CRIANDO MALA DIRETA

Voc alguma vez j deve ter presenciado ou at mesmo recebido uma correspondncia, cujo destinatrio da mesma era totalmente desconhecido, mas bastou abrir o envelope para que o mistrio fosse completamente desvendado, tratando-se do recebimento de uma mala direta. A utilizao de mala direta um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgao de produtos, servios ou para fins informativos. O grande diferencial da mala direta est no fato de que atravs de um nico modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do nmero de destinatrios ao qual a mesma ser remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execuo de uma tarefa que antes demandava muito tempo. Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contm o texto para ser enviado com todas as formataes desejadas, juntamente com os campos regio que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (contedo dos campos) que mudaro de cliente para cliente. Para servir como base de informaes da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em trs colunas contendo as respectivas descries: NOME, CARGO E SALRIO (preencha com dados) estabelecer n de linhas com o n de informaes. no mnimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida). OBS.: A tabela dever ser criada na primeira linha, pois casa haja um enter acima voc no conseguir concluir a mala direta. Vamos agora criar o documento padro para a composio da nossa mala direta. Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informaes descritas entre parnteses: (com o alinhamento direita, insira o local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado esquerda) At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado esquerda) Ref.: Promoo (tecle quatro vezes o Enter e digite as informaes abaixo usando o

alinhamento justificado) Informamos que a vossa promoo para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso salrio reajustado para o valor de R$ SALRIO. (tecle seis vezes o Enter e digite alinhado esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Aps concluir a edio da carta acima, aplique as formataes que julgar necessrias e em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc. Agora, para facilitar e agilizar o desenvolvimento do nosso trabalho, siga os passos descritos abaixo para a exibio da barra de ferramentas mala direta:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Ferramentas. Desa com a seta at o item Cartas e correspondncias e mova uma vez a seta para a direita. Desa com a seta at o item Mostrar barra de ferramentas 'Mala direta' e caso esta opo esteja desmarcada, tecle Enter para exibi-la, no contrrio, tecle Esc para abandonar a barra de menus e retornar rea de edio.

Agora que possumos uma base de informaes e um modelo de documento principal, para fins didticos, vamos dividir a criao da mala direta em quatro etapas. 1. Configurando o documento principal:

Acesse a barra de ferramentas mala direta, atravs da tecla Alt e depois Control Tab. Pressione Enter no boto Configurao do documento principal. Selecione com o uso das setas a opo Cartas e tecle Enter para confirmar.

2. Selecionando a base de informaes:

Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque at o boto Abrir fonte de dados e tecle Enter. Indique o arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar.

3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta: Atravs do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poder verificar a palavra selecionada.

Acesse a barra de ferramentas mala direta.

Desloque at o boto Inserir campos de mesclagem e tecle Enter. Com o uso das setas selecione o campo desejado, como por exemplo NOME. Pressione Tab at o boto Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar rea de edio do documento.

Execute os passos descritos acima tambm para os campos CARGO e SALRIO e em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc. Para alternar entre a exibio dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, voc dever acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o boto Mostrar campos/valores. 4. Gerando a mala direta:

Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque at o boto Mesclar ao documento e tecle Enter. No controle apresentado, selecione uma entre as opes Todos (exibe todos os registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (voc precisar informar um intervalo indicando valores para os campos "De" e "At"). Pressione Enter no boto OK para concluir. Por fim, as cartas sero exibidas em um novo arquivo onde voc poder imprimi-lo ou salv-lo para uma futura impresso.