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Estudo dirigido ao Acompanhamento e Controle dos processos de produo e suprimentos de uma empresa Make to Order.
Josadak Astorino Marola (UNIP) jmarcola@uol.com.br Hernane Candido Pereira (UNIARA) hernanepereira@estadao.com.br

Resumo A necessidade por informaes gerenciais, confiveis, rpidas e flexveis, atualizadas on line, a partir de uma volumosa base de dados, possibilitando a construo e anlise de vrias vises e cenrios, so ferramentas necessrias para a realizao das tarefas de acompanhamento e controle da produo. Existe carncia por informaes gerenciais, com essas caractersticas, nos sistemas ERP. Tal deficincia pode ser corrigida utilizando-se de ferramentas de consulta - como SQL, e tratamento de dados - como VBA, com um software simples e verstil, como o Excel, acessando a base de dados do ERP e desenvolvendo relatrios dinmicos, on-line e com fcil interao do usurio, em uma estrutura que se assemelha ao OLAP. Palavras-chave: Acompanhamento e controle da produo, ERP e OLAP. 1 Introduo O mundo competitivo de hoje exige que os sistemas produtivos sejam capazes de adaptar-se rapidamente a mudanas: mudanas no processo produtivo, nas disponibilidades de suprimentos e, acima de tudo, alteraes profundas na demanda. Ser capaz de reagir eficazmente a mudanas um papel essencial da funo manufatura. portanto, indispensvel, buscar constantemente meios que auxiliem e facilitem a identificao de possveis desvios e falhas de processo que interfiram ou prejudiquem o no cumprimento dos objetivos traados pela empresa. Nesse contexto est inserido o Planejamento e Controle da Produo (PCP), com relevante importncia na obteno e manuteno das vantagens competitivas das empresas atravs dos grandes objetivos de desempenho qualidade, confiabilidade, velocidade, flexibilidade e/ou custos. funo intrnseca do PCP ativar apropriadamente os recursos fsicos, humanos e materiais da empresa para cumprir um plano de produo factvel de ser realizado. Para tanto, uma grande quantidade de dados deve ser analisada e consolidada, de forma adequada ao ambiente fabril. O presente artigo evidencia a utilizao de um sistema de informao para o acompanhamento e controle da produo. Por intermdio de ferramentas simples como o Excel, pode-se elaborar relatrios dinmicos, com grande poder de anlise, em tempo real, suprindo deficincias apresentadas pelos Sistemas de Gesto Empresarial (ERP), que costumeiramente apresentam muitos relatrios transacionais e operacionais, e poucos relatrios gerenciais, adequados ao ambiente de cada empresa.

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2 Reviso Bibliogrfica 2.1 Planejamento e Controle da Produo (PCP) De acordo com Tubino (2000), em um sistema produtivo, ao serem definidas suas metas e estratgias, faz-se necessrio formular planos para atingi-las, administrando a ao dos recursos humanos sobre os recursos fsicos, sempre realizando o acompanhamento destas atividades, permitindo a correo de provveis desvios. No conjunto de funes dos sistemas de produo aqui descritos, essas atividades so desenvolvidas pelo Planejamento e Controle da Produo (PCP). Corra (2001) cita que planejar entender como a considerao conjunta da situao presente e da viso de futuro influencia as decises tomadas no presente para que se atinjam determinados objetivos no futuro. projetar um futuro que diferente do passado, por causas sobre as quais se tem controle. Para atingir seus objetivos, afirma TUBINO (2000), o PCP administra informaes vindas de diversas reas do sistema produtivo. Completa Corra (2001), que uma funo do controle da produo informar corretamente a situao corrente dos recursos (pessoas, equipamentos, instalaes, materiais) e das ordens. Disponibilidade da informao , na verdade, um prrequisito para se ter controle dos processos. Um bom sistema de administrao da produo deve ser sensvel o suficiente para identificar os desvios da realidade em relao ao plano com a rapidez necessria e, ser capaz de replanejar o futuro, levando em considerao as novas ocorrncias (CORRA, 2001). 2.2 Acompanhamento e Controle da Produo O Acompanhamento e Controle da Produo, por meio da coleta e anlise dos dados, busca garantir que o programa de produo emitido seja executado a contento. Quanto mais rpido os problemas forem identificados, mais efetivas sero as medidas corretivas visando ao cumprimento do programa de produo (TUBINO, 2000). Em linhas gerais, Tubino (2000) cita que o acompanhamento e controle da produo fornece suporte ao sistema produtivo no sentido de garantir que as atividades programadas e planejadas para o perodo sejam cumpridas. Seu objetivo promover uma ligao entre o planejamento e a execuo das atividades operacionais, identificando os desvios, sua magnitude e fornecendo subsdios para que os responsveis pelas aes corretivas possam agir. O ritmo de mudana global solicita altos nveis de capacidade de reao das organizaes acompanhar e reagir a mudanas no ambiente externo (LAUDON, 2004). Quanto mais rpida for a identificao dos problemas, mais eficientes sero as aes do acompanhamento e controle da produo, menores sero os desvios a corrigir, menor o tempo e as despesas com aes corretivas, salienta Tubino (2000). Logo, quando foras externas e os problemas organizacionais mudam, novos sistemas so necessrios e sistemas antigos devem ser modificados (LAUDON, 2004). Alm de informaes de produo teis ao PCP, complementa Tubino (2000) o Acompanhamento e Controle da Produo normalmente est encarregado de coletar dados (ndices de defeitos, horas/mquinas e horas/homens consumidas, consumo de materiais, ndices de quebras de mquinas, etc.) para outros setores do sistema produtivo.

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Gaither (2002) menciona que as medidas de programao e controle do projeto ocorrem medida que o projeto evolui fisicamente. Estas funes garantem o desempenho oportuno das atividades do projeto dentro dos padres de custo, prazo e qualidade. Para tanto, um programa de produo deve ser realstico, as ordens emitidas devem ter grandes possibilidades de serem executadas, pois, caso contrrio, os programas de produo ficaro desacreditados e o acompanhamento e controle da produo ter como funo ficar apagando incndios, o que desestimulante e improdutivo, enfatiza TUBINO (2000). 2.3 Sistema de Informao (SI) Os sistemas de informao esto transformando a maneira como o trabalho conduzido e como os produtos e servios so produzidos. Os sistemas de informao tambm esto dando aos indivduos novas ferramentas para melhorar suas vidas e suas comunidades (LAUDON, 2004). Segundo Laudon (2004), um sistema de informao pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando junto para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informao com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenao, a anlise e o processo decisrio em empresas. Essencialmente, os sistemas de informao transformam os dados em uma forma utilizvel para a coordenao de fluxo de trabalho de uma empresa, ajudando empregados ou gerentes a tomar decises, analisar e visualizar assuntos complexos e resolver outros tipos de problemas. OBrien (2001) caracteriza dados como fatos ou observaes crus, normalmente sobre fenmenos fsicos ou transaes de negcios. Mais especificamente, os dados so medidas objetivas dos atributos (as caractersticas). J informaes podem ser definidas como dados que foram convertidos em um contexto significativo e til para usurios finais especficos. Refora OBrien (2001) que sistemas e tecnologias de informao se tornaram um componente vital ao sucesso de empresas e organizaes. Por isso, eles constituem um campo de estudo essencial em administrao e gerenciamento de empresas. A tecnologia da informao pode ajudar todos os tipos de empresas a melhorarem a eficincia e eficcia de seus processos empresariais, tomada de decises gerenciais e colaborao de grupos de trabalho e com isso fortalecer suas posies competitivas em um mercado em rpida transformao. Segundo OBrien (2001), os sistemas de informao desempenham trs papeis vitais em qualquer tipo de organizao: Suporte de seus processos e operaes; Suporte na tomada de decises de seus funcionrios e gerentes; Suporte em suas estratgias em busca de vantagem competitiva.

A gerao peridica de grficos, relatrios e programaes atualizadas mantm todas as partes do projeto e processo informadas sobre seu trabalho especfico, quando cada atividade tem de ser executada, quais so as medidas corretivas necessrias e quais os problemas especficos para os quais elas precisam ficar atentas (GAITHER, 2002). 2.4 Enterprise Resourse Planning (ERP) Os sistemas ERP foram concebidos para suportar todas as necessidades de informao para a tomada de deciso gerencial de um empreendimento como um todo. Em uma traduo livre,

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Enterprise Resource Planning poderia significar Planejamento de Recursos da Corporao (CORRA, 2001). basicamente composto de mdulos que atendem as necessidades de informao da totalidade dos setores existente numa empresa, como distribuio fsica, custos, recebimento fiscal, faturamento, recursos humanos, finanas, contabilidade, manufatura, entre outros, todos integrados entre si. (CORRA, 2001). Em lugar de se concentrar em requisitos de processamento de informaes de funes organizacionais, o software ERP deve se concentrar no apoio a processos empresariais envolvidos nas operaes de uma empresa (OBRIEN, 2001). Vantagens adicionais que os sistemas ERP vieram a representar e que hoje talvez seja a principal motivao de grande nmero de empresas que optam por adot-lo a integrao entre as vrias reas e setores funcionais da organizao, todas compartilhando uma base de dados nica e no redundante (CORRA, 2001). Mas, em geral comenta CORRA (2001), no podem garantir que todos os seus mdulos sejam melhores e mais adequados que todos os sistemas atualmente em operao. Alm de demonstrar que existe uma lacuna entre os ERPs e o cho-de-fbrica, seja por no possurem funcionalidades que suportem as atividades que ocorrem no ambiente operacional ou a necessidade de customizao de seus mdulos. A introduo de um ERP em uma empresa tem um grande impacto em todas as operaes que so realizadas diariamente em suas instalaes. E so atraentes porque unificam a informao, e segundo Oliveira e Ramos (2002), surgiram com a promessa de resolver problemas de integrao, disponibilidade e confiabilidade de informaes ao incorporar em um nico sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negcios de uma empresa. 2.5 Sistemas de Informao Gerencial (SIG) Os Sistemas de Informao Gerencial (SIG) oferecem relatrios rotineiros resumidos sobre o desempenho da empresa; sendo utilizados para monitorar e controlar a empresa e prever o resultado futuro (LAUDON, 2004). Os SIGs geralmente dependem de sistemas subjacentes de processamento de transaes para seus dados. Em outras palavras, os SIGs resumem e prestam informaes sobre as operaes bsicas da empresa. Os sistemas comprimem os dados bsicos por meio de resumos, e apresenta as informaes em longos relatrios, que normalmente so produzidos em uma base regularmente programada e sobre perguntas rotineiras e estruturadas por respostas (LAUDON, 2004). A maioria dos sistemas de informaes gerenciais gera resumos simples e repetitivos de dados de transaes e relata excees e desvios de um plano. Em geral, so teis na manipulao de problemas rotineiros, repetitivos e bem-estruturados isto , para os quais h um mtodo aceito de se chegar a uma soluo (LAUDON, 2004). Sob uma perspectiva gerencial, os SIGs so essencialmente para o controle operacional da empresa (LAUDON, 2004). Sob uma perspectiva empresarial, o SIG ajuda a resolver o problema do dimensionamento, reduzindo os custos de coordenao (LAUDON, 2004).

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2.6 Processamento Analtico On line (OLAP) O carter competitivo e dinmico do ambiente de negcio atual determina as demandas dos gerentes e analistas por sistemas de informao capazes de fornecer respostas rpidas a consultas complexas de negcios (OBRIEN, 2001). O processamento analtico on line a capacidade dos sistemas de informao gerencial, de apoio deciso e de informao executiva que permite aos gerentes e analistas examinarem e manipularem interativamente enormes quantidades de dados detalhados e consolidados a partir de mltiplas perspectivas e vises (OBRIEN, 2001). Uma sesso de OLAP ocorre em tempo real, de modo que seu processo analtico ou de tomada de deciso no seja prejudicado (OBRIEN, 2001). 3 Estudo dirigido ao acompanhamento e controle do processo de manufatura e suprimentos de um sistema Make to Order, via Excel. A fim de suprir grandes lacunas gerenciais existentes nos sistemas ERPs, foi elaborado um conjunto de relatrios, baseado em regras customizadas de negcio, que pudessem satisfazer tais problemas e dinamizar as aes sobre as tarefas, aumentando a flexibilidade controle da produo e de suprimentos. De modo geral, o tipo de processo produtivo define a complexidade do planejamento e controle das atividades. Dentro dessa linha, as atividades de planejamento e controle da produo so simplificadas medida que se reduz a variedade de produtos concorrentes por uma mesma gama de recursos. Contudo, o freqente aumento do nmero de produtos (portiflio) e a incerteza crescente advinda do mercado consumidor, tornam indispensvel o desenvolvimento de meios que aumentem o poder de ao frente a esse novo ambiente. Logo, salutar criar sistemas de informao com baixo custo e alto valor agregado ao processo, usando-se uma ferramenta extremamente verstil e com grande nmero de usurios potenciais, por sua larga faixa de utilizao. Pode-se gerar relatrios com a idia de OLAP, atravs da integrao do usurio com o banco de dados, acessado on line por consultas em Structured Query Language (SQL) ou Linguagem de Consulta Estruturada, como uma linguagem de consulta encontrada em muitos pacotes de gerenciamento de banco de dados SQL. Nos itens abaixo so apresentados dois relatrios gerenciais utilizados para acompanhar e controlar a evoluo fsica dos itens comprados e fabricados das encomendas em andamento na empresa. 3.1 Relatrio de Acompanhamento e Controle de Suprimentos Esse relatrio foi elaborado a fim de suprir a falta de agilidade e grande dificuldade de recuperar informaes por projeto, material, fornecedor e comprador no sistema ERP, pelos usurios, no Departamento de Suprimentos. Por se tratar de uma operao vital para o acompanhamento e controle dos projetos, decidiu-se criar um arquivo em Excel, que acessa o ERP e efetua o tratamento dos dados, de forma automtica, para o usurio. Considerando que a empresa trabalha por projetos Make-to-Order (MTO), o Departamento de Suprimentos deve acompanhar cada requisio de compra (OR) que emitida pelo departamento de PCP e efetivamente firmar ou colocar o pedido (OP), para cada projeto em carteira, realizando, paralelamente, follow up dos fornecedores selecionados para atender os firmados.

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Basicamente, o arquivo, representado pela Figura 1, necessita que o usurio apenas selecione o Projeto desejado e atualiza suas informaes, por interao de programao VBA (Visual Basic Application). Esse processo faz com que, automaticamente, a consulta, tratamento e formatao dos dados sejam disponibilizados em forma de informao, sendo impressa se necessrio. Desta forma, libera tempo ao usurio para realizar a tarefa mais nobre que a anlise das informaes para posterior tomada de deciso.

Figura 1 - Relatrio de Acompanhamento e Controle de Comprados Pendentes

3.2 Relatrio de Acompanhamento e Controle de Fabricao Os objetivos pelos quais levaram ao desenvolvimento desse relatrio no diferem do relatrio citado anteriormente. Porm, a demanda agora, ocorreu no departamento de PCP. Por meio da seleo do Projeto e atualizao, possvel gerar uma listagem com as informaes necessrias para o acompanhamento e controle das ordens de produo no chode-fbrica. possvel assim, em questes de segundos, verificar em qual operao um determinado componente se encontra e qual impacto ele causar com um possvel atraso em sua fabricao, evidenciado atravs do relacionamento com ordens pais, como ilustra a figura 2.

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Figura 2 - Relatrio de Acompanhamento e Controle de Fabricao Listagem de Ordens Pendentes

No mesmo arquivo, disponibilizada a opo pela gerao de um relatrio gerencial, mostrando um resumo do andamento do projeto, sumarizando o total de horas realizadas frente ao total de horas planejadas por oficinas de trabalho, estruturadas em um layout funcional. Com esses dados pode-se medir o nvel de eficincia das ordens que foram encerradas, projetando-se os possveis desvios do custo planejado, ou efetuando uma extrapolao do nmero de horas totais que o projeto consumir, tomando-se decises sobre o no cumprimento do prazo de entrega disponibilizando outros turnos ou terceirizando servios alm de servir de feedback para novos projetos (base histrica). A figura 3 apresenta um dos formatos possveis para o relatrio.

Figura 3: Relatrio de Acompanhamento e Controle de Fabricao Resumo de horas realizadas versus planejadas

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4 Concluso evidente que a adeso e implantao de sistemas ERPs em qualquer organizao possui um carter estratgico. Os ERPs auxiliam grandemente na realizao das tarefas operacionais e atividades transacionais, promovendo e estabelecendo a integrao dos departamentos atravs dos processos de negcio. Porm, existe uma grande carncia dos ERPs em auxiliar os executivos dos diversos nveis hierrquicos e diferentes setores da empresa no processo de tomada, principalmente em atividades relacionada a Planejamento e Controle de Produo, de empresas Make-to-Order (MTO) e Engineer-to-Order (ETO), onde peculiaridades devem ser respeitadas e diversas vises so necessrias. Entretanto, possvel melhorar a utilizao desses sistemas e processos atravs do desenvolvimento de ferramentas integradas ao ERP e seu banco de dados, gerando relatrios gerenciais, de suporte deciso, para acompanhamento e controle da produo e das encomendas. Ferramentas que proporcionam suporte a linguagem de programao VBA, como o Excel, permitem que essa interface seja construda. Os relatrios desenvolvidos para o acompanhamento e controle da produo e de suprimentos apresentados nesse artigo, tornaram-se ferramentas comuns para todos os setores da empresa, mas principalmente para a Gesto de Projetos, o PCP e Suprimentos. Essa utilizao macia foi obtida em decorrncia do sistema ser amigvel, de fcil interao, gerarem informaes rpidas e em tempo real, com possibilidade de anlise de diversos cenrios, na forma de tabelas e de grficos. Referncias
CORRA, H.L., GIANESI, I.G.N., CAON, M. (2001) - Planejamento, Programao e Controle da Produo. 4 Edio, So Paulo, Editora Atlas. FAVARETTO, F. (2001) - Uma Contribuio ao Processo de Gesto da Produo pelo Uso de Coleta Automtica de Dados de Cho de Fbrica. So Carlos, Tese (Doutorado em Engenharia de Produo Mecnica) Escola de Engenharia de So Carlos da Universidade de So Paulo,. 81 p. GAITHER, N., FRAZIER, G. (2002) - Administrao da Produo e Operaes. 8 Edio, So Paulo, Editora Pioneira. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. (2004) - Sistemas de Informao com Internet. 4 Edio, So Paulo, Editora JC. OBRIEN, J. A. (2001) - Sistemas de Informao e as Decises Gerenciais na Era da Internet. 9 Edio, So Paulo, Editora Saraiva. OLIVEIRA, M. A.; RAMOS, A.S.M. (2002) - Fatores de Sucesso na Implementao de Sistemas Integrados de Gesto Empresarial (ERP): Estudo de Caso em uma Mdia Empresa. In: XXII Congresso Brasileiro de Engenharia de Produo. Anais. Curitiba. TUBINO, D. F. (2000) - Manual de Planejamento e Controle da Produo. 2 Edio, So Paulo, Editora Saraiva.

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