Santa Maria, 19 de Maro de 2007 - 10 edio

Aumentando a produtividade com a organizao pessoal

Voc j precisou de um nmero de telefone importante e no se lembrou onde anotou? J procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador por no lembrar o nome do mesmo? J ficou irritado por no conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa? J perdeu os arquivos no computador por no fazer backup? Pois , esses so alguns sintomas da desorganizao. A falta de organizao prejudica demais a produtividade, pois h um acmulo de trabalho, adiamento de tarefas e muita indeciso. Tudo isso contribui para prejudicar a realizao das atividades profissionais. Quando se organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Alm do mais, o trabalho torna-se mais tranqilo e voc escolhe o rumo que quer dar a sua vida. Selecionamos algumas dicas muito simples e prticas para voc acabar com a desorganizao e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto , se for o seu caso. 1 - Comeando agora arrumando a mesa e as gavetas Algumas pessoas tm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se voc no faz uma arrumao h muito tempo, separe os seus documentos em trs pilhas: Ao imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje Ao posterior: papis que devem ser resolvidos em uma semana Nenhuma ao: arquivo ou lixo 2 - Organizando o local de trabalho Administrar de forma eficiente o local de trabalho no significa necessariamente torn-lo livre da papelada, mas de fato torn-lo prtico e funcional. Se for possvel, elimine da mesa tudo que no est utilizando. 3 Anotaes Evite anotaes em pequenos papis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda no possui um espao para registros dirios, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotaes cotidianas, como telefones, recados, idias etc. 4 - Fluxo de papis Se voc no tem secretria, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma pilha de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de sada. Selecione os papis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana. 5 - Gerencie suas tarefas Faa uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabelea qual a prioridade de cada uma e determine uma data de concluso. Uma folha de papel ajuda bastante. O importante deixar suas tarefas sempre vista. Aps iniciar uma tarefa, por mais desagradvel que seja, v at o fim e lembre-se de marcar as tarefas j concludas. 6 Lixo No tenha d de jogar inutilidades fora. menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.
Fonte consultada: Artigos Catho Organizao Pessoal como Fator de Produtividade - Por Carlos Legal

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7 - Planejando o seu dia Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manh para planejar e organizar o novo dia de trabalho. mais simples adotar uma disciplina diria do que perder horas arrumando uma baguna acumulada. 8 - Agendando suas atividades A agenda um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades dirias. Ela pode ser eletrnica (computador, palm etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortvel e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para no ser excessivamente rgido com sua agenda, sobrecarregando seu dia. Deixe brechas para interrupes inesperadas, um caf com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, no sero consideradas interrupes. 9 - No se afobe com a baguna Manter a calma fundamental. Afobar-se com a baguna s gera ansiedade e mais estresse. Desejo-lhes uma maravilhosa semana e 10% melhor na vida de vocs todos os dias! Cezar A. Gehm Filho Gerente Regional

Fonte consultada: Artigos Catho Organizao Pessoal como Fator de Produtividade - Por Carlos Legal