Planeamento e Acompanhamento

Processo de
das Actividades de Animao

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Processo de
das Actividades de Animao
1. OBJECTIVO Estabelecer as regras gerais para a elaborao, validao, implementao, monitorizao, avaliao e reviso do Plano de Actividades Socioculturais 2. CAMPO DE APLICAO Aplica-se aos colaboradores e servios responsveis pela elaborao, validao, implementao, monitorizao, avaliao e reviso do Plano de Actividades Socioculturais 3. INDICADORES DO PROCESSO

So ferramentas essenciais para medir o desempenho dos Processos. A monitorizao do Processo ser realizada atreves de controlo dos indicadores que devem ser definidos pela Direco/Coordenao do servio, em funo do modelo organizacional e dos objectivos estratgicos da organizao.

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4. MODO OPERATRIO
1. LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES COLECTIVAS NO MBITO DAS ACTIVIDADES SOCIOCULTURAIS Aps a avaliao diagnostica, na qual foram identificadas as necessidades Socioculturais, os colaboradores e equipa tcnica definem a interveno, para o conjunto do pblico alvo a abranger, relativa a este tipo de actividades, atravs de um plano Plano de Actividades Socioculturais. 2. ELABORAO DO PLANO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURAIS Para a elaborao do plano de Actividades Socioculturais, so definidos os responsveis pela sua coordenao, elaborao, analise, implementao, monitorizao avaliao e reviso. Se internamente so garantidos os recursos necessrios (humanos e materiais) para a elaborao do Plano, procede-se como estabelecido em 4. Se internamente no so garantidos os recursos necessrios, deve procederse como previsto em 3.

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4. MODO OPERATRIO (cont.)
3. RECORRER A ENTIDADES/COLABORADORES EXTERNOS E AQUISIO DE MATERIAIS, BENS E/OU SERVIOS Para dar resposta s necessidades especficas ou expectativas criadas, sempre que necessrio, deve-se recorrer aos parceiros externos, a eventuais parcerias, a empresas prestadoras de servios nas reas especificas das necessidades existentes. No caso do estabelecimento de parcerias, dever ser formalizado o respectivo protocolo. 4.AVALIDAO DO PLANO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURAIS O Plano analisado pelos participantes, colaboradores internos e externos, voluntrios e restantes elementos envolvidos na sua implementao, com vista sua aprovao. Se os participantes/Publico alvo no o validarem, este ser revisto como em 5. Se os participantes/Publico alvo validarem, procede-se como em 6.

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4. MODO OPERATRIO (cont.)
5. REFORMULAO DO PLANO As alteraes ao Plano, devem resultar da concordncia dos participantes, do publico alvo a quem se dirige e de todos os intervenientes. No entanto, quando tal no possvel, o gestor/responsvel/coordenador, deve proceder s reformulaes necessrias e assegurar que todos tm conhecimento das mesmas e as aceitam, condio necessria sua implementao.

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4. MODO OPERATRIO (cont.)
6. IMPLEMENTAO DO PLANO Com vista a optimizar e potenciar recursos, o gestor do processo deve articular o Plano com os demais servios e oferta existentes, constituindo (se possvel) uma resposta nica ou uniformizada. da responsabilidade de cada pessoa a deciso de participar nas actividades planeadas/previstas. Quando solicitado, deve haver a necessria flexibilidade de forma a proporcionar a participao de actividades no previstas, desde que justificadas. Para cada actividade planeada, deve estar sempre prevista uma actividade alternativa. Em cada actividade planeada, deve estar sempre previsto o modo de actuao em situaes de emergncia. 7. MONITORIZAO, AVALIAO E REVISO DO PLANO O Plano monitorizado e revisto, sempre que necessrio, com todos os actores envolvidos.

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Entrada Actividades Saida Indicadores

Objectivos operacionais
da rea/sector Informaes recolhidas, diagnostico, entrevistas Relatrios, avaliaes e informaes especificas Resultados de monitorizao e avaliaes anteriores Planeamento, Monitorizao, Avaliao e Reviso das Actividades Socioculturais Plano de Actividades Socioculturais Novas Actividades, Novas ideias, Novas respostas

N. de actividades adequada face aos objectivos operacionais. N. de revises do Plano N. de novas actividades No previstas e desencadeadas no decurso da implementao do plano % de actividades realizadas que satisfazem as necessidades, interesses e expectativas do pblico-alvo

Gestor do Processo

Plano de Actividades Socioculturais

Plano de Actividades
Plano de Aco/Actividades documento que especifica os objectivos da organizao, quais as actividades/aces a desenvolver por quem e quando e os recursos associados, para atingir esses objectivos.

1. Condies Gerais Definir claramente actividades Socioculturais, bem como as necessidades, hbitos, interesses e expectativas do publico te os objectivos operacionais relativos alvo.

Plano de Actividades

PRINCPIOS/REGRAS DE A TER EM ATENO QUANDO SE CRIA UM PLANO DE ACTIVIDADES

Respeitar as diferenas religiosas, tnicas e culturais, entre outras, dos participantes (grupo); Promover a autonomia e a qualidade de vida; Respeitar cada pessoa, individualmente, tendo em conta as suas capacidades, potencialidades, hbitos, valores e costumes, interesses e expectativas.

Plano de Actividades

Promover a participao activa de todos nas diversas fases da planificao das actividades; Promover a comunicao, a convivncia e o dialogo no grupo (participantes) Considerar que as actividades a propor dependem do projecto de vida de cada um, dos seus hbitos e da sua motivao, bem como dos estmulos que lhe so oferecidos.

Plano de Actividades
Dados de Entrada O Plano de Animao Sociocultural deve ser elaborado com base nos seguintes elementos: Objectivos operacionais da rea/ sector; Necessidades, interesses, hbitos, expectativas, competncias e potencialidades dos elementos do grupo (participantes) Planos de forte componente Individual, de forma a rentabilizar as caractersticas de cada elemento participante.

Plano de Actividades
Dados de Entrada

Recursos disponveis na comunidade, prxima e alargada; Recursos disponibilizados pelos parceiros, formais e informais; Resultados de monitorizaes e avaliaes do Plano de Animao Sociocultural .

Plano de Actividades
Estrutura O Plano de Animao Sociocultural, que tem incio com o diagnstico, deve sistematizar de forma simples, segundo cada actividade sociocultural tipo, os seguintes elementos:

Necessidades, expectativas e interesses do grupo (participantes);

Objectivos gerais de interveno e especficos a alcanar nas actividades ldicas, culturais e outras ;

Plano de Actividades
Estrutura Resultados de monitorizao e avaliao desenvolvidas em anos anteriores ou em iniciativas e actividades outrora realizadas; Recursos internos e externos identificados.

O gestor do processo dever sistematizar os elementos mencionados, preferencialmente, de acordo com a tipologia do seu pblico-alvo, adoptando ou construindo para o efeito aquela que considere mais adequada

Plano de Actividades

O Plano de Animao Sociocultural poder conter um conjunto diversificado de actividades de tipo: Quotidiano Cultural Festivo Espiritual Ldico / Recreativo, Desportivo, Formao Religioso

Plano de Actividades
Para a globalidade de cada actividade tipo so definidos, pelo menos, os seguintes itens: Objectivos e indicadores Calendarizao Anual e Produtos Descrio Local de realizao N. de vezes a realizar Semanal Calendarizao Mensal, Trimestral e Anual Horrios/perodos do dia dever ser realizado

Plano de Actividades
Para a globalidade de cada actividade tipo so definidos, pelo menos, os seguintes itens (cont.)

Recursos Financeiros, Humanos, Materiais e Parcerias a afectar; Tarefas (com respectiva calendarizao e responsveis internos e externos); Responsveis de execuo e superviso; Capacidade de participantes a abranger; Estimativa de custo

Plano de Actividades
Os produtos podem e devem ser o mais variados possvel e abranger mltiplas reas: Ldico - recreativo Cultural Desportivo

Espiritual e/ou religioso

Intelectual / formativo Quotidiano

Social

Plano de Actividades
Um Plano de Animao Sociocultural, poder (e dever, sempre que possvel) incorporar um

Projecto de Animao Sociocultural

Plano de Actividades
Projecto de Animao Sociocultural Denominao do projecto Natureza do projecto Descrio do projecto; Fundamentao ou justificao Finalidade do projecto / Metas / Objectivos Beneficirios/Pblico Alvo Produtos Localizao fsica e cobertura espacial Especificao operacional das actividades e tarefas a realizar Mtodos e tcnicas a utilizar

Plano de Actividades
Projecto de Animao Sociocultural (cont.) Determinao dos prazos e calendrios de actividades Denominao do projecto

Determinao dos recursos necessrios (humanos, materiais, tcnicos, financeiros, estrutura financeira e calendrio financeiro)
Clculo de custos de elaborao e execuo do projecto Coordenao do projecto Indicadores de avaliao do projecto Factores externos e condicionantes ou pr-requisitos para o sucesso e impacto do projecto.

Plano de Actividades
MONITORIZAO, AVALIAO E REVISO DAS ACTIVIDADES SOCIOCULTURAIS O Plano de Actividades Socioculturais monitorizado mensalmente, atravs dos registos efectuados pelos participantes e/ou colaboradores nos instrumentos criados para o efeito. O Plano de Actividades Socioculturais avaliado e revisto anualmente e/ou sempre que necessrio, atravs do envolvimento de todos os intervenientes (colaboradores directos e indirectos), com vista a melhorar a qualidade dos servios e adequ-los s necessidades e expectativas dos participantes.

Plano de Actividades
O objectivo da avaliao medir a eficincia e a eficcia do Plano e o impacte que este est a ter no grupo. Por conseguinte, a avaliao dever permitir medir:

O impacte dos servios no melhoramento da autonomia e qualidade de vida dos participantes; Se os objectivos definidos por actividade sociocultural tipo foram alcanados; A adequabilidade dos objectivos de cada actividade sociocultural tipo e produtos ao diagnstico sntese, nomeadamente no que se refere s necessidades, expectativas e interesses do grupo; A satisfao do cliente e/ou pessoa(s) prxima(s) no desempenho e produtos oferecidos por actividades tipo; A adequabilidade dos recursos utilizados e o custo envolvido na realizao do Plano;

Plano de Actividades
O gestor do processo define com a equipa os indicadores de monitorizao e avaliao, assim como os instrumentos metodolgicos especficos, tais como: Entrevistas/questionrios de satisfao dos participantes e pessoas prximas; Pareceres tcnicos em domnios especficos; Registos. Os indicadores de monitorizao e avaliao, so definidos simultaneamente aquando da elaborao da planificao de actividades. O responsvel pelo incremento do Plano de Animao Sociocultural deve elaborar registos para evidenciar os resultados da monitorizao e avaliao do Plano de Animao Sociocultural , sendo que estes devem fazer parte integrante do respectivo dossier, constitudo para o efeito.

Plano de Actividades
O resultado da avaliao e reviso anual do Plano de Animao Sociocultural dever ser do conhecimento de todos. Sempre que sejam envolvidos outros servios e/ou intervenientes (externos ou internos) com responsabilidade na prestao directa ou indirecta do Plano de Animao Sociocultural , estes devem ter conhecimento, em tempo til, das revises e alteraes ao Plano. Para a reviso do Plano devem ser considerados os seguintes elementos: Resultados da monitorizao mensal; Resultados obtidos no relatrio de avaliao do Plano de Animao Sociocultural; Resultados das Entrevistas de Avaliao Diagnstica; Informao proveniente da avaliao da satisfao de todos os participantes

LANIFICAR ROGRAMAR ROJECTAR

Elaborar um Projecto de Animao

Planificar o processo para preparar um conjunto de decises para a aco futura, dirigidas a atingir objectivos especficos, pelos meios mais adequados.
Yeheskel Dror

Planificar decidir pela racionalidade e pala intencionalidade, contra os azares e as fatalidades.

Pierre Mass

A planificao estratgica no contempla as decises futuras, mas sim o futuro das decises de hoje em dia.
Peter Drucker

Seis sbios me ensinaram,

tudo quanto sei e aprendi.

Os seus nomes eram,

COMO, QUANDO, ONDE, O

QU, QUEM E PORQU

E os seus ensinamentos, muito jeito me deram

O QUE PORQU PARA QU QUANDO

se quer fazer se quer fazer se quer fazer se quer fazer

Natureza do Projecto Origem e Fundamentao Objectivos, Propsitos Metas

ONDE
COMO QUANDO A QUEM QUEM COM QU

se quer fazer
se vai fazer se vai fazer se dirige o vai fazer se vai fazer

Localizao Fsica
Actividades, Tarefas Metodologia Calendarizao e Cronograma Destinatrios ou Beneficirios Recursos Humanos Recursos Materiais Recursos Financeiros

Projecto de Animao Sociocultural

ELABORAO E DESENHO DE UM PROJECTO

Entendemos por projecto o conjunto das actividades que se propem realizar de uma maneira articulada entre si, com o fim de produzir determinados bens e servios capazes de satisfazer necessidades ou resolver problemas, dentro de um tempo especifico e de acordo com um plano de actividades.

Este esquema aqui apresentado, deve ser utilizado e aplicado com flexibilidade e criatividade. Deve ser adaptando-o e ajustado a cada realidade tendo em as especificidades prprias de cada caso. Esta formula de elaborao de um projecto no mais do que um conjunto de regras bsicas que podem servir de guia para a elaborao e desenho de projectos.

Projecto de Animao Sociocultural

DENOMINAO DO PROJECTO
Titulo
De uma forma simples, sinttica, mediante a atribuio de um titulo. Pretende-se no s criar um elemento de identificao como uma forma de saber , em termos muitos regais do que trata o projecto. O objectivo principal da denominao o de caracterizar, em poucas palavras o que se pretende fazer com o projecto. No confundir o titulo com a problemtica nem com os objectivos e metas

NATUREZA DO PROJECTO
TIPO DE PROJECTO QUE SE DESEJA REALIZAR: O que se quer fazer?
Trata-se de uma descrio um pouco mais ampla do que se pretende realizar do que aquela usada na denominao do projecto.

Projecto de Animao Sociocultural

FUNDAMENTAO:
Porque se faz?
Na fundamentao do projecto, h que expressar o conjunto das razes que justifica a sua realizao. Fundamenta-se um projecto explicando porque se faz, indicando as necessidades e problemas que esto na sua origem. As razes que do lugar a um projecto podem ser de diferentes origens: - O servio prestado no suficiente, ou tem reas que no cobre; - Existe esta necessidade mas no existe resposta dos servios; - Pretende melhorar-se a qualidade do servio - Pretende criar novas respostas Na fundamentao do projecto, no existem apenas razoes de ordem tcnica, mas tambm podem existir razes de ordem politica. - RAZES DE ORDEM POLITICA quando concretizam ou realizam as orientaes de um plano geral. - RAZES DE ORDEM TCNICA so aquelas onde se expressam razes objectivas ( necessidades e problemas) que justificam a realizao de um projecto. Neste ponto, devemos incluir todos os dados do diagnstico efectuado, que servem como fundamento e justificao.

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OBJECTIVOS:
Para que se faz? Explicar os objectivos responder questo Para que se faz?, dizer, indicar o destino do projecto ou as finalidades que se pretendem alcanar com a sua realizao.

Nenhum projecto produz ou adquire significado pleno, se no produz uma clara definio e explicitao dos objectivos que se querem alcanar.
Uma boa explicao e formulao dos objectivos do objectivo principal e dos objectivos especficos, uma garantia de que o projecto ser bem elaborado pois ser em torno deles que o conjunto das actividades, estratgias, custos, tempo, etc., ganho coerncia. Uma definio clara do que pretendemos fazer, representa uma clarificao e um guia nos vrios passos deste processo de realizar um projecto.

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OBJECTIVOS

Objectivo Geral

Objectivo Especfico

Meta

Objectivo Especfico

Meta

Objectivo Especfico

Meta

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METAS

At onde queremos ir?, Quanto queremos fazer?. Que servios vamos prestar e ou Que necessidades se vo cobrir?

De acordo com o principio de que as metas operacionalizam os objectivos, este ponto consiste em expressar os desejos especficos que se pretendem alcanar num futuro determinado e num prazo previamente fixado. Esta operacionalizao, consiste em estabelecer QUANTO, QUANDO, E ONDE se realizam os objectivos.
Sem a formulao de metas, os objectivos expressam em termos gerais e vagos, propsitos que se desejam alcanar, mas no indicam desejos e fins especficos que se esperam alcanar com a realizao do projecto, dentro do prazo pr-determinado.

Projecto de Animao Sociocultural

ESPAO, INTEGRAO E OU LOCALIZAO FSICA

Onde se vai realizar? A Localizar de um projecto consiste em determinar a rea onde se instalar ou integrar; esta localizao faz-se a dois nveis: - MACRO LOCALIZAO: isto , a localizao geogrfica do projecto dentro de uma rea: Regio, conselho, freguesia., bairro, - MICRO LOCALIZAO, identificando dentro de um conjunto menor, como uma Instituio, rua, uma casa ou prdio, o local onde se desenvolvera o projecto.

Num ou noutro nvel, a localizao deve ser apresentada no documento devidamente identificada atravs de mapas e plantas de localizao ou outros elementos grficos.

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DETERMINAO DAS ACTIVIDADES E TAREFAS A REALIZAR

Como? O que concretiza a realizao de um projecto a sua execuo sequencial e integrada de diversas actividades. Isto implica em si mesmo a indicao concreta e precisa do conjunto das actividades que tem de ser realizadas para alcanar os objectivos propostos. Deve constar, de uma forma clara e explicita, como se organizam, sucedem e complementam e coordenam as diferentes tarefas, de um modo tal que o seu encadeamento no sofra das que influenciem negativamente a realizao do projectos desvios ou desajustamentos graves. A organizao, ordenamento e coordenao no tempo e no espao de todas as tarefas que h que realizar para atingir os objectivos e metas do projecto, comportam os seguintes aspectos: - Especificao e inventrio das actividades que se vo realizar - Distribuio de unidades peridicas de tempo, inseridas numa sequencia operativa, onde se assinala a data de inicio e de termino de cada actividade

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DETERMINAO DAS ACTIVIDADES E TAREFAS A REALIZAR

Como? - No basta enunciar uma relao das diferentes actividades e elaborar listagem sobrepostas no tempo de iniciativas. No basta alinhar as propostas existentes. necessria a sua ordenao e sincronizao, cronologicamente e de acordo com as necessidades de resposta. - Indicao dos recursos humanos envolvidos em cada operao, bem como referencias aos vrios recursos por actividade

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METODOLOGIA E TCNICAS UTILIZADAS

DETERMINAO DOS PRAZOS CALENDARIZAO DAS ACTIVIDADES DETERMINAO DOS RECURSOS CALCULO DE CUSTOS DE EXECUSSO E ELABORAO DE UM ORAMENTO

GUIA PARA PROGRAMAR ACTIVIDADES

AVALIAO