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Access Intermediário
Access Intermediário
NDICE
Access Intermedirio
Se voc estiver abrindo um banco de dados existente e este banco de dados foi
confeccionado em verses anteriores ser exibida uma caixa de dilogo Converter/Abrir
Banco de Dados, com as seguintes opes:
Converter Banco de Dados - Ir converter o banco de dados para a verso 2000, voc
dever salvar com outro nome o arquivo .mdb que ser convertido ou se quiser o mesmo
nome o diretrio dever ser diferente, mantendo desta forma a verso existente intacta,
pois uma vez convertido no tem como voltar para a verso anterior.
Observao: Se encontrar problemas com permisses de arquivos para modificar objetos
no seu banco de dados convertido, experimente o mtodo de importao, com a finalidade
de passar a ser proprietrio dos objetos do banco de dados.
Abrir Banco de Dados - Voc poder abrir e utilizar um arquivo .mdb de verses
anteriores, porm, existe algumas limitaes como: no possvel alterar a estrutura,
modificar propriedades e permisses de um objeto. Ao escolher esta opo, a primeira
vez ir abrir e compilar seu arquivo, nas prximas exibir uma mensagem avisando que
no ser possvel fazer alteraes nos objetos.
Observao: Ao abrir um Banco criado no Access 97 para o Access (verso 2000 ou
superior), pode ocorrer as seguintes limitaes: aes de macros que lidam com menus
podem ter resultados inesperados devido a alteraes na estrutura de menus; instrues em
VBA (Visual Basic para Aplicativos) que utilizam o separador ponto (.) podem falhar em sua
execuo, tornando o cdigo dos mdulos Access Basic compatvel com o VBA do Access
(verso 2000 ou superior).
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Tabela - ndice
Pode ser definido nas Propriedades do Campo
ou na Janela de ndices
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Importar dados
O Access permite que voc importe dados de vrios aplicativos como exemplo: arquivos
textos, planilhas eletrnicas, outros bancos de dados, etc.
Para importar esses dados, abra o banco de dados desejado, clique na barra de ferramentas
sobre o cone
ou em Arquivo na barra de menu selecione a opo Obter Dados
Externos e ento selecione Importar.
Depois de escolher a opo de Importao, o Access exibir a caixa de dilogo Importar
onde voc deve selecionar o arquivo e o tipo de arquivo a ser importado.
Voc pode importar dados para o Access de arquivos do tipo:
Bancos de Dados: - Microsoft Access; Banco de Dados ODBC; Dbase e FoxPro.
Planilha Eletrnica: - Microsoft Excel .
Texto:
Delimitado - Os campos so delimitados por um separador que pode ser um , ou
tabulao.
Largura Fixa - Os campos so alinhados em colunas com espaos entre cada
campo.
Na caixa de dilogo Importar, siga os passos a seguir:
Na caixa de combinao Arquivos do Tipo:, selecione o tipo de arquivo;
Na caixa de combinao Examinar: , voc deve procurar o caminho do arquivo a ser
importado. Ao visualizar o arquivo selecione-o com o mouse ou digite seu nome na caixa
de combinao Nome do Arquivo;
Clique sobre o boto Importar.
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Se o tipo de arquivo a ser importado for um arquivo texto, ser apresentada a caixa de dilogo
Assistente de Importao de Texto, onde voc deve escolher o formato que descreve
melhor os seus dados: delimitado ou largura fixa e seguir respondendo o assistente. Em
uma das janelas do assistente, voc ter que definir onde ir armazenar seus dados: em
uma nova tabela ou em uma tabela existente.
Erros mais freqentes que podem ocorrer durante a importao:
Inverso dos campos na tabela;
Dados inconsistentes devido a valores atribudos nas regras de validao;
Incompatibilidade de Tipo de Dados;
Duplicao no autorizada;
Formatos diferentes de dados entre a Tabela e o arquivo.
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Exportar Dados
O Access permite que voc exporte dados de um objeto (tabela, consulta, formulrio,
relatrio, macro ou mdulo) existente em seu Banco de Dados para outros aplicativos. Para
exportar um objeto, selecione o objeto desejado na janela banco de dados, clique na barra de
ferramentas o cone
ou em Arquivo, na barra de menu selecione a opo
Salvar Como/Exportar.
O Access exibir a caixa de dilogo Salvar Como..., onde voc ter as seguintes opes:
No Banco de Dados Atual Como - nesta opo o prprio Access sugere um novo nome
(Cpia de objeto selecionado), criando uma cpia do objeto selecionado no seu banco de
dados atual.
Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo - se voc escolher esta opo, o Access
exibir a caixa de dilogo Salvar objeto objeto selecionado Em... onde voc deve
selecionar o tipo de arquivo destino para os dados. O destino dos dados depender do
objeto origem.
tabela ou consulta - voc poder exportar para Bancos de Dados Microsoft Access;
Banco de Dados ODBC; Dbase e FoxPro; Planilha Eletrnica Microsoft Excel; Texto
(Delimitado ou Largura Fixa); Formato Rich Text e Mala Direta do Microsoft Word,
Pginas HTML.
formulrio ou relatrio - voc poder exportar para Banco de Dados Microsoft Access;
Planilha Eletrnica do Microsoft Excel; Texto (Delimitado ou Largura Fixa) e Formato
Rich Text.
macro - Banco de Dados Microsoft Access.
mdulo - Banco de Dados Microsoft Access e Texto (Delimitado ou Largura Fixa)
Na caixa de dilogo Salvar objeto objeto selecionado Em..., siga os passos a seguir:
Na caixa de combinao Salvar como Tipo:, selecione o tipo de arquivo destino;
Na caixa de combinao Salvar em:, voc deve procurar o caminho onde o arquivo
destino ficar gravado;
Na caixa de combinao em Nome do Arquivo:, digite um nome para o arquivo;
Clique sobre o boto Exportar.
Salvar como mdulo do Visual Basic - esta opo somente aparece se o objeto
selecionado for uma macro, se voc selecionar esta opo o access converte a macro para
cdigo em VBA.
Diviso de Servios Comunidade Centro de Computao - Unicamp
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Telefone
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Integridade Referencial
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Localizando um valor
Quando voc precisa localizar valores especficos em uma tabela com grande quantidade de
registros, voc pode utilizar o comando Localizar. Siga os passos a seguir:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique no boto Abrir (para abrir no
modo folha de dados).
- Selecione ou clique na coluna que contm os valores desejados.
-
Clique o cone
Ser apresentada uma caixa de dilogo Localizar no Campo: 'campo escolhido' onde voc
deve especificar os valores a serem procurados e como eles devem ser procurados.
No campo Localizar, digite o valor a ser procurado.
Na campo Pesquisar voc indica se a procura vai de baixo para cima (Acima) ou de
cima para baixo (Abaixo) ou Tudo.
No campo Coincidir, voc vai dizer ao Access onde procurar este valor, se no campo
inteiro, em qualquer parte do campo ou no incio do campo.
Nas caixas de verificao, selecione se necessrio:
Coincidir Maiscula/minscula: para distinguir o caracter maisculo e minsculo.
Pesquisar Campos Como Formatados: para encontrar dados baseados em seu formato
de exibio.
Pesquisar Somente o Campo Atual: para localizar em todos os registros somente o
campo atual.
-
Clique no boto Localizar Primeira se voc quiser que o Access procure o primeiro
campo com o valor ou clique em Localizar prxima para encontrar o prximo campo
com o mesmo valor.
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Uma consulta no Access pode conter uma mdia ou algum tipo de operao aritmtica de
um conjunto de registros. Para isso, iremos calcular totais:
Primeiramente voc dever estar na estrutura da consulta, na barra de ferramentas, clique o
cone Totais
. O Access exibir a linha Total na sua consulta (Figura acima).
Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar por", voc poder mudar de
acordo com o que deseja em sua consulta. Para isto:
-
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A consulta criar tabela uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em
uma ou mais tabela(s) gerando uma nova tabela com o resultado desta consulta. Para
construir uma Consulta Criar Tabela, voc dever:
-
O Access exibe uma mensagem perguntando se voc deseja colar os registros em uma
nova tabela. Para efetivar a consulta voc deve responder "sim".
Cada vez que voc executar uma consulta criar Tabela, o Access verifica se a tabela a ser
criada existe, se existir ela ser excluda e criada novamente.
Aps executar a consulta, salve-a e feche-a. Abra a tabela que voc criou e verifique que os
dados sero iguais aos da Tabela que voc fez a consulta.
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A consulta acrscimo uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em
uma ou mais tabela(s) e acrescenta registros em uma outra tabela com o resultado desta
consulta.
Para a criao de uma consulta acrscimo, siga os seguintes passos:
- Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja
consultar e selecionar os campos que deseja acrescentar na outra tabela.
- Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de consulta", escolhendo a opo de
Consulta acrscimo. O Access exibir a tela Acrescentar, onde voc deve informar o
seguinte:
Nome da tabela onde ir acrescentar os dados.
Selecionar o banco de dados que contm esta tabela.
A linha Acrescentar a ser exibida quando voc clicar o cone de Acrscimo, nesta
linha voc escolher quais campos recebero o contedo dos dados.
Preste ateno na escolha dos campos pois seus tipos devem ser iguais. O Access no
consegue converter tipos de dados diferentes, ento a consulta no conseguiria
acrescentar os dados tabela.
Execute a consulta
Toda vez que voc executar esta consulta, os dados sero acrescentados tabela,
independente destes dados j existirem ou no na tabela que recebe os dados.
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que recebeu os dados. Veja que ela contm os
dados da tabela que voc consultou e se voc executou a consulta mais de uma vez, os
dados estaro repetidos na tabela que recebeu os dados.
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A Consulta excluso uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na
tabela e o resultado desta consulta ser excludo. Esta consulta excluir registros inteiros e
no somente os campos selecionados.
Para a criao de uma consulta excluso, siga os seguintes passos:
Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os
campos que deseja para a consulta. No possvel excluir de duas tabelas ao mesmo
tempo em um relacionamento um-para-muitos, somente ser possvel excluir registros
de uma tabela de cada vez.
- Estipule o critrio para esta consulta, caso contrrio excluir todos os registros.
- Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de consulta", escolhendo a opo
Consulta excluso. A linha Excluir ser exibida, se voc clicar nesta linha, voc ter
duas opes:
-Onde - o campo que voc escolhe para a condio de excluso
-De - os campos de onde voc ir excluir os dados.
Execute a consulta.
Ao executar a consulta veja que o Access exibir uma mensagem dizendo quantas linhas
sero excludas e pedir confirmao.
-
Nesta consulta ir excluir apenas os registros com "data preferida" menor que "13/08/97".
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que voc excluiu os dados, veja que ela contm
somente os dados com data maior que 13/08/97.
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A Consulta atualizao uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na
tabela e o resultado desta consulta ser atualizada, desta forma voc pode modificar uma
grande quantidade de registros, sem atualizar registro a registro.
Para a criao de uma consulta atualizao, siga os seguintes passos:
-
Nesta consulta ir atualizar os salrios dos jogadores em10 por cento, nos registros com
"data preferida" igual a "10/07/97" e "nvel de habilidade" igual a "2". Salve e feche sua
consulta. Abra a tabela que voc alterou os dados, veja que ela contm os salrios de
determinados jogadores aumentados em 10 por cento.
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Grupo de Opes
de um assistente.
Boto Alternar
, Boto de Opo
condio falsa ou verdadeira.
SubFormulrio/SubRelatrio
formulrio principal.
Controle de Imagem
exibe uma figura que voc no precisa atualizar, no ser
armazenada numa tabela. Exemplo: logotipo.
Quebra de Pgina
Boto de Comando
esta ferramenta permite a criao de botes em um formulrio que
execute macros ou procedimentos em linguagem VBA.
Controle de Guia esta
pginas.
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Com uma caixa de combinao, o controle utiliza menos espao no formulrio, . Uma caixa
de combinao como uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas.
Conhecendo algumas propriedades da caixa de Listagem:
Origem da Linha - preencha esta propriedade com o nome da tabela que contm os
dados a fazerem parte da Caixa de Listagem.
Nmero de Colunas - aqui voc deve definir o nmero de colunas a serem mostradas na
tela para o usurio.
Coluna Vinculada - aqui devemos vincular apenas uma coluna, com o campo que possui
o valor a ser armazenado na sua tabela.
Para ver essas propriedades, selecione a caixa de listagem na estrutura do formulrio e
clique o cone propriedades.
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Quando o access apresentar a tela acima, voc dever definir qual a fonte de seus
dados.
Para a primeira opo, voc iria escolher uma tabela ou consulta, j existente em seu
banco de dados, onde estariam localizados os dados a serem mostrados pela caixa de
listagem.
Segunda opo, voc digitar os valores que deseja.
Caixa
de
Listagem
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No Access, um formulrio, cada uma de suas sees e controle possui o seu conjunto de
propriedades que determinam a sua aparncia e o seu comportamento. Algumas
propriedades dos controles assumem as mesmas caractersticas definidas em uma tabela.
Para visualizar as propriedades de um controle, um formulrio ou uma seo, faa o
seguinte:
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Quando voc quer construir um formulrio com campos de vrias tabelas e no deseja criar
um formulrio/subformulrio, voc pode fazer uma consulta baseada em duas ou mais
tabelas.
Para criar uma consulta:
Crie uma nova consulta a partir da janela de Banco de Dados.
Adicione as tabelas desejadas.
Selecione os campos das tabelas.
Salve e feche a consulta.
Para criar o formulrio:
Crie um novo formulrio baseado na consulta que voc criou.
Selecione o Assistente AutoFormulrio: Colunar, pois iremos incluir todos os
campos da consulta no formulrio.
-
Verifique:
Se voc for nas propriedades do Formulrio, verifique que na propriedade Origem do
registro, ser mostrada o nome de uma consulta e no de uma tabela.
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selecione a ao
nome do
formulrio
Uma macro um conjunto de aes onde cada uma efetua uma determinada operao,
agilizando as tarefas rotineiras e cansativas como imprimir relatrios, abrir consultas ou
formulrios, etc
Como criar uma macro que abra um formulrio?
Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
Clique sobre o objeto Macros
Clique sobre o boto Novo
Ser exibida a tela da estrutura da macro (tela acima), esta tela voc preenchera da seguinte
forma:
Na coluna Ao: selecione a ao da macro, como por exemplo Abrir formulrio,
ao escolher a ao ser apresentado os Argumentos da ao.
Argumentos so informaes adicionais sobre como executar a ao, que objetos ou
dados usar na ao.
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Para anexar uma macro a um formulrio, como um boto de comando, siga os passos
abaixo:
- Entre no modo estrutura, do formulrio onde voc ir anexar a macro.
- Clique o cone Janela Banco de Dados
ou tecle F11 para exibir a janela Banco de Dados.
Selecione o objeto Macro para visualizar a lista de macros.
Clique na macro desejada e arraste-a para a estrutura do formulrio, como na tela
acima.
- Para executar a macro, entre no modo formulrio e clique sobre o boto.
O boto de comando tambm considerado um controle, no aceita dados, mas executa
uma ao quando voc clica sobre o boto no modo formulrio.
Voc poder visualizar as propriedades deste boto no modo estrutura do formulrio, clique
duas vezes sobre o boto.
-
Nesta tela de propriedades, voc pode verificar que o evento Ao clicar, o boto de
comando ir executar a macro telefone, que por sua vez executar a ao Abrir
formulrio.
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Voc j anexou o boto de comando em um formulrio que abre um outro formulrio, mas
voc gostaria que o registro do segundo formulrio fosse correspondente ao registro do
primeiro formulrio.
Na tela acima temos dois formulrios, um baseado na Tabela Cadastro de Jogadores e o
outro na Tabela Telefone/Fax Jogadores, para abrir o registro correspondente, o nmero do
telefone exibido ser somente do jogador consultado, portanto, o nmero do jogador de uma
tabela deve ser igual ao nmero do jogador da outra.
A macro telefone executa somente uma ao Abrir formulrio . No conjunto de argumentos
desta ao posso atribuir uma condio a esta ao, de tal forma que somente traga os
registros correspondentes. Faa o seguinte:
Selecione o objeto Macro na janela Banco de Dados.
Entre no modo estrutura, voc visualizar o conjunto de argumentos.
Para sincronizar os formulrios, voc deve alterar o argumento Condio Onde que
funciona como um filtro, trazendo somente os registros desejados.
Clique com o mouse na linha do argumento Condio Onde, aparecer o cone
Construir, clique neste cone, voc entrar no construtor de expresso (veja como
trabalhar no construtor na pgina seguinte) e ir montar a seguinte expresso:
[no do jogador]=[Formulrios]![Form Cadastro de Jogadores]![num do jogador]
Formulrio Telefone
Formulrio Jogadores
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Voc poder utilizar o construtor de expresses para criar uma expresso, uma funo (data,
financeira, matemtica), uma expresso comum (pgina, data) e outras.
Para utilizar o construtor voc tem trs sees:
A seo superior, chamamos de caixa de expresso, onde voc construir sua
expresso, podendo ser parte digitada e outra parte colada da seo inferior.
Na seo do meio, existem botes para as operaes que voc criar.
Na seo inferior, existe trs caixas:
1. Caixa da esquerda, pastas que listam os objetos do banco de dados, funes
internas, constantes operadores e expresses comuns.
2. Caixa do meio, lista elementos ou categorias de elementos da pasta selecionada.
3. Caixa da direita, lista os valores dos elementos selecionados.
Achando o que deseja, clique o boto Colar, para colar na caixa de expresso.
Se necessitar de ajuda, clique o boto Ajuda.
Aps terminar a expresso clique o boto OK para confirmar ou Cancelar para no aceitar
a expresso.
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Referncia Bibliogrfica
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