ADMINISTRAO BSICA E INFORMTICA APLICADA

A administrao de empresas de maneira eciente e ecaz considerada como a chave para que os empresrios, donos de negcios, obtenham sucesso em seus empreendimentos. Vocs constituram uma MEI, vamos falar um pouquinho sobre isso: Microemprendedor Individual, como o prprio nome diz no se pode ter funcionrios ou scios, uma empresa personalssima s voc pode trabalhar nela, um jeito de voc formalizar seus servios, o nico custo da formalizao o pagamento mensal de R$ 31,10 (INSS), R$ 5,00 (Prestadores de Servio) e R$ 1,00 (Comrcio e Indstria) por meio de carn emitido exclusivamente no Portal do Empreendedor. QUALQUER OUTRA COBRANA RECEBIDA SER DE PAGAMENTO VOLUNTRIO. Com a formalizao o Empreendedor ter condies de obter crdito junto aos Bancos, principalmente Bancos Pblicos com o Banco do Brasil, Caixa Econmica Federal e Banco do Nordeste. Esses bancos dispem de linhas de nanciamento com reduo de tarifas e taxas de juros adequadas. Controles simplicados (no h necessidade de contabilidade formal). Alm do custo reduzido, a formalizao rpida e simples, sem burocracia. Aps a formalizao o empreendedor ter de fazer, anualmente, uma nica Declarao de faturamento, tambm de forma fcil e simples atravs da Intenet. A base da administrao de empresa consiste em que se deve percorrer caminhos almejando um retorno satisfatrio do investimento, otimizando processos, aumentando seus lucros de forma a alcanar ou at sobrepor as metas estipuladas. O mercado de servios altamente competitivo, por isso de primordial importncia oferecer produtos e servios diferenciados e com valor agregado. Assim sendo, verica-se a necessidade de conhecer o setor que trabalha, os produtos e os tipos de servios oferecidos na rea. Observar o comportamento de seus clientes, identicar e atender suas necessidades. A sade de sua empresa depende essencialmente da gesto administrativa e nanceira, ou seja, a forma como se controla as entradas e sadas dos recursos que so: de materiais (estoque fsico); recursos (uso de equipamentos) e monetrias (o dinheiro propriamente dito). Uma correta administrao nanceira permite que se visualize a atual situao da empresa. Registros adequados permitem anlises e colaboram com o planejamento estratgico para otimizar resultados.

As principais funes da administrao nanceira so: anlise e planejamento nanceiro: analisar os resultados nanceiros e planejar aes necessrias para obter melhorias. crdito e cobrana: analisar a forma de pagamento que est sendo utilizada, como evitar a inadimplncia, como realizar a cobrana. caixa: efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa. contas a receber e a pagar: controlar as contas a receber relativas s vendas a prazo e contas a pagar relativas a prazo, impostos e despesas operacionais. As primeiras providncias que o gestor deve tomar em relao s nanas so: organizar os registros e conferir se todos os documentos esto sendo controlados; acompanhar as contas a pagar e receber, montando um uxo de pagamentos e recebimentos; controlar o movimento de caixa e os demonstrativos bancrios; classicar custos e despesas em xos e variveis; denir a retirada de dinheiro prpria. realizar previso de vendas e de uxo de caixa; acompanhar o crescimento de sua empresa.

Para desenvolver a gesto administrativa ser necessrio criar e manter controles para que seja possvel a visualizao dos movimentos da empresa, facilitando o planejamento estratgico na tomada de decises. Os principais controles que uma empresa deve ter so os relacionados s reas de vendas, compras, despesas e estoque. Com esses controles ser possvel visualizar seguramente os resultados e os lucros. Controle de vendas: adotar um controle de vendas, demonstra o movimento atual e a previso da receita (recebimentos). Controle de compras: permite que se distribua melhor suas compras para os meses seguintes com base nas previses de vendas e nos compromissos assumidos. Controle de despesas: o principal objetivo desse controle ter um acompanhamento da evoluo dos gastos mensais de cada item de despesa. Dessa forma, poder adotar medidas para conter gastos. Tambm se realiza nesse controle a disposio dos valores gastos com encargos sociais e retirada pr-labore da folha de pagamento. Todas as despesas devem contar nesse controle. Controle de estoque fsico: para controlar o estoque a empresa deve utilizar a planilha para lanar cada item, onde so anotadas todas as entradas e sadas de material. Estabelecer um nvel mnimo de estoque para fazer sua reposio, baseado na previso de vendas e de compras possvel estruturar o estoque entre o mximo e o mnimo para garantir o pronto atendimento ao cliente. Controle de estoque nanceiro: alm de informar a quantidade de material fsico lanado tambm o seu custo, obtendo assim, o valor monetrio do seu estoque. Estoque dinheiro investido. Resultados/lucro: aps todos os lanamentos, entradas e sadas, teremos o resultado da movimentao da empresa. Sempre lembrando que o lucro o fator lquido que se tem depois de realizar as operaes de contas a pagar e compras para repor o estoque. Vamos a pratica? Abaixo temos o modelo do Sistema de Controle iGUi Trata Bem, que contm as planilhas de controle da administrao nanceira e operao do sistema de trabalho.

O sistema de controle iGUi Trata Bem dividido em 02 nveis, o Bsico e o Avanado. O Bsico o mnimo necessrio para a operao da franquia iGUi Trata Bem, nele voc ir encontrar 05 tpicos, so eles: Contrato, Recibo, Pedido, Atestado e Caixa Postal. Contrato: o documento que estabelece as condies de servio entre voc e seu cliente, ao clicar neste tpico abrir uma caixa para digitar alguns dados seus e do cliente, aps isso voc pedir a impresso, o contrato ser impresso em 02 vias e ter um nmero de registro nico, esse mesmo nmero sair no recibo que ser impresso junto com o contrato. Recibo: como dito anteriormente, o primeiro recibo ser gerado e impresso junto com o contrato, porm os recibos dos prximos meses sero impressos individualmente, voc vai clicar no tpico, colocar o nmero de registro que foi gerado no contrato do cliente e imprimir o recibo com os dados corretos do cliente. Pedido: esse tpico para efetuar o pedido de produtos qumicos direto na fbrica, voc aps denir a compra e efetuar o depsito, ir entrar nesse tpico onde encontrar uma lista com todos os produtos descritos s selecionar os produtos referente ao que foi depositado, anexar o comprovante de depsito, enviar para fbrica e aguardar o produto chegar a sua casa. Atestado iGUi: ao clicar nesse campo, voc colocar seu registro iGUi e far a impresso do atestado, esse documento contm seus dados pessoais e documentos que so solicitados por condomnios e grandes empresas, alm do seu nmero de registro na iGUi e um nmero da central iGUi Trata Bem!!! Isso ser necessrio para que eles possam checar a veracidade dos dados ali descritos. Caixa Postal: entrando nesse tpico, voc acompanhar as novidades do Servio iGUi Trata Bem!!! E tambm se comunicar prossionalmente atravs de e-mail com quem for necessrio. O nvel 02 o Avanado, nele voc ter 07 tpicos, que consiste no seu controle nanceiro, manuais dos cursos, e o frum, esse segundo nvel no ao contrrio do primeiro, no impede voc de realizar seu trabalho, entretanto ele auxilia voc a organizar melhor administrativamente sua empresa, caso voc venha a utiliz-lo, ter uma probabilidade maior de obter maior lucratividade mensal. O primeiro tpico o de vendas vamos conhecer melhor.

Planilha de vendas: aqui voc abre uma tabela onde ir constar os dados referentes a venda de produto qumico no ms e o valor dos servios de limpeza prestados nesse mesmo ms, assim voc ter o seu faturamento bruto mensal.

O controle acima se refere ao controle nanceiro de vendas. So lanadas as informaes referentes s vendas de produtos e o valor total dos servios prestados. Nas colunas so lanadas o ms corrente, a especicao do produto, a quantidade vendida, o valor unitrio de venda e em seguida o valor total da venda. Planilha de Compras: o controle de compras do ms feito todo nessa tabela, colocando data da compra, quantidade, e valor de compra, assim voc tem o controle total do que est comprando no ms e isso tem ligao direta com o controle de vendas, aqui voc tem que saber que no pode nem comprar muito mais do que vende e nem ao contrrio.

Essa planilha para o controle nanceiro de compras. Nela deva conter inicialmente a data da compra realizada, a especicao do produto, a quantidade, o preo de custo unitrio e em seguida o valor total de custo.

Planilha de Estoque: o que te alerta para um eventual deslize dos dois controles anteriores, aqui voc tem os nmeros exatos se seu estoque diminuiu e faltou comprar algo ou se aumentou em um nmero excessivo por causa de uma compra exorbitante causando desequilbrio em suas finanas, com isso voc mantm uma quantidade necessria de produtos para atender seus clientes de forma satisfatria.

Nessa planilha preciso lanar o produto, sua descrio, a quantidade disponvel, a entrada por compra, a sada por vendas e ento ter o saldo, ou seja, a quantidade ainda disponvel no estoque fsico. Em seguida, lana o valor unitrio de custo e obtm o valor do seu estoque total. O estoque capital investido. Planilha de Despesas: entrando nesse campo, voc controla exatamente o que est gastando mensalmente para efetuar o servio, aqui constam os custos fixos e os variveis, os fixos so sempre os mesmos, vou citar como exemplo, os royalties, imposto da sua empresa, uma eventual prestao de veculo, e por ai vai, os variveis so combustvel, manuteno do veculo, manuteno do equipamento de trabalho, com isso voc pode determinar se o valor que est sendo cobrado justo.

DESPESAS MENSAIS ABRIL

DATA 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 01/04/2012 DESCRIO ROYALTIES MANUTENO IMPOSTO COMBUSTVEL OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS OUTROS R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ UNIT. 311,00 100,00 37,10 500,00 -

CUSTO TOTAL MENSAL

R$

948,10

So controlados aqui os custos operacionais da prestao de servios, lanados por data, descrio referente e o valor de cada despesa. Inclui-se aqui toda e qualquer despesa que venha ter, sejam despesas fixas ou variveis. Planilha de Resultados: aqui voc tem o clculo de todos os controles anteriores, permitindo atravs dos valores atingidos em cada tpico saber seu resultado mensal com exatido, voc computa as vendas, as compras, a diferena do estoque, as despesas e com tudo isso voc tem o seu lucro real, pois muita empresa acaba falindo por no fazer esse gerenciamento corretamente, eles utilizam o faturamento bruto que so as vendas para sua organizao pessoal e no se do conta dos demais custos do negcio, assim gastando mais do que podem e levando a empresa a falncia.

RESULTADO ABRIL
VENDAS R$ 3.000,00 COMPRAS R$ 3.860,00 CUSTO MENSAL R$ 948,10 DIF. ESTOQUE R$ 7.470,00 RESULTADO R$ 5.661,90

Desta forma, tudo o que der no resultado, ser o real lucro que voc ter no fim do ms. Ainda nesse mdulo temos mais dois tpicos para abordar que so bem simples, o primeiro : Manuais: aqui voc tem os manuais dos cursos aplicados no treinamento, para sanar alguma eventual dvida que tenha ficado durante a capacitao ou mesmo para relembrar alguns temas importantes. Frum: um canal direto e online entre voc franqueado e nossa central de atendimento iGUi Trata Bem, ali voc atravs de um chat especfico com nossos atendentes ter um atendimento instantneo pra solucionar dvidas ou qualquer questo a respeito tcnico ou de funcionamento da franquia. Como vocs puderam observar um sistema simples, de fcil operao e com eficincia para seu modelo de franquia, aproveite e timos negcios!