SISTEMAS DE GESTO EMPRESARIAL MRP II / ERP Foradas pela necessidade de aumentar a competitividade, centenas de empresas brasileiras esto, neste

momento, implantando ou negociando a aquisio de sistemas de gesto empresarial, tambm conhecidos como sistemas MRPII/ERP.
Cezar Sucupira e-mail:sucupira@nitnet.com.br CONSULTORIA DE IMPLANTAO A implantao de um Sistema de Gesto Empresarial MRPII / ERP um projeto singular para qualquer empresa. Ao lado de uma efetiva liderana da alta administrao e conseguir o envolvimento de todos os colaboradores da empresa, fundamental que se utilize uma metodologia de implantao que assegure rapidez, segurana, entusiasmo e transferncia das tecnologias envolvidas. Um modelo de metodologia de implantao de alta eficcia pode ser resumido no diagrama seguinte:
Educao em Best Practices

Diagnstico e Anlise de Aderncia

Frum de Lanamento do Projeto

Treinamentos no software e laboratrio Migrao dos sistemas

Reviso de processos Customizaes e Interfaces

Avaliao do Desempenho da Empresa e do Andamento do Projeto

TEMPO DE IMPLANTAO
DIAGNSTICO E ANLISE DE ADERNCIA Atravs de entrevistas e aplicao de questionrios so obtidas informaes sobre o modelo de funcionamento e gesto da empresa e identificados seus pontos fortes e fracos. tambm avaliado com preciso o nvel de aderncia das funcionalidades do software com as operaes da empresa para refinamento do oramento dado quando da venda do produto, inclusive quanto ao nmero de usurios.

FRUM DE LANAMENTO DO PROJETO Esta atividade, com durao de trs a cinco dias, em regime hotelado, de crucial importncia para o projeto de implantao. O frum consiste de palestras rpidas sobre as best practices de aplicabilidade na empresa, palestras de viso geral das funcionalidades do software e dinmicas de grupo objetivando a criao de um esprito de equipe favorvel ao processo de implantao. Grupos de colaboradores da empresa, devidamente coordenados pelos consultores, so orientados a avaliar os macro-processos da organizao, elaborando idias ou questionamentos para melhorias e mudanas que daro origem a foras-tarefa a serem ativadas durante o projeto. Em tais discusses so utilizadas metodologias e formulrios especficos de brainstorming e de organizao de projeto. Durante o frum tambm sero definidos o lder e a equipe de usurios-chave que conduziro a implantao em conjunto com a consultoria. Outro produto do frum ser um cronograma geral do projeto para que todos possam identificar as atividades em que tomaro parte e se preparem adequadamente. EDUCAO EM BEST PRACTICES A jornada de implantao de um sistema de gesto empresarial, no pode ser tratada como uma simples informatizao de processos. este um momento extremamente oportuno para a empresa questionar seu modelo estratgico e operacional, comparando-os com as melhores prticas. Para facilitar e fecundar tais questionamentos, devemos promover a realizao de seminrios a serem assistidos por toda alta e mdia gerncia, com os temas seguintes: Gesto de Vendas e Distribuio Engenharia de Produtos e Processos Gesto da Cadeia de Suprimentos Planejamento e Controle de Materiais e Produo Controle das Finanas, Contabilizao e Custeio Opcionalmente, podero ser realizados seminrios de Planejamento Estratgico e de Marketing, caso seja uma carncia evidenciada no frum. TREINAMENTO NO SOFTWARE E LABORATRIO Esta atividade realizada com os membros da equipe do projeto e usurios-chave dos processos abrangidos por cada um dos mdulos do software. Consiste em sesses formais de treinamento, onde tambm so discutidos os relacionamentos entre as parametrizaes possveis do software e a realidade da empresa. O nmero de sesses de treinamento est diretamente relacionado complexidade do software adquirido e ao numero de mdulos a serem implantados. Logo em seguida a cada treinamento inicia-se o processo de laboratrio onde os usurios praticam o uso dos aplicativos, podendo, inclusive, j iniciar etapas de cadastramento e parametrizao.

CUSTOMIZAES E INTERFACES Na fase de laboratrio so identificadas com mais preciso as necessidades eventuais de customizaes e interfaces com sistemas existentes na empresa. Inicia-se ento, o desenho de tais programas e, aps aprovao dos usurios, a programao realizada e, ao final, testada no ambiente de laboratrio. MIGRAO DOS SISTEMAS Dois modelos de migrao de sistemas podem ser utilizados, de acordo com as caractersticas encontradas em cada empresa. Um primeiro modelo seria o de big bang onde todas as funcionalidades do software so implantadas de uma s vez. uma estratgia com maior grau de risco e exige um volume bastante significativo de testes do software antes da virada e um grande esforo de coordenao. Um segundo modelo a migrao por macro-processos como: Suprimento, estocagem, contas pagar Entrada de pedidos de clientes, planejamento e controle de produo Separao de pedidos, faturamento, expedio e contas receber Contabilizao geral, de custos e planejamento oramentrio Processos auxiliares de produo como manuteno, qualidade, etc. Este segundo modelo de migrao de menor risco face ao menor nmero de variveis controlar no momento do cut-off, porm, quase sempre exige a programao de interfaces provisrias com os sistemas corporativos existentes. REVISO DE PROCESSOS Conforme decises advindas de grupos de trabalho reunidos no FRUM ou decorrentes dos seminrios de educao em best practices, a consultoria poder prestar apoio com sua metodologia para a reviso e redesenho dos processos da empresa. Atravs do modelo de foras-tarefa e alocao de consultores com capacitao especfica, tais revises podero ser conduzidas de maneira rpida e exercero uma significativa alavancagem aos resultados da implantao do sistema de gesto. AVALIAO DO DESEMPENHO DA EMPRESA E ANDAMENTO DO PROJETO A metodologia de projeto de implantao de Sistemas de Gesto - ERP determina que, pelo menos mensalmente, sejam realizadas reunies com a direo da empresa, atravs de um rgo que chamamos Comit Diretivo. Em tais reunies a equipe do projeto apresenta e discute um conjunto de indicadores de desempenho para os objetivos de atendimento ao cliente, produtividade e qualidade, eficcia dos suprimentos e rentabilidade dos produtos. H tambm, na reunio do Comit Diretivo, a apresentao da evoluo real do projeto em relao ao cronograma, bem como a discusso de pontos notveis do mesmo. TEMPO DE IMPLANTAO O tempo de implantao para uma empresa com um nico local de operaes e com processos bem organizados de 4 a 6 (quatro a seis) meses aps a instalao fsica

do hardware e software. Empresas com vrios locais de operao e problemas significativos de processo, tero o tempo de implantao mais corretamente estimado, ao fim da etapa de Diagnstico. PREOS DOS SERVIOS Os preos para os projetos de implantao sofreram grandes modificaes nos ltimos anos e podem ser resumidos no quadro abaixo:
A EVOLUO DOS CUSTOS

Hardware ?

Software ?

Hardware 1/3 Software 1/3 Implantao 1/3

Hardware 1/5

Software 1/5 Implantao ?

Implantao 3/5

Anos 80

Anos 90

Futuro

No futuro pagaremos SW e HW pelo uso

Custos de implantao sero fixos por usurio?

Conforme se pode perceber, o custo total dos projetos, exceto casos de softwares de grife, esto se reduzindo significativamente, pela reduo nos preos do hardware e do software. Uma outra tendncia que est emergindo no mercado brasileiro para comear a ser utilizada j no ano de 2000, a chamada ASP Application Service Provider. Trata-se do ressurgimento do conceito de bureau de servios, que era largamente utilizado vinte anos atrs, por empresas que alugavam o uso de aplicaes baseadas em mainframes. Com a expanso e melhoria tecnolgica das comunicaes, e tambm a popularizao da Internet, grandes empresas de informtica esto comeando a oferecer no mercado a possibilidade de um cliente utilizar os aplicativos atravs de uma rede de comunicaes, sem ter a necessidade de pessoal especializado para manter a instalao dos softwares em mquinas prprias, alm de desonerar a empresa no investimento em custosos servidores.

NOVAS TENDNCIAS NOS SOFTWARES DE GESTO

tambm importante para a empresa que est em processo de escolha de software, que procure selecionar aqueles fornecedores que estejam comprometidos com o desenvolvimento da aplicaes de CRM Customer Relationship Management, Supply Chain Management e Business Inteligence. Estas tres novas tecnologias representam o estado da arte na melhoria dos mtodos de gesto das empresas, e devero tornar-se fundamentais para os sistemas de gesto empresarial nos prximos anos. Caso voc esteja iniciando um projeto de implantao de sistema de gesto empresarial, no hesite em fazer contato conosco atravs do e-mail
sucupira@nitnet.com.br