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Diretrizes para A Gestão Arquivística Do Correio Eletrônico Corporativo
Diretrizes para A Gestão Arquivística Do Correio Eletrônico Corporativo
SUMRIO
1. Introduo
1.1 Pblico-alvo
1.2. O que trata
1.3 O que no trata
1.4. Definies
2. Transmisso de mensagem de correio eletrnico: funcionamento
3. Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico
3.1 O documento arquivstico digital
3.2 A mensagem de correio eletrnico como um documento arquivstico
3.3 Aplicao dos procedimentos da gesto arquivstica de documentos: produo,
manuteno, uso e destinao.
3.4 A mensagem de correio eletrnico e sua redao
3.5 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD: captura
da mensagem de correio eletrnico
3.6 Estratgias de apoio para gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico na
ausncia de um SIGAD
4. O uso da mensagem de correio eletrnico para formao de processos
5. Acesso e direito de uso do correio eletrnico
6. Preservao da mensagem de correio eletrnico
7. Capacitao e treinamento
8. Referncias
1. Introduo
As tecnologias de informao trouxeram grandes mudanas s dinmicas
institucionais. Dentre elas destaca-se a utilizao do correio eletrnico (do ingls electronic
mail ou e-mail), que um sistema utilizado na produo, tramitao e recebimento de
mensagens eletrnicas, as quais so documentos natos digitais.
A comunicao interna e externa dos rgos ou entidades, via correio eletrnico, foi
bastante ampliada devido velocidade de transmisso, facilidade de envio (evitando
procedimentos burocrticos) e ao custo reduzido. Porm, esses benefcios tm como
consequncia a produo de um grande volume de mensagens trocadas com ou sem
anexos , ocasionando constantemente o esgotamento do espao das caixas postais de
correios eletrnicos.
Diante dessa situao, muitos usurios do sistema encontram como soluo apagar
as mensagens mais antigas. Esse foco na administrao de espao de armazenamento
ignora que tais mensagens podem ter sido produzidas no mbito das atividades
desempenhadas pelos rgos ou entidades, o que, consequentemente, as caracterizariam
como documentos arquivsticos. Uma vez assim consideradas, tais mensagens devem ser
submetidas poltica de gesto arquivstica de documentos1 do rgo ou entidade, cujos
fundamentos esto delineados em legislao federal e normas do Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ.
Essa poltica pressupe a adoo de uma srie de medidas que possibilita o
gerenciamento da mensagem de correio eletrnico em sua produo, uso, manuteno e
destinao, aplicando as normas e os procedimentos arquivsticos para o tratamento desse
documento, incluindo seus prazos de guarda e eliminao.
Para orientar a gesto arquivstica de mensagem de correio eletrnico corporativo
importante definir diretrizes e recomendaes para tal gesto, como referncias aos rgos
ou entidades que utilizam o correio eletrnico como ferramenta de trabalho.
Cabe destacar que as Diretrizes para a gesto arquivstica do correio eletrnico
corporativo compem um documento que deve ser utilizado e aplicado conjuntamente
com a publicao e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de
1
O termo gesto arquivstica de documentos equivale aos termos gesto de documentos ou gesto de
documentos arquivsticos.
3
o Arquivo Nacional;
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Artigo 10.
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Para a utilizao dos protocolos POP e/ou IMAP, necessria a instalao de um servidor
apropriado, que vai ser o responsvel por atender as solicitaes do cliente de correio eletrnico por novas
mensagens. O recebimento de mensagens pelo cliente se d atravs da solicitao do MUA do usurio ao seu
servidor de correio eletrnico, que aps a autenticao do usurio vai informar se existem mensagens em sua
caixa postal e quantas so. A seguir, o MUA solicita a transferncia das mensagens para a mquina local,
finalizando assim o processo de troca de mensagem entre dois ou mais usurios.
Os rgos ou entidades devem sempre considerar que uma mensagem pode ser
perdida ou extraviada, devido a problemas tecnolgicos, implicando prejuzo nas transaes
realizadas. Devem, portanto, a fim de reduzir a incidncia desses problemas, envidar
esforos na identificao de suas necessidades especficas em termos de gesto de correio
eletrnico e, a partir da, adotar a arquitetura que melhor os atenda.
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- mensagem cujo contedo de carter pessoal (no tem relao com as atividades
do rgo ou entidade).
- mensagem cujo contedo se refere a correntes, propagandas, promoes e afins.
- cpia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenaes, com a nica
finalidade de referncia ou informao.
- material de referncia, isto , documentos usados apenas para subsdio terico no
desenvolvimento de uma atividade.
A mensagem de correio eletrnico considerada como um documento arquivstico
precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do rgo
ou entidade, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo
que for necessrio.
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Cabealho
Anexo
(ponteiro)
Corpo da mensagem
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prefira elaborar seu texto fora da caixa de correio, pois, deste modo, possvel
garantir uma reflexo adequada sobre o contedo elaborado e evitar envios
indevidos, assim como perder a mensagem por instabilidade do correio eletrnico;
atente para o uso da funo responder para todos quando a resposta se destina a
um destinatrio especfico; e
Exportao da
mensagem de correio eletrnico
+
anexos (se aplicvel)
SIGAD
> captura:
- registro
- classificao
- indexao
- atribuio de metadados
- atribuio de restrio de acesso
- arquivamento
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II Assinatura digital
A assinatura digital um recurso tecnolgico utilizado para garantir a autoria e/ou a
integridade de uma mensagem de correio eletrnico transmitida entre sistemas ou entre
usurios e sistemas. Ela um exemplo de autenticao, visto que identifica o autor da
mensagem e permite a verificao de que seu contedo no foi adulterado.
Num SIGAD, a assinatura digital deve ser capturada juntamente com a mensagem
de correio eletrnico, validada pelo sistema e registrada em metadados, os quais devem
identificar, no mnimo, a ao da validao, a data da validao, o agente responsvel pela
validao e os resultados da validao.
III Anexos
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Exemplos:
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27
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
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7. Capacitao e treinamento
O presente item trata da capacitao e do treinamento dos usurios do correio
eletrnico. Assim, no sero abordadas questes metodolgicas inerentes a essas atividades
e sim seus objetivos e resultados no mbito institucional.
Muito se fala em tecnologia, uso das ltimas geraes de equipamentos
tecnolgicos, software e hardware de ponta, no entanto quem opera tudo isso o ser
humano. Para um rgo ou entidade, ter todos os avanos tecnolgicos em seu parque de
equipamentos, sem seu corpo tcnico estar familiarizado com essa evoluo, subutilizar
os recursos investidos para a otimizao dos trabalhos.
A partir da definio de que capacitao a ao de tornar algum apto a fazer
alguma atividade e treinamento a ao de tornar algum capaz, por meio de instruo e
prtica, a realizar alguma atividade, conclui-se que o objetivo de ambos fazer com que o
usurio do correio eletrnico seja capaz de compreend-lo e us-lo como uma ferramenta
para produo e recebimento de mensagem, que poder ser reconhecida como documento
arquivstico.
Por isso, a capacitao e o treinamento precisam focar em quatro tpicos principais:
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8. Referncias
ARQUIVO NACIONAL. Norma para uso dos recursos computacionais no Arquivo
Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010.
AUSTRALIA. National Archives. Archives advices 20: Email is a record!, 2002.
Disponvel em: <http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice20.html>.
Acesso em: 15 set. 2010.
BRASIL. Lei n 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=52>. Acesso
em: 16 fev 2012.
BRASIL. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI. Portaria normativa n
5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes
do
Sistema
de
Servios
Gerais
SISG.
Disponvel
em:
<https://conlegis.planejamento.gov.br/conlegis/legislacao/atoNormativoDetalhesPub.htm?
id=2413>. Acesso em: 22 out. 2012.
CENTRO DE ESTUDOS, RESPOSTAS E TRATAMENTO DE INCIDENTES DE
SEGURANA NO BRASIL CERT.br. Cartilha de segurana para a Internet 3.1.
Disponvel em: <http://cartilha.cert.br>. Acesso em: 20 nov. 2011.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ. Resoluo n 20, de 16 de julho
de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos.
Disponvel
em:
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Anexo 1
Documento com forma documental
Memorando AN/GABIN/nXXX/2020
Rio de Janeiro, 30 de fevereiro de 2020
Ao Senhor
Fulano de Tal
Assunto: Solicitao de Proposta Traduo Simultnea
-------------------------------------------------------------------------protocolo inicial----------------Prezado Sr. Fulano,
1.
-------------------------------------------------------------------------texto------------------------------Atenciosamente,
_____________________________________________
Nome
Cargo
------------------------------------------------------------------------protocolo final--------------------
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