1.

INTRODUO ADMINISTRAO A Administrao um conjunto de normas e funes elaboradas para disciplinar elementos de produo, que tm como objetivo alcanar um resultado eficaz e retorno financeiro. Administrar envolve a elaborao de planos, pareceres, relatrios, projetos, arbitragens e laudos, em que exigida a aplicao de conhecimentos inerentes s tcnicas de Administrao. Taylorismo ou Administrao cientfica o modelo de administrao desenvolvido pelo engenheiro Frederick Winslow Taylor (1856-1915), que considerado o pai da administrao cientfica. Caracteriza-se pela nfase nas tarefas, objetivando-se aumentar a eficincia da empresa aumentando-se a eficincia ao nivel operacional. Os estudos de Taylor baseavam-se na Organizao Racional do Trabalho, que defendia entre outras coias: Anlise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos: objetivava a iseno de movimentos inteis, estabelecendo um tempo mdio, a fim de que as atividades fossem feitas em um tempo menor e com qualidade, aumentando a produo de forma eficiente e eficaz. Diviso do trabalho e especializao do operrio, cada um se especializaria e desenvolveria as atividades em que mais tivessem aptides. Desenho de cargos e tarefas: desenhar cargos especificar o contedo de tarefas de uma funo, como executar e as relaes com os demais cargos existentes. Incentivos salariais e prmios por produtividade Condies de trabalho: O conforto do operrio e o ambiente fsico ganham valor, no porque as pessoas merecessem, mas porque so essenciais para o ganho de produtividade Padronizao: aplicao de mtodos cientficos para obter a uniformidade e reduzir os custos Superviso funcional: os operrios so supervisionados por supervisores especializados, e no por uma autoridade centralizada. Homem econmico: o homem motivvel por recompensas salariais, econmicas e materiais. A Teoria Clssica da Administrao foi idealizada por Henri Fayol. Caracteriza-se pela nfase na estrutura organizacional, pela viso do homem econmico e pela busca da mxima eficincia. Fayol foi o primeiro a definir as funes bsicas do Administrador: planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar - POCCC. Atualmente, sobretudo com as contribuies da Abordagem Neoclssica da Administrao, em que um dos maiores nomes Peter Drucker, os princpios foram retrabalhados e so conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC). Teorias Administrativas, suas nfases e seus principais enfoques nfase Teorias administrativas Principais enfoques Tarefas Administrao cientfica Racionalizao do trabalho no nvel operacional Estrutura Teoria clssica Teoria neoclssica Organizao Formal; Princpios gerais da Administrao; Funes do Administrador Teoria da burocracia Organizao Formal Burocrtica; Racionalidade Organizacional; Teoria estruturalista Mltipla abordagem: Organizao formal e informal; Anlise intra-organizacional e anlise interorganizacional; Pessoas Teoria das relaes humanas Organizao informal; Motivao, liderana, comunicaes e dinmica de grupo; Teoria comportamental Estilos de Administrao; Teoria das decises; Integrao dos objetivos organizacionais e individuais; Teoria do desenvolvimento organizacional Mudana organizacional planejada; Abordagem de sistema aberto;

Ambiente Teoria estruturalista Teoria neo-estruturalista Anlise intra-organizacional e anlise ambiental; Abordagem de sistema aberto; Teoria da contingncia Anlise ambiental (imperativo ambiental); Abordagem de sistema aberto; Tecnologia Teoria dos sistemas Administrao da tecnologia (imperativo tecnolgico); A teoria geral da administrao comeou com a nfase nas tarefas, com a administrao cientfica de Taylor. A seguir, a preocupao bsica passou para a nfase na estrutura com a teoria clssica de Fayol e com a teoria burocrtica de Max Weber, seguindo-se mais tarde a teoria estruturalista. A reao humanstica surgiu com a nfase nas pessoas, por meio da teoria comportamental e pela teoria do desenvolvimento organizacional. A nfase no ambiente surgiu com a Teoria dos Sistemas, sendo completada pela teoria da contingncia. Esta, posteriormente, desenvolveu a nfase na tecnologia. Cada uma dessas cinco variveis - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia - provocou a seu tempo uma diferente teoria administrativa, marcando um gradativo passo no desenvolvimento da TGA. Cada teoria administrativa procurou privilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variveis, omitindo ou relegando a um plano secundrio todas as demais. 1.1. Habilidades do Administrador Habilidades Administrativas necessrias nos vrios nveis da organizao * Habilidade Tcnica Consiste em utilizar conhecimentos, mtodos, tcnicas e equipamentos necessrios para realizao de tarefas especficas. Esta habilidade obtida atravs da instruo e ou experincia. * Habilidade Humana Consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivaes e aplicar uma liderana eficaz. * Habilidade Conceitual Consiste em compreender a complexidade da organizao global e o ajustamento do comportamento das pessoas dentro da organizao. Esta habilidade permite que o administrador se comporte de acordo com os objetivos da organizao total e no apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo. 1.2. A empresa e seus recursos Os recursos so os meios que a empresa dispe para poderm funcionar e alcanar seus objetivos, constituem a capacidade de ao de uma empresa. 1.2.1. Recursos materiais Tambm denominads de recursos fsicos, englobam todos os aspectos materiais e fsicos que a empresa utiliza pra produzir: prdios, edifcios, fbricas, instalaes, mquinas, equipamentos, ferramentas, matrias-primas, materiais, etc. 1.2.2. Recursos financeiros So todos os aspectos relacionados com o dinheiro utilizado pela empresa para financiar suas operaes. Engloba a totalidade dos recursos financeiros da empresa, como capital, toda a forma de dinheiro, crdito, financiamento, recurusos prprios ou de terceiros, para garantir as peraes da empresa, alm do faturamento, fluxo de caixa, investimentos, contas a receber, etc. 1.2.3. Recursos Humanos toda forma de atividade humana. So os nicos recursos vivos e inteligentes da empresa, portanto, operam e dinamizam os demais recursos empresariais. Os recursos humanos se referem toda atividade humana, seja ela mental, conceitual, verbal, decisorial, social, como tambm manual ou braal. 1.2.4. Recursos Mercadolgicos So os meios pelos quais a empresa entra em contato com o seu ambiente exeterno, principalmente seu mercado.So as vendas, a promoo, a propaganda, a distribuio de produtos. So tambem chamados de recursos comerciais e envolvm todos os meios atravs dos

quais a empresa faz fluir seus produtos ou servios at o consumidor final. Esses meios so: pesquisa de mercado, vendas, promoo, propaganda, assistncia tcnica e canais de distribuio. 1.2.5. Recursos administrativos Constituem o esquema administrativo da empresa, como a direo, a gerncia e a superviso. Envolve todos os meios de corrdena interna de todos os demais recursos empresariais. 1.3. Objetivos da Administrao Os principais objetivos da Administrao proporcionar eficincia e eficcia s empresas. A eficincia refere-se aos meios: os mtodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. A eficcia refere-se aos fins: os objetivos e resultados a serem alcaados pela empresa. A tarefa da Administrao consiste em interpretar os osbjetivos propostos pela empresa e estabelecer as maneiras de alcanc-los por meio da ao administrativa.

2. TRABALHO EM EQUIPE O trabalho em equipe pressupe a existncia de uma equipe. E o que seria uma equipe? um pequeno nmero de pessoas com conhecimentos complementares, comprometidas com propsito, meta de performance e abordagem comuns, e pelos quais se mantm mutuamente responsveis. Para que haja harmonia neste grupo, necessrio, que se tenham normas bem definidas; objetivos e metas comuns, e seja almejado o mesmo resultado. No pode haver equipes sem objetivos e metas de performance. Afinal as equipes esto para melhorar a eficcia organizacional. No se trata de uma novidade para aproximar pessoas e aprimorar o clima da empresa. Embora isto deva ocorrer, no o seu objetivo principal. As equipes se alinham as grandes metas organizacionais, as macroestratgias e a viso das equipes. Mas cada uma deve construir sua prpria viso, com valores e crenas que todos partilhem. Deve ter sua misso dentro de um escopo mais amplo, universal, de forma a no limitar suas aes e a criatividade necessria para inovar. Todo grupo composto por diferentes indivduos, sendo importante estar consciente das diversas maneiras como influenciamos e distorcemos as informaes sobre o outro e o ambiente que nos cerca. Por isso fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar do outro, facilitando a compreenso das suas atitudes, dificuldades e desejos (empatia). A equipe ser mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver conscincia de suas emoes e souber lidar com elas. Qual a importncia em trabalhar em equipes? Em primeiro lugar, elas rompem a rigidez hierrquica das empresas baseadas em compartimentos, facilitando o processo de comunicao interna; as equipes renem conhecimentos de vrias reas, aproximando pessoas diferentes, proporcionando a todas crescimento; atravs do grupo, o conhecimento flui melhor, e para que haja um bom fluxo, o conhecimento tem que rolar para encontrar outro e produzir um terceiro (s assim h inovao); o trabalho em equipe proporciona o despertar do lder que h em cada pessoa, criando oportunidades de exerccio da liderana; e por fim neste trabalho gera comprometimento, cooperao, aprendizagem e transformao. Qual a diferena entre grupo de trabalho e trabalho em equipe? Bom, o primeiro possui um lder formalmente definido (autoritrio), cada integrante representa o seu setor, defende o seu espao e se manifesta em nome dele, nota-se um comportamento individualista; seguem diretrizes e metas organizacionais; sempre visando os produtos de trabalhos individuais; realiza reunies formais, buscando eficincia; avalia-se a partir dos resultados da organizao e discute, decide e delega implementao. Os integrantes no tm a possibilidade de dialogar sobre o assunto e chegar numa concluso comum nem mesmo dar opinies ou realizar crticas. Agora o trabalho em equipe existe uma liderana compartilhada (democrtica); os indivduos se integram equipe e procuram agregar conhecimentos; h a imposio de suas prprias metas;

visa o produto de trabalhos coletivos; estimula-se nas reunies o dilogo, praticam-se dinmicas para soluo de problemas; tem avaliao direta de seus produtos e por ltimo dialoga, decide e implementa aes em conjunto. Nota-se que, o mesmo proporciona o estmulo nos integrantes de otimizar os seus conhecimentos, visto que o crescimento e o desenvolvimento da equipe torna possvel o aperfeioamento dos integrantes como tambm na prpria organizao. Pode-se perceber que o trabalho em equipe fundamental para o desenvolvimento e o sucesso profissional do indivduo e para o crescimento da organizao. Ento para saber trabalhar em equipe necessrio, respeitar o prximo como ser humano; saber ouvir o colega; ter um esprito de cooperao; compartilhar idias e respeitar a opinio do prximo. Uma equipe como uma famlia, tendo que se manter unida com respeito, honestidade, confiana para que seja possvel a realizao de um trabalho eficaz, criativo e de qualidade. 3. RELACIONAMENTO INTERPESSOAL O relacionamento interpessoal envolve o conhecimento de aspectos internos do prprio "eu", como o conhecimento dos prprios sentimentos, a gama de respostas emocionais, o processo de pensamento, a auto-reflexo e um "senso de"ou intuio relativa s realidades espirituais, ou seja, sair de dentro de si e olhar-se como um observador distante. Favorece a formao de um modelo acurado e verdadeiro de si mesmo, revelando elevado autoconhecimento, ao agir de forma eficaz diante de situaes na vida. Da mesma forma, envolve a capacidade,de experimentar, discernir padres de nossa conexo com a ordem maior das coisas, de perceber maiores estados da conscincia, de experimentar a atrao do futuro e de sonhar e realizar potenciais no percebidos ainda. Essa aptido bastante valorizada atualmente, pois as pessoas com essa capacidade conseguem estabelecer relacionamentos interpessoais mais produtivos. Saber trabalhar em equipe origina-se na aptido intrapessoal:"se me conheo, consigo estabelecer relacionamentos saudveis e reconhecer o outro." 4. PESSOA FSICA E JURDICA Pessoa fsica a pessoa natural, isto , todo indivduo (homem ou mulher), desde o nascimento at a morte. A personalidade civil da pessoa comea do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econmica, a pessoa fsica pode atuar como autnomo ou como scio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso, pessoa jurdica a entidade abstrata com existncia e responsabilidade jurdicas como, por exemplo, uma associao, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito pblico (Unio, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associaes etc.). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para os efeitos do imposto de renda, so equiparadas s pessoas jurdicas. 4.1 Tipos de empresas A atividade econmica organizada produtiva pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva, objetivando a partilha do resultado. Se a opo for a de Empresrio Individual, o patrimnio particular se confunde com o da empresa. As sociedades empresrias - quando a empresa for constituda por pelo menos dois scios devem adotar um dos tipos societrios a seguir: . Sociedade Limitada - o tipo de sociedade mais comum adotada pelas pequenas empresas. Conta com responsabilidade limitada dos scios - restrita ao valor de suas quotas -, e de constituio mais simples. . Sociedade em Nome Coletivo - deve ser constituda somente por pessoas fsicas, sendo que todos os scios respondem solidria e ilimitadamente pelas obrigaes sociais. . Sociedade em Comandita Simples - possui dois tipos de scios comanditados: pessoas fsicas,

responsveis solidria e ilimitadamente pelas obrigaes sociais; e os comanditrios obrigados somente pelo valor de sua quota. . Sociedade Annima - tem o capital dividido em aes, e a responsabilidade dos scios ou acionistas ser limitada ao preo de emisso das aes subscritas ou adquiridas. . Sociedade em Comandita por Aes - tem o capital dividido em aes, regendo-se pelas normas relativas s sociedades annimas. A pessoa jurdica no se confunde com as pessoas fsicas dos proprietrios. A empresa tem direitos e obrigaes e tudo que for praticado em seu nome, ela quem responde perante a lei. Entretanto, o juiz pode decidir que os efeitos de certos atos sejam estendidos aos bens particulares dos scios.

5. NOES FINANCEIRAS Pode-se definir Finanas como a arte e a cincia de administrar fundos. Praticamente todos os indivduos e organizaes obtm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Finanas ocupa-se do processo, instituies, mercados e instrumentos envolvidos na transferncia de fundos entre pessoas, empresas e governos. Finanas a aplicao de uma srie de princpios econmicos e financeiros objetivando a maximizao da riqueza da empresa e do valor das suas aes. 5.1 - O que maximizao da riqueza? a contribuio para o valor da empresa pela seleo daqueles investimentos que possuem a melhor compensao entre risco e retorno. E como se define compensao entre risco e retorno? Dado um nvel de risco, a taxa desejada de retorno que justifica a execuo de um investimento. 5.2 - Decises de Administrao Financeira O administrador financeiro deve preocupar-se com trs tipos bsicos de questes: 5.2.1 - Oramento de Capital: Processo de planejamento e gesto dos investimentos de uma empresa em longo prazo. Nessa funo o administrador financeiro procura identificar as oportunidades de investimento cujo valor para a empresa superior a seu custo de aquisio. Em termos amplos, isto significa que o valor do fluxo de caixa gerado por um ativo supera o custo desse ativo. 5.2.2 - Estrutura de Capital: Combinao de capital de terceiros e capital prprio existente na empresa. O administrador financeiro tem duas preocupaes, no que se refere a essa rea. Primeiramente, quanto deve a empresa tomar emprestado? Em segundo lugar, quais so as fontes menos dispendiosas de fundos para a empresa? Alm destas questes, o adm. financeiro precisa decidir exatamente como e onde os recursos devem ser captados, e, tambm, cabe ao adm. financeiro a escolha da fonte e do tipo apropriado de recurso que a empresa, por ventura, tomar emprestado. 5.2.3 - Administrao do Capital de Giro: Capital de giro so os ativos e passivos circulantes de uma empresa. A gesto do capital de giro de uma empresa uma atividade diria que visa assegurar que a empresa tenha recursos suficientes para continuar suas operaes e evitar interrupes muito caras. 5.3 - Decises financeiras bsicas 5.3.1 - Investimentos: A preocupao primordial diz respeito avaliao e escolha de alternativas de aplicao de recursos nas atividades normais da empresa. Consiste ainda num conjunto de decises visando dar empresa a estrutura ideal em termos de ativos fixos e correntes para que os objetivos da empresa como um todo sejam atingidos.

Nessa rea, o enfoque bsico a obteno do maior resultado (retorno) possvel, dado o risco que os proprietrios da empresa esto dispostos a correr. 5.3.2 - Financiamento: O que se deseja fazer definir e alcanar uma estrutura ideal em termos de fontes de recursos, dada a composio dos investimentos. preciso compreender, desde j, que a funo financeira, cuja finalidade assessorar a empresa como um todo proporcionando-lhe os recursos monetrios exigidos, no determina, por isso mesmo, quais as aplicaes a serem feitas pela empresa. Isto decorre dos objetivos e das decises da administrao e/ou dos proprietrios da empresa em um nvel mais alto. administrao financeira resta conseguir os recursos necessrios para financiar essa estrutura de investimento ao mais baixo custo possvel. 5.3.4 - Utilizao (destinao) do lucro lquido: H uma rea de decises tambm comumente conhecida pelo nome de poltica de dividendos, que se preocupa com a destinao dada aos recursos financeiros que a prpria empresa gera em suas atividades operacionais e extraoperacionais. 5.4. Matemtica Financeira A Matemtica financeira utiliza uma srie de conceitos matemticos aplicados analise de dados financeiros em geral. Juro uma remunerao ou taxa cobrada sobre algum recurso emprestado. Ele pode ser cobrado de duas formas: simples e composto. Juros simples Os juros so sempre calculados sobre o valor inicial da transao, no importando o montante final e o perodo. A formula para juros simples : Exemplo: Um homem tem uma dvida de R$ 1000,00 que deve ser paga com juros de 8% a.m. (ao ms) pelo regime de juros simples e devemos pag-la em 2 meses. Os juros que o homem pagar sero: Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante (M), de 1160,00 no caso. Juros compostos aquele que, a partir do segundo perodo financeiro calculado sobre o Montante do perodo anterior. O Juro composto quando a cada perodo os juros so incorporados ao Principal e o novo Principal passa tambm a render juros. A formula para juros compostos :

Exemplo: Um homem empresta R$1000 com juros de 10%, no outro ms dever R$1100, e no prximo R$1210, R$1331 e etc. O juro calculado sobre o montante principal mais os juros do perodo anterior. Taxa de juros Taxa de juro o valor do juro expresso como percentagem de determinado capital. A taxa de juro pode ser representada de duas formas: Forma Percentual: 5%; 1,25%; 0,04%. Exemplo: Dada uma taxa de 10% ao ano, ento a aplicao de $ 100,00, por um ano, gera um juro de $10,00. Forma Unitria: 0,05; 0,0125; 0,0004 Exemplo: Dada uma taxa de 0,10 ao ano, ento a aplicao de $ 100,00, por um ano, gera um juro de $10,00. 6. TICA NO TRABALHO A tica est presente em todas as raas. Ela um conjunto de regras, princpios ou maneira de pensar e expressar. tica uma palavra de origem grega com duas tradues possveis: costume e propriedade de carter. O que ser tico? Ser tico nada mais do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. ser altrusta, estar tranqilo com a conscincia pessoal. " cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda, etc."

tica tudo que envolve integridade, ser honesto em qualquer situao, ter coragem para assumir seus erros e decises, ser tolerante e flexvel, ser humilde. Todo ser tico reflete sobre suas aes, pensa se fez o bem ou o mal para o seu prximo. ter a conscincia " limpa". O que tica profissional? Um profissional deve saber diferenciar a tica da moral e do direito. A moral estabelece regras para garantir a ordem independente de fronteiras geogrficas. O direito estabelece as regras de uma sociedade delimitada pelas fronteiras do Estado. As leis tm uma base territorial, valendo apenas para aquele lugar. Pessoas afirmam que em alguns pontos elas podem gerar conflitos. O desacato civil ocorre quando argumentos morais impedem que uma pessoa acate certas leis. As vezes as propostas da tica podem parecer justas ou injustas. tica diferente da moral e do direito porque no estabelece regras concretas. A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a nossa profisso, passamos a ter deveres profissionais obrigatrios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e no pelos deveres e valores. Ao completar a formao em nvel superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da tica profissional. Mesmo quando voc exerce uma carreira remunerada, no est isento das obrigaes Sabemos que existem vrios tipos de TICA: tica social, do trabalho, familiar, profissional. tica profissional refletir sobre as aes realizadas no exerccio de uma profisso e deve ser iniciada antes da prtica profissional. Se voc j iniciou a sua atividade profissional fora da rea que voc gosta no quer dizer que voc no tenha deveres e obrigaes a cumprir como profissional. . Como ser um profissional tico? Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um conjunto de valores. Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das caractersticas bsicas de como ser um profissional tico ser bom, correto, justo e adequado. Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores fundamentais, como: Ser honesto em qualquer situao - a virtude dos negcios. Ter coragem para assumir as decises - mesmo que seja contra a opinio alheia. Ser tolerante e flexvel - deve-se conhecer para depois julgar as pessoas. Ser ntegro - agir de acordo com seus princpios Ser humilde - s assim conseguimos reconhecer o sucesso individual. 7. COMUNICAO E REDAO EMPRESARIAL A Comunicao Empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas as atividades orientadas para o relacionamento entre uma organizao e os ambientes interno e externo. Sua responsabilidade fundamental criar e manter fluxos de informao e influncia recproca entre a empresa, seus pblicos de interesse e a sociedade em geral". 1. O Que Comunicao? Comunicao o processo de transmitir a informao e compreenso de uma pessoa para outra. Se no houver esta compreenso, no ocorre a comunicao. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta no for compreendida pela outra pessoa, a comunicao no se efetivou. 1.1 O Processo de Comunicao Cada perodo de comunicao diferente de qualquer outra e composto de trs etapas

subdivididas: 1 - Emissor: a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser chamada de fonte ou de origem. a) Significado: corresponde ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar. b) Codificador: constitudo pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem. 2 - Mensagem: a ideia em que o emissor deseja comunicar. a) Canal: tambm chamado de veculo, o espao situado entre o emissor e o receptor. b) Rudo: a perturbao dentro do processo de comunicao. 3 - Receptor: a etapa que recebe a mensagem, a quem destinada. a) Decodificador: estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o receptor a compreenda. b) Compreenso: o entendimento da mensagem pelo receptor. c) Regulamentao: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a volta da mensagem enviada pelo emissor(Feedback). Pode-se, portanto, dizer que a comunicao s pode ser considerada eficaz quando a compreenso de receptor coincide como o significado pretendido pelo emissor. 1.2 Rudos na Comunicao O processo de comunicao nunca perfeito. No decorrer de suas etapas sempre ocorrem perturbaes que prejudicam o processo, no qual so denominados rudos. Rudo uma perturbao indesejvel em qualquer processo de comunicao, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem, qualquer fonte de erro, distrbio ou deformao da fidelidade na comunicao de uma mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc. 1.3 Tipos de Comunicao 1.3.1 Comunicao Verbal: Quase toda a comunicao verbal realizada por escrito e devidamente documentada por meio de protocolo, mas composta pela palavra. Comunicao Oral: so as ordens, pedidos, conversas, debates, discusses. Comunicao Escrita: so as cartas, telegramas, bilhetinhos, letreiros, cartazes, livros, folhetos, jornais, revista. 1.3.2 Comunicao No-Verbal: Atravs desta comunicao no-verbal ocorre a troca de sinais: olhar, gesto, postura, mmica. Comunicao por mmica: so os gestos das mos, do corpo, da face, as caretas. Comunicao pelo olhar: as pessoas costumam se entender pelo olhar. Comunicao pela postura: o modo como nos sentamos, o corpo inclinado para trs ou para frente, at mesmo a posio dos ps. Tudo isso na maioria das vezes o nosso subconsciente transmitindo uma mensagem. Comunicao por gestos: pode ser voluntria, como um beijo ou um cumprimento. Mas tambm pode ser involuntria, como por exemplo, mos que no param de rabiscar ou de mexer em algo. Isso sinal de tenso e, ou nervosismo. 1.4 Os Canais de Comunicao A comunicao dentro das empresas para ser clara e precisa, necessita de um organograma bem planejado, para que a mensagem no chegue distorcida. A seguir veremos os modelos de canais de comunicao que ocorrem dentro de empresas: a) Canais Verticais Podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se comunicao entre o superior e os

subordinados, veiculando ordens ou instrues. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e referem-se comunicao entre o subordinado e o supervisor, veiculando informaes a respeito do trabalho executado. b) Canais Horizontais Referem-se s comunicaes laterais entre dois rgos (dois departamentos, duas sees) ou dois cargos (dois gerentes) no mesmo nvel hierrquico. Ao tratar da comunicao estamos solucionando, em muitos casos, antigos e persistentes problemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e motivados, proporcionando mais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de quem percebe que possvel crescer e gerar crescimento conseqente. REDAO EMPRESARIAL *So textos produzidos no ambiente empresarial. Podem ser memorando, circular, comunicado, ata, mensagens eletrnicas... Redigir - comunicar idias sobre determinado assunto, expressando o ponto de vista do emissor. Deve se escrever com ordem e mtodo. Ordem a lgica, coerncia, coeso e Mtodo o tipo e funo. Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas idias, apresenta argumentos convincentes, usa a fora poderosa da linguagem. Escrever bem reunir idias, emoes, argumentos, organiz-los em frases bem ordenadas que possam ser compreendidas, imediatamente, pelos leitores de maneira agradvel, concisa e sem erros gramaticais. Para que isso ocorra preciso praticar a LEITURA e a REDAO. Pontos a serem observados: O que voc quer de fato dizer com o texto? Qual a mensagem principal? Quem o leitor (receptor destinatrio)? Como organizar as idias? a) definir a mensagem principal:- verificar o nvel de linguagem do receptor e o contedo; b) organizar o texto em tpicos: idias e argumentos em escala de importncia; c) tempestade cerebral: deixar a idias flurem livremente, ler criticamente os resultados, eliminar o que no serve. Estruturao do texto: 1) Pirmide invertida informao mais importante em primeiro lugar (comunicados, cartas de reclamao, convites para eventos, anncios de empregos...); 2) Losango usado para assuntos mais complexos e delicados introduo / assunto principal / informaes complementares (recusa a um pedido, cancelamento de compromisso / resposta reclamao...); 3) Problema X Soluo apresentao do problema / possveis solues / concluso (soluo). Ao redigir um texto necessrio: Definir objetivos claros; Conhecer o assunto sobre o qual vai escrever; Despertar o interesse do leitor; Adaptar a linguagem ao leitor; Reler, refazer, aprimorar o texto. Modalidades de textos ATA relato de reunio, assemblia ou conveno; - normas a serem observadas:

 Lavrar em livro prprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a introduo de modificaes; Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrncias verificadas; Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras; O texto ser compacto, sem pargrafos ou com pargrafos numerados, mas no se far uso de alneas; Na ata do dia, so consignadas as retificaes feitas anterior; Nos casos de erros constatados no momento de redigi-Ia, emprega-se a partcula corretiva "digo"; Quando o erro for notado aps a redao de toda a ata, recorre-se expresso: "em tempo", que colocada aps todo o escrito, seguindo-se ento o texto emendado: Em tempo: na linha onde se l "bata", leia-se ''pata''; Os nmeros so grafados por extenso; So elementos constitutivos bsicos de uma ata: a) dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso), local da reunio; b) relao e identificao das pessoas presentes; c) declarao do presidente e secretrio; d) ordem do dia; e) fecho. Modelo de abertura de ata Ata da Reunio (Assemblia/Conveno) Ordinria (ou Extraordinria) de .... / ... ./ .... Aos .... dias do ms de........de 200... na................, na Rua......, reuniram-se s ... horas, na n ... , So Paulo, SP, Modelos de fechos de ata a. ...Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presena do Sr. Beltrano, do Sr. XY, das demais autoridades presentes e declara encerrada a reunio, da qual eu , Secretrio em exerccio, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim. b. A sesso encerrou-se s...... horas. Eu, ............, Secretrio em exerccio, lavrei, transcrevi e assino a presente ata. CIRCULAR comunicao dirigida a muitas pessoas, ou rgos para transmitir avisos, ordem ou instrues (o assunto tem carter geral). MODELO Senhores: Nossa empresa desenvolve suas atividades na rea de legislao do estrangeiro e conta com experincia de mais de 15 anos. Visando ampliar o nmero de assinantes, estamos oferecendo promocionalmente nosso Informe X, que trata especificamente do assunto. Alm de informes peridicos, dispomos de um setor que atende inteiramente grtis, durante um ano, a consultas sobre qualquer assunto relativo permanncia ou estada do estrangeiro no pas. A assinatura d direito a receber um informe trimestral. Havendo qualquer modificao ou novidade sobre a legislao de estrangeiro, expediremos uma circular extra, para mant-los sempre bem informados, sem qualquer nus adicional. A cobrana ser confiada ao Banco Y, com a anuidade de $ ....... (.....), por meio de nota fiscal de servios, com vencimento em ...... (a) Fulano de Tal

MEMORANDO nota ou carta ligeira comunicando alguma questo, entre departamentos.

_ devem constar em um memorando: timbre, endereo (quando se trata de empresa privada), cdigo (iniciais do departamento), nmero do memorando, localidade, assunto (ementa), receptor (destinatrio), texto, assinatura, anexos. MEMORANDO N (exemplo) PARA: DEPARTAMENTO: Fulano de tal Marketing DE: DEPARTAMENTO: Beltrano da Silva Relaes Pblicas Data: 14-3-2006 Assunto: Estgio de Fulano de tal A partir de 1 de fevereiro de 2006 ... , o Sr. Fulano de tal, novo assistente do Gerente de Relaes Pblicas, far estgio no Departamento de Marketing, durante uma semana. Gostaramos de contar com sua assistncia pessoal, de modo que o Sr. Fulano de tal possa ter o mximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes. COMUNICADO (aviso, declarao, esclarecimento ...) usado para tornar pblico um determinado fato. Exemplo: ABANDONO DE EMPREGO A Empresa X, com sede na Av , So Paulo, Capital, faz saber, para os fins do disposto no artigo 482, Letra I, da CLI: que Fulana, brasileira, solteira, residente na Rua ......... , So Paulo, Capital, portadora da Carteira Profissional n Srie So Paulo, deixou de comparecer ao servio a partir do dia ..../..../...., praticando assim "Abandono de Emprego" nos termos do artigo 487, lI, da CL T. COMUNICADO A Empresa Y informa aos clientes, amigos, fornecedores, bancos que, a partir de ... do corrente, seus telefones de nmeros...de sua Sede/Depto. De Vendas em So Paulo, na Rua - CEP , sero substitudos pelo nmero seqencial (011).....- seis troncos. O telex permanece o mesmo, n.... Comunica igualmente os novos nmeros de sua Unidade em...... , Rua .

MENSAGENS ELETRNICAS (e-mail) mensagem clara, objetiva, concisa e gramaticalmente correta tema/assunto no se usam abreviaturas, piadas e brincadeiras. Exemplos de mensagens eletrnicas Verificamos que ainda no recebemos sua resposta a nossas solicitaes de .......... Por favor, queira enviar-nos sua proposta. Gostaramos de manter nossa boa relao comercial com sua empresa. Por isso, esperamos sua compreenso para os aumentos de preo de nossa tabela. Para o andamento equilibrado de nossos pedidos, gostaramos de saber o nvel de seu estoque para o produto X. OFCIO meio de comunicao escrita dos rgos do servio pblico. So partes de um ofcio: Timbre ou cabealho; ndice e nmero: iniciais do rgo que expede o ofcio, seguidas do nmero de ordem do documento, separados por uma diagonal; Local e data: devem ser escritos na mesma altura do ndice e do nmero (coloca-se ponto aps o ano);

 Assunto (ou ementa); Vocativo (tratamento ou cargo do destinatrio); Texto: exposio do assunto; Fecho; Assinatura (nome, cargo e funo); Endereo (frmula de tratamento, nome do receptor e cargo e funo do signatrio, seguidos da localidade e do destino; Iniciais do nome e sobrenome do redator e do digitador. INTRODUES ATUAIS - Comunicamos a V. Sa. que... . - Informamos V. Exa. de que . FECHOS ATUAIS - Atenciosas saudaes. - Respeitosas saudaes. - Atenciosamente. - Respeitosamente. 8. NOES DE DEPARTAMENTO PESSOAL Nas empresas de menor porte, normalmente inexiste o Departamento Pessoal, pois as atividades so normalmente supridas pelo "Contador" da empresa. J nas empresas de maior porte, podemos quase sempre encontr-lo, de estrutura meramente simples ou ento at os mais sofisticados, em nvel de Diretoria. Basicamente o Departamento Pessoal, constitudo por trs setores: Admisso, Compensao e Desligamento. O setor de Admisso de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo o processo de integrao do indivduo na empresa, dentro dos critrios administrativos e jurdicos. Tem incio na busca do profissional no mercado de trabalho, adequar nas funes do cargo e efetuar o registro de acordo com as conformidades da legislao do trabalho. O setor de Compensao de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo processo de controle de freqncia, pagamento de salrios e benefcios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuies. A partir da integrao dos empregados na empresa, tem incio no controle do fluxo de freqncia ao trabalho, elaborao da folha de pagamento, controle de benefcios e finaliza em clculos de tributos. O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo processo de desligamento e quitao do contrato de trabalho, estendendo-se na representao da empresa junto aos rgos oficiais (DRT, Sindicato, Justia do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina de fiscalizao. Tem incio a partir do desligamento do empregado e termina quando da sua efetiva quitao do contrato de trabalho. Assim, podemos organizar da seguinte maneira: DEPARTAMENTO PESSOAL SETOR DE ADMISSO SETOR DE COMPENSAO SETOR DE DESLIGAMENTO Atribuies: Recrutamento e Seleo Integrao Registro Atribuies: Jornada de Trabalho Folha de Pagamento Benefcios Tributao Atribuies: Resciso do contrato de Trabalho Justia do Trabalho Fiscalizao 9. NOES DE ARQUIVO 1.1-O que Arquivo?

A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto). 1.2-Tipos de Arquivos Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc) Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados 1.3-Sistema de Arquivos Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp E Documento? a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE. O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou Composto (Processo) 1.4-Natureza dos Documentos Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa; 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,

negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,) 4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. 2-Como Organizar um Arquivo? interessante que a sua Unidade ou rea de trabalho tenha um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Classificao , portanto, a sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo. 2.1-Plano de Classificao Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos. Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade da Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas: a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em que voc trabalha Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que vezes so Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra essas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as. b) Relacione e organize o que voc levantou. Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao de sua rea/rgo e/ou o que voc conseguiu descrever. c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividades identificadas Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas 3. Rotinas de arquivamento: Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas: 3.1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos: a) para arquivamento b) para solicitar informao c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc. d) em obedincia a uma rotina importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o ltimo despacho. Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo. 3.2. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova). 3.3. Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser

descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros). A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio. 3.4. Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo; 3.5. Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que daro entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedncia, breve descrio de contedo, nmero da RR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou arquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados, e facilitar a busca. 4. Classificao Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a lassificao adotados pela organizao. Escrever lpis no documento onde dever ser arquivado. Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedncia e a data. Ex.1 Procedncia: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratao de Funcionrios, em um Arquivo da Direo Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (podero entrar Portarias e demais atos do Reitor relativos a RH). Ex.2 Procedncia: SUS. - Ofcio ao Diretor solicitando reunio para tratar de assuntos relativo a Convnio. (j despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria - CONVNIOS/SUS/CONTRATO 5. Ordenao a disposio dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos: 5.1. Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos. 5.2. Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal 5.3. Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras). 5.4. Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos Ordenao Numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. Ex. Na Pasta MANUTENO/PRDIO voc poder arquivar os documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC que o servio foi concludo. importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso para quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM MESMA AO. 6. Arquivamento

Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do rgo/rea respectivos. Dica: Se o seu arquivo for constitudo por Pastas Suspensas voc pode montar a pasta suspensa com o cdigo da atividade na Projeo e guardar os documentos em pastas lisas (ou intercaladora) ou mesmo em papel almao sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima, juntamente com o perodo que se refere a documentao. Isso facilita as transferncias dos documentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminao, porque voc poder mandar apenas o miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte. Guarde finalmente no mvel respectivo que tambm dever estar identificado.

* Apostila montada de acordo com contedo programtico de diveros cursos para atender s necessidades dos alunos do Curso de Assistente Administrativo (Projeto de Extenso Administrao para Todos). Dayana Soares Tcnica em Gesto Graduanda em Administrao Contatos: dayanapsj@yahoo.com.br Fonte: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/apostila-de-um-curso-de-assistenteadministrativo-projeto-de-extensao-de-uma-instituicao-de-ensino-superior-de-joao-pessoa/29079/