SISTEMA DE CONTROLE DE SECRETARIA ESCOLAR

Talita Ferreira de Lima1 e Reane Franco Goulart2 1 Graduando do Curso de Sistemas de Informao Universidade do Estado de Minas Gerais (UEMG) talitalima@ituiutaba.uemg.br 2 Professora MSc. Orientadora Universidade do Estado de Minas Gerais (UEMG) Fundao Educacional de Ituiutaba reane@ituiutaba.uemg.br

RESUMO Este artigo mostra a importncia do uso da tecnologia de informao em controles administrativos, especificamente, em uma secretaria escolar. Relata sobre o funcionamento da secretaria da Escola Municipal Bernardo Jos Franco, onde se pretende implementar o sistema. O artigo discorrer sobre as tarefas realizadas na secretaria, algumas dificuldades na realizao dessas tarefas e a proposta de um sistema automatizado, usando um software projetado especificamente para uso dessa funo, linguagem de programao e linguagens utilizadas na construo de diagramas, tecnologias e cronograma de tempo das atividades a serem realizadas.

PALAVRAS CHAVES Secretaria, controle administrativo, aluno, escola e informao.

SYSTEM OF CONTROL OF SCHOOL OFFICE ABSTRACT This article shows the importance of the use of the technology of information in administrative controls, specifically, in a school office. It concerns about the office operation in the Municipal School Bernardo Jos Franco, where is intended to implement the system. The article will discourse what kind of tasks are done in the office, some difficulties in the accomplishment of those tasks and the proposal of an automated system, using a software specifically projected for use of that function, programming language and languages used in the construction of diagrams, technologies and cronogram of time that each activity takes to be accomplished.

KEY-WORDS Office, administrative control, student, school and information.

1) INTRODUO Com o objetivo de alcanar maiores ndices de competitividade, as organizaes tem utilizado variada e complexa gama de tecnologia, de forma que novas tecnologias - com diferentes reflexos - podem ser encontradas em vrios ambientes, de acordo com as peculiaridades inerentes a cada um.

Tal busca por um aperfeioamento tecnolgico cria um ambiente favorvel para manter organizaes mais ligadas ao que acontece no mundo, assim como torna-las mais flexveis e adaptveis, dotadas de sistemas capazes de colher informaes agregadas que sustentaro os vrios processos organizacionais de resposta s mudanas. Afetando-se mutuamente, organizaes e tecnologias vo se ajustando, atingindo maior rapidez, interatividade e qualidade dos servios, constituindo portanto uma interessante dinmica quando da sua interao. Os sistemas que envolvem o Controle de Secretaria Escolar no fogem a este contexto. Como em toda escola, existe na Escola Bernardo Jos Franco, uma secretria para administrar as atividades escolares, como matrculas, notas, faltas, transferncias, atestados, histricos escolares. Faz-se necessrio, portanto, que usem a tecnologia de informao para melhorar a capacidade de manipular os dados, obtendo resultados satisfatrios e que atendam as necessidades solicitadas, visando rapidez e veracidade dessas informaes.

2) OBJETIVOS DO SISTEMA Este sistema ter por objetivo: Permitir a informatizao dos processos de uma secretria escolar, tais como matrcula do aluno, declarao de transferncia, histrico escolar, boletim escolar, gerando informaes mais seguras, coerente e com menor margem de erros. Oferecer facilidade aos auxiliares de secretrio que porventura no possuam experincia na rea.

Oferecer agilidade das atividades a serem realizadas, cumprindo prazos

estabelecidos por parte da escola ou dos pais.

3) DESENVOLVIMENTO Uma vez que projeto dividido em duas fases, manual do analista e manual do usurio, parte do manual do analista est nesse artigo, entre eles o Cronograma de Atividade (Fig. 1) e o Diagrama de Caso de Uso (Fig 2.). Dentre os diagramas exigidos, encontram-se prontos o Diagrama de Classes, o Diagrama de Seqncia e parte do Diagrama de Atividades, porm esses diagramas no esto apresentados nesse artigo por no ser necessrio nesta ocasio. A Definio do MER e o Dicionrio do MER deveriam estar prontos, como mostra o Cronograma de Atividades (Fig. 1).

CRONOGRAMA Definio do projeto Pesquisa de campo Definio do escopo Manual do Analista Diag.Casos de Usos Descrio dos Casos de Uso Diagrama de Classes Diagramas de Seqncia Diagramas de Atividades Definio do MER Dicionrio de Entidades Codificao Testes Manual do Usurio Finalizao do Sistema

2005 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

x x

x x x x x x x

x x x x

x x x x x x x x x

Fig. 1 Cronograma de Atividades

Os diagramas prontos foram desenvolvidos baseado na Linguagem de Modelagem Unificada (UML) e arquitetados utilizando a ferramenta Enterprise Architect. Para a parte de programao, entendeu-se que a melhor linguagem a ser usada Delphi por ser uma linguagem orientada a objeto e por ser ensina em uma disciplina do curso. O banco de dados a ser utilizado ainda no foi decidido.

3.1) ANLISE DO SISTEMA ATUAL

Atualmente a secretaria da escola possui um computador no possuindo nenhum software para o controle administrativo. Todo o controle de freqncias, notas e demais informaes, a respeito do aluno, so feitas manualmente, utilizando fichas impressas por grficas, enviada pela Secretaria Municipal de Educao e Cultura, preenchidas pelo secretrio caneta e arquivadas em arquivos mortos.

A matrcula feita em uma ficha especfica, preenchida caneta e guardada em um armrio. H um livro de ata onde se registra o nome do aluno matriculado, mas no h data do seu ingresso na escola. A Renovao feita na mesma ficha utilizada para Matrcula, acrescentando apenas a nova srie que o aluno ir cursar. A nota do aluno passada pelo o professor, atravs de dirios de classe e reescritas em fichas individuais de cada aluno, sendo nelas acrescentadas novas notas a cada bimestre e guardadas com documentos do aluno em sua pasta individual. A cada srie acrescentada uma nova ficha. Quando o aluno transferido da escola, essa pasta numerada e guardada em caixas de papelo, registrando a numerao da pasta e o

nome de aluno transferido em livro especfico, sem qualquer data de transferncia ou ordem alfabtica, o que dificulta bastante a localizao dessas pastas dentro das caixas.

Para expedio de histrico, necessrio copiar todas as notas do aluno de todas as fichas e transcreve-las para uma nica ficha de matrcula. Tais fichas no podem obter rasuras, o que se torna dispendioso a expedio do histrico, uma vez que, se houver rasura necessrio outra ficha e escrever tudo novamente.

No h como obter informaes imediatas, como nmero total de alunos, relao de nmero de alunos por sexo, por raa ou idade, nome de alunos que devem documentos escola, nmero de alunos por srie entre outras informaes que so solicitadas pela direo da escola para planejamento e desenvolvimento de atividades pedaggicas e tambm atualizao de dados na Secretria de Educao e Cultura.

3.2) ANLISE DO SISTEMA PROPOSTO

Pensando em melhor aproveitamento das informaes e organizao dos dados, prope-se um software para a melhoria da gesto escolar e conseqentemente para a melhoria da qualidade do ensino. Com o software os servios da secretaria tornam-se mais dinmicos e as informaes so fidedignas. O sistema prope melhorar o acompanhamento e traz subsdios para a gesto escolar. A idia automatizar trabalhos rotineiros da escola. Uma vez que o aluno os dados pessoais e dados escolares so cadastrados no sistema possvel, em poucos mecanismos, obter documentos importantes, de forma rpida e eficaz.

Um bom exemplo a emisso de um Histrico Escolar, um documento muito importante que contm todas as escolas e notas de todas as sries que o aluno j estudou. Quando solicitado tem um tempo hbil para pra emisso, tendo o aluno ter que esperar no mnimo trinta dias. Com o sistema proposto o aluno cadastrado com seus dados pessoais e suas notas, tendo todas as informaes necessrias j estaro armazenadas no sistema, podendo assim ter seu Histrico Escolar emitido na mesma hora. O sistema proposto possui os seguintes mdulos: - Cadastrar Aluno - Solicitar Matrcula - Efetuar Matrcula - Solicitar Renovao de Matrcula - Renovar Matrcula - Cadastrar Turma - Cadastrar Professor - Cadastrar Disciplina - Cadastro de Notas e Faltas dos Alunos - Solicitar Boletim - Emitir Boletim - Cadastrar Histrico Escolar - Solicitar Histrico Escolar - Emitir Histrico Escolar - Informar Notas e Faltas dos Alunos Atravs do Diagrama de Caso de Uso (Fig. 2) possvel ver esses mdulos de com quem eles interagem dentro do sistema.

Cadastrar Aluno

Solicitar Matrcula

Efetuar Matrcula

Solicitar Renovao de Matrcula

Renovar Matrcula

Solicitar Boletim

Aluno

Cadastrar Turma

Solicitar Histrico Escolar

Cadastrar Professor

Cadastrar Disciplina

Secretrio

Cadastrar Notas e Faltas

Cadastrar Histrico Escolar Emitir Boletim

Informar Notas e Faltas dos Alunos

Professor

Emitir Histrico Escolar

Fig. 2 Diagrama do Caso de Uso da anlise do sistema atual

4) CONCLUSES A implantao do sistema visa atender a necessidade especfica da Escola Municipal Bernardo Jos Franco, usando a tecnologia a seu favor, procurando apenas gerar benefcios. O resultado do uso da tecnologia de informao no sistema de controle de secretaria ser de rapidez no acesso de informaes, possibilidades de planejamento, diminuio na redundncia dos dados.

5) AGRADECIMENTOS

Agradeo professora e orientadora do projeto, Reane Franco Goulart, por suas colaboraes, incentivos, sempre me lembrando dos prazos e auxiliando do que foi necessrio para a elaborao deste artigo. Agradeo amiga Priscila Sanches que, mesmo to longe, cooperou com sugestes para que o artigo ficasse bem escrito. Agradeo aos colegas de sala, que sempre estiveram dispostos a ajudar, socorrendo-me em momentos de dvidas. E finalmente agradeo a Deus, criador dos cus e da terra, que proveu todos os recursos para a realizao deste artigo.

6) REFERNCIA BIBLIOGRFICA FLEURY, M. T. L. & SILVA, S. M. Cultura Organizacional e tecnologia de informao um estudo de caso em organizaes universitrias. In: RUBEN, G. & WAINER, J. Informtica, Organizaes e Sociedade no Brasil. Editora Cortez. So Paulo, 2003. VOLPATO, R. SEDUC promove reunio sobre o SAEMEC com diretores de Cuiab. Disponvel em: <http://www.seduc.mt.gov.br/infor_saemec.htm> Acesso em: 23 de Junho de 2005. BEZERRA, Eduardo. Princpios de Anlise e Projeto de Sistemas em UML. Rio de Janeiro: Campus Ltda, 2002.