Empresas ainda no esto prontas para o eSocial

Escriturao digital das informaes trabalhistas ser obrigatria a partir de 2014. E o tempo curto para tantas mudanas

Depois da contabilidade e dos impostos, agora a vez das informaes trabalhistas. A partir de 2014, as cerca de seis milhes de empresas de todos os setores do pas tero de estar adaptadas a uma nova forma de envio dos dados de seus funcionrios e dos direiros sociais Receita Federal (RF). Todos os empregadores portadores de CNPJ, CPF, Cdigo de Atividade da Pessoa Fsica (CAEPF) nova identificao para quem tem consultrios e escritrios e do Cadastro Nacional de Obras (CNO), que substituir o Cadastro Especfico do INSS (CEI), tero de preencher e enviar os novos layouts de formulrios eletrnicos com as obrigaes trabalhistas, previdencirias e fiscais RF, o chamado eSocial. Trata-se da fase social da adequao das empresas ao Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped), lanado em 2007. Todos os dados passaro a constar em uma nica plataforma digital: desde as folhas de pagamento at os pronturios de medicina laboral, passando pela Relao Anual de Informaes Sociais (Rais), Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Ficha de Registro de Empregado, Carteira de Trabalho e Previdncia Social (CTPS), Comunicao de Acidente do Trabalho (CAT), entre outros. O projeto consta no Ato Declaratrio Executivo n5/2013, publicado no Dirio Oficial da Unio (DOU) de 18/7/2013, e vai atender s necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministrio do Trabalho e do Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econmica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS), bem como da Justia do Trabalho, em especial no tratamento das aes reclamatrias trabalhistas. Previsto inicialmente para estar implantado por todas as empresas em janeiro de 2014, devido s dificuldades tecnolgicas das empresas, o governo ampliou o cronograma para adeso obrigatria ao eSocial. De acordo com a Receita Federal, entre janeiro e abril de 2014, as empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$48 milhes, devero fazer o cadastramento inicial dos trabalhadores o livro de registro de empregados. Depois, a partir de maio do ano que vem, ser obrigatrio o lanamento da folha de pagamento, eventos trabalhistas (como admisso e mudana de salrio), FGTS, imposto de renda retido na fonte e outras informaes, diretamente no eSocial. De julho a setembro de 2014, ser a vez dos microempreendedores individuais (MEI), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido e do Simples Nacional cadastrarem os trabalhadores ativos. E a partir de outubro tero que, obrigatoriamente, registrar a folha de pagamento e outros eventos trabalhistas na plataforma. Apesar do aumento no prazo, as mudanas so muitas e esto provocando uma grande corrida por parte das empresas, j que poucas se atentaram para o tamanho do problema. Uma sondagem feita pela Thomson Reuters junto a duas mil empresas mostrou que 70% delas ainda no possuem nenhum projeto interno para atender nova obrigao do eSocial. Dentre as empresas que dizem ter algum projeto interno relativo nova plataforma,

que somam 30% das ouvidas, apenas um quarto disse ter efetivamente um projeto em andamento. Segundo a diretora da empresa InterSystem, do Grupo Datamace, Nilza Aparecida Machado, o projeto de implantao do eSocial precisa ser iniciado j, pois no h tempo a perder. So layouts de 43 arquivos relativos a cada funcionrio, que incluem registros de frias, folha de salrios, pagamento de obrigaes, entre outros, totalizando 160 campos a serem preenchidos. Enquanto o sistema no entra oficialmente no ar, necessrio recolher e reorganizar as informaes de cada empregado e capacitar a mo de obra em tempo hbil para garantir a transio e execuo dos novos processos, alertou, lembrando que a responsabilidade de entrega das novas obrigaes caber a rea de RH, que precisa estar preparada. Para facilitar as aes, Nilza recomenda que o responsvel pelo RH da empresa estude os 43 layouts para identificar quais arquivos o estabelecimento estar obrigado a enviar para a Receita Federal; identifique quem responder pelo arquivo quanto implantao e manuteno e, na sequncia, treine esses profissionais para produzirem um plano de ao para atender obrigao. Tantas mudanas e o aumento de despesas com tecnologia e processos tm preocupado os empresrios que esto temendo o impacto que a quantidade massiva de dados e o processo de transio estrutural de alta complexidade podem causar nas empresas. Vai nascer uma nova forma de trabalhar com os dados dos trabalhadores, comentou Nilza. Ela tambm disse que haver o Portal do Trabalhador e este ser um fiscal de seus dados, acompanhando todas as informaes enviadas pelos empregadores. Os dados que at agora estavam apenas na intimidade da nossa empresa passam a ser compartilhados com o trabalhador visando garantia de seus direitos.

TRANSPARNCIA O objetivo do eSocial, segundo a RF, a necessidade do governo de reduzir a burocracia e simplificar o processo para os recolhimentos dos impostos, tornando mais transparente a relao entre empregados e empregadores, alm de eliminar informaes redundantes e permitir uma fiscalizao mais eficiente, contribuindo para melhoria do custo Brasil e aumento da arrecadao. No ser mais necessrio enviar a mesma informao RF, ao INSS, Caixa Econmica Federal e Ministrio do Trabalho. Haver sincronismo das informaes, reduzindo fraudes, trabalho informal, sonegao tributria e previdenciria. O projeto facilitar o trabalho do Fisco e permitir uma fiscalizao muito mais eficaz, com rpida aplicao de multas, pois haver um espao muito menor para a fraude e a evaso fiscal, alertou Nilza. Mas esta uma via que pode ser de mo dupla. Na opinio da diretora da InterSystem, se por um lado auxilia o governo na fiscalizao, o novo sistema tambm facilita a aplicao de multas altssimas, alm de servir como um grande backup dos registros que as empresas precisam ter, eliminando toda a necessidade de se manter arquivos em papel por 30 anos. E para os trabalhadores ser a garantia de seus direitos. Com isso, os empregados podero acompanhar o status de suas contribuies, bem como dos depsitos feitos pela empresa e, caso detectem algum problema, podero tomar aes para correo sem que isso ocorra no momento de sua aposentadoria.

Os testes do eSocial j comearam. Segundo a Receita Federal, em setembro foi disponibilizada uma ferramenta para verificao dos dados cadastrais dos trabalhadores, como CPF, PIS, NIT e data de nascimento. Esse primeiro passo vai ajudar a evitar, por exemplo, duplicidade de documentos de um mesmo funcionrio, j que agora somente um nmero de cada documento ser eleito como principal. (...) O coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, informou que o rgo ir aguardar para ver a necessidade de reivindicar algum prazo extra. Segundo ele, a entidade pode pedir um prazo extra, at 2015, caso a adaptao ao novo sistema apresente problemas. Fonte: Jornal do SINDHOSP (Ano XXX, Edio 342, Setembro de 2013)