UNIDADE III PLANILHAS DE CLCULO - EXCEL

Professor Me. Silvio Silvestre Barczsz Objetivos de Aprendizagem Utilizar o Software Excel como ferramenta para controles diversos.

Plano de Estudo A seguir, apresentam-se os tpicos que voc estudar nesta unidade: Estrutura do aplicativo Excel Fazendo Clculos Utilizando Funes Recursos do Excel

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INTRODUO
Ol! Caro (a) aluno (a), voc sabe o que um Editor de Planilhas? O Editor de Planilhas usado para trabalho com informao numrica que pode ser do tipo: Financeira. Estatstica. Relativa data e hora. Todos os tipos de nmeros que puderem ser introduzidos em planilhas. Editores de planilha permitem analisar o resultado ou impacto dos dados fornecidos. Alm disso, oferecem um bom auxlio na organizao de lista de dados como uma lista de alunos, acompanhamento das notas bimestrais dos alunos, pagamentos feitos a fornecedores ou seus melhores amigos. Esse tipo de aplicao tem largo uso em diversas reas, como a engenharia e cincias contbeis, sendo tambm utilizado no dia a dia das escolas ou dos professores. Esse ser o assunto do qual trataremos nesta quarta unidade.

MICROSOFT EXCEL
Quando voc est no seu computador e precisa trabalhar com alguns nmeros, voc pode usar um programa do tipo planilha clculo. Existem vrios programas de planilha de clculo diferentes disponveis para o seu computador pessoal, o mais popular entre eles o Microsoft Excel. O Excel est includo como parte do pacote Microsoft Office e o programa de planilha que vamos explorar nesta unidade. Uma planilha nada mais do que uma lista formada por clulas dividas em linhas e colunas. Sua lista pode conter praticamente qualquer tipo de dados como texto, nmeros e at mesmo dias e horas. Voc pode pegar qualquer um dos nmeros na sua lista e us-los para calcular novos nmeros. Voc pode classificar os itens da sua lista, ordenar por valor ou ordem alfabtica entre outros. Voc pode transformar os nmeros de suas planilhas em grficos de vrios formatos.

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CLULAS
Todos os programas de planilha funcionam praticamente da mesma forma. Em uma planilha, tudo armazenado em caixas pequenas chamadas clulas. Sua planilha dividida em colunas e linhas, as colunas so etiquetadas por letras (A, B, C, D, ...) enquanto as linhas por nmeros (1, 2, 3, 4, ...), dessa forma temos que a combinao letra(coluna) e nmero(linha) resulta no endereo ou nome das clulas, por exemplo, a clula localizada na primeira coluna e primeira linha a A1, a clula localizada na segunda coluna e na terceira linha a B3.

Como pudemos visualizar na figura anterior, ao lado da caixa que apresenta o Nome da Clula, est a Barra de Frmula, que apresenta o contedo inserido na clula. Voc pode digitar os dados diretamente na clula ou selecion-la e digitar na Barra de Frmula.

Para inserir dados em uma clula, siga estes passos:

1. Selecione a clula na qual voc deseja introduzir os dados. 2. Digite o texto ou nmeros na clula, o que voc digitar tambm aparecer na Barra de Frmula, na

parte superior da tela.

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3. Quando voc terminar de digitar os dados na clula, pressione a tecla Enter.

Linhas e Colunas Sempre que voc precisar, possvel adicionar linhas e colunas em meio a suas listas, ou seja, caso voc tenha feito uma lista com as clulas Curso, Disciplina, Data, Valor, e precise adicionar uma outra coluna chamada Vagas entre Disciplina e Data siga os passos:
1. Selecione a clula que contm Data. 2. Clique com o boto direito sobre ela. 3. No painel aberto, clique em Inserir. 4. Marque Coluna inteira. 5. Clique no boto OK.

Por meio desse processo, voc adiciona uma nova coluna e desloca todo o contedo das prximas. Para adicionar uma linha, o processo praticamente o mesmo, o que muda que na quarta etapa marque Linha inteira. Esse processo sempre adicionar a linha ou coluna anterior clula selecionada.

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Outra forma de adicionar linhas e colunas por meio do boto Inserir do painel Clulas, localizado na aba Pgina Inicial.

Para excluir linhas e colunas:

1. Selecione alguma clula da linha ou coluna que deseja excluir. 2. Clique com o boto direito sobre ela. 3. No painel aberto, clique em Excluir. 4. Marque Coluna inteira para excluir a coluna ou Linha inteira para excluir a linha. 5. Clique no boto OK.

Tambm possvel excluir pelo boto Excluir do painel Clulas, localizado na aba Pgina Inicial.

Largura da Coluna Se os dados inseridos em uma clula so muito longos, voc ver que apenas uma parte dos dados aparece em que uma parte direita parece cortado. No cortado, claro, ele s no pode ser visto, pois o contedo mais longo que a largura atual da coluna. Voc pode corrigir esse problema ajustando a largura da coluna. Colunas mais largas permitem exibir mais dados em uma clula, enquanto colunas estreitas permitem exibir mais colunas por pgina. Para alterar a largura da coluna, mova o cursor para o cabealho da coluna e posicione na linha divisria no lado direito da coluna que deseja ajustar. Quando o cursor mudar de forma, clique no boto esquerdo do mouse e arraste o divisor de coluna para a direita (para aumentar a coluna) ou para a esquerda (para reduzir a coluna). Solte o boto do mouse quando a coluna estiver com a largura desejada.

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Alinhamento rpido Para facilitar, voc pode dar um clique duplo na linha divisria das colunas que far com que a coluna automaticamente ajuste a clula com maior contedo. Outra forma de mudar a largura da coluna clicando no boto Formatar do painel Clulas, localizado na aba Pgina Inicial, em seguida clique em Largura da coluna..., na janela defi na a largura e clique em OK.

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Frmulas e Funes O Excel permite que voc digite frmulas algbricas em qualquer clula. Voc pode utilizar essas frmulas para adicionar, subtrair, multiplicar, dividir e executar qualquer combinao dessas operaes. O programa sabe que voc est criando uma frmula sempre que voc digitar um sinal de igual (=) no incio de qualquer clula. Por exemplo, se voc quiser somar 2 mais 2, digite esta frmula em uma clula: = 2 +2 sem as aspas. Quando voc pressionar a tecla Enter, a frmula desaparece e a clula apresenta o resultado, ou valor, nesse caso 4. Operaes bsicas
Operao Soma Subtrao Multiplicao Diviso Operador + * /

Ento, se voc quiser multiplicar 4 vezes 10, digite =4*10. E se quiser dividir 10 por 2, digite =10/2.
=4*10 =10/2 40 5

Operadores Lgicos
Operador = <> < > <= >= Aplicao Igual Diferente Menor que Maior que Menor ou igual a Maior ou igual a

Frmulas utilizando clulas At agora tudo o que voc est fazendo somar e subtrair nmeros, assim como em uma calculadora. Uma planilha de clculo torna-se verdadeiramente til quando voc a utiliza para executar operaes com base no contedo de clulas especficas. Para realizar clculos usando valores de clulas em sua planilha, voc utiliza o nome (endereo) das clulas na frmula. Por exemplo, se voc deseja apresentar na clula A3 a soma dos valores das clulas A1 e A2, digite na clula A3 esta frmula: = A1 + A2. Assim, caso mudar o nmero nas clulas A1 ou A2, o total ser automaticamente atualizado na clula A3. Uma maneira ainda mais fcil de executar operaes que envolvam clulas da planilha selecion-las com o mouse enquanto voc est digitando a frmula. Para fazer isso, siga estes passos:

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1. Selecione a clula que ir conter a frmula. 2. Digite o sinal de igual (=). 3. Clique na primeira clula que deseja incluir em sua frmula, ento o nome da clula ser inserido

automaticamente em sua frmula.

4. Digite um operador, como +, -, * ou /. 5. Clique na segunda clula que deseja incluir em sua frmula. 6. Repita as etapas 04 e 05 caso queira incluir outras clulas em sua frmula. 7. Pressione Enter quando sua frmula estiver completa.

Funo Autossoma A operao mais comum em qualquer folha de clculo a adio de um grupo de nmeros. O Excel pode somar uma linha ou coluna de nmeros de maneira rpida e fcil por meio da funo Autossoma. Tudo que voc tem a fazer seguir estes passos:
1. Selecione a clula no final de uma linha ou coluna de nmeros, na qual voc deseja que aparea o

total.

2. Clique no boto Autossoma na seo de Edio da aba Pgina Inicial. 3. O programa automaticamente soma todos os nmeros anteriores e coloca o total na clula selecio-

nada.

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A funo Autossoma do Excel tambm inclui outros clculos automticos. Quando voc clica a seta para baixo no lado do boto Autossoma, voc v as seguintes operaes:
Mdia: que calcula a mdia do valor das clulas selecionadas. Contar nmeros: que conta o nmero de clulas selecionadas. Max: que retorna o maior valor entre as clulas selecionadas. Min: que retorna o menor valor entre as clulas selecionadas.

Alm dos operadores bsicos, o Excel inclui uma variedade de funes que substituem os passos de muitas frmulas. Por exemplo, se voc quiser somar as clulas na coluna A, voc pode digitar a frmula = A1 + A2 + A3 + A4 ou, voc pode usar a funo SOMA, que lhe permite somar um determinado intervalo de clulas de uma coluna ou fileira sem ter que digitar cada uma das clulas na frmula, assim a frmula ficaria =SOMA(A1:A4). Resumindo, uma funo um tipo de frmula pr-programada. Voc entra em uma funo no seguinte formato: = FU (argumento), em que FU o nome da funo e argumento o intervalo de clulas ou outros dados que voc deseja calcular. Usando o ltimo exemplo, para somar as clulas A1 a A4, voc pode usar a seguinte frmula baseado em funo: = SOMA (A1; A2; A3; A4).

O Excel inclui centenas de funes. Voc pode acessar e inserir qualquer uma das funes do Excel seguindo estes passos:
1. Selecione a clula onde voc deseja inserir a funo. 2. Clique na aba Frmulas.

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3. A partir da voc pode clicar em uma categoria de funo para ver todas as funes de um determinado tipo, ou voc pode clicar no boto Inserir Funo para exibir a janela Inserir Funo. Selecione a funo desejada. 4. Se a funo relaciona argumentos, a janela Argumentos da Funo ser aberta, ento introduza os argumentos, que podem ser nmeros, clulas, ou mesmo intervalo de clulas e clique em OK. 5. A funo que voc selecionou inserida na clula atual.

VAMOS PRATICAR?? Para fixar o que aprendemos at aqui, sugiro que voc abra o seu Office Excel e construa uma planilha com as notas de 5 alunos do primeiro ao quarto bimestre, utilize o exemplo abaixo e atribua as notas para os alunos. Na sequncia, na sua planilha, faa a soma das notas.
Aluno Aluno A Aluno B Aluno C Aluno D Aluno E 1 Bim 2 Bim 4 Bim Soma

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Ordenar Clulas Se voc tem uma lista de texto ou nmeros, voc pode reordenar a lista para uma finalidade diferente. O Excel permite classificar os dados de uma coluna em ordem crescente ou decrescente. Para classificar um intervalo de clulas, siga estes passos:
1. Selecione todas as clulas que deseja classificar. 2. Clique no boto Classificar e Filtrar no painel Edio da aba Pgina Inicial, selecione como

voc deseja ordenar, ou seja, Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A, ou em uma ordem personalizada (Personalizar Classificao).

3. Se voc selecionar Personalizar Classificao, voc ver a janela Classificar.

A partir daqui, voc pode selecionar vrios nveis de classificao:

1. Selecione a coluna para classificar. 2. Escolha a ordem e a regra a partir da qual classificar. 3. Clique no boto Adicionar Nvel para classificar colunas ou regras adicionais.

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FORMATAO DA PLANILHA
Voc pode formatar como os dados aparecem na planilha, incluindo o formato de todos os nmeros digitados. Formatos de nmero Quando voc digitar um nmero em uma clula, o Excel aplica o que chama de um formato de geral para o nmero que apenas exibe o nmero, alinhado direita, sem vrgulas ou smbolos monetrios. Voc pode, no entanto, selecionar um formato de nmero especfico para aplicar as clulas que desejar em sua planilha que contm nmeros.

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Todas as opes de formatao de nmero do Excel esto no painel Nmero da aba Pgina Inicial. Na parte superior do painel, clique na seta para abrir a lista e escolha entre todos os formatos disponveis. Na parte inferior do painel, clique no boto do cone de moeda para escolher um formato de contbil, o boto % para escolher um formato de porcentagem, o boto 000 para escolher a formatao de separadores de milhares. Voc tambm pode clicar nos botes Aumentar e Diminuir Casas Decimais para definir a quantidade de dgitos aps a vrgula.

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Formatando o contedo da clula Voc tambm pode aplicar uma variedade de outras opes de formatao para o contedo de suas clulas. Voc pode fazer seu texto em negrito ou itlico, alterar o tipo ou tamanho ou, at mesmo, adicionar sombreamento, preenchimento ou bordas s clulas selecionadas. Essas opes de formatao so encontradas no painel Fonte na aba Pgina Inicial. Basta selecionar a(s) clula(s) que deseja formatar e, depois, clique no boto com formatao adequada. No painel Alinhamento, encontram-se os botes para alinhamento tanto vertical como horizontal do contedo das clulas, e tambm os botes Quebra de texto automaticamente e Mesclar e Centralizar.

FORMATAR COMO TABELA

Esse recurso do Excel o incio para o estudo de Tabelas Dinmicas, que faz parte de recursos mais avanados do aplicativo. Assim, abordaremos apenas as opes mais bsicas dessa funcionalidade, as quais podem ser teis em seu dia a dia. Esse tipo de formatao permite que voc utilize predefinies de formato de tabela, a qual j insere algumas funes automaticamente em sua rea selecionada. Vamos aplicar para voc entender melhor. Digite a seguinte planilha em um arquivo em branco do Excel.

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Agora, selecione a rea digitada e clique no boto Formatar Tabela, conforme a figura abaixo:

Agora voc pode escolher um estilo desejado. Fique vontade e escolha o que mais lhe agrade. Aps escolher, surgir uma pequena janela mostrando o intervalo de clulas selecionadas. Basta clicar no boto Ok. Aps esta ao, sua tabela ficar com uma cara nova, j formatada e tambm dinmica, conforme o exemplo abaixo. Quero que voc substitua os ttulos das colunas por: Nome, Cidade e Telefone. Para isso, basta selecionar a clula onde est escrito Coluna 1, por exemplo, e digitar por cima. Veja o resultado:

Agora vem a parte mais interessante. Perceba que nos ttulos de cada coluna, surge um pequeno boto com uma seta para baixo. Tais botes permitem que voc faa um filtro de informaes em sua tabela. Por exemplo. Imagine que eu queira apresentar em minha tabela apenas as pessoas que residam em Maring. Basta clicar na seta referente coluna Cidade, e deixar selecionado apenas a opo Maring. O resultado o seguinte:

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Perceba que existem mais opes que podem ser utilizadas, como, por exemplo, a Classificao, por meio da qual voc pode colocar sua tabela em ordem alfabtica. Se voc deixar selecionada a ltima clula da tabela e pressionar a tecla TAB, ser inseria uma nova linha j formatada. Assim, sua tabela poder ser alimentada conforme sua necessidade. Bacana, no acha?

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GRFICOS
Nmeros so bons, mas s vezes a histria por trs dos nmeros pode ser mais bem contada atravs de uma imagem. A maneira como voc tira uma foto de nmeros com um grfico. Voc cria um grfico com base em nmeros que voc j tem em sua planilha. Funciona assim:
1. Selecione o intervalo de clulas que voc deseja incluir no seu grfico (Se o intervalo tem uma linha

ou coluna de cabealho, inclua-a na seleo das clulas).

2. Selecione a aba Inserir. 3. No painel Grficos, clique na opo com o tipo de grfico que voc deseja criar. 4. O Excel agora exibe uma variedade de grficos nessa categoria que voc escolheu. Selecione o

estilo de grfico que voc deseja.

5. Quando o grfico aparecer na planilha, selecione a aba Design para editar o tipo do grfico, layout

e estilo; tambm possvel alterar a posio dos dados do grfico.

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CORREO ORTOGRFICA
Antes da impresso, vamos nos certificar de que no temos erros em nosso texto. Para isso, utilizaremos o corretor ortogrfico disponvel por meio da guia Reviso ou do atalho de teclado F7.

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Dica: explore as funcionalidades da tela de verifi cao de ortografi a para ter um completo domnio da funcionalidade. Experimente ignorar uma palavra, adicion-la ao dicionrio padro do Excel, alter-la por uma outra palavra na lista de sugestes ou mesmo utilizar a opo de Autocorreo para ver como o Excel se comporta com seu texto.

Para saber mais sobre o Offi ce Excel, eu sugiro a leitura do livro Frmulas e Funes com Microsoft Offi ce Excel 2007 - Paul Mcfedries - que voc pode encontrar na sua biblioteca virtual da Pearson. Livro: Frmulas e funes com Microsoft Offi ce Excell 2007 Autor: Paul McFedries Editora: Pearson SINOPSE DO LIVRO A maioria dos usurios do Microsoft Excel aprende apenas uma pequena porcentagem dos recursos oferecidos pelo programa. Eles sabem que poderiam aproveitar muito mais o software se soubessem, por exemplo, criar frmulas e funes para automatizar tarefas que sempre realizam. Infelizmente, esse lado do Excel parece complexo e intimidador para o usurio inexperiente com o software e pouco familiarizado com o mundo da matemtica e das fi nanas e com o jargo das planilhas eletrnicas. Isso lhe soa familiar? Parece que sim. Se voc precisa usar o Excel diariamente em seu trabalho ou nos estudos, ento est com o livro certo em mos. Esta obra desmistifi ca a criao de frmulas e apresenta as mais teis funes do Excel de maneira simples e acessvel, sem recorrer ao uso de jarges e tecnicismos. Frmulas e funes com Microsoft Offi ce Excel 2007 ensina no apenas os recursos de nvel intermedirio e avanado do Excel, mas tambm mostra por que essas ferramentas so indispensveis para voc dominar o software num piscar de olhos. Com lies apresentadas em formato passo a passo e totalmente ilustradas com telas da interface do programa, este livro traz todas as informaes que voc precisa para nunca mais temer o Excel. Disponvel em: <http://www.relativa.com.br/livros_template.asp?Codigo_Produto=116482&Livro=F%F3rmulas% 20e %20fun%E7%F5es%20com%20Microsoft%20Offi ce%20Excel%202007> Acesso em: 22 dez. 2010. Outro livro o Microsoft Offi ce Excel 2003 Passo a Passo Lite Frmulas e funes com Microsoft Offi ce Excell 2007 - MARCOS JORGE que voc tambm pode encontrar na sua biblioteca virtual da Pearson. Livro: Offi ce Excell 2003: passo a passo lite Autor: Marcos Jorge Editora: Pearson SINOPSE DO LIVRO Este livro uma ferramenta indispensvel para todo iniciante em informtica que deseja aprender os recursos e funes de planilhas que o Excel pode oferecer. Conhea o que h de novo no Microsoft Offi ce System 2003 e o

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que mudou no Excel. O Microsoft Offi ce Excel 2003 Passo a Passo Lite cobre vrios tpicos envolvendo a construo de planilhas, desde a simples criao de frmulas em uma clula at a construo de grfi cos, macros e outras funes avanadas. Disponvel em:<http://www.pearson.com.br/livro.asp?isbn=9788534615280&sub_area=10&area=1&cod_campa nha=> Acesso em: 23 dez. 2010.

CONSIDERAES FINAIS
Nesta unidade, trabalhamos com o software de planilha de clculos mais utilizado atualmente, o Excel. importante lembrar que uma planilha composta de linhas e colunas, a interseco de uma especfica linha e coluna chamada clula, a qual pode conter texto, nmeros ou frmulas. Alm disso, as clulas podem ser personalizadas e ordenadas para facilitar a organizao visual dos dados. Sobre o uso de frmulas no Excel, lembre-se de iniciar com um sinal de igual (=) e segui-lo com nmeros especficos (ou localizaes de clulas) e operadores, tais como +, -, * e /. Lembre-se que possvel exibir graficamente os dados de sua planilha tornando-os mais intuitivos.

ATIVIDADE DE AUTOESTUDO
1. A rea de trabalho do Excel composta por um conjunto de retngulos a que se d o nome de clu-

las. Uma clula pode conter caracteres alfanumricos, numricos, tipo data/hora ou frmulas. Cada clula s pode conter um desses itens de cada vez. Cada clula identifi cada por um par ordenado constitudo por uma letra e um nmero, em que a letra (maiscula) representa a coluna e o nmero identifi ca a linha. Por exemplo, a clula localizada na intercepo da coluna A com a linha 1 tem a referncia A1. Considere uma planilha eletrnica inicialmente vazia em que na clula A5 inserida a frmula =SOMA(B5:C5) e nas clulas B5 e C5 so inseridos os nmeros 25 e 10, respectivamente. Assinale a alternativa correta para o valor que apresentar na clula A1?

( ) 35. ( ) 250. ( ) 2,50. ( ) No ocorrer mudana (a clula fi car vazia).

2. Utilizando o mesmo exemplo acima, porm no lugar da sintaxe SOMA, se voc substituir pela sintaxe

MXIMO, qual o resultado que apresentar na clula A5?

( ) 35. ( ) 25.
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 ( ) 10. ( ) No ocorrer mudana (ficar vazio).

3. Ainda utilizando o mesmo exemplo da questo 2, se alterarmos a frmula para =SOMA(B5:C5)/5,

qual o resultado que se apresentar na clula A8? Assinale a alternativa correta.

( ) 35. ( ) 25. ( ) 10. ( ) 7.

4. A funo MNIMO no Excel utilizada para identificar o MENOR valor em um determinado inter-

valo. Voc pode selecionar diversas colunas ou linhas e saber em qual delas est o menor valor. Considere uma planilha eletrnica inicialmente vazia, em que na clula C8 inserida a frmula =MNIMO(A7:A11) e nas clulas A7, A8, A9, A10 e A11 so inseridos os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, respectivamente. Qual resultado ser apresentado na clula C8? Assinale a alternativa correta.

( ) 55. ( ) 27. ( ) 7. ( ) 2. ( ) Nenhuma das alternativas acima.

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