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Criada por pesquisadores da Universidade de Harvard, a ferramenta tem o objetivo de identificar a posio estratgica da empresa no ambiente em questo.

O termo SWOT identifica o que ser analisado: Foras (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaas (Threats). Essa matriz ajuda o empresrio a identificar as foras e fraquezas da organizao, tanto internas quanto externas. A anlise busca tambm quais as ameaas e oportunidades da empresa. Cludio Henrique Castro Silva dirige um grupo formado por trs negcios de pequeno porte, uma prestadora de servios e duas indstrias. Em todos os casos utilizamos a matriz SWOT para monitorar o mercado para a possibilidade de novos empreendimentos e para a criao de barreiras que protegem nossas vantagens competitivas, explica Castro. Para ele o principal benefcio desta ferramenta para a pequena empresa o tornar parte do cotidiano o exerccio da observao dos ambientes, tanto interno quanto externo. A matriz SWOT possibilita empregar um mtodo para esta analise, sendo assim possvel ao pequeno empresrio conseguir informaes fundamentais para sua empresa, como por exemplo, quais barreiras seus concorrentes possuem, quais oportunidades aparecem no mercado, entre tantas outras, hoje o ambiente competitivo premia com a vitria as empresas com maior informao, explica o empreendedor. Como identificar cada ponto

Com a ajuda e experincia de Cludio Henrique definimos abaixo cada um dos pontos a serem identificados: Ambiente interno Fora: so os fatores que podem influenciar a empresa e considerados um ponto positivo junto ao mercado e em relao sua concorrncia. Por exemplo, se sua empresa possui um excelente setor logstico, isto uma fora.

Fraqueza: so fatores negativos nos quais a empresa possui influncia direta. Por exemplo, se sua empresa no possui muita sinergia por conta de problemas e comunicao, este uma fraqueza. So as desvantagens frente aos seus concorrentes. Ambiente externo Oportunidade: so fatores que no possuem a influncia da empresa, so externos, mas contam como um ponto positivo em sua atuao e vantagem competitiva. Por exemplo, uma ao governamental que incentive o ramo de atuao de seu negcio. Ameaa: so fatores fora do controle da empresa e negativos junto ao mercado. Por exemplo, para uma empresa importadora, a alta do dlar pode causar srios desequilbrios dos seus custos e preos finais. SWOT na prtica Mas como realmente aplicar a ferramenta? Com o dia a dia corrido, o pequeno empresrio tem dificuldades de analisar detalhes de seu negcio. A tecnologia uma aliada neste caso, tanto na identificao dos quatro pontos quanto em sua anlise. Quanto melhor e mais confivel for o sistema de comunicao da empresa, com maior facilidade voc pode conseguir os dados to importantes para esta anlise, uma vez que quando mais colaboradores participarem do levantamento de dados, melhor para o resultado final, avalia Castro. No primeiro post desta srie, falamos sobre o CRM, uma soluo que resulta em diversos benefcios para o negcio, como a melhoria da qualidade do servio prestado, o aumento do nvel de satisfao do cliente e do ndice de reteno (fidelizao) do cliente. Ela tambm ajuda o empreendedor a conhecer e analisar o comportamento de suas vendas. Clique aqui e saiba mais. J quando o assunto comunicao e colaborao entre as reas da empresa, o servio BPOS oferece s pequenas empresas a mesma tecnologia utilizada pelas grandes com preo acessvel. Saiba mais aqui sobre esta soluo. Existem outras ferramentas que ajudam o empreendedor a aplicar a anlise SWOT a sua empresa. Ferramentas como o Excel permitem empresa a agrupar e transformar estes dados em informao til para a anlise, finaliza Castro, que publicou um artigo sobre como fazer a anlise SWOT, clique aqui para ter acesso. O portal Grtis e Melhor disponibiliza solues gratuitas Microsoft para pequenas empresas, basta acessar e fazer o download das planilhas mais adequadas ao seu negcio. Os ambientes que circundam a empresa devem sempre ser estudados por seus gestores, principalmente quem est comeando a empreender. Isto necessrio porque, geralmente, tudo novo para o empreendedor. E ter uma forma de analisar o ambiente em que est inserindo o seu negocio uma arma fundamental para ampliar o ciclo de vida da empresa.

Uma das ferramentas que possibilita esta analise a matriz SWOT (anagrama para os termos Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em portugus: Foras, Fraquezas, Oportunidades e Ameaas). Desenvolvida na escola de negcios de Harvard na dcada de 70, passou desde ento a ser obrigatria dentro das cadeiras de ensino de planejamento estratgico das escolas de negcios. A Matriz SWOT funciona montando inicialmente um inventrio de todas as foras e fraquezas internas da organizao. Por exemplo, um atendimento de primeira uma fora de sua empresa, uma vez que alm de ser um ponto positivo, ela possibilita sua influncia direta, seja em treinamento ou metodologias. Posteriormente feita uma averiguao das ameaas e oportunidades que circundam sua empresa, no mercado e no ambiente global. O principal objetivo da matriz SWOT permitir um olhar objetivo das foras que compem o seu negcio, isto possibilita que voc possa desenvolver e firmar bem sua estratgia empresarial. Agora vamos analisar cada uma das partes da Matriz SWOT: Foras A fora descreve quais as competncias mais fortes da sua empresa, aquelas que esto sobre sua influncia. Uma forma de encontr-las utilizando as seguintes perguntas:

O que voc faz bem? O que sua empresa tem de melhor est sob seu comando? Quais so os recursos que voc tem? O que possui melhor que seus concorrentes? O que faz os clientes voltarem sua empresa?

Com estas respostas voc consegue desenvolver esta parte da anlise, sempre lembrando que quanto maior a vantagem competitiva que uma fora lhe traz, mais importante ela dentro da anlise. Fraquezas

As fraquezas so as competncias que esto sobre sua influncia mas que, de alguma forma, atrapalham e/ou no geram vantagem competitiva. Voc pode encontr-las fazendo as seguintes perguntas:

Meus funcionrios so capacitados para suas funes? Onde eu deveria melhorar minha empresa? Por que meus clientes escolhem os concorrentes? Quais so as deficincias dos meus colaboradores? Por que os clientes no voltam depois de uma compra?

As fraquezas devem ser bem estudadas e mensuradas, pois muitas vezes possvel revert-las em foras. Uma pequena parte das causas costuma causar a maior parte dos problemas. Oportunidades As oportunidades so as foras externas empresa que influenciam positivamente sua organizao, mas que no temos controle sobre elas. As oportunidades muitas vezes podem vir atravs de algum aspecto econmico novo, como o advento da classe mdia, o aumento do nmero de filhos dos consumidores, a melhoria da renda e do crdito, entre outros. Outro fator que pode influenciar o fomento de oportunidades so as aes polticas do governo, como a escolha de investir em infra-estrutura. Ameaas As ameaas so as foras externas que no sofrem sua influncia e que pesam negativamente para sua empresa. Elas podem ser consideradas como um desafio imposto empresa e que pode deteriorar sua capacidade de gerar riqueza. Devem ser constantemente monitorada pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco muito maior que a capacidade de retorno. Por exemplo, para uma empresa importadora, uma forte desvalorizao da moeda pode causar um aumento muito forte no custo de aquisio, em um cenrio onde no possvel repassar este valor ao mercado, deteriorando assim as margens da empresa. Por isso, importante que a empresa crie polticas que possam combater as ameaas. Como no exemplo anterior, onde ela poderia ter feito uma proteo cambial (Hedge) para manter suas margens em segurana. Como montar a anlise SWOT Hoje vou apresentar um modelo diferente do tradicional. Ele desenvolvido da seguinte forma: 1. Liste na coluna 1 cada um dos fatores estratgicos desenvolvidos em suas tabelasresumo dos fatores internos e externos; 2. Defina na coluna 2 o peso de cada fator 1,0 (mais importante) a 0,0 (no importante), baseandose no provvel impacto dessa caracterstica sobre a posio estratgica da empresa. Os pesos totais devem somar 1,00; 3. Classifique cada fator, de 5 (excelente) a 1 (fraco), na coluna 3, baseandose na resposta da empresa a esse fator;

4. Multiplique o peso de cada fator por sua respectiva classificao para obter a pontuao ponderada de cada fator e colocar o resultado na coluna 4; 5. Na coluna 5 (comentrios) expor as razes do uso de cada fator; 6. Acrescente a pontuao ponderada para obter a pontuao total da empresa na coluna 4, isso mostrar como a empresa est lidando com os fatores estratgicos. Podemos ter um exemplo desta metodologia abaixo: Imagine uma pequena empresa de logstica que atua em uma pequena cidade, abaixo est seu quadro de Foras e Fraquezas: Coluna 1 Foras Cultura de TQM Coluna 2 Coluna 3 Coluna 4 Coluna 5 0,25 4 4 4 3 1,00 0,80 0,40 0,30 Cultura da organizao a chave para o sucesso. Conhecem do negcio Todos demonstram comprometimento Bom, mas poderia melhorar com novas ferramentas de CRM Ruim, a frota de veculos esta sendo insuficiente Mesmo motivados os funcionrio no esto sendo eficientes por conta do maquinrio defasado As instalaes esto em um estado muito ruim, demonstrando infiltraes

Adm. Experiente 0,20 Relao com0,10 funcionrios Ps-venda 0,10 Fraquezas Distribuio Operao

0,20 0,15

1 2

0,20 0,30

Instalaes

0,10

0,10

Segue agora o quadro de Oportunidades e Ameaas da mesma empresa: Coluna 1 Coluna 2 Oportunidades Concorrentes 0,25 Investimentos em0,20 infra-estrutura Incentivos fiscais 0,10 Coluna 3 Coluna 4 Coluna 5 4 4 4 1,00 0,80 0,40 Poucos concorrentes na cidade. O governo tem feito melhorias nas ruas da cidade. Existem linhas de crdito especifico com boas oportunidades para o ramo de atividade da empresa A demanda tem se mostrado crescente desde o inicio das atividades e tendem a aumentar junto ao crescimento da cidade. Com o aumento da demanda, novos competidores podem entrar no mercado.

Aumento da0,10 demanda de clientes Ameaas Novos entrantes

0,30

0,20

0,20

Clientes

0,15

0,30

A falta de estrutura interna para aumentar a eficcia da operao pode espantar alguns clientes.

Classificao final da situao da empresa 1Ruim 2-Abaixo da mdia 3-Mdia 4-Muito boa 5- Excelente

Aps finalizar a matriz SWOT, feito o somatrio dos valores da coluna 4, onde so somadas as oportunidades e foras e subtrado as ameaas e fraquezas que, neste caso, apresentou o valor de 3.9. Ou seja, a empresa do nosso exemplo est numa situao mdia, onde esto a maioria das empresas brasileiras, mas que com a melhoria dos pontos fracos e aproveitando as oportunidades pode facilmente ir par o nvel 4 ou 5.