CMARA MUNICIPAL DO JABOATO DOS GUARARAPES PERNAMBUCO

INSTRUO NORMATIVA No. 001/2010

Especifica os procedimentos para o processamento de despesas com a aquisio de bens e servios na Municipal do Jaboato dos Guararapes. O Sistema de Controle Interno do Poder Legislativo do Municpio do Jaboato dos Guararapes, no uso de suas atribuies legais, em especial os arts. 31, 70 e 75 da Constituio Federal de 1988, art. 59 da Lei Complementar n. 101/2000, captulo II da Lei Federal n. 4.320/1964, no 3 do art. 5 da Lei Orgnica Municipal e na Lei Municipal n. 337, Promulgada em 25 de junho de 2009. Recomenda: Art. 1. Dispe sobre as rotinas e os procedimentos de controle a serem observados na aquisio de bens e servios na Cmara Municipal do Jaboato dos Guararapes. Art. 2 Esta normativa abrange todas as unidades administrativas do Poder Legislativo. Art. 3. Para melhor entendimento desta normativa entende-se por: I - Sistema de Compras e Licitaes SCL: o conjunto de atividades desenvolvidas para obteno de bens ou contratao de obras e servios, abrangendo desde a requisio at a contabilizao do pagamento da despesa, informatizada ou no. II - rgo Central do Sistema Unidade da estrutura organizacional (Departamento de Compras e Licitaes) qual compete, de acordo com as suas atribuies institucionais, responder pela maior parte das rotinas e procedimentos de controle relativos s compras e contrataes de obras ou servios e orientar os rgos setoriais para o correto exerccio dessas atividades. III - Processo Administrativo Pasta contendo todos os documentos gerados no decorrer da rotina, desde a requisio at a emisso da Autorizao de Fornecimento ou da Ordem de Servio, com registro das etapas percorridas e manifestaes, com identificao das datas e dos responsveis em cada etapa, para arquivamento no Departamento de Compras e Licitaes. Art. 4. As responsabilidades pela reviso, acompanhamento e o cumprimento dos procedimentos aqui definidos so: I - Da unidade de Controle Interno: a) promover a divulgao e implementao desta Instruo Normativa, mantendo-a atualizada; b) orientar as reas executoras e supervisionar sua aplicao; c) prestar apoio tcnico por ocasio das atualizaes da Instruo Normativa, em especial no que tange avaliao dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

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d) atravs da atividade de auditoria interna, avaliar a eficcia dos procedimentos de controle inerentes ao SCL, propondo alteraes na Instruo Normativa para aprimoramento dos controles. II - Das Unidades Executoras: a) Atender s solicitaes da unidade responsvel pela Instruo Normativa, quanto ao fornecimento de informaes e participao no processo de atualizao; b) Alertar a unidade responsvel pela Instruo Normativa sobre alteraes que se fizerem necessrias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimizao, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficincia operacional; c) Manter a Instruo Normativa disposio de todos os funcionrios da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma; d) Cumprir fielmente as determinaes da Instruo Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto padronizao dos procedimentos na gerao de documentos, dados e informaes; e) Informar imediatamente a Unidade de Controle Interno sobre qualquer fato que comprometa regularidade dos processos administrativos sob sua tutela. Art. 6. Para aquisio de bens e servios sero observados os procedimentos constantes do ANEXO I (Manual de Compras de Bens e Servios) desta Instruo Normativa, distinguindo os formulrios, documentos e informaes que comporo cada processo administrativo. Art. 7. O processo de compras caracterizar-se- pelas seguintes fases: I - Requisio momento em que se verifica a necessidade das unidades administrativas, emitindo-se por conseqncia o formulrio de requisio, conforme MODELO 1 anexo a presente Instruo Normativa; II - Verificao momento em que, a Unidade de Compras e Licitaes verifica se existe disponibilidade junto ao Almoxarifado dos bens e/ou materiais solicitados; III - Cotao momento em que, a Unidade de Compras e Licitaes verifica qual o preo mdio de mercado do bem, material e/ou servio a ser adquirido, atravs de consulta a fornecedores cadastrados ou no; IV - Licitao momento em que, a Unidade de Compras e Licitaes inicia os procedimentos de licitao para aquisio dos bens e/ou servios; V - Autorizao momento em que, o Gabinete da Presidncia autoriza a aquisio dos bens e/ou servios, atravs da autorizao de fornecimento e/ou ordem de servio. VI - Empenho momento em que, a Unidade de Contabilidade registra a despesa a ser realizada com a aquisio de bens e/ou servios, atravs de software prprio de controle oramentrio, financeiro e patrimonial; VII - Atesto momento em que, o Almoxarifado Central ou Setorial, ou ainda, no caso de servios a Unidade administrativa atesta que os bens, materiais foram entregues, e/ou que os servios foram concludos satisfatoriamente;

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VIII - Liquidao momento em que, a Unidade de Contabilidade registra que o procedimento de despesa encontra-se em conformidade com a legislao, bem como, que todas as retenes fiscais foram efetuadas corretamente, liberando por conseqncia, a despesa para pagamento; IX - Pagamento momento em que, a Unidade de Tesouraria, com a respectiva autorizao da Presidncia efetua o pagamento ao fornecedor de bens e/ou servios; X - Arquivamento momento em que, a documentao de todo o processo de aquisio arquivado e posto a disposio para consulta dos rgo de controle e fiscalizao. Art. 8. Fica aprovado, na forma do Anexo I, as normas relativas aquisio de bens e servios da Cmara Municipal do Jaboato dos Guararapes, alm do Dirio Oficial e Jornais de livre circulao, na homepage www.camarajaboatao.pe.gov.br. Pargrafo nico. Fica autorizada Unidade de Controle Interno, atravs de ato prprio, a revisar e atualizar o Anexo I, tendo em vista a necessidade de constante atualizao tecnolgica e operacional. Art. 9 Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao. Jaboato dos Guararapes, 29 de Abril de 2010.

MANOEL PEREIRA DA COSTA NECO Presidente

WILSON DE SOUZA OLIVEIRA Coordenador do Controle Interno

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INSTRUO NORMATIVA SCI N 005/2009 ANEXO I

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA AQUISIO DE BENS E/OU SERVIOS

1. DA REQUISIO Diante das necessidades, as diversas unidades administrativas da estrutura organizacional da Cmara Municipal emitem a requisio correspondente operao, no formulrio prprio, com estimativa do valor gasto e justificativa, encaminhando-a ao Departamento de Compras e Licitao. O Departamento de Compras e Licitaes analisa e verifica a existncia de dotao oramentria e previso de recursos financeiros no cronograma de execuo mensal de desembolso, junto a Secretaria Adjunta de Finanas. Quando os materiais forem de uso constante, as requisies devero indicar a estimativa de consumo mensal e anual. 1.1. DOS BENS Os bens, de consumo ou permanentes, sero descritos com as especificaes tcnicas e de padro de qualidade possveis, vedada a citao de marcas ou outros elementos que direcionem a compra para determinado produto. Quando requisitada a compra de veculo, mquina ou equipamento, sero especificadas e justificadas criteriosamente as caractersticas tcnicas do tipo de bem pretendido, levando em considerao os fins a que se destinam. 1.2. DOS SERVIOS As requisies devem conter descrio suficiente dos servios a contratar e a indicao de sua finalidade, identificando: a) se o objeto certo e determinado, a ser pago em quantitativos fixos ou estimados; b) se a sua execuo caracteriza-se como sendo de forma continua (Lei 8.666/93, art. 57); c) a forma da remunerao contratual recomendvel para a espcie de atividade pretendida; Deve-se anexar a requisio o Projeto Bsico e o oramento detalhado em planilha de custos, conforme admitir a espcie de servio, observado o disposto nos arts. 6, inc. IX, e 7, 2, da Lei 8.666/93. 1.3. DAS OBRAS

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Dever ser anexado a requisio o Projeto Bsico e, sendo o caso, o Projeto Executivo, com todos os seus elementos exigveis, nos termos do arts. 6, incs. IX e X, e 7, 2, da Lei 8.666/93 Indicar, ainda, o prazo mximo estimado para a execuo das obras, bem como, anexar memorial descritivo da obra. 1.4. DOS ELEMENTOS OBRIGATRIOS EM TODA REQUISIO No podero deixar de serem apresentados na requisio: a) Indicao de que o gasto requisitado integra programa e ao constantes do PPA, LDO e LOA, a cargo da Unidade Administrativa, com as informaes dos programas e aes (projeto ou atividade) atendidas, atravs da identificao da dotao oramentria cujo saldo dever ser suficiente para empenhar a despesa e ser paga no exerccio. b) Se a compra ou a contratao de obra ou servio estiver relacionada a criao, expanso ou aperfeioamento da ao governamental que acarrete aumento da despesa caber a unidade requisitante, atravs do planejamento do projeto, providenciar a estimativa de impacto oramentrio-financeiro para o exerccio em deva entrar em funcionamento, e nos dois subseqentes, bem como, apresentar declarao do ordenador de despesa de que o aumento tem adequao oramentria e financeira com a LOA e compatibilidade com as prioridades da LDO e as aes constantes dos programas do PPA. 1.5. DOS CASOS DE DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DE LICITAO Nos casos em que a compra ou a contratao de obra ou servio for passvel de ocorrer dispensa ou inexigibilidade de licitao, cabe a unidade requisitante, de maneira fundamentada, justificar as razes tcnicas e administrativas por que entende dispensvel ou inexigvel a licitao para despesa/objeto de requisio, atendendo aos requisitos estabelecidos no art. 26 da Lei 8.666/93. 2. DO PROCESSO ADMINISTRATIVO/LICITATRIO A requisio apresentada ao Departamento de Compras e Licitaes, que analisar, verificando se contm as informaes exigidas definio do objeto pretendido, e se est acompanhada dos documentos que se fazem necessrios. Se a requisio estiver incompleta, ser devolvida ao rgo interessado, com os esclarecimentos precisos, para a devida reconduo da compra. Se a requisio estiver apropriada, ser definida a forma como ser processada a compra ou a contratao da obra ou servio, e elaborado o processo administrativo correspondente, o qual poder ser: a) Dispensa; b) Inexigibilidade; c) Convite; d) Tomada de Preos; e) Concorrncia; f) Prego; ou,

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g) Concurso. O processo licitatrio correspondente dever ser previamente autorizado pelo Ordenador de Despesas da Cmara. As compras e contrataes de servios podero ocorrer de modo individualizado ou, sendo o caso, em conjunto com outras requisies que, pela sua natureza, admitam ser agrupadas, tais como: a) materiais de consumo: expediente, limpeza, alimentos e correlatos; b) locao de veculos e equipamentos; c) manuteno de instalaes e mquinas. Autorizado a abertura do processo licitatrio, ser realizada a abertura, a autuao, protocolo e numerao do processo administrativo pertinente, nos termos do art. 38 da Lei 8.666/93. Constitudo o processo administrativo, o Departamento de Compras e Licitaes adotar os procedimentos seguintes: A) No caso de Dispensa ou Inexigibilidade (Art. 24, incs. I e II e art. 25 da Lei 8.666/97): a) Examinar o processo administrativo, verificando se a unidade requisitante, de maneira fundamentada, justificou as razes tcnicas e administrativas por que entende dispensvel ou inexigvel a licitao para a despesa objeto da requisio; b) Se tudo estiver correto prosseguir os itens seguintes, caso contrrio, devolver o processo a unidade de origem; c) Juntar os documentos necessrios para comprovao da regularidade fiscal (Certides INSS, RFB, GFN, FGTS, Fazenda Estadual e Municipal) do fornecedor que fornecer o bem ou servio; d) Enviar o extrato do processo administrativo para a Secretaria Adjunta de Finanas afim de providenciar o empenho da despesa; e) Emitir em trs vias, autorizao de fornecimento ou ordem de servio, em nome do fornecedor; f) Enviar a 1 e 2 vias da autorizao de fornecimento ou ordem de servio, juntamente com o empenho da despesa, para o setor da requisitou a compra, que entregar a 1 via dos documentos citados ao fornecedor ou contratado, e arquivar a 2 via para fins de controle;

g) As terceiras vias da Nota de Empenho e da Autorizao de Fornecimento, ou Ordem de Servio, sero arquivados no processo administrativo correspondente (art. 38, Lei 8.666/93); B) Por Licitao conforme artigos 22 e 23 da Lei 8.666/93; a) Elaborar a Minuta do Edital na modalidade de licitao correspondente ao valor orado para a aquisio ou contratao; b) Elaborada a Minuta do Edital, ser submetida ao exame prvio e parecer da Assessoria ou Procuradoria Jurdica, que dever opinar sobre a sua conformidade com a legislao aplicvel; c) Nos casos em que resultem celebrao de contrato, a sua Minuta igualmente ser submetida ao exame e aprovao da Assessoria ou Procuradoria Jurdica;

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d) Aprovado pela Assessoria ou Procuradoria Jurdica, o Edital ser submetido a assinatura da autoridade competente; e) Aps assinatura, os Editais e seus anexos devero ser publicados, observada as disposies dos arts. 21 e 22, 3 da Lei 8.666/93; f) Recebidas as propostas e processada a licitao, com observncia das normas estabelecidas pela Lei 8.666/93, ser o resultado do julgamento submetido adjudicao do objeto ao vencedor do certame;

g) Aps a adjudicao do objeto ao vencedor, a deciso ser submetida a homologao do Ordenador de Despesas; h) Comunicar ao vencedor da vitria do certame e estabelecer prazo para assinatura do contrato, se for o caso; i) Repetir itens Ac a Af; C) Por Licitao na modalidade Prego a) O Departamento de Compras e Licitaes obtm da Unidade requisitante a definio dos critrios de aceitao das propostas, das exigncias de habilitao e dos prazos e demais condies essenciais para o fornecimento do objeto a ser licitado; b) Elaborar a planilha com o valor estimado dos produtos ou servios, a partir do colhimento de, no mnimo, trs propostas de preos ou preos licitados a, no mximo, um ano, em observncia aos preos e especificaes praticadas no mercado, juntando-a ao processo administrativo; c) Elaborar o processo administrativo conforme Lei Federal n. 10.520/2002, Resoluo 015/2009, bem como, pelos Decretos de n. 3.555/2000, n. 3.693/2000, n. 3.697/2000, n. 3.784/2001 e n. 3.450/2005 e subsidiariamente a Lei Federal n. 8.666/1993 e suas alteraes posteriores. d) Elaborada a Minuta do Edital, ser submetida ao exame prvio e parecer da Assessoria Jurdica, que dever opinar sobre a sua conformidade com a legislao aplicvel e sua regulamentao; e) Nos casos de que resulte celebrao de contrato, a sua MINU TA igualmente ser submetida ao exame e aprovao da Assessoria Jurdica; f) Aprovado pela Assessoria Jurdica, o Edital ser submetido assinatura da autoridade competente ou, quem tiver deles recebido delegao de competncia;

g) Assinado o Edital, ser dada publicidade licitao, nos termos e condies estabelecidos; h) Os procedimentos para obteno, julgamento, classificao e ordenamento das propostas, assim como, para a confirmao da habilitao dos proponentes e demais procedimentos atinentes fase externa da licitao, devero observar, rigorosamente, as regras estabelecidas pela legislao; i) j) Aps a adjudicao do objeto ao vencedor, a deciso ser submetida a homologao do Ordenador de Despesas; Comunicar ao vencedor da vitria do certame e estabelecer prazo para assinatura do contrato, se for o caso;

k) Repetir itens Ac a Af;

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3. DAS ATRIBUIES DA SECRETARIA ADJUNTA DE FINANAS Quando recebida a requisio, a Secretaria Adjunta de Finanas dever analisar as informaes e documentao em anexo, quanto ao enquadramento da despesa e a viabilidade de sua execuo, em funo do que estabelece o PPA, a LDO, a LOA e, em especial a sua regularidade perante a Lei Complementar 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal). Deve, ainda: a) Proceder reserva de dotao oramentria, para a futura contratao; b) Baixar o valor no cronograma de execuo mensal de desembolso, observado o prazo estimado da possvel execuo da despesa; c) Encerrados os procedimentos da sua competncia, devolve a requisio ao Departamento de Compras e Licitaes; d) Se entender que a requisio no est regular, em relao aos requisitos analisados, a Secretaria Municipal de Finanas remet-la- rea requisitante, para ser complementada a instruo devida, findo o que, a rea requisitante proceder sua devoluo Secretaria Municipal de Finanas. 3.1. QUANDO DO EMPENHAMENTO DA DESPESA Com base no processo administrativo encaminhado pelo Departamento de Compras e Licitaes, procede ao empenhamento da despesa e emite a correspondente Nota de Empenho, arquivando a 4 via e enviando as 3 primeiras vias juntamente com o Processo Administrativo ao departamento de origem. 3.2. QUANDO DO PAGAMENTO DA DESPESA a) Recebida a Nota Fiscal e demais documentos necessrios a comprovar a efetiva liquidao da despesa, examina-os quanto a aspectos formais e legais, tomando por orientao as exigncias legais; b) No estando hbil para o pagamento, ou no tendo sido observados os procedimentos definidos nesta Instruo Normativa, a Nota Fiscal e demais documentos sero devolvidos rea que os encaminhou; c) Em sua anlise, a Secretaria Adjunta de Finanas poder consultar o Processo Administrativo correspondente despesa, o qual se encontra arquivado no Departamento de Compras e Licitaes; d) Estando a documentao em ordem, procede ao pagamento conforme rotina estabelecida na Instruo Normativa relativa aos procedimentos de pagadoria; e) Efetuado o pagamento, uma cpia do comprovante deve ser encaminhada ao Departamento de Compras e Licitaes para ser juntada ao Processo Administrativo. 4. PROCEDIMENTOS PARA ADITIVOS A CONTRATOS

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Nas situaes em que for necessria a celebrao de Termo Aditivo a contratos de fornecimentos, obras ou servios, devero ser observados os seguintes procedimentos mnimos: a) de responsabilidade da unidade encarregada do gerenciamento do contrato a expedio de solicitao, em tempo oportuno, para a formalizao de Termo Aditivo relativo a valor ou prazo; b) A solicitao, devidamente justificada (imprevisibilidade, caso fortuito, interesse pblico etc.), dever conter as especificaes e demais informaes sobre materiais, obras ou servios a serem aditivados e ser encaminhada ao Departamento de Compras e Licitaes; c) No caso de obras e servios, a solicitao dever conter: Indicao do estgio da obra ou servio; Alteraes ocorridas no projeto bsico (se for o caso), aprovadas por autoridade competente; Oramento detalhado em planilhas que expressem a composio de todos os seus custos envolvidos; Informaes sobre a situao do contrato (prazo para trmino, valor j pago, saldo do contrato, valor j aditivado, percentual com o aditivo em tela etc.). se o material ou servio pode ser aditivado licitao (objeto); se com o aditamento no ser ultrapassado o limite da modalidade da licitao realizada para aquele contrato; se a necessidade est devidamente justificada e comprovada; no caso de obras e servios de engenharia, se constam as planilhas da composio dos custos e indicativos da necessidade e imprevisibilidade (se os servios no estavam previstos no projeto bsico).

d) Ao receber a solicitao de aditivo, cabe ao Departamento de Compras e Licitaes verificar:

e) Caso alguma das alneas anteriores no for atendida, o Departamento de Compras e Licitaes devolver a solicitao rea de origem para as devidas complementaes; f) O Departamento de Compras e Licitaes consulta a Secretaria Adjunta de Finanas quanto existncia de dotao oramentria e de disponibilidade de recursos no cronograma de execuo mensal de desembolso;

g) Havendo resposta positiva, o Departamento de Compras e Licitaes elabora a minuta do aditivo contratual e encaminha o processo Assessoria Jurdica. Do contrrio, devolve para a rea de origem, devidamente justificada; h) A anlise e o parecer jurdico dever enfocar a observncia da Lei 8.666/93 e o cumprimento dos procedimentos dispostos neste manual, incluindo avaliao dos termos da minuta do contrato; i) Caso a minuta tenha a aprovao jurdica, ser devolvida com o Parecer ao Departamento de Compras e Licitaes, que encaminhar a celebrao do Termo Aditivo. Do contrrio, sero indicadas as divergncias, solicitando-se as informaes/documentos necessrias. Se mesmo assim, no forem sanadas as observaes apontadas, a solicitao ser encaminhada ao Departamento de Compras e Licitaes, sem aprovao, para devoluo rea de origem;

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j)

A minuta do aditivo dever estabelecer com clareza e preciso as condies contratuais relativas aos acrscimos de materiais e/ou servios, tais como: objeto, valores totais, crdito oramentrio (projeto/atividade), condies para pagamento, garantia, etc.;

k) Assinado o Termo Aditivo, a Secretaria Adjunta de Finanas providenciar o empenho da despesa e emitir a respectiva Nota de Empenho, enquanto que o Departamento de Compras e Licitaes publicar, no prazo de 5 dias, o extrato do contrato; NOTA: os servios e materiais somente podero ser realizados/ entregues aps firmado o Termo Aditivo, sob pena de o valor ser considerado como despesa no autorizada. 5. CONSIDERAES FINAIS a) A programao semanal das licitaes, a cargo do Departamento de Compras e Licitaes, ser feita com base nas requisies rotineiras de compras, servios e obras, que, encerrada a respectiva tramitao, sejam-lhe entregues at cada sexta-feira; b) Pressupem-se hbeis e verdicos os documentos e elementos informativos que integram o processo de requisio de compras, servios e obras, relativamente a cada fase especfica, respondendo pela legitimidade dos mesmos os agentes pblicos participes do procedimento, na medida das respectivas esferas de competncia; c) A realizao de qualquer despesa sem a observncia das tramitaes e comprovaes estabelecidas nesta Instruo Normativa poder sujeitar os responsveis ao pagamento dos valores correspondentes; d) Para a despesa destinada a atender situao de emergncia, cuja execuo exija rapidez, aplicam-se as rotinas prevista neste ato, no que for possvel, mantendo-se obrigatrios a autorizao e empenhamento prvios; e) Excetua-se do disposto nesta Instruo Normativa a despesa eventual de pequeno valor, para atendimento de necessidades imediatas, efetuada com recursos provenientes de Adiantamento ou Fundo Fixo, na forma dos arts. 68 e 69 da Lei Federal 4.320/64; f) Entende-se como despesa de pequeno valor para os fins deste item, aquela cujo montante seja inferior a 20% (vinte por cento) do limite mximo para dispensa de licitao; Jaboato dos Guararapes, 20 de Dezembro de 2009.

WILSON DE SOUZA OLIVEIRA Coordenador de Controle Interno do Poder Legislativo

MANOEL PEREIRA DA COSTA NECO Presidente

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