS-Project atualizar a
durao agendada da tarefa para que seja igual durao real da mesma,
alterar a durao restante para zero e mandar a tarefa com 100% concluda.
Para inserir a durao real:
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Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No campo Nome da tarefa, selecionar a tarefa para se deseja inserir
a durao real;
No menu Ferramentas, escolher Controle e clicar em Atualizar
tarefas;
Na caixa Durao real inserir a durao real da tarefa.
Obtm-se o mesmo procedimento atualizando a durao real das tarefas
na coluna Durao real ativando a tabela controle (com o modo de
exibio Grfico de Gantt ativado).
- INDICANDO O ANDAMENTO DE UMA TAREFA COMO PORCENTAGEM
A indicao do andamento de tarefas como porcentagem importante
principalmente para as tarefas de longa durao para possibilitar a comparao
do andamento real em relao em relao linha de base e a tomada de
medidas corretivas de desvios. Para indicar o andamento de uma tarefa como
uma porcentagem:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No campo Nome da tarefa, selecionar a tarefa para se deseja
atualizar;
Clicar em Informaes sobre a tarefa e, em seguida, clicar no guia
Geral;
Na caixa porcentagem concluda digitar o nmero inteiro de 0 a 100.
Obtm-se o mesmo procedimento inserindo a porcentagem concluda na
coluna de mesmo nome da a tabela controle (com o modo de exibio Grfico
de Gantt ativado).
Por padro o MS-Project indica a porcentagem concluda da tarefa como
uma linha preta fina desenhada horizontalmente na parte central de cada barra
de tarefas, no modo de exibio Grfico de Gantt.

- ATUALIZANDO O TRABALHO CONCLUDO DE UMA TAREFA

Para tarefas agendadas com base na disponibilidade de recursos, o
andamento dever ser controlado atualizando-se o trabalho concludo do
recurso. Para isso:
Menu Exibir, Uso da tarefa;
No menu Exibir, escolher Tabela, Controle;
No campo Trabalho real digitar o valor atualizado do trabalho e
abreviao da durao para o recurso atribudo na tarefa para
qual se deseja atualizar o valor do trabalho real.
- ATUALIZANDO O TRABALHO REAL DE CADA RECURSO
Para manter o controle rgido sobre o uso de cada recurso que pode ser,
por exemplo, diria ou semanalmente, pode-se utilizar o modo de exibio Uso
do recurso, e nele inserir as quantidades reais de trabalho dirio de cada
recurso.
Para realizar esta atualizao:
Menu Exibir, Uso do recurso;
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No menu Exibir, escolher Tabela, Trabalho;
No menu Formatar, apontar para Detalhes e clicar em Trabalho real;
Para inserir os valores reais para um recurso, selecionar a coluna
relativa ao dia que se deseja controlar e em seguida digitar um valor
no campo do recurso. Para inserir os valores reais para uma
atribuio de tarefa, selecionar a coluna relativa ao dia que se
deseja controlar e em seguida digitar um valor no campo tarefa.
Para controle semanal, alterar a escala de tempo sendo que a camada
inferior passar para semanas e a camada intermediria para meses.
-ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS PARA UMA ATRIBUIO DE
RECURSOS
Para atualizar os custos reais de uma atribuio de recursos,
necessrio desativar a atualizao automtica executada pelo MS-Project com
base no mtodo de acumulao definido para cada recurso.
Para atualizar os custos reais para uma atribuio de recursos:
Menu Ferramentas clicar em Opes e em seguida na guia Clculo;
Desmarcar a caixa de seleo O MS-Project sempre calcula os
custos reais, OK;
Menu Exibir, Uso da tarefa;
No menu Exibir, apontar para Tabela, Controle;
No campo Custo real, digitar o custo real da atribuio para qual se
deseja atualizar os custos.
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DOS MATERIAIS
Pode ser que durante o andamento do projeto houve alterao nos
custos dos materiais e assim, devero ser atualizados. Para isso:
Menu Exibir, Mais modos de exibio;
Na lista Modo de exibio clicar em Planilha de tarefas e em seguida
Aplicar;
No menu Exibir, apontar para Tabela, Custo;
No campo Custo fixo alterar o valor para cada tarefa cujo custo fixo
foi alterado.
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DIRIAMENTE
Para atualizar os custos reais diariamente necessrio desativar a
atualizao automtica executada pelo MS-Project.
Para atualizar os custos reais diariamente:
Menu Ferramentas clicar em Opes em seguida na guia Clculo;
Desmarcar a caixa de seleo O MS-Project sempre calcula os
custos reais, OK;
No menu Exibir, clicar em Uso da tarefa;
No menu Exibir, apontar para Tabela e em seguida Controle;
No menu Formatar, apontar para Detalhes e clicar em Custo real;
Para inserir os valores reais para uma tarefa, selecionara a coluna
relativa ao dia que deseja controlar e em seguida digitar um valor no
campo da tarefa.
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Para inserir os valores reais para uma atribuio de recursos,
selecione a coluna relativa ao dia que se deseja controlar e em
seguida digitar um valor no campo do recurso.
- REAGENDANDO O TRABALHO NO CONCLUDO
Se o projeto estiver atrasado e for necessrio verificar a quantidade de
trabalho que precisa ser feito para a concluso do mesmo, deve-se
providenciar o reagendamento das tarefas atrasadas e no concludas.
O reagendamento do trabalho restante poder remover restries de
tarefas. Por exemplo, se uma tarefa tiver a restrio Deve terminar em e o
reagendamento do trabalho restante da tarefa adiar a data de trmino para
depois da data de restrio, o MS-Project redefinir a restrio para O mais
breve possvel. Se houver restries que se deseja preservar, necessrio
fazer o reagendamento manualmente.
No caso de tarefas parcialmente concludas, o MS-Project dividir
automaticamente a tarefa entre o trabalho concludo e o trabalho restante. O
reagendamento do trabalho restante para uma tarefa parcialmente concluda
poder criar um intervalo entre duas partes da tarefa, o qual aparecer no
Grfico de Gantt como uma tarefa dividida.
Para reagendar o trabalho no concludo para iniciar na data atual:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No campo Nome da tarefa, selecionar as tarefas que se deseja
reagendar. Se desejar reagendar todo o trabalho restante do
projeto, no selecionar nenhuma tarefa;
No menu Ferramentas apontar para Controle e clicar em Atualizar
projeto;
Clicar em Reagendar trabalho no concludo para iniciar aps e
digitar a data a partir da qual se deseja reagendar todo o trabalho
restante;
Para reagendar todo o projeto, clicar em Projeto inteiro;
Para reagendar somente as tarefas selecionadas clicar em Tarefas
selecionadas.
- COMPARANDO OS DADOS REAIS E OS DADOS DA LINHA BASE
Durante o andamento do projeto importante a comparao regular
entre os dados reais e os dados da linha de base, para verificao dos desvios
e tomada de medidas preventivas ou corretivas dos problemas causados por
esses desvios.
Entre os desvios a serem verificados pode-se citar:
Tarefas que no esto iniciando ou terminando pontualmente;
Tarefas cujo andamento no esto de acordo com o planejado;
Tarefas que requerem mais ou menos trabalho do que o agendado;
Tarefas cujo custo maior ou menor do que o estimado.
Ao encontrar desvios, vrias aes podero ser tomadas para diminuir o
impacto dos mesmos no projeto, tais como:
Ajustar as dependncias entre tarefas;
Atribuir horas adicionais aos recursos;
Reatribuir recursos;
Excluir ou combinar algumas tarefas;
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Ajustar o oramento;
Aumentar as estimativas de durao das tarefas;
Estender os prazos finais.

Exibindo Linhas de Andamento

Linha de andamento uma representao grfica do MS-Project que
possibilita a verificao visual do andamento das tarefas.
A linha de andamento uma linha vertical conectada s tarefas
conectada esquerda representa atraso, e direita representa avano. Se for
vertical indica que a tarefa est em dia.
Para exibir as linhas de andamento no projeto:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No menu Ferramentas, apontar para Controle e clicar em Linhas de
andamento;
Clicar no guia Datas e intervalos;
Marcar a caixa de seleo Sempre exibir a linha de andamento atual;
Para mostrar o andamento na data de status do projeto, clicar em Na
data de status do projeto. Para mostrar o andamento na data atual,
clicar em Na data atual;
Para mostrar o andamento em relao ao plano da linha de base,
clicar em Plano da linha de base em Exibir linhas de andamento em
relao a;
Para alterar a aparncia das linhas de andamento, utilizar o guia
Estilos de linha e escolher as opes desejadas.
Exibindo os Campos da Linha de Base
Para facilitar a comparao dos dados reais com os dados da linha de
base, pode-se exibir os campos da linha de base , com os seguintes passos:
Menu Exibir, Gantt de Controle;
No menu Exibir, clicar em Tabela, Mais tabelas;
Na lista Tabelas clicar em Linha de base e em seguida Aplicar;
Comparando Estimativas da Linha de Base com os Dados Reais
Para comparar as estimativas da linha de base com os dados reais:
Menu Exibir, Gantt de Controle;
No menu Exibir, clicar em Tabela, Variao;
Na tabela poder ser verificado quais tarefas esto iniciando ou
terminando com datas diferentes da linha de base.
Verificando os Custos das Tarefas
possvel identificar os custos que esto ultrapassando os previstos,
possibilitando a tomada de medidas preventivas ou corretivas dos problemas
causados por esses desvios.
Para identificar tarefas com custos diferentes dos previstos:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
No menu Exibir, clicar em Tabela, Custo;
Comparar os valores dos campos Custo total e Linha de base;
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Para obter a variao do custo, examinar o valor indicado no campo
Variao.

Trabalhando com vrios Projetos

- INTRODUO
Muitas vezes preciso gerenciar vrios projetos simultaneamente.
Embora esse gerenciamento possa ser feito separadamente para cada projeto,
pode ser que algumas vezes seja preciso criar relacionamentos entre eles,
como por exemplo, quando dois ou mais projetos utilizam os mesmos recursos.
Nesse caso melhor combinar os vrios arquivos de projeto em um arquivo de
projeto consolidado.
As seguintes situaes so favorveis consolidao de projetos:
Existe um projeto grande e complexo que precisa ser dividido em
projetos menores e mais gerenciveis, mas se deseja manter a
relao de agendamento entre os projetos inseridos;
No gerenciamento de vrios projetos que compartilham os mesmos
recursos, decide-se usar um conjunto de recursos;
Existe o controle de vrios projetos separados, mas relacionados;
Deseja-se criar relatrios que incluam informaes de vrios projetos.
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- CONSOLIDANDO PROJETOS
Ao consolidar projetos, estes sero inseridos em um nico arquivo de
projeto, que exibe na tela todos os projetos inseridos. O MS-Project possibilita
duas formas de consolidao de projetos:
Consolidar projetos abertos rapidamente. Com este mtodo, o MSProject determina a ordem na qual os projetos inseridos sejam
exibidos no projeto consolidado e os vincula automaticamente aos
seus arquivos de origem;
Personalizar medida em que os projetos so consolidados. Este
mtodo permite especificar a ordem e o local dos projetos inseridos
dentro do projeto consolidado e outros fatores.
Consolidando Projetos Abertos Rapidamente
Para consolidar arquivos de projetos abertos:
Abrir todos os arquivos de projeto que deseja consolidar;
Menu Janela, Nova janela;
Na lista Projetos manter a tecla CTRL pressionada e clicar nos
arquivos de projeto que deseja consolidar.
Personalizando a Consolidao de Projetos
Para personalizar uma consolidao de arquivos de projetos:
Abrir um arquivo do projeto novo ou j existente;
No campo Nome da tarefa, selecionar onde se deseja inserir os
projetos;
Menu Inserir, Projeto;
Na caixa Examinar, clicar na unidade, na pasta ou no local da
Internet que contm os arquivos de projeto que se deseja inserir;
Manter a teclar CTRL pressionada e clicar em cada arquivo de
projeto que deseja inserir. Pode-se desvincular arquivos de projetos
dos arquivos de origem medida que os consolidar. Para isso, clicar
para desmarcar a caixa de seleo Vincular Projeto;
Clicar em Inserir. Os projetos sero consolidados na ordem em que
forem listados;
Repita essas etapas para cada pasta que contenha os arquivos de
projeto que se deseja inserir no perodo consolidado.
Para excluir o vnculo entre um projeto inserido e seu arquivo de projeto
de origem:
No campo Nome da tarefa clicar duas vezes na tarefa de resumo do
projeto inserido;
Clicar na guia Avanado;
Em Projeto de origem, desmarcar a caixa de seleo Vincular ao
projeto.
Compartilhando Recursos entre Projetos
Quando se tem vrios projetos simultneos, gerenciar os recursos
separadamente para cada projeto poder tornar-se uma tarefa complicada. O
MS-Project permite a simplificao dessa tarefa atravs da criao de um
conjunto de recursos, ou seja, um arquivo de projeto com as informaes sobre
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um grupo de recursos compartilhados por vrios projetos. Criando um conjunto
de recursos, pode-se:
Compartilhar recursos entre vrios projetos;
Adicionar recursos compartilhados a um novo projeto rapidamente;
Examinar facilmente o uso e os custos dos recursos em todos os
projetos sem abrir cada arquivo de projeto;
Identificar e selecionar conflitos que possam resultar da atribuio
dos recursos a mais de um projeto;
Atualizar as mesmas informaes sobre o recurso como taxa do
recurso, calendrio do recurso ou custo do recurso para todos os
projetos de uma s vez, e no para um projeto de cada vez;
Imprimir relatrios sobre os recursos que fornecem detalhes sobre o
uso dos recursos em vrios projetos.
Criando um Conjunto de Recursos Separados
Pode-se criar um conjunto de recursos separados antecipadamente
criao de novos projetos. Assim, as informaes sobre os recursos sero
inseridas uma s vez para todos os projetos que compartilharo desses
recursos. Para criar um conjunto de recursos separados:
Abrir um novo arquivo de projeto. Este arquivo conter o conjunto de
recursos;
Inserir as informaes para recurso atribudo aos projetos que
compartilharo o conjunto de recursos;
Clicar em Salvar;
Abrir os projetos que compartilharo o conjunto de recursos;
Alternar para um dos arquivos de projetos abertos;
Menu Ferramentas, Recursos, Compartilhar recursos;
Clicar em Usar recursos e clicar no arquivo do conjunto de recursos
da caixa De;
Repita os procedimentos anteriores para cada projeto que
compartilhar o conjunto de recursos.
Atualizando Informaes em um Conjunto de Recursos
Sempre que houver alteraes sobre a atribuio de recursos em um
projeto que compartilha um conjunto de recursos, este conjunto deve ser
atualizado para que as informaes mais recentes fiquem disponveis para
todos os projetos que compartilham esse conjunto. Para atualizar as
informaes em um conjunto de recursos:
Abrir o projeto que compartilha o conjunto de recursos e abrir o
conjunto de recursos quando solicitado;
Menu Ferramentas, Recursos, clicar em Atualizar conjunto de
recursos.

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