10.

4 Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Gerenciar as expectativas das partes interessadas o processo de comunicao e interao com as partes interessadas para atender s suas necessidades e solucionar as questes medida que ocorrerem. O processo Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas envolve as atividades de comunicao dirigidas s partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupaes e solucionar as questes, tais como: aumentar a probabilidade de aceitao do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcanar e manter as metas; abordar as preocupaes que ainda no se tornaram questes; esclarecer e solucionar as questes que foram identificadas. O processo Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas auxilia na avaliao dos riscos das escolhas do projeto. ENTRADA(S) -> Registro das Partes Interessadas. -> Estratgia para Gerenciamento das Partes Interessadas -> Plano de Gerenciamento do Projeto -> Registro das Questes -> Registro das Mudanas -> Ativos de Processos Organizacionais FERRAMENTA(S) -> Mtodo de Comunicao -> Habilidades Interpessoais -> Habilidades de Gerenciamento SADA(S) -> Atualizaes em Ativos de Processos Organizacionais -> Solicitaes de Mudanas -> Atualizaes no Plano de Gerenciamento do Projeto . -> Atualizaes dos Documentos do Projeto .

ENTRADAS A principal sada deste processo de identificao o registro das partes interessadas, que contm todos os detalhes relativos s partes identificadas, incluindo, entre outros: informaes de identificao: nome, posio na organizao, local, papel no projeto, informaes de contato; informaes de avaliao: requisitos essenciais, principais expectativas, influncia, entre outros; classificao das partes: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente. Categorias Entrega de Resultados: Responsveis pela entrega de produtos do Projeto Recursos do Projeto (GP, Time, alguns Fornecedores); Uso dos Produtos: Usurios diretos ou indiretos dos resultados do Projeto Usurios internos / externos, clientes; Autoridade sobre Recursos: Fornecem aprovao da liberao de fundos ou proviso de recursos Patrocinadores do Projeto, Executivos, Gerncias de Negcios, Financiadores e Investidores, Acionistas; Contribuintes: Fornecem inputs e servios para o Projeto Grupos de Servio, Fornecedores, subcontratados; Suporte a Produtos: Asseguram que os produtos esto disponveis para o uso Grupos de Suporte Tcnico; Reviso/ Auditoria: Asseguram que os processos apropriados so seguidos e a qualidade dos produtos e entregveis cumprem os padres adequados. Afetados pelos resultados: Afetados pelos produtos ou resultados do Projeto Pblico/ Imprensa, Comunidades, Sindicatos/ organizaes de negociao, Concorrentes Projetos relacionados: Podem afetar a capacidade do Projeto alcanar seus objetivos Outros GPs e Times de Projeto (internos e externos), Gerentes Funcionais, entre outros; Poder Poder funcional ou pessoal; Foras, fraquezas e alianas com outros; Potencial impacto nos objetivos do projeto.

Influncia Em tomadas de deciso e avaliaes; Na administrao de processos; Atuando como um formador de opinio. Prioridades Foco prioritrio em custo, prazo ou qualidade do produto; Interesses pessoais, profissionais ou polticos; Critrios de sucesso em relao aos resultados obtidos pelo projeto. Interesse/Envolvimento: mede o grau de interesse e envolvimento do stakeholder (alto, moderado e baixo). compromisso; envolvimento; apoio; compreenso; conscientizao.

GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

Define uma abordagem para aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Inclui elementos como: principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo; nvel de participao no projeto (para cada parte identificada); grupos de partes interessadas e sua administrao. Algumas informaes relativas a determinadas estratgias pem ser confidenciais, desta forma, o gerente do projeto deve avaliar o tipo de informao e o nvel de detalhes a serem includos na estratgia de gerenciamento das partes interessadas

PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

O Plano de Gerenciamento de Projetos integra e consolida todos os planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento, incluindo, mas no estando limitado a: o ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que sero aplicados a cada fase; resultados das adequaes feitas pela equipe de gerenciamento do projeto: processos de gerenciamento de projetos selecionados; nvel de implementao de cada processo; descries das ferramentas e tcnicas a serem usadas para efetuar os processos; como os processos selecionados sero utilizados para gerenciar o projeto; como o trabalho ser executado para completar os objetivos do projeto; um plano de gerenciamento de mudanas que documenta como as mudanas sero monitoradas; um plano de gerenciamento de configurao; como a integridade das linhas de base da medio do desempenho ser mantida; necessidades tcnicas para a comunicao entre as partes interessadas; revises de gerenciamento de contedo, abrangncia e melhor momento para o tratamento de questes e decises pendentes. O Plano de Gerenciamento do Projeto pode ser sumarizado ou detalhado, podendo ser constitudo por um ou mais planos auxiliares e outros componentes. Esses planos auxiliares incluem, mas no se limitam ao: ( por exemplo) Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto (+); Plano de Gerenciamento do Tempo (+); Plano de Gerenciamento de Custos (+); Plano de Gerenciamento da Qualidade (+); REGISTRO DAS QUESTES Durante o gerenciamento de uma equipe de projetos, sempre surge questes. Um registro por escrito documenta e ajuda a monitorar quem responsvel por resolver questes especficas at um prazo definido. A resoluo de questes aborda obstculos que podem bloquear a equipe e impedir que alcance suas metas.

<nome do projeto> REGISTRO DE QUESTES Elaborado por: <nome(s) do(s) elaborador(es)> <nome(s) do(s) elaborador(es)> Questo Descrio Questo a ser tratada. Responsvel Nome do responsvel pela resoluo da questo. Juliana Kolb Data: <17/12/2009> Data: <17/12/2010> Data Prevista para Resoluo Data prevista para a resoluo. Descrio da Soluo Descrio da soluo abordada. Treinamento e avaliao de conhecimentos sobre o tema abordado.. Data da Resoluo Data em que a questo foi efetivamente solucionada. 09/05/2011

Conhecimento 10/05/2011 em Java inadequado. Funcionrio: Pedro Silva. Tabela 1: Exemplo de Registro de Questes. ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

As organizaes funcionam baseadas em processos. Esses processos visam a obteno de determinados resultados. Os Ativos de Processos Organizacionais so os resultados dos processos implementados na organizao em que o projeto decorre. semelhana do que acontece com os Fatores Ambientais da Organizao tambm os Ativos de Processos Organizacionais servem de entrada maioria dos processos de planeamento do PMBOK 4. No entanto, enquanto os primeiros so vistos como fatores que condicionam as opes de gesto do projeto e influenciam, positiva ou negativamente, os Ativos de Processos Organizacionais so sobretudo entendidos como fatores que ajudam gesto e ao sucesso do projeto na medida em que representam o conhecimento que a organizao obteve em projetos anteriores.

O conjunto de Ativos de Processos Organizacionais muito diverso. O PMBOK 4 descreve o subconjunto dos ativos mais relevantes, devendo o gestor de projeto ter em ateno que, dependendo da especificidade do projeto e da organizao, outros podem existir. Dependendo do tipo de setor, organizao e rea de aplicao, os Ativos de Processos Organizacionais podem ser organizados de formas muito diversas sendo habitualmente agrupados em duas categorias:

Processos e Procedimentos para a Realizao do Trabalho:

Processos organizacionais incluindo normas, poltica de segurana e sade e poltica de gesto de projetos, ciclos de vida padro do produto e do projeto, e polticas e procedimentos de qualidade (por exemplo, auditorias de processo, objetivos de melhoria, listas de verificao e definies padronizadas de processos para uso na organizao); Diretrizes padronizadas, instrues de trabalho, critrios de avaliao de propostas de aquisio de produtos ou servios e critrios de medio de desempenho; Modelos (por exemplo, modelos de risco, modelos da estrutura analtica do projeto e modelos do diagrama de rede do cronograma do projeto); Diretrizes e critrios para adequao do conjunto de processos padro da organizao para satisfazer s necessidades especficas do projeto; Requisitos de comunicao da organizao (por exemplo, a tecnologia de comunicao especfica disponvel, meios de comunicao permitidos, reteno de registos e requisitos de segurana); Requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto (por exemplo, auditorias finais do projeto, avaliaes do projeto, validaes de produtos e critrios de aceitao); Procedimentos de controlos financeiros (por exemplo, relatrios de horas, revises de despesas e desembolsos necessrios, cdigos de contabilidade e clusulas contratuais padro); Procedimentos de gesto de problemas e defeitos que definem controlos de problemas e defeitos, identificao e resoluo de problemas e defeitos e acompanhamento de itens de ao; Procedimentos de controlo de mudanas, inclusive os passos para modificao das normas, polticas, planos e procedimentos oficiais da empresa ou quaisquer documentos do projeto e como essas mudanas sero aprovadas e validadas; Procedimentos para controlo de riscos, incluindo categorias de risco, definio de probabilidade e grau de impacto; Procedimentos para aprovar e emitir autorizaes do trabalho.

Base de Dados de Conhecimento Corporativo:

Base de dados de medio de processos usada para recolher e disponibilizar os dados da medio de processos e produtos;

Arquivos do projeto (por exemplo, mbito, custo, cronograma e linhas de base da qualidade, linhas de base da medio de desempenho, calendrios do projeto, diagramas de rede do cronograma do projeto, registos de riscos, aes de resposta planeadas e impacto de risco definido); Base de conhecimento de informaes histricas e lies aprendidas (por exemplo, registos e documentos de projetos, todas as informaes e a documentao relativas ao encerramento do projeto, informaes sobre os resultados de decises a respeito da seleo de projetos anteriores e informaes sobre o desempenho de projetos anteriores e informaes do esforo de gesto de riscos); Sistema para a gesto de problemas e defeitos contendo o fluxo de trabalho para a anlise e resoluo de problemas e defeitos e informaes de controlo; Base de conhecimento sobre a gesto de configurao contendo as verses e as linhas de base de todas as normas, polticas, procedimentos oficiais da empresa e quaisquer documentos dos projetos; Base de dados financeira contendo informaes como horas de mo-de-obra, custos incorridos, oramentos e desvios aos custos do projeto.

FERRAMENTAS

METODO DE COMUNICAO Existem vrios mtodos de comunicao usados para compartilhar informaes entre as partes interessadas do projeto. Estes mtodos podem ser classificados de um modo geral em: comunicao interativa: entre duas ou mais partes, realizando uma troca de informaes; comunicao ativa (push): encaminhada para destinatrios especficos que precisam obter as informaes. comunicao passiva (pull): usada para grandes volumes de informaes ou para um pblico muito grande. Exige que os destinatrios acessem o contedo da comunicao. O gerente de projetos decide quais os mtodos que sero utilizados no projeto.

HABLIDADES INTERPESSOAIS Tambm conhecidas como Habilidade No-Tcnicas (soft skills), so especialmente importantes para o desenvolvimento da equipe.

A equipe de gerenciamento do projeto pode reduzir muitos problemas e aumentar a cooperao se entender os sentimentos dos membros da equipe do projeto, prever suas aes, reconhecer suas preocupaes e fizer um acompanhamento das questes. As habilidades como empatia, influncia, criatividade e facilitao de grupo so ativos valiosos ao administrar a equipe do projeto. Existe um amplo conjunto de conhecimentos sobre habilidades interpessoais que apropriado para trabalhos relacionados ou no a projetos. Algumas das habilidades interpessoais que os gerentes de projetos usam com mais freqncia so: liderana; influncia; processo decisrio eficaz.

HABILIDADES DE GERENCIAMENTO O gerenciamento o ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas com o objetivo de coordenar e harmonizar o grupo para atingir uma meta profissional e individual. As habilidade de gerenciamento usadas so: habilidade de apresentao; negociao; habilidades de redao; capacidade de falar em pblico.

SAIDAS

ATUALIZAES EM ATIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Os ativos de processos organizacionais que so atualizados pelo processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase incluem, mas no esto limitados a: arquivos de projeto, documentao resultante das atividades do projeto, por exemplo, plano de gerenciamento do projeto, escopo, custo, cronograma ou calendrio do projeto, registro de riscos, documentao e gerenciamento de mudanas, aes planejadas de resposta a riscos e impacto de riscos;

documentos de encerramento de projeto ou fase, consistindo de documentao formal indicando a concluso do projeto ou fase e a transferncia das entregas do projeto concludas; informao histrica, que devem ser transferidas base de conhecimento para uso em projetos ou fases futuros. Os ativos de processos organizacionais que so atualizados pelo processo 5.5 Controlar o Escopo incluem, mas no esto limitados a: causas das variaes; ao corretiva escolhida e suas razes, outros tipos de lies aprendidas a partir do controle do escopo do projeto.

SOLICITAO DE MUDANAS Como parte do processo Realizar o Controle Integrado de Mudanas, o andamento de um controle indicar que algumas mudanas foram aprovadas e outras no. As solicitaes aprovadas so agendadas para implementao pela equipe do projeto. Essas, autorizadas e documentadas, ampliam ou limitam o escopo. Tambm podem modificar: polticas; planos de gerenciamento de projetos; procedimentos; custos ou oramentos; cronogramas; implementao de aes preventivas ou corretivas. As solicitaes de mudanas tambm podem incluir: Ao corretiva: orientao documentada para que o trabalho do projeto seja executado de modo que seu desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento; Ao preventiva: uma orientao documentada para a realizao de uma atividade que pode reduzir a probabilidade de consequncias negativas associadas aos riscos do projeto; Reparo de defeito: a identificao documentada formalmente de um defeito em um componente do projeto com a recomendao para reparar o defeito ou substituir completamente o componente. Atualizaes: mudanas em documentaes formalmente controladas, planos, entre outros, para refletir ideias ou contedos modificados ou adicionais.

ATUALIZAES NO PLANo DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 4.3 Orientar e Gerenciar a Execuo do Projeto incluem, mas no se limitam a: Plano de Gerenciamento dos Requisitos; Plano de Gerenciamento do Cronograma; Plano de Gerenciamento dos Custos; Plano de Gerenciamento da Qualidade; Plano de Gerenciamento das Comunicaes; Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos; Plano de Gerenciamento dos Riscos; Plano de Gerenciamento das Aquisies; Linhas de Base do Projeto. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto incluem, mas no se limitam a: Plano de Gerenciamento do Cronograma; Plano de Gerenciamento dos Custos; Plano de Gerenciamento da Qualidade; Linha de Base do Escopo; Linha de Base do Cronograma; Linha de Base do Desempenho de Custos. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 4.5 Realizar o Controle Integrado de Mudanas incluem, mas no se limitam a: qualquer plano auxiliar; linhas de base que estejam sujeitas ao processo formal de controle de mudanas. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 5.5 Controlar o Escopo incluem, mas no se limitam a: atualizaes da Linha de Base do Escopo; outras atualizaes da linha de base: se as solicitaes de mudanas aprovadas afetam o escopo do projeto, ento as linhas de base dos custos e do cronograma correspondentes so revisadas e publicadas para refletir as alteraes aprovadas.

Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 6.6 Controlar o Cronograma incluem, mas no se limitam a: Linha de Base do Cronograma: mudanas so incorporadas em resposta s solicitaes de mudanas aprovadas relacionadas com mudanas de escopo do projeto, recursos das atividades ou estimativas de duraes das atividades; Plano de Gerenciamento do Cronograma; Linha de Base dos Custos: pode ser atualizada para refletir mudanas causadas pelas tcnicas de compresso. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 7.3 Controlar os Custos incluem, mas no se limitam a: Linha de Base do Desempenho de Custos; Plano de Gerenciamento do Cronograma. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 8.2 Realizar a Garantia da Qualidade incluem, mas no se limitam a: Plano de Gerenciamento da Qualidade; Plano de Gerenciamento do Cronograma; Plano de Gerenciamento dos Custos. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 8.3 Realizar o Controle da Qualidade incluem, mas no se limitam a: Plano de Gerenciamento da Qualidade; Plano de Melhorias no Processo. O elemento que pode ser atualizado pelo processo 9.4 Gerenciar a Equipe do Projeto inclui, mas no se limita a: Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos. O elemento que pode ser atualizado pelo processo 10.4 Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas inclui, mas no se limita a: Plano de Gerenciamento da Comunicao. Os elementos que podem ser atualizados pelos processos 11.5 Planejar as Respostas aos Riscos e 11.6 Monitorar e Controlar os Riscos incluem, mas no se limitam a: Plano de Gerenciamento do Cronograma; Plano de Gerenciamento dos Custos;

Plano de Gerenciamento da Qualidade; Plano de Gerenciamento de Aquisies; Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos; Estrutura Analtica do Projeto; Linha de Base do Cronograma; Linha de Base do Desempenho de Custos. Os elementos que podem ser atualizados pelo processo 12.2 Realizar as Aquisies incluem, mas no se limitam a: Linha de Base de Custos; Linha de Base do Escopo; Linha de Base do Cronograma; Plano de Gerenciamento das Aquisies.

ATUALIZAES DOS DOCUMENTOS DO PROCESSO Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 4.3 Orientar e Gerenciar a Execuo do Projeto: Documentao (Anlise) de Requisitos (+); Registros de Projetos; Registro de Riscos (+); Registro das Partes Interessadas (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto: Previses (+); Relatrios de Desempenho (+); Registro das Questes (+). Documentos do projeto que podem ser atualizados a partir do processo 5.2 Definir o Escopo: Registro das Partes Interessadas (+). Documentao (Anlise) de Requisitos (+); Matriz de Rastreabilidade de Requisitos (+).

Documentos do projeto que podem ser atualizados a partir do processo 5.3 Criar a EAP: Documentao (Anlise) de Requisitos (+); Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 5.5 Controlar o Escopo: Documentao (Anlise) de Requisitos (+); Matriz de Rastreabilidade de Requisitos (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 6.2 Seqenciar as Atividades: Lista de Atividades (+); Atributos das Atividades (+); Registro de Riscos (+); Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 6.3 Estimar os Recursos da Atividade: Lista de Atividades (+); Atributos das Atividades (+); Calendrio dos Recursos (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 6.4 Estimar as Duraes da Atividade: Atributos das Atividades (+); Premissas feitas no desenvolvimento da estimativa da durao da atividade. Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 6.5 Desenvolver o Cronograma: Requisitos dos Recursos das Atividades (+); Atributos das Atividades (+); Calendrio; Registro de Riscos (+). Documentos do projeto que podem ser atualizados a partir do processo 6.6 Controlar o Cronograma: Dados do cronograma: novos diagramas de rede e demais informaes (+); Cronograma do Projeto (+). Os documentos do projeto que podem ser atualizados a partir do processo 7.1 Estimar os Custos do Projeto incluem, mas no se limitam ao:

Registro de Riscos (+). Os documentos do projeto que podem ser atualizados a partir do processo 7.3 Controlar os Custos incluem, mas no se limitam ao: Estimativa de Custo (+); Bases de Estimativas (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 8.1 Planejar a Qualidade: Registro das Partes Interessadas (+); Matriz de Responsabilidades (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 8.2 Realizar a Garantia da Qualidade: Relatrios de Auditorias de Qualidade; Plano de Treinamento; Documentao dos Processos. Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 8.3 Realizar o Controle da Qualidade: Padres de Qualidade. Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 10.2 Planejar as Comunicaes: Cronograma do Projeto (+); Registro das Partes Interessadas (+); Estratgia para Gerenciamento das Partes Interessadas (+). Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 10.4 Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas: Estratgia para Gerenciamento das Partes Interessadas (+); Registro das Partes Interessadas (+); Registro de Questes (+). Documentos que podem ser atualizados a partir dos processos 11.5 Planejar as Respostas aos Riscos e 11.6 Monitorar e Controlar os Riscos: Atualizaes no Registro das Premissas; Atualizaes na Documentao Tcnica.

Documentos que podem ser atualizados a partir do processo 12.2 Realizar as Aquisies: Documentao dos Requisitos (+); Matriz de Rastreabilidade de Requisitos (+); Registro de Riscos (+).

Reportar o Desempenho
Reportar o Desempenho o processo de coleta e distribuio de informaes sobre o desempenho, inclusive relatrios de andamento, medies do progresso e previses. Envolve a coleta e anlise peridica da linha de base em relao aos dados reais para entender e comunicar o andamento e desempenho, bem como para prever os resultados do projeto. Os relatrios de desempenho precisam fornecer informaes no nvel adequado para cada pblico.

ENTRADA(S) -> Plano de Gerenciamento do Projeto (+). -> Informaes sobre o Desempenho do Trabalho (+). -> Medies de Desempenho do Trabalho (+). -> Previses de Oramentos (+). -> Ativos de Processos Organizacionais (+). FERRAMENTA(S) -> Anlise de Variao (+). -> Mtodos de Previso (+). -> Mtodos de Comunicao (+). -> Sistemas de Distribuio de Informaes (+). SADA(S) -> Relatrios de Desempenho (+). -> Atualizaes em Ativos de Processos Organizacionais (+). -> Solicitaes de Mudanas (+).