A Importncia do Escritrio de Projetos

Dulce Neta, PMP

O Exrcito Brasileiro... minha viso

4 Batalho de Infantaria de Selva - "Batalho Plcido de Castro"

Maro/2006

Simpsio Estado-Maior do Exrcito

Objetivo da palestra
Viso do papel do Escritrio de Projetos nas organizaes Compartilhar experincia do Banco Central no trabalho com Escritrio de Projetos

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Agenda
Por qu Gerncia de Projetos?

Por qu Escritrio de Projetos? O Papel do Escritrio Corporativo Passos importantes

Durao: 1 hora

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Por que projetos?

Projetos criam o futuro da organizao

Thomas Block

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Nossas mudanas por meio de projetos

Sistema de Informaes de Credito (SCR) Manual da Superviso Modelo superviso Adoo de Princpios Internacionais Catlogo de Dados e Informaes (Sicad) Classificao de bancos (Rating) Monitoramento de Mercado Cadastro de Clientes do SFN Bacenjud

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Transformando estratgias em resultados

Estratgias

Resultados

Projetos

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Benchmarking (PMI-Rio, 2005)

Benefcios obtidos com a gerncia de projetos

Comprometimento c/ objetivos e resultados 77% Informaes para tomada de decises 68% Integrao entre reas funcionais 67% Aumento da qualidade 61% Reduo dos prazos 49% Otimizao no uso de recursos 44%

(Pg 77)
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Benchmarking (PMI-Rio, 2005)

Percepo dos resultados pelos atores da GP

Gerentes de Projetos 67% Alta administrao 52% Equipes de projetos 50% Gerentes Funcionais 48% Empresa como um todo 44%

(Pg 169)
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Transformando estratgias em resultados

Gesto de processos Alinhamento Estratgico Gerncia de Programas Gerncia de Portflio

Estratgias Projetos

Resultados

Gerncia de projetos

Metodologia

Pessoas

Ferramentas

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Benefcios da metodologia
Padroniza procedimentos Estabelece vocabulrio comum Compila conhecimentos e experincias adquiridos Alinha-se a outros padres j definidos para a organizao Define/caracteriza o grau de maturidade em Gerncia de Projetos da organizao ou rea Adequa-se s especificidades de cada organizao ou ramo de negcio

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Benchmarking (PMI-Rio, 2005)

73%

(Pg 172)
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Quem participa?
Patrocinador

Gesto de processos

Alinhamento Estratgico

Gerncia de Programas

Gerncia de Portflio

Estratgias Projetos
Gerentes e equipes

Resultados

Gerncia de projetos

Metodologia

Pessoas

Ferramentas

Equipes de suporte

Estrutura

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Papis e responsabilidades
Comit Executivo

Gerente de Negcio Gerente de Desenvolvimento da Soluo de TI Representante do Escritrio de Projetos Gerente do Projeto

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Transformando estratgias em resultados

Gesto de processos Alinhamento Estratgico Gerncia de Programas Gerncia de Portflio

Estratgias Projetos

Resultados

Gerncia de Metodologia projetos

Pessoas

Ferramentas

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Simpsio Estado-Maior do Exrcito

Transformando estratgias em resultados

Gesto de processos Alinhamento Estratgico Gerncia de Programas Gerncia de Portflio

Estratgias Projetos

Resultados

Gerncia de projetos

Metodologia

Pessoas

Ferramentas

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Gerncia de programa, portflio e projetos

Misso

A EMPRESA
REA A REA B
Projeto 1B Projeto 2B Projeto 3B Projeto 4B

Estratgias
Objetivos

REA C

Metas
Proj 1 - Proj 2 - Proj 3

Projeto 1A Projeto 2A Projeto 3A Projeto 4A

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Projeto 1C Projeto 2C Projeto 3C Projeto 4C

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Agenda
Por qu Gerncia de Projetos?

Por qu Escritrio de Projetos? O Papel do Escritrio Corporativo Passos importantes

Durao: 1 hora

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Escritrio de Projetos o que ?

PMO um pequeno grupo de pessoas que tm relacionamento direto com todos os projetos da empresa, seja prestando consultoria e treinamento, seja efetuando auditoria e acompanhamento (Darcy Prado) Toda e qualquer estrutura que tenha como objetivo integrar as atividades de gerenciamento de projetos de uma organizao, de acordo com as suas metas, estratgias, prioridades e recursos. (Paul Dinsmore)
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Transformando estratgias em resultados

Gesto de processos Alinhamento Estratgico Gerncia de Programas Gerncia de Portflio Estrutura voltada ao encaminhamento estratgico e gesto do portflio

Estratgias Projetos

Resultados

Gerncia de projetos

Metodologia

Pessoas

Ferramentas

Estrutura voltada metodologia, capacitao e ferramentas

Estrutura que incorpora todas as funes

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Um modelo
Alta administrao Unidades de Negcios Apoio Corporativo PO Vendas Distrib. Apoio PO
Nvel 1
apoio administrativo a projetos

Nvel 3
polticas e procedimentos corporativos

Nvel 2
mltiplos projetos

PO PO Projetos PO

LEGENDA Lder Conhecimento GP Apoio GP Apoio Indireto

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No Bacen
Espro Fiscalizao

Espro Corporativo

Espro TI

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Agenda
Por qu Gerncia de Projetos?

Por qu Escritrio de Projetos O Papel do Escritrio Corporativo Passos importantes

Durao: 1 hora

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Strategic Project Office

Responsvel pelo portflio de projetos da organizao O SPO reporta-se ao nvel estratgico, apresentando uma autoridade central com relao aos projetos da organizao

Interface Alinhamento e Acompanhamento Estratgico Decises de com Alinhamento Oramentrio

Revises Integrao Metodolgica de Projetos Alta ADM e Stakeholders Negcios em Novos Projetos

Planejamento Estratgico de Projetos

SPO

Prioridades e Recursos Superintendncia de Projetos Estratgicos

Conhecimento e Capacitao em Gerncia por Projetos

Superintendncia de Sistema de Gerenciamento de Projetos de Grandes Empreendimentos

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Alinhamento/acompanhamento estratgico
PPE MGPro EPP c/ aprovao reas envolvidas Plano c/ aprovao reas envolvidas Fase de Monitoramento Validao de Resultados

Fase de Fase Fase Estudo Fase Plano Definio de Negcio Execuo do Plano Preliminar do Projeto CPC Gepro Gepro / Priorizao Alinhamento Diretoria Projetos c/ EPP

reas meio rea Gestora do Projeto (atuando como prestadora (Qualquer unidade de negcio) de servios)

Definio da Necessidade do Negcio

DNN

Estudo Preliminar do Projeto

Proposta de servios, Estimativas

EPP

DPP1 Planejamento do Projeto

Comunicao e Monitoramento de Plano c/ aprovao desempenho Termo de aceite, dos envolvidos DPP2: Lies aprendidas

Execuo do Projeto

Solicitao/ Demanda

Estimativa (EPP)

Elaborao do Plano Concepo

Entregveis, Marcos, Comunicao e Cronograma, Estimativas, Monitoramento de Desempenho, Compromissos Entregas e aceites Aceite do servio, Lies aprendidas parciais

Atendimento das Necessidades do Negcio

Termo de encerramento

Transio p/ Operaes Continuadas

TOC

Execuo/ Encerramento

Setembro de 2005

Elaborao Construo II Workshop de Metodologia de GerenciamentoTransio de Projetos da Difis Plano do Projeto

Alinhamento/acompanhamento estratgico
EPP c/ aprovao Plano c/ aprovao Aprovao/ reas envolvidas reas envolvidas provocao Acompa Fase de Fase Fase de Fase Estudo Fase Plano do Comit Definio de Negcio Execuo do Plano Monitoramento Preliminar do Projeto nhamento CPC Gepro Encerramento Gepro / Validao Estratgico Priorizao Alinhamento PPE Diretoria Projetos c/ EPP de Projetos

MGPro

de Resultados

reas meio rea Gestora do Projeto (atuando como prestadora (Qualquer unidade de negcio) de servios)

Definio da Necessidade do Negcio

DNN

Necessidade de Negcio
Solicitao/ Demanda

Estudo Preliminar do Projeto

Proposta de servios, Estimativas

EPP

DPP1 Planejamento, Planejamento Execuo do Projeto execuo e do Projeto

Comunicao e Monitoramento de Plano c/ aprovao desempenho Termo de aceite, dos envolvidos DPP2: Lies aprendidas

Resultados e Entregas Termo de

encerramento

Estimativa (EPP)

Elaborao do Plano Concepo

Entregveis, Marcos, Comunicao e Cronograma, Estimativas, Monitoramento de Desempenho, Compromissos Entregas e aceites Aceite do servio, Lies aprendidas parciais

controle

Atendimento das Necessidades do Negcio

Transio p/ Operaes Continuadas

TOC

Execuo/ Encerramento

Setembro de 2005

Elaborao Construo II Workshop de Metodologia de GerenciamentoTransio de Projetos da Difis Plano do Projeto

Alinhamento oramentrio
At Junho
Unidades apresentam PPE no GPA

At Janeiro
Unidades apresentam EPP no GPA

At Maio

Trmino do Projeto
Resultados e indicadores analisados

Unidades apresentam Plano no GPA

Fase Definio Negcio

Gepro avalia aspectos Metodolgicos

Fase Estudo Preliminar

Fase Elaborao do Plano

Gepro avalia alinhamento do plano com o EPP aprovado

Fase Execuo do Plano

Fase Monitoramento dos Resultados

CPC avalia alinhamento estratgico e prioriza projetos Diretoria da rea avalia as propostas (PPEs)

Junho / Julho Janeiro / Fevereiro Fevereiro a Maio

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Integrao metodolgica

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Papel do Escritrio de Projetos Corporativo

Gestor de programas e portflio Integrador do planejamento estratgico, da implementao de projetos e de oramento Guardio do guarda-chuva estratgico Suporte tomada de deciso Prticas de gerenciamento de projetos na organizao
Gesto de processos Alinhamento Estratgico Gerncia de Programas Gerncia de Portflio

Estratgias

Projetos
Metodologia Pessoas Ferramentas

Resultados

Gerncia de projetos

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Desafios

Adoo de uma estrutura com mais de um Espro Focos diferentes Estruturas de poder cultura organizacional Maturidade em gerenciamento de projetos

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Passos Importantes

Patrocnio Espao para o exerccio dos papis e atribuies Gesto de mudana Parceira permanente

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Benchmarking (PMI-Rio, 2005)

Iniciativas de Implantao do PMO

No processo de implementao 73% Iniciar nos prximos 6 meses 5% Iniciar nos prximos 12 meses 5% Iniciar nos prximos 12 meses 8% No pretende implantar PMO 9%

(Pg 58)
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Uma concluso
However, the concept of the project as an organizing
principle and a management specialty with its own techniques, tools, and vocabulary had its beginnings in the 20th-century military. Like many other features of post-WWII America, the project and its supporting software and techniques were a spin-off of the first trully modern war effort. (J. Kent Crawford, 2002)

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Obrigada!!!!
Diretoria de Fiscalizao Joo Goulart joao.goulart@bcb.gov.br Marcelo marcelo.cota@bcb.gov.br Dulce dulce.neta@bcb.gov.br Ftima mariadefatima.valle@bcb.gov.br Susana claudia.susana@bcb.gov.br

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