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GESTO DE PROCESSOS

COMPONENETES DE UMA ORGANIZAO


Toda empresa, qualquer que seja, de qualquer segmento, composta de trs elementos: o elemento Pessoas, o elemento Processos e o elemento Tecnologia da Informao (TI). Esses trs elementos so imprescindveis para criarmos uma organizao (empresa) e todas as foras que direta ou indiretamente os controlam. Cada um desses elementos tem papel importante e fundamental na criao de bens ou servios com valor. Pessoas, porque por meio delas que as organizaes existem. Processos, porque por meio deles que as pessoas podem produzir. Tecnologias da Informao, porque por meio delas que as pessoas e os processos sero suportados e podero produzir mais e melhor. Ao reunirmos esses trs elementos, criamos uma Organizao cuja finalidade ser sempre a de criar bens ou servios com valor para atender s expectativas dos clientes.

COMPONENETES DE UMA ORGANIZAO

Alguns fatores que causam desequilbrios no elemento Pessoas: No sabem o que precisam fazer; No sabem como fazer; No sabem a importncia de seu trabalho dentro do processo; No conhecem o processo, o que vem antes e depois de sua atividade; Esto sempre refazendo o trabalho; No se engajam; e No se motivam.

COMPONENETES DE UMA ORGANIZAO Alguns fatores que causam desequilbrios no elemento Processos: Processos desorganizados; No documentados; No melhorados; No simplificados; e Processos no aderentes a clientes internos e/ou externos. Alguns fatores que causam desequilbrios no elemento TI: Tecnologias sem maturidade; Tecnologias ultrapassadas; Tecnologias adquiridas sem objetivos claramente definidos; Tecnologia adquirida pela tecnologia; e Tecnologia adquirida por modismos.

Processo
Todo trabalho realizado nas empresas faz parte de algum processo. No existe um produto ou servio oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Os processos empresariais so atividades coordenadas que envolvem pessoas, procedimentos e tecnologia. Para podermos criar processos que visem suportar um negcio, quer esse negcio seja novo, quer j exista, preciso antes: conhecer bem os objetivos do negcio; conhecer bem os resultados esperados do negcio; conhecer quais so os Fatores Crticos de Sucesso do negcio.

Atributos de um Processo

Os departamentos so scios, no concorrentes e os colaboradores so avaliados por suas contribuies para a eficcia e eficincia do processo; O desempenho do processo medido e rastreado continuamente;

Processo: caractersticas Um Processo tem que ter as seguintes caractersticas: Contnuo Independente de pessoas da organizao de produtos gerencivel

Subprocesso
a primeira diviso de um processo. Um processo deve ser subdividido quando ele muito complexo. Tadeu Cruz define subprocesso como: Conjunto de atividades correlacionadas, que executa uma parte especfica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do trabalho realizado por todas. Os subprocessos so componentes de um processo dentro de uma organizao que seguem linhas funcionais, recebendo entradas e gerando sadas dentro da prpria empresa. Um processo organizacional poder ser composto por vrios subprocessos.

Subprocesso: exemplo
Processo: Apoio a Segurana de Software SUBPROCESSOS: Planejar segurana; Avaliar vulnerabilidade de segurana; Modelar ameaa de segurana; Avaliar impacto de segurana; Avaliara risco de segurana; Especificar necessidades de segurana.

Atividade
Todo processo composto de vrias atividades que, embora sejam igualmente importantes, tm papeis e responsabilidades diferenciados no conjunto. Tadeu Cruz define atividade como sendo: Conjunto de instrues (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mo-de-obra e tecnologias cujo objetivo o de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo, a fim de atender aos objetivos de sua funo dentro da organizao. Thomas Koulopoulos define atividade como sendo: Unidade de trabalho executada por um nico responsvel, que tem condies determinadas de incio e fim.

Procedimento
Toda atividade, qualquer que seja sua natureza, subdivide-se em procedimentos. Existem dois tipos de procedimentos: os formais e os informais. Tadeu Cruz define procedimento formais como sendo: O conjunto de informaes que indica para o responsvel por uma atividade como, quando e como que ele deve ser executada. J os procedimentos informais so considerados como o conjunto de prticas no escritas que o ocupante de um posto incorpora realizao de seu trabalho. Segundo a ISO 8402: Um procedimento escrito ou documentado inclui normalmente o escopo da atividade, o que deve ser feito e por qual papel funcional, onde e como deve ser feito; quais materiais, equipamentos e documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registrada, controlada e medida.

PROCESSO COMO UM FLUXO DE TRABALHO Processo deve ser entendido como um fluxo de trabalho com inputs (insumos) e outputs (produtos/servios) claramente definidos e tarefas discretas que seguem uma seqncia e dependem umas das outras numa sucesso clara. Essa idia vem da tradio da engenharia, que tambm deu origem idia de reengenharia. Os inputs podem ser materiais, equipamentos e outros bens tangveis, mas tambm podem ser informaes e conhecimento. O mapeamento de processo o conhecimento e a anlise dos processo e seus relacionamentos com dados estruturados em viso top-down, at um nvel que permita sua perfeita compreenso.

EXEMPLO DE PROCESSO A ttulo de exemplo, podemos examinar o caso de uma editora de livros. O sucesso desta organizao depende do desempenho de seus processos. Uma falha no processo de divulgao poder comprometer os resultados do negcio. Por outro lado, um bom trabalho de divulgao e vendas pouco poder contribuir para reverter uma falha na escolha de um texto de contedo literrio pobre. Processos de uma Editora: Seleo de ttulos Edio de textos Impresso de livros Recebimento e armazenagem Divulgao Venda Entrega

PROCESSO X ATIVIDADES

Recebimento do pedido; Anlise de crdito Aprovao dos pedidos; Programao dos pedidos; Separao da mercadoria; Faturamento; Despacho da mercadoria; Transporte;

MODELOS DE PROCESSOS Os cinco modelo bsicos de processos empresariais, segundo Jos Ernesto Lima Gonalves, formam um espectro que abrange desde o mais concreto e objetivo modelo, baseado no fluxo de materiais, at o modelo mais abstrato, que se fundamenta na mudana de estados de um sistema 1)
FLUXO DE MATERIAL CARACTERSTICAS inputs e outputs claros atividades discretas fluxo observvel desenvolvimento linear seqncia de atividades

EXEMPLO Processos de fabricao

MODELOS DE PROCESSOS

2) FLUXO DE TRABALHO EXEMPLO

CARACTERSTICA

Desenvolvimento de produto incio e final claros Recrutamento e contratao atividades discretas de pessoal seqncia de atividades 3) ATIVIDADES COORDENADAS EXEMPLO Desenvolvimento Gerencial Negociao salarial CARACTERSTICA sem seqncia obrigatria nenhum fluxo perceptvel

MODELOS DE PROCESSOS
4) SRIE DE ETAPAS EXEMPLO Modernizao do parque resultado Redesenho de um processo Aquisio de outra empresa 5) MUDANA DE ESTADOS EXEMPLO Diversificao de negcios meio de indcios Mudana cultural da empresa CARACTERSTICA evoluo perceptvel por fraca conexo entre atividades durao apenas previstas baixo nvel de controle possvel CARACTERSTICA caminhos alternativos para o

nenhum fluxo perceptvel conexo entre atividades

TIPOS DE PROCESSOS

Segundo Jos Ernesto Lima Gonalves, existem trs categorias bsicas de processos empresariais: A) PROCESSOS DE NEGCIO (OU DE CLIENTES) so aqueles que caracterizam a atuao da empresa e que so suportados por outros processos internos, resultando no produto ou servio que recebido por um cliente externo. EXEMPLOS: vendas; desenvolvimento de produtos; distribuio; cobrana; atendimento de pedidos;. B) PROCESSOS ORGANIZACIONAIS OU DE INTEGRAO ORGANIZACIONAL so centralizados na organizao e viabilizam o funcionamento coordenado dos vrios subsistemas da organizao em busca de seu desempenho geral, garantindo o suporte adequado aos processos de negcio. EXEMPLOS: planejamento estratgico; oramento empresarial; recrutamento e seleo; compras; treinamento operacional. C) PROCESSOS GERENCIAIS so focalizados nos gerentes e nas suas relaes e incluem as aes de medio e ajuste de desempenho da organizao. EXEMPLOS: fixao de metas; avaliao de resultados da empresa; gesto das interfaces; alocao de recursos.

TIPOS DE PROCESSOS J Tadeu Cruz, apresenta uma outra classificao. Para ele existem dois tipos de processos: A) PRIMRIOS: os processos primrios so todos que esto diretamente ligados produo do produto que a organizao tem por objetivo disponibilizar para seus clientes. B) SECUNDRIOS: os processos secundrios, tambm chamados de processos de suporte, so todos os que, como o prprio nome diz, suportam os processos primrios, dando-lhes apoio para que possam existir.

ORGANIZAO POR PROCESSOS


Para organizar a empresa por processos de negcios, precisamos colocar o foco no cliente externo, j que os processos de negcio comeam e terminam nele. O cliente est no centro das organizaes por processos, e o objetivo final dessas empresas oferecer para o cliente mais valor, de forma mais rpida e a um custo mais baixo. Muitas empresas querem organizar-se por processos, mas no tm uma noo clara dos passos a seguir e das providncias que devem ser tomadas. Outras no esto certas da deciso a tomar a respeito da sua estruturao por processos. Existem tambm as empresas que no sabem ao certo o que significa serem organizadas por processos. Finalmente, temos as empresas que precisam de mais esclarecimentos sobre o assunto para que possam analisar as vantagens de gesto por processos.