Redução de custos e motivação dos

colaboradores

Actividades Económicas
 Redução de custos e motivação dos
colaboradores
No sector que primeiro sentiu os efeitos da crise, a banca, o

BES reduziu em 20% o orçamento para a comunicação e

acabou com os 3,5 milhões de euros anuais em patrocínios
futebolísticos.
Serve o exemplo para mostrar que não existem receitas

infalíveis e que, mesmo na tempestade, os cortes nas

despesas não são a tábua de salvação que muitas empresas
esperam.
 Redução de custos e motivação dos
colaboradores
O banco português vem também disponibilizando,

há já alguém tempo, os serviços de um psiquiatra,

psicólogo e assistente social.
O grupo promove formações que incentivam os

colaboradores a conhecerem todas as funções

desempenhados dentro de uma unidade hoteleira.
 Redução de custos e motivação dos
colaboradores
Assim, tornam-se polivalentes e mais resistentes aos efeitos

da crise.
Alem disso, “através de equipas de trabalho”, temos

procurado construir programas de reconhecimento e

motivação.
Com a alocação “atribuição” de verbos insignificantes

conseguimos criar formas de satisfazer todos os que

connosco colaboram?
 Redução das despesas gerais de
funcionamento
A gestão financeira das empresas deve orientar-se

segundo uma estratégia de redução das despesas gerais

de funcionamento. O controlo destas despesas que se
traduzem em custos deve ser uma preocupação,
mesmo num contexto económico e financeiro
favorável. A eliminação de pequenas despesas que
acumuladas atingem um grande montante e favorece a
gestão de tesouraria.
 Contratação de serviços e reparação de
equipamentos:
Contratação de serviços e reparação de equipamentos: Se no seu

negócio possuir contratos caros, no que diz respeito à manutenção

e reparação de equipamentos de escritório, mantenha apenas
aqueles que forem absolutamente necessários. Faça uma
prospecção de mercado e negoceie detalhadamente os contratos.
Em certos casos, como por exemplo ao nível dos equipamentos
informáticos, poderá ser mais fácil e menos dispendioso formar
alguns empregados da sua empresa para que eles possam fazer
essas reparações.
 Custos do economato de escritório:
Elabore um sistema simples de controlo das aquisições e

fornecimentos. Procure marcas agressivas e produtos de marca

registada. Escolha o fornecedor certo e compare regularmente
as suas condições com os dos concorrentes. Veja se é realmente
necessário comprar produtos novos. Nesse caso, procure
combinar e agrupar as aquisições e aproveitar as promoções e
os descontos de quantidade. Tenha em atenção os custos de
transportes e resista à tentação de comprar produtos de luxo.
Outros cortes nos custos de pequenas coisas:
Outros cortes nos custos de pequenas coisas: Não

fotocopie nem imprima um grande volume de documentos

e seleccione os que podem ser reutilizados. Crie uma
cultura avessa ao desperdício na sua empresa. Para todas as
compras, use e abuse da Internet para procurar os melhores
fornecedores e a melhor relação entre qualidade e preço.
Hoje, já existem motores de busca especializados na
comparação de preços.
 Redução dos custos com o pessoal:
Na sociedade do conhecimento em que vivemos os

custos com o pessoal representam uma fatia cada vez

maior da estrutura de custos das empresas.
 Algumas ideias para reduzir gastos sem
afectar os colaboradores:

1-Motivação dos colaboradores;

2-Força de trabalho flexível;

3-Contratação e despedimentos;
 Motivação dos colaboradores:
Deixar que os seus empregados lhe indiquem o melhor

caminho é um estratagema de diminuição de custos

barato e ao qual poucos prestam a devida atenção. A sua
aplicação poupa anualmente muito dinheiro às empresas.
Só que muitas vezes os benefícios desta medida só
surgirão a médio prazo. Crie um prémio atractivo e eleja
mensalmente a melhor sugestão de redução de custos.
 Força de trabalho flexível:
Antes de admitir um novo profissional para os

quadros da empresa veja se essa função não pode

ser realizada por colaboradores externos. Veja se é
possível criar programas de trabalho em part-time
e de teletrabalho. A forma de pagamento de
salários é outra das áreas onde é possível cortar
despesas.
 Força de trabalho flexível:
Prefira pagar aos seus empregados via

transferência bancária, libertando-se de papelada

inútil. Considere a opção de subcontratar esta
tarefa a uma empresa especializada e recorra a
peritos para se aconselhar em termos jurídicos e
fiscais. Procure delegar as tarefas de menor valor
acrescentado às pessoas com salários mais baixos.
 Contratação e despedimentos:
Submeta os candidatos a testes rigorosos antes de os contratar,

evitando confiar na sorte. Uma má contratação representa para

a empresa um custo elevadíssimo. Considere a hipótese de
entregar fora a primeira triagem de candidatos, sendo a
selecção final feita internamente. Desta forma estará a reduzir a
sua margem de erro. Quando proceder a despedimentos é
necessário que esteja ao corrente dos trâmites legais de forma a
evitar conflitos e despesas desnecessárias.
 Redução dos custos comerciais

O mais importante do que o custo global dos esforços

de marketing será verificar se o seu nível de eficácia.

Nem sempre gastar muito dinheiro significa obter bons
resultados. Eis algumas sugestões de poupança:
 Publicidade:
Pode poupar dinheiro em publicidade ao posicionar o seu anúncio

num local estratégico das Páginas Amarelas, ao aproveitar os

anúncios grátis dos jornais e desistindo das campanhas
publicitárias que não estão comprovadamente a aumentar a
notoriedade da sua empresa. Recorra sempre que possível aos
meios mais focalizados e menos dispendiosos como o marketing
directo. Inclua uma pequena e discreta mensagem publicitária nos
e-mails que forem enviados da sua empresa para o exterior.
 Marketing:
Não deve começar uma estratégia de marketing sem

conceber anteriormente um plano integrado de

comunicação e de segmentação do mercado adequado
para o seu negócio. Pode reduzir os custos de envio de
informações sobre a empresa através da actualização
das suas bases de dados e restringir-se à divulgação
das novidades.
 Marketing:
Se precisar dos serviços de uma agência de

publicidade, faça uma prospecção de mercado. Não

deixe de contactar as empresas mais pequenas, que
oferecem óptimos serviços, por preços mais reduzidos
do que as de grande prestígio. Faça estudos de
mercado para perceber qual foi a eficácia dos seus
esforços de marketing.
 Redução dos custos financeiros

Gerir as relações com os clientes, os fornecedores e os

prestadores de serviços financeiros são os três pilares

essenciais de uma gestão financeira eficaz. Eis
algumas dicas práticas para cortar custos sem
prejudicar o desempenho da empresa:
 Serviços financeiros:
Como os bancos estão a ser forçados a competir

agressivamente pela conquista de novos clientes, são

inúmeros os serviços e as condições especiais que
oferecem. Faça regularmente auscultações do mercado
para verificar se está a usufruir dos melhores preços.
Utilize o mesmo raciocínio para outros serviços
ligados à área seguradora.
 Serviços financeiros:
Sempre que tal justifique prefira o leasing à compra de

equipamentos (como, por exemplo, ao nível dos

escritórios, dos sistemas informáticos, do mobiliário
ou da sua frota automóvel). Se tem problemas crónicos
ao nível das cobranças o factoring pode ser uma
alternativa a equacionar.
 Política de financiamento:
Coloque-se no lugar da entidade financeira quando

quiser pedir um empréstimo. Veja até que ponto os

juros dos empréstimos ou os prazos acordados de
reembolso estão a prejudicar a performance da sua
empresa. Sempre que for possível ou favorável
amortize ou liquide o capital a pagar, ou peça um
refinanciamento da dívida.
 Política de financiamento:
Não olhe apenas para as taxas, veja também os

detalhes dos contratos, em particular, a parte relativa às

comissões. Siga atentamente a evolução das taxas de
juro e de câmbio e veja até que ponto o seu banco as
actualiza quando a diferença não lhe é favorável.
Procure formas alternativas de financiamento como,
por exemplo, o mercado de capitais ou o capital de
risco.
 Relações com fornecedores:
Encare o departamento de compras como uma fonte de

lucros potencial e não de despesas. Reduza o número

de fornecedores de modo a aumentar o seu poder
negocial perante eles. Prefira negociar contratos de
aquisição a longo prazo dado que, em regra, poderá
beneficiar de melhores condições.
 Relações com fornecedores:
Fixe previamente os preços e os prazos de pagamento

e tente obter descontos de quantidade. Acautele no

contrato as garantias de reembolso no caso de haver
atrasos ou ineficácias no fornecimento. Use os
mercados de business to business como a plataforma
ideal para fazer negócios com os fornecedores.
 Relações com os clientes:
Estabeleça uma política geral de crédito e organize o

sistema de recebimentos e garantia de pagamentos.

Verifique previamente o crédito do seu cliente. Ordene
a sua base de clientes de acordo com o histórico das
transacções e com o grau de risco. Seja
condescendente com atrasos nos pagamentos por parte
dos clientes mais valiosos ou antigos.
 Relações com os clientes:
Mas seja implacável com os que têm um longo

cadastro de incumprimentos injustificados. Nestes

casos, é preferível não voltar a vender até que todas as
facturas passadas estejam liquidadas. Utilize
modalidades contratuais que encorajem o pagamento
rápido e total.
 Redução dos custos  administrativos

Este é a área funcional onde poderá obter mais

dividendos se seguir uma política rigorosa de

prevenção e controlo de custos. Eis algumas das
rubricas para as quais deverá estar particularmente
atento:
 Política de viagens:
O primeiro passo para controlar as despesas com

deslocações consiste em estipular normas específicas

que deverão ser seguidas exemplarmente pelos
empregados. Esta política deverá incluir posições
claras de controlo dos custos, tais como: evitar
reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a
não ser nos casos urgentes e inadiáveis);
 Política de viagens:
exigir a entrega de recibos comprovativos de despesas e

promover a utilização das alternativas de transporte menos

dispendiosas. Outro ponto de extrema importância consiste
em trabalhar com apenas uma agência de viagens, válida
para toda a empresa. Por último, procure controlar a
utilização de carros de serviço para uso pessoal bem como
as respectivas despesas de combustível, estacionamento,
lavagens e portagens.
 Negociação de preços:
Independentemente da dimensão da sua empresa, é sempre

possível negociar reduções de tarifas com as companhias

aéreas, com os hotéis, com as empresas de aluguer de
automóveis e com as agências de viagem. Na Internet
encontrará, por certo, melhores preços do que os que lhe
são debitados ao telefone. Por falar em telefones, aproveite
a guerra em curso entre as operadoras para obter os
melhores preços ao nível das comunicações fixas e móveis.
 Negociação de preços:
Por falar em preços não esqueça que todas as

companhias aéreas têm campanhas de fidelização. O

leasing de viaturas (com contrato de manutenção e
seguros incluídos), os cartões de gasolina, os cupões
de desconto em transportadoras é meros exemplos das
poupanças que poderá fazer a este nível.
 Política de segurança:
A melhor forma de evitar roubos no local de trabalho é

empregar profissionais especializados que controlem as

entradas e saídas de pessoas e equipamentos e façam
vistorias regulares. Adicionar músculos ao seu sistema
de segurança pode valer a pena. Outra regra de ouro é a
de proibir qualquer tipo de aquisição que não tenha sido
solicitada por alguém devidamente autorizado.
 Política de segurança:
Ao nível do pessoal, tenha o cuidado de verificar as

referências do candidato antes da contratação. Seja

especialmente cauteloso com quem recruta para a área
informática. Não poupe nos alarmes (que alertem
imediatamente a polícia em caso de roubo), nem nos
seguros. Muito menos no software anti-vírus.
 Minha Observação:
Não estou inspirada neste momento……
Trabalho Realizado por:
Filipa Maia
Jorge Tiago