1

&2081,&$d­2(0352-(726
Gerenciamento da

*(5(1&,$0(172'(352-(726

2006

Canais de Comunicação

Comunicação para cima:

para a administração

Comunicação lateral:
para os colegas, outros
grupos funcionais e
clientes
Comunicação lateral:
para amigos, grupos
GERENTE DO
sociais e para as
PROJETO organizações formais e
informais

Comunicação para baixo:

para subordinados e para
o pessoal do Project Office

Fonte: Cleland e Kerzner, Engineering

Team Management

1
 3

“ O principal negócio do gerent e de

proj et os deve ser COMUNI CAÇÃO.

...o gerent e de proj et os deve gast ar

90% , ou m ais, de seu t em po
com unicando”

Kerzner, Proj ect Managem ent

O Processo do Fluxo de Informação nas Organizações

codificação
t ransm issão
am bient e Processamento
Eventos Linguagem
dos Dados
ext erno

percepção

Avaliação

am bient e
t ransm issão Decisões, feedback Processamento
Diretivas hum ano Humano da
ex t erno
I nformação

Fonte: Principles of Information Systems for Management, Ahituv & Neumann, pag 6

2
 5

O Processo da Comunicação

Região de experiência
Região de experiência para o receptor
para a fonte

FONTE CODIFIC. MSG DECODIF RECEPTOR

Tela da Tela de
personalidade percepção

FEEDBACK

Tela de Tela da
percepção personalidade

Fonte: Cleland e Kerzner, Engineering Team Management

Exemplos de Falhas de Comunicação

Interpretação
errada Extrapolação

Visão Resistência Falhas na

distorcida à montagem
mudança dos fatos
Mal Falta
entendido de
feedback
Barreiras Não
sociais ouviu
direito

Fonte: Information Systems for Modern Management, Murdick & Ross

3
 7

O Processo Cognitivo: Um pré-requisito de qualquer percepção humana

é prestar atenção - permite detectar e identificar um estímulo para poder
transferir sua mensagem

Atenção
Identificação

Memória de
Estímulo CURTO Prazo

Memória de
Reação
LONGO Prazo

Fonte: Principles of Information Systems for Management, Ahituv & Neumann, pag 16

O “ eu” que eu penso que eu sou

O “ eu” que eu desej o ser
O “ eu” que eu realm ent e sou
O “ eu” que eu t ent o proj et ar
O “ eu” que os out ros percebem
O “ eu” que j á fui
O “ eu” que os out ros t ent am m e
fazer.
Autor desconhecido

4
 9

“DADOS podem ser considerados

sinais, norm alm ent e observações
gravadas, que não
necessariam ent e afet am o
com port am ent o DWXDO.”

“Sinais que est im ulam ou afet am o

com port am ent o,
LPHGLDWDPHQWHRXDSyVDOJXP
WHPSR,
const it uem I NFORMAÇÃO.”
Fonte: R.G Murdick e J.E Ross, Information Systems for Modern Management

10

Transição do Dado em Sabedoria

Conhecimento

Análise

Informação

Dado

Jonathan Wu
(http://www.dmreview.com/master.cfm?NavID=152&AuthorID=915)

5
 11

A INFORMAÇÃO E A DECISÃO

A vida consist e de um a série cont inuada de

decisões. A im port ância da decisão varia com a
época, a sit uação e a pessoa ( ou pessoas) que a
t om a.
A decisão é sem pre baseada no nosso m elhor
conhecim ent o por época da t om ada da decisão.
O conhecim ent o m uda a m edida que nos
inform am os. Port ant o, inform ação deve ser
avaliada de acordo com a decisão a t om ar:


Port folio de ações


Caso Waldom iro

12

“Para proj et ar um sist em a eficaz de

inform ação, precisam os saber a QDWXUH]D
do SDSHOGDFRPXQLFDomR, a HVWUXWXUD e
FDUDFWHUtVWLFDV do sist em a quando vist o
com o um sist em a de com unicação, a
QDWXUH]D da LQIRUPDomR e GDGRV e as
RSHUDo}HV realizadas na inform ação e
dados.”

Fonte: R.G Murdick e J.E Ross, Information Systems for Modern Management

6
 13

GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO

5-W-1-H DISTRIBUIÇÃO
Who, What, When, HABILIDADES
Where, Why and How
RECUPERAÇÃO
DISTRIBUIÇÃO

PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO ENCERRAMENTO

DESEMPENHO
COLETA INFO.
VARIAÇÃO DESEMPENHO
DESCRIÇÃO
TENDÊNCIAS DOCUMENTAÇÃO
TRATAMENTO
VALOR

PMBOK-2000

14

Planejamento das Comunicações

Ferramentas &
Técnicas

Análise dos
Stakeholders

Entradas Saídas

1. Requisitos de Plano de
Comunicações Gerenciamento
2. Tecnologia de da
Comunicações Comunicação
3. Restrições
4. Premissas
PMBOK 2000

7
 15

Requisitos para o planejamento da comunicação

de um projeto:

Relacionamento/
responsabilidade

Informações externas

Estrutura organizacional
Logística das pessoas

16

Aspectos da tecnologia para a comunicação do

projeto

Urgência Disponibilidade

A experiência

Longevidade do projeto

8
 17

Restrições para o Planejamento da comunicação:

Condições contratuais:
Marcos/ pontos de controle:
-cronograma físico/ financeiro
-entrega de produtos
-Exceção no EVA acima de
determinado ponto -encerramento de uma fase

18

Premissas para o planejamento da comunicação

do projeto:
INTERNOS

Domínio da tecnologia Riscos do m ercado

Ações governamentais
Controle de gastos

9
 19

7,0,1*: Agregam os valor na cadeia de processos da

organização quando comunicação em tempo hábil as dem andas e
as exceções do proj et o...

Atividades Fundamentais

   

  
  !!    

  
  #$
#$%&%&''

   

   

  
  ""

  )
)(*
(* + + --,,  

A Cadeia de Valor

Aquisição
Aquisição Gestão
Gestão de
de Recursos
Recursos Humanos
Humanos
Infra-estrutura
Infra-estrutura Desenvolvimento
Desenvolvimento tecnológico
tecnológico

Atividades de Suporte
Michael Porter

20

Análise dos Stakeholders

{ Gerent e do proj et o

{ Client es

{ Organização execut ora

{ Pat rocinador ( Sponsor)

PMBOK 2000

10
 21

O que serve para um cliente pode não

servir para o próximo

22

Plano de Gerenciamento das

Comunicações
Est rut ura de colet a e arquivam ent o dos vários
t ipos de inform ação
Est rut ura de dist ribuição de relat órios de st at us,
dados, cronogram a, docum ent ação t écnica, et c,
com pat ível com as responsabilidades e
relacionam ent os para o proj et o
Descrição, form at o, cont eúdo e nível de
det alham ent o
Mét odos de acesso às inform ações produzidas
Mét odo para at ualização e refino do plano de
com unicação
Form alidade e I nform alidade do plano

PMBOK 2000

11
 23

Distribuição das Informações

Ferramentas &
Técnicas
1. Habilidades de
Comunicações
2. Sistemas de
Recuperação de
Informação
3. Sistemas de
distribuição
de informação
Entradas Saídas

1. Resultados do 1. Registros do
Trabalho Projeto
2. Plano de 2. Relatórios do
gerenciamento das Projeto
Comunicações 3. Apresentações
2. Plano do projeto do projeto
PMBOK 2000

24

Resultados do Trabalho

{ Produt os, subprodut os, deliverables

{ O que j á foi com plet ado e o que
est á pendent e
{ Padrões de qualidade at ingidos
{ Gast os efet uados e cust os
com prom et idos
{ Desem penho dos produt os e
subprodut os

12
 25

Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento de

Riscos em Projetos

{ Ferram ent a de Monit oram ent o e Cont role

para cada Obj et ivo

Custo Tempo
(EVM) (EVM)

Técnico/ Desempenho/ Qualidade/ Escopo

(Medida de Desempenho Técnico)

26

Projetos com Problema

(EVM - Gerenciamento do Valor Agregado)

'DWD+RMH
5 /0.
Planejado
5 .3.
Valor Adicionado
4. Realizado

23. &XVWR([FHGHQWH
$WUDVDGR
5

1 .

/0.

.
6 7 8 9 : 6 7 8 9 :
6 6 6 6 6

0HVHV

13
 27

Desempenho Técnico
Começa bem, Termina atrasado

Métrica de Desempenho

 'DWD+RMH

 7pFQLFDxDWLQJLGD
Plano Técnico

Desempenho
 Técnico até a
Data



13
11

15
17
19
3

9
1

5
7

Meses

28

Demanda por Recursos Escassos

3URMHWLVWDVVHQLRUV
B>;;
< ? =
<>=;
<<>=
<>;;
8VR5HFXUVRV

@? =
@-=;
@A<>=
@-;;
? =
=;
<>=
;
CD@-EF<BGB>;HED@ABI<>;I< ? ED@ABJ<>;F< ? BK@-;L@ ? <>MD@ONP@-=F<<
`aUTb c&]'d c&]'e f[gTR h&Z i

Q$RTS UTVW'RYX[Z \^]S>V_R

14
 29

Ferramentas e Técnicas para a

Distribuição das Informações

{ Habilidades de com unicação no

int ercâm bio de inform ações
j
Escrit a e oral, ouvida e falada
j
I nt erna ao proj et o
j
Ext erna, para o client e, m ídia, público, et c.
j
Form al, at ravés de relat órios, sínt eses, et c.
j
I nform al, at ravés de anot ações, em ails,
conversas inform ais, et c.
j
Vert ical, dent ro da organização
j
Horizont al ( ent re os pares)

30

Ferramentas e Técnicas para a

Distribuição das Informações (cont.)
k
Sist em as de recuperação de inform ação
j
Sist em a de arquivam ent o m anual
j
Bancos de dados
j
Soft ware de gerenciam ent o de proj et os
j
Sist em a de acesso à docum ent ação t écnica
( CAD/ CAM)
k
Sist em as de dist ribuição de inform ação
j
Reuniões
j
Dist ribuição de cópias de docum ent os
j
Acesso com part ilhado a banco de dados do
proj et o
j
Fax, em ail
j
Canal de voz, Vídeo conferência
j
I nt ranet , I nt ernet

15
 31

Distribuição das Informações

{ Regist ros do proj et o
j
Correspondências, anot ações e docum ent os
que descrevem o proj et o
j
Regist ros pessoais dos m em bros da equipe:
agenda
{ Relat órios do proj et o
j
Sit uação do proj et o e/ ou out ras quest ões
{ Apresent ações do proj et o
j
I nform ação form al ou inform al sobre o proj et o
j
Direcionada à plat éia de st akeholders ( nível
adequado de inform ação)

32

Relato de Desempenho
Ferramentas &
Técnicas
1. Revisões de
Desempenho
2. Análise da
Variação
3. Análise de
Tendência
4. Análise do EVA
5. Ferramentas e
Técnicas de distribuição
Entradas Saídas
da informação

1. Plano do projeto 1. Relatórios de

2. Resultados do desempenho
do trabalho 2. Requisições de
3. Outros registros mudanças

PMBOK 2000

16
 33

Acompanhamento do plano de
Custo e Desempenho

Projeto 1 Projetado

Projeto 2

Projeto 3 Completado

Tempo l
Projetado

Real

([FHGHXR
Custo (R$)

3URMHWDGR

Tempo l Hoje

34

Desempenho na Realização
Análise do EVA (Earned Value)
p n

p0m

on

o m

m
m o p q r n s
tvu_wx*yaz{0|^} ~[€T|^}ƒ‚„zx*… †x*… }‡u‡ˆ*}Š‰‹u_x*Œx*… 0}

17
 35

Previsão: Gerenciamento do Valor Agregado

7pUPLQR3ODQHMDGR

160 +RMH Plano

140
Valor Agregado
120
Corrente
100
V.A. Projetado
80
Atual Projetado
R$

60
7pUPLQR
3URMHWDGR
40

20

0
1

13

16

22
10

19

Meses

36

Desempenho na Realização
Aspecto Técnico

Métrica de Desempenho

 'DWD+RMH

 7pFQLFDxDWLQJLGD
Plano Técnico

Desempenho
 Técnico até a
Data



13
11

15
17
19
3

9
1

5
7

Meses

18
 37

Previsão
Medida do Desempenho Técnico

6WDWXVQR
(QFHUUDPHQWR
3ODQHMDGR
“ 0Ž
0pWULFDGH'HVHPSHQKR

“ Ž3Ž
Plano Técnico
’Ž
+RMH Desempenho
‘3Ž Técnico até a Data
 Ž Desempenho
Técnico Faltante
0Ž

Ž › (QFHUUDPHQWR
” • – —
”
˜
”
™
”
š
”
› ›œ 3URMHWDGR

0HVHV

38

Previsão e otimização podem ser complexas

Ÿž ) ±¡¢
²&³‹
ž0´¶£µ‡¤'·¥ ¸º¦0¹'§T»º¨¼£´ © ¦0ªž
½ ´T¾¶¿¶³‹´¶µ*¿¶À-À ²&À
«$¬ ž£'ªvÁ ´T¡T¾¶­&²T¡ µ^¬ ®   ¦-¯  )¡° ° °

19
 39

Comunicação com vistas ao monitoramento

do Cliente e do Mercado

k
Conhecim ent o dos Client es e do Mercado
k
Gest ão do relacionam ent o com os Client es
k
Det erm inação da sat isfação os Client es
k
Result ados relat ivos à sat isfação dos Client es

6$7,6)$d­2'2'(6(-2'2'(6(-2

40

Processo de Avaliação/ Monitoramento da

Satisfação de Clientes

Identificar Ouvir necessidades Análise de Estabelecer prioridades

Clientes e expectativas dos Oportunidades e Planos de Ação para
clientes melhoria

Promover melhorias p/ Produzir e entregar

aumentar a satisfação S produtos e serviços
(Proativo)
Cliente
Medir a satisfação
Satisfeito?
dos clientes

Promover melhorias
para diminuir a
insatisfação N

20
 41

Controle Integral de Mudanças

Revisão/ Coordenação
Fontes de Mudança
através das Áreas de Conheci/

Escopo Integração
Escopo

Fazer acordos com os stakeholders

Cronograma

Desvio identificado na Baseline

Tempo

Atualizar Baselines
Custo Custo
Recursos Qualidade

Qualidade Recursos Humanos

Comunicações
Tecnologia
Risco
Outras Aquisições

42

Estabelecendo as Prioridades das Mudanças

0XGDQoDV &DUDFWHUtVWLFDV $YDOLDomRGDV0XGDQoDV

Ã¶Ä Å Æ Ç_Ä È "

1tYHOGH'LILFXOGDGH

Î-Ï>Ç_Ä È

Ì Ë^Ä Í Ë É¶È Ê Ë

,PSRUWkQFLD

21
 43

Gerenciamento da Comunicação

ã*
ã*ääå å ¿ ¿ _Á _Á Ó Ó Ô Ô ¶
´¶
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鄴'´'» » Ó Ó Á Á ´'´'À À ²²Ñ Ñ ¼¼´ ´

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&RQWUROH
Ò Ò ´'´'» » Á Á À À ´'´'· · ¿ ¿
&RQWUROH
GR
GR
3URMHWR
3URMHWR
ÒÒ '´ ´'» » Á Á À À ´'´'· · ¿Y¿Y¾&¾&¿ ¿ ÐÐÖ Ö ´'´'³ ³ ½ ½ ²&²&»¶»¶âºâº² ²
ê*ê*ë ë & ² ²&· · Ó Ó ¾¶¾¶²²¾¶¾¶¿ ¿ ³[
³[¿¶¿¶» » Á Á ´ ´

ÐÐæ æ ¿&¿&À À Ó Ó Ñ Ñ ¼¼´[

´[¾¶¾¶´ ´ ××Ø^Ø^ÙÙÚÚÛ Û Ê Ê Ø Ø
Ü Ü Ý0 Ý0Þ Þ Ë^Ë^Û Û Ê Ê Ø Ø Ý Ý
ç&ç&À À ´T´TèèÀ À ¿¿µ>µ>µµ´ ´ ßAßAà>à>Ê Ê Ø^Ø^Û Û Ø Ø Ý-Ý-Ý Ý Ë>Ë>á>á>Ë Ë Ý Ý

44

Encerramento Administrativo
Ferramentas &
Técnicas

Relato de
Desempenho

Entradas Saídas

1. Documentação
da medição de 1. Acervo do projeto
Desempenho 2. Aceitação formal
2. Documentação 3. Lições
do(s) Produto(s) aprendidas
3. Outros registros
PMBOK 2000

22
 45

Saídas do Encerramento
Administrativo
ì
Acervo do proj et o
í
Bancos de dados hist ór icos
í
Arquivo financeiro de cont rat ação
í
Arquivos legais de cont rat ação
ì
Aceit ação form al
í
Docum ent o form al do client e confirm ando que o
proj et o at endeu aos requisit os
í
Avaliação de pessoal
í
Relat ór ios de orçam ent o
í
Lições aprendidas
ì
Lições aprendidas
í
Causas de variâncias
í
Razões para as ações cor ret iv as t om adas
í
Out ros t ipos de aprendizados prát icos

46

... t eam work, now!

23
 47

Dúvidas?

24