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APOSTILA DE NOES DE ARQUIVOLOGIA
PARA CONCURSOS
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Contedo:
01 - Conceitos fundamentais de arquivologia.
02 - O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e
intermedirios; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes.
03 - Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao
e restaurao de documentos.
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
TCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO
O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas
situaes.
- DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO
GUARD-LOS? - PERGUNTOU A SECRETRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEIXA SOBRE MINHA MESA,
POIS AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L DA
MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDO No
BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTO Ao ARQUIVO NACIONAL? L, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO
MATERIAL INTERESSANTE!
Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes,
no mesmo?
Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao ou
madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para
citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a documentao
produzida ou recebida por instituies governamentais de mbito federal.
E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois
a palavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante
relacionados entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a origem
da palavra, que ainda no est esclarecida.
H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio
dos registrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito
de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que significa,
tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:
Arquivo
O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM
GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E
CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes
de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a
sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a
histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir
histria, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas:
guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou
oficiais.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ?
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi
consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum
tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em
quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estgios de sua evoluo;
- a extenso da sua ateno;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou
estadual ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.
INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes
no-lucrativas, sociedades e associaes.
Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,
individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e
casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda
de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estgio de evoluo
Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes
trs estgios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e
freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O
arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as
requisies de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do
arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser
consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela
que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das
reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas
aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so
conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de
pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que
denominamos arquivo propriamente dito.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo.
De acordo com a extenso da ateno
Os arquivos se dividem em:
ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um
arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes
dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades
de arquivo corrente so centralizadas.
Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade.
De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas,
disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem
tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao
registro, acondicionamento, controle e conservao.
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de
advocacia.
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de
um campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So
chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos.
Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.
Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de
um grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de
mbito estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo
do estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso
seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser ainda um arquivo
central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos
alguns exemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o
documento de um arquivo?
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de alguns
documentos que possam estar sob sua guarda.
Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para
exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista:
- cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores;
- histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios;
- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;
- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias;
- relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos;
- fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza;
- certides de um modo geral.
A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que
seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso:
Documento
TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU
DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIES E SEUS
SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER
AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles
serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gnero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos
de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras.
importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos
ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores:
contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos,
regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias.
Quanto natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de planto de uma imobiliria.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda
para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro
categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado
(descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas;
planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados
de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos
(escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo,
cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou
aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
importantes para a segurana nacional.
RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.
ORGANIZAO
A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o
desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantao e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica
ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua
estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o
verdadeiro significado de sua documentao.
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao.
Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas,
faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de
emprstimo de documentos; processes adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc.
Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea
ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio).
Anlise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser
implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio
correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem
o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha
em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do
arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de
funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de
arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros.
Posio do arquivo na estrutura da instituio
Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de
arquivo na estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto ,
que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender
a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios
problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais
adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que
tenham como matria-prima a informao.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa
memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio
de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e
materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito
centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo.
Centralizao
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao
em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo
da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e
Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e
procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais
completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria
desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em
que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou
especficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As
vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos
prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
Descentralizao
Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. .
O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as
grandes reas de atividades de uma instituio.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e
Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da
descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de
Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro
reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas
divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo
para a documentao dos rgos administrativos.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:
- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos;
- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos
rgos.- de comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e
expedio dos documentos correntes.
a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos
Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os
arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou
funes especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente
distantes dos rgos a que esto subordinadas.
Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios
para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento
decorrentes, tais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc.
Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes
designe um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para
responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas
centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do
arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc.
Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente
de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da
correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da
documentao administrativo da instituio.
A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos
individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da
instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a
localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e
financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor
poltica a ser adotada.
Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia
imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer
funes normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer
e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do
servio dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de atender As
peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos
setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista
a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os encarregados
dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de
arquivos.
Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo
permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos
correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo
de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a
COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos
ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos
padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
Escolha de mtodos de arquivamento
A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento
em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser
ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de
como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser
adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
PATRIMNIO
Braslia
Rio de Janeiro
So Paulo
PESSOAL
ADMISSO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Sllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
ao. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio
encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um
arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento
encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica.
Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos geogrfico,
alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao
pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados
pelo nmero de controle que Ihe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir Ihe servir de
referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao
imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus
diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria
das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com
modelos e formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da
instituio.
RECURSOS HUMANOS
Formao e regulamentao profissional
O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas
encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da
organizao.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo
dificuldades na classificao dos papis.
Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para
um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao
dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis.
Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio,
fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e
racionaliza o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializado
nas tcnicas de arquivo.
"Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem
significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos
especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies.
O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o
conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim
que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de
arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao
profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de
Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei n 6.546,
regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a
regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um
perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito
metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de
sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalaes e equipamentos
De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local
adequado, quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade,
temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras.
Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga,
tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos
quantos se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de
documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que
esto envolvidos com a organizao dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A
realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias,
as pastas, as tiras de insero e outros.
Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos
arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a
busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade
e funes, conforme veremos em seguida.
Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser
aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.
A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela.
P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa
uma vareta que prende as guias gaveta.
Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.
A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e
fechada quando indica o princpio e o fim.
Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder
metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio,
segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.
Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:
- primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;
- secundria - indica uma subdiviso da primria;
- subsidiria - indica uma subdiviso da secundria;
- especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a
projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias
em segunda posio e assim por diante.
Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do
arquivo.
Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em
ordem cronolgica;
- miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas
em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente
O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o
mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os
seguintes requisites:
- economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias);
- convenincia do servio (arrumao racional);
- capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurana);
- distino (condies estticas);
- resistncia (conservao).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas
especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As
mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As
mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as
estantes deslizantes.
Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimenses, onde so guardados os documentos.
Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos
eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha).
Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
Caixa de transferencia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as
caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas
suspensas laterais.
Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou
conjugado com gavetas para fichas e documentos.
Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas.
Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente
visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da
barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas
que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes.
Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das
outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas
ou bandejas comportam grande nmero de fichas.
Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de
apoio para as pastas suspensas.
Constituio de arquivos intermedirios e permanentes
Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula
atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise,
avaliao e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por
exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente,
para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada
a sua real necessidade.
Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e
de sua descentralizao fsica.
As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentao.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas
para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno.
Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem a
importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais
servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o
projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao
real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente
dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantao.
Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que
atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem
introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as
resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma
organizao.
Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do pessoal
diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo, como
daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande parte, o
xito desses servios.
A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou
omisses que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e
formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo, instrumento
que coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e instrues que
iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho atravs dos
tempos.
Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que estes
devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos
permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles:
- apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao
e subordinao;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia; -
detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de
documentos com seus respectivos cdigos e ndices; - tabelas de temporalidade de documentos, que,
pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado,
a fim de atender alteraes que surgirem como decorrncia da evoluo da prpria instituio.
ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente consultados
como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decises
das administraes etc.
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a
designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar.
Devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores
distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e movimentao
2. Expedio
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Emprstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere s rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alteraes indicadas para cada
caso:
4.1.1 Recebimento e classificao
4.1.2 Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos.
ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO
Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que
funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos
documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas
atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos
em uma empresa.
FERNANDA ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAO QUE A EMPRESA RECEBE
E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM S SUAS MOS:
- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE
PESSOAL;
- VRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS
FUNCIONRIOS;
- DOIS ENVELOPES ENDEREADOS ASSESSORIA JURDICA E ENTREGUES POR UM
MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.
Agora pense: que tratamento voc acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos?
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Fernanda no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando
tratar-se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina,
na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento.
Quanto aos jornais, Fernanda tambm no precisa registr-los, porque no so documentos
oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jogados fora.
J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficiais. Eles precisam ser
abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria jurdica, de acordo com os
procedimentos adotados pela administrao.
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suas
finalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos arquivos.
E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser
emprestados ou consultados no prprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel
arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificao que cada
documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de
tramitao (distribuio e movimentao) e expedio da correspondncia, no podem ser desvin-
culados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de
correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo
de documentos so os servios de arquivo.
Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, na
estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados Arquivo e
Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo
como pelo arquivamento.
Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e
procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio
adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou
procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.
SERVIOS DE PROTOCOLO
Observe este ofcio:
Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de
nossa empresa...
Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados
na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles especficos do
rgo e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor do ofcio, despachou-o para um dos
assessores, solicitando-lhe anlise e parecer.
Concluda a solicitao, o assessor retornou o documento com o parecer sua chefia que, aps
analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais a expedio de uma resposta Andes Turismo
S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -,
solicitando-lhe o arquivamento.
A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de
Arquivo da empresa.
Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas
que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e
movimentao; expedio de correspondncia.
PROTOCOLO
A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O
NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO
DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles
cumpram suas finalidades com eficincia?
Rotinas de recebimento e classificao
Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas
particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos
so:
- Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mos.
- Separao da correspondncia oficial da particular.
- Distribuio da correspondncia particular.
- Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios.
- Abertura da correspondncia ostensiva.
- Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de
antecedentes.
- Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de
registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto ,
agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela
empresa e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador
datador do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser
encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado.
- Elaborao do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao.
Rotinas de registro e movimentao
Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Ali os
documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e reencaminhados aos outros
setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra,
de modo geral, elas compreendem:
- Preparao da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os
quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas.
Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo ou nmero de
classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte
denominada dstribuo, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do
documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu
andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel
sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento.
- Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento
ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes,
devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha de
protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa
passagem do documento de um setor a outro, a redstribuio, deve ser feita atravs do setor
responsvel pelo registro e movimentao.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto,
rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que
passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando
necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo.
- Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao
do novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedio
Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa:
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de
origem, aps a expedio.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
- Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias.
- Separao do original das cpias.
- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
- Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que
lhes deram origem.
SERVIOS DE ARQUIVO
Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa:
- FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS
DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA J DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRSTIMO AO SETOR DE
ARQUIVO?
Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do
arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo.
E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de
tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, arquivada. No arquivo fica guardada,
podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio.
Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o
arquivamento propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que
necessrio.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentao
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a
preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no
servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses
documentos so classificados?
Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os
documentos.
Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos
tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses
mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os
mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir
plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e
consultas aos funcionrios e setores da empresa.
Emprstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes j no ouvimos algum dizer:
- ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO!J FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo
que no vamos mais precisar.
Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o
recebimento da documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de
modo a possibilitar a recuperao rpida e completa da informao.
Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o
emprstimo e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles
precisarem. Essa uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que
nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.
- Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com
segurana, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem
cronolgica, do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora
possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentao ao setor.
- Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no
lugar da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi
assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como afirmamos anteriormente, a preocupao maior de quem faz arquivos no apenas
arquivar, mas tambm localizar as informaes arquivadas no instante em que forem solicitadas.
A forma de consulta ou recuperao de uma informao arquivada uma das primeiras
preocupaes que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Para
tanto, necessita de alguns conhecimentos tcnicos e outros relativos empresa a que serve, como:
tipos fsicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de
que tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a
finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um
ndice e posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma
tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada necessrio o trabalho de anlise e planejamento. Somente
atravs do levantamento dos dados sobre a instituio qual o arquivo servir, pode-se escolher um
sistema adequado e seguro para a localizao de informaes. Por exemplo, podemos concluir que os
sistemas diretos de arquivamento s podem ser empregados em arquivos onde os documentos so de
livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de ndice para a localizao
dos documentos, resguardam mais a documentao e os semi-indiretos devem ser utilizados nos
arquivos onde os usurios buscam as informaes sem a orientao de uma pessoa, mas de uma
tabela disposta no arquivo de forma a auxili-los.
Mtodos de arquivamento
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o
que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se
adaptam.
Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem considerados nos
documentos, para efeito de classificao, so:
Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem).
Local (de expedio ou recebimento dos documentos).
Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos).
Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos).
Nmero (de ordem, cdigo etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um arquivo,
respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados.
No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so:
Alfabtico.
Geogrfico.
Numrico (simples, cronolgico, decimal...
Por assuntos.
Mtodo alfabtico
Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante
do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de
classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica.
As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de
alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a
serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados.
A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para
cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Alm das pastas individuais, utilizam-se tambm as pastas miscelneas, para agrupar
correspondentes avulsos. Recomenda-se um mximo de cinco documentos por correspondente dentro
de cada miscelnea. O correspondente que ultrapassar este nmero deve receber pasta individual. A
ordenao interna de correspondentes de uma miscelnea deve ser feita pela ordem alfabtica de no-
mes e, dentro desta, pela ordem cronolgica.
O mtodo alfabtico faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta
efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito
funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetizao: conjunto de determinaes
que comandam a ordenao alfabtica de nomes de pessoas, firmas e instituies no arquivo, solu-
cionando os casos duvidosos. Essas regras tm por finalidade:
Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento
e a consulta.
Proporcionar maior coerncia estrutura do arquivo, evitando entradas mltiplas e a conseqente
perda de informaes.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o ltimo
nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece
a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van,
Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte
integrante do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no so
separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana
So Benito, Incio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou no, no so considerados na
ordenao alfabtica. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de
elemento de distino. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre parnteses depois
do nome e no so considerados na alfabetao.
Exemplos:
Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)
Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome, que corresponde ao da famlia do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, Jos
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so registrados na ordem em que se
apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Ts Tung
9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados como uma s palavra. Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so considerados na alfabetao. Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanh, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser
consideradas na alfabetao. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Esprita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras,
devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm de seu nome por extenso, tambm por
uma sigla, o arquivista dever optar pela forma de entrada que melhor atenda h necessidades de
seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma no adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondncia recebida de seo, diviso ou departamento de uma empresa ou instituio
deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento, diviso, seo. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos
Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem
localizadas em uma mesma cidade, so colocados os endereos. Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituies e rgos governamentais brasileiros so considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas
18. Os nomes de rgos governamentais ou instituies de pases estrangeiros devem ser
precedidos do nome do pas, em lngua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos ttulos de congressos, conferncias, simpsios etc., os nmeros arbicos, romanos ou
escritos por extenso devem figurar entre parnteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).
Encontro Brasileiro de Secretrias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (trs) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado suficiente, normalmente, para organizar arquivos
comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados,
pode haver dvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e
modificar as j existentes, para atender a casos especficos, desde que sejam redigidas em linguagem
clara e simples e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o fato de que h dois critrios
para a ordenao alfabtica (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos so corretos. Da
surgirem as confuses na busca e no arquivamento.
A definio de um nico critrio de alfabetao, com a conseqente excluso do outro, de
fundamental importncia para o trabalho de arquivo. So eles:
Letra por letra Palavra por palavra
Porta Porta
Porta-algodo Porta-algodo
Portada Porta-discos
Porta-discos Porta-espada
Portador Portada
Porta-espada Portador
Notou a diferena? Imagine a confuso e as discusses entre colegas de trabalho e usurios do seu
arquivo se voc misturar os dois critrios!
Mtodo numrico
Quando o principal elemento de classificao de um documento um nmero (por exemplo:
processes, legislao, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organizao para o arquivo
o mtodo numrico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta , indireta, pois h necessidade de se recorrer a um
ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.
O mtodo numrico pode ser:
A - Simples
Quando atribumos nmeros aos correspondentes (pessoas ou instituies) pela ordem de chegada
destes ao arquivo, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, pois teremos um ndice
para auxiliar na localizao.
Este arquivo vai exigir como controles:
Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de
duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
ndice alfabtico auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do
correspondente para o nmero de sua pasta aberta no arquivo. O ndice , indispensvel, pois, com
o crescimento do arquivo, toma-se impossvel localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o mtodo numrico simples, pode-se reaproveitar o nmero
de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o que j
no deve ocorrer no servio pblico, rede bancria, arquivos hospitalares etc., onde o nmero atribudo
a um correspondente pode comprometer as operaes a serem realizadas, pois nesses casos o
nmero passa a identificar permanentemente um cliente.
O mtodo numrico simples uma das formas mais versteis para a organizao de arquivos,
sendo utilizado em larga escala na indstria, comrcio, escolas, rede bancaria etc.
Voc j parou para pensar que identificado atravs de nmeros na escola em que est
matriculado, nos clubes que freqenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso mtodo numrico de
arquivaniento!
B - Cronolgico
Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties pblicas - o
documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de protocolo e outras
informaes, passa a formar um processo. Este processo ser acompanhado durante a tramitao, por
uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde ser indicada toda a movimentao do documento
dentro da repartio. Paralelamente, so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos
envolvidos, assunto e procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Mtodo geogrfico
Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou procedncia
da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico depende de uma
estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver
documentos procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no
arquivo, aps a capital. Exemplos:
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Crdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emlio
BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Ministrio do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, Jos Olalvo
Cuiab
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, Jos (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um pas: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa
ordem alfabtica.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, tambm em
ordem alfabtica.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque h cidades com o
mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos
correspondentes em ordem alfabtica.
Este mtodo de arquivamento do sistema direto, pois a consulta feita diretamente no arquivo.
muito utilizado nos casos de empresas que mantm correspondncia com filiais ou agncias em vrios
Estados, cidades e pases, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de
cargas e mercadorias etc.
Mtodo por assuntos
Tambm conhecido por mtodo especfico, um dos mais perfeitos mtodos de arquivamento, pois
o nico a recuperar os documentos segundo o seu contedo. Sua aplicao, no entanto, requer
planejamento prvio, alm de requisitos como:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-fins
da mesma.
Anlise minuciosa e interpretao da documentao.
No existem planos de classificao por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Cabe a
cada instituio, de acordo com suas caractersticas individuais, e aps estudo detalhado, elaborar
esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificao com os seguintes
procedimentos:
Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
Subdividir os assuntos principais em ttulos especficos (partindo sempre do geral para os
particulares).
Escolher e padronizar os termos adequados para a identificao dos itens (analisar a sinonmia e
os termos tcnicos).
Definir a forma de ordenao dos assuntos no arquivo.
A - Ordenao dos assuntos de forma alfabtica
Uma vez elaborada a tabela de classificao, pode-se organizar um arquivo alfabtico de assuntos
de duas maneiras:
a) Ordem dicionria: consiste em dispor em ordem alfabtica os assuntos classificados,
considerando-se simplesmente a seqncia das letras. Exemplos:
Artigos para calados
Calcados ortopdicos
Calados para crianas
Calados para homens
Calados para senhoras
Calados sob medida
Conserto de calados
Fbricas de calados
Lojas de calados
b) Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais seguidos de
suas subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica. Exemplos:
CALADOS
Artigos
Consertos
Fbricas
Lojas
Ortopdicos
Para crianas
Para homens
Para senhoras
Sob medida
B - Ordenao dos assuntos de fornia numrica
Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice alfabtico
remissivo, pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice auxilia na rpida
localizao.
a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de classificao,
recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as subdivises dessas classes
seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida
1.2 Correspondncia recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Emprstimos
1.5.3 Servios tcnicos
1.6 Relatrios anuais
2. NCLEO DE EXTENSO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualizao para secretrias
2.3.3 Correspondncia informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Tcnicas de arquivo
2.4 Material didtico
2.5 Propostas in company
2.6 Relatrios anuais
A vantagem que a numerao no necessita de previso antecipada. O plano de classificao
inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expanso
das classes de assuntos, a numerao crescera tambm.
b) Mtodo decimal: baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a
bibliotecas. universalmente conhecido como CDD (Classificao Decimal de Dewey). Esta
classificao divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religio
3 - Cincias Sociais
4 - Filologia
5 - Cincias Puras
6 - Cincias Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - Histria e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre do
geral para o especfico). Tomemos a classe , de Cincias Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Cincias e Artes Domstcas
650 - Servios gerenciais
660 - Indstrias qumicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelnea
690 - Construo
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Sade pblica
615 - Teraputica
616 - Clnica mdica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratrio
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endcrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenas diversas
e assim por diante.
Esta classificao acompanhada de um ndice alfabtico para auxiliar a rpida localizao dos
itens desejados.
A tcnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptaes. Requer o estudo detalhado sobre
a empresa e sua documentao e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e
suas subdivises.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem uma tcnica que propicia uma maneira prtica fcil e econmica de
registrar, distribuir e localizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados. Seus principais
benefcios so:
Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968
e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento
original.
Reduo Sensvel de Espao - da ordem de at 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de
reduo utilizado quando da microfilmagem;
Acesso Fcil e Rpido - conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de
sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;
Segurana - por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reproduo com rapidez e baixo
custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas
forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros.
Confidencialidade das Informaes - visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer
informao;
Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e
manuseio, os documentos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono
a seguinte Lei:
Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e
oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juzo ou fora dele.
2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por
incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se-
mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do
arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante
lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes
de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de
traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que
a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os
seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a
autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros.
Art. 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.
Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos
oficiais, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte,
produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da
Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos
particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.
Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao
desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por
este Decreto.
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de
reduo.
Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes,
sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.
Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao,
identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados
indexao.
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de
180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de
reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do
original, como para a extrao de cpias.
3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia.
Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a
qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo
fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a
repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar,
por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os
seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao
da srie contida em microfilme anterior;
VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos
a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos microfilmados;
II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto;
IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por
problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme
original.
1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os
seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
empresa executora da microfilmagem.
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao
dos documentos.
3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa
srie de documentos dever ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao
filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente,
ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de
filme cpia.
Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na
tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e
respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser
eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao
ou preservados pelo prprio rgo detentor.
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados,
para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser
emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja
autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a
autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer
meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos
termos deste Decreto.
Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a
que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no
Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do
disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou
fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os
houver autenticado;
III - forem acompanhados de traduo oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos
sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de
prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no
Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de
advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.
Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado
definitivamente.
Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento
deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS
INTRODUO
O Ser Humano tem um ciclo de vida que pode ser esquematizado como: nascimento,
desenvolvimento, envelhecimento e morte. O Homem sofre a ao de inimigos como micrbios,
bactrias, insetos, poluio, que podem acarretar leses em seu organismo. Um organismo maltratado
se deteriora mais rapidamente e pode ter a sua vida til abreviada. Outros fatores que podem trazer
conseqncias, por vezes irremediveis, e que diminuem o tempo de vida humana so os acidentes
aos quais o homem est sujeito no seu dia-a-dia. A longevidade vai depender de cuidados e atenes
que o indivduo proporciona a si mesmo e a seus semelhantes.
Analogamente ao Homem, o documento, o livro tambm tem o seu ciclo de vida, sofrendo
envelhecimento natural desde que gerado.
Assim como o Homem, os livros e documentos sofrem alteraes resultantes de agentes tais
como microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no
suporte do papel (amido, gelatina, etc) e a poluio atmosfrica que causa a oxidao da celulose.
Umidade, Temperatura e luminosidade inadequadas e alteraes qumicas das substncias que
entram na composio do papel tambm causam a sua degenerao. Mas os maiores danos que
podem ser ocasionados aos livros e documentos so os decorrentes de acidentes e dos maus tratos
que recebem por parte do Homem que dele se utiliza.
O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se
tome deciso no sentido de criar condies favorveis de armazenagem e uso para reduzir ao mximo
os fatores causadores de sua degradao. Todos os materiais orgnicos so extremamente frgeis e
facilmente deteriorveis por agentes fsicos, qumicos e biolgicos.
O arquivista e/ou bibliotecrio responsvel pela conservao e preservao do acervo que lhe
conferido, encontra grandes dificuldades, em funo do desconhecimento das causas que provocam
a deteriorao dos materiais.
Estes profissionais devem saber identificar o suporte (tipo de papel), a tinta e a natureza do mal
que neles reside, pois a vida de um documento depende da qualidade dos materiais usados em sua
produo, como do tratamento que o mesmo recebeu durante sua utilizao e guarda.
CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser enfocadas: a de
conservao e a de restaurao.
1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs
(3) idias: preservao, proteo e manuteno.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos
agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando
aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies
ambientais, manuseio e armazenamento.
A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao
desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e
destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de
microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno.
2 - Conservao Preventiva (Restaurao) - tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou
seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande
habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas
com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos
no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes.
Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar
a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de
acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do
futuro.
Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom
restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFIACAM OS DOCUMENTOS
1. FSICOS
Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao
sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frgil e isto se chama
envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua
2. QUMICOS
Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em
mdia) e portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito
das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da
umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos
em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e
as de origem extrnsecas.
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de
conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica.
Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para
escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu
necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao
de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria.
3. BIOLGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo
colees e documentos preciosos. Os principais insetos so:
Anobideos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traa)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o
papel.
Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem provocar
desgastes de at 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos
agentes biolgicos, quando h pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os
materiais grficos, a presena de p.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos,
embora devssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos.