Planejamento

Segundo Chiavenato (1995) o planejamento a funo administrativa que determina

antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcanados, e visa
dar condies racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos
ou divises a partir de certas hipteses a respeito da realidade atual e futura.

A elaborao do planejamento evita a adoo de aes improvisadas, casuais,
contribuindo para reduzir o nvel de incerteza e possibilitando maior segurana quanto
ao desempenho da empresa. O planejamento, segundo Chiavenato (1995) apresenta
as seguintes caractersticas:

a) um processo permanente e contnuo, pois realizado de forma sistemtica dentro
da empresa e no se esgota na simples montagem de um plano de ao;

b) sempre voltado para o futuro e est intimamente ligado com a previso, embora
no se confunda com ela. O conceito de planejamento inclui o aspecto de
temporalidade e futuro: o planejamento uma relao entre coisas a fazer e o tempo
disponvel para faz-las;

c) se preocupa com a racionalidade da tomada de decises, pois ao estabelecer
esquemas para o futuro funciona como um meio de orientar o processo decisrio,
dando-lhe maior racionalidade e subtraindo incerteza subjacente a qualquer tomada
de deciso;

d) visa relacionar, entre vrias alternativas disponveis, um determinado curso de ao,
em funo de suas conseqncias futuras e das possibilidades de sua execuo e
realizao. O curso de ao escolhido pode ter uma durao varivel - desde curto
longo prazo - e pode ter uma amplitude igualmente varivel - abrangendo a empresa
como um todo at uma determinada unidade de trabalho;

e) sistmico, pois deve considerar a empresa ou o rgo ou a unidade como uma
totalidade. O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que
o compem, bem como as relaes e compromissos internos e externos;

f) interativo. Como o planejamento se projeta para o futuro, ele deve ser suficiente e
prudentemente flexvel para aceitar ajustamentos e correes. Pressupe avanos e
recuos, alteraes e modificaes em funo de eventos novos, ou diferentes que
ocorram tanto no ambiente interno quanto externo da empresa;

g) uma tcnica de alocao de recursos de forma antecipadamente estudada e
decidida. Dever refletir a otimizao na alocao e dimensionamento dos recursos
com os quais a empresa ou o rgo dela poder contar no futuro para suas operaes;

h) uma tcnica cclica. A medida que executado, passa a ser realizado. Conforme
vai sendo executado e realizado, permite condies de avaliao e mensurao para
novos planejamentos, com informaes e perspectivas mais seguras e corretas;
i) funo administrativa que interage dinamicamente com as demais. Est
intimamente relacionado com as demais funes administrativas, como a organizao,
o controle e a avaliao, influenciando e sendo influenciado por elas, a todo o
momento e em todos os nveis da empresa;

j) uma tcnica de coordenao. Permite a coordenao de varias atividades no
sentido da realizao dos objetivos desejados e de maneira eficaz;

l) uma tcnica de mudana e inovao. O planejamento uma das melhores
maneiras de se introduzir deliberadamente mudana e inovao dentro de uma
empresa, sob uma forma previamente definida e escolhida e devidamente
programada.

O Planejamento pode ser considerado em funo do nvel da empresa, conforme
ilustra a figura a seguir:

O planejamento estratgico, em linhas gerais, aquele efetuado no nvel institucional
da empresa, envolvendo a alta administrao. genrico e sinttico, direcionado para
longo prazo e considera a empresa como uma totalidade.

O planejamento ttico efetuado no nvel intermedirio da empresa, envolvendo a
gerncia. menos genrico, e mais detalhado, direcionado para mdio prazo e
considera cada unidade da empresa.

O planejamento operacional o efetuado no nvel operacional da empresa,
envolvendo a superviso. detalhado e analtico, direcionado para o curto prazo e
considera cada tarefa ou operao.

O planejamento operacional est voltado para o que fazer, como fazer, e para quem
fazer, procurando otimizar e maximizar os resultados. Este tipo de planejamento deve
ser intrinsecamente relacionado ao planejamento ttico, o mesmo ocorrendo com este
em relao ao planejamento estratgico.

Organizao

Chiavenato (1995) define a organizao como uma funo administrativa atravs da
qual a empresa rene e integra os seus recursos, define a estrutura de rgos que
devero administr-los, estabelece a diviso de trabalho atravs da diferenciao,
proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A
organizao representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pr
em prtica o planejamento, o controle e a avaliao para atingir os seus objetivos.

Como j foi enfatizado, a funo administrativa organizacional depende do
planejamento, do controle e da direo.

H uma estreita inter relao entre todas estas funes.

A funo administrativa organizacional normalmente implementada de acordo com
as peculiaridades de cada empresa, que pode considerar seus recursos (humanos,
materiais e organizacionais) e sua estrutura. Como ocorre com a funo planejamento,
a funo organizao tambm pode ser analisada em funo dos diferentes nveis -
institucional, intermedirio e operacional - da empresa.

Direo

Do ponto de vista didtico, a funo administrativa direo vem aps o planejamento
e a organizao. Assim, enquanto o planejamento estabelece o que fazer e como fazer
e para quem, a organizao estabelece a estrutura, os meios para a execuo, a
direo se preocupa com a execuo das operaes propriamente ditas, tendo em
vista o alcance dos objetivos.

A Direo , inegavelmente, uma das complexas funes da administrao. Isto se
deve sua abrangncia e ao fato de estar intimamente relacionado s pessoas.

A execuo de qualquer ao envolve sempre pessoas e grupos. Toda a
implementao do planejamento e da organizao efetuada por um conjunto de
pessoas, normalmente, so os recursos mais complexos existentes nas empresas.

A Direo a funo que envolve a maior interao humana. Como assegura
Chiavenato (1995), a funo que exige a maior dose de flexibilidade, de
amortecimento de impactos e, principalmente, de orientao das pessoas quanto ao
rumo certo no alcance dos objetivos pretendidos.

A Direo extremamente dinmica, ocorre em todos os nveis da empresa e est
relacionada ao planejamento, organizao e ao controle. Como a funo Direo diz
respeito ao processo de interao entre pessoas, trs assuntos inerentes a ela so de
capital importncia: comunicao, liderana e motivao.

Assim sendo, para dirigir pessoas so necessrios profundos conhecimentos a respeito
do processo de comunicao, das teorias de liderana e da motivao. Como nas
funes planejamento e organizao, a direo pode ser considerada em funo dos
nveis da empresa: institucional, intermedirio e operacional.

Controle

O termo controle tem muitos significados e, no raro, se associa a atitudes coercitivas,
principalmente quando envolve pessoas. O controle deve ser entendido como uma
funo administrativa, como o planejamento, a organizao e a direo.

Os autores Koontz e ODonnel (1998) especificam que controle a funo
administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para
assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcan-los sejam
realizados. , pois, a funo segundo a qual cada administrador, do presidente ao
supervisor, certifica-se de que aquilo que feito est de acordo com o que se
tencionava fazer.

O controle tambm est intimamente relacionado com o planejamento, a direo e a
organizao. Os controles podem ser classificados de acordo com o nvel da empresa
onde ocorrem. Assim, h o controle estratgico, o controle ttico e o operacional.

Em termos de controle operacional, Litterer (1990) prope um modelo bsico que
compreende trs fases:

a) coleta de dados sobre o desempenho;
b) comparao dos dados com um padro;
c) ao corretiva.
Certamente, cada uma destas fases pode ser desenvolvida atravs de diversas formas,
que sempre devem considerar as peculiaridades de cada empresa.

Coordenao Funo do Administrador?

Para responder esta pergunta, preciso antes reafirmar que funo uma aglutinao
de atividades e que ela tem a tendncia de se unir, ocasionando assim uma dificuldade
de identificao dos limites de uma funo administrativa A coordenao est
presente ao desempenho de todas as funes administrativas. Ela no faz parte das
caractersticas de cada funo, mas representa o exerccio das funes. A coordenao
pode ser definida como a harmonizao dos vrios esforos necessrios para atingir os
objetivos almejados. A necessidade de sincronia entre as funes importante para
que cada elemento na empresa compreenda melhor a forma de se atingir os objetivos
propostos.

A coordenao s surtir efeito quando todos os elementos conhecerem o objetivo
dominante da empresa. Cada um ento, poder trabalhar em prol desse objetivo
dosando e aplicando os esforos no momento melhor ou no momento exato que for
preciso. Assim, a ao individual ser frutfera e permitir que os planos se
transformem em resultados de forma mais natural e eficiente.