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Arquivistica_Metodos de Arquivamento

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UNIFAI – CENTRO UNIVERSITÁRIO ASSUNÇÃO BIBLIOTECONOMIA

Dafne do Prado S. Martins de Oliviera Dalila Athayde Andrade Schaden Emerson da Silva Jaqueline Sidiney Geraldo da Cunha

METODOS DE ARQUIVAMENTO

Trabalho apresentado à disciplina de Arquivologia, no curso de Biblioteconomia/ Noturno 4º semestre Professora. Maria Cecilia

São Paulo 2011

SUMÁRIO

1 - INTRODUÇÃO...............................................................................1 2 - OBJETIVOS.....................................................................................2 3 - CONCEITOS E DEFINIÇÕES........................................................3 3.1 – ARQUIVAMENTO...................................................................... 3.2 – ARQUIVO.................................................................................... 3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE............................................................ 3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE...................................................... 3.3 – FUNÇÃO...................................................................................... 3.4 – VALORES.................................................................................... 3.5 - SISTEMA DIRETO...................................................................... 3.6 - SISTEMA INDIRETO.................................................................. 3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO....................................................... 4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO............................................. 4.1 – MÉTODO ALFABÉTICO.......................................................... 4.1.1 – VANTAGENS......................................................................... 4.1.2 – DESVANTAGENS................................................................. 4.1.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO............................................ 4.2 – METODO GEOGRÁFICO....................................................... 4.2.1 – VANTAGENS........................................................................ 4.2.1 – DESVANTAGENS................................................................ 4.2.3 – MODELOS............................................................................. 4.3 – METODOS NÚMERICOS....................................................... 4.3.1 – SIMPLES............................................................................... 4.3.2 – CRONOLOGICO.................................................................. 4.3.3 – DIGITO TERMINAL.............................................................. 4.3.4 – VANTAGENS........................................................................................... 4.3.4 – DESVANTAGENS................................................................. 4.3.5 – MODELOS............................................................................. 4.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS .......................... 4.4.1 – METODOS POR ASSUNTO.................................................. 4.4.1.1 - MÉTODO ALFABÉTICO.................................................... 4.4.1.2 - ORDEM DICIONÁRIA........................................................ 4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPÉDICA................................................ 4.4.2 - MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO................................. 4.4.2.1 - MÉTODO DUPLEX............................................................. 4.4.2.2 - MÉTODO DECIMAL.......................................................... 4.4.2.2.1 - ÍNDICE ALFABÉTICO.................................................... 4.4.2.3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA.......................... 4.4.3 – VANTAGENS...................................................................................... 4.4.4 – DESVANTAGENS.............................................................................. 4.4.5 – MODELOS........................................................................................... 4.5 – METODO PADRONIZADOS.................................................................. 4.5.1 - MÉTODO VARIADEX.........................................................................

.......... 4....5........5............ CONCLUSÃO.............4..............5........................................................................................................................ REFERÊNCIAS........................ ....................4 – MODELO................................................... 4...............................................................3 – DESVANTAGENS.....2 – VANTAGENS...........................................................................................................

Cronologico e Digito Terminal Ideograficos (Assuntos) Alfabetico – Enciclopédico e Dicionário Numericos – Duplex. exemplificando as vantagens e desvantagens dos métodos envolvidos.1 – INTRODUÇÃO O presente trabalho foi elaborado com o objetivo mostrar os métodos de arquivamento. o que é. Decimal e Unitermo ou Indexacao Coordenada Padronizados Variadex . Basicos Alfabetico Geografico Numerico – Simples. para que serve e objetivo concentuando-os.

maior agilidade operacional. eliminação de riscos. . permitindo exelentes resultados em padronização. conservação do acervo e melhor aproveitamento de mão-de-obra.2 – OBJETIVOS O objetivo do trabalho é demonstrar os metodos de arquivamento. localização rápida.

3 – CONCEITO E DEFINIÇÕES 3. 3. do que guardar (arquivar) é achar. Arquivo Intermediario. Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devido lugares em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com método definido. O termo arquivo pode também ser usado para designar conjunto de documentos e o móvel para guarda de documentos.A principal finalidade dos arquivos é servir a administração constituindo-se com o decorrer do tempo em base do conhecimento da historia.3 – FUNÇÃO A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.ARQUIVO CORRENTE Conjunto de documentos em curso de uso freqüentes também denomindado arquivo de movimento.Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes. Mais importante. rapidamente (recuperar as informações) no momento desejado. Arquivo em deposito.2 – ARQUIVO É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo/instituição/entidade/pessoa. o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.Conjunto de documentos colocados sob a guardda de um arquivo permanente embora não pertençam ao ser acervos. que aguardam destine disponibilizar as informações contidas MPs documentos para a ação final. 3.1 – ARQUIVAMENTO A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de diretios e obrigações.1 . 3. local onde o acervo documental devera ser conservado.2. .2 . Cada ramo de atividade exige um método diferente.ARQUIVO PERMANENTE Conjunto de documentos que são preservados respeitada a destinação estabelecida. o que so se efetivara se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. adequado as suas finalidades e é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. 3. pois.2. Finalidade.

3. tramitação e vigência dos documento a (chamada primeira idade arquivistica).1 – MÉTODO ALFABÉTICO É o mais simples.SISTEMA DIRETO É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde esta guardado. para se localizar o documento. valor primário. 4 – METODOS DE ARQUIVAMENTO 4.1 – VANTAGENS Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua localização não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem alfabética.5 .7 .1. posteriormente esses documentos passam a ter um valor residual.SISTEMA INDIRETO É aquele em que. porque a pesquisa é feita diretamente no documento. de cunho mais amplo que o restrito ditado jurídico e administrativo contido no teor documental. É um método direto. É o seu valor secundário.SISTEMA SEMI-INDIRETO É a combinação entre letras e números mais conhecido como método alfanumérico. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. pois não se inclui nem na classe de método básico nem padronizado e é considerado sistema semi-indireto. sendo permitido o uso do termo secundário. 3. respeitadas as normas gerais para a alfabetação.4 – VALORES Se ao tempo da produção.1. é preciso antes consultar um índice ou um código 3. com as respectivas letras. 4. que valera. as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética.2 – DESVANTAGENS . valor de prova). (PAES. através de guias divisórias. Nesse método. 3. realizado pelos historiadores em geral. eles serviram a dimensão jurídica e administrativa (usio primário. desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME.2005) 4.6 .

“e” não são consideradas.3 – REGRAS DE ALFABETAÇÃO 1) Nas pessoas físicas. Heitor Castelo-Branco. Antunes. Maria São Paulo. Aníbal. 4.seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Paulino Macedo. 3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo. “da”. Antunes.Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético. Mário do . Paulo Santa Rita. Pereira João Pereira José Pereira Jonas Pereira Pereira. quando o volume de documentos é muito grande. Paulino Vasconcelos. Heitor Villa-Lobos Humberto Castelo-Branco Luciano Porto-Seguro Villa-Lobos. 6) As partículas. Pereira. João Pereira. João. Jarbas Andrade. J. J. Jonas Pereira José. Pedro Paulo Macedo Paulino Andrade Jarbas Vasconcelos Macedo. Santa. João Antunes Aníbal Antunes Paulo Antunes Antunes. “do”. Jarbas 2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. Luís 5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais. Luciano 4) Sobrenomes formados com Santo. Pedro Paulo Vasconcelo. tais como “de”. Paula d’ Câmara. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o trabalho. Couto.1. Paulo. Paulo Santa Cruz Maria Santa Rita Luís São Paulo Santa Cruz. Luíza da Oliveira. José de. Humberto Porto-Seguro. Paula d’Alencar Luíza da Câmara José de Oliveira Mário do Couto Alencar. não se separam. São . ou ligados por hífen. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Pedro Paulo Andrade.

Antônio de los 12) Os nomes orientais . Francisco Arco y Molinero. Ministro João Cabral Professor Paulo Ramalho General Oscar Teixeira Dra. Sebastião de. Angel del. Neto. 8) Os títulos são colocados no fim. Paulo (Professor). John. entre parênteses. Ramalho. que corresponde ao sobrenome de família do pai.7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Oliveira Júnior. Júnior.). Paula (Dra. Antônio de los Arco y Molinero.mas não são considerados na ordenação alfabética. Francisco Rios. Wilson de Brito Neto. Oscar de. 9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. José Oviedo y Bãnos Francisco Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antônio de los Rios Oviedo y Bãnos. Ramalho. Oscar de. Pádua Sobrinho. Paul MacCarthey Mac Adam. Brito. José de Pina de Mello. Teixeira. Sebastião de.quando escritas com letras maiúsculas. Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat . Paul 10) As partículas podem ou não. árabes são registrados como se apresentam. Charles de Kennedy. Brito Neto. Brito. Wilson de Oliveira Júnior. Winston Gaulle. Paula Brito Cabral. José de Pina de Mello. Pádua Sobrinho. Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Júnior Sebastião de Pádua Sobrinho Antônio de Brito Neto Almeida Filho. João (Ministro). Gordon 11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Rios.. Gordon O’Brien MacCarthey. Antônio de. João (Ministro). Paula (Dra.). Angel del. John Schmidt. Antônio de Almeida Filho. chineses.japoneses. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome . Cabral. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome . John Mac Adam Giulio di Capri. Oviedo y Bãnos. Oscar (General). Paul. Teixeira. Paulo (Professor). ser consideradas.. Giulio di Capri O’Brien. Oscar (General). Winston Churchill Charles de Gaulle John Kennedy Paul Schmidt Churchill.

os números arábicos. preposições que compõem os nomes. Não se considera para ordenação os artigos. entre parênteses. etc. Assembléias. Financial Times (The) Estados Unidos. II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Ecoturismo 3o Congresso de Direito II Feira de Pequenos Empreendedores Conferência de Saúde (II) Congresso de Direito (3 o) Quarto Encontro de Ecoturismo (Quarto) Feira de Pequenos Empreendedores (II) 4. The Washington Post The Financial Times The Library of Congress Estados Unidos. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas por áreas geográficas. . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. romanos ou escritos por extenso. O elemento considerado é o local.13) Os nomes de firmas. empresas. cidade e correspondente 4. deverão aparecer no fim.1 – DESVANTAGENS Exige duas classificações – local e nome do correspondente.A. 4.2. Banco do Brasil Banco Real S. Library of Congress (The) The Washington Post 15) Nos títulos de Congressos. Conferências. As melhores ordenações geográficas são: Nome do estado. A Insinuante Fundação Joaquim Nabuco EMBRATEL Banco do Brasil The Library of Congress A Colegial The Bank of Boston Pesca do Vale e Cia. Bank of Boston (The) Colegial (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Insinuante (A) Library of Congress (The) Pesca do Vale e Cia 14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país.A.1 – VANTAGENS É direto e de fácil manuseio.2 – METODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto. Reuniões.2. Banco Real S. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva localização.

2. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados.MODELOS a) Nome do Estado.) Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares.4. Maria Pernambuco Caruaru Lima. João (Dr. Alfredo * Observe a ordem por Estado. FIGURA 5 São Paulo Rio de Janeiro Pernambuco . José (General) Rio de Janeiro Campos Acioly.3 . Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades. Paulo (Dr. ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE São Paulo São José dos Campos Silva. Cidade e correspondente. independente da ordenação alfabética das cidades.) Pernambuco Recife Dantas. Paulo São Paulo Lorena Vitório.

Quando se organiza um arquivo por cidades. CIDADE São Paulo Santos Rio de Janeiro Rio de Janeiro Recife Lorena Itambé Brasília Brasília ESTADO São Paulo São Paulo Rio de Janeiro Campos Pernambuco São Paulo Paraíba Minas Gerais Distrito Federal CORRESPONDENTE Correa. Pedro Silva.apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados. e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades. Isac Ivo.Distrito Federal . deve-se observar rigorosa ordem alfabética das cidades .Minas Gerais Brasília . Renato * Não é necessário o uso de guias .São Paulo Limeira . José (Dr. Carlos Nava. Tiago Souza.b) Nome da Cidade. FIGURA 6 Lorena .São Paulo Itambé . sem destaque. Pedro (Juiz) Rabelo. Pedro Correa.Paraíba Brasília . Paulo Bonfim. Estado e correspondente.as capitais são ordenadas alfabeticamente.) Gondim.

seguido da capital e do correspondente.Lorena França . Brigite Vadin.Liverpool Inglaterra . João Dias.Rennes França . Pierre Bardot. Fernando Star. Ringo Smith. Yuri Guimarães.Londres França .c) Outros países Nas correspondências com outros países.Paris . PAÍS Rússia Portugal Portugal Portugal Inglaterra Inglaterra França França França CAPITAL Moscou Porto Coimbra Lisboa Liverpool Londres Rennes Lorena Paris CORRESPONDENTE Gagarin. alfabeta-se primeiro o país. Paul Bardin. Roger FIGURA 7 Inglaterra . Pedro Rocha.

além da ordem numérica. .SIMPLES O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente . existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético. constituindo-se num processo único. em fichas. automatizado ou não. é aplicado aos arquivos especiais (discos. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. ordenado em rigorosa ordem numérica.2 . Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa. 4. em fichas. a busca se dá pelo número e a data do processo. Os métodos numéricos são indiretos. em geral é chamado processo. Os métodos numéricos são: a) Simples b) Cronológico c) Digito-terminal. A numeração é seqüencial.CRONOLOGICO Neste método. sem o qual é impossível localizar os documentos. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros.1 . fitas. vídeos.3 – METODOS NÚMERICOS Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.3. etc) e especializados (projetos de engenharia. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas. estão contidas informações úteis. Além do registro das pastas ocupadas. depois de numerado. inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. O documento recebe um número (protocolo) e a data. recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido.onde é obedecida a ordem de entrada. A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos. O método numérico simples. prontuários médicos e hospitalares. feitas algumas adaptações. o que não justificaria a abertura de pastas individuais. cadastro de pessoal em escritórios. etc). 4. deve-se observar a data. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. para se localizar um documento ou pasta. Observe na Figura 9. além do número e da data.4. uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro. O documento. é colocado numa pasta onde. a partir daí. sem preocupação com a ordem alfabética. é indispensável o índice alfabético-remissivo. em livro ou fichas. o arranjo de “correspondentes eventuais”.3. uma vez que.

Decompondo-se o número 945. considerando-se o grande volume de documentos do arquivo. são lidos da direita para a esquerda formando pares. armazenados com finais de números 94.têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. e finalmente documentos com valor terciário. 4. os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. Mas idenfica-las é impressindivel. o grupo 70 = grupo primário. no arquivamento de grande volume de documentos. Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos. e o grupo 94 = terciário.370 . De acordo com Paes.3. além da expansão equilibrada do arquivo. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um.3 – DIGITO TERMINAL Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros. obrigatoriamente. devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.3. Como a leitura é feita da direita para a esquerda. O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço destinados aos números terminados em 70 (primários). hospitais. . além de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número de documentos .3. bancos. INSS.esse método é ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos.4 – DESVANTAGENS Ambos necessitam de um índice remissivo e caso não tenha um controle eletrônico necessita de um rigidez no controle manual. o grupo 53 = secundário.4 – VANTAGENS Não tem a necessidade de separar as documentações em ordem de assunto ou alfabética. etc.4. contando com o recurso da automação. 4. em seguida documentos terminados em 53 (valor secundário).

Walter .E 1 Castro.E 10 Fundação Getúlio Vargas . M.L. Luis Carlos .3 E 1 Pedro Nava Filho Peixoto.4.E 3 São Paulo.4 2 Walter Rodrigues 1 Paulo de Castro Correspondentes Efetivos Paes. Carlos . Oswaldo .1 Índice alfabético (fichas) Registro em pasta FONTE : Paes.2 E 2 Carlos São Pedro Ribeiro.5 – MODELOS FIGURA 8 GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES E 10 Oswaldo Paes Villa Verde . Pedro .E 2 E 3 Lúcia Villa-Verde Rodrigues.5 Correspondentes Eventuais 6 Fundação Getúlio Vargas 5 Oswaldo Peixoto 4 Banco do Brasil 3 Luis Carlos Ribeiro Banco do Brasil . Oswaldo . Arquivo : teoria e prática .3. Paulo de .Lúcia .6 Nava Filho.

3 . No arquivamento por assunto.Método numérico 4.4 – METODOS IDEOGRÁFICOS – ASSUNTOS Alfabetico Enciclopédico Dicionário Numericos Duplex Decimal Unitermo ou Indexacao Coordenada 4. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ. . deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem enciclopédica.ORDEM DICIONÁRIA Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.MÉTODO ALFABÉTICO Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena. 4. 4. depende da correta interpretação dos documentos sob análise. conforme o que está sendo tratado no texto do documento. do Departamento de Pessoal de uma instituição pública.Método alfabético .1 – METODOS POR ASSUNTO Para Castro.1. podem ser adotados: .ORDEM ENCICLOPÉDICA Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.3 A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos. Exemplo: gaveta de um arquivo.4.1.4. determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”. “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser arquivados por assuntos.1 .4. Neste caso.4.1.2 .4. disposto em ordem dicionária. obedecendo-se à seqüência das letras.

método decimal 4.MÉTODO DUPLEX Aqui a documentação é dividida em classes. onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.2. LUBRIFICANTES 11 FERRAMENTAS 12. 2) Um código de classificação. Usando-se métodos numéricos é indispensável: 1) Um índice alfabético. por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos. partindo do gênero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). para indicar o local exato onde o documento deverá ser arquivado. já incluídos em subclasses. em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina.MÉTODO NUMÉRICO DE ASSUNTO O sistema numérico. No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união. aplicado à classificação por assunto facilita as operações.4. A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s): * Organização * Documentação * Necessidade do usuário. o método permite a abertura ilimitada de classes. por um lado. Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e indústrias.método duplex .4. O arquivista terá que abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade: .2 . pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel. conforme os assuntos. Utiliza-se neste sistema os métodos: .MATERIAL DE CONSTRUÇÃO Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico.4.1 . Este método não possui a dificuldade apresentada pelo método decimal. Se. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais: 01 CONTABILIDADE 02 EMPREGADOS 03 MÓVEIS 04 IMÓVEIS 05 SEGUROS 06 TRANSPORTES 07 METAIS 08 FERRAGENS 09 TINTAS 10 ÓLEOS.

a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos.... estabelece a relação entre as partes através de um traço-de-união. CONTABILIDADE 1-1 CONTAS A RECEBER 1-1-1 CONTAS DO GOVERNO 1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA 1-2 CONTAS A PAGAR 1-2-1 BANCOS 1-2-1-1 ULTRAMARINO 1-2-1-2 FRANCÊS 1-2-1-3 ALEMÃO 1-2-1-4 DO BRASIL .. . Portanto.. .. representam cada uma das dez classes. grupos . e não .... três ou mais algarismos.. A parte decimal pode não existir..13 MATERIAL ELÉTRICO 14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO....4. a estrutura do Método duplex.... por sua vez. já estabelecidas.. etc. A tábua.... A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico. a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos.. Conforme abaixo. como pode ter um. tabela ou esquema. que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes..2. dois. com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código. 10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES 10-1 ÓLEOS 10-1-1 ISOLANTES 10-1-2 LUBRIFICANTES ..”3 O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. 13. Castro adianta que “. MATERIAL ELÉTRICO 13-1 FIOS 13-1-1 FITAS ISOLANTES 13-1-2 OUTROS CONDUTORES 4......2 . que estão separados dos demais por um ponto. denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal classificação distirbui os assuntos em nove classes. 1.. recebendo as denominações: divisões.. A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos.. Cada classe. subgrupos...... está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e assim sucessivamente..MÉTODO DECIMAL Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-americano).

partindo-se sempre do geral para o particular.Anatomia 612 .se as classes não forem bem definidas.Sistema respiratório À medida que se apresenta um assunto.Construção .dispensa um índice alfabético..Filosofia 2 .Agricultura 640 .Engenharia 630 . EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO .Ciências Sociais 4 .Obras gerais 1 .Serviços Gerenciais 660 .. Não existe uma classificação universal para arquivos .Medicina 611 . deve-se procurar onde colocá-lo..Ciências Aplicadas 7 .Ciências e Artes Domésticas 650 ..Fisiologia Humana 616 . Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey nunca a classificação propriamente dita.Religião 3 .miscelânea 690 .Cardiologia 616-2 . Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal..Belas Artes 8 . TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY: CLASSES 0 .Ciências Puras 6 .cada instituição tem a sua classificação particular.Indústrias Químicas 670 . encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes. É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais.Ciências Aplicadas 610 .Filologia 5 ..Manufaturas .Clínica Médica 616-1 . SUBDIVISÃO DA CLASSE 610 610 . que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão . SUBDIVISÃO DA CLASSE 6 600 ...Literatura .Medicina 620 .

um número em ordem crescente. Uma vez numerado.Formação 220 .Psicologia 111 .Pesquisas 110 .2. procede-se à análise do documento... . Não é recomendada sua aplicação nos arquivos convencionais. 500 . para facilitar a localização dos documentos.Mestrado 232 . (PAES. de acordo com sua entrada no arquivo.Aplicada à educação .Automação e processamento de dados 531 . assuntos. controlado através de livro próprio..2. objetos etc.3 – UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA O Método Unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube em princípios de 1950.Redes 4. denominado número de registro. nos arquivos especiais e especializados.. deve-se elaborar o índice alfabético . a indexação coordenada vem sendo utilizada.2.Aplicada ao trabalho 112 . em lugar visível e previamente determinado. fenômenos.ÍNDICE ALFABÉTICO Tanto no método duplex. como no decimal.000 . 200 . de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que servirão à pesquisa posterior: nomes.4.. sob a forma de palavra-chave. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha índice. 2004) O método consiste em se atribuir a cada documento.Administração geral 100 ..Sistemas 532 .que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da informação. com êxito.. fatos ou acontecimentos. ou grupo de documentos.Pós-Graduação 231 . datas.Documentação e Informação 510 .4. Esse número. lugares. deve ser assinalado no documento.1 .Doutorado .Cursos 210 .. 4. A finalidade deste número é identificar e localizar o documento quando solicitado.Especialização 230 .Sistema de arquivos 530 . uma vez concluído o plano de classificação.Sistema de bibliotecas 520 .

sejam eles numericos ou alfabeticos.VANTAGENS Todos os assuntos relacionados a um determinado tópico ficam reunidos em grupos.4 – DESVANTAGENS Nestes metodos a desvantagem pode ocorrer na fase do diagnostico da documentação.4. onde tem que levar em conta a instituição e o meio onde ela está inserido.4.4. . 4.3 .

4.4.5 – MODELOS FIGURA 9 ORDEM DICIONÁRIA Verbas Transferências Promoções Máquinas Fichas Pessoais Férias Dotações Diárias Demisões Créditos Ajuda de custo Admissão Departamento de Pessoal .

FIGURA 10 ORDEM ENCICLOPÉDICA Impressão Exposição Distribuição Publicações Aplicada ao trabalho Aplicada à educação Psicologia Economia Ciência Política Administração Pesquisas Mestrado Formação Especialização Doutorado Cursos Departamento de educação .

4..5. as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial. a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação.FIGURA 11 ÍNDICE ALFABÉTICO ASSUNTO Administração Geral Arquivos (Sistemas) Assistência Técnica Biblioteca (Sistemas) . Há outros como o automático e o soundex que não tem aplicação na prática no Brasil e o Rôneo e o mnemônio são obsoletos..1 . . E foi concebido pela Remington Rand.2 – VANTAGENS Facil identificação atraves das cores combinadas com a ordem alfabetica.MÉTODO VARIADEX Com o crescimento das instituições e consequentemente sua massa documental outros medotos de arquivamento foram criados para atender a demanda e um destes é o Metodo Variadex onde se combina as cores juntamente com os números. Cursos Especialização Mestrado Doutorado Processamento de dados Psicologia (Pesquisas) Aplicada à Educação MÉTODO DUPLEX 0 5-2 4 5-1 2 2-2 2-3-1 2-3-2 5-3 1-1 1-1-2 DECIMAL 000 520 400 510 200 220 231 232 530 110 112 4. introduzindo as cores para facilitar não apenas o arquivamento mas a recuperação..3 – DESVANTAGENS Ter o custo de adquerir fichas e os pastas com cores diferentes para facilitar a identificação. Este método é variante do alfabético. Como seria impossível determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto..5. uma vez que seriam necessárias 26 cores distintas para representar o alfabeto.. 4.5.5 – METODO PADRONIZADOS 4.

4 – MODELO Letras A. F. K. D. P. U. W. N e abreviações O. C. e abreviações I. Y. T. J. V. e abreviações E. S. H. Q e abreviações R. L. G. B. M.4. X. Z e abreviações Cores Ouro Rosa Verde Azul palha .5.

. não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético. Trata-se de um método direto. considerando que o resgate da informação seja o NOME. as dificuldade encontradas foram mesclar os conceitos de autores diferentes e o entendimento do mesmo pelo grupo.CONCLUSÃO Para a execução do trabalho foram elaborados pesquisas para fazer o levantamento do assunto tratado. Por ser o metodo mais simples. ou seja na recuperação da Informação independente do metódo adotado. Com este trabalho pudemos constatar que O METODOS DE ARQUIVAMETO escolhido por cada instituição é de grande importância para o controle da Informação existente. Nosso grupo apos algumas discussões sobre qual metodo nos os identificamos. decidimos pelo MÉTODO ALFABÉTICO. com as respectivas letras. facilitará o atendimento ao cliente. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes e a falta de atenção e compreensão de quem executa o trabalho. O assunto metodos de arquivamento é um tema que merece um dispendimento de tempo para pesquisa sobre os métodos mais utilizados de arquivamento não apenas no Brasil mas também no mundo. onde todas as técnicas desenvolvidas auxiliam na busca coerente de dados. É de extrema importante termos em mente sempre a adequação do que a empresa necessita. através de guias divisórias. disseminação e organização do conhecimento humano. Como já descrito anteriormente as vantagens e desvantagens deste método são: Vantagens . respeitadas as normas gerais para a alfabetação.Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabética e sua localização não necessita de pesquisa em algum índice tão somente ir seguindo a ordem alfabética. porque a pesquisa é feita diretamente no documento. O trabalho nos deu a visão de que é importante alem da escolha do método tambem o seu entendimento e análise para que possamos perceber como este processo irá afetar a rotina e mudar alguns conceitos dentro da instituição e como podemos utilizá-lo de forma coerente para transmitirmos a mensagem que queremos. Se existir um sistema qualificado que permita a recuperação em tempo hábil. quando o volume de documentos é muito grande. sempre levando em conta processo de recuperar a importação independente do suporte que estiver inserido. Desvantagens . pois tomamos por base um arquivo de dossiês de alunos de um instituição de ensino. Onde as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética.

M. p.39-45. . 2v. de Moraes e. Arquivo: teoria e prática.REFERÊNCIAS PAES. 3ª ed.C. . Arquivologia = ciência. D. GASPARIAN. Brasília : ABDF. Marilena L. A.1. Arquivística = técnica. CASTRO. v. 225p. 1985. 1997.Rio de Janeiro : FVG.

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