UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

JULHO/2011

Manual de Auditoria Interna MAINT

Universidade Federal de Pelotas UFPel Auditoria Interna AUDIN

Pelotas/RS, julho de 2011

Reitor Antonio Cesar Gonalves Borges Vice-Reitor Manoel Luiz Brenner de Moraes Pr-Reitor Administrativo Elio Paulo Zonta Pr-Reitora de Assuntos Estudantis Carmen de Ftima de Mattos do Nascimento Pr-Reitor de Extenso e Cultura Luiz Ernani Gonalves vila Pr-Reitora de Gesto de Recursos Humanos Roberta Rodrigues Trierweiler Pr-Reitora de Graduao Eliana Pvoas Estrela Brito Pr-Reitor de Infra-Estrutura Renato Brasil Kourrowsky Pr-Reitor de Pesquisa e Ps-Graduao Manoel de Souza Maia Pr-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Rogrio Daltro Knuth Chefe da Auditoria Interna Flvio Chevarria Nogueira Auditora Interna Helen Letcia Grala Jacobsen Assistente em Administrao Guilherme Soares Schulz de Carvalho Colaborao reviso gramatical Profa. Rejane Flor

ndice

Apresentao ................................................................................................. 03 1. Auditoria Interna ......................................................................................... 04 1.1. Conceitos e Finalidades de Auditoria Interna .............................. 04 1.2. Controle e Auditoria Interna ............................................................ 04 1.3. Fundamento Constitucional e Relevncia da Auditoria Interna ... 05 1.4. Atividades da Auditoria Interna e rea de Atuao ................. 05 1.5. Posio Hierrquica e Grau de Dependncia ............................ 07 2. Planejamento de Auditoria........................................................................08 2.1. Fases do Processo de Auditoria ...................................................... 08 2.2. Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT ........... 08 2.3. Programa de Auditoria ..................................................................... 10 2.4. Papis de Trabalho ........................................................................... 11 2.5. Amostragem ....................................................................................... 12 3. Execuo de Auditoria .............................................................................. 13 3.1. Conceito de Execuo de Auditoria e Tipos ............................... 13 3.2. Procedimento versus Tcnica de Auditoria .................................. 13 3.3. Evidncia, Constatao e Recomendao ................................ 14 3.4. Realizao da Auditoria .................................................................. 15 4. Comunicao de Auditoria ...................................................................... 17 4.1. Forma e Espcies de Comunicao ............................................. 17 4.2. Parecer de Auditoria ........................................................................ 18 4.3. Relatrio de Auditoria ....................................................................... 18 4.4. Relatrio Anual de Atividades de Auditoria interna RAINT...... 18 5. Monitoramento das Orientaes .............................................................. 20 6. Controle Interno das Atividades de Auditoria Interna ............................ 22 6.1. O Controle Interno na Auditoria Interna........................................ 22 6.2. Controle na Execuo ..................................................................... 22 6.3. Superviso ........................................................................................... 23 6.4. Controle Hierrquico......................................................................... 23 6.5. Avaliao pelo Sistema de Controle Interno Federal ................. 23 6.6. Reviso pelos Pares ........................................................................... 24 6.7. Avaliao de Desempenho (Feedback) ...................................... 24 Referncias ...................................................................................................... 25 Anexo ............................................................................................................... 27
Formulrio de Avaliao da Auditoria Interna .............................................. 27

APRESENTAO

O artigo 14 do Decreto 3.591/2000 estabelece que as entidades da Administrao Pblica Federal Indireta devero organizar a respectiva Unidade de Auditoria Interna, com o suporte necessrio de recursos humanos e materiais, tendo como objetivo o fortalecimento da gesto e da racionalizao das aes de controle. A Universidade Federal de Pelotas (UFPel) est empenhada em estruturar o setor de Auditoria Interna para a realizao de auditagens, conforme as atuais diretrizes legais referentes ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. E, por ser a Unidade de Auditoria Interna, na modelagem legislativa atual, uma novidade para a Universidade e para a maioria de seus servidores, percebeu-se a necessidade de elaborao de um manual. Com esse manual pretende-se padronizar as aes de auditoria interna bem como compilar informaes gerais de auditoria que possam ser de interesse das unidades administrativas. A elaborao deste manual harmoniza-se com o princpio de controle interno de formalizao de instrues, que tem por alvo proporcionar clareza, objetividade e transparncia s atividades administrativas. Dessa forma, com o presente manual tem-se ainda o objetivo de apresentar comunidade interna da UFPel as definies, conceitos e aes de planejamento, execuo, comunicao e controle das aes de auditoria interna. Assim, os auditores e demais servidores da Auditoria Interna devem observar os procedimentos estabelecidos neste manual, respeitando os aspectos legais relativos s atividades de auditoria interna. A constante atualizao e o aprimoramento deste manual so previstos e devero ocorrer em conformidade com o desenvolvimento dos trabalhos, pela Unidade de Auditoria Interna, aps a anlise e aprovao superior.

1.

AUDITORIA INTERNA

1.1.

Conceito e Finalidades de Auditoria Interna

A auditoria interna constitui-se em um conjunto de procedimentos, tecnicamente normatizados. Seu funcionamento est vinculado ao acompanhamento indireto de processos, avaliao de resultados e proposio de aes corretivas para os desvios gerenciais da Instituio. Resumidamente, pode-se dizer que auditoria um processo (ou procedimento) de confrontao entre um fato ocorrido e o que deveria ocorrer; ou seja, comparao entre uma situao encontrada e um determinado critrio:
CONDIO X CRITRIO = AUDITORIA

A condio a situao encontrada pela auditoria durante a execuo dos trabalhos; o critrio a base de sustentao dos trabalhos executados que se constitui em leis, decretos, portarias, instrues normativas, manuais, decises, etc. So trs as finalidades bsicas da auditoria interna: Fortalecer a gesto; Racionalizar as aes de controle; Prestar apoio aos rgos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. A Auditoria Interna tem como finalidade principal o assessoramento alta administrao da UFPel, buscando agregar valor gesto.

1.2.

Controle e Auditoria Interna

O setor de Auditoria Interna faz parte do sistema de controle interno da UFPel, que se especifica como um processo projetado com o intuito de identificar riscos e fornecer garantia razovel de que, ao se querer cumprir a misso da entidade, os seguintes objetivos gerais sero atendidos: Executar as operaes de forma organizada, tica, econmica, eficiente e eficaz;

Estar em conformidade com as leis e os regulamentos aplicveis; Salvaguardar recursos contra perda, abuso e dano; Cumprir as obrigaes de accountability1. O controle deve ser executado de forma prvia, concomitante ou posterior execuo de um ato, enquanto a auditoria realiza-se posteriormente. Por outro lado, o controle pode ser executado por todos os que pertencem organizao. Dessa forma, o servidor pode revisar os seus prprios atos (forma bsica de controle). De forma diferente, a auditoria somente pode ser realizada por pessoal especificamente designado. 1.3. Fundamento Constitucional e Relevncia da Auditoria Interna

O artigo 70, pargrafo nico da Constituio Federal/88 (CF/88), estabelece a obrigatoriedade da prestao de contas. A pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada que utiliza, arrecada, guarda, gerencia ou administra dinheiros, bens e valores pblicos, ou pelos quais a Unio responda, deve prestar contas. Alm disso, o caput do artigo 74, tambm da CF/88, estabelece a obrigatoriedade de o Poder Executivo manter um sistema de controle interno a fim de, dentre outros, comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto eficcia e eficincia, da gesto oramentria, financeira e patrimonial, nos rgos e entidades da administrao federal. A Unidade de Auditoria Interna, que integra o sistema de controle interno institucional, visa assessorar a administrao da entidade em suas responsabilidades primrias: preveno e identificao de erros e manuteno adequada do sistema de controle.

1.4.

Atividades da Auditoria Interna e rea de Atuao

As atividades da Auditoria Interna devem guardar similitude quelas exercidas pelos rgos/unidades integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal; contudo, por estar inserida
1

Termo da lngua inglesa sem traduo exata para o portugus, que remete obrigao de membros de um rgo administrativo ou representativo de prestar contas s instncias superiores fonte Wikipdia, acessado em junho/2011. a obrigao de prestar contas em razo de uma responsabilidade que tenha sido delegada. Trata-se de um princpio fundamental da Administrao Pblica previsto no artigo 70, pargrafo nico, da CF/88.

na estrutura organizacional da UFPel e por caracterizar-se pela alta especializao, devero incluir aes especficas e tempestivas. Dentre as principais atividades e atribuies da Auditoria Interna, destacam-se: Assessorar tecnicamente o Gestor no que se refere atividade da administrao pblica, propondo aes corretivas quando as evidncias de auditoria assim o exigirem; Acompanhar o cumprimento das metas do Plano Plurianual no mbito da entidade, visando a comprovar a conformidade de sua execuo; Assessorar os gestores da entidade no acompanhamento da execuo dos programas de governo, visando comprovar o nvel de execuo das metas, o alcance dos objetivos e a adequao do gerenciamento; Verificar a execuo do oramento da entidade, visando comprovar a conformidade da execuo com os limites e destinaes estabelecidas na legislao pertinente; Verificar o desempenho da gesto da entidade, visando comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos e examinar os resultados quanto economicidade, eficcia e eficincia da gesto oramentria, financeira, patrimonial, de pessoal e demais sistemas administrativos operacionais; Orientar subsidiariamente os dirigentes da entidade quanto aos princpios e s normas de controle interno, inclusive sobre a forma de prestar contas; Examinar e emitir parecer prvio sobre a prestao de contas anuais da entidade e tomadas de contas especiais; Propor mecanismos para o exerccio do controle social sobre as aes da entidade, quando couber, bem como a adequao dos mecanismos de controle social em funcionamento no mbito de sua organizao; Acompanhar a implementao das recomendaes dos rgos/unidades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do TCU; Comunicar, tempestivamente, sob pena de responsabilidade solidria, os fatos irregulares, que causaram prejuzo ao errio, Secretaria Federal de Controle Interno, aps dar cincia direo da entidade e esgotadas todas as medidas corretivas, do ponto de vista administrativo, para ressarcir entidade; Verificar a consistncia e a fidedignidade dos dados e informaes que comporo as contas do Presidente da Repblica no Balano Geral da Unio/BGU; Testar a consistncia dos atos de aposentadoria, penso, admisso de pessoal.

Apresentar sugestes e colaborar na sistematizao, padronizao e simplificao de normas e procedimentos operacionais, inclusive elaborao e atualizaes do Manual Interno de Auditoria (MAINT); Elaborar o Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna PAINT; Elaborar o Relatrio Anual de Atividades da Auditoria Interna RAINT. Desta forma, a rea de atuao da Auditoria Interna compreende todos os setores que formam a estrutura administrativa da UFPel. Esto sujeitos anlise da auditoria todos os sistemas, processos, operaes, funes e atividades da UFPel, conforme o programa de auditoria.

1.5.

Posio Hierrquica e Grau de Dependncia

Quanto vinculao hierrquica, a Auditoria Interna est atualmente subordinada diretamente ao Reitor, sendo vedada a delegao desta vinculao a outra autoridade. Essa vinculao tem por objetivo proporcionar Auditoria Interna um posicionamento suficientemente elevado, de modo a permitir o desempenho de suas atribuies com maior abrangncia e independncia. A Unidade de Auditoria Interna se sujeita orientao normativa e superviso tcnica do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, prestando apoio aos rgos e s unidades que o integram. Essa vinculao tcnica visa proporcionar qualidade aos trabalhos e efetividade dos resultados de auditoria.

2.

PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

2.1.

Fases do Processo de Auditoria

O processo de auditoria se divide em trs fases: planejamento, execuo e relatrio. Desta forma os itens 02 a 04 deste Manual concentram-se em expor resumidamente as fases em sequncia.

Planejamento

Execuo
Processo de auditoria

Relatrio

O planejamento a funo administrativa que determina antecipadamente quais so os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcan-los. Na fase do planejamento, especificam-se o alcance da auditoria, critrios, metodologia a ser aplicada, tempo e recursos requeridos para garantir que sejam contempladas as atividades, processos, sistemas e controles mais importantes. O planejamento das atividades d-se, basicamente, por meio de dois documentos: o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) e Programa de Auditoria (PA).

2.2.

Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT

O PAINT trata-se de um planejamento macro de atividades de auditoria interna a serem implementadas no decorrer de um ano na Instituio. um documento de elaborao obrigatria em razo do artigo 15, 2, do Decreto n. 3.591/2000, que estabelece que a Unidade de Auditoria Interna apresentar ao rgo ou unidade de controle interno a que estiver jurisdicionada, para efeito de integrao das aes de controle, seu plano de trabalho do exerccio seguinte. O PAINT dever abordar os seguintes itens: Aes de auditoria interna previstas e seus objetivos; Aes de desenvolvimento institucional e capacitao previstas para o fortalecimento das atividades do rgo de Auditoria Interna.

Quanto s aes de auditoria interna previstas e seus objetivos, deve constar a descrio da atividade a ser desenvolvida, o perodo estimado (em dias teis) necessrio para a realizao de cada atividade, o cronograma de execuo, o efetivo de servidores da Auditoria Interna necessrio para a ao, as unidades envolvidas e demais informaes entendidas como oportunas ou convenientes para a realizao do trabalho ou aquelas estabelecidas na legislao aplicvel. A elaborao do PAINT complexa, uma vez que envolve diferentes unidades da UFPel e rgos da Administrao Pblica Federal, consoante atribuies e prazos legalmente definidos:
Sequncia de realizao

Unidade/rgo

Tarefa

Prazo At o ltimo dia til do ms de outubro do exerccio anterior ao de sua execuo

Auditoria Interna

Elaborar a proposta de PAINT

Controladoria Geral da Unio

- Manifestar-se quanto ao cumprimento das normas e orientaes pertinentes - Acrescer observaes sobre as atividades programadas - Recomendar, quando for o caso, a incluso de aes de auditoria interna que no tenham sido programadas Analisar e aprovar o PAINT Encaminhar o PAINT para a CGU, somente aps aprovao do Reitor

20 dias teis

Reitoria

Auditoria Interna

At o ltimo dia til do ms de dezembro de cada ano At o dia 31 de janeiro de cada exerccio a que se aplica

2.3.

Programa de Auditoria PA

O programa de auditoria (ou projeto de auditoria) o objetivo final da fase de planejamento. Trata-se de um planejamento micro, que se fundamenta, no caso de auditoria ordinria, no escopo geral constante no PAINT. a verso analtica do PAINT. Entretanto deve ser suficientemente flexvel para permitir adaptaes durante a fase de execuo, caso surjam questes relevantes que justifiquem as alteraes propostas. O programa visa definir os meios mais econmicos, eficientes e oportunos para se atingir os objetivos da auditoria. Deve ser aprovado pela chefia da Unidade de Auditoria Interna, assim como eventuais alteraes durante a fase de execuo de auditagem. O programa de auditoria ser confeccionado de forma padronizada, contendo: n da atividade de auditoria, conforme PAINT; rea a ser auditada; objetivos; definio da amostra; limitao do escopo; equipe de auditores deslocados para a tarefa; cronograma de atividades. Pode ser adaptado para uso em auditoria especial. Para a elaborao do programa pode ser utilizada a matriz de procedimentos que se constitui em um detalhamento, passo a passo, das questes e itens que sero verificados durante a auditagem. Questionamentos Procedimentos Questes de auditoria que guardem correspondncia com a atividade e/ou unidade a ser auditada Objetivos Onde sero efetuados os procedimentos (ex.: contrato XX/20XX; programa XX-XXX, etc). Constataes Descoberta (achado) de auditagem. Quando encontrado inserir A1, A2, An. Quando no encontrado inserir .

Descrio dos itens de verificao ou check-list

Q1

Q2

Qn

P11 P12 P1n P21 P22 P2n P31 P32 P3n

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2.4.

Papis de Trabalho

Os papis de trabalho constituem a documentao preparada pela Auditoria Interna ou fornecida a esta (como, por exemplo, durante a etapa de execuo) utilizados no trabalho de auditagem. Fazem-se presentes em todas as fases de auditoria: planejamento, execuo e relatrio. Os papis de trabalho so o conjunto de documentos e apontamentos, com informaes e provas reunidas pela Auditoria Interna, que constituem evidncia do trabalho executado e o fundamento de sua opinio. As finalidades dos papis de trabalho so: Auxlio na realizao dos exames e elaborao do relatrio; Registro do trabalho e das concluses; Suporte do relatrio; Superviso e reviso (qualidade). So especialmente importantes no que se refere ao registro de evidncias da Auditoria, seja por intermdio de informaes em papel, meio eletrnico, ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam. Constituem-se atributos dos papis de trabalho: abrangncia, objetividade, clareza e limpeza. Podem ser classificados em: permanente ou corrente, no que se refere ao seu uso. Os permanentes so aqueles utilizados em diversas auditorias, como legislao, manuais, etc. Os papis de trabalho de carter corrente ou temporrio so utilizados em uma nica ao, como o programa de auditoria. So exemplos de papis de trabalho o PAINT (na fase de planejamento de auditoria), os documentos ou respostas das unidades auditadas (na fase de execuo), e o relatrio de auditoria (na fase do relatrio ou de resultado). Devem ser organizados de forma lgica, arquivados por ano e por ordem de atividade de auditoria, conforme a definio do PAINT do ano correspondente. Preferencialmente, com sumrio de pastas e subpastas. Uma vez que os papis de trabalho so a comprovao do trabalho realizado pela equipe de auditoria, devem ser arquivados na Auditoria Interna por, pelo menos, cinco anos a partir da data de emisso de seu parecer ou relatrio. O acesso aos papis de trabalho somente permitido a pessoas autorizadas.

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2.5.

Amostragem

Os exames de auditoria so realizados basicamente por amostragem, que o processo pelo qual se obtm informaes sobre a totalidade de uma determinada populao atravs da anlise de parte dela a amostra. A qualidade da amostra deve ser tal que, ao se aplicar os procedimentos de auditoria a uma parcela reduzida da populao, no haja perda de suas caractersticas essenciais, de forma a proporcionar adequada evidncia sobre o todo. Na escolha da amostra devem ser obedecidos os critrios de: Relevncia: relacionada importncia da rea/setor no mbito da Universidade, sob o ponto de vista do interesse pblico. Risco: estabelecido com base nos apontamentos expedidos pelos rgos de controle interno e externo sobre irregularidades praticadas em exerccios anteriores. Contudo, a amostra e seu tamanho podem variar, pois dependem do objetivo que se est almejando com aquela atividade de auditoria, do objeto da auditoria, da complexidade da populao (tanto no sentido qualitativo como quantitativo), do tempo programado para executar tal atividade, da quantidade de servidores alocados para a auditagem, da experincia do auditor, etc. A amostra tambm pode ser selecionada utilizando-se critrios tais como percentuais em uma populao, valores mais representativos, pela exigncia de maior tecnicidade na execuo de um procedimento, ou mesmo aleatoriamente. Assim, a definio da amostra depende de cada caso em concreto, podendo ocorrer variaes, conforme as circunstncias acima apontadas ou outras emergentes. Contudo, o planejamento dos trabalhos de auditoria dever ser feito de forma imparcial, dando nfase s reas julgadas relevantes e com maior risco, com o objetivo de potencializar os resultados a serem obtidos.

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3.

EXECUO DE AUDITORIA

3.1.

Conceito de Execuo de Auditoria e Tipos

A execuo a segunda fase do processo de auditoria. Trata-se da aplicao do programa de auditoria com o objetivo de obter informaes sobre o objeto auditado e identificar evidncias que embasem a opinio da Auditoria. A Constituio Federal/1988 elenca cinco tipos de auditoria: (i) contbil, (ii) financeira, (iii) oramentria, (iv) operacional, e (v) patrimonial. Quanto ao objetivo, a auditoria pode ser classificada em: contbil ou financeira, de conformidade (verificao da legalidade do procedimento auditado), de eficincia ou operacional (verificao da observncia dos princpios de economicidade, eficincia e eficcia), e auditoria de programa (verificao da consistncia e efetividade do gasto pblico). So tipos de auditoria, quanto sua previso, a auditoria ordinria e a auditoria especial. A primeira programada (no PAINT), a segunda tem natureza extraordinria e atende ordem expressa da Administrao Superior.

3.2.

Procedimento versus Tcnica de Auditoria

Procedimento de auditoria o conjunto de tcnicas utilizadas durante a auditagem e que possibilita a formao de opinio sobre os trabalhos realizados. Tcnica de auditoria a ferramenta operacional utilizada pela Auditoria Interna na realizao de seu trabalho. So vrias as tcnicas de auditoria, dentre elas, destacam-se: Anlise documental; Conferncia de clculos; Indagao escrita (questionrio) ou oral (entrevista); Circularizao (confirmao externa); Exame de registros e sistemas; Verificao fsica (observao de ativos); Observao; Triangulao; Rastreamento;
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Fotografia; Cinematografia, etc. 3.3. Evidncia, Constatao e Recomendao

Aps a aplicao do procedimento de auditoria, consubstanciado em tcnicas de auditoria, obtm-se a evidncia. A evidncia constitui-se na prova que sustenta a opinio da Auditoria. Assim, as evidncias so obtidas durante o trabalho de auditoria, e devem ser suficientes, pertinentes ao assunto em anlise e fidedignas para embasar as concluses. As evidncias devem ser anexadas ao parecer/relatrio de auditoria e, preferencialmente, organizadas como anexos ao processo principal. Por seu turno, constatao um achado ou uma concluso de auditoria. O resultado da comparao entre condio e critrio. Apesar de ser, na maioria das vezes, negativo, o achado tambm pode ser positivo. Quando a constatao ou o achado tiver conotao negativa, este pode ser denominado tambm de falha, irregularidade, impropriedade, deficincia, ponto fraco ou ocorrncia. A constatao deve sempre se basear em evidncia. Caso no haja uma evidncia, ou esta for insuficiente, impertinente ou inadequada, no h uma constatao, mas, simples indcio, ou seja, uma provvel irregularidade no comprovada que no dever ser considerada pela auditoria na emisso do parecer ou relatrio. A consecuo da execuo de auditoria d-se da seguinte forma:

Aps a constatao, a Auditoria Interna efetua a recomendao, que a sugesto de ao de correo ou de melhoria. A Unidade de Auditoria Interna, por ser um setor de staff, no tem poder hierrquico de efetuar determinaes, por isso a recomendao
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 encaminhada ao dirigente da unidade auditada e Administrao Superior a fim de opo de seguimento ou no do recomendado. Caso a opo do dirigente/gestor seja pelo no seguimento das recomendaes expedidas, este passa a assumir o risco da no implementao da medida saneadora proposta. Esta posio dever ser formulada por escrito para fins de registro.

3.4.

Realizao de Auditoria

Aps a aprovao do PAINT, deve ser elaborado o programa de auditoria, conforme item 2.3 deste Manual. O tempo despendido para a elaborao do programa computado com o tempo referente execuo de auditoria, uma vez que elaborado com a viso voltada a setor ou atividade especficos. O incio da execuo de auditoria, contudo, d-se com a emisso da Solicitao de Auditoria que enviada ao Pr-Reitor da rea a ser auditada ou ao diretor da unidade de ensino. So objetivos da Solicitao de Auditoria: Comunicar a realizao da auditoria na respectiva rea; Solicitar o acesso da equipe de auditoria s dependncias da rea a ser auditada; Solicitar a apresentao de documentos, informaes e demais elementos necessrios para a execuo das atividades de auditoria. Exceto em casos excepcionais, o prazo para resposta das Solicitaes de Auditoria de 03 (trs) dias. Quando houver limitao das atividades da auditoria, o fato dever ser comunicado, por escrito, autoridade a qual foi encaminhada a Solicitao de Auditoria (SA), solicitando as providncias necessrias. Tal diligncia constar, obrigatoriamente, no parecer ou relatrio de auditoria. Durante os trabalhos ser emitido Relatrio Preliminar, que contm as prvias concluses da auditoria a respeito, em especial, de uma condio (situao encontrada) entendida como deficiente. So objetivos do Relatrio Preliminar: Dar transparncia s avaliaes preliminares da auditoria;

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Possibilitar que o auditado se manifeste, apresentando contestaes entendidas como cabveis no prazo de 03 (trs) dias; Auxiliar na formulao da concluso da auditoria. Aps a realizao de auditoria numa determinada rea administrativa da Universidade ou execuo de um programa emitido Relatrio de Auditoria. O resultado dos trabalhos de um exerccio copilado no Relatrio Anual das Atividades da Auditoria Interna (RAINT). Assim, a execuo de auditoria d-se da seguinte forma:

No mnimo uma vez por ano a equipe de auditoria deve se reunir com o gestor para apresentar o trabalho desenvolvido.

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4.

COMUNICAO DE AUDITORIA

4.1.

Forma e Espcies de Comunicao

A Auditoria Interna se comunica formalmente com as demais unidades atravs de memorandos, solicitao de auditoria, nota de auditoria, relatrio preliminar, parecer de auditoria, relatrio de auditoria, etc. A Comunicao de Auditoria, contudo, est mais relacionada a dar cincia dos resultados de auditoria atravs de relatrio ou parecer. Os relatrios e pareceres devem ter os seguintes atributos de qualidade: Conciso: utilizar linguagem sucinta e resumida; Objetividade: demonstrar linguagem clara e positiva; Clareza: uso de linguagem inteligvel e ntida; Integridade: registrar a totalidade de informaes de forma exata e imparcial; Oportunidade: transmitir a informao no momento adequado para possibilitar oportunas providncias; Coerncia: usar linguagem que seja harmnica, concordante e lgica; Apresentao: apresentar os assuntos em uma sequncia estruturada; Conclusivo: permitir a formao de opinio sobre as atividades realizadas. As manifestaes do pr-reitor da unidade auditada ou diretor da unidade acadmica devem fazer parte do relatrio, caso tenham sido apresentadas. As recomendaes, no entanto, permanecero caso as manifestaes sejam inconsistentes ou apoiadas em provas (evidncias) insuficientes ou inadequadas, por exemplo. Caso uma comunicao final contiver erro significativo, o chefe da Auditoria deve comunicar a informao correta a todas as pessoas que tenham recebido a comunicao original. So objetivos do parecer e relatrio: Apresentar as concluses finais de auditoria (constataes); Efetuar recomendaes, se aplicvel; Dar cincia ao gestor do trabalho realizado; Orientar o gestor na tomada de decises; Servir como instrumento de avaliao da Unidade de Auditoria Interna pelo Sistema de Controle Interno Federal.

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4.2.

Parecer de Auditoria

o documento emitido pela Unidade de Auditoria Interna quando em sua manifestao quanto ao Relatrio de Prestao de Contas Anual e Tomada de Contas Especial. O parecer de auditoria deve conter: (I) nmero do parecer e ano de emisso; (II) identificao da base legal; (III) assunto; (IV) contexto (exposio da matria); (V) concluso (parecer) fundamentado; (VI) relao de evidncias, se houver; (VII) data e assinatura.

4.3.

Relatrio de Auditoria

o documento que contm a concluso do trabalho de auditoria (previamente programada ou no) em relao a uma determinada unidade administrativa ou programa de auditoria. O relatrio de auditoria deve conter: (I) nmero do relatrio e ano de emisso; (II) identificao do programa de auditoria; (III) rea auditada; (IV) escopo do trabalho (critrio); (V) exposio da situao encontrada; (VI) contestao, se houver; (VII) recomendaes, caso aplicvel; (VIII) relao de evidncias, se houver; (IX) data e assinatura.

4.4.

Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT

Os resultados do trabalho da Auditoria Interna durante um exerccio (consubstanciados em relatrios e/ou pareceres) sero apresentados atravs do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT). O RAINT observar a seguinte estrutura de informaes: Descrio das atividades de auditoria interna realizadas pela entidade; Registro quanto implementao ou ao cumprimento pela entidade, ao longo do exerccio, de recomendaes ou determinaes; Relato gerencial sobre a gesto de reas essenciais da Unidade, com base nos trabalhos realizados; Fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a auditoria interna;

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Desenvolvimento institucional e capacitao da auditoria interna. O RAINT deve ser encaminhado ao Sistema de Controle Interno Federal at o dia 31 de janeiro do ano subsequente ao auditado. com base neste documento que a Unidade de Auditoria Interna recebe avaliaes peridicas, conforme item 6.5. Em at 30 (trinta) dias deste encaminhamento do RAINT, o rgo de controle interno em cuja atuao fiscalizatria a Universidade encontra-se abrangida realizar reunio. Nessa oportunidade, a Unidade de Auditoria Interna far exposio dos pontos relevantes do relatrio entregue.

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5.

MONITORAMENTO DAS ORIENTAES

Denominam-se orientaes as recomendaes, alertas e determinaes emitidas pelas unidades e rgos integrantes do controle interno (ex.: Controladoria Geral da Unio e Auditoria Interna) e externo (ex.: Tribunal de Contas da Unio) da Administrao Pblica Federal a que se submete a Universidade. Tal monitoramento constitui-se em um acompanhamento das providncias adotadas no mbito da Universidade em respostas s orientaes recebidas pelo sistema de controle. So finalidades do monitoramento: Verificar se esto sendo tomadas providncias para sanar as irregularidades apontadas; Acompanhar a evoluo das unidades auditadas; Analisar se as auditorias realizadas obtiveram os resultados esperados; Auxiliar os gestores das unidades a verificar se as aes adotadas contriburam para o alcance dos resultados desejados. A Auditoria Interna, contudo, ao formular recomendaes e posteriormente acompanh-las, deve manter a sua objetividade e independncia e, portanto, preocupar-se em verificar mais a correo das deficincias identificadas do que o cumprimento de recomendaes especficas. Ainda quanto recomendao oriunda da Unidade de Auditoria interna, faz-se referncia ao item 3.3 deste Manual. Para o monitoramento, podero ser utilizados memorandos, denominados como Memorando de Monitoramento, que devem ser numerados sequencialmente. Os memorandos de monitoramento sero encaminhados direo (Gabinete, pr-reitoria, direo unidade de ensino) da unidade que responde pela atividade ou ao constante na recomendao, alerta ou determinao. Caso a direo da unidade repasse o memorando de monitoramento a um de seus setores, estes, em hiptese alguma, encaminharo a resposta diretamente para o rgo de Auditoria Interna. A resposta dos setores ser encaminhada para a direo da

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sua unidade com o objetivo de que esta tome cincia e efetue eventuais ajustes na resposta, possibilitando, desta forma, o exerccio do controle pela unidade hierrquica superior. Caso o setor que recebeu o memorando no seja a competente para se manifestar (o assunto questionado no seja de sua atribuio) o memorando, com tal informao, deve ser devolvido direo de sua unidade, para que esta possa encaminhar a unidade correta. A partir destas orientaes, temos:

= Trmite incorreto

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6.

CONTROLE INTERNO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

6.1.

O Controle Interno na Auditoria Interna

A Auditoria Interna, como setor pertencente Administrao Pblica se sujeita ao controle interno. De qualquer forma, o controle se faz necessrio para assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido pela Auditoria Interna se ajustem aos objetivos previamente estabelecidos; bem como para correo de desvios ou erros que porventura vierem a ocorrer. Salienta-se, no entanto, que o objetivo da aplicao das metodologias aqui explanadas no eliminar as falhas mas minimizlas. Alm disso, a Auditoria Interna entende que o controle e monitoramento constantes de suas prprias aes so benficos, pois podem promover o aprimoramento contnuo das aes da Unidade. Assim, dedicou-se um captulo inteiro deste Manual para explanao, embora breve, dos tipos de controle interno a que a Auditoria Interna se sujeita. Os controles internos constituem-se em: Controle na execuo; Superviso; Controle hierrquico; Avaliao pelo Sistema de Controle Federal; Reviso pelos pares; Feedback. 6.2. Controle na Execuo

Devido complexidade do trabalho de auditoria, o servidor lotado no setor deve desenvolver seu trabalho com considervel grau de cautela, zelo e acuracidade (correio). O servidor deve efetuar, inclusive, reviso aps a realizao de suas tarefas, quando as condies (temporais ou circunstanciais) assim permitirem.

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6.3.

Superviso

A superviso constitui-se no controle da chefia imediata do rgo de Auditoria Interna. Esta superviso destaca-se ainda mais na fase de execuo de auditoria, uma vez que a legislao determina que as concluses de auditoria sejam submetidas chefia do setor.

6.4.

Controle Hierrquico

Conforme lies de Direito Administrativo, o controle hierrquico, decorrente do Poder Hierrquico no mbito do Poder Executivo, baseiase na forma como est organizada e estruturada a Administrao Pblica, resultado do escalonamento vertical dos rgos e cargos. Assim, considera-se o controle hierrquico aquele exercido pelo rgo ou chefia imediatamente superior ao da Auditoria Interna. No caso da UFPel, atualmente, o Reitor. Deste controle, decorrem as faculdades de superviso, coordenao, orientao, fiscalizao, aprovao, reviso das atividades administrativas.

6.5.

Avaliao pelo Sistema de Controle Interno Federal

A Auditoria Interna se sujeita orientao normativa e superviso do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, prestando apoio aos rgos e s unidades que o integram. A prpria reviso da proposta de PAINT, elaborado pelo rgo de Auditoria Interna, faz parte deste controle. A Auditoria Interna da UFPel tambm recebe avaliao pelos rgos e unidades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal por ocasio das auditorias de gesto, a fim de que seja verificado o cumprimento das atividades previstas no PAINT. Assim, a Auditoria se submete a avaliao peridica (anual) da Controladoria Geral da Unio CGU. Esta avaliao e informaes devem constar no respectivo relatrio de auditoria de gesto emitido por aquela.

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6.6.

Reviso pelos Pares

Alm da avaliao da CGU de carter anual, a Instruo Normativa n. 01/2001, da Secretaria Federal de Controle Interno, estabelece avaliao das unidades de auditoria interna a cada trs anos por outras unidades de auditoria interna avaliao essa denominada reviso pelos pares. O objetivo verificar se a Unidade est realizando suas atividades de acordo com as normas estabelecidas na Instruo Normativa referida.

6.7.

Avaliao de Desempenho (Feedback)

Procedimento que consiste no provimento de informaes das unidades onde foram executados os trabalhos de auditoria ao setor de Auditoria Interna sobre o desempenho, conduta de seus agentes, ou ao executada por esta. Esse trabalho objetiva reorientar ou estimular comportamentos futuros mais adequados, facilitar a consolidao das aes e seus resultados e maximizar o desempenho do grupo. A avaliao de desempenho ser efetuada atravs de questionrio e realizada por ocasio do encerramento do trabalho nos setores/unidades. O questionrio, a ser preenchido pelo PrReitor/Diretor/Assessor do setor auditado e encaminhado para o chefe da Auditoria Interna, tem carter confidencial. Preparou-se, desta forma, formulrio de avaliao da auditoria interna, conforme Anexo deste Manual.

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Referncias

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria Um Curso Moderno e Completo. 7. ed. So Paulo: Atlas, 2010. ATTIE, William. Auditoria Interna. 2. ed., 3. reimpresso. So Paulo: Atlas, 2011. BRASIL. Constituio (1988). Constituio de Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 05 de outubro de 1988. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm>. Acesso em: 01 jun. 2011. ______. Decreto n. 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D1171.htm>. Acesso em: 03 jun. 2011. ______. Decreto n. 3.591, de 06 de setembro de 2000. Dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3591.htm>. Acesso em: 01 jun. 2011. ______. Lei n 10.180, de 06 de fevereiro de 2001. Organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Oramento Federal, de Administrao Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/LEIS_2001/L10180.htm>. Acesso em: 01 jun. 2011. ______. Ministrio da Fazenda. Secretaria Federal de Controle Interno. Manual do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. Anexo Instruo Normativa n 01, de 06 de abril de 2001. Disponvel em: <http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN01 _06abr2001.pdf>. Acesso em: 03 jun. 2011. ______. Presidncia da Repblica. Controladoria Geral da Unio. Instruo Normativa n 07, de 29 de dezembro de 2006. Estabelece normas de elaborao e acompanhamento da execuo do Plano Anual de Atividades das Auditorias Internas das entidades da administrao indireta do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. Disponvel em:
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<http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_ CGU_07_2006_alterada.pdf >. Acesso em: 03 jun. 2011. ______. ______. ______. Instruo Normativa n 01, de 03 de janeiro de 2007. Estabelece o contedo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna. Disponvel em: <http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_S FC_01_2007.pdf >. Acesso em: 03 jun. 2011. ______. Tribunal de Contas da Unio. Auditoria Governamental. Conteudistas: Antonio Alves de Carvalho Neto, Carlos Alberto Sampaio de Freitas, Ismar Barbosa Cruz, Luiz Akutsu. Coordenador: Antnio Alves de Carvalho Neto. Braslia: Instituto Serzedello Corra, 2011. COMPANHIA NACIONAL DE ABASTACIMENTO CONAB. Gerncia da Auditoria. Manual de Auditoria Interna. Disponvel em: <http://www.conab.gov.br/downloads/regulamentos/ManualdeAuditori aInterna.pdf>. Acesso em 30 mai. 2011. DA SILVA, Moacir Marques. Curso de Auditoria Governamental. So Paulo: Atlas, 2009. UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA. Auditoria Interna. Manual de Auditoria Interna. Disponvel em <http://www.ufjf.br/portal/files/2010/04/RESOLU%C3%87%C3%83ON%C2%BA-42-21_12_2010-Auditoria-FINAL-2.pdf>. Acesso em 30 mai. 2011. UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS. Auditoria Interna. Regimento Interno. 1998.

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Anexo
Formulrio de Avaliao da Auditoria Interna Ao Sr. Pr-Reitor/Diretor/Assessor _________________________________, diante do disposto no item 6.7 do Manual de Auditoria Interna da UFPel, encaminhamos este Formulrio, que dever ser remetido ao chefe da Auditoria, em carter confidencial, aps o devido preenchimento. O objetivo desta Avaliao melhorar os trabalhos da Auditoria Interna com as sugestes dos auditados. As instrues de preenchimento, caso necessrio, constam no verso deste.
Unidade Auditada: Perodo da auditoria: Data da avaliao: Pontuao (marcar com X) Itens de verificao 1. Urbanidade de comportamento dos servidores da auditoria nos tratos aos servidores da unidade auditada 2. Cuidado no manuseio da documentao e bens da unidade auditada 3. Cautela no tratamento dado s impropriedades detectadas 4. Razoabilidade dos servidores da auditoria no exerccio de suas atividades 5. Constataes e recomendaes claras e objetivas 6. Demonstrao de conhecimento tcnico na apresentao de constataes e recomendaes 7. Presena de pontos relevantes nas constataes e recomendaes 8. Contribuio do trabalho de auditoria para o aperfeioamento do controle interno administrativo da unidade auditada 9. Atendimento por parte da Auditoria Interna s expectativas da unidade auditada Em linhas gerais, qual nota de avaliao pode ser atribuda ao trabalho desta auditoria? (Nota de 0 a 10). Comentrios e/ou sugestes para o aperfeioamento dos trabalhos da Auditoria Interna:
Ruim/ Inexistente (1)

Insuficiente (2)

Suficiente (3)

timo (4)

Avaliador (assinatura e carimbo):

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INSTRUES DE PREEENCHIMENTO

1. Refere-se ao comportamento cordial, corts e educado dos servidores da Auditoria no tratamento aos colegas, sem qualquer espcie de preconceito ou distino de raa, sexo, nacionalidade, cor, idade, religio, cunho poltico e posio social. 2. Refere-se ao cuidado no manuseio de documentos e objetos da unidade auditada, deixando-os da mesma forma como os encontrou. 3. Comportamento reservado, discreto e prudente perante a identificao ou conhecimento de irregularidades, inclusive as no comprovadas, que podem trazer constrangimentos aos servidores da unidade auditada. 4. Razoabilidade refere-se a uso de bom senso, de critrios e ponderaes por parte da equipe de auditoria. Prestao de disponibilidade e ateno. Envolve tambm saber ouvir os auditados quanto s irregularidades detectadas. 5. A clareza e objetividade das constataes e recomendaes deve ser tal que possibilidade o imediato e pleno entendimento do exposto, principalmente pelas chefias das unidades, sem surgimento de dvidas ou necessidade de esclarecimentos adicionais. 6. Trata-se da presena e de adequada fundamentao sobre os normativos que sustentam as constataes e recomendaes ao trmino dos trabalhos de auditoria. 7. As constataes e recomendaes, baseadas na legislao e normas internas da Instituio, devem se referir a aspectos relevantes, sendo estes considerados como os de maior importncia ou peso em relao a cada unidade auditada. 8. Deve ser avaliado se as informaes contidas nas recomendaes expedidas contriburam ou tem o potencial de contribuir (aps o acolhimento e cumprimento das recomendaes) para a melhoria dos controles internos administrativos ou para a execuo do trabalho consoante a legislao aplicvel. 9. Trata-se de um item extremamente subjetivo, mas entendido como importante por permitir a qualificao dos servios da Unidade de Auditoria Interna com as sugestes dos auditados.

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Universidade Federal de Pelotas UFPel Auditoria Interna Rua Gomes Carneiro, 01, Campus Porto, sala 401 CEP 96010-610, Pelotas/RS Telefone/fax (53) 3921-1266 audin@ufpel.edu.br