10 Nocoes de Arquivologia

NOES DE ARQUIVOLOGIA
NOES DE ARQUIVOLOGIA Prof. Natlia Troccoli Marques da Silva

Graduada e licenciada em Administrao de Empresas. Graduada em Cincias Contbeis. Professora de cursos tcnicos no Centro Paula Souza. Analista Financeiro em empresa privada.
1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA.
A Arquivologia tem por objetivo o conhecimento das informaes registradas e dos princpios e tcnicas a serem aplicados nos processos de constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da concepo terica e dos desdobramentos prticos da gesto. A gesto de documentos uma operao arquivstica, o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, deforma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final do sculo XIX, em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes dois pases, referentes ao uso e guarda da documentao. Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administrao pblica. Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas) caracterizavam-se pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas com a conservao e o acesso aos documentos considerados de valor histrico. Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao cientfica, que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das administraes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - passou a ser eficincia. A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas. A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos: ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir a melhor organizao desses documentos, caso tivessem valor permanente; ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente; ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimnio arquivstica do pas, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO). No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, gerou maior conscincia em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessidades de conservao. As instituies arquivsticas pblicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canad, adquiriram uma nova feio, assumindo tambm a funo de rgo de apoio administrao pblica, com a competncia de orientar programas de gesto de documentos nos diversos rgos governamentais. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.c. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrio razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.
Didatismo e Conhecimento
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Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a ideia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrocharam crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. Arquivos: Elementos e Definies. O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como, por exemplo, os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Informao: pode ser definida como ideia ou conhecimento. Suporte: meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. No momento em que o homem registra sua ideia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tomando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessrio. A partir de ento, surgiram os primeiros arquivos. Pelo art. 2 da lei 8.159/91 Arquivos so: [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. importante destacar: Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma. Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual etc.), ao contrrio da ideia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, tm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a permanncia das informaes ali depositadas (processo de microfilmagem, mudana de mdia de documentos digitais etc.). Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele rgo.
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O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; IMPORTNCIA DO ARQUIVO A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no exerccio de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. FINALIDADE DO ARQUIVO A principal finalidade dos arquivos servir administrao constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da Histria. Ainda podemos destacar como finalidades do arquivo: Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informaes ali depositadas. FUNO O arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer empresa pblica ou privada. Sua funo bsica a guarda e a conservao dos documentos, visando a sua utilizao futura, presente e passada. Para alcanar estes objetivos, necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; estar instalado em local apropriado; dispor de instalaes e materiais adequados; utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; contar com normas de funcionamento; contar com dirigente qualificado, preferencial, mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia. A principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. Observa-se, portanto, que o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda a administrao, sendo base para eventuais tomadas de decises. DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente, constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de compra, doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, com o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.
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CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); a extenso de sua atuao (setorial e central). a natureza do assunto ostensiva e sigilosa. Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificao segundo a natureza dos documentos Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Operaes e rotinas para a classificao e arquivamento de documentos Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que cdigo dever ser classificado e quais referncias cruzadas que lhe correspondero. Referncia cruzada: mecanismo adotado quando o contedo diz respeito a dois assuntos, neste caso o documento arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando os dados do documento em folhas de referncia a serem arquivadas nas pastas correspondentes aos assuntos secundrios. Caractersticas dos documentos de arquivo Por se constiturem em instrumentos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos so fontes primordiais de informao e prova para as concluses relativas a estas atividades, sua criao, manuteno, eliminao e modificao. Caractersticas Autenticidade: os documentos so produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados a partir dessas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivsticos so acumulados de Forma natural nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva, surge de um instrumento de coeso espontnea, embora estruturada. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados. Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princpio da Legalidade: os registros arquivsticos so provas confiveis das aes e que se referem e devem esta confiabilidade s circunstncias de sua criao e as necessidades de se prestar contas. PRINCPIOS: Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias. So eles: Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
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Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Princpio da Unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.
2 GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS. 2.1. DIAGNSTICOS. 2.2. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIO. 2.3. PROTOCOLOS. 2.4. AVALIAO DE DOCUMENTOS. 2.5. ARQUIVOS PERMANENTES.
Ordenao disposio dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos: Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos. Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal. Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras). Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos. Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. Ex.: Na pasta MANUTENO PRDIO voc poder arquivar os documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC que o servio foi concludo. importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso para quem pesquisa. Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas j contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da pasta os cdigos da Unidade/rgo/rea respectivos. Emprstimo de Documentos: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de documentos. Voc pode criar um formulrio de Requisio de Documentos com os seguintes dados: a) Identificao do documento. b) Classificao ou pasta a qual ele pertence. c) O nome do requisitante e o setor. d) Assinatura e datas de emprstimo e devoluo. Lembre-se: O arquivamento correto e a localizao imediata dos documentos, depende, em grande parte, da preciso e cuidado com que so executadas cada uma dessas operaes.. Classificao Cronolgica A classificao cronolgica tem por base a possibilidade em agrupar determinado nmero de documentos de acordo com as divises naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, muito semelhante ao sistema numrico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinao com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabtico.
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A localizao de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, ms ou dia) sem a qual no ser possvel localiz-lo. Este tipo de classificao no oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporao de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos necessrio elaborar fichas remissivas alfabticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicao da data do documento. As conservatrias do Registro Civil, por exemplo, so servios onde a ordenao e pesquisa de documentos elaborada mediante recurso s datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificao aplicado em arquivos de documentos de origem contabilstica: faturas, pagamentos de contribuies, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em Arquivos Histricos e Etnogrficos, uma vez que proporciona a ligao do passado ao presente e nos mostrando-nos a evoluo das instituies ao longo da histria. Classificao Geogrfica Este sistema utiliza um mtodo idntico ao cronolgico com a diferena de que os documentos so classificados e agrupados com base nas divises geogrficas/administrativas do globo: pases, regies, provncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critrios geogrficos e de localizao. Este sistema combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabtico, o numrico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localizao dos documentos e a sua informao. O sistema de classificao geogrfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fato ou pessoas num espao geogrfico determinado, como por exemplo; as colees ou sries filatlicas que normalmente so agrupadas por localidades, pases, regies e outros critrios relacionados com estes. muito utilizado em museus etnogrficos e de arte popular. Classificao Ideolgica A classificao ideolgica, tambm designada como ideogrfica, metdica ou analtica baseia-se, fundamentalmente, na diviso de assuntos, ideias, conceitos e outras divises, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabtica. Este sistema parte da anlise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos com caractersticas cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controle e disciplina devido grande variedade de palavras com significados anlogo. Para aplicar este sistema necessrio elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientao para a classificao de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado nmero de regras, tais como, evitar as abstraes (por abrangerem matrias demasiado vastas) e afastar a utilizao de palavras com significados anlogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que est a ser utilizada. Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter listagem a uma cuidadosa avaliao pelos utentes do arquivo, de forma a poder introduzir os melhoramentos necessrio que permitam a recuperao dos documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo. As principais vantagens atribudas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma viso global dos assuntos que so abordados na documentao, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu contedo, ser extensvel at ao infinito e de ser altamente flexvel. A tcnica que se costuma aplicar na diviso dos assuntos a seguinte: 1. Diviso do assunto em captulos 2. Diviso de cada captulo em famlias 3. Diviso de cada famlia em grupos, representando assuntos especializados 4. Diviso eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma diviso particular Classificao Decimal O sistema de classificao decimal pode ser considerado um critrio classificativo resultante da combinao da classificao numrica com a ideolgica. Este mtodo classificativo foi idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essncia, como uma classificao de assuntos relacionados a um ndice relativo. No s foi criada para a arrumao dos livros nas prateleiras, mas tambm para indicaes nos catlogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literrio de qualquer espcie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da Amrica e com bons resultados. A classificao decimal consiste, essencialmente, na diviso dos assuntos ou matrias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou principal atribuda a seguinte numerao: 0 1 2 3 456 7 8 9
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Sendo as divises de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes: 50 51 52 53 545556 57 58 59 Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o n 55 noutro de terceira categoria: 550 551 552 553 554555556 557 558 559 Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matrias que iriam ser objeto de classificao, baseando-se no principio de que a formao dos nmeros decimais ilimitada e entre dois nmeros decimais, consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior. Exemplo: 51. Expediente e arquivo 510. Expediente e arquivo em geral 511. Arquivo 512. Seleo documental 513. Reprografia 514. Entrada e sada de correspondncia 5140. Entrada de correspondncia 5141. Sada de correspondncia 515. Servios auxiliares 5150. Servios auxiliares em geral 5151. Transportes pelas cantinas 516. Telefone 517. Viaturas Apesar deste sistema de classificao ter imensos simpatizantes devido sua aparente simplicidade acontece, porm, que enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impe na diviso dos vrios ramos do conhecimento humano; um sistema relativamente moroso, quer na sua construo, quer na sua aplicao organizao espacial do arquivo e posterior localizao, exigindo pessoalespecializado. Classificao Decimal Universal (CDU) A classificao Decimal Universal (CDU) um esquema de classificao uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano. Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edio do que viria a ser aClassificao Decimal Universal. Esta primeira edio doManuel Du Repertoire Bibliografique Universal um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, so divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito traduzido por uma notao numrica ou alfanumrica, por exemplo, ao conceito geral de educao corresponde a notao numrica 37. A CDU baseia-se em trs princpios fundamentais os quais so: Classificao: por ser uma classificao no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes. Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vrios aspectos. Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adio de cifras decimais. Este sistema mais utilizado em bibliotecas e servios de documentao para a elaborao de ficheiros por assuntos ou matrias e posterior catalogao e arrumao do material bibliogrfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificao generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitrias, como nas Bibliotecas Pblicas e Escolares. A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano, principalmente, na rea da cincia e tecnologia. A CDU composta por: 1. Uma tabela principal de matrias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divises principais so: 0Generalidades 1Filosofia. Psicologia 2Religio. Teologia 3Cincias Sociais 4Classe atualmente no usada
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5Cincias Exatas. Cincias naturais 6Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia 7Arte. Arquitetura. Recreao e Desporto 8Lingustica. Lngua. Literatura 9Geografia. Biografia. Histria Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez tambm se subdividem em reas cada vez mais especializadas. 1. Astabelas auxiliares, que representam no assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, lngua, etc.), flexibilizando muito mais a representao dos conceitos. 2. Um ndice, lista alfabtica de conceitos. A cada conceito corresponde uma notao que serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fcil e rapidamente se localizar a notao adequada ao assunto que se pretende pesquisar. Uma das principais vantagens desta classificao reside na sua dimenso universal e internacional, dada a sua independncia face a todas as expresses idiomticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informao ao nvel internacional. No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notao 37 e o conceito que lhe est associado, igual em todas as bibliotecas do mundo que adotem este sistema de classificao. O seu grande inconveniente resulta da sua aplicao que exige pessoal altamente especializado dado que um grande risco classificar matrias diferentes com o mesmo nmero. Classificao Automtica As operaes de classificao podem ser objeto de uma automatizao em moldes parciais, j que a inteligncia humana continua a ser indispensvel para selecionar o assunto principal e determinar as informaes secundrias. Atualmente a sua aplicao feita a ttulo experimental em algumas bibliotecas. A classificao automtica assenta no seguinte princpio geral: ao caracterizar diversos objetos de uma coleo organizando-os por sries de atributos (data, forma, lngua, domnio, e outros), possvel comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada par o nmero de atributos comuns. O resultado conduz colocao em conjunto dos objetos que possuem caractersticas frequentes, constituindo classes no priori, mas sim posteriori. O interesse que desperta a classificao automtica situa-se ao nvel da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizaes que j possuem a classificao fsica das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatrio. A concepo e desenvolvimento de uma linguagem classificatria e a sua aplicao a um determinado fundo documental so de competncia exclusiva do domnio do homem. A Associao Internacional para a Classificao situada na Alemanha publica sob o patrocnio da FID (Federao Internacional de Documentao), a revistaInternational Classificationonde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemtica e a organizao do saber. Estas organizaes e outras interessam-se pelos mtodos matemticos aplicveis neste domnio. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. A efetiva implementao de tais instrumentos objetiva a simplificao e racionalizao dos procedimentos de gesto dos documentos e das informaes, ou seja, permitir uma considervel reduo da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com consequente otimizao do espao fsico e racionalizao de custos, e, sobretudo garantir a preservao dos documentos de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatrio. A Tabela de Temporalidade o registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferncia para o arquivo intermedirio ou geral, a eliminao ou recolhimento para a Diviso de Documentao Permanente do Arquivo Pblico do Estado. A Tabela um instrumento da gesto documental e passvel de alteraes na medida em que a produo de documentos se altera, devido a mudanas sociais, administrativas e jurdicas. No entanto, alteraes de qualquer natureza devem partir do rgo regulador da poltica de arquivos. ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos rgos. So tipos documentais j consagrados pelo uso e alguns identificados na legislao que regula as atividades do setor. PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos est relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que esto sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento no deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessrios ao uso corrente e dificultar o acesso.
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A documentao que cumpriu sua funo imediata, mas contm informaes de carter probatrio, deve ser transferida para o arquivo intermedirio do rgo. Documentos com longo perodo de valor probatrio podero ser transferidos Diviso de Documentao Intermediria do Arquivo Pblico do Estado. O terceiro estgio prev o recolhimento da documentao produzida pelos rgos pblicos que tem informaes sobre o desempenho de sua funo junto sociedade. Esta produo documental de valor permanente receber um tratamento arquivstico que contempla sua conservao, arranjo e descrio para estar disponvel pesquisa. COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificao e avaliao da documentao. Proceder da seguinte forma: verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos do Cdigo de Classificao de Documentos; documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente; o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas; eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossi, processo ou pasta); proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo intermedirio do rgo ou entidade, ou para a Diviso de Documentao Intermediria do Arquivo Pblico do Estado; OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos at a concluso do mesmo. PROTOCOLO: conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que j se viu h algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda no o desejado. Para que os arquivos alcancem um nvel de importncia ainda maior, necessrio que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acmulo de massas documentais desnecessrias, de agilizarem aes dentro de uma instituio, enfim, que cumpram a sua funo, seja desde o valor probatrio at o cultural. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um sistema de protocolo. sabido que durante a sua tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea). Dentre as recomendaes de recebimento e registro, destaca-se: Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios. Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para isto, recomenda-se: Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos destinatrios; Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem;
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Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carimbando-o em seguida; Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao expedio de documentos, destacam-se: Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados; Separar as cpias, expedindo o original; Encaminhar as cpias ao Arquivo. vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio. CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gesto de documentos uma operao arquivstica o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Por outro lado, alguns concebem a gesto de documentos como a aplicao da administrao cientfica com fins de eficincia e economia, sendo os benefcios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extremos, a legislao norte americana estabelece a seguinte definio: O planejamento, o controle, a direo, a organizao, a capacitao, a promoo e outras atividades gerenciais relacionadas com a criao de documentos, sua manuteno, uso e eliminao, incluindo o manejo de correspondncia, formulrios, diretrizes, informes, documentos informticos, microformas, recuperao de informao, fichrios, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, mquinas reprogrficas, tcnicas de automao e elaborao de dados, preservao e centros de arquivamento intermedirios ou outras instalaes para armazenagem. Sob tal perspectiva, a gesto cobre todo o ciclo de existncia dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, do Conselho Internacional de Arquivos, a gesto de documentos diz respeito a uma rea da administrao geral relacionada com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos mesmos. Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou tambm abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A funo da gesto de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informao, segundo o qual um programa geral de gesto de documentos, para alcanar economia e eficcia, envolve as seguintes fases: Produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas a esses processos; Utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise de sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e uso de automao e reprografia nestes processos;
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Destinao: a identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivsticos realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de. Acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivsticos, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, do qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e, consequentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico. A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo Nacional foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que referendou os prazos de guarda e destinao propostos. Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao pblica federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao.
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Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (Ctad) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para elaborao de tabelas referentes as atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas, complementando a tabela bsica. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade. A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento: 1. Assunto: Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identificao do contedo da informao, foram empregadas funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela. 2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria foi definida a partir das seguintes variveis: I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio); - arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal). II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de arquivamento intermedirio: Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so responsveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos depois de cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente. IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de arquivamento intermedirio: Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, o qual dever assumir tais funes.
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3. Destinao final: Neste campo registrada a destinao estabelecida que possa ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. 4. Observaes: Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. A necessidade de comunicao to antiga como a formao da sociedade humana, o homem, talvez na nsia de se perpetuar, teve sempre a preocupao de registrar suas observaes, seu pensamento, para leg-los s geraes futuras. Assim comeou a escrita. Na sua essncia. Isto nada mais do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar arquivar. Por muito tempo reinou uma completa confuso sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituies tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depsitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto , do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetio desnecessrias de experincias, diminui a duplicidade de documentos, revela o que est por ser feito, o que j foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decises. Os principais Sistemas ou Tipos de classificao utilizados em arquivos so: Mtodo alfabtico: o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, porque obedecendo ordem alfabtica pode-se logo imaginar que no apresentar grandes dificuldades nem para a execuo do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta direta. Mtodo numrico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom xito deste mtodo, devemos organizar dois ndices em fichas; numas fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro so arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ltimo ndice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graas a ele, sabemos qual o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. Mtodo alfabtico numrico: Como se pode deduzir pelo seu nome, um mtodo que procurou reunir as vantagens dos mtodos alfabticos simples e numrico simples, tendo alcanado seu objetivo, pois desta combinao resultou um mtodo que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatido e rapidez, no arquivamento, do outro. conhecido tambm pelo nome de numeralfa e alfanumrico. Mtodo geogrfico: Este mtodo muito aconselhvel quando desejamos ordenar a documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto , de acordo com os pases, estados, cidades, municpios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praas onde operam ou residem. Mtodo especfico ou por assunto: Indiscutivelmente o mtodo especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que defina o assunto. Temos o vocabulrio todo da lngua nossa disposio e justamente o fato de ser to amplo o campo da escolha nos dificulta a seleo acertada, alm do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleo. Mtodo decimal: Este mtodo foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificao para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876. Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdiviso, graas sua base decimal. Mtodo simplificado: Este a rigor no deveria ser considerado propriamente um mtodo, pois, na realidade, nada mais do que a utilizao de vrios mtodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num s mvel as vantagens de todos eles. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados. ARQUIVO INTERMEDIRIO - conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final.
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ARQUIVOS PERMANENTES Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos. Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: Arranjo: reunio e ordenao adequada dos documentos; Descrio e publicao: acesso aos documentos para consulta e divulgao; Conservao: medidas de proteo aos documentos, e consequentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; Referncia: poltica de acesso e uso dos documentos. O Arquivo Permanente, tambm conhecido por Arquivo Histrico, corresponde ao 3 e ltimo ciclo de vida de um documento. composto por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatrio, informativo, histrico e de investigao no podem ser destrudos, sendo, pois de conservao permanente ou definitiva. Um denso arquivo um universo arqueolgico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservao de sua organicidade, de sua integridade fsica, e a disseminao de informaes extradas de seus elementos, colocando-as em condio de preocupao e uso plenos. A arquivstica, no mbito dos arquivos permanentes, na dispe e nem pretende dispor de cdigos e tabelas universais preestabelecidos de acondicionamento e definio, pois no trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico. No universo da administrao e da histria reside o prprio motivo de ser dos arquivos pblicos na sua caracterstica ativa. A funo primordial dos arquivos permanentes de recolher e tratar os documentos pblicos depois de cumprirem as razes para qual ele foi criado. Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizaes durante o exerccio governamental.
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Os ciclos vitais dos documentos compreendem trs idades, a primeira dos arquivos correntes, onde se abriga os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurdico, a segunda fase dos arquivos intermedirios onde os papis j ultrapassaram o seu prazo de validade jurdico-administrativa, porm ainda podem ser utilizados pelo seu produtor. De acordo com a legislao no pas, estado ou municpio abre-se a terceira idade dos 25 aos 30 anos contando a partir da data de produo do documento ou do fim de sua tramitao, o recolhimento desses papis a um local de preservao definitiva chamado de arquivo permanente.
3 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS. 3.1. MICROFILMAGEM. 3.2. AUTOMAO. 3.3. PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento. Exemplo: Espcie e Tipologia documental
Espcie Contrato Alvar Certido Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento
A fase de identificao pressupe o reconhecimento de elementos que caracterizam os documentos, seja em fase de produo ou de acumulao nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de produo de documentos no rgo, cujo resultado final a definio das sries documentais. O estudo do contexto de produo das tipologias identificadas pressupe o levantamento de elementos, que versem a sua criao, estrutura e desenvolvimento do rgo, sendo esta a primeira tarefa da identificao. A segunda a identificao do tipo documental, a qual est baseada no mtodo diplomtico, que utilizado para extrair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando entender e conhecer o seu processo de criao. O registro desses elementos nessa fase imprescindvel para a anlise realizada na fase da avaliao, funo arquivstica, que tem por finalidade atribuir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando e racionalizao dos arquivos como meio de proporcionar a eficincia administrativa. Neste sentido, a fase de identificao assume um papel relevante no processo de continuidade do fazer arquivsticos, fornecendo dados, que sero utilizados no processo da avaliao. O histrico da identificao inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificao e Avaliao de Fundos Documentais das Administraes Pblicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificao foi reconhecida como uma fase da metodologia arquivstica. Este reconhecimento definiu qual o momento arquivstico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. A identificao passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivstico, e o seu corpo metodolgico se divide em trs etapas: identificao do rgo produtor, identificao do elemento funcional e a identificao do tipo documental. No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o Programa de Modernizao Institucional-Administrativa, o qual era constitudo de vrios projetos, sendo que um deles previa a identificao e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade da identificao adquiriu uma importncia maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos Com o trmino desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificao de documentos em arquivos pblicos e o manual de levantamento da produo documental em 1985 e 1986, respectivamente. Naquele momento, a metodologia da identificao apresentava um enfoque para o tratamento de massas documentais acumuladas nos arquivos, e a discusso proposta pelo Arquivo Nacional no chegou ao nvel da identificao da tipologia documental, ou seja, passou longe da discusso sobre as caractersticas do documento, focando apenas o nvel do fundo.
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Atualmente, a metodologia de identificao tipolgica realizada no tratamento documental, porm, parcialmente reconhecida na rea. Mesmo estando presente na literatura, h uma variao na designao do termo, este encontrado como: tarefa, levantamento de dados, diagnstico de problemas documentais, anlise de produo, anlise dos documentos, anlise do fluxo documental; do rgo produtor ou da instituio produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros. A fase do tratamento arquivstico consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas em que se sustenta estrutura de um fundo. considerada a primeira fase da metodologia arquivstica, por apresentar um carter intelectual e investigativo, o qual visa o reconhecimento do rgo produtor e das tipologias documentais existentes, cujo objetivo final a definio das sries que se configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produo seriada. So nas sries que encontramos a identidade do rgo produtor, as funes, as competncias e a definio do tipo documental. Vale ressaltar que o Dicionrio de Terminologia Arquivstica publicado pela Associao de Arquivistas Brasileiros em 1996, no apresenta o termo. Entretanto, o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz referncia e define a identificao como um processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. Definio esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o conhecimento da identificao como parte da metodologia, primeira referncia histria do conceito da identificao no Brasil. Com base na proposta metodolgica da fase que contemplam a identificao do rgo produtor, enquanto fundo e o tipo documental em seu menor nvel, so definidos trs momentos para a realizao deste procedimento metodolgico: 1) Identificao do rgo produtor; 2) Identificao do elemento funcional e 3) Identificao do tipo documental A fase de identificao, deve se iniciar pela identificao do rgo produtor, sendo seguida pela identificao do elemento funcional. Entretanto, sero associadas em uma mesma etapa e/ou procedimento, pois so tarefas afins, as quais se complementam em um mesmo estudo, e so realizadas a partir de entrevistas e/ou aplicao de questionrio, pelo estudo da legislao, com especial ateno aos itens que tratam das funes e competncias, razo pela qual no h necessidade de separ-las neste estudo. Nesta perspectiva, podemos afirmar que a fase da identificao se constitui de dois momentos, e no trs: a identificao do rgo produtor, considerando os elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identificao do tipo documental. Na fase de identificao, a primeira etapa ser o levantamento do contexto de produo, que versa sobre o elemento orgnico e o rgo produtor da documentao gerada como consequncia do exerccio de suas funes. Dessa forma, compreende-se como rgo produtor toda instituio, empresa e/ou organizao de pequeno, mdio ou grande porte que exerce atividades e tem como reflexo dessas, a produo de documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais e/ou governamentais. Portanto, quem cria o conjunto documental. Identificar o contexto de produo conhecer toda vida do rgo, significa investigar a histria administrativa, sua origem, seu funcionamento, a hierarquia de competncias e funes desempenhadas. Isso possibilita encontrar as falhas do rgo, que sero analisadas para se chegar a possveis solues e para gerar eficincia no desenvolvimento das metodologias arquivsticas a serem aplicadas. No repertrio de organograma, o arquivista dever partir dos dados coletados, que propiciem anlises, principalmente, das diversas estruturas que o rgo apresenta. J no ndice legislativo sero produzidas fichas, com informaes sobre a legislao que afeta o rgo, definindo sua data de aprovao e publicao resumo da norma. A Tipologia tambm cuida da reunio de documentos de forma automatizada. Tambm cabe ao seu mbito a preservao, conservao e restaurao de documentos. MICROFILMAGEM: um processo realizado mediante captao da imagem por meio fotogrfico ou eletrnico, tendo como objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estima-se que um microfilme preservado em condies ambientais adequadas tenha a durabilidade mdia de 500 anos). A partir da microfilmagem salvo raras excees o documento estar disponvel para consulta apenas atravs do rolo de microfilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que possua valor legal, a microfilmagem s pode ser realizada por cartrios ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministrio da Justia. Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislao especfica que deve ser seguida pelas instituies envolvidas em sua produo. Nesse sentido, a Lei n 5.433/68, regulamentada pelo Decreto n 1799/66, que disciplina toda produo de microfilme, estabelece que: 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. importante destacar que no so todos os documentos de um arquivo que devem ser microfilmados.
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AUTOMAO (Digitalizao): Quando falamos em automao de documentos estamos basicamente fazendo referncia transposio do suporte inicial do documento (papel, fita magntica etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de computadores. As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento so: 1. Atravs da transferncia da informao para um CD ou mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo processo de scanneamento de um documento em papel 2. Gravando as informaes de uma fita magntica, disco de vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo. A digitalizao de documentos uma poltica de arquivo baseada em quatro fundamentos principais: 1. Diminuio do tamanho do acervo 2. Preservao dos documentos 3. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por vrias pessoas ao mesmo tempo 4. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperao da informao. Principais diferenas entre os documentos microfilmados e os digitalizados: 1. O microfilme possui valor legal. O documento digital no possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurdico, ele poder ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mesmo no poder ser feito caso ele tenha sido scanneado. 2. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida til (considera-se a integridade da informao) de um CD, em condies de armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos. O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos. 3. O CD pode ser guardado em condies ambientais mais flexveis, enquanto que o microfilme, devido composio qumica da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais. O propsito do acondicionamento o de guardar, proteger e facilitar o manuseio do material que compe um acervo ou uma reserva tcnica. Pelo fato de cada instituio possuir uma poltica financeira, uma proposta de tratamento, alm de objetos de materiais, tamanhos e dimenses dspares que devem ser preservados, no h uma receita pronta para o acondicionamento perfeito, cada caso deve ser analisado isoladamente, para se alcanar o objetivo de proteger o material. necessrio, ento, conhecer profundamente o acervo: a localizao do prdio; o espao que abriga a reserva tcnica; o objeto a ser preservado. A verificao antecipada de todos os pontos, acima relacionados, de suma importncia para a escolha apropriada para a resoluo do trabalho a ser realizado, bem como avaliar cuidadosamente cada objeto da reserva tcnica ou do acervo primordial para a elaborao de uma embalagem, uma vez que cada um desses objetos possui um comportamento especfico diante de mudanas de temperatura e de umidade, apresentando, portanto, um estado de conservao diferente. Dessa forma, pensar, antecipadamente, em acondicionamento ser um profissional precavido em relao a possveis fatores que possam acelerar o processo de degradao dos documentos, objetos ou das obras que devem ser preservados. CONSERVAO: um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo, portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de micro-organismo. A manuteno, a limpeza peridica base da preveno. Os acervos das bibliotecas so basicamente constitudos por materiais orgnicos e, como tal, esto sujeitos a um contnuo processo de deteriorao. A conservao, enquanto matria interdisciplinar, no pode simplesmente suspender um processo de degradao, j instalado. Pode, sim, utilizar-se de mtodos tcnico-cientficos, numa perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto possvel deste processo. Sobre todo legado histrico que se traduza como bem cultural, na medida em que representa material de valor presente e futuro para a humanidade, a inexorvel possibilidade de degradao atinge propores de extrema responsabilidade.
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cientificamente provado que o papel degrada-se rapidamente se fabricado e, ou acondicionado sob critrios indevidos. Por mais de um sculo tem-se fabricado papel destinado impresso de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a acidez uma das maiores causas da degradao dos papis. Na mesma medida, o acondicionamento de obras em ambientes quente e mido gera efeitos danosos, tais como: reaes que se processam a nvel qumico e que geralmente enfraquecem as cadeias moleculares de celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que todos os acervos bibliogrficos estabeleam controles ambientais prprios dentro de parmetros precisos. H um consenso entre os conservadores, no sentido de que tanto a permanncia referente estabilidade qumica, ao grau de resistncia de um material deteriorao todo o tempo, mesmo quando no est em uso quanto durabilidade referente resistncia fsica, ou seja, capacidade de resistir ao mecnica sobre livros e documentos, esto diretamente relacionados com as condies ambientais em que esses materiais so acondicionados. Esses dois fatores esto de tal forma interligados que materiais de origem orgnica quando se deterioram quimicamente perdem tambm sua resistncia fsica. Em outras palavras, h uma estreita relao entre a longevidade dos suportes da escrita, quer sejam em papel, pergaminho ou outros materiais, e as condies climticas do ambiente onde se encontram. O controle racional e sistemtico de condies ambientais no reduz apenas os problemas de degradao, mas tambm e principalmente evita seu agravamento. A poltica moderna de conservao em longo prazo orienta-se pela luta contra as causas de deteriorao, na busca do maior prolongamento possvel da vida til de livros e documentos. Dentro desta perspectiva, padres de conduta devem ser adotados, tais como: Formular um diagnstico do estado geral de conservao da obra e uma proposta quanto aos mtodos e materiais que podero ser utilizados durante o tratamento; Documentar todos os registros histricos porventura encontrados, sem destru-los, falsific-los ou remov-los. Aplicar um tratamento de conservao dentro do limite do necessrio e orientar-se pelo absoluto respeito integridade esttica, histrica e material de uma obra; Adotar a princpio de reversibilidade, que o leitmotiv atual do desenvolvimento e aplicao do mtodo de conservao em livros e documentos, pois importante ter sempre em mente que um procedimento tcnico, assim como determinados materiais, so sempre alvo de constantes pesquisas e que isto propicia um futuro tcnico-cientfico mais promissor segurana de uma obra. Fumigao um tipo de controle de pragas atravs do tratamento qumico realizado com compostos qumicos ou formulaes pesticidas (os chamados fumigantes) volteis (no estado de vapor ou gs) em um sistema hermtico, visando a desinfestao de materiais, objetos e instalaes que no possam ser submetidas a outras formas de tratamento. Essa tcnica causa dano ao documento, no devendo ser utilizada. RESTAURAO: A restaurao preventiva tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar. Agentes exteriores que danificam os documentos: 1. fsicos Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos. Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua. 2. qumicos Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e, portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas. Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica. Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria.
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3. biolgicos Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais insetos so: Anobideos (brocas ou carunchos) Thysanura (traa) Blatta orientalis (barata) Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento. 4. ambientais: Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p. 5. humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos. PRESERVAO: uma poltica adotada nas empresas para a conservao dos documentos. Essa tcnica proveniente das reas de Arquivologia, da biblioteconomia e museologia preocupado com a manuteno ou a restaurao do acesso a artefatos, documentos e registros atravs do estudo, diagnstico, tratamento e preveno de danos e da deteriorao. Deve ser distinguida da conservao, que se refere ao tratamento e reparo de itens individuais sob a ao de degradao lenta ou restaurao de sua usabilidade. FATORES DE DETERIORAO EM ACERVOS DE ARQUIVOS Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e traar polticas de conservao para minimiz-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc., que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua com posio, formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Cabe-nos, portanto, encontrar solues que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que o papel. A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molcula, desencadeiam reaes qumicas que levam ao rompimento das cadeias celulsicas. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose. Tambm h os agentes fsicos de deteriorao, responsveis pelos danos mecnicos dos documentos. Os mais frequentes so os insetos, os roedores e o prprio homem. Por isso, considera-se agentes de deteriorao dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade fsica ou qumica, com comprometimento de sua integridade e existncia. Embora, com muita frequncia, no possamos eliminar totalmente as causas do processo de deteriorao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros. Antes de citar os principais fatores de degradao, torna-se indispensvel dizer que existe estreita ligao entre eles, o que faz com que o processo de deteriorao tome propores devastadoras. Para facilitar a compreenso dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deteriorao em Fatores Ambientais, Fatores Biolgicos, Intervenes Imprprias, Agentes Biolgicos, Furtos e Vandalismo. 1. Fatores ambientais Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no ambiente fsico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radiao da Luz, Qualidade do Ar. Num levantamento cuidadoso das condies de conservao dos documentos de um acervo, possvel identificar facilmente as consequncias desses fatores, quando no controlados dentro de uma margem de valores aceitvel. Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto. Sem a pretenso de aprofundar as explicaes cientficas de tais fatores, podemos resumir suas aes da seguinte forma:
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1.1 Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruio dos documentos, principalmente quando em suporte-papel. O desequilbrio de um interfere no equilbrio do outro. O calor acelera a deteriorao. A velocidade de muitas reaes qumicas, inclusive as de deteriorao, dobrada a cada aumento de 10C. A umidade relativa alta proporciona as condies necessrias para desencadear intensas reaes qumicas nos materiais. Evidncias de temperatura e umidade relativa alta so detectadas com a presena de colnias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais. Umidade relativa do ar e temperatura muito baixa transparece em documentos distorcidos e ressecados. As flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar so muito mais nocivas do que os ndices superiores aos considerados ideais, desde que estveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos so higroscpicos, isto , absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variaes de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo de deteriorao e provocam danos visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulses de fotos etc.. O mais recomendado manter a temperatura o mais prximo possvel de 20C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as oscilaes de 3C de temperatura e 10% de umidade relativa. O monitoramento, que nos d as diretrizes para qualquer projeto de mudana, feito atravs do termo higrmetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). A circulao do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevada. 1.2 Radiao da luz Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiao nociva aos materiais de acervos, provocando considerveis danos atravs da oxidao. O papel se torna frgil, quebradio, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconogrficos e das encadernaes. O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta (UV). Qualquer exposio luz, mesmo que por pouco tempo, nociva e o dano cumulativo e irreversvel. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas incandescentes (tungstnio) e fluorescentes (vapor de mercrio). Deve-se evitar a luz natural e as lmpadas fluorescentes, que so fontes geradoras de UV. A intensidade da luz medida atravs de um aparelho denominado luxmetro ou fotmetro. Algumas medidas podem ser tomadas para proteo dos acervos: - As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida tambm ajuda no controle de temperatura, minimizando a gerao de calor durante o dia. - Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes (esses filmes tm prazo de vida limitado). - Cuidados especiais devem ser considerados em exposies de curto, mdio e longo tempo: - no expor um objeto valioso por muito tempo; - manter o nvel de luz o mais baixo possvel; - no colocar lmpadas dentro de vitrines; - proteger objetos com filtros especiais; - certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que no danifiquem os documentos. 1.3 Qualidades do ar O controle da qualidade do ar essencial num programa de conservao de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a deteriorao de materiais de bibliotecas e arquivos. H dois tipos de poluentes os gases e as partculas slidas que podem ter duas origens: os que vm do ambiente externo e os gerados no prprio ambiente. Os poluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (SO2), xidos de nitrognio (NO e NO2) e o Oznio (O3). So gases que provocam reaes qumicas, com formao de cidos que causam danos srios e irreversveis aos materiais. O papel fica quebradio e descolorido; o couro perde a pele e deteriora. As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os documentos. Agentes poluentes podem ter origem no prprio ambiente do acervo, como no caso de aplicao de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais conservao de todos os materiais. 2. Agentes biolgicos Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene etc.
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2.1 Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos. So conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de forma muito intensa e rpida dentro de determinadas condies. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provm dos papis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferao. Essa umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na prpria colnia de fungos. Alm da umidade e nutrientes, outras condies contribuem para o crescimento das colnias: temperatura elevada, falta de circulao de ar e falta de higiene. Os fungos, alm de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de colorao diversas e intensas de difcil remoo. A proliferao se d atravs dos esporos que, em circunstncias propcias, se reproduzem de forma abundante e rpida. Se as condies, entretanto, forem adversas, esses esporos se tornam dormentes. A dormncia ocorre quando as condies ambientais se tornam desfavorveis, como, por exemplo, a umidade relativa do ar com ndices baixos. Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, no se reproduzem nem atacam os documentos. Esse estado, porm, reversvel; se as condies forem ideais, os esporos revivem e voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem. Os esporos ativos ou dormentes esto presentes em todos os lugares, em todas as salas, em cada pea do acervo e em todas as pessoas, mas no to difcil control-los. As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestao de fungos so: - estabelecer poltica de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do ideal e evitando oscilaes acentuadas; - praticar a higienizao tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e tcnicas adequadas; - instruir o usurio e os funcionrios com relao ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local; - manter vigilncia constante dos documentos contra acidentes com gua, secando-os imediatamente caso ocorram. Observaes importantes: - O uso de fungicidas no recomendado; os danos causados superam em muito a eficincia dos produtos sobre os documentos. - Caso se detecte situao de infestao, chamar profissionais especializados em conservao de acervos. - No limpar o ambiente com gua, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferao de colnias de fungos. - Na higienizao do ambiente, recomendado o uso de aspirador. Alguns conselhos para limpeza de material com fungos: - Usar proteo pessoal: luvas de ltex, mscaras, aventais, toucas e culos de proteo (nos casos de sensibilidade alrgica). - Luvas, toucas e mscaras devem ser descartveis. 2.2 Roedores A presena de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as possveis entradas para os ambientes dos acervos um comeo. As iscas so vlidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que no provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se nos faz mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, alm de higiene peridica. 2.3 Ataques de insetos Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade tambm grande. O ataque tem caractersticas bem prprias, revelando-se principalmente por perdas de superfcie e manchas de excrementos. As baratas se reproduzem no prprio local e se tornam infestao muito rapidamente, caso no sejam combatidas. So atradas pelos mesmos fatores j mencionados: temperatura e umidade elevadas, resduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo. Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestao, devemos buscar a orientao de profissionais. Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros. A sua presena se d principalmente por falta de programa de higienizao das colees e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi objeto de controle. Exigem vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em quatro fases: ovos larva pupa adulta. A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus derivados, como tambm a madeira do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose. O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar fase adulta. Na fase adulta, acasala e pe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
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As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes biolgicos, so temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao peridica no local e no acervo. A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o documento. Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vo em busca do adesivo de amido, instalando-se nos papeles das capas, no miolo e no suporte do miolo dos livros. As perdas so em forma de orifcios bem redondinhos. A higienizao metdica a nica forma de se fazer o controle das condies de conservao dos documentos e, assim, detectar a presena dos insetos. Uma medida que deve ser obedecida sempre a higienizao e separao de todo exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originrio de doao, aquisio ou recolhimento. Quando o ataque se torna uma infestao, preciso buscar a ajuda de um profissional especializado. A providncia a ser tomada identificar o documento atacado e, se possvel, isol-lo at tratamento. A higienizao de infestados por brocas deve ser feita em lugar distante, devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente. Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resduos, corre-se o risco de no eliminar totalmente os ovos. Portanto, aps a higienizao, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos. Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de qualquer produto qumico pode acarretar danos intensos aos documentos. Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para o prdio em si. Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora onde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem causado grandes danos. Os cupins percorrem reas internas de alvenaria, tubulaes, condutes de instalaes eltricas, rodaps, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos. Chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos etc. Os ninhos no precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifcios das bibliotecas e arquivos. Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive na base de rvores ou outros prdios. Com muita frequncia, quando os cupins atacam o acervo, j esto instalados em todo o prdio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar, falta de higienizao e pouco manuseio dos documentos. No caso de ataque de cupim, no h como solucionar o problema sozinho. O ideal buscar auxlio com um profissional especializado na rea de conservao de acervos para cuidar dos documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermnio dos cupins que esto na parte fsica do prdio. O tratamento recomendado para o extermnio dos cupins ou para preveno contra novos ataques feito mediante barreiras qumicas adequadamente projetadas. 3. Intervenes inadequadas nos acervos Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de conservao que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradao. Muitas vezes, com a boa inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam em danos ainda maiores. Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte etc., preciso ver que, segundo sua natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao. Todos os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos documentos com que lidam, seja para efetivamente execut-la, seja para escolher os tcnicos capazes de faz-lo, controlando seu trabalho. Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as condies do acervo. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de interveno. 4. Problemas no manuseio de livros e documentos O manuseio inadequado dos documentos um fator de degradao muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas foto-reprodues, na pesquisa pelo usurio etc. O suporte-papel tem uma resistncia determinada pelo seu estado de conservao. Os critrios para higienizao, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliao do estado de degradao do documento. Os limites devem ser obedecidos. H documentos que, por mais que necessitem de limpeza, no podem ser manipulados durante um procedimento de higienizao, porque o tratamento seria muito mais nocivo sua integridade, que o item mais importante a preservar, do que a eliminao da sujidade.
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4.1 Furto e vandalismo Um volume muito grande de documentos em nossos acervos vtima de furtos e vandalismo. A falta de segurana e nenhuma poltica de controle so a causa desse desastre. Alm do furto, o vandalismo muito frequente. A quantidade de documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse o tipo de dano que, muitas vezes, s se constata muito tempo depois. necessrio implantar uma poltica de proteo, mesmo que seja atravs de um sistema de segurana simples. Durante o perodo de fechamento das instituies, a melhor proteo feita com alarmes e detectores internos. O problema durante o horrio de funcionamento, que quando os fatos acontecem. O recomendado que se tenha uma s porta de entrada e sada das instalaes onde se encontra o acervo, para ser usada tanto pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionrios. As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas reas destinadas aos usurios, o encarregado precisa ter uma viso de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horrio de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas devem estar disponveis apenas a um nmero restrito de funcionrios. Na devoluo dos documentos, preciso que o funcionrio faa uma vistoria geral em cada um. 5. Fatores de deteriorao Como podemos ver, os danos so intensos e muitos so irreversveis. Apesar de toda a problemtica dos custos de uma poltica de conservao, existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a comear por: treinamento dos profissionais na rea da conservao e preservao; atualizao desses profissionais (a conservao uma cincia em desenvolvimento constante e a cada dia novas tcnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservao dos documentos); monitorao do ambiente temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis; uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos; adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos; contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade. Conservao: critrios de interveno para a estabilizao de documentos Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deteriorao que progressivamente vai lev-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o processo atravs de intervenes que levam estabilizao do documento. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorao. No captulo anterior, vimos os fatores de deteriorao e seus efeitos nos documentos. O segundo passo ser a interveno nesse processo de deteriorao, atravs de estabilizao dos documentos danificados. Para se fazer qualquer interveno, deve-se obedecer a critrios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de colees gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos. Antes de qualquer interveno, a primeira avaliao se ns somos capazes de execut-la. Alguns de ns seremos capazes e muitos outros no. Esse o primeiro critrio a seguir. Caso no nos julguemos com conhecimentos necessrios, a soluo buscar algum especialista da rea ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. 6. Caractersticas gerais dos materiais empregados em conservao Nos projetos de conservao/preservao de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivstica, isto , daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, quimicamente estveis, resistentes, durveis. Suas caractersticas, em relao aos documentos onde so aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inrcia. Os materiais no enquadrados nessa classificao no podem ser usados, pois apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompem-se em outras substncias que vo deteriorar os documentos com os quais esto em contato. Alm disso, so de natureza irreversvel, ou seja, uma vez aplicados aos documentos no podem ser removidos. Dentro das especificaes positivas, encontramos vrios materiais: os papis e cartes alcalinos, os polisteres inertes, os adesivos alcalinos e reversveis, os papis orientais, borrachas plsticas etc., usados tanto para pequenas intervenes sobre os documentos como para acondicionamento.
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7. Critrios para a escolha de tcnicas e de materiais para a conservao de acervos Como j enfatizamos anteriormente, muito importante ter conhecimentos bsicos sobre os materiais que integram nossos acervos para que no corramos o risco de lhes causar mais danos. Vrios so os procedimentos que, apesar de simples, so de grande importncia para a estabilizao dos documentos. 8. Higienizao A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. A sujidade no incua e, quando conjugada a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de todos os suportes num acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na manuteno de bibliotecas ou arquivos, razo por que considerada a conservao preventiva por excelncia. Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes. hora Durante a higienizao de documentos, procedemos tambm de forma simultnea a um levantamento de dados sobre suas condies de conservao, para efeitos de futuras intervenes. hora tambm de executar os primeiros socorros para que um processo de deteriorao em andamento seja interrompido, mesmo que no possa ser sanado no momento. 8.1 Processos de higienizao 8.1.1 Limpeza de superfcie O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe limpeza de superfcie e, portanto, mecnica, feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo de reduzir poeira, partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros depsitos de superfcie. Nesse processo, no se usam solventes. A limpeza de superfcie uma etapa independente de qualquer tratamento mais intenso de conservao; , porm, sempre a primeira etapa a ser realizada. 8.1.2 Razes que levam a realizar a limpeza do acervo A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista esttico. As manchas ocorrem quando as partculas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de gua, e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substncias dissolvidas se depositam nas margens das reas molhadas, provocando a formao de manchas. A remoo dessas manchas requer a interveno de um restaurador. Os poluentes atmosfricos so altamente cidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. So rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel. 8.1.3 Avaliao do objeto a ser limpo Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienizao necessria e se pode ser realizada com segurana. No caso de termos as condies abaixo, provavelmente o tratamento no ser possvel: Fragilidade fsica do suporte Objetos com reas finas, perdas, rasgos intensos podem estar muito frgeis para limpeza. reas com manchas e reas atacadas por fungos podem no resistir limpeza: o suporte torna-se escuro, quebradio, manchado e, portanto, muito facilmente danificado. Quando o papel se degrada, at mesmo um suave contato com o p de borracha pode provocar a fragmentao do documento. Papis de textura muito porosa No se deve passar borracha nesses materiais, pois a remoo das partculas residuais com pincel se torna difcil: - papel japons; - papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a encolagem); - papel molhado (que perde a encolagem e, aps a secagem, torna-se frgil). 8.1.4 Materiais usados para limpeza de superfcie A remoo da sujidade superficial (que est solta sobre o documento) feita atravs de pincis, flanela macia, aspirador e inmeras outras ferramentas que se adaptam tcnica. Como j foi dito anteriormente, essa etapa obrigatria e sempre se realiza como primeiro tratamento, quaisquer que sejam as outras intervenes previstas. Pincis: so muitos os tipos de pincis utilizados na limpeza mecnica, de diferentes formas, tamanhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usados com carga esttica atritando as cerdas contra o nylon, material sinttico ou l); Flanela: serve para remover sujidade de encadernaes, por exemplo; Aspirador de p: sempre com proteo de bocal e com potncia de suco controlada;
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Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete; Materiais de apoio necessrios para limpeza mecnica: - raladores de plstico ou ao inox; borrachas de vinil; - fita-crepe; - lpis de borracha; - luvas de ltex ou algodo; - mscaras; - papel mata-borro; - pesos; - polister (mylar); - folhas de papel siliconado; - microscpios; Os livros, alm do suporte-papel, exigem tambm tratamento de revestimento. Assim, o couro (inclui-se aqui o pergaminho), tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos livros. Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos, pincis, flanelas macias, aspiradores de baixa potncia com proteo de boca, pinas, esptulas de metal, entre outros materiais. Na limpeza do couro, recomendvel somente a utilizao de pincel e flanela macia, caso o couro esteja ntegro. No se deve trat-lo com leos e solventes. A encadernao em pergaminho no necessita do mesmo tratamento do couro. Como muito sensvel umidade, o tratamento aquoso deve ser evitado. Para sua limpeza, apresenta bons resultados o uso de algodo embebido em solvente de 50% de gua e lcool. O algodo precisa estar bem enxuto, e deve-se sempre buscar trabalhar o suporte em pequenas reas de cada vez. Nessa limpeza, importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. A fragilidade intensa e o documento pode desintegrar-se. A estabilizao de pergaminhos, nesse caso, requer os servios de especialistas. H muita controvrsia no uso de Leather Dressing para a hidratao dos couros. Os componentes das diversas frmulas do produto variam muito (leos, graxas, gorduras) e, se mal aplicados, podem causar srios problemas de conservao ao couro. A frmula do British Museum a mais usada e recomendada. O uso deve ser criterioso e no indiscriminado. Em casos especficos de livros novos de colees de bibliotecas, pode ser apropriado o seu uso como parte integrante de um programa de manuteno. No caso dos revestimentos em tecido, a aplicao de trincha ou aspirador recomendvel, caso sua integridade o permita. Nas capas de livros revestidas em papel, pode ser utilizado p de borracha ou diretamente a borracha, caso a integridade do papel e das tintas no fique comprometida com essa ao. E, nos revestimentos plastificados (percalux e outros), deve-se usar apenas uma flanela seca e bem macia. Na limpeza do miolo do livro, utilizamos um pincel macio, sem aplicar borracha ou p de borracha. Alm de agredir as tintas, o resduo de borracha permanente e de difcil remoo. Os resduos agem como abrasivos e permanecero em contato com o suporte para sempre. 8.2.1 Limpeza de livros metodologia em mesa de higienizao - Encadernao (capa do livro) limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia, conforme o estado da encadernao; - Miolo (livro em si) segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha ou pincel, limpar os cortes, comeando pela cabea do livro, que a rea que est mais exposta sujidade. Quando a sujeira est muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de p de baixa potncia ou ainda um pedao de carpete sem uso; - O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienizao; - Oxigenar as folhas vrias vezes. Num programa de manuteno, pode-se limpar a encadernao, cortes e aproximadamente as primeiras e ltimas 15 folhas, que so as mais sujeitas a receber sujidade, devido estrutura das encadernaes. Nos livros mais frgeis, deve-se suportar o volume em estruturas adequadas durante a operao para evitar danos na manipulao e tratamento. Todo o documento que contiver gravuras ou outra tcnica de obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. Antes de qualquer interveno com pincis, trinchas, flanelas, necessrio examinar bem o documento, pois, nesse caso, s ser recomendada a limpeza de superfcie se no houver nenhum risco de dano. No caso dos documentos impressos como os livros, existe uma grande margem de segurana na resistncia das tintas em relao ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de maciez adequada para cada situao. Em relao s obras de arte, as tcnicas so to variadas e as tintas de composies to diversas que, de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente ao do pincel ou outro material.
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8.3 Higienizao de documentos de arquivo Materiais arquivsticos tm os seus suportes geralmente quebradios, frgeis, distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto ndice de acidez resultante do uso de papis de baixa qualidade. As ms condies de armazenamento e o excesso de manuseio tambm contribuem para a degradao dos materiais. Tais documentos tm que ser higienizados com muito critrio e cuidado. 8.3.1 Documentos manuscritos Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relao aos manuscritos. O exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de limpeza mecnica e critrios de interveno devem ser cuidadosamente realizados. As tintas ferroglicas, conforme o caso podem destruir um documento pelo seu alto ndice de acidez. Todo cuidado pouco para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas em partituras de msica, por exemplo, podem estar soltas ou em estado de p. Tintas, como de cpias de carbono, so fceis de borrar, ao mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso fino e quebradio, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de superfcie desaconselhvel. As reas ilustradas e decorativas dos manuscritos iluminados so desenhadas com tintas base de gua que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecnica, nesses casos, deve ser evitada. 8.3.2 Documentos em grande formato Desenhos de Arquitetura Os papis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com p de borracha, aps testes. Pode-se tambm usar um cotonete - bem enxuto e embebido em lcool. Muito sensveis gua, esses papis podem ter distores causadas pela umidade que so irreversveis ou de difcil remoo. Posters (Cartazes) As tintas e suportes de posters so muito frgeis. No se recomenda limpar a rea pictrica. Todo cuidado pouco, at mesmo na escolha de seu acondicionamento. Mapas Os mapas coloridos mo merecem uma ateno especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condies, o p de borracha pode ser aplicado para tratar grandes reas. Os grandes mapas impressos, muitas vezes, tm vrias folhas de papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impresso maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente, ocorrem descolamentos que podem reter resduos de borracha da limpeza, gerando degradao. Outros mapas so montados em linho ou algodo com cola de amido. O verso desses documentos retm muita sujidade. Recomenda-se remover o mximo com aspirador de p (munido das devidas protees em seu bocal e no documento). 9. Pequenos reparos Os pequenos reparos so diminutas intervenes que podemos executar visando interromper um processo de deteriorao em andamento. Essas pequenas intervenes devem obedecer a critrios rigorosos de tica e tcnica e tm a funo de melhorar o estado de conservao dos documentos. Caso esses critrios no sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos muito grande e muitas vezes de carter irreversvel. Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da rea. Os demais documentos permitem algumas intervenes, de simples a moderadas. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivstica e de carter reversvel. Da mesma forma, toda a interveno deve obedecer a tcnicas e procedimentos reversveis. Isso significa que, caso seja necessrio reverter o processo, no pode existir nenhum obstculo na tcnica e nos materiais utilizados. Os procedimentos e tcnicas para a realizao de reparos em documentos exigem os seguintes instrumentos: - mesa de trabalho; - pina; - papel mata-borro; - entretela sem cola; - placa de vidro; - peso de mrmore; - esptula de metal; - esptula de osso; - pincel chato; - pincel fino; - filme de polister.
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EXERCCIOS 01. (TCNICO EM ARQUIVOS- 2012- UFFS- MDIO). O conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos denomina-se: A. Plano de metas. B. Plano de Reclassificao. C. Gesto de documentos. D. Mtodo alfanumrico. E. Registro de patentes. 02. (TCNICO EM ARQUIVOS- 2012- UFFS- MDIO). Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias denominam-se: A. Processos. B. Arquivos Centrais. C. Arquivos setoriais. D. Arquivos pblicos. E. Processos Administrativos. 03. (TCNICO EM ARQUIVOS- 2012- UFFS- MDIO) A teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio conhecida como: A. Teoria da fila. B. Teoria clssica. C. Teoria da complexidade. D. Teoria das trs dimenses. E. Teoria das trs idades. 04. (TCNICO EM ARQUIVOS- 2012- UFFS- MDIO) Denominam-se documentos correntes: A. aqueles j arquivados e microfilmados e que no necessitam de consultas frequentes. B. aqueles que no apresentam movimentao e que podero receber consultas pblicas. C. aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes. D. aqueles j arquivados ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas pblicas. E. aqueles j arquivados definitivamente ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas pblicas. 05. (TCNICO EM ARQUIVOS- 2012- UFFS- MDIO) Denominam-se documentos intermedirios: A. aqueles de uso corrente nos rgos produtores, e que por razes de interesse administrativo, aguardam a reativao processual. B. aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. C. aqueles de uso corrente nos rgos produtores, e que por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. D. aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, esto ainda em tramitao administrativa. E. aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, esto em tramitao na esfera judiciria ou na esfera legislativa. 06. (ADMINISTRAO GERAL- ARQUIVOLOGIA- INPI- 2013) Acerca dos princpios e conceitos arquivsticos, julgue os itens que se seguem. I. A aquisio uma funo arquivstica referente s atividades de transferncia e recolhimento dos documentos de arquivo. II. Os documentos de arquivo so considerados autnticos porque so elaborados e, uma vez mantidos de acordo com procedimentos regulares, que podem ser comprovados. III. A organicidade o princpio que possibilita a diferenciao entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional. IV. Ao ser aplicado o princpio de territorialidade, a provenincia interna dos documentos de arquivo respeitada.
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Assinale a alternativa CORRETA A. Esto corretas todas as alternativas. B. Esto erradas Todas as alternativas. C. Somente a IV est errado. D. Os itens II e I esto errados. E. Os itens I, II e IV esto corretos. 07. (ADMINISTRAO GERAL- ARQUIVOLOGIA- INPI- 2013) Em relao s polticas pblicas de arquivo e legislao arquivstica, julgue os itens a seguir. I. Os rgos da administrao pblica federal integram o sistema de gesto de documentos de arquivo (SIGA). II. As diretrizes para o funcionamento do sistema nacional de arquivos so fornecidas pelo Arquivo Nacional. III. O processo de anlise, avaliao e seleo dos documentos acumulados responsabilidade, nos rgos pblicos federais, da comisso permanente de avaliao. IV. A exigncia para o recolhimento dos documentos de um rgo pblico federal ao Arquivo Nacional a existncia, entre outros elementos, de um plano de destinao. V. Os documentos considerados de valor permanente devem ser mantidos com segurana nos rgos pblicos que os acumulam, sob superviso do Arquivo Nacional. Assinale a alternativa CORRETA A. Esto corretas todas as alternativas. B. Esto erradas Todas as alternativas. C. Somente a IV est errado. D. Os itens II e III esto corretos. E. Os itens I, II e IV esto corretos. 08. (ADMINISTRAO GERAL- ARQUIVOLOGIA- INPI- 2013) Com base na Norma Brasileira de Descrio Arquivstica, julgue os prximos itens. I. A identificao de uma unidade de descrio feita por meio do nvel de descrio. II. O nvel de descrio elemento obrigatrio na descrio de documentos de arquivo. III. A data crnica o elemento de identificao cronolgica que indica a data de produo do documento. Assinale a alternativa CORRETA A. Esto corretas todas as alternativas. B. Esto erradas Todas as alternativas. C. Somente a II est correto. D. Os itens II e III esto corretos. E. O item I est errado. 09. (ADMINISTRAO GERAL- ARQUIVOLOGIA- INPI- 2013) Em relao gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. I. O programa de gesto de documentos gerencia os documentos nas fases corrente e permanente e o centro de documentao gerencia os documentos na fase intermediria. II. A anlise e a reviso do fluxo de documentos uma tarefa fundamental que deve ser executada no planejamento do programa de gesto de documentos. III. O dicionrio de termos controlados considerado um instrumento obrigatrio em um programa de gesto de documentos. IV. A avaliao de documentos faz parte da fase de utilizao e conservao do programa de gesto de documentos. V. A gesto arquivstica de documentos composta pela definio da poltica arquivstica e pela designao de responsabilidades. Assinale a alternativa CORRETA A. Esto corretas todas as alternativas. B. Esto erradas Todas as alternativas. C. Os itens III, III e V esto corretos. D. Os itens II e III esto errados. E. Os itens I e IV esto corretos.
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10. (ADMINISTRAO GERAL- ARQUIVOLOGIA- INPI- 2013) Com relao preservao de documentos, julgue os itens subsequentes. I. A laminao o processo de colocar um documento entre duas folhas de material transparente e inerte, selando-as ou prendendo-as pelas bordas. II. Na liofilizao, os volumes danificados so colocados em uma cmara a vcuo, onde feita a extrao da gua, na forma de vapor. III. correto afirmar que a higienizao de gravura e desenhos pode ser feita com um pincel macio ou algodo hidrfilo. Assinale a alternativa CORRETA A. Esto corretas todas as alternativas. B. Esto erradas Todas as alternativas. C. Somente a I est errado. D. Os itens II e I esto corretos. E. Os itens II e III esto corretos. 11. Assinale a alternativa correta. O processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequencia alfabtica, numrica ou alfanumrica chamada de: A. Catalogao. B. Indexao. C. Arranjo. D. Fluxogramao. 12. Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: A. Armazenamento. B. Acondicionamento. C. Acervo. D. Acumulao 13. (ESAF - 2009 - ANA - ANALISTA ADMINISTRATIVO) A gesto de documentos vitais determina a necessidade de duas atividades principais: A. descrio e preservao. B. identificao e proteo. C. difuso e indexao. D. classificao e arranjo. E. transferncia e recolhimento. 14. (ESAF - 2004 - ANEEL - TCNICO ADMINISTRATIVO) De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e frequentemente consultados localizam-se nos: A. arquivos permanentes. B. arquivos histricos. C. arquivos correntes. D. arquivos intermedirios. E. arquivos de segurana. 15. (ESAF - 2002 - TJ-CE - AUXILIAR JUDICIRIO) Entre os itens abaixo, no funo do arquivo: a) preservar os documentos. b) organizar os documentos. c) classificar os documentos. d) proporcionar consulta. e) doar os documentos.
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16. (ESAF - 2006 - ANEEL - TCNICO ADMINISTRATIVO) Avalie os seguintes itens relativos conservao e preservao de documentos arquivsticos. I. Nas reas de depsito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que no empreguem substncias lquidas. II. A higienizao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos. III. As reas de depsito de documentos de arquivo devem ser integradas s reas de trabalho administrativo. IV. A exposio dos documentos luz natural deve ser reduzida, por acelerar sua deteriorao. A quantidade dos itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 17. (ESAF - 2006 - ANEEL - TCNICO ADMINISTRATIVO) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado.
GABARITO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 C D E C B C D C C E C C B C E C D
ANOTAES

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NOES DE ARQUIVOLOGIA Prof. Natlia Troccoli Marques da Silva

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