UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL

FACULDADE DE MEDICINA

PROJETO DE PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DA

FAMED

Dayseanne Costa Teixeira

Jadenilse Silva de Lemos

MACEIÓ – ALAGOAS

2010
 A INSTITUIÇÃO

A Faculdade de Medicina foi fundada em 1950 e caracteriza-se pela sua

relevância social, qualidade técnica e pioneirismo nas inovações dentro da UFAL.

O quadro de colaboradores da FAMED atualmente é composto 145

servidores efetivos, sendo 127 docentes e 18 técnico-administrativos, além dos
alunos com bolsa-trabalho e dois funcionários contratados temporários. É dividida
em Direção, Coordenação, Secretaria, Núcleo de Saúde Pública (NUSP), Núcleo de
Educação Médica (NEMED), Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Cirurgia
(NEPEC) e Núcleo Estruturante Docente (NED), Coordenação de Pesquisa e Pós-
graduação e Coordenação de Extensão e Cultura.
 JUSTIFICATIVA

Por falta de regularização dos procedimentos administrativos realizados na

unidade acadêmica, surgem diversas dúvidas quando da execução dos mesmos, o
que gera erros e atrasos. O detalhamento dos processos atualmente disponibilizado
pela PROGEP em sua página na internet auxilia ao mesmo tempo em que gera
confusão, pois as etapas descritas nem sempre correspondem à realidade. Torna-
se, portanto necessária à melhoria da eficiência da unidade acadêmica que os
procedimentos sejam revistos, confrontados com a prática diária, padronizados e
difundidos entre todos os setores e funcionários da unidade.

A elaboração de um manual traz uma série de benefícios à administração

como, por exemplo: serve como instrumento para treinamento de novos servidores,
é um ponto de referência para futuras melhorias dos processos, facilita a
determinação de indicadores de desempenho e qualidade para avaliação e desta
forma contribui para aperfeiçoar a prestação de serviços aos que buscam
atendimento em algum setor da FAMED.
 OBJETIVOS

 GERAL – Padronizar e simplificar os procedimentos administrativos

realizados nos diversos setores da Faculdade de Medicina da Universidade
Federal de Alagoas.

 ESPECÍFICOS:
1. Ampliar a comunicação intersetorial através de debate, exposição de
dúvidas, abertura para sugestões;
2. Identificar os processos onde mais ocorrem dúvidas, erros e atrasos;
3. Identificar etapas que são negligenciadas dentro dos processos, assim
como aquelas que são desnecessárias;
4. Identificar responsáveis pelas atividades de cada setor;
5. Determinar indicadores para avaliação da eficiência;
6. Elaborar um manual para os processos administrativos realizados na
unidade acadêmica.
 EQUIPE TÉCNICA

Coordenadoras do projeto: Dayseanne Costa Teixeira - administradora -

Secretaria

Jadenilse Silva de Lemos - assistente em administração - Secretaria

Colaboradores: servidores técnico-administrativos da FAMED

Adenize Ribeiro da Silva - auxiliar administrativo - NEMED

Creusa Maria dos Santos - assistente em administração - NEPEC

Gerson Augusto Guimarães - administrador - Coordenação

Hélcio de Barros Correia Júnior - assistente em administração -

Coordenação

Ivanilson Virgínio Gomes Júnior - assistente em administração -

NUSP/EAPMC

Maria Gicarlia Braz - enfermeira - NUSP

Quitéria Silva do Nascimento Torres - assistente em administração -

NUSP

Raimundo Pereira - assistente em administração - Secretaria

Rejane Rocha da Silva - enfermeira - NUSP

Suely do Nascimento Silva - assistente social - NUSP

Walter Luiz da Silva- técnico em agropecuária - Extensão

Weidila Siqueira de Miranda - técnico de laboratório - ETPI

 PÚBLICO-ALVO

Funcionários técnico-administrativos lotados na FAMED e demais servidores

e usuários dos serviços prestados pela unidade.

PLANO DE AÇÃO

A elaboração do manual de procedimentos administrativos se dará em cinco

etapas, sendo elas:

- Coleta de informações: coletar as informações existentes sobre os

procedimentos na unidade e na UFAL; reuniões com todos os setores para explicar
a importância do projeto, para saber como são realizados na prática os processos
em cada setor, para identificar as maiores dúvidas em cada processo e elaborar
esboço dos detalhamentos dos processos; coletar informações e modelos de
manuais operacionais para facilitar a formatação do manual; localizar e organizar
todos os formulários utilizados em processos.

- Análise: reunir os servidores técnicos para analisar os esboços dos

processos etapa a etapa, confrontando o que foi elaborado com os manuais
existentes; contatar setores da UFAL pelos quais os procedimentos seguem após
passarem pela FAMED para eliminar possíveis dúvidas; identificar os procedimentos
críticos;

- Elaboração do manual: agrupar todas as informações coletadas até o

momento; definir a estrutura, a aparência do manual, as seções; apresentar modelo
para aprovação e finalizar.

- Divulgação: confeccionar versão impressa e distribuir a todos os servidores

técnicos; disponibilizar versão digital no site da FAMED; reunir todos os servidores
técnicos para apresentação.

- Acompanhamento: acompanhar a execução das etapas do projeto e

cronograma; definir periodicidade para verificar a implantação do manual.
 PLANO DE COMUNICAÇÃO

O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:

1. Reuniões

a. Objetivo – Apresentar o projeto; acompanhar o detalhamento dos

processos de todos os setores

b. Responsável – Dayseanne Costa Teixeira

c. Envolvidos – Diretor da unidade; coordenadoras do projeto; equipe de

técnico-administrativos.

d. Periodicidade – De acordo com o cronograma abaixo:

CRONOGRAMA DE REUNIÕES COM OS COLABORADORES

Data 02/ago 10/ago 20/ago 25/ago 27/ago 14/set

Sala do Sala do Sala do Sala do Sala do Sala do
Local Conselho Conselho Conselho Conselho Conselho Conselho
Hora 10h 10h 10h 9h 10h 10h
Duraçã
o 2h 2h 2h 3h 2h 2h
Apresentar Apresentar
Apresentar
Assunt Apresentaçã esboço dos esboço dos Análise dos Análise dos
conclusão do
o o do projeto procedimento procedimento processos processos
projeto
s por setor s por setor

2. Comunicação interna através de email

a. Objetivo – Convocar reuniões; informar sobre definições das reuniões;
informar sobre o status do projeto;
b. Responsável – Jadenilse Silva de Lemos
c. Destinatários – Diretor da unidade; funcionários técnico-administrativos
d. Periodicidade: antes e após cada reunião marcada no cronograma
acima; sempre que necessário.
 3. Comunicação informal
a. Objetivo – esclarecer sobre as etapas de processos que ocorrem fora
dos setores da FAMED
b. Responsáveis – Dayseanne Costa Teixeira e Jadenilse Silva de Lemos
c. Periodicidade – sempre que houver ambigüidade ou imprecisão dos
dados disponíveis sobre os procedimentos

PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS

FASES RISCO PROBABILIDADE GRAVIDADE RESPOSTA

Informações Investigar os
duplicadas, procedimentos junto
incompletas, Alta Alta aos órgãos
diferentes da prática competentes

Coleta de
informação Falta de informação Buscar informação
junto aos órgãos
competentes e/ou
Média Alta elaborar
detalhamento de
acordo com a prática
Ausência dos Buscar apoio junto à
colaboradores nas Baixa Alta direção e superiores
reuniões
Pouca participação Apresentação do
Análise dos colaboradores plano do projeto;
Compartilhar
Baixa Alta
exemplos de
detalhamento de
processos
Excesso ou falta de Apresentar modelo
informações; Falta de do manual para
Manual Baixa Alta
clareza aprovação dos
usuários
PLANO DE MONITORAMENTO Indicadores de Meios de Hipóteses
E AVALIAÇÃOXSumário Desempenho Verificação Condicionantes
Narrativo
Padronizar e simplificar os Tempo Grupos Motivação do
processos realizados na U.A. Índice de retrabalho focais pessoal envolvido
(erros)
Satisfação dos
colaboradores
Ampliar a comunicação Participação e Grupos Motivação e
intersetorial através de debate, envolvimento dos focais disposição dos
exposição de dúvidas, abertura colaboradores servidores
para sugestões Quantidade de Disponibilização dos
sugestões propostas pelas chefias
imediatas
Identificar os processos onde mais Presença e Grupos Motivação e
ocorrem dúvidas, erros e atrasos participação dos focais disposição dos
Identificar etapas que são
envolvidos servidores
negligenciadas ou desnecessárias
Nº de processos Disponibilização dos
dentro dos processos.
detalhados mesmos pelas
Identificar responsáveis pelas
Determinação de chefias imediatas
atividades de cada setor
atribuições por função
Determinar indicadores para Presença e Grupos Motivação e
avaliação da eficiência participação dos focais disposição dos
envolvidos servidores
Indicadores claros e Disponibilização dos
objetivos mesmos pelas
chefias imediatas
Saída do projeto: Manual de Clareza Grupos Disposição dos
procedimentos Facilidade de focais funcionários a seguir
encontrar informações Checagem as etapas dos
Objetividade dos procedimentos
indicadores
definidos

PLANO DE CUSTOS
 Itens Qtde. Valor unid. Valor total
Folhas de papel A4 1 (resma) R$ 14,90 R$ 14,90
Quadro branco 120x90cm 1 R$ 57,90 R$ 57,90
Pilotos para quadro branco 1 (pacote x
(4 unid.) 4 unid.) R$ 9,99 R$ 9,99
Apagador para quadro
branco 1 R$ 2,90 R$ 2,90
Serviços de gráfica - -
Serviços de desing gráfico - - R$ 1640,00
Computador 1 R$ 872,03 R$ 872,03
Data show 1 R$ 1126,00 R$ 1126,00
CUSTOS TOTAIS PREVISTOS R$ 3723,72

PLANO DE AQUISIÇÕES

Itens Qtde. Aquisição Meio de aquisição Recurso

Folhas de papel A4 1 (resma) Não Próprio da unidade -
Não -
Quadro branco 120x90cm 1 Próprio da unidade
Pilotos para quadro branco 1 (pacote x Não -
(4 unid.) 4 unid.) Próprio da unidade
Apagador para quadro Não -
branco 1 Próprio da unidade
Serviços de gráfica - Sim Gráfica da UFAL U.A.
Serviços de desing gráfico - Não Próprio da unidade -
Computador 1 Não Próprio da unidade -
Data show 1 Não Próprio da unidade -

O serviço de gráfica para impressão dos manuais será contratado através dos
recursos da Unidade pela conta de serviços de pessoa jurídica. Os demais itens já
estão disponíveis na própria unidade, não sendo necessária aquisição para este
projeto específico.