Os Sistemas de workflow em arquivstica: a identificao dos modelos e a anlise das ferramentas

Srgio Renato Lampert; Daniel Flores

Os Sistemas de workflow em arquivstica: a identificao dos modelos e a anlise das ferramentas

Srgio Renato Lampert Arquivista do Centro Universitrio Franciscano. Epecializado do Curso de Gesto de Arquivos da UAB/UFSM. Daniel Flores Docente do Curso de Arquivologia da UFSM. Doutor em Documentao pela Universidade de Salamanca Espanha. Lder do Grupo de Pesquisa CNPq - Gesto Eletrnica de Documentos (GED).

Apresenta a tecnologia de workflow sob a tica da arquivstica, apontando os sistemas de workflow, bem como a identificao dos modelos e a anlise das ferramentas. Com base nos critrios deste estudo, foi possvel identificar uma gama de ferramentas que promovem funes arquivsticas. A anlise deu-se apenas nas ferramentas identificadas como sendo Sistemas de Gesto Documental (DMS), as quais so: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet. Palavras-chave: Arquivstica; Gesto Eletrnica de Documentos; Tecnologia da Informao; Workflow.

Workflow systems in archival: identification of models and analysis tools

Present Workflow technology from perspective of archival, indicating the workflow systems, as well as identification of models and analysis tools. Based on the criteria from study was to identify possible of products a tools that promote archival functions. The analysis gave only tools those identified as Document Management System (DMS), which are: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet. Keywords: Archival; Technology; Workflow. Document Management; Information

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Recebido em 13.03.2010 Aceito em 18.10.2010 1 Introduo

A Gesto Eletrnica de Documentos (GED) est em crescente produo cientfica. Estudos sobre o tema ganham cada vez mais espao em congressos e eventos de sua rea de abrangncia. Contudo, a GED uma rea do conhecimento muito ampla e possui diversas tecnologias que permitem o Gerenciamento da Informao em meio eletrnico e, dentre essas, destaca-se o workflow. Assim sendo, por ser uma tecnologia presente nas mais diversas instituies que trabalham com processos e fluxos de trabalho, a tecnologia de workflow passa a ter relevncia no que diz respeito aos procedimentos executados pelos profissionais que atuam com documentos digitais. Embora o tema parea especfico, ele muito abrangente, uma vez que os Sistemas de workflow possuem diversos modelos e inmeras ferramentas capazes de gerir um trmite documental e/ou um fluxo de trabalho. Desse modo, a abordagem dada ao estudo dos Sistemas de workflow refere-se identificao dos modelos e anlise das ferramentas. Com o objetivo de investigar e descrever as caractersticas dos modelos de sistema workflow, bem como analisar as ferramentas para implantao desse sistema no mbito das instituies arquivsticas, este estudo apresenta os modelos de workflows existentes e, tambm, um comparativo entre eles, a fim de identificar o modelo que melhor se ajusta s necessidades das instituies arquivsticas. Ademais, aponta critrios para coleta e anlise de um software de workflow e recomenda critrios para uma ferramenta de workflow que atenda as necessidades arquivsticas, alm da anlise das ferramentas encontradas.

2 Reviso da literatura 2.1 Gesto de documentos

Aps a II Guerra Mundial, a produo de informao cresceu de uma forma avassaladora, obrigando as instituies a buscarem novas solues para administrar o grande volume documental acumulado. Nesse meio, alm da arquivstica e da Teoria das Trs Idades, que a norteia, surgiu o conceito de gesto de documentos, conforme Lei Federal: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991). Alguns objetivos da gesto de documentos, conforme Lopes (1996), so: assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos; garantir a acessibilidade da informao quando e onde seja necessria e avaliar a documentao de acordo com seus valores estabelecendo o destino da mesma em tabelas de temporalidade.

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Sob essa tica, Paes (2005, p. 53) destaca trs fases bsicas da gesto de documentos: a produo, a utilizao e a destinao. Ainda conforme a autora, a produo de documentos refere-se elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor (PAES, 2005, p. 54). Nesse contexto, Santos (2005, p. 151), entende que a produo de um documento decorrente de uma demanda administrativa ou tcnica que precisa ser registrada para que produza efeito e possa servir de comprovao da execuo desta demanda. Ainda de acordo com Santos, a produo contempla os procedimentos relacionados manuteno do maior rigor possvel na produo dos documentos de arquivo, abrangendo definio de normas, contedo, modelos, formato e trmite.

2.2 Tecnologia da Informao

Somerville (1993 apud FLORES, 2006) afirma que a Tecnologia da Informao, TI, o fruto de uma relao transdisciplinar entre a Cincia da Informao e a Cincia da Computao. Devido ao fato de a TI ter diversas aplicaes e estar ligada s mais diversas reas, torna-se difcil definir e determin-la por completo. Mas, pode-se afirmar que a Tecnologia da Informao nada mais do que um conjunto de todas as atividades e solues providas por recursos de computao. De acordo com Cruz (1998), o conceito de TI pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ ou informaes, tanto de forma sistmica como espordica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja aplicada ao projeto. Outro conceito para TI o que a define como: Uma gama de produtos de hardware e software que proliferam rapidamente, com capacidade de coletar, armazenar, processar e acessar nmeros e imagens, para o controle dos equipamentos e processos de trabalho e, para conectar pessoas, funes e escritrios, tanto dentro quanto entre as organizaes (WALTON, 1994 apud THIVES JNIOR, 1999, p. 23). Sob a mesma tica, pode-se buscar um conceito mais amplo para a TI, incluindo os sistemas de informao, o uso de hardware e software, telecomunicaes, automao, recursos multimdia, utilizados pelas organizaes para fornecer dados, informaes e conhecimento (WEIL, 1992 apud RABECHINI et al., 2001, p. 161). Segundo Rezende e Abreu (2001), todos esses componentes no teriam utilidade sem o componente fundamental que o recurso humano, peopleware ou humanware. Embora esse componente no faa parte da Tecnologia da Informao, sem ele essa tecnologia no teria funcionalidade.

2.3 Workflow
Segundo Cruz (1998), workflow a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os, por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia.

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Para o Workflow Management Coalition (WMC, 1996 apud CRUZ, 2001, p. 66), workflow consiste em um facilitador computadorizado ou automtico de um processo de negcio, em parte ou no todo. Sendo assim, pode-se definir workflow como automatizao de processos. Para gerenciar os processos, existem vrias tecnologias disponveis, tais como: workgroup e workflow. Nesse contexto, relevante diferenci-las, pois muitos usurios as consideram como mesma tecnologia. Segundo Cruz (1998), o modelo workgroup baseado na informao, onde o foco principal est na informao que ser processada. J no workflow, a nfase dada ao processo, sendo ele o meio pelo qual a informao ser processada. H mais um modelo que, de certo modo, se aproxima dos dois abordados, podendo ser considerado como um modelo base, do qual partiram as outras tecnologias. Em resumo, groupware, de acordo com Cruz (2001, p. 33). um conjunto de ferramentas que tem por finalidade aumentar a produtividade do trabalho cooperativo, ou seja, todo e qualquer sistema computadorizado que permita que grupos de pessoas trabalhem de forma cooperativa a fim de atingir um objetivo comum. Assim, pode-se afirmar que, na essncia, o workflow tem muito do groupware, pois permite que um grupo de pessoas trabalhe cooperativamente com um objetivo comum. Porm, o workflow tem como objetivo o processo, orientando o fluxo de documentos e de tarefas, permitindo que vrias pessoas trabalhem com o mesmo arquivo ou documento. Nessa perspectiva, a tecnologia de workflow pode ser aplicada em diversas atividades, lembrando que sempre ter enfoque no processo. Miranda (s. d.) afirma que: As diferentes estruturas de processos encontradas na prtica, fazem com que alguns modelos de workflow apresentem caractersticas que os distingue entre si. A identificao dos diferentes tipos permitir a escolha do modelo mais adequado para representao do processo a ser implantado (MIRANDA; FREITAS; FLORES, s. d., p. 11). Para tanto, preciso implementar uma tcnica de modelagem que melhor se adapte ao processo. Nesse contexto, as diferentes estruturas de processos encontrados na prtica fazem com que alguns modelos de workflow apresentem caractersticas que os distinguem entre si. A identificao dos diferentes tipos permitir a escolha do modelo mais adequado para representao do processo a ser implantado.

3 Metodologia da pesquisa
Para o desenvolvimento deste trabalho, realizou-se a reviso da literatura pertinente ao tema de pesquisa escolhido. Em relao ao sistema workflow, verificou-se que ele apresenta diferentes modelos estruturais diferentes entre si. Desse modo, coube comparar e examinar esses modelos, com o objetivo de buscar identificar o que melhor se ajusta s necessidades das instituies, no que tange ao fazer arquivstico.

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As ferramentas de um Sistema workflow tratam de uma rea de pesquisa pouca abordada, no havendo uma bibliografia especializada. Assim, definiu-se critrios para coleta das ferramentas, os quais so: disponibilidade na web, software proprietrio/no-proprietrio e ferramentas caracterizadas como de Gerenciamento de Documentos (DMS). Sobre a anlise das ferramentas, elaborou-se critrios de acordo com as suas prerrogativas de diagnstico e classificao. Para indicar a ferramenta de um Sistema workflow que melhor atenda s instituies arquivsticas, levou-se em conta a anlise realizada nos softwares apontados neste estudo, bem como os requisitos definidos no trabalho.

4 Resultados 4.1 Exame e identificao do modelo mais adequado s instituies arquivsticas

De acordo com alguns autores, definiu-se os tipos disponveis no mercado. Segundo Plesums (2002 apud SANTANA, 2006, p. 5-6), os modelos de workflow podem ser caracterizados de trs formas distintas: ad hoc, produo e administrativo. Seguindo a mesma linha, Georgakopopoulos e Hornick (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 34) e Kobelius (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 34) tambm apontam para essas trs formas. Cruz (1998, p. 86), no entanto, acrescenta os seguintes modelos: orientado para o objeto e baseado no conhecimento. J Koulopoulos (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 34), aponta quatro mtodos de desenvolvimento: ad hoc, baseado em transaes (produo), orientado a objetos e baseado em conhecimento. Ainda conforme o autor, estes mtodos podem ser aplicados em trs modelos de processos: centrado em correio eletrnico, centrado em documentos e centrado em processos. Em relao aos modelos citados acima, o modelo ad hoc caracteriza-se por ser o mais bsico de todos e o mais utilizado. capaz de descrever processos simples, nos quais no h um padro fixo para o fluxo de informaes entre as pessoas envolvidas. Cruz salienta que: O tipo ad hoc uma forma eficiente para a racionalizao do processo de comunicao dentro da empresa. Em muitos casos, o primeiro passo para a implantao de tipos mais elaborados da tecnologia (CRUZ, 1998, p. 88). O workflow do tipo produo (transao) pr-definido e priorizado, suportando assim um grande volume informacional. De acordo com Koch (1998, p. 42-43): O Workflow de produo gerencia fluxos de trabalho e a integrao de ferramentas em processos estruturados, possuindo interface grfica para o desenho do fluxo e mecanismos sofisticados de controle de processos que envolvam altos valores e volumes, como por exemplo, no mercado nacional, os processos de concesso de crdito, cmbio e sinistro em seguros.

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J o modelo administrativo um meio-termo entre um workflow ad hoc e um de produo, ou seja, envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas, previsveis e com regras simples de coordenao de tarefa. Para Cruz (1998, p. 91-92), o workflow orientado a objeto constitui uma verso mais sofisticada do orientado a transao. O autor ainda ressalta que a teoria Orientao a Objetos no surgiu com a tecnologia workflow, mas sim na dcada de 1980, com uma evoluo da tecnologia reacional, destinada a bancos de dados. Com base no entendimento de Thives Jr. (1999, p. 36), pode-se afirmar que o workflow baseado em conhecimento tem caractersticas e ferramentas que permitem aprender com os erros e acertos advindos da implantao deste. Assim sendo, Koulopoulos (1995 apud THIVES JR., 1999, p. 36) afirma que as tecnologias-base nesse tipo so a da inteligncia artificial e a dos sistemas especialistas, as quais possibilitam aos Sistemas de workflow aprender por si prprios e inferir solues, a partir da vivncia de fatos do cotidiano. Com a identificao dos modelos de workflow existentes e de acordo com as caractersticas apontadas por cada modelo, pode-se apontar o modelo que melhor se ajusta s necessidades das instituies arquivsticas. Assim, tem-se que o modelo ad hoc o mais indicado para suprir as necessidades de instituies que buscam gerir as informaes arquivsticas de uma forma eficiente, possibilitando dessa forma, a racionalizao do processo de comunicao dentro das empresas. Nesse contexto, Koulopoulos (1997 apud THIVES JR., 1999, p. 36), defende que a caracterstica de racionalizar a comunicao dentro da instituio o primeiro passo para a implantao de tipos mais elaborados desta tecnologia. Desse modo, fica evidente que ao definir o modelo ad hoc, levou-se em conta o fato de que esse sistema de workflow o mais elementar que existe, tornando-se, dessa forma, o mais abrangente, pois, de acordo com Thives Jr. (1999, p. 37), utilizado em processos onde no h um padro pr-estabelecido de fluxo/trmite da informao entre as pessoas. No entanto, apesar do sistema ad hoc ser o mais simples, requer a mesma infra-estrutura tecnolgica que os demais. Sua implantao requer uma mudana cultural na organizao nem sempre pequena e nem sempre simples, como afirma Cruz (1998). Porm, dos sistemas disponveis atualmente, ele ainda o mais eficiente no que diz respeito implementao e, consequentemente, quebra de resistncia por parte dos usurios. Com o modelo de workflow definido, faz-se necessrio identificar quais as ferramentas disponveis para sua implementao. Assim, deve-se definir os critrios de anlise dos softwares de workflow.

4.2 Definio dos critrios para levantamento e anlise dos softwares

Pode-se definir que um dos critrios da anlise de softwares a sua disponibilidade na web, pois a forma mais gil e rpida de se ter acesso a eles. Outro critrio identificado na pesquisa foi a versatilidade das ferramentas

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existentes, ou seja, elas necessitam rodar em sistemas operacionais proprietrios, como caso do Windows e tambm em sistemas no proprietrios, como o Linux. Assim sendo, foi possvel listar uma gama de ferramentas que atendiam a esses critrios e com as suas descries, arrolou-se alguns dados sobre esse levantamento, conforme QUADRO 1. QUADRO 1 Listagem das ferramentas encontradas
Caractersticas das ferramentas Ferramentas Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Joomla de Gerenciamento de Contedo (CMS) Mambo Plone Drupal Ferramentas caracterizadas por serem Sistemas Alfresco Gerenciadores de Documentos (DMS) Agorum Core KnowledgeTree ArchivistaBox Maarch Owl Intranet Ferramenta caracterizada por ser um Sistema de ICAATOM controle de informaes descritivas

Fonte: LAMPERT (2009, p. 52).

Em virtude de se ter encontrado uma diversidade de ferramentas que atendam s especificaes j estabelecidas e de acordo com os dados apontados no QUADRO 1, fez-se necessrio refinar o resultado encontrado. Desse modo, definiu-se um novo critrio para anlise das ferramentas. Por se tratar de uma pesquisa embasada nos preceitos arquivsticos, o critrio utilizado foi analisar apenas as ferramentas criadas para Gerenciamento de Documentos (DMS), visto que o profissional arquivista deve, dentre as demais funes, participar da produo dos documentos eletrnicos, cooperando na concepo e no desenvolvimento de sistemas automatizados de informao (RABECHINI et al., 2001). Logo, restaram as seguintes ferramentas: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet. Definidas as ferramentas, apontou-se outros critrios para analis-las, uma vez que os critrios abordados anteriormente eram para refinar os resultados do levantamento realizado e a primeira amostragem apontou um grande nmero de ferramentas. Nesse contexto, definiu-se alguns critrios de acordo com as prerrogativas de diagnstico e classificao das ferramentas, que so: ferramentas contendo um Sistema de workflow; tempo de download (tamanho do arquivo); prrequisitos para instalao; compatibilidade com o Sistema Operacional; necessidade do conhecimento de uma lngua estrangeira para operar o software; opo on-line para testar a ferramenta; nmero de Sistemas Operacionais disponveis; realizao de webinar1 para treinamento; e divulgao das funcionalidades do software.
1

Webinar uma abreviao para web-based seminar, ou seja, trata-se simplesmente de um seminrio realizado em ambiente web. Pode-se definir tambm, como uma conferncia on-line.

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4.3 Recomendao de requisitos para uma ferramenta de workflow adequada s necessidades arquivsticas
Para recomendar requisitos de uma ferramenta de workflow adaptada s necessidades arquivsticas, deve-se levar em conta o e-ARQ Brasil, que estabelece um modelo de requisitos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD). O e-ARQ Brasil (2006) est estruturado em duas partes. A primeira dando nfase s teorias e conceitos que norteiam a Gesto Arquivstica de Documentos. A segunda, destacando a especificao de requisitos para o SIGAD e apresentando aspectos de funcionalidade de um sistema informatizado, dentre as quais destacam-se a Tramitao e Fluxo de Trabalho. Nesse contexto, pode-se afirmar que o e-ARQ Brasil (2006, p. 56) apresenta os requisitos de uma ferramenta de workflow adaptada s necessidades arquivsticas, de acordo com o captulo que compreende Tramitao e Fluxo de Trabalho. Esse captulo aponta requisitos dos casos em que um SIGAD inclui recursos de automao de fluxo de trabalho (workflow), isto , abrange funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de metadados para registro da tramitao dos documentos, incluindo o status do documento (minuta, original ou cpia). Assim sendo, conforme o e-ARQ Brasil (e-ARQ, 2006, p. 56), os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender: tramitao de um documento antes do seu registro/captura; e tramitao posterior ao seu registro/captura. Ainda conforme o SIGAD, as tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes, sob o controle automatizado de um programa. So geralmente usadas para: a) gesto de processos ou de tarefas, tais como registro e destinao de documentos e dossis/processos; b) verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro; c) encaminhamento de documentos ou dossis/processos de forma controlada, de um usurio para outro , com a identificao das aes a serem realizadas tais como: verificar documento e aprovar nova verso; d) comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico; e) distribuio de documentos ou dossis/processos; e f) publicao de documentos ou dossis/processos na web.

4.4 Anlise e indicao das ferramentas que melhor atendem s instituies arquivsticas
Definida a listagem das ferramentas, chegando-se a um total de seis, em um primeiro momento, pode-se realizar a anlise do conjunto e, posteriormente, fez-se a anlise de cada uma delas.

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Desse modo, foi possvel identificar algumas semelhanas, tais como: todas as ferramentas relacionadas so Open Source (Software livre); todos os softwares disponibilizam opo para download em seus websites; para utilizar os softwares e navegar nos respectivos websites necessita-se de familiaridade com alguma lngua estrangeira; a maior parte das ferramentas possui em sua pgina da web a opo de teste on-line; a maioria das ferramentas disponibiliza os softwares nos Sistemas Operacionais (SO) Windows, Linux e Mac; todas as ferramentas necessitam para instalao ao menos um desses pr-requisitos: a) um servidor web livre, sendo o Apache2 o mais utilizado; b) um SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados). O mais empregado o MySQL3; c) uma linguagem de computadores para gerar contedo dinmico na World Wibe Web denominada PHP4. Em virtude dos pr-requisitos apontados, buscou-se uma ferramenta, em portais de pesquisa da internet, para instalar os programas acima. Como resultado dessa pesquisa, chegou-se a softwares denominados WAMP, isto , um programa que efetua a instalao automtica dos softwares Apache, MySQL e PHP para Windows. Deve-se destacar que foram encontrados alguns softwares denominados LAMP, ou seja, tem a mesma definio do WAMP, porm so destinados para o SO Linux. Cabe ressaltar que a instalao dos programas analisados deu-se no Sistema Operacional Windows, distribuio XP Home Professional, uma vez que o pesquisador no familiarizado com o SO Linux.

4.4.1 Agorum Core5

um Sistema de Gesto Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa Alem Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas verses: Agorum Core OS e Agorum Core Pro. A verso Agorum Core OS a opo de cdigo aberto sob a licena GNU/GLP. Contm as funes bsicas do software, bem como, as mais importantes segundo o website da empresa. Possui duas opes para download nos Sistemas Operacionais Windows e Linux: a) Agorum Core Server disponvel em Windows (310MB) e Linux (330MB); b) Agorum Core Client disponvel em Windows (32MB). A verso Agorum Core Pro oferece todas as funcionalidades do software. Elas esto estruturadas em mdulos, tais como: workflow, Share, Arquivo e-mail,

Apache um servidor web livre compatvel com o protocolo HTTP. Criado em 1995, a principal tecnologia da Apache Software Foundation. 3 MySQL um Software Livre com base na GLP, que utiliza como interface a linguagem SQL. 4 PHP uma linguagem de programao de computadores interpretada, livre e amplamente utilizada para gerar contedo ma Web. 5 Agorum Software GmbH. Disponvel em: <http://www.agorum.com>. Acesso em: 06 out. 2009.

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Metadados e outros. Porm, essa verso no est disponvel para download, uma vez que est sob licena, com o cdigo fechado. Desse modo, no foi possvel testar e analisar o Sistema de workflow do Agorum Core na prtica, visto que essa funcionalidade s est disponvel na verso Pro. No entanto, o website da ferramenta aponta algumas caractersticas e propriedades do mdulo workflow: a) b) c) d) atribuir tarefas para indivduos ou para grupos; vincular documentos referente ao fluxo de trabalho; data-limite para ao (reviso/aprovao); e edio do workflow durante o processamento do fluxo caso uma tarefa no tenha sido realizada possua data-limite, pode-se repass-la para outro grupo ou indivduo.

4.4.2 Alfresco6
Caracteriza-se por ser um Sistema Gerenciador de Documentos que possui trs funcionalidades principais: Gesto Documental (DMS), Gesto de Contedo Web (CMS) e Colaborao (Share). O Alfresco possui a opo de teste on-line. Assim, o primeiro mtodo utilizado para analisar o programa foi esse, porm, a opo de test-drive do software disponibiliza apenas a funcionalidade de Colaborao. Logo, ao analisar o Alfresco Share, percebeu-se que ele no dispe de um Sistema de workflow. Portanto, fez-se necessrio realizar o download da funcionalidade Gesto Documental, para, em seguida, instal-lo. A funcionalidade Gesto Documental disponibiliza duas opes para download, ambas as verses esto disponveis sob a licena trial7: a) Alfresco Enterprise Edition disponvel em Windows (310MB), Linux (117MB) e Mac (276MB); e b) Alfresco Community Edition disponvel em Windows (362MB), Linux (143MB) e Mac (301MB). Em relao aos tipos bsicos do fluxo de trabalho, essa ferramenta apresenta: a) Workflow simples basicamente pr-configurado. uma regra especial que aplica gerenciamento automtico ao ciclo de vida do documento. Essencialmente, move ou copia contedo baseado em uma ao do usurio;

The open source alternative for enterprise content management. Disponvel em:<http://www.alfresco.com>. Acesso em: 03 out. 2009. 7 Trial uma licena de uso de software semelhante ao demo e ao shareware, porm, com limitao de tempo.

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b) Workflow avanado alm de contar com as mesmas funes do workflow simples, esse tipo permite diversas configuraes do fluxo de trabalho, tais como: revisor para o documento e a quantidade de revisores; aprovador do documento e quem tem a prioridade na reviso; e se h data limite para ao ou qual a data-limite para ao.

4.4.3 ArchivistaBox8
um Sistema de Gesto Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa alem Archivista GmbH. Possui integrao com um Sistema Integrado de Gesto Empresarial (ERP). Essa ferramenta possui a opo de teste on-line. Logo, buscou-se analis-la atravs dessa funcionalidade. Assim, ao iniciar a verso on-line possvel gerenciar todos os recursos disponveis no programa, tais como: visualizar imagem/arquivo; servidor PDF; converso de imagem/arquivo para PDF pesquisvel; busca/pesquisa; digitalizao; impresso; e outros. Apesar da verso on-line disponibilizar diversas funcionalidades, no apresenta um Sistema de workflow. Dessa forma, buscou-se fazer o download do software, uma vez que nas demais ferramentas essa verso caracteriza-se por ser mais completa. Desse modo, aps baixar, testar e analisar a verso open source (licena GPLv2) em formato ISO9 (978MB), conclui-se que ela tambm no apresenta um Sistema de workflow. A ferramenta caracteriza-se, predominantemente, por permitir a gesto de arquivos digitalizados, focando todas as etapas da digitalizao de documentos, desde a captura at o armazenamento, preservao dos arquivos digitais e consequente recuperao. Embora seja um programa que no apresenta um Sistema de workflow, deve-se, assim mesmo, apontar algumas funcionalidades dele: a) b) c) d) e) f) nmero ilimitado de bancos de dados; OCR automtico; upload e converso dados; download de todos os documentos em PDF; upload de imagens de todas as cmeras digitais padro; e backup executado automaticamente.

4.4.4 KnowledgeTree10
Conforme o website, trata-se de um software de Gesto Documental (DMS) open source capaz de ligar pessoas, ideias e processos.

Open source DMS, ERP & Virtualization Out-of-the-box. Disponvel em: <http://www.archivista.ch/en>. Acesso em: 07 out. 2009. 9 ISO um dos formatos mais utilizados para gerar um arquivo de imagem (cpia literal de um CD/DVD). 10 Open source Document Management System. Disponvel em:<http://www.knowledgetree.com/pt>. Acesso em: 11 out. 2009.

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No que diz respeito anlise do software, o mtodo empregado para examinar o programa foi a opo de teste on-line. Nesse teste possvel gerenciar as funcionalidades disponveis no programa, tais como: explorar documentos, preferncias, busca/pesquisa, nuvem de etiquetas (metadados), administrao e outras. Aps analisar as funcionalidades da opo de teste on-line, deve-se apontar alguns recursos das verses disponibilizadas para download, uma vez que elas podem conter mais funes no que tange aos Sistemas de workflow. Assim sendo, a ferramenta open source (licena GPL v3) possui duas opes de download, ambas as verses disponveis sob a licena trial: KnowledgeTree 3,7 disponvel em Windows (378MB) e Linux (3MB); KnowledgeTree Community Edition disponvel em Windows (59MB) e Linux (56MB). Essa opo permite instalar a partir do cdigo-fonte, porm necessita dos aplicativos Apache, PHP e MySQL instalados. A verso KnowledgeTree 3,7 caracteriza-se por ser voltada s pessoas, ideias e processos. J a verso KnowledgeTree Community Edition permite sua instalao atravs do cdigo-fonte. No que diz respeito aos recursos de Workflow da verso KnowledgeTree 3,7, destacam-se: a) b) c) d) e) f) g) h) grupo de atribuio de tarefas; estados baseados em fluxo de trabalho; notificaes de workflow via e-mail; roteamento de workflow usando restries de transio; controle de fluxos de trabalho; reviso/aprovao de workflows; fluxo de trabalho automtico; iniciar fluxos de trabalho para aes de documentos e pastas.

4.4.5 Maarch11
um Sistema de Gesto Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa francesa Maarch SAS. De acordo com seu website, caracteriza-se por ser um conjunto de ferramentas e solues para gesto e arquivamento de documentos. Conta com duas aplicaes operacionais bsicas: a) Maarch LetterBox possibilita a gesto de correio eletrnico; e b) Maarch Entreprise permite a gesto completa dos documentos de uma instituio. A verso Maarch Enterprise composta por mdulos funcionais que agregam servios, tais como: gesto de arquivos fsicos; gesto de documentos; exportao de arquivos em dispositivos pticos; digitalizao; importao de arquivos; workflow; e outros. Eles podem ser ativados ou desativados para

11

The first open source archiving DMS. Disponvel em: <http://www.maarch.org/en>. Acesso em: 05 out. 2009.

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atender s necessidades dos usurios. Esto disponveis para download (licena GPLv3) nos Sistemas Operacionais Windows, Linux e Mac. Em relao anlise da ferramenta, em um primeiro momento, realizou-se atravs da opo de teste on-line. Contudo, pelo fato de no possuir o mdulo de workflow, procurou-se realizar o download da verso Maarch Enterprise. Aps testar a verso, percebeu-se que a mesma no dispunha do mdulo de fluxo documental. Assim sendo, a anlise da ferramenta deu-se atravs do seu website, visto que ele possui um exemplo de workflow para aprovao de faturas contbeis. Baseado nesse exemplo, pode-se notar que o Sistema de workflow da ferramenta tem as mesmas caractersticas dos demais, pois possibilita tramitar documentos, tem a funo de validao/aprovao e o recurso de informar o envio do trmite. Contudo, no possui a opo de estipular data-limite para o mesmo. A ferramenta Maarch destaca-se por respeitar a Norma ISO 15489 (Norma para Gesto de Arquivos) e ao padro Dublin Core esquema de metadados.

4.4.6 Owl Intranet12

um Sistema de Gesto Documental (DMS), porm, tem como principal aplicao um repositrio de documentos multi-usurio (knowledgebase) escrito em PHP. De acordo com seu website, voltado para a publicao de arquivos e documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporaes on-line. Essa ferramenta possui a opo de teste on-line e, por essa razo, buscouse analis-la atravs dessa funcionalidade. Os recursos disponveis nessa verso so: gesto de e-mail, busca de arquivos, criao de tipos documentais e outros. Apesar de possuir uma gama de opes para gesto documental, a verso de teste on-line no apresenta um Sistema de workflow. Assim, buscou-se pesquisar no website da ferramenta os recursos, para verificar se h um sistema de fluxo de trabalho. Logo, foi possvel identificar as principais caractersticas e funcionalidades do software, dispostas a seguir: a) b) c) d) e) f) notificao e permisso para grupo de usurios; ferramenta de pesquisa integrada em diversos formatos; capacidade para armazenar arquivos no sistema ou em banco de dados; ferramenta para gesto de e-mail; upload com extrao automtica de arquivos ZIP; download de arquivos em formato PDF.

Aps identificar as funcionalidades e verificar as opes para download no que tange ao fluxo de trabalho, conclui-se que a ferramenta no possui um Sistema de workflow. Caracteriza-se, predominantemente, por ser um repositrio de documentos multi-usurio (knowledgebase). Em relao indicao da ferramenta, elaborou-se um quadro para melhor entendimento das caractersticas e averiguao de atendimento aos critrios definidos. Logo, tem-se o QUADRO 2, disposto a seguir:
12

Owl Intranet Engine. Disponvel em: <http://www.owl.anytimecomm.com>. Acesso em: 05 out. 2009.

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QUADRO 2 Critrios para anlise das ferramentas

KnowledgeTree

ArchivistaBox

Agorum Core

Alfresco

CRITRIOS

Contm Sistema workflow Tempo de download (tamanho do arquivo) Necessidade de Lngua Estrangeira Opo de teste on-line Sistemas Operacionais disponveis Compatibilidade com o Sistema Operacional Realizao e divulgao de webinar Pr-requisitos para instalao

Sim 300MB Alemo No Windows Linux Sim No Apache MySQL PHP

Sim 300MB No h necessidade Sim Windows Linux Mac Sim Sim Apache MySQL

No 970MB Alemo ou Ingls Sim Windows Linux Sim No MySQL PHP Perl

Sim 370MB No h necessidade Sim Windows Linux Mac Sim Sim Apache MySQL PHP

Sim 5MB Francs ou Ingls Sim Windows Linux Mac Sim No Apache MySQL PHP

Maarch

FERRAMENTAS

No 30MB Ingls Sim Windows Linux Sim Sim Apache MySQL PHP

Fonte: LAMPERT (2009, p. 88).

Um critrio que no foi abordado durante o estudo, mas deve ser apontado para identificar a melhor ferramenta, diz respeito a sua facilidade de instalao. Logo, o software de instalao mais fcil foi o KnowledgeTree, visto que conta com um programa integrado para auxiliar a instalao. Ademais, apresenta em seu website um tutorial para essa tarefa. Cabe destacar que as ferramentas Agorum Core, Alfresco e Maarch contam com tutoriais e/ou vdeos para auxiliar a instalao. Assim, com base nas informaes expostas no QUADRO 2 e de acordo com as impresses do pesquisador, pode-se apontar as ferramentas Alfresco e KnowledgeTree como aquelas que melhor atendem s instituies arquivsticas. A seguir, pela ordem esto Maarch, Agorum Core, ArchivistaBox e Owl Intranet. Por fim, relevante destacar que as ferramentas analisadas so constantemente atualizadas por novas verses, estando em constante evoluo e aprimoramento. Assim, as consideraes apresentadas sobre cada software so aplicveis aos atuais estgios de desenvolvimento e, certamente, em um futuro prximo, sero desatualizadas por novas verses. Logo, pode-se afirmar que as ferramentas so altamente dinmicas.

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Owl Intranet

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5 Consideraes finais
O presente artigo apresentou a tecnologia de workflow sob a tica da arquivstica, identificando os sistemas de workflow, os modelos existentes e a anlise das ferramentas definidas pelos critrios da pesquisa. Com a popularizao da informtica e a expanso da tecnologia da informao dentro das instituies, o volume de processos e tarefas aumentou vertiginosamente nos ltimos anos. Assim sendo, os profissionais da informao buscaram otimizar os fluxos de informao e os processos organizacionais atravs da tecnologia da informao. O resultado foi a tecnologia do workflow. Nesse contexto, com base nas diversas teorias abordadas durante a realizao deste estudo, bem como nos dados obtidos com a anlise das ferramentas de um Sistema workflow, pode-se identificar as caractersticas dos modelos e as funcionalidades dos softwares analisados. Assim, foi possvel identificar uma gama de ferramentas que atendem aos critrios propostos pelo trabalho, que so: Joomla; Mambo; Plone; Drupal (identificadas como Sistemas de Gerenciamento de Contedo, CMS); ICA-ATOM (identificada como Sistema de Controle de Informaes Descritivas). No entanto, apenas as ferramentas Agorum, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet foram analisadas por caracterizarem-se como Sistemas de Gesto Documental(DMS). Desse modo, os resultados da pesquisa apontaram o modelo de workflow mais adequado s instituies arquivsticas, os requisitos de uma ferramenta de workflow para as necessidades arquivsticas e as ferramentas que melhor atendem s instituies arquivsticas. Portanto, as ferramentas Alfresco e KnowledgeTree apresentaram-se como as mais qualificadas, de acordo com as prerrogativas de diagnstico, classificao das ferramentas e averiguao de atendimento aos critrios definidos. Ao fim do estudo, pode-se identificar algumas semelhanas das ferramentas, tais como: o carter dinmico que elas possuem, visto que esto em constante aprimoramento e a acessibilidade por navegador ou browser (webbased), possuindo estrutura Internet cliente-servidor.

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