Curso:

PASA 60 Campos Novos

Unidade Curricular:
ROTINAS OPERACIONAIS DE CONTROLE DE ESTOQUE, RECEBIMENTO E EXPEDIO DE MATERIAIS.

Material elaborado pelo Orientador:

Giovana Katia Grendene

Data Abril - 2013

Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Centro de Educao Profissional

Av. XV de Novembro, 254, Centro Joaaba CEP 89600-000 Tel.: 49 3906 5600 Fax.: 49 3906 5601 www.sc.senac.br

1.0 O ESTOQUE E SUA FINALIDADE O estoque representa uma armazenagem de mercadorias com previso de uso futuro. Tem, como objetivo, atender a demanda, assegurando-lhe a disponibilidade de produtos. Sua formao onerosa, uma vez que representa de 25% a 40% dos custos totais. Com o propsito de se evitar o descontrole financeiro, necessrio que haja uma sincronizao perfeita entre a demanda e a oferta de mercadorias. Como isso impossvel, deve-se formar um estoque essencialmente para atender a demanda, minimizando seus custos de formao. Os estoques so materiais e suprimentos que uma empresa ou instituio mantm, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produo. A administrao de estoque responsvel pelo planejamento e controle do estoque, desde o estgio da matriaprima at o produto acabado entregue ao cliente. Os estoques servem para muitas finalidades. Entre elas, podem-se citar: Melhoram o nvel de servio; Incentivam economias na produo; Permitem economia de escala nas compras e no transporte; Agem como proteo contra aumentos de preo; Protegem a empresa contra incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento; Servem como segurana contra contingncias. O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. 2.0 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente preciso descrever suas funes principais que so: a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens; b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

3.0 MTODOS DE PREVISO DE ESTOQUES A previso de consumo ou demanda estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Define, portanto, quais produtos, quanto desses produtos e quando sero comprados pelos clientes. As caractersticas bsicas da previso so: o ponto de partida de todos planejamento de estoques; dos mtodos empregados, de grande eficcia; qualidade das hipteses que se utiliza no raciocnio. As informaes bsicas que permitem decidir quais sero as dimenses e a distribuio no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. 1 - Quantitativas a) evoluo das vendas no passado; b) variveis que dependem diretamente das vendas; c) variveis de fcil previso(populao, renda, PIB,etc.); d) influncia da propaganda. 2 - Qualitativas a) opinio gerencial; b) opinio dos vendedores; c) opinio dos compradores; d) pesquisa de mercado. 4.0 ADMINISTRAO DO ESTOQUE AGREGADO A administrao do estoque agregado lida com a administrao dos estoques de acordo com sua classificao (matriaprima, produtos em processo e produtos acabados) e com a funo que eles desempenham, e no com o nvel de itens finais. A administrao de estoque agregado envolve: fluxos e tipos de estoques necessrios; padres de suprimento e demanda; funes desempenhadas pelo estoque; objetivos da administrao de estoques e custos associados aos estoques.

5.0 CLASSIFICAO ABC Analisar em profundidade milhares de itens em estoques uma tarefa extremamente difcil e, na grande maioria das vezes, desnecessria. conveniente que os itens mais importantes, segundo algum critrio, tenham prioridade sobre os menos importantes. Assim, economiza-se tempo e recursos. A curva ABC um importante instrumento para o administrador porque ele permite identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua administrao. considerada um mtodo de priorizao para facilitar a anlise dos 3

itens em estoque concentrando-se naqueles que traro maiores benefcio em termos de anlise dos itens estocados. Ela tem sido utilizada pela administrao de estoques para definir polticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais nas empresas. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua importncia relativa. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a sequencia dos itens e sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a importncia dos itens. Aps os itens serem ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma ateno especial pela administrao Classe B: Grupo de itens em situao intermediria entre as classes A e C. Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca ateno por parte da administrao.

6.0 PONTO DE PEDIDO uma das informaes bsicas para se calcular o estoque mnimo e considerado o tempo gasto desde a verificao de que o estoque precisa ser reposto at a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Pode se composto por: a) Tempo de emisso do pedido - Tempo que se leva desde a emisso do pedido de compras at ele chegar ao fornecedor; b) Tempo de preparao do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deix-los em condies de serem transportados. c) Tempo de Transportes - Tempo que leva da sada do fornecedor at o recebimento pela empresa dos materiais encomendados. 7.0 CONTROLE DO ESTOQUE PELO TIPO DE DEMANDA Os estoques podem ser controlados, adotando-se diversos tipos de critrios. Se considerarmos a natureza de sua demanda, teremos as seguintes classificaes: a. Estoques de demanda permanente: so estoques daqueles produtos que requerem ressuprimento contnuo, pois seus produtos so consumidos durante todas as fases do ano. Ex: creme dental; b. Estoques de demanda sazonal: so estoques de produtos comercializados em determinados momentos do ano. Ex: rvores de Natal; c. Estoques de demanda irregular: so estoques cuja venda de seus produtos no pode ser prevista na ntegra . Ex: automveis a gasolina x automveis a lcool; d. Estoques de demanda em declnio: ocorre no caso de produtos que esto sendo retirados do mercado em razo do declnio da demanda. Ex: Fitas VHS x DVDs; 4

e. Estoques de demanda derivada: ocorrem no caso de itens que so usados na linha de produo de alguns produtos acabados. Ex: Pneus de automveis em razo das vendas do produto acabado, que o automvel. 8.0 ESTOQUE E O FLUXO DE MATERIAIS Fornecedor - MatriasPrimas - Produtos em Processo - Produtos Acabados Depsitos - Demanda de Clientes Matrias primas: so itens que no entraram no processo produtivo. Produtos em processo: matriasprimas ou componentes que entraram no processo produtivo ou aguardam para entrar em alguma outra operao. Produto acabados: so produtos que esto prontos para serem vendidos. Estoques de distribuio: produtos acabados localizados no sistema de distribuio (Centros de Distribuio). Suprimentos de manuteno, de reparo e operao (MRO): itens utilizados na produo que no fazem parte do produto. So ferramentas manuais, peas sobressalentes, lubrificantes e materiais de limpeza. 9.0 TIPOS DE ESTOQUES Os estoques podem ser classificados com a funo que desempenham. Estoque de antecipao: feito para antecipar uma demanda futura, geralmente em datas comemorativas, por exemplo, Natal, dia das crianas, pscoa, dia das mes, dia dos pais. Estoque de flutuao: feito para cobrir flutuaes aleatrias e imprevisveis do suprimento, da demanda ou do lead time. Estoque de tamanho de lote: feito quando se compra itens ou se fabrica produtos em quantidades maiores do que o necessrio, para tirar vantagens dos descontos sobre a quantidade, reduzindo as despesas de transporte, os custos de escritrio e de preparao. Estoque de hedge: o estoque de commodities quando se tem uma expectativa do aumento do produto, ento feito este estoque quando os preos esto em baixa na bolsa de Valores (no mercado). Estoque de suprimentos de manuteno, reparo e manuteno (MRO): o estoque feito para manuteno, peas sobressalentes, produtos de limpeza, lubrificantes e materiais auxiliares (lpis, caneta, borracha). Estoque de transporte: a quantidade mdia de estoque em trnsito, ou seja, quanto tempo leva para uma mercadoria sair da fbrica, ir ao centro de distribuio e chegar ao cliente. O estoque de transporte tambm denominado de estoque de tubulao ou de movimento. 10.0 MTODOS PARA APURAO DO ESTOQUE FINAL Mdia Ponderada PEPS a partir que ocorrem as vendas, devemos dar baixa nos estoques a partir das primeiras compras, tendo o raciocnio que 5

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devemos tirar do estoque as primeiras unidades que compramos. Por isso dizemos que o Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. UEPS o contrario do sistema anterior ou seja, Ultima que Entra, Primeiro que Sai. VANTAGENS E DESVANTAGEM DE CADA MTODO

PEPS - No mtodo PEPS, ns usamos o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria at que se esgotem as quantidades desse estoque, da partimos para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente...Existem vrias desvantagens nessa metodologia, uma delas que teremos que controlar vrios lotes para sabermos sempre o custo do mais antigo, na prtica, muitas vezes, pode ser invivel e ou de pouca praticidade! A outra desvantagem do PEPS que a tendncia de que sempre as primeiras compras possuam um custo mais baixo e com o decorrer do tempo o valor das compras aumentem em valor devido inflao.Nesse caso o PEPS provocar um estoque com valor mais alto, um custo mais baixo e um lucro maior,fazendo com que a empresa pague mais impostos e mais dividendos. J o UEPS funciona de forma muito parecida com o PEPS, apenas utilizamos o preo do ltimo lote comprado para custearmos as vendas.O UEPS possui ainda outra desvantagem em relao ao PEPS, pois mesmo que no se acabe de usar todo um lote, abandona-se este e comea-se a usar o ltimo mais recente.Com isso teremos que controlar diversos lotes com saldos no qual usamos parcialmente os custos...Imaginem uma empresa com uma quantidade grande de compras!Fica impraticvel! Tanto o PEPS como o UEPS, so tcnicas vlidas e que esto a e podem ser usadas para calcularmos nossos estoques!O UEPS provoca um efeito contbil inverso ao do PEPS, o custo normalmente ser maior, conseqentemente os estoques e o lucro sero menores. Mdia Ponderada - Essa tcnica muito fcil de ser usada, pois custo mdio ser sempre a diviso do saldo financeiro pelo saldo fsico.A MPM a tcnica recomendada para a elaborao dos clculos de custos pela contabilidade, porm no a tcnica recomendada para se usar na formao dos preos de vendas.Para fins de contabilidade de custos no existe outra sada, pois a MPM nos d um custo mediano, um lucro mediano e um estoque mediano, inclusive no Brasil obrigatrio tambm o custeio por absoro real onde todos os custos contbeis so agregados e rateados na produo do ms. 11 JUST IN TIME O Just in Time (JIT) surgiu no Japo, nos meados da dcada de 70, sendo sua idia bsica e seu desenvolvimento creditados Toyota Motor Company, a qual buscava um sistema de administrao que pudesse coordenar a produo com a demanda especfica de diferentes modelos e cores de veculos com o mnimo atraso. O sistema de "puxar" a produo a partir da demanda, produzindo em cada somente os itens necessrios, nas quantidades necessrias e no momento necessrio, ficou conhecido no Ocidente como sistema Kanban. Este nome dado aos cartes utilizados para autorizar a produo e a movimentao de itens, ao longo do processo produtivo. Contudo, o JIT muito mais do que uma tcnica ou um conjunto de tcnicas de administrao da produo, sendo considerado como uma completa "filosofia, a qual inclui 6

aspectos de administrao de materiais, gesto da qualidade, arranjo fsico, projeto do produto, organizao do trabalho e gesto de recursos humanos. Embora haja quem diga que o sucesso do sistema de administrao JIT esteja calcado nas caractersticas culturais do povo japons, mais e mais gerentes e acadmicos tm-se convencido de que esta filosofia composta de prticas gerncias que podem ser aplicadas em qualquer parte do mundo. Algumas expresses so geralmente usadas para traduzir aspectos da filosofia Just in Time: Eliminao de estoques Eliminao de desperdcios Manufatura de fluxo contnuo Esforo contnuo na resoluo de problemas Melhoria contnua dos processos O sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contnua do processo produtivo. A perseguio destes objetivos d-se, atravs de um mecanismo de reduo dos estoques, os quais tendem a camuflar problemas. Os estoques tem sido utilizado para evitar descontinuidades do processo produtivo, diante de problemas de produo que podem ser classificados principalmente em trs grandes grupos: Problemas de qualidade: Quando alguns estgios do processo de produo apresentam problemas de qualidade, gerando refugo de forma incerta, o estoque, colocado entre estgios e os posteriores, permite que estes ltimos possam trabalhar continuamente, sem sofrer com as interrupes que ocorrem em estgios anteriores. Dessa forma, o estoque gera independncia entre os estgios do processo produtivo. Problemas de quebra de mquina: Quando uma mquina pra por problemas de manuteno, os estgios posteriores do processo que so "alimentados" por esta mquina teriam que parar, caso no houvesse estoque suficiente para que o fluxo de produo continuasse, at que a mquina fosse reparada e entrasse em produo normal novamente. Nesta situao o estoque tambm gera independncia entre os estgios do processo produtivo. Problemas de preparao de mquina: Quando uma mquina processa operaes em mais de um componente ou item, necessrio preparar a mquina a cada mudana de componente a ser processado. Esta preparao representa custos referentes ao perodo inoperante do equipamento , mo de obra requerida na operao, entre outros. Quanto maiores estes custos, maior tender a ser o lote executado, para que estes custos sejam rateados por uma quantidade maior de peas, reduzindo por conseqncia , o custo por unidade produzida. Lotes grandes de produo geram estoques, pois a produo executada antecipadamente demanda, sendo consumida por esta em perodos subsequentes. O sistema JIT pode ser definido como um sistema de manufatura cujo objetivo otimizar os processos e procedimentos atravs da reduo contnua de desperdcios. Os desperdcios atacados podem ser de vrias formas: desperdcio de transporte desperdcio de superproduo desperdcio de material esperando no processo 7

 desperdcio de processamento desperdcio de movimento nas operaes desperdcio de produzir produtos defeituosos desperdcio de estoques As metas colocadas pelo JIT em relao aos vrios problemas de produo so: zero defeitos; tempo zero de preparao(SETUP); estoque zero; movimentao zero; quebra zero; LEAD TIME zero; Lote unitrio (uma pea). VANTAGENS DO JIT As vantagens do sistema de administrao da produo Just inTime podem ser mostradas atravs da anlise de sua contribuio aos principais critrios competitivos: - Custos - Qualidade - Flexibilidade - Velocidade - Confiabilidade

12.0 SISTEMA KANBAN Kanban uma forma visual de controlar a produo e os estoques da empresa Ao invs de se utilizar listas de produo extradas do MRP ou listas de pendncias de vendas, a fabricao controlada por sinais visuais. Mas aplicar os princpios do Just in Time em uma operao industrial vai muito alm da gesto visual da produo, Alm do Kanban, outras ferramentas tambm so importantes para a aplicao dos conceitos do Just in Time. A implementao de um Sistema Kanban envolve primeiramente a mudana do sistema tradicional de produo empurrada para o sistema de produo puxada, seguindose a implementao de controles visuais de produo e estoque. PRODUO EMPURRADA chamado de Produo Empurrada o sistema em que a primeira operao do processo recebe uma ordem de produo, geralmente extrada de um sistema MRP, e executa sua operao produzindo um lote padro de produtos que "empurrado" para a operao seguinte do processo de produo. No existe uma ligao direta entre o que produzido e a real demanda do cliente. PRODUO PUXADA 8

 chamado de Produo Puxada o sistema em que a ltima operao do processo enxerga a quantidade de produtos realmente faturados do estoque para o cliente, e produz para repor este consumo do estoque "puxando" a quantidade de peas do estoque da operao anterior. Existe uma ligao direta entre o consumo real do cliente e a quantidade produzida. 12.1 Armadilhas na implementao do sistema KANBAN Em alguns casos, a implementao bem feita de um Sistema Kanban pode levar muito tempo. Um erro comum nos projetos e implementaes a iluso de que montar um quadro de gesto visual da produo suficiente para realizar grandes ganhos. Raras vezes isso e verdade. Na maioria dos casos, alguns fatores crticos de sucesso de projeto de sistema de puxar baseado na demanda real do cliente so negligenciados, e acabam resultando em grandes fracassos, desperdcio de recursos e descrena na eficcia das ferramentas do Lean Manufacturing. Seria necessria anlise mais profunda e a ajuda de um especialista quando:

O layout atual do estilo 'funcional' (mquinas no mesmo tipo agrupadas) Capacidade significativa perdida com Setups Capacidade significativa perdida com Manutenes de mquina Capacidade utilizada prxima ao OEE (Overall Equipment Effectiveness) Existem picos de demanda (fim da semana/ms ou sazonalidade anual) O Kanban for aplicado a material importado O Kanban for aplicado a produtos de exportao

13.0 UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a existncia do ser humano. A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleo Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. 13.1 DEFINIES A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps 10

esse momento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assim como, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc. Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: Subsistemas Tpicos: a- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido. b- Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. c- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da responsabilidade de Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um componente fundamental no custo do produto. d- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produo e os materiais entregues pelos fornecedores. e- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. 11

f - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. g - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras. 13.2 - Subsistemas Especficos: a - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. b - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques. c - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica so de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as transportadoras que prestam servios de entrega e coleta. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto 12

 organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra, o subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material. Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim, e do nmero de itens do inventrio. 14.0 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS a)suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu funcionamento; b) avaliar outras empresas como possveis fornecedores; c) supervisionar os almoxarifados da empresa; d) controlar os estoques; e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa; f) manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) estabelecer sistema de estocagem adequado; h) coordenar os inventrios rotativos. 15.0 MATERIAIS OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE

A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender aos servios executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado. Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital investido. Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais: a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade; b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro; c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras; d) Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item; 13

e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais; f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos ; g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores; h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal; i) Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta. 16.0 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque; b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro, .... ); c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao; d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao; e) Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas; f) Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico; g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica; h) Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens) etc., sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais; i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto; j) Estoque Disponvel - a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso; k) Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; 14

l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia ( falta ) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega; m) Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana; n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana; o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item; p) Ponto de Chamada de Emergncia : a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo; q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza; r) Freqncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo; s) Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou comprada; t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada; u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria; v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do documento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria; w) Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra; x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item; y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc); z) Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel; aa) Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento); bb) Custo Fixo:- o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. ); cc) Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas operacionais; dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem: so os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada; ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas. 15

ff) Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisio; gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total. 17. 0 ALMOXARIFE

Conceituao

Almoxarifado o local destinado guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. O almoxarifado dever: 1. Assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessrio; 2. Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza; 3. Preservar a qualidade e as quantidades exatas; 4. Possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente;

Eficincia do Almoxarifado

A eficincia de um almoxarifado depende fundamentalmente : 1. Da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento do nmero das viagens de ida e volta; 2. Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas; 3. Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica;

Organizao do Almoxarifado

As suas principais atribuies so: 1. Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa; 2. Entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios da empresa; 3. Manter atualizados os registros necessrios; Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado : CONTROLE :

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Embora no haja meno na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. RECEBIMENTO As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. A funo de recebimento de materiais mdulo de um sistema global integrado com as reas de contabilidade, compras e transportes e caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro fases : 1. 1a fase : Entrada de materiais; 2. 2a fase : Conferncia quantitativa; 3. 3a fase : Conferncia qualitativa; 4. 4a fase : Regularizao

ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da arrumao. FASES - DESCRIO 1a fase -Verificao das condies de recebimento do material; 2a fase - Identificao do material; 3a fase - Guarda na localizao adotada; 4a fase - Informao da localizao fsica de guarda ao controle; 5a fase - Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento; 6a fase Separao para distribuio;

DISTRIBUIO

Os materiais devem ser distribudos aos interessados mediante programao de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

Os seguintes documentos so utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho : 1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda no informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotao das quantidades de entradas e sadas, visando o seu ressuprimento;

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2. Ficha de Localizao (tambm para empresas ainda no informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizaes, atravs de cdigos, onde o material est guardado; 3. Comunicao de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devoluo, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo; 1. Relatrio tcnico de inspeo : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor; 1. Requisio de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado; 1. Devoluo de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas alm do necessrio; . RECEBIMENTO Conceituao Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do Recebimento so : 1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; 2. Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; 3. Controlar os volumes declarados na nota fiscal e no manifesto de transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; 4. Proceder a conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; 5. Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; 6. Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; 7. Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; 8. Liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado; A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases : 1a fase - entrada de materiais ; 2a fase - conferncia quantitativa; 18

3a fase - conferncia qualitativa; 4a fase - regularizao;

1a fase - Entrada de Materiais :

A recepo dos veculos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : A recepo dos veculos transportadores;

A triagem da documentao suporte do recebimento; Constatao se a compra, objeto da nota fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; Constatao se o nmero do documento de compra consta na nota fiscal; Cadastramento no sistema das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; O encaminhamento desses veculos para a descarga;

As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veculo transportador necessria a utilizao de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. O cadastramento dos dados necessrios ao registro do recebimento do material compreende a atualizao dos seguintes sistemas :

Sistema de Administrao de Materiais e gesto de estoques: dados necessrios entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle; Sistema de Contas a pagar : dados referentes liberao de pendncias com fornecedores, dados necessrios atualizao da posio de fornecedores; 19

Sistema de Compras : dados necessrios atualizao de saldos e baixa dos processos de compras; 2a fase - Conferncia Quantitativa;

a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida. A conferncia por acusao tambm conhecida como " contagem cega " aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distores e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes mtodos :

Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de clculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias; Medio : em geral as medies so feitas por meio de trenas; CONFERNCIA QUALITATIVA

Visa garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: 1. Caractersticas dimensionais; 2. Caractersticas especficas; 3. Restries de especificao;

MODALIDADES DE INSPEO DE MATERIAIS

So selecionadas a depender do tipo de material que se est adquirindo, quais sejam : 1. Acompanhamento durante a fabricao : torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produo, por questo de segurana operacional; 2. Inspeo do produto acabado no fornecedor : por interesse do comprador, a inspeo do P. A. ser feita em cada fornecedor; 3. Inspeo por ocasio do fornecimento : a inspeo ser feita pr ocasio dos respectivos recebimentos. 20

DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEO :

1. especificao de compra do material e alternativas aprovadas; 2. desenhos e catlogos tcnicos; 3. padro de inspeo, instrumento que norteia os parmetros que o inspetor deve seguir para auxili-lo a decidir pela recusa ou aceitao do material.

SELEO DO TIPO DE INSPEO

A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatsticos. A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possveis defeitos, danos pintura, amassamentos. A anlise dimensional tem por objetivo verificar as dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, dimetros. Os ensaios especficos para materiais mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos. Testes no destrutivos de ultra-som, radiografia, lquido penetrante, dureza, rugosidade, hidrulicos, pneumticos tambm podem ser realizados a depender do tipo de material.

REGULARIZAO

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes : 1. Liberao de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); 2. Liberao parcial de pagamento ao fornecedor; 3. Devoluo de material ao fornecedor; 4. Reclamao de falta ao fornecedor; 5. Entrada do material no estoque;

Documentos envolvidos na Regularizao :

Os procedimentos de Regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos : 1. Nota Fiscal; 2. Conhecimento de transporte rodovirio de carga; 3. Documento de contagem efetuada; 4. Relatrio tcnico da inspeo inspeo; 21

5. Especificao de compra; 6. Catlogos tcnicos; 7. Desenhos; INTERFACES DO SISTEMA DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS

ARMAZENAGEM

A correta utilizao do espao disponvel demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos nveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecnicos a utilizar. Indica-se a real ocupao do espao por meio do indicador " taxa de ocupao volumtrica", que leva em considerao o espao disponvel versus o espao ocupado. Para entendermos plenamente a utilizao do espao vertical, h que se analisar a utilidade de paletes para a movimentao, manuseio e armazenagem de materiais. A paletizao vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulao rpida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletizao tem como objetivo realizar, de uma s vez, a movimentao de um nmero maior de unidades. Ao pallet atribudo o aumento da capacidade de estocagem, economia de mo-de-obra, tempo e reduo de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets j proporcionou a muitas empresas economia de at 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulao interna de armazns e depsitos e hoje acompanham a carga, da linha de produo estocagem, embarque e distribuio. Em razo da padronizao das medidas do pallet pelos pases como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a ser utilizados atravs dos continentes em caminhes, vages ferrovirios e embarcaes martimas.

Critrios de Armazenagem

Dependendo das caractersticas do material, a armazenagem pode dar-se em funo dos seguintes parmetros : 1. fragilidade; b) combustibilidade; c) volatilizao; d) oxidao; e) explosividade; 1. intoxicao; 2. radiao; 3. corroso; 4. inflamabilidade; 5. volume; 22

6. peso; 7. forma;. Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, deve-se analisar, em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: 1. Armazenagem por tamanho : esse critrio permite bom aproveitamento do espao; 2. Armazenamento por freqncia : esse critrio implica armazenar prximo da sada do almoxarifado os materiais que tenham maior freqncia de movimento; 3. Armazenagem especial, onde destacam-se : 1. Os ambientes climatizados; 2. Os produtos inflamveis, que so armazenados sob rgidas normas de segurana; 3. Os produtos perecveis ( mtodo PEPS) 1. Armazenagem em rea externa : devido sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno para materiais que necessitam de proteo em rea coberta. Podem ser colocados nos ptios externos os materiais a granel, tambores e containers , peas fundidas e chapas metlicas. 2. Coberturas alternativas : no sendo possvel a expanso do almoxarifado, a soluo a utilizao de galpes plsticos, que dispensam fundaes, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critrio ou mtodo de armazenamento adotado oportuno observar as indicaes contidas nas embalagens em geral, conforme mostram as figuras abaixo : Falta figura Localizao de Materiais O objetivo de um sistema de localizao de materiais estabelecer os meios necessrios perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia (codificao) alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado , facilitando as operaes de movimentao e estocagem. O almoxarife o responsvel pelo sistema de localizao de materiais e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos disponveis por rea de estocagem. Classificao e Codificao dos materiais Um sistema de classificao e codificao de materiais fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalizao correta do almoxarifado. 23

Classificar um material significa agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanas. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funes tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um cdigo que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisio, propriedades e seqncia de aquisio. Por exemplo, com a codificao do bem passamos a ter, alm das informaes acima mencionadas, um registro que nos informar todo o seu histrico, tais como preo inicial, localizao, vida til esperada, valor depreciado, valor residual, manuteno realizada e previso de sua substituio. Codificar um material significa representar todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por meio de nmeros e/ou letras, com base na classificao obtida do material. A tecnologia de computadores est revolucionando a identificao de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rpida identificao do produto, das quantidades e fornecedor o cdigo de barras lineares ou cdigo de distribuio. Esse cdigo pode ser lido com leitores ticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse smbolo em seus produtos e o computador no depsito decodifica a marca, convertendo-a em informao utilizvel para a operao dos sistemas de movimentao interna, principalmente os automatizados.

Classificao e Codificao dos materiais

Um sistema de classificao e codificao de materiais fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalizao correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanas. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funes tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um cdigo que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisio, propriedades e seqncia de aquisio. Por exemplo, com a codificao do bem passamos a ter, alm das informaes acima mencionadas, um registro que nos informar todo o seu histrico, tais como preo inicial, localizao, vida til esperada, valor depreciado, valor residual, manuteno realizada e previso de sua substituio. A classificao dos itens composta de diversas etapas, quais sejam : catalogao, simplificao, especificao, normalizao e padronizao rumo codificao de todos os materiais que compem o estoque da empresa. Vejamos melhor a conceituao de " classificao ", definindo melhor cada uma dessas etapas : Catalogao : significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a no omitir nenhum deles. Vantagens da Catalogao : 1. A catalogao proporciona uma idia geral da coleo; 2. Facilita a consulta por parte dos usurios; 3. Facilita a aquisio de materiais; 4. possibilita a conferncia; 24

5. evita duplicidade de codificao;

Simplificao : significa a reduo da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peas podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas; Especificao : significa a descrio detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificao de um item, menos dvida se ter a respeito de sua composio e caractersticas, mais fcil ser a sua compra e inspeo no recebimento. Normalizao : essa palavra deriva de normas, que so as prescries sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicaes; Padronizao : significa estabelecer idnticos padres de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que no existam muitas variaes entre eles. Por exemplo, a padronizao evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

Vantagens da Padronizao : 1. Possibilita a simplificao de materiais; 2. Facilita o processo de normalizao de materiais; 3. Aumenta poder de negociao; 4. Reduz custos de aquisio e controle; 5. Reduz possibilidade de erros na especificao; 6. Facilita a manuteno; 7. Possibilita melhor programao de compras; 8. Permite reutilizao e permutabilidade Assim a catalogao, a simplificao, a especificao, a normalizao e a padronizao constituem os diferentes passos rumo codificao. A partir da classificao pode-se codificar os materiais . Codificar um material significa representar todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por meio de nmeros e/ou letras, com base na classificao obtida do material. A tecnologia de computadores est revolucionando a identificao de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rpida identificao do produto, das quantidades e fornecedor o cdigo de barras lineares ou cdigo de distribuio. Esse cdigo pode ser lido com leitores ticos (scanners) . Os fabricantes codificam esse smbolo em seus produtos e o computador no depsito decodifica a marca, convertendo-a em informao utilizvel para a operao dos sistemas de movimentao interna, principalmente os automatizados. 25

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