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Sumrio
1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 1.1 EMENTA 1.2 CARGA HORRIA TOTAL 1.3 OBJETIVOS 1.4 CONTEDO PROGRAMTICO 1.5 METODOLOGIA 1.6 CRITRIOS DE AVALIAO 1.7 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA CURRICULUM RESUMIDO DO PROFESSOR 2. MATERIAL DIDTICO BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA ILUSTRADA O AMBIENTE DA GERNCIA DE PROJETOS O MUNDO FASCINANTE DOS PROJETOS EXEMPLO DE DECLARAO DE ESCOPO EXEMPLO DE TERMO DE ABERTURA DE PROJETO ESTRUTURA ANALTICA (WBS) ORGANIZAO DO PROJETO - EXEMPLO MATRIZ DE RESPONSABILIDADES TCNICAS DE ESTIMATIVA DE SOFTWARE CAPABILITY MATURITY MODEL - CMM PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO GRFICO DE GANTT SISTEMA DE TRANSPORTE DE BAGAGENS DO AEROPORTO DE DENVER BIG DIG - BOSTON REUNIES EM PROJETOS 2 2 2 2 2 3 3 3 4 5 5 6 7 17 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 37
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1. Programa da disciplina
1.1 Ementa
Definio de Projeto. Evoluo do Gerenciamento de Projetos. Ciclo de Vida dos Projetos. Estruturas Analticas de Projetos (EAP). Diagrama de Gantt. Mtodo PERT/CPM. Caminho Crtico. Cronograma Fsico e Financeiro. Alocao de recursos humanos e financeiros. Planejamento, Acompanhamento e Controle do Projeto. Lies Aprendidas. Ferramentas computacionais para Gerncia de Projetos. Processos de Gerenciamento: iniciais, de planejamento, de execuo, de controle e de encerramento. O Project Management Institute (PMI). A Certificao PMP (Project Management Professional).
1.3 Objetivos
identificar o contexto do ambiente de trabalho do gestor de projetos, e as habilidades que o ambiente de negcios requer desse gestor; abordar questes relativas ao ciclo de vida e concepo, planejamento e execuo como fundamentais aos projetos desenvolvidos em ambientes tecnolgicos; preparar os alunos para administrar a conduo de projetos, de forma a obter os resultados desejados com qualidade, no prazo e com o mnimo de conflitos com clientes, alta administrao, fornecedores e equipe; conhecer o PMI Project Management Institute e o PMBoK (Conjunto de Conhecimentos).
3 Como Planejar, Programar e Controlar o Projeto Processos do Gerenciamento de Projetos: Iniciao, Planejamento, Execuo, Controle e Encerramento reas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos: Tempo, Custo, Qualidade, Escopo, RH, Riscos, Comunicaes, Aquisies, Integrao Ferramentas de Planejamento, Organizao e Controle: Estrutura analtica (WBS), Redes Pert, CPM, PDM, Curva S, Gantt Software de apoio Administrar Conflitos para Minimizar Problemas em Projetos Conflito em projetos: uma viso contempornea Cinco formas de lidar com os conflitos de forma proativa: origens e conseqncias
1.5 Metodologia
A metodologia a ser usada estabelece uma correlao entre a teoria apresentada, necessria para que se conhea o assunto em maior profundidade, e exerccios prticos, trabalhos em grupo e vivncias, que ajudaro os alunos a compreender e pr em prtica os conceitos aprendidos.
Dinsmore, Paul C., Cavalieri, Adriane e outros, Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos, Qualitymark, 2005 Dinsmore, Paul C., Silveira Neto, Fernando Henrique da, Gerenciamento de Projetos: Como Gerenciar seu Projeto com Qualidade, dentro do Prazo e Custos Previstos, Qualitymark, 2005 Dinsmore, Paul C., Silveira Neto, Fernando Henrique da, Gerenciamento de Projetos e o Fator Humano: Conquistando Resultando Atravs das Pessoas, Qualitymark, 2006 Heldman, Kim, Gerncia de Projetos Fundamentos, Campus, 2005 Heldman, Kim, Gerncia de Projetos Guia para o Exame Oficial do PMI, Campus, 2006 Menezes, Luiz Csar de Moura, Gesto de Projetos, Ed. Atlas, 2003, 2a. ed PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI, 2004
Brooks, Jr. Frederick P., The Mythical Man-Month, Addison-Wesley, 1975 Dinsmore, Paul C., Transformando Estratgias Empresariais em Resultados Atravs da Gerncia de Projetos, Qualitymark, 2000 Kerzner, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Wiley, John & Sons, 2005, 9th. edition Rabechini Jr., Roque, O Gerente de Projetos na Empresa, Atlas, 2005 Xavier, Carlos Magno da Silva, Gerenciamento de Projetos - Como Definir e Controlar o Escopo do Projeto, Ed. Saraiva, 2005 Vazquez, Carlos Eduardo, Simes, Guilherme Siqueira, Albert, Renato Machado, Anlise de Pontos de Funo, Editora rica, 2003, 2a. ed
Como definir o gerenciamento de projetos? uma forma de administrao aplicada a projetos, uma maneira de se acompanhar os passos da realizao de um projeto ou algo mais completo? Uma tarefa para especialistas e tcnicos que conheam bem o que ser realizado, uma tarefa para gestores, acostumados a lidar com administrao e finanas, ou ainda um trabalho para profissionais de cincias humanas e sociais, j que estaro envolvidas equipes e pessoas durante o trabalho? Tudo isso ou de tudo um pouco? Vamos comear pelas definies essenciais, e responder a estas e outras perguntas que surgem sempre que se trata de projetos. Projetos e seu gerenciamento Um projeto um esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico, diferente de alguma maneira de todos os outros produtos e servios, com incio e fim definidos, que utiliza recursos, dirigido por pessoas e obedece a parmetros de custo, tempo e qualidade. O gerenciamento de projetos se refere aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de satisfazer seus requisitos, e realizado com o uso de processos tais como iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar. Neste livro, o termo gerenciamento de projetos usado como sinnimo de gerenciamento de programas, adotado comumente pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos e pelas industrias eletrnicas e aeroespaciais (um programa tambm interpretado como uma srie de projetos); de gerenciamento de construo, preferido pelas empresas internacionais de construo; de gesto de projetos, muito utilizado em Portugal e de uso crescente no Brasil; e de gerenciamento de empreendimentos (ou simplesmente gerenciamento), usado por alguns profissionais brasileiros. Embora existam diferenas sutis de interpretao entre estes termos, usaremos neste livro gerenciamento de projetos como um conceito amplo e abrangente. O ambiente onde os projetos acontecem No ambiente funcional de uma empresa o trabalho segue processos, mtodos e rotinas. Procura-se manter o fluxo de trabalho sem interrupes e mudanas. A qualidade est sempre em jogo, a produtividade importante e os resultados tambm. Mudanas permanentes nessas rotinas e processos podem comprometer esses resultados. E assim o trabalho deve seguir dentro dos padres em uso. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
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Mas um novo produto precisa ser lanado, um concorrente cria uma novidade e influencia o mercado, uma nova tecnologia surge, ou um processo diferente e mais produtivo descoberto. necessrio ento fazer uma mudana para que se continue competitivo e presente no mercado, nossos estrategistas de marketing vo lanar uma nova campanha, ou mesmo no campo pessoal, compramos um novo imvel e temos que nos mudar. Esto criadas as condies que justificam a existncia de um projeto. desenvolvida uma soluo que atenda s necessidades, e o projeto implantado, como indica a Figura 1.1.
Mas a produo precisa ser retomada, empregando agora os benefcios trazidos por esse projeto. E volta-se ao ambiente funcional, enriquecido com as solues criadas. E o incio do Sculo 21 apresenta um cenrio complexo e desafiador para a realizao de projetos com sucesso. Os fatos ocorridos no final do Sculo 20 nas reas econmica, poltica e social transformaram o mundo, e a conduo de projetos numa empresa privada, num rgo governamental ou num empreendimento social, e at mesmo em pequenos projetos pessoais, sofre hoje o impacto desses acontecimentos, como exemplificado na Figura 1.2.
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Projetos so realizados sob regime de presso por melhores resultados, tendo que obedecer a padres nacionais e internacionais, atender a determinaes de agncias reguladoras, usando equipes prprias e terceirizadas e respeitando o meio ambiente e valores de cidadania entre outros requisitos! Assim, torna-se indispensvel se dispor de um conjunto de prticas a serem aplicadas por todos aos projetos, de modo a que possam terminar dentro dos objetivos definidos ao incio, no prazo, com custos sob controle e com qualidade. o que veremos a seguir. Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos O PMI (Project Management Institute) uma organizao com sede nos Estados Unidos que congrega profissionais de gerenciamento de projetos que buscam, atravs de Congressos, estudos feitos por grupos de interesse e publicaes, desenvolver e divulgar conhecimentos que permitam aos gerentes de projetos aperfeioar seu trabalho. Sua publicao denominada Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos apresenta por reas os conhecimentos necessrios para se gerenciar projetos: escopo, tempo, custos, qualidade, comunicao, recursos humanos, aquisies, risco e integrao. Nem todos os autores e profissionais concordam que estas categorias representem a essncia do gerenciamento de projetos. O prprio PMI faz aperfeioamentos a cada atualizao dessa publicao, como fez na verso 2000 e na verso 2004, que chamada de 3a. edio. Existem outras organizaes internacionais que tambm abordam o assunto, como a APM (Association for Project Management), com base na Inglaterra, e a IPMA (International Project Management Association), que uma federao de diversas entidades nacionais. Neste texto abordamos o modelo PMI, uma tentativa slida e estruturada de organizar o conhecimento necessrio para uma boa gerncia de projetos. Maiores informaes esto disponveis no site www.pmi.org, e atravs de regionais do PMI em cidades como Rio de Janeiro (www.pmirio.org.br), So Paulo (www.pmisp.org.br), Porto Alegre (www.pmirs.org), Belo Horizonte (www.pmimg.org.br) e Braslia (www.pmidf.org) entre outros. As trs primeiras reas a serem estudadas pelo PMI, Prazos, Custos e Qualidade, formam o que se chama de Trinmio Sagrado do gerenciamento de projetos, como vemos na Figura 1.3.
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Gerenciando o tempo (prazos) A corrida contra as datas do calendrio estabelece o ritmo de trabalho, e o tempo um padro importante para avaliar o sucesso em projetos. uma caracterstica que marca as atividades do comeo ao fim, e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de trabalhos de natureza operacional ou de processos. Em projetos complexos, abordagens baseadas em sistemas sofisticados ajudam a controlar o tempo. Tcnicas de redes de interdependncia, como PERT, CPM ou PDM, apoiadas por sistemas informatizados, so usadas no planejamento e no controle das atividades do projeto. Gerenciando custos Pode-se expressar projetos em termos financeiros somando-se os custos de equipamentos, materiais, mo-de-obra, assistncia tcnica, bens imveis e financiamentos. At o tempo pode ser apresentado em termos monetrios. O gerenciamento de projetos responsvel pelo controle dos custos globais para manter os projetos dentro do oramento aprovado. E a administrao do fluxo de caixa colabora para otimizar a utilizao dos recursos financeiros durante o perodo de existncia do empreendimento. As equipes de projetos enfrentam tanto desafios financeiros quanto econmicos, medida que trilham o estreito caminho entre os fundos orados e as despesas realizadas. Em ltima anlise, os projetos resumem-se a dinheiro e gastos. isto que faz com que o projeto progrida e a razo da sua existncia: gerar mais recursos ou benefcios para o proprietrio ou organizao patrocinadora do projeto. Gerenciando a qualidade A ateno para com a qualidade uma das metas principais do gerenciamento de projetos. Os padres de qualidade so ditados pelos requisitos do projeto, especificaes e adequao ao uso. Esses padres so usados como base para monitorar o desempenho do projeto. Mesmo em projetos que no usam especificaes detalhadas para estabelecer padres de qualidade, espera-se um mnimo de qualidade funcional. E as presses exercidas por outros fatores, como custo e tempo, podem provocar negociaes (trade offs) nas quais a qualidade ser comprometida em favor do cronograma ou do oramento. Contudo, a defesa da qualidade do projeto permanece como uma das responsabilidades primordiais do gerenciamento do projeto. Estudos posteriores transformaram o tringulo inicial num quadrado, ao incluir o Escopo, como na Figura 1. 4.
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Gerenciando o escopo (abrangncia) O escopo refere-se definio das fronteiras entre determinadas tarefas, atividades, contratos, atribuies, responsabilidades e misses. Ele define onde termina um trabalho e comea outro, j que muitos projetos tm reas inadequadamente definidas. Como o escopo dever realmente ser gerenciado? Eis algumas respostas: pelo planejamento e documentao de itens que passam, atravs das interfaces, de uma rea para outra. Grande parte do gerenciamento do escopo pode ser feita por meio de coordenao diria e da realizao de reunies peridicas. Outros controles de escopo incluem o uso de procedimentos formais, formulrios e sistemas de monitorao. O gerenciamento do escopo do projeto ajuda a definir que a equipe realizar todo e somente o trabalho necessrio para que o projeto seja bem-sucedido. Posteriormente mais quatro reas foram includas, a saber: Recursos Humanos, Riscos, Comunicaes e Aquisies, como visto na Figura 1.5.
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Gerenciando recursos humanos Os recursos humanos nos projetos requerem o gerenciamento a partir de trs ngulos diferentes. Em primeiro lugar, o lado administrativo e burocrtico exige ateno para garantir que se atendam s necessidades dos funcionrios. Estas atividades abrangem a funo de pessoal, incluindo recrutamento e seleo, administrao de salrios, benefcios, frias etc. Administrar a alocao de mo-de-obra outro lado do gerenciamento de recursos humanos. Quantas pessoas e com que qualificaes sero necessrias durante qual perodo de tempo em cada atividade? E finalmente o lado comportamental desse gerenciamento requer ateno para assuntos como: qual o treinamento e o desenvolvimento necessrios equipe? Como motivar a equipe durante todo o empreendimento? Como resolver conflitos ocorridos? Administrar bem os recursos humanos a chave para atender s necessidades do projeto, uma vez que todas as aes so tomadas direta ou indiretamente por pessoas. Gerenciando as comunicaes Gerenciar comunicaes num projeto engloba o conjunto de processos que asseguram a gerao, coleta, armazenamento e distribuio.apropriada das informaes do projeto. preciso que as comunicaes atendam ao planejamento estratgico, ao planejamento do projeto propriamente dito, s normas, aos padres e aos procedimentos. O sucesso de um projeto depende da eficcia das informaes, e a ateno gerencial precisa ser orientada para definir os canais de comunicao que iro atender s necessidades desse projeto. As comunicaes interpessoais tambm requerem ateno, pois os membros da equipe precisam ter habilidades para interagir com eficcia. E as comunicaes com a comunidade em geral, com enfoque em relaes publicas, pode ser necessrio para quebrar resistncias e influenciar o pblico ou futuros usurios. A comunicao de informaes gerenciais deve se preocupar, por exemplo, em como a informao ser organizada e comunicada s pessoas? Atravs de impressos, por meio de correio eletrnico, atravs de pgina/site na internet ou em reunies? Com que freqncia, com que objetivos e que linguagem usar para cada pblico-alvo? Gerenciando o risco Em um ambiente estvel, as decises podem ter por base a experincia, dados histricos ou conhecimento prtico. Em situao de certeza verdadeira, as decises podem ser programadas conforme a seguinte diretriz: Se A acontecer, faa X, se B acontecer, faa Y. Regras simples podem ser aplicadas e decises facilmente tomadas. Por outro lado, decises tomadas sob condies de risco ou incerteza no so programveis. Sob tais circunstncias, o projeto caracterizado por diversas condies ambientais que exigem que a equipe do projeto se adapte a novas situaes. Assim, gerenciar riscos deve ser um processo sistemtico de definir, analisar e responder aos Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
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possveis riscos do projeto, visando diminuir o grau de incerteza interna e externa do mesmo. Alguns riscos a serem gerenciados incluem: dados fsicos, oscilaes econmicas e de mercado, riscos tecnolgicos, riscos empresariais e comerciais e de mudanas sociais. Gerenciando aquisies (contratos e fornecimentos) No gerenciamento de projetos preciso lidar com os terceiros que fornecem servios, mo-de-obra, materiais e equipamentos. O destino do projeto depende da capacidade da equipe de escolher bons fornecedores e prestadores de servios, chegar a termos contratuais adequados e coordenar as atividades destes terceiros. A qualidade final do projeto depender do trabalho executado por terceiros. Portanto, os esforos gerenciais devem ser feitos no sentido de selecionar as empresas certas que iro executar as tarefas a serem contratadas. Os termos contratuais negociados devem assegurar o atendimento das necessidades do projeto. E, finalmente, requer-se um esforo de coordenao e diligenciamento para garantir que a parte contratada realmente fornea as mercadorias ou servios dentro do prazo estabelecido e com a qualidade especificada. Finalmente uma ltima rea foi acrescentada, Integrao, como visto na Figura 1.6. Gerenciando a integrao Sua funo principal conseguir com cada uma das oito disciplinas acima descritas funcione correta e harmonicamente. Ou seja, gerenciar integrao assegurar a coordenao entre elementos distintos do projeto e controlar eventuais mudanas durante sua realizao. No basta entregar no prazo se os custos triplicarem, no basta manter custos sob controle se a qualidade no mantida, e no basta fazer boas aquisies se estas aumentam os riscos do projeto. Assim, gerenciar a integrao como montar um quebra-cabea, e tudo deve estar funcionando bem ao mesmo tempo.
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Ciclo de vida do projeto O ciclo de vida de um projeto consiste no conjunto das diversas fases do mesmo. A Figura 1.7 mostra as fases e o nvel de atividade em cada fase do projeto.
Cada fase caracterizada pelas seguintes atividades: A fase de iniciao (concepo) inclui identificao de necessidades, estabelecimento da viabilidade, procura das alternativas, desenvolvimento de oramentos e cronogramas iniciais, nomeao da equipe e preparao da proposta. A fase de planejamento envolve a realizao de estudos e anlises. a programao de recursos humanos, materiais e financeiros, o detalhamento do projeto e a preparao do plano do projeto, para obteno de aprovao para a fase de execuo. As fases de execuo/controle incluem o cumprimento das atividades programadas. Incluem tambm a monitorao e o controle das atividades programadas e a modificaes dos planos naquilo que for necessrio. A fase de encerramento (finalizao) inclui a concluso das atividades do projeto, treinamento do pessoal operacional, o comissionamento e a re-alocao dos membros da equipe do projeto. Superposio de etapas O tempo pode ser sub-utilizado ou superaproveitado. Se houver atraso na implantao do projeto, o cronograma da fase operacional (ps-projeto) ser afetado, criando um atraso na gerao da receita prevista. Inversamente, recursos aplicados com o objetivo de agilizar o projeto podem ser amplamente recompensados se a receita operacional for antecipada. Portanto,o custo tempo do projeto determina o quanto o prazo do projeto deve se acelerado. H duas abordagens para programar projetos: em srie ou em fases superpostas. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
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Se o tempo no for um fator importante, a programao em srie, na qual cada estagio terminado antes de iniciar-se o seguinte, exeqvel. Todavia, se houver necessidade de otimizar o tempo, melhor fazer a programao em fases superpostas. A programao em fases denomina-se tambm programao com superposio de etapas (fast track). Nesta abordagem por exemplo, num projeto de informtica a aquisio de computadores e softwares (aprovisionamento) pode comear antes de terminada a fase de anlise (elaborao) e programao (execuo). A programao em fases superpostas economiza tempo e garante o trmino do projeto mais cedo do que o seria no programa seqencial. A programao com superposio de etapas est de tal forma integrada ao conceito de gerenciamento de projetos que algumas pessoas a consideram como um termo sinnimo. Quer os dois termos signifiquem ou no a mesma coisa, a superposio de etapas constitui fator fundamental no gerenciamento de projetos. Observa-se que os projetos conduzidos com atividades superpostas exigem muita habilidade na aplicao das ferramentas e prticas do gerenciamento de projetos. Como em geral os fatores de custo, prazo e qualidade competem entre si, a gerncia do projeto deve aplicar com ateno especial as tcnicas de planejamento descritas nos captulos a seguir. A Figura 1.8 mostra a superposio dos processos de gerenciamento de projetos.
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Relacionamento entre Grupos de Processos Pode se organizar os processos do gerenciamento de projetos em grupos. Os grupos so ligados pelos resultados que produzem, e a Figura 1.9 mostra como a sada de um grupo a entrada do outro.
Estes processos podem ocorrer em cada fase do projeto (iniciao, planejamento etc), havendo pois uma interao entre elas.
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Organizao do Projeto
Exemplo
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Matriz de Responsabilidades
Abaixo um exemplo de matriz de responsabilidade com atribuies por pessoas envolvidas.
Responsabilidades
Nome Superviso Pesquisa Tcnica Controle Edio
Co Ap Ap Ap Ap
Ex Ap Co Ex
Ex Co Ex
Ap Co Ex
Ap Ap Ex
Co Coordenao
Ex Execuo
Ap - Apoio
Abaixo um exemplo de matriz de responsabilidades por funes e fases do trabalho e descrio do mesmo.
Fase Descrio consultado
Equipe funcional e cliente Cliente, Sponsor, Gestor financeiro Expositores, Marketing e Sponsor
Executa
Projetistas e rea de planejamento Equipe tcnica e especialistas externos Equipe de construo
Apoia
rea de administrao, Sponsor Sponsor
Aprova
Diretor Tcnico, Cliente e Marketing Diretor Tcnico e Cliente Diretor Tcnico e Gestor de Qualidade, Gestor financeiro Gestor de Qualidade Cliente
Escopo e Concepo caractersticas tcnicas do Pavilho Plano do Projeto Planejamento baseado nas especificaes de concepo Montar o Pavilho Execuo da XX Feira de Expo-Utilidades
Controle Entrega
Equipe de suporte
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Anlise de Pontos-por-Funo [4] uma tcnica que utiliza como medida para o clculo da estimativa o nmero de pontos-por-funo (nmero de arquivos, de interfaces, de entradas, de sadas e de consultas) previstos no projeto. Estima a funcionalidade do sistema independentemente da linguagem de programao, entretanto, com interferncia do projeto fsico no clculo. Pontos de Particularidade (Feature Points) [5], tcnica proposta for Jones, uma extenso da tcnica Anlise de Pontos-por-Funo. A principal diferena que a estimativa de Pontos de Particularidade acrescenta, ao clculo dos Pontos-por-Funo, o nmero de algoritmos do projeto. Este acrscimo permite uma estimativa que inclui um anlise da complexidade do projeto. PSP (Personal Software Process) [6] no somente uma estimativa de custo, mas uma tcnica derivada do SEI-CMM (Software Engineering Institute Capability Maturity Model) que foi desenvolvida com a funo de capacitao, melhoria e otimizao do processo individual de trabalho. Essa tcnica dividida em sete etapas, sendo que nas etapas PSP0, PSP0.1 e PSP1 estima-se o tamanho e o tempo necessrio para o desenvolvimento do produto.
REFERNCIAS [1] Roger S. Pressman. Software Engineering. McGraw-Hill, 1997. [2] Lawrence H. Putnam. A General Empirical Solution to the Macro Software Sizing and Estimating Problem. IEEE Transactions Software Engineering, V.4 N.4, 1978, PP 345 361. [3] Barry W. Boehm. Software Engineering Economics. Prentice-Hall, New Jersey, 1981. [4] A. J. Albrecht. Software Function, Source Lines of Code and Development Effort Prediction: a Software Science Validation. IEEE Trans. Software Engineering V. SE9 N. 6 novembro 1983 PP 639 648. [5] Capers Jones. A Short History of Functions Points and Feature Points Software Productivity Research. Inc. Beurlington MA, Junho 1986. [6] W. S. Humphrey. A discipline for Software Engineering. Addison, Wesley, 1995.
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Gerenciamento do projeto EAP, Rede Funes e responsabilidades Custos Controles e marcos Gerenciamento de mudanas Riscos, comunicao, qualidade Suprimentos e contratos
Aprovaes
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Grfico de Gantt
Exemplo
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Anos 50
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Anos 90
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Em uso
Problemas
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Reunies em Projetos
Fernando Henrique da Silveira Neto
Em projetos existem reunies associadas ao ciclo de vida dos mesmos, e que ocorrem em momentos determinados desse ciclo. Entre as mais importantes podemos citar: Reunio de Partida (kickoff meeting) Reunio de Acompanhamento (follow-up meeting) Reunio de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting)
As reunies de Partida e Entrega ocorrem apenas uma vez, respectivamente ao incio e trmino do Projeto. Sua caracterstica principal formalizar o incio e o fim do envolvimento do gerente e sua equipe naquele projeto e respectivas responsabilidades e tarefas associadas. importante no confundir essas reunies com as solenidades que podem ocorrer nessas ocasies, como lanamentos, festas e inauguraes. Estas representam o lado alegre, poltico ou de divulgao, mas projetos comeam e terminam de fato com Reunies de Projeto.
Reunio de Partida (kickoff meeting) A Reunio de Partida um evento formal que d incio de fato ao projeto, e se justifica pelos seguintes motivos: fora o planejamento no incio do ciclo de vida do projeto ajuda na formao de consenso estimula engajamento e integrao da equipe ajuda a quebrar a inrcia no comeo do projeto.
Normalmente um evento que obedece as caractersticas de uma reunio normal, mas em projetos de grande porte pode se transformar num seminrio de partida. A Reunio de Partida normalmente se realiza em duas etapas: a primeira com a equipe interna e abordando aspectos mais tcnicos, de integrao, de comunicao e de funcionamento ao longo do projeto, e a Segunda com o cliente ou usurio final e tratando mais de apoio do cliente e stakeholders, formas de reporte e acompanhamento ao longo do projeto e prazos de entrega.
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Dependendo do tamanho e abrangncia do projeto, cada reunio dever durar entre 2 a 4 horas, com um intervalo no meio. Nessas reunies dever ser discutida a seguinte agenda: reforo e esclarecimento quanto aos objetivos da reunio resumo e discusso dos principais assuntos relacionados ao planejamento gerencial e de um plano geral do projeto, abordando com destaque o escopo e cronograma discusso sobre a gesto do contrato em si, seus cuidados especiais, estratgias e instrumentos determinao de medidas a serem tomadas de imediato e a curto prazo para que o projeto se inicie de fato.
A Reunio de Acompanhamento muito usada em projetos para acompanhar e verificar o andamento do mesmo. No so tomadas grandes decises que possam alterar substancialmente o projeto, mas anotadas sugestes de noconformidades do projeto para informao e providncias dos responsveis. Durante todo o projeto, as Reunies de Acompanhamento ocorrem periodicamente com a freqncia combinada, acontecendo tambm reunies de emergncia, sempre que um fato ou acontecimento assim o justificar. A Reunio de Acompanhamento deve ser rpida o suficiente para cumprir sua finalidade, e importante no deixar que a mesma se transforme numa reunio mais ampla que trate de assuntos extra-projeto. A durao recomendada de 1 a 2 horas, e para o sucesso dessas reunies recomenda-se: relato breve quantificado do status dos principais marcos do projeto apresentao de fatos e informaes relevantes que permitam anlise e acompanhamento do desenrolar do projeto apresentao de propostas de soluo para problemas levantados, ao invs de apenas descrio dos mesmos avaliao das possveis sanes que podero ser aplicadas caso ocorram atrasos ou imprevistos no projeto, especialmente as que envolvem qualidade do trabalho, cronograma e custos alocao de tarefas, responsveis e prazos para todas as medidas e decises surgidas na reunio preparao de uma ata das decises tomadas a ser distribuda para todos os envolvidos nas decises tomadas, e para o cliente e stakeholders
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Reunio de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting) A Reunio de Encerramento ou de Entrega caracteriza e formaliza o fim daquele projeto e todo o envolvimento do gerente e sua equipe com o mesmo. A partir desta reunio o projeto considerado entregue e funcionando a contento, perdendo suas caractersticas de projeto e passando a ter vida prpria e funcionamento independente. Deve ser uma reunio formal, com a presena do cliente, stakeholders mais envolvidos (como financiadores, patrocinadores e outros), gerente do projeto e representantes da equipe do projeto. Sua durao recomendada a mesma da Reunio de Partida, embora ela possa se estender por mais tempo, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto desenvolvido. Nessa reunio sero abordados obrigatoriamente os seguintes tpicos: descrio resumida do projeto, desde seu incio at sua finalizao sntese das fases e marcos principais e caracterizao do cumprimento de tudo que ficou acertado e aceito pelo cliente em cada fase certificao de que o projeto sendo entregue neste momento cumpre todos os requisitos acordados ao incio, ou modificados e redimensionados pelas partes ao longo dos trabalhos assinatura pelas partes de um termo de finalizao e aceite do projeto prestao de contas e outras providncias administrativas de encerramento entrega formal dos produtos resultantes da realizao do projeto.
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3. Material complementar
Plano um instrumento de planejamento de alto nvel, desenvolvido por governos ou matrizes de grandes empresas e englobando diversos programas e projetos.
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O que um projeto?
PMBOK 3rd edition (2004)
Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo: temporrio significa que possuem um incio e um final definidos
um projeto cria entregas exclusivas, que so produtos, servios ou resultados elaborao progressiva uma caracterstica de que integra os conceitos de temporrio e exclusivo, e significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos
O que um projeto?
ISO 10006 (1997)
A norma define como um processo nico, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos.
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Ambiente de projetos
Parcerias Globalizao Crise do estado
Concorrncia
Terceirizao
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Ambiente funcional
Proposta: um projeto geralmente comea com uma proposta ou uma resposta a um pedido externo
Ambiente de projeto
Objetivos e restries qualificados e quantificados No repetitivo, isto , realizado uma s vez Incio e fim bem definidos Equipe e gerente designados e alocados Controle e gesto unificados Recursos especficos (oramento, materiais etc) Critrio mensurvel que define seu trmino
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O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
ISO 10006
O gerenciamento de projetos inclui o planejamento, organizao, superviso e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contnuo, para alcanar seus objetivos.
Mas cuidado!
Geralmente os projetos evoluem para algo maior ou mais complexo durante seu ciclo de vida. Portanto, se as gerncias no atuarem eficazmente desde o incio dos mesmos... tero problemas!
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metas e os objetivos mal estabelecidos, ou no compreendidos pelos escales inferiores; pouca compreenso da complexidade do projeto; muitas atividades e pouco tempo para realiz-las; sistema de controle inadequado; muita dependncia no uso de software; projeto estimado com base na experincia emprica ou feeling dos envolvidos, deixando em segundo plano dados histricos ou anlises estatsticas efetuadas;
treinamento e capacitao inadequados; falta de liderana do gerente de projeto; cliente/executores do projeto com expectativas distintas e muitas vezes opostas; pessoas envolvidas nas atividades sem conhecimento necessrio para execut-las; pessoas trabalhando com diferentes padres, ou padres de trabalho no estabelecidos.
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Iniciao
Identificao de necessidades Anlise de viabilidade Pesquisa de alternativas Oramento e cronogramas iniciais Seleo de pessoal (equipe) Desenvolvimento da proposta
Planejamento
Projeto detalhado para execuo Programao de pessoal, recursos e oramento Desenvolvimento de sistema de comunicao Determinao de pontos de controle Definir estrutura formal Aprovao para comear a execuo
Cumprimento das atividades planejadas Mudana do plano caso haja necessidade Monitoramento e controle
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Encerramento
Entrega dos servios realizados Treinamento da equipe operacional Encerramento das atividades Realocao da equipe do projeto
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Ciclo de vida
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Processos de INICIAO Processos de PLANEJAMENTO Processos de EXECUO Processos de MONITORAMENTO E CONTROLE Processos de ENCERRAMENTO
QUALIDADE
RECURSOS HUMANOS
ESCOPO
AQUISIES
INTEGRAO
COMUNICAES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
9 reas de conhecimento
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O ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o incio de um projeto ao seu final
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INICIAO
Processos de
PLANEJAMENTO
Processos de
Define e refina os objetivos e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
EXECUO
Processos de MONITORAMENTO E CONTROLE
Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto. Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variaes em relao ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas aes corretivas quando necessrio para atender aos objetivos do projeto. Formaliza a aceitao do produto, servio ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.
Processos de
ENCERRAMENTO
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Limites do projeto
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QUALIDADE
RECURSOS HUMANOS
ESCOPO
AQUISIES
INTEGRAO
COMUNICAES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
Gerenciamento do Escopo
Inclui os processos necessrios para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessrio, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso.
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Gerenciamento do Tempo
Gerenciamento do Custo
Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, oramentao e controle de custos, de modo que seja possvel terminar o projeto dentro do oramento aprovado.
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Gerenciamento da Qualidade
Inclui todas as atividades da organizao executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as polticas de qualidade, de modo que o projeto atenda s necessidades que motivaram sua realizao.
61
a rea de conhecimento que emprega os processos necessrios para garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Inclui os processos que tratam da realizao de identificao, anlise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto.
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Gerenciamento de Aquisies
Inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, servios ou resultados necessrios de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho.
Gerenciamento da Integrao
Inclui os processos e as atividades necessrias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.
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Exame de certifica certificao PMP Informa Informaes gerais Realizado em computador em locais certificados 200 questes de mltipla escolha Questes por processo:
Processos de Iniciao 11% Processos de Planejamento 23% Processos de Execuo 27% Processos de Controle 21% Processos de Encerramento 9% Responsabilidade Profissional 9%
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O exame composto de 200 questes de mltipla escolha, das quais 25 so consideradas pr-teste Estas 25 perguntas esto espalhadas aleatoriamente pelo exame, e no contam para o resultado final do candidato. So utilizadas apenas como teste interno para avaliar e decidir se sero includas em exames futuros O tempo total do teste de 4 horas Antes de comear a contagem das 4 horas, existe um tutorial de 15 minutos de explicaes sobre o teste.
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O PMBOK 2004 (3rd. edition) utilizado como referncia para exames de certificao PMP desde outubro de 2005.
Todo PMP deve cumprir individualmente 60 PDUs a cada 3 anos para manter seu credenciamento. Para informaes, ler o Continuing Certification Requirements Program (CCR) do PMI.
Project Management Institute Fatos - Julho 2006 Associados: 219.518 Estados Unidos: 63,0 % Canad: 8,8 % Internacional: 28,2 % reas: Tecnologia da informao 20.153 Computao/software/PD 16.737 Finanas 9.066 Telecomunicaes 8.270
Project Management Institute Fatos - Julho 2006 Grandes associados: IBM 6.978 Hewlett Packard 3.620 EDS 3.216 GE 1.708 Siemens 1.571 Satyam 1.258 Tata 952
KPMG 933 Boeing 663 Microsoft 604
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Sites do PMI
Ciclos de Vida
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Ciclos de Vida
Anlise
Concepo
Codificao
Teste
Engenharia de Informaes
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Modelo de Prototipagem
(Prototipao, Prototyping)
Construo ou Reviso do Prottipo
Requisitos do Usurio
Caractersticas da Prototipagem
O prottipo o sistema final So criadas iluses de facilidade para o usurio O caminho do prottipo ao produto normalmente complexo
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O Modelo RAD
Rapid Application Development
Adaptao do modelo linear para alta velocidade Baseado na utilizao de componentes Necessita de uma boa compreenso dos requisitos Objetivo: 60 a 90 dias para criar um sistema
equipe 3
process modeling application generation business modeling
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Modelos Evolucionrios
Reconhecem que sistemas complexos se alteram com o tempo Usam a iterao do ciclo de desenvolvimento para acompanhar a evoluo do sistema
Modelo Incremental
Combina o linear com a prototipagem Foco na entrega do produto Repete a seqncia linear com calendrios defasados no tempo Busca implementar as funcionalidades essenciais o mais cedo possvel Indicado para situaes de desajuste entre prazos e capacidade de produo
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Modelo Incremental
Anlise
Concepo
Codificao
Teste
Anlise
Concepo
Codificao
Teste
Anlise
Concepo
Codificao
Teste
Modelo Espiral
Combina a iterao do modelo de prototipagem com a eficincia do modelo linear Atividades: Comunio com o cliente Planejamento Anlise de riscos Engenharia Construo Avaliao pelo ciente
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Modelo Espiral
Avaliao Comunicao com o usurio
Construo
Planejamento
Engenharia
Anlise de riscos
Modelo Espiral
Vantagens
Custos e cronograma so adaptados com base na resposta do cliente a cada entrega O modelo no acaba com a entrega do produto
Inconvenientes
O cliente no acredita em verses Necessita de uma boa gesto de riscos
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Montagem de Componentes
Anlise de risco Planejamento Construo, engenharia e entrega Identificar componentes candidatos
Pesquisar
Avaliao pelo cliente Construo de componentes se no existirem Enriquecer biblioteca Construir a prxima iterao
Extrair
Montagem de Componentes
Promove a reutilizao dos componentes Em software pode ocasionar:
70% de reduo no processo de desenvolvimento reduo de 84% do custo do projeto aumento do ndice de produtividade.
Fonte: QSM Associates, Inc
www.qsma.com
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Processos de iniciao
Facilitam a autorizao formal para iniciar um novo projeto ou uma fase do projeto.
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Trata da autorizao do projeto ou, em um projeto com vrias fases, de uma fase do projeto. o processo necessrio para documentao das necessidades de negcios e do novo produto, servio ou outro resultado que deve satisfazer esses requisitos.
Objetivos do projeto Requisitos e necessidades Expectativas do cliente Impactos e ligaes com outros projetos Recursos necessrios
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77
Estruturas Organizacionais:
Funcional ou hierrquica
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Estruturas Organizacionais:
Por projeto
Estruturas Organizacionais:
Matricial fraca
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Estruturas Organizacionais:
Matricial forte
Estruturas Organizacionais:
Matricial balanceada
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Estruturas Organizacionais:
Composta
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Stakeholders
Patrocinadores Investidores, diretores, alta gerncia, clientes (externos e internos) Participantes Gerente e equipe do projeto, fornecedores e empreiteiros, especialistas, agncias reguladoras Outros Ambientalistas, mdia, grupos comunitrios, familiares dos integrantes do projeto
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Processos de planejamento
Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto. Esses processos tambm identificam, definem e amadurecem o escopo do projeto, o custo do projeto e agendam as atividades do projeto que ocorrem dentro dele.
Processos de planejamento
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Seqenciamento de atividades Planejamento do escopo Definio da atividade Estimativa de durao da atividade
Definio do escopo
Desenvolvimento do cronograma
Criar EAP
Estimativa de custos
Oramentao
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Planejamento
Projeto detalhado para execuo Programao de pessoal, recursos e oramento Desenvolvimento de sistema de comunicao Determinao de pontos de controle Definir estrutura formal Aprovao para comear a execuo
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Planejamento do escopo
Definio do escopo
Definio da atividade
Criar EAP
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Estrutura analtica
Projeto
Pacote de trabalho
Exemplo
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Redes de interdependncia
PERT - Program evaluation and Review Technique Desenvolvido pelo Navy Special Project Office, pela Booz, Allen and Hamilton e pela Lockhead Missile and Space Division em 1957-1958 CPM - Critical Path Method Desenvolvido pela E. I. DuPont para suas unidades qumicas em 1956 PDM Precedence Diagram Method Mais simples na execuo e uso, e incorpora tcnicas do Pert e do CPM
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Seqenciamento de atividades
Definio da atividade
Criar EAP
Desenvolvimento do cronograma
Determinar os recursos (pessoas, equipamentos ou material), Estimativa cada quantidades e quando de custos recurso estar disponvel para realizar as atividades do projeto
Avaliaes quantitativas do nmero provvel de perodos de trabalho que sero necessrios para terminar uma atividade
Oramentao
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O mito do homem-hora
Escrito por Frederick Brooks Jr. e publicado em 1975 Conta sua experincia como Gerente do Projeto OS/360 na IBM na dcada de 60 Nova edio em 1995
...our techniques of estimating are poorly developed. More seriously, they reflect an unvoiced assumption that is quite untrue, i.e., that all will go well...because we are uncertain about our estimates, software project managers often lack the courteous stubborness to make people wait for a good product.
Cost does indeed vary as the product of the number of men and the number of months. Progress does not. Hence the man-month as a unit for measuring the size of a job is a dangerous and deceptive myth. It implies that men and months are interchangeable.
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O mito do homem-hora
Mais projetos deram errado por falta de tempo do que por qualquer outras causas combinadas. Por que? Nossas tcnicas de estimativa so precrias Geralmente confundimos esforo com progresso Por conta de estimativas incertas, escondemos dos clientes quais so os prazos para fazer bem feito Estamos sempre mais preocupados com processos e tecnologia do que com cronogramas Assim que um atraso notado, nossa resposta sempre foi s dessa vez ou ento bota mais gente
Projetos de software
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Estimativas
Dicionrio do Aurlio S. f. 1. Avaliao, clculo; cmputo; estima 2. Estat. Estimador 3. Estat. Valor numrico do estimador obtido a partir de uma determinada amostra. A estimativa um julgamento e no uma garantia No existem frmulas mgicas necessria uma dose de previso (risco) sobre o futuro Podem ser necessrias revises ao longo dos projetos Presses polticas podem influir Condies de trabalho, pessoal e tecnologia podem aumentar valores estimados
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92
Atividade
Descrio
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Acompanhamento do projeto Analisar necessidades Especificar requisitos Selecionar servidor Selecionar software Selecionar hardware de rede Comprar equipamentos Desenvolver manuais do usurio Instalar rede fsica e cabeao Instalar e acionar servidor Desenvolver programa de treinamento Instalar software Ligar toda a rede Treinar usurios Testar todo o sistema Obter aprovao final
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C:3
E:2 Final
D:5
By Tony Polito
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Cdigo
Descrio
A estimativa de custos envolve o desenvolvimento de uma aproximao dos custos dos recursos necessrios para terminar cada atividade do cronograma.
Criar EAP
Desenvolvimento do cronograma
Estimativa de custos
Oramentao
A oramentao envolve a agregao dos custos estimados de atividades do cronograma (individuais ou pacotes de trabalho) para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medio do desempenho do projeto.
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Seqenciamento de atividades
Definio da atividade
O desenvolvimento do cronograma do projeto determina as datas de incio e trmino planejadas das atividades do projeto, e continua durante todo o projeto conforme o trabalho se desenvolve.
Criar EAP
Desenvolvimento do cronograma
Estimativa de custos
Oramentao
Cronograma do projeto
(exemplos do PMBOK 2004)
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Processos de planejamento
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Seqenciamento de atividades
Planejamento do escopo
Definio da atividade
Desenvolvimento do cronograma
Definio do escopo
Criar EAP
Estimativa de custos
Oramentao
Planejamento da qualidade
Planejar contrataes
Identificao de riscos
Processos de planejamento
Recursos humanos Qualidade Comunicaes Aquisies Riscos
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Recursos humanos
O gerenciamento de recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe do projeto composta de pessoas com funes e responsabilidades atribudas para o trmino do projeto.
Recursos humanos
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Matriz de responsabilidades
Atividade Prepara Project Charter Aprova proposta Contrata equipe Autoriza pagamentos Treina equipe do projeto Acompanha resultados Aprova produto final Entrega do trabalho finalizado GP GF CL Ex Co Ex Ex Co Ex Ex Ex Ex Ex Ex Ex
Qualidade
Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organizao executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as polticas de qualidade, de modo que o projeto atenda s necessidades que motivaram sua realizao.
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Qualidade
Dicionrio do Houaiss: Estratgia de gesto em que se procura otimizar a produo e reduzir os custos (financeiros, humanos etc.)
Totalidade das caractersticas de uma entidade que a Torna capaz de satisfazer s necessidades Identificadas (especificao) ou implcitas (percepo) Conformidade com as especificaes:
Entregar o prometido
Adequao ao uso:
Gerenciamento da qualidade
100
Planejamento da qualidade
O planejamento da qualidade envolve a identificao dos padres de qualidade relevantes para o projeto e a determinao de como satisfaz-los
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Tcnicas utilizadas
Anlise de custo / benefcio Benchmarking (comparar prticas) Elaborar fluxogramas Diagrama causa-efeito
Tempo Mquina Mtodo Material
Efeito
Energia Medio Pessoal Ambiente
Garantia da qualidade
A garantia da qualidade (GQ) a aplicao de atividades de qualidade planejadas e sistemticas para garantir que o projeto ir empregar todos os processos necessrios para atender aos requisitos
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Controle da qualidade
O controle da qualidade (CQ) envolve: o monitoramento de resultados do projeto para determinar se esto de acordo com os padres relevantes de qualidade e a identificao de maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatrios
Auditoria da qualidade
anlise estruturada e independente para determinar: se as atividades do projeto esto de acordo com polticas, processos e procedimentos do projeto e da empresa e identificar quais so ineficientes e ineficazes
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Comunicaes
O gerenciamento das comunicaes do projeto a rea de conhecimento que emprega os processos necessrios para garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final das informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada
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Aquisies
O gerenciamento de aquisies do projeto inclui os processos para: comprar ou adquirir os produtos, servios ou resultados necessrios de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho e para gerenciar contratos e controle de mudanas (necessrios para administrar os contratos ou
Riscos
Dicionrio do Aurlio
risco
S. m. 1. Perigo ou possibilidade de perigo. 2. Situao em que h probabilidades mais ou menos previsveis de perda ou ganho como, p. ex., num jogo de azar, ou numa deciso de investimento.
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Riscos
Todo risco est associado a um evento ou a uma condio que, se ocorrer, produz um efeito positivo ou negativo sobre o projeto. Todo risco tem:
uma probabilidade de ocorrer uma causa uma consequncia, um impacto, um efeito.
Riscos
Do negcio
risco normal que acarreta oportunidades de ganho ou perda.
Puro ou segurvel
apresenta apenas oportunidade de perda.
Conhecido
pode ser identificado antecipadamente.
Desconhecido
no identificado com antecedncia e tratado apenas quando o problema ocorre.
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Risco
Incertezas
Consequncias
Fases
107
Aceitar
108
Plano de gerenciamento do projeto (Plano de Ao) O plano de gerenciamento do projeto inclui as aes necessrias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto.
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110
Execuo
Processos de execuo So os processos usados para terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os requisitos do projeto. aqui que grande parte do oramento gasto e o produto do projeto criado.
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Processos de execuo
Realizar a garantia de qualidade
Selecionar fornecedores
Processos de execuo
Orientar e gerenciar a execuo do projeto Realizar a garantia da qualidade Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Distribuio das informaes Solicitar respostas de fornecedores Selecionar fornecedores
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Processos de execuo
Orientar e gerenciar a execuo do projeto exige que o gerente de projetos e a equipe do projeto realizem vrias aes para: executar o plano de gerenciamento e realizar o trabalho definido na declarao do escopo.
Processos de execuo
Aes
Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto Empreender os esforos e usar recursos financeiros para realizar os objetivos do projeto Formar, treinar e gerenciar os membros da equipe do projeto designados para o projeto Obter as cotaes, as licitaes, as ofertas ou as propostas conforme adequado Selecionar os fornecedores escolhendo-os entre os possveis fornecedores
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Processos de execuo
Aes
Obter, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais, ferramentas, equipamentos e instalaes Implementar as normas e os mtodos planejados Criar, controlar, verificar e validar as entregas do projeto Gerenciar os riscos e implementar as atividades de respostas a riscos Gerenciar os fornecedores Adaptar as mudanas aprovadas ao escopo, planos e ambiente do projeto
Processos de execuo
Aes
Estabelecer e gerenciar os canais de comunicao do projeto, tanto externos como internos equipe do projeto Coletar os dados do projeto e relatar custo, cronograma, progresso tcnico e da qualidade e informaes sobre o andamento do projeto para facilitar a previso Coletar e documentar as lies aprendidas e implementar as atividades de melhorias nos processos aprovadas.
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Administrao de Conflitos
O que conflito? o fruto do desacordo ou oposio entre duas ou mais pessoas ou partes
Estrutura
Luta pelo poder entre reas da empresa, disputa por recursos escassos, dependncia de outros grupos ou reas para a realizao de trabalhos Ocasionado dentro do prprio indivduo por frustraes pessoais e no trabalho, ansiedades e tenses Incompatibilidades de objetivos, valores, atitudes, personalidade, postura etc.
Pessoal
Interpessoal
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Causados por pessoas problemticas So um mal Devem ser evitados, e se possvel eliminados
116
1. 2. 3. 4. 5.
Retirada Estratgica (evitar) Panos Quentes (amaciar) Negociao (barganhar) Colaborao (integrar) Fora (impor)
Evitar
(retirada estratgica)
Na prtica significa fugir, cair fora, desistir. uma maneira passiva de soluo e no resolve de todo. se o problema vai sumir sozinho voc no pode vencer riscos so baixos preservar neutralidade ganhar tempo
Quando apropriada
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Amaciar
(panos quentes)
Quando apropriada
manter a harmonia qualquer soluo serve criar boa vontade ou obrigao saida diplomtica
Quando apropriada
necessrio vencer voc no pode vencer sozinho o outro tem a mesma fora ganha -se fazendo acordo no h tempo para vencer
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Integrar
(colaborao)
Solues objetivas e satisfatrias quando pode ser aplicada. Requer confiana mtua. reduzir custos atacar inimigo comum habilidades se complementam exige confiana
Quando apropriada
Impor
(fora)
Resulta em vencedores/perdedores, pode ser rpida, deixar seqelas e trazer problemas no futuro. voc tem razo diante de altos riscos princpios esto em jogo relacionamento no importante
Quando apropriada
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Minimizando conflitos
Descobra as metas dos subordinados,
pares e chefes Coloque-se no lugar dos outros D feedback positivo Mantenha contato permanente No aja como rolo compressor Evite surpresas Oua e observe
No h outra soluo aparente Se o conflito tende a crescer com o tempo Se a aparente harmonia oculta indeciso e adiamentos Se o conflito estimula alcanar metas
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Verificao do escopo
Controle do escopo
Controle do cronograma
Controle de custos
Relatrio de desempenho
Administrao de contrato
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Inspecionar e medir o andamento do projeto, para ter certeza de que os objetivos esto sendo atingidos Decidir que aes corretivas precisam ser tomadas Implementar essas aes corretivas Certificar-se de que as aes corrigiram os problemas e desvios verificados
2.
3. 4.
Processos de encerramento
So os processos usados para finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto, entregar o produto terminado para outros ou encerrar um projeto cancelado.
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Processos de encerramento
Encerrar o projeto
Encerramento do contrato
Encerramento
Entrega dos servios realizados Treinamento da equipe operacional Encerramento das atividades Realocao da equipe do projeto
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No esquecer de:
" Entregar documentao " Apresentar indicadores de que os
Fechamento do projeto
Checklist final
" O projeto atingiu seu objetivo? " O cliente est satisfeito? " Parmetros de custo, prazo e qualidade foram mantidos? " Ocorreram situaes de risco? Como foram resolvidas? " Houve problemas com contratos? " A equipe superou os problemas surgidos?
124
4. Anexo