Anlise de Dados

Folha de Clculo
Renato Argelles T. Morais

De entre as diferentes funcionalidades no Microsoft Excel a validao, tratamento, anlise e gesto de dados assumem particular relevo na medida em que podero ajudar a tomar decises mais adequadas e inteligentes. As ferramentas de visualizao e anlise ajudam a controlar e realar tendncias importantes nos dados.

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Pode utilizar a validao de dados para controlar o tipo 1. Validao de Dados de dados ou os valores que os utilizadores introduzem numa clula, salvaguardando a integridade dos dados. Por exemplo, pode utilizar a

validao de dados para restringir a introduo de dados num

determinado intervalo de dados, limitar as escolhas utilizando uma lista ou certificar-se de que s so introduzidos nmeros inteiros. 1. Elabore a tabela de formandos abaixo indicada (pgina 3) tendo presente, ainda antes da sua elaborao, as seguintes validaes: Coluna Nome Critrio de Validao: comprimento de Texto Valor Mnimo: 6 Dados: situa-se entre Valor Mximo: 25

Antes de validar o contedo das clulas relativas ao Mdulo, preencha na sua folha e numa zona sua escolha a seguinte lista: Mdulos

Processador de Texto Folha de Clculo

AutoCad Apresentaes Grficas

Selecione o intervalo relativo aos quatro mdulos da lista e defina o nome Modulos (boto direito do rato).

Coluna Mdulo Critrio de Validao: Lista Origem: =Modulos

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Para a coluna Nota aplique as seguintes validaes:

Para a coluna data Exame aplique as seguintes validaes:

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Tabela de Formandos

Nome Olga Martins Pedro Silva Joo Morais Ana Costa Maria Madalena Flvio Matos

Mdulo Processador de Texto Folha de Clculo Processador de Texto Folha de Clculo Processador de Texto Processador de Texto

Nota
6,5 12,8 16 19 8,2 14,6

Data Exame
12 de Maro de 2012 21 de Maro de 2012 12 de Maro de 2012 21 de Maro de 2012 21 de Maro de 2012 12 de Maro de 2012

Nota:

ao

preencher os da tabela, dados sua e

para todas as colunas, se alguma das regras no for respeitada, ser visualizado um aviso de erro.

Os avisos de erro, assim como as mensagens de entrada podem ser personalizados. Veja os exemplos:

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A validao de dados pode assumir graus de complexidade superior aos anteriormente descritos. 2. Validao de Dados II Vamos elaborar um exemplo tendo por base a possibilidade de selecionar apenas as cidades que fazem parte de uma determinada regio. 1. Elabore a seguinte tabela numa nova folhe de clculo:

2. Atribua nomes, conforme exemplos, aos respetivos intervalos de clulas:

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3. Na folha criada no exerccio anterior vamos inserir 2 novas colunas, conforme exemplo:

Para a coluna Regio insira uma validao de dados do tipo Lista, na opo origem digite =SIGLAS: Para a coluna Cidade insira uma validao de dados do tipo LISTA e na opo Origem insira a seguinte funo:

=OFFSET(CIDADES;MATCH(B2;SG;0)-1;0;COUNTIF(SG;B2))

Nota: repare que ao selecionar a opo cidade, as nicas cidades visveis so as referentes regio Norte. (Fantstico, No?

Legenda Adicional

Funo Ingls
OFFSET MATCH COUNTIF

Funo Portugus
DESLOC CORRESP CONTARSE

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Ao filtrar informaes numa folha de 3. Filtros Automticos clculo, pode encontrar rapidamente

valores. Pode filtrar uma ou mais colunas de dados. Atravs da filtragem, pode controlar no apenas o que visualiza, mas o que pretende excluir1. Pode filtrar com base em escolhas efectuadas a partir de uma lista ou pode criar filtros especficos para se concentrar exatamente nos dados que pretende visualizar. Pode procurar texto e nmeros quando filtrar utilizando a caixa Procurar na interface do filtro. Quando filtra dados, linhas inteiras so ocultadas se os valores numa ou mais colunas no cumprirem os critrios de filtragem. Pode aplicar filtros em valores numricos ou de texto, filtrar por cor para clulas que tenham a formatao de cores aplicada ao respectivo fundo ou texto. 1. Abra a folha do exerccio 1 (Lista de Formandos) e acrescente mais alguns registos (30 no mnimo, arraste alguns dos campos). Esta uma questo importante na medida em que aplicao de filtros em listas pequenas pode resultar numa percepo menos correta do alcance desta funcionalidade. 2. Estando posicionado no interior da sua folha, selecione a opo filtro no separador Dados. O Excel adicionou aos ttulos das colunas os respetivos filtros:

3. Com base dos diferentes filtros execute as seguintes operaes: a. Ordene a lista por ordem alfabtica de nome (A Z); b. Ordene a lista por ordem alfabtica de cidade (Z A); c. Ordene a lista da nota mais baixa para a nota mais alta; d. Ordene a lista por ordem alfabtica de Cidade, dentro de Cidade por

Parte da informao descritiva dos procedimentos constantes nos exerccios foi obtida em http://office.microsoft.com/pt-pt/excel-

help/guia-de-introducao-filtrar-dados-utilizando-um-filtro-automatico-HA010370616.aspx, a 22 de maro de 2012

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Mdulo e, dentro deste ltimo por Nota; e. Ordene a lista para as notas superiores ou iguais a 10 valores; f. Limpe os critrios anteriores para que se tornem visveis todos os registos;

g. Aplique o critrio necessrio, por forma a que apaream apenas as 10 melhores notas; h. Selecione apenas os registos cuja cidade comece pela letra B; i. j. Selecione apenas os registos cuja data de exame corresponda ao ms atual; Selecione os registos dos alunos de AutoCad e Processador de Texto;

k. Selecione os registos cuja nota de exame se encontre acima da mdia; l. Explore e aplique outros critrios na filtragem de registos;

m. Selecione apenas os registos dos alunos que sejam de Coimbra independentemente do Mdulo e de todos os alunos que fizeram exame a Processador de Texto independentemente da Cidade onde moram; Parece no ser possvel, certo? Talvez a soluo passe pelo prximo exerccio!

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Se os dados que necessita de filtrar exigem critrios mais 4. Filtros Avanados complexos, no disponveis no filtro, a soluo passa pela opo de filtro avanado. O comando Advanced funciona

de modo diferente do comando Filtrar em vrios aspectos importantes.

Este comando abre a caixa de dilogo Filtro Avanado em vez do menu Filtro Automtico.

O utilizador escreve o critrio avanado noutro intervalo acima do intervalo de clulas ou tabela que pretende filtrar. O Microsoft Office Excel utiliza esse intervalo na caixa de dilogo Filtro Avanado como critrio avanado.

OPERADORES DE COMPARAO Pode comparar dois valores com os operadores que se seguem. Quando dois valores so comparados utilizando estes operadores, o resultado um valor lgico VERDADEIRO ou FALSO. OPERADOR DE COMPARAO = (sinal de igual) > (sinal de maior) < (sinal de menor) >= (sinal de maior ou igual) <= (sinal de menor ou igual) <> (sinal de diferente) SIGNIFICADO Igual a Maior que Menor que Maior ou igual a Menor ou igual a Diferente de EXEMPLO A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

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UTILIZAR O SINAL DE IGUAL PARA INTRODUZIR TEXTO OU UM VALOR Uma vez que o sinal de igual (=) indica que vai escrever uma frmula, quando escreve texto ou um valor numa clula o Excel avalia o valor introduzido. No entanto, isto pode originar resultados de filtro inesperados. Para indicar um operador de comparao de igualdade para texto ou valor, deve escrever o critrio como uma expresso da cadeia de texto, na clula adequada, no intervalo critrio: =''=entrada'', onde entrada o texto ou valor que deseja localizar.

Para Pensar: qual a diferena no resultado final, da aplicao dos 2 critrios acima descritos? (A resposta poder passar por executar os referidos critrios.) 1. Efetue as seguintes consultas com base no filtro avanado: a. Selecione os registos de todos os formandos cuja nota tenha sido inferior a 10; b. Restrinja os registos aos formandos de Coimbra, adicionando um critrio alnea anterior; c. Selecione os registos de todos os formandos da regio Centro, de todos os formandos que fizeram exame a Processador de Texto e cujo resultado tenha sido superior a 12; d. Selecione os registos relativos aos formandos cujo nome da Cidade comece pela letra B; e. Selecione os registos dos formandos cujo Nome Termine em Martins; f. Selecione os registos dos alunos de Coimbra que efetuaram exame no dia 12 de maro de 2012. g. Selecione todos os registos dos formandos de Faro e Coimbra; h. Selecione todos os registos dos formandos que realizaram exame de Folha de Clculo ou de AutoCad; i. Procure efetuar outras consultas com base em critrios sua escolha.

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A ordenao uma parte integrante da anlise de dados. Pode pretender dispor 5. Ordenao de Dados uma lista de nomes por ordem alfabtica, compilar uma lista de nveis de inventrio de produtos por ordem decrescente ou ordenar linhas por cores ou cones. A ordenao de dados ajuda-o rapidamente a ver e a compreender melhor os dados, a organizar e localizar os dados pretendidos e, por fim, a tomar melhor as suas decises. 1. Abra o livro que lhe foi facultado Vendas_Material. Procure efetuar diferentes tipos de ordenao: Ordenao de texto; Ordenao de valores; Ordenao por datas; Ordenao por cor de clula e/ou cone. Para os diferentes tipos de ordenao detalham-se de seguida os procedimentos mais relevantes. NOTA No final do presente exerccio encontram-se algumas sugestes.

Ordenar texto 1. Selecione uma coluna de dados alfanumricos num intervalo de clulas ou certifique-se de que a clula ativa pertence a uma coluna de tabela com dados alfanumricos. 2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, efetue um dos seguintes procedimentos: a. Para ordenar por ordem alfanumrica ascendente, clique em b. Para ordenar por ordem alfanumrica descendente, clique em Ordenar de A a Z. Ordenar de Z a A.

3. Opcionalmente, pode fazer uma ordenao sensvel s maisculas e minsculas.

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Ordenar nmeros 1. Selecione uma coluna de dados numricos num intervalo de clulas ou certifique-se de que a clula ativa pertence a uma coluna de tabela com dados numricos. 2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, efetue um dos seguintes procedimentos: 3. Para ordenar do nmero mais pequeno para o maior, clique em Pequeno ao Maior. 4. Para ordenar do nmero maior para o mais pequeno, clique em Mais Pequeno. Ordenar do Maior ao Ordenar do Mais

Ordenar datas ou horas 1. Selecione uma coluna com datas ou horas num intervalo de clulas ou certifique-se de que a clula ativa pertence a uma coluna de tabela com datas ou horas. 2. Selecione uma coluna de datas ou horas num intervalo de clulas ou numa tabela. 3. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, efetue um dos seguintes procedimentos: 4. Para ordenar da data ou hora mais antiga para a mais recente, clique em Mais Antigo ao Mais Recente. 5. Para ordenar da data ou hora mais recente para a mais antiga, clique em Mais Recente ao Mais Antigo. Ordenar do Ordenar do

Ordenar por cor da clula, cor do tipo de letra ou cone Se tiver formatado, manual ou condicionalmente, um intervalo de clulas ou uma coluna de tabela com cores de clula ou cores de tipo de letra, tambm pode ordenar por essas cores. Do mesmo modo pode ordenar por um conjunto de cones que tenha criado ao aplicar um formato condicional. 1. Selecione uma coluna de dados num intervalo de clulas ou certifique-se de que a clula ativa pertence a uma coluna de tabela.

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2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar. A caixa de dilogo Ordenar apresentada. 3. Em Coluna, na caixa Ordenar Por, selecione a coluna que pretende ordenar. 4. Em Ordenar Em, selecione o tipo de ordenao. Efetue um dos seguintes procedimentos: a. Para ordenar pela cor da clula, selecione Cor da Clula. b. Para ordenar pela cor do tipo de letra, selecione Cor do Tipo de Letra. c. Para ordenar por um conjunto de cones, selecione cone de Clula. 5. Em Ordenar, clique na seta junto ao boto e, em seguida, consoante o tipo de formato, selecione uma cor de clula, cor de tipo de letra ou cone de clula. 6. Em Ordem, selecione o modo como pretende ordenar. Efetue um dos seguintes procedimentos: a. Para mover a cor de clula, cor de tipo de letra ou cone para cima ou para a esquerda, selecione Acima para uma ordenao de coluna, e Esquerda para uma ordenao de linha. b. Para mover a cor de clula, cor de tipo de letra ou cone para baixo ou para a direita, selecione Abaixo para uma ordenao de coluna, e Direita para uma ordenao de linha. NOTA No existe nenhuma predefinio para a ordenao de cores de clulas, cores de tipos de letra ou cones. A ordem tem de ser definida para cada ordenao. Certifique-se de que seleciona a mesma coluna na caixa Depois por e que efetua a mesma seleo em Ordem. Repita o processo para cada cor de clula, cor de tipo de letra ou cone que pretender incluir na ordenao.

SUGESTES DE ORDENAO 1. Ordene as vendas por Regio; 2. ordenao anterior adicione a ordenao por Canal;

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3. Ordene do maior para o mais pequeno por Vendas; inverta a ordenao; 4. Ordene do mais antigo para o mais recente, com base na Data; 5. Ordene os registos por Regio, Tipo Produto, Produto e Data; 6. Ordene as vendas por Canal e Regio; 7. Ordene os registos conforme imagem

8. ordenao anterior adicione uma ordenao por Data;

9. Inverta a seleo anterior, primeiro por Data e depois por cones de clula; 10. Ordene de forma a conseguir obter a password de proteo das folhas; 11. Agora que j possui a password, desbloqueie a folha; aplique um filtro automtico de forma a obter apenas os registos relativos Regio do Algarve; ordene por Canal 12. Ordene por

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Utilize o Assistente de Converso de Texto para Colunas 6. Converso de Texto para Colunas para separar contedo de clula simples como, por exemplo, nomes prprios e apelidos, em diferentes colunas. Dependendo da forma como os dados esto dispostos, possvel dividir o contedo das clulas com base num delimitador, como, por exemplo, um espao ou um carcter (tal como uma vrgula, ponto final ou ponto e vrgula) ou pode dividi-los com base numa localizao especfica de quebra de coluna nos dados. 1. Insira numa nova folha a seguinte tabela a partir da clula A1: 2. Insira uma nova coluna entre os campos Produto e Canal. Na primeira coluna altere o ttulo para Cdigo, segunda coluna atribua o ttulo Designao. 3. Selecione o intervalo de clulas A2:A18. 4. No separador base selecione a opo Texto para Colunas.

5. No passo onde solicitado o tipo de delimitador, selecione a opo Outro e digite -. NOTA O resultado obtido ser similar ao da figura.

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Para 7. Remover Duplicados remover valores o duplicados, utilize

comando Remover Duplicados no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados. Ao remover valores duplicados, s so afectados os valores do intervalo de clulas ou da tabela. Quaisquer outros valores fora do intervalo de clulas ou tabela no so alterados nem movidos. Uma vez que est a eliminar os dados de forma permanente, aconselhvel copiar o intervalo de clulas ou tabela original para outra folha de clculo ou livro antes de remover os valores duplicados. Tendo por base a tabela do exerccio anterior, execute os procedimentos abaixo descritos por forma a trabalhar a funcionalidade Remover Duplicados. 1. Selecione o intervalo de clulas, ou certifique-se de que a clula ativa est numa tabela. 2. No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Remover Duplicados. 3. Efetue um ou mais dos seguintes procedimentos: a. Em Colunas, selecione uma ou vrias colunas. b. Para selecionar rapidamente todas as colunas, clique em Selecionar Tudo. c. Para desmarcar rapidamente todas as colunas, clique em Desmarcar Tudo. 4. Se o intervalo de clulas ou tabela contiver muitas colunas e pretender selecionar apenas algumas, poder ser mais fcil clicar em Desmarcar tudo e, em seguida, em Colunas, selecionar essas colunas. Clique em OK. O Excel apresenta uma mensagem que indica quantos valores duplicados foram removidos e quantos valores exclusivos restam, ou se no foram removidos quaisquer valores duplicados.

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Alguns
8. Tabelas Dinmicas

Princpios

Elementares

As

tabelas

dinmicas permitem cruzar dados, resumindo dados de registos em

dois ou mais caminhos combinando diferentes campos

valores de

A utilizao de um relatrio de Tabela Dinmica permite-lhe resumir, analisar, explorar e apresentar um resumo dos dados da folha de clculo ou de uma origem de dados externos. Um relatrio de Tabela Dinmica especialmente til quando tem uma longa lista de valores para somar, pelo que os dados agregados ou os subtotais o ajudariam a examinar os dados de diferentes perspectivas e comparar os valores de dados semelhantes. Importa no entanto contemplar um conjunto de pressupostos no sentido de garantir que as tabelas dinmicas funcionam corretamente, a saber: Cada coluna deve estar identificada com um nome (label) porque o Excel ir fazer com que cada label seja o nome de campo na Tabela Dinmica; Uma vez que a Tabela Dinmica cria os necessrios totais baseados nos campos existentes na tabela, importa remover quaisquer totais automticos da lista de dados; O Excel usa toda a lista, incluindo clulas escondidas. Se no queremos que os dados escondidos no constem da Tabela Dinmica, devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avanado. 1 Definir a origem de dados para o relatrio de Tabela Dinmica

Para utilizar os dados de uma tabela do Microsoft Excel como a origem de dados, clique numa clula dentro da tabela de Excel. Certifique-se de que o intervalo tem cabealhos de coluna, ou que os cabealhos so apresentados na tabela, e que no existem linhas em branco no intervalo ou na tabela.

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Criar o relatrio de Tabela Dinmica

No separador Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica. SUGESTO Para criar um Grfico Dinmico baseado no relatrio de Tabela Dinmica em simultneo, clique na seta por baixo de Tabela Dinmica e, em seguida, clique em Grfico Dinmico Na caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica, certifique-se de que a opo Selecionar uma tabela ou intervalo est selecionada e, em seguida, na caixa Tabela/Intervalo, verifique o intervalo de clulas. O Excel determina automaticamente o intervalo para o relatrio de Tabela Dinmica, mas pode um

substitu-lo

escrevendo

intervalo diferente ou um nome que tenha definido para o intervalo. Para obter dados contidos noutra folha de clculo ou livro, inclua o nome do livro e da folha de clculo utilizando a seguinte sintaxe [nomedolivro]nomedafolha!intervalo. Efetue um dos seguintes procedimentos: Para colocar o relatrio de tabela dinmica numa nova folha de clculo a partir da clula A1, clique em Nova Folha de Clculo. Para colocar o relatrio de Tabela Dinmica numa localizao especfica de uma folha de clculo existente, selecione Folha de Clculo Existente e, em seguida, na

caixa Localizao, especifique a primeira clula no intervalo de clulas onde pretende posicionar o relatrio de Tabela Dinmica. O Excel adiciona um relatrio de Tabela Dinmica vazio localizao especificada e apresenta a Lista de Campos da Tabela Dinmica para que possa adicionar campos, criar um esquema e personalizar o relatrio de Tabela Dinmica.

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3 Adicionar campos ao relatrio de Tabela Dinmica

Na Lista de Campos da Tabela Dinmica, efetue um ou mais dos seguintes procedimentos: Para colocar um campo na rea predefinida da seco do esquema, selecione a caixa de verificao junto ao nome do campo na seco do campo. Por predefinio, os campos no numricos so adicionados rea Rtulos de Linha, os campos numricos so adicionados rea Valores e as hierarquias de data e hora so adicionadas rea Rtulos de Coluna.

A seo do campo contm os nomes dos campos que pode adicionar seco Esquema. A seco do esquema contm a rea Filtro do Relatrio, a rea Rtulos de Coluna, a rea Rtulos de Linha e a rea Valores.
Para colocar um campo numa rea especfica da seco do esquema, clique com o boto direito do rato no nome de campo na seco do campo e, em seguida, selecione Adicionar ao Filtro do Relatrio, Adicionar aos Rtulos de Coluna, Adicionar aos Rtulos de Linha ou Adicionar aos Valores. Para arrastar um campo para a rea pretendida, clique e mantenha o nome de campo na seco do campo premido e, em seguida, arraste-o para uma rea na seco do esquema.

Para obter uma boa percepo do que pode fazer no relatrio de Tabela Dinmica, clique nos separadores Opes e Estrutura das Ferramentas de Tabela Dinmica que so disponibilizadas quando clica num ponto qualquer de uma Tabela Dinmica e, em seguida, explore os grupos e opes fornecidos em cada separador. Tambm pode aceder s opes e funcionalidades disponveis para elementos especficos da Tabela Dinmica clicando com o boto direito do rato nesses elementos.

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Exerccio Prtico 1. Abra o livro Vendas_Material que lhe foi anteriormente facultado; 2. Remova todo o tipo de filtros que possa ter aplicado no exerccio anterior, e posicione-se numa clula da sua tabela; 3. No separador Inserir, grupo Tabelas, selecione a opo grfico dinmico (esta opo, como referido anteriormente, criar no s a tabela como o grfico dinmico em simultneo) 4. No quadro do assistente verifique se o intervalo identificado corresponde rea de anlise e faa OK; 5. A nova folha do seu livro ter o seguinte aspeto

6. Arraste os campos abaixo descriminados para as respetivas reas: a. Campo Canal para a rea dos rtulos de linha; b. Campo Vendas para a rea de valores (em adicional, selecione os valores da nova coluna e formate com o tipo moeda);

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c. Campo Diviso para a rea dos rtulos de linha (por baixo do campo Canal); d. Campo Regio para a rea dos rtulos de coluna;

e. Elimine o grfico; redefina a sua tabela dinmica de acordo com o seguinte quadro:

f.

Procure novas dimenses de anlise arrastando os campos para as respetivas reas.

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Outras Matrias 1. Elimine os critrios anteriores (arraste das respetivas reas, os campos para a zona da folha) e proceda construo de uma nova tabela dinmica de acordo com os seguintes critrios:

2. Altere os nomes das colunas conforme imagem.

3. Posicione-se na clula Nr Vendas da sua tabela e selecione a opo Contar.

4. Proceda da mesma forma para a clula Mdia e selecione a respetiva opo (selecione os intervalos de clulas e formate-os de acordo com o tipo de dados). 5. Remova os subtotais e totais existentes.

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6. Elabore uma nova tabela dinmica conforme parmetros indicados na imagem seguinte: 7. No separador Tabelas Dinmicas, grupo Opes selecione Inserir Segmentao de Dados. 8. Ative as opes Regio e Diviso. 9. Insira 3 grficos a partir da tabela dinmica, um grfico de linhas, um grfico de colunas e um grfico circular. O resultado final dever ser semelhante ao apresentado na imagem seguinte:

10. Nos quadros de segmentao de dados, selecione as regies e/ou divises que entender relevantes para a sua anlise.

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