O SISTEMA MUNICIPAL DE BIBLIOTECAS DA CIDADE DE SO PAULO E O TRATAMENTO DA INFORMAO: A BUSCA POR UMA UNIFORMIZAO E PADRONIZAO

Denise Mancera Salgado1, Raquel da Silva Oliveira2

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Especialista, Secretaria Municipal de Cultura/Coordenadoria do Sistema Municipal de Bibliotecas, So Paulo, SP Especialista, Secretaria Municipal de Cultura/Coordenadoria do Sistema Municipal de Bibliotecas, So Paulo, SP

Resumo
A Coordenadoria do Sistema Municipal de Bibliotecas - CSMB da Secretaria Municipal de Cultura - SMC da Prefeitura da Cidade de So Paulo originou-se em 2005 aps a unificao do antigo Departamento de Bibliotecas Pblicas - BP e do Departamento de Bibliotecas Infanto-Juvenis BIJ. Apesar dos dois Departamentos seguirem padres internacionais de representao descritiva e temtica e usarem o mesmo banco de dados, o processo de catalogao dos documentos seguia critrios e tabelas distintas. Com a adoo de diferentes padres, os Departamentos criaram diferentes nmeros de classificao, cabealhos de assunto e notao de autor. Aps a criao da CSMB, vrias medidas e decises tcnicas foram adotadas para padronizar o tratamento da informao, sendo estabelecido o uso de tabelas nicas. Por meio de um levantamento das aes necessrias para a uniformizao dos documentos, foi estabelecida uma metodologia de processos tcnicos para a atualizao e correo dos registros.

Palavras-Chave:
Catalogao; Padres; Processos tcnicos de Bibliotecas; Bibliotecas Pblicas

Abstract
The Coordenadoria do Sistema Municipal de Bibliotecas - CSMB da Secretaria Municipal de Cultura - SMC da Prefeitura da Cidade de So Paulo originated in 2005 after the unification of the former Departamento de Bibliotecas Pblicas - BP and the Departamento de Bibliotecas Infanto-Juvenis BIJ. Although the two Departments do follow international standards of descriptive and thematic representation and use the same database, the process of cataloging the documents followed different criteria and tables. With the adoption of different standards, the Departments have established different classification numbers, subject headings and author notation. After creating the CSMB, various measures and technical decisions were adopted to standardize the processing of information, being established using tables only. Through a survey of the actions necessary for the standardization of documents, a methodology of technical process was established for the update and correction of documents.

Keywords:
Cataloguing; Standards; Library technical process; Library catalogs; Public libraries.

1 O SISTEMA MUNICIPAL DE BIBLIOTECAS

O presente trabalho visa relatar a experincia do Sistema Municipal de Bibliotecas SMB quanto a unificao de dados e procedimentos na catalogao dos acervos das bibliotecas municipais da Cidade de So Paulo. O SMB est vinculado Secretaria Municipal de Cultura da Prefeitura da Cidade de So Paulo - SMC. As origens do Sistema Municipal de Bibliotecas remontam poca da criao da Biblioteca Pblica Municipal - atual Biblioteca Mrio de Andrade em 1926. A partir da dcada de 50 foram entregues populao novas Unidades de pesquisa e o atendimento passou a ser diferenciado por faixa etria, surgindo duas Divises: a de Bibliotecas Infanto-Juvenis, tendo como principal a Biblioteca Monteiro Lobato e a de Bibliotecas Pblicas, destinadas a leitores a partir dos 15 anos. Em 1975, com a criao da Secretaria Municipal de Cultura, elevou-se as Divises de Bibliotecas categoria de Departamentos, surgindo ento o Departamento de Bibliotecas Pblicas - BP e o Departamento de Bibliotecas Infanto-Juvenis - BIJ. Em 1982 foi inaugurado o Centro Cultural So Paulo que mantm expressivos acervos da cidade e um conjunto de Bibliotecas. Em 2003 foram criados os Centros Educacionais Unificados - CEU com Bibliotecas que atendem o pblico escolar e comunidade em geral. Em 2005, a partir da reestruturao da Secretaria Municipal de Cultura SMC, foi criado, pelo decreto n 46.434 de 06/10/2005, o Sistema Municipal de Bibliotecas SMB que engloba a Biblioteca Monteiro Lobato - BML, a Biblioteca Mrio de Andrade - BMA, as bibliotecas do Centro Cultural So Paulo - CCSP, a biblioteca do Centro Cultural da Juventude - CCJ, a biblioteca do Arquivo Histrico Municipal - AHM, 52 bibliotecas pblicas distribudas em diversos bairros da cidade, 14 Pontos de Leitura, 12 nibus-Biblioteca (compreendendo 72 roteiros), 13 Bosques de Leitura, 2 Espaos de Leitura e 45 bibliotecas dos Centros Educacionais Unificados - CEU. A Coordenadoria do Sistema Municipal de Bibliotecas CSMB agrupou os antigos departamentos de Bibliotecas Pblicas e Bibliotecas Infanto-Juvenis, gerenciando a BML, 52 Bibliotecas espalhadas pelos bairros da cidade, nibus-Biblioteca, Pontos de Leitura e Bosques da Leitura. Aps esta reestruturao, as bibliotecas deixaram de ter pblicos especficos por faixa etria e passaram a atender o pblico em geral. A reunio dessas Unidades em um nico sistema possibilitou a compatibilizao de procedimentos, a racionalizao dos servios, o melhor aproveitamento dos recursos humanos e a readequao de espao fsico, estabelecendo uma linha de ao nica e articulada. (SO PAULO, 2009) Essa unificao permitiu adotar medidas tcnicas nicas que at ento eram diferenciadas e, aproveitando o momento, adequar o processamento tcnico utilizao de tabelas e normas mais atualizadas.

2 A BUSCA POR UMA UNIFICAO

Os Departamentos de BP e BIJ foram criados em diferentes pocas, funcionando de forma independente, cada um com a sua Diviso de Processos Tcnicos e dotao oramentria. Apesar da adoo dos padres internacionais para o processamento tcnico, os departamentos utilizavam tabelas distintas. Em 2004 com a criao das Bibliotecas dos CEUs, ocorreu uma primeira tentativa de unificao do processamento tcnico dos dois Departamentos. Esta primeira tentativa buscou 2

mesclar os padres usados em BIJ e BP, porm o mtodo utilizado no apresentou resultados efetivos, sendo descartado. O novo SMB previu uma descentralizao do tratamento da informao com a criao de vrios ncleos de processamento tcnico: Biblioteca Mario de Andrade, Biblioteca Monteiro Lobato e Centro Cultural So Paulo. A partir de ento, foi criado um grupo com bibliotecrios de processamento tcnico representantes da rea de Tratamento da Informao e dos ncleos, que se renem bimensalmente para apresentar, discutir e aprovar medidas visando melhoria, a uniformizao e a qualidade da catalogao cooperativa. Diante desse quadro, os bibliotecrios do tratamento da informao decidiram pela unificao e padronizao em relao ao uso de tabelas. Essa unificao permitiu que a classificao cumprisse a sua funo prpria de reunir obras com o mesmo assunto sob a mesma classificao, mostrando ordenadamente todos os assuntos disponveis no acervo e suas relaes entre si, permitindo uma rpida e eficiente recuperao das informaes. Com a busca constante de atender as necessidades de usurios internos e externos, estas mudanas possibilitaram melhorar a organizao das obras nas estantes e sua posterior recuperao.

2.1 Antes da unificao

A forma autnoma de atuao de BIJ e de BP, que contavam com recursos humanos e materiais distintos, promoveu uma distino nas aes e padres adotados. Como citado anteriormente, os Departamentos utilizavam tabelas diferentes. O Departamento de Bibliotecas Infanto-Juvenis utilizava a tabela Cutter Three Figure e a Tabela para Nomes Brasileiros, criada pela bibliotecria Ruth Verner. O Departamento de Bibliotecas Pblicas utilizava a tabela Cutter Sanborn Three Figure. Vale destacar que estas tabelas so incompatveis, no havendo a coincidncia de notao entre as mesmas. Utilizavam tambm diferentes edies da Classificao Decimal de Dewey - CDD para a classificao, alm de algumas adaptaes particulares: I (para literatura infantil), F (para literatura juvenil), etc. Segue lista comparativa: Classificao Decimal de Dewey CDD o BP 14 a 21.ed. ; o BIJ 20 ed. Cutter o BP Cutter Sanborn Threee Figure; o BIJ Cutter Sanborn e Tabela para Nomes Brasileiros, criada pela bibliotecria Ruth Verner. Library Congress Subject Headings edies diferentes adotadas em BIJ e BP A adoo de diferentes edies das tabelas gerou ao longo do tempo nmeros de chamadas diferentes entre BIJ e BP, bem como a adoo de diferentes formas de entrada de cabealhos de assunto, provocando uma disperso nos documentos na busca pelo usurio. Outro fato a considerar foi a migrao dos dados, ocorrida em 2003, do antigo software de gerenciamento, ainda em linguagem para computadores de grande porte, para um novo software j baseado na tecnologia de cliente-servidor. Esta migrao apresentou falhas de 30 a 60% em relao aos dados do acervo j informatizado. Alm da perda dos dados na migrao, os que haviam migrado, em torno de 142.456 ttulos, no apresentavam 3

consistncia e os 1.357.802 exemplares no ofereciam condies de circulao automatizada. Para tanto, era necessrio revisar cada ttulo e acessar cada exemplar, o que chamado de validao, para que fosse tombado e etiquetado com cdigo de barras, alm de inserir os demais que ainda no constavam do catlogo. (SPAKAUSKAS, SALGADO, 2009)

2.2 Aps a unificao

Com a juno das Divises de Processos Tcnicos de BIJ e BP, houve a necessidade de uma avaliao dos procedimentos utilizados pelas duas divises, tendo os integrantes das Sees de Classificao e Catalogao se reunido para estudar uma forma de uniformizar estes itens. Aps vrias reunies entre as equipes tcnicas, a classificao foi padronizada pela ltima edio da CDD disponvel na poca, 21.ed., sem permitir a atualizao dessa edio, a no ser pontual e excepcionalmente, uma vez que o acervo da rede aberto ao pblico e a reclassificao traz prejuzos localizao das obras pelos usurios. Nessa padronizao foi feita uma adaptao maior no acervo de BP, no s por possuir um grande nmero de obras classificadas por edies mais antigas, mas tambm porque se decidiu que as obras infantojuvenis no seguiriam uma classificao pela CDD, mas a notao simplificada utilizada no acervo de BIJ. Essa medida procurou racionalizar a padronizao, uma vez que a maioria do acervo infantojuvenil pertencia a BIJ. Os cabealhos de assuntos, por sua vez, foram padronizados segundo a Library Congress Subject Headings (LCSH, 23.ed.). Decidiu-se tambm simplificar o nmero de chamada, para facilitar sua montagem no processamento tcnico descentralizado e sua leitura e interpretao por parte do usurio. Entretanto esta deciso trouxe um impacto significativo na demanda de trabalho da Diviso, pois as mudanas acarretaram inmeras correes na base de dados, como a atualizao da classificao das obras para a 21.ed. da CDD e a correo da notao dos autores no nmero de chamada dos exemplares; alm das correes necessrias decorrentes da migrao do antigo sistema para o novo sistema de gerenciamento de bibliotecas. Aps a definio dos novos procedimentos concludos em 2006, foi criada uma metodologia e desenvolvido um manual de procedimentos para a correo e atualizao dos dados j existentes no banco de dados. Os resultados a serem alcanados visavam: Evitar a duplicao de dados no sistema; Facilitar a recuperao da informao na base de dados tanto para o usurio interno como externo; Otimizar recursos humanos e materiais; Padronizar e normalizar a base de dados atravs de padres tcnicos internacionais. Para obtermos a consistncia planejada foram realizadas as seguintes correes: o Definio de entrada principal o Definio da funo de autoridades o Acentuao o Incluso das notas e ttulos secundrios o Definio de nvel intelectual e gnero o Incluso das datas indefinidas e de copyright o Incluso de complemento do nmero de chamada Paralelamente ocorreu a informatizao dos acervos das Bibliotecas de CSMB, 4

permitindo a converso retrospectiva, projeto este que durou de 2005 a 2011, resultando nas correes e atualizaes dos dados do acervo catalogado no banco pertencente s Bibliotecas da CSMB.

3 NOVOS TEMPOS
O processo de descentralizao e reformulao na forma de catalogar tambm ocorreu para os Ncleos de catalogao das BMA, BML, CCSP, Biblioteca do AHM e o ncleo de catalogadores das Bibliotecas dos CEUs. Para mantermos a unidade entre os ncleos, no processo de catalogao, foi criada a Comisso de Padronizao do Tratamento da Informao de SMB que tem por metas a unificao e a padronizao de procedimentos, uso de normas de catalogao e classificao e utilizao do sistema informatizado de gerenciamento de Bibliotecas das unidades que compem o Sistema Municipal de Bibliotecas. Esta Comisso rene-se bimensalmente e tem por atribuies: Uniformizar a utilizao de: o Tabelas; o Normas e padres tcnicos para catalogao, classificao e indexao de assuntos; Padronizar: o Os procedimentos para a catalogao e indexao de assuntos; Tomar decises e adotar de medidas quanto: o As modificaes e atualizao de procedimentos; o Uso de normas para a catalogao, classificao e indexao de assuntos.

3.1 A Catalogao
Aps a avaliao dos procedimentos utilizados por BP e BIJ, a equipe passou por uma profunda reflexo sobre os conceitos de catalogao at ento em prtica e o impacto das mudanas ocorridas interna e externamente. Acompanhando as transformaes nas atividades de catalogao internacionais impulsionadas pelo advento das novas tecnologias a equipe de trabalho buscou adequar-se ao enfoque da representao do material bibliogrfico que se desloca do item para o usurio, permitindo-lhe realizar as tarefas de encontrar, identificar, selecionar e obter a referncia ou acesso ao material adequado aos seus propsitos (MEY, 2003) A Declarao dos Princpios Internacionais de Catalogao define como princpios gerais a consistncia e a padronizao dos processos de descrio e contruo de pontos de acesso, possibilitando e facilitando o compatilhamento de dados bibliogrficos e de autoridade. Outro principio fundamental o da integrao, onde as descries para todos os tipos de materiais e formas controladas de nomes de entidades devem ser baseadas em um conjunto de regras comuns. BIJ e BP utilizavam o mesmo cdigo de catalogao, o Anglo-American Cataloguing Rulles - AACR2 (Cdigo Anglo-Americano de Catalogao). Porm, para a uniformizao dos procedimentos e padronizao na descrio e construo de pontos de acesso, um novo 5

Manual de procedimentos foi eleborado, procurando padronizar as lacunas existentes no Cdigo de catalogao e nas necessidades especificas de catalogao para o Sistema Municipal de Bibliotecas. O Manual de procedimentos de catalogao basea-se no AACR2 edio revisada 2000. Segundo Guinchat e Menou muitos pases constituram comisses encarregadas de criar estas normas e regras. Contudo, o AACR2 foi o mais difundido, principalmente devido ao alcance da lngua inglesa. Como um recurso de descrio fsica e bibliogrfica do item, a catalogao pode ser considerada o principal mtodo para organizar vrias colees e consiste da entrada de diversos itens responsveis por caracterizar cada elemento da coleo. (RODRIGUES et al., 2002)

3.2 A Classificao
O propsito de classificao em biblioteca organizar o conhecimento contido em livros e outros recursos. O uso da classificao infere no somente para o arranjo do acervo em estantes, mas tambm para o arranjo de entradas de assuntos em catlogos, ndices e bibliografias. A classificao definida como um sistema de ordenao lgica do conhecimento, e possui papel vital na histria dos servios de informao e bibliotecas. Em uma biblioteca, as obras ordenadas por temas tm a finalidade de facilitar sua recuperao pelos usurios e beneficiar o acesso e uso livre da biblioteca pelo pblico. (CHAN, et al., 2000) Para Guinchat e Menou (1994) a classificao uma operao da descrio de contedo de documentos, pela qual determina-se o assunto principal e, eventualmente, um ou dois assuntos secundrios que so traduzidos para o termo mais apropriado da linguagem documental utilizada. Servem no apenas organizao de catlogos, mas tambm ao armazenamento dos documentos nas estantes. So recomendadas para bibliotecas de livre acesso. Atualmente o SMB adota a 21. ed. da CDD para a classificao das obras gerais que compem o acervo, e tabelas de classificao especficas adotadas internamente para os acervos de fico infantojuvenis e quadrinhos. Isto pode ser observado na tabela a seguir: Tabela geral de classificaes adotadas por CSMB Acervo Referncia Referncia infantil Acervo geral classificado Acervo geral infantil classificado Literatura infantil Literatura juvenil Livro-brinquedo Histrias em quadrinhos Classificao r000 / r900 ri000 / ri900 000 / 900 i000 / i900 I F LB Q Tabela CDD CDD CDD CDD Literatura infantil tabela interna Literatura juvenil tabela interna Livro brinquedo tabela interna Histrias em quadrinhos tabela interna

Fonte: Seo de Controle de Vocabulrio - CSMB

Tabela comparativa das classificaes do acervo infantojuvenil Classificao aps a Classificao antiga unificao Acervo BIJ BP CSMB Literatura infantil I 028.5 I Literatura juvenil F 808.899282 F Literatura infantojuvenil americana F 813.099282 F Literatura infantojuvenil argentina F ar863.099282 F Literatura infantojuvenil brasileira F 869.9099282 F Literatura infantojuvenil espanhola F 869.099282 F Literatura infantojuvenil francesa F 843.099282 F Literatura infantojuvenil inglesa F 823.099282 F Literatura infantojuvenil italiana F 853.099282 F Literatura infantojuvenil portuguesa F 869.099282 F Literatura infantojuvenil russa F 869.099282 F
Fonte: Seo de Controle de Vocabulrio - CSMB

3.3 Os Cabealhos de Assuntos

A adoo de diferentes edies da Library of Congress Subject Headings (LCSH) para determinar o cabealho de assunto ocasionou diferenas na forma de entrada dos assuntos utilizados. Foi necessria a compatibilizao entre BIJ e BP para uniformizar a entrada, tendo inicio em 1998. A uniformizao dos cabealhos de assuntos na base de dados fundamental uma vez que est sendo disponibilizada na WEB permitindo visibilidade nacional e internacional. Enquanto a classificao determinante na localizao da obra os cabealhos so importantes no processo de recuperao da informao.
A representao documental, ou bibliogrfica, visa duas aes bsicas: a de individualizar registros do conhecimento, por meio de seus aspectos fsicos, ou de suas manifestaes e itens, e a de reunir registros do conhecimento, por meio de suas caractersticas de contedo, ou de suas expresses e obras. Cabe ao catalogador definir elementos essenciais que satisfaam as necessidades de seu pblico para o cumprimento de tais aes. (MEY, ZAFALON, 2009)

Assim, os cabealhos de assunto buscam possibilitar ao pblico localizar os assuntos de seu interesse, bem como suprir suas necessidades de informao. Os cabealhos de assunto tm por finalidade a representao documentria atravs de um vocabulrio ntegro, aliando a especialidade das terminologias documentrias e a linguagem natural dos usurios. (CINTRA et al., 1994) Vale ressaltar que as listas de cabealhos de assuntos possuem estrutura prcoordenada, associando e combinando-se palavras ou expresses a fim de representar os assuntos ou contedos dos documentos bibliogrficos. Possuem regras especficas de composio e formas de entrada, abrangendo diversas reas do conhecimento. (BOCCATO, 2011) A 23.ed. da LCSH, a verso adotada, vem sendo atualizada por esse outro grande instrumento de consulta, em tempos de internet e intercomunicao, que o catalogo on-line de autoridades da Library of Congress.

4 CONSIDERAES FINAIS
Aps 6 anos de atualizaes e correes, atualmente o banco de dados possui cerca de 330.000 ttulos e 2.600.000 exemplares, sendo que aproximadamente 70% dos registros esto corrigidos e atualizados. Muito h ainda a ser realizado, pois ainda existem acervos a serem revisados e atualizados em Unidades que ainda no sofreram o processo total de informatizao e converso retrospectiva. Atualmente uma consistncia de dados em relao a esses padres executada, procurando manter sua atualidade e qualidade. Os cabealhos de assunto so checados na verso online da Library Congress Subject Headings e as tabelas de autoridade esto sendo implantadas de acordo com o padro MARC21 Authority. O processo de descentralizao tambm favoreceu uma maior comunicao e integrao entre os integrantes da SMB, favorecendo a busca por melhorias e a troca de informaes e conhecimentos. O enfoque no usurio tem motivado e sido a tnica principal de todas as decises e mudanas geradas ao longo deste tempo, e este mesmo enfoque permite que estas mudanas devam ser continuas e aperfeioadas a todo o momento. O grande movimento internacional de reflexo que permeiam os conceitos tericos, incluindo as FRBR - Requisitos Funcionais para Registros e o RDA Recursos, Descrio e Acesso, vivificam o esforo de buscar sempre uma melhor interao com o usurio, possibilitando cada vez mais que o mesmo possa atingir ao principio da navegabilidade promulgado pela Declarao dos Princpios Internacionais de Catalogao. Os esforos so grandes e contnuos, apesar dos recursos escassos. Entretanto, papel fundamental do bibliotecrio promover o desenvolvimento de servios e instrumentos inovadores que possam satisfazer as necessidades dos usurios, sejam elas latentes ou no.

5 Referncias
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INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONS AND INSTITUTIONS. Declarao dos Princpios Internacionais de Catalogao. Disponvel em: <http://www.ifla.org/files/cataloguing/icp/icp_2009-pt.pdf>. Acesso em: 14 jul. 2012. MEY, Eliane S. A.; ZAFALON, Zaira R. Diversidade cultural aplicada ao cdigo de catalogao: utopia ou necessidade? In: Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentao e Cincia da Informao, XXIII, 2009. Anais. Bonito, MS: [s.n.], 2009. Disponvel em: <http://eprints.rclis.org/handle/10760/15263>. Acesso em: 05 jul. 2012. MEY, Eliane. S. A. Introduo catalogao. Braslia: Briquet de Lemos, 1995. SO PAULO, SP. Decreto n 46.434, de 06 de outubro de 2005. Dirio Oficial [da] Cidade de So Paulo. So Paulo, 07 out. 2005. p.1-16. ______________. Secretaria Municipal de Cultura. Proposta de poltica cultural, 20052008. So Paulo : SMC, 2005. _______________. Secretaria Municipal de Cultura. Relatrio de gesto 2005-2008. So Paulo : SMC, 2009. SPAKAUSKAS, Teresinha C.; SALGADO, Denise S. Informatizao e converso retrospectiva do acervo bibliogrfico das Bibliotecas de So Paulo. In: Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentao e Cincia da Informao, XXIII, 2009. Anais. Bonito, MS: [s.n.], 2009. 1 CD.