ADMINISTRAO DE MATERIAIS COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

COMPRAS

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

DEFINIO DE COMPRAS

o ato de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

ETAPAS DO ATO DE COMPRAR

a. Determinar o que, quanto e quando comprar; b. Estudar os fornecedores e verificar sua capacidade tcnica, relacionando-os com a consulta; c. Promover a concorrncia para a seleo do fornecedor vencedor; d. Fechar o pedido mediante autorizao de fornecimento ou contrato; e. Acompanhar ativamente o processo no perodo compreendido entre o pedido e a entrega (diligenciamento ou follow-up); f. Encerrar o processo, aps recebimento do material e controle da Prof. Marconi Madruga qualidade e da quantidade

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
ORGANOGRAMA TPICO DO SETOR DE COMPRAS

COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES

PROCESSAMENTO

COMPRAS LOCAIS

COMPRAS POR IMPORTAO

DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP)

Outras funes comuns: Comprador Diverso, Comprador Tcnico, Comprador, de Matria-prima, Motorista, etc...
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

CADASTRO DE FORNECEDORES

o rgo responsvel pela qualificao, avaliao e desempenho de fornecedores de materiais e servios. Para isso, acompanha a evoluo do mercado, apia com informaes as tarefas do comprador e efetua a manuteno dos dados cadastrais
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PROCESSAMENTO

o rgo responsvel pelo recebimento da documentao referente aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos. Deve controlar todo o processo desde seu incio, a partir do protocolo do pedido, at o efetivo recebimento do material. Porm, outros rgos tambm podem exercer este controle. Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

COMPRAS LOCAIS

So compras exercidas no pas tanto na iniciativa privada como no servio pblico. O comprador deste tipo de compras dispensa caractersticas diferenciadas, como por exemplo, falar ingls. A diferena bsica entre as compras no servio pblico e na iniciativa privada est na formalidade do processo de compra. As compras no servio pblico se baseiam nas leis 8.666/93 e 8.883/94.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

COMPRAS POR IMPORTAO

Para este tipo de compra, o comprador precisa ter experincia em comrcio exterior, conhecer fluentemente o idioma ingls e dominar a legislao pertinente tanto do pas importador como do exportador.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

DILIGENCIAMENTO

a atividade que objetiva garantir o cumprimento das clusulas contratuais, com especial ateno para o prazo de entrega acordado, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes de acordo com os interesses da empresa.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PERFIL DO COMPRADOR

a. Ser idneo; b. Ser bom negociador; c. Ter iniciativa e capacidade de deciso; d. Ter responsabilidade e autoridade (sem autoridade no conseguir ter sucesso no processo de compra pois o vendedor sempre confia no acordo firmado e logo, no pode existir interferncias de terceiros) e. Ter conhecimento dos procedimentos de compras e do material que ir comprar Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

MODALIDADES DE COMPRA
COMPRA NORMAL Quando realizada em prazo ou em condies que permita obter as melhores vantagens tcnico-comerciais, atravs da utilizao do fluxo bsico de compra. COMPRA EM EMERGNCIA Ocorre por falha de planejamento ou por causas acidentais, sendo realizada com a supresso de vrias etapas do fluxo bsico, o que reduz o poder de negociao da empresa.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

FORMAS DE COMPRAR
POR MEIO DE CONCORRNCIAS REPETITIVAS Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da anlise do comportamento peridico em que acontecem. Podem se classificar em: -Inconstantes: compras isoladas, que no se repetem. No permitem o estabelecimento de data e quantidades de suas novas necessidades. Ex: mveis. -Constantes: todos os materiais com poltica de ressuprimento definida, portanto de consumo regular, de uso constante e compras repetitivas. Ex: materiais de escritrio.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

FORMAS DE COMPRAR

POR MEIO DE CONTRATOS DE LONGO PRAZO Procedimento adotado para compra de materiais de consumo regular, com vigncia por prazo determinado, para entregas parceladas atravs de autorizao. Esta modalidade se originou das concorrncias repetitivas constantes se distinguindo dessas pelas quantidades envolvidas, itens adquiridos e longo prazo de vigncia (superior a 12 meses). Ex: Compra de Matrias-primas.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

A- Para a empresa contratante

Obteno de preos mais baixos;

Reduo ou eliminao de recursos imobilizados em estoques; Simplificao dos procedimentos de compra, pela eliminao das etapas processuais normais; Ampliao do poder de negociao da empresa, em razo da fidelidade e quantidades envolvidas; Reduo de atrasos nas entregas, devido programao prvia.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

B- Para a empresa contrada

Comodidade comercial (fornecimento assegurado durante o contrato) Reduo dos custos de vendas; Planejamento racional da produo e das entregas; Economia da produo em escala.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
ELABORAO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

A concretizao de um programa de compras por contrato, envolve:

Pesquisa dos materiais de consumo regular, com freqncia de compra por concorrncia repetitiva;

Seleo de famlias e grupos de materiais; Estimativa de consumos no perodo de 12 meses (vigncia do contrato); Pesquisa e seleo de fornecedores qualificados; Concorrncias preliminares para a efetivao das contrataes.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

ELABORAO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

As contrataes devem atentar para os seguintes fatores condicionantes: Preos unitrios menores que os da ltima concorrncia repetitiva;

Prazo de vigncia mnimo de 12 meses e mximo de 36 meses; Entrega programada e autorizada pelo comprador, mediante comunicao prvia (mnimo de 3 dias); No concesso de exclusividade, a fim de evitar riscos de tendncias monopolistas
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

MANUAL DE COMPRAS

um instrumento, normalmente adotado pela maioria das grandes empresas da iniciativa privada, que define o alcance e os mtodos da funo de compras, bem como norteador da poltica de compra estabelecida pela empresa, delimitando as atribuies e responsabilidades do comprador.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
MANUAL DE COMPRAS
No manual de compras, consta a poltica de compras, exercida atravs do cumprimento das regras e procedimentos, contemplando os seguintes aspectos: Autoridade de compras (constante do prefcio do manual) Cadastro de fornecedores; Concorrncia; Dispensa de concorrncia em casos de emergncia ou de compra a fornecedor exclusivo; Relaes comprador x fornecedor; Propostas dos fornecedores, contemplando ofertas, preos e demais condies de fornecimento; Avaliao das propostas (classificao e desclassificao); Formas de contratao (concorrncias repetitivas / contratos de longo prazo); Forma de reajuste de preos e ndices adotados; Prof. Marconi Madruga Penalidades por descumprimento de contrato.

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

CADASTRO DE FORNECEDORES
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

OBJETIVO DO CADASTRO DE FORNECEDORES

Tem a funo de qualificar e avaliar o desempenho de fornecedores de materiais e servios. O Setor de Cadastro, alm do cadastramento e manuteno dos registros, tem por tarefa subsidiar a atividade do comprador, fornecendo, a qualquer tempo, informaes atualizadas e confiveis dos fornecedores, inclusive com suas pontuaes de mritos e demritos.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PREMISSAS DO CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES As premissas se fundamentam no trip Qualidade, Preo e Prazo.

Qualidade

Preo

Cadastro De Fornecedores

Prazo

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PREMISSAS DO CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

Registrar fornecedores, cujos produtos e servios interessem a empresa; Ter um elenco de fornecedores de alto padro; Despertar o interesse dos fornecedores em manter-se atualizado com as metas da empresa; Antecipar-se s necessidades de aquisio da empresa.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

CRITRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

A quantidade de empresas cadastradas funo da diversidade de materiais em estoque. Poucos fornecedores podem acarretar em compras a preos elevados. Muitos fornecedores dificultam o efetivo controle dos fornecedores cadastrados. O equilbrio deve pautar a atuao do setor de cadastramento. Normalmente o cadastramento feito em um perodo definido do ano, ficando o restante do tempo para controle, avaliao e pesquisa de novas alternativas de mercado.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

CRITRIOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

Os critrios de cadastramento, so: Polticos: so, em geral, definidos pela administrao da empresa. Ex.: 1) cadastrar prioritariamente empresas da regio; 2) consultar primeiramente empresas de pequeno e mdio porte; etc. Tcnicos: quando se busca o desenvolvimentos de novos fornecedores, visando eliminar a carncia de fornecimento ou a exclusividade. Legais: aplicados exclusivamente nas empresas estatais, nas Prof. Marconi em autarquias e no servio pblicoMadruga geral.

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

Em geral, cada empresa possui o seu prprio procedimento. Contudo, alguns fatores bsicos so decisivos para a escolha dos fornecedores: Estabilidade econmico-financeira; Idoneidade comercial; Capacidade produtiva; Capacidade tcnica; Tradio no mercado; Carteira de clientes;
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

O Cadastramento pode ser dividido em duas fases distintas:

I.

Fase Inicial anlise preliminar

II. Fase Final anlise complementar

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES

Fase inicial: consiste na anlise rpida e sumria dos documentos preliminares apresentados pelas empresas candidatas, sendo uma etapa eliminatria. Os documentos usualmente solicitados, so: a) Ato constitutivo da empresa e suas alteraes (checar, por exemplo, se no existe funcionrios da empresa como scio); b) Atestado de capacidade tcnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalentes; c) Atestados de capacidade e idoneidade financeira; d) Cpia dos dois ltimos balanos; e) Linhas de produtos e/ou servios oferecidos.
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES
Fase final: anlise complementar das empresas aprovadas na fase inicial. Para as empresas estatais, autarquias e para o servio pblico em geral, esta fase visa atender os aspectos l legais; para a iniciativa privada, visa qualificar tecnicamente as empresas candidatas para inclu-las nos grupos de compra para os quais esto aptas a atender. Esta fase inclui visita tcnica, quando necessria, acompanhada de questionrio-padro, abordando os seguintes elementos: Recursos humanos: quantidade, qualidade e especializao; Recursos materiais: maquinrio, ferramental e instalaes; Organizao: programao e controle da produo, sade e segurana, lay-out, organograma; benefcios sociais, etc.; Produo: capacidade, flexibilidade e diversidade de produtos; Controle de qualidade: controle Marconi Madruga Prof. de recebimento, de produo e de produto

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
APROVAO DO CADASTRO DE FORNECEDORES
Ocorre mediante pontuao obtida pela empresa candidata.

Exemplo de pontuao utilizada:

Resultado Pontuao Insatisfatrio 0 Satisfatrio 1 Bom 2 Excelente 3

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
APROVAO DO CADASTRO DE FORNECEDORES

AVALIAO FINAL

Total de pontos obtidos 2a8 9 a 16 17 a 24

Deciso No Cadastrar Recomendar medidas para nova avaliao Cadastrar sem restries

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
CLASSIFICAO DE FORNECEDORES

As empresas cadastradas so classificadas dentro do grupo de compras a que pertencem, conforme critrios estabelecidos pelo setor de compras, objetivando o inter-relacionamento entre fornecedores e os grupos ou classes de materiais.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
CRITRIOS DE SELEO DE FORNECEDORES PARA CONCORRNCIA

Independentemente da quantidade de fornecedores, adotam-se os seguintes critrios de seleo para concorrncia: O fornecedor da ltima compra deve ser sempre indicado, exceto nos casos analisados na Avaliao de fornecedores; No indicar fornecedores com atraso na entrega superior a 20% de sua carteira de pedidos; Evitar concentrao de consultas em grupos reduzidos de fornecedores; Priorizar as consultas aos fabricantes; Em funo do resultado de coletas anteriores, evitar a consulta a fornecedores com baixo ndice de cotao.

Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
CRITRIOS DE SELEO DE FORNECEDORES PARA CONCORRNCIA

Mesmo aps o cadastramento, os fornecedores devem ser constante e sistematicamente avaliados em seu desempenho, quanto aos seguintes aspectos: Desempenho comercial: ndice de cotao; obedincia s condies gerais de fornecimento; cumprimento das condies contratuais; etc. Cumprimento dos prazos de entrega: prazos normalmente acordados e presteza no atendimento de emergncias; Qualidade do produto: nmero de devolues efetuadas; Desempenho do produto em servio: ocorrncias insatisfatrias do margem suspenso temporria do fornecedor ou sua excluso do cadastro, conforme pontuao obtida
Prof. Marconi Madruga

ADMINISTRAO DE MATERIAIS
PROPOSTA

Condies especiais: a proposta deve atender, clara e explicitamente, os requisitos tcnicos descritos nas especificaes do material e de compra, definidos como condies especiais. Apresentao do BDI: taxa normalmente exigida nas concorrncias destinadas contratao de prestao de servios. O BDI (Benefcios e Despesas Indiretas) calculado em funo de vrios fatores internos, baseados na estrutura organizacional de cada prestadora de servios. Pode ser calculado segundo vrios roteiros.

Prof. Marconi Madruga