PROPOSTA DE IMPLANTAO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O

GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS DE SOLICITAO DE

APROVEITAMENTO DE DISCIPLINAS NO DEPARTAMENTO DE REGISTROS
ACADMICOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS

JAIRO DA SILVA CAMPELO
RODRIGO SERPA PINTO



O presente estudo aborda a temtica da aplicabilidade de Sistemas de Informao no
gerenciamento de processos organizacionais. Com base em teorias que sustentam a
Tecnologia da Informao como a responsvel pelas transformaes sociais, especialmente no
que tange as formas de comunicao, objetivou-se propor a implantao de um sistema
informatizado para o gerenciamento dos processos de Solicitao de Aproveitamento de
Disciplinas no Departamento de Registros Acadmicos da Universidade Federal de Pelotas.
Para tanto, realizou-se o mapeamento dos referidos processos, desde a sua concepo at a
sua finalizao, com o intuito de evidenciar os principais entraves operacionais existentes no
mtodo empregado, que podem dificultar a fluidez das informaes em todo o canal de
comunicao. Os dados foram coletados atravs de um questionrio, aplicado aos
funcionrios envolvidos na execuo dos processos; e, atravs de uma entrevista com a
Diretora do Departamento de Registros Acadmicos. A anlise qualitativa dos dados revelou
que a metodologia utilizada para a operacionalizao dos processos a principal causadora do
aumento da demanda de trabalho e do tempo elevado para a finalizao dos mesmos,
causando custos desnecessrios para a Instituio.

Palavras-chave: Gesto de Processos, Sistemas de Informao, Tecnologia da Informao.




























1 - INTRODUO

A temtica deste trabalho versa sobre a relevncia da aplicabilidade dos Sistemas de
Informao na execuo e gerenciamento de processos organizacionais. Na concepo de
Batista (2006), atualmente vive-se na era da Revoluo Tecnolgica, tambm chamada de
Era da Informao, a qual est diretamente relacionada a vrias transformaes de ordem
econmica e social, capazes de alterar as formas de produo, entretenimento, comunicao,
educao e consumo. O autor tambm acredita que usar Sistemas de Informao propicia a
criao de um ambiente onde as informaes sejam alm de seguras e confiveis, socializadas
com rapidez dentro estrutura organizacional.
Para Laudon e Laudon (1998), os Sistemas de Informao tambm esto fornecendo
aos indivduos novas ferramentas para melhorar suas vidas e de suas comunidades, tornando
os servios mais geis e eficazes.
No mbito organizacional, alm da agilidade e eficcia, a preocupao com a
qualidade sempre foi uma constante. Para isso, os Sistemas de Informao aparecem como
facilitadores neste processo de busca de melhoria contnua (BRAVO, 1984).
A justificativa de investigar o tema proposto partiu da percepo de que as
instituies pblicas esto morosamente informatizando seus processos, deixando muitas
vezes de cumprir sua misso em relao oferta de servios de qualidade aos seus clientes.
Particularmente, a Universidade Federal de Pelotas vem, periodicamente, adequando-se s
demandas existentes, seja na informatizao dos processos ou na qualificao de seus
servidores, a fim oferecer servios que satisfaam seus usurios diretos, os alunos.
Santos (1994) considera que as organizaes pblicas ao prestarem servios
sociedade ou comunidade devem, a partir deles, atender necessidades especficas da sua
formao e do bem-estar social. Estes servios esto sujeitos a avaliaes que, em geral, so
feitas por quem realmente necessita da sua qualidade, usabilidade e contnua atualizao.
Diante do exposto, o objetivo central deste trabalho propor uma alternativa
execuo dos Processos de Solicitao de Aproveitamento de Disciplinas, junto ao
Departamento de Registros Acadmico (DRA) da Universidade Federal de Pelotas (UFPel),
atravs do uso de Sistemas de Informao.
Para que tal objetivo seja alcanado, seriam necessrias certas mudanas. E, quando
mudanas ocorrem nos ambientes organizacionais, trazem consigo instabilidade e resistncia.
Certamente, um novo posicionamento dos colaboradores essencial para acompanhar esta
dinmica. Tais mudanas, quando bem conduzidas pelos gestores, trazem resultados
satisfatrios para todos os envolvidos no processo.
Conforme Batista (2006), um gestor, ao conduzir um processo de modificao num
ambiente, tem como pea fundamental o planejamento; afinal, ao planejar mudanas




possvel diagnosticar a realidade, traar objetivos, garantir sua continuidade, avaliar seus
impactos e seus resultados (LAUDON & LAUDON, 2007).
Este trabalho tem como objetivos especficos: mapear os processos de solicitao de
aproveitamento de disciplinas pelos alunos da UFPel junto ao DRA, apresentando suas etapas,
desde o incio at a concluso; e, identificar possveis problemas no mtodo empregado na
execuo dos processos de aproveitamento de disciplinas, verificando se o mesmo ocasiona
aumento na demanda de trabalho, bem como as possveis causas de uma eventual demora.
Evidenciado isso, pretende-se apresentar uma proposta de informatizao dos processos de
solicitao de aproveitamento de disciplinas no DRA da UFPel.
No prximo captulo descrito um breve histrico dos Sistemas de Informao, sua
importncia e aplicabilidade nas organizaes. Na seqncia, apresentado o mapeamento
dos processos de solicitao de aproveitamento de disciplinas, e por fim, apresentada a
proposta de um novo sistema informatizado.
2 SISTEMAS DE INFORMAO

Este captulo apresenta um breve histrico dos Sistemas de Informao,
conceituando-os e discorrendo sobre a importncia dos mesmos quando utilizados na
execuo dos processos organizacionais. Basicamente o referencial terico estruturou-se,
considerando o tema, em dois aspectos bsicos: os Sistemas de Informao e seus benefcios e
o impacto da Tecnologia da Informao na gesto de processos.

2.1. Breve histrico dos Sistemas de Informao

Muito antes da era da informtica, surgiram os Sistemas de Informao. No comeo,
a palavra proferida era o meio de disseminao da informao. A informao comeou a ser
mais facilmente socializada com o surgimento da escrita e, conseqentemente, dos livros. A
partir da, ficou mais evidente que quem tem informao, tem poder. Em geral, os religiosos
escreviam os livros e os faziam a mo, causando um custo muito elevado. Por isso, eram
poucos os que tinham acesso a informao, (LAUDON & LAUDON, 1998).
Alm disso, segundo Alves (2000 apud MARANHO & SANTOS, 2009), o
controle das fontes de informao significava tambm o controle das idias, da cultura e da
sociedade. Com o surgimento da imprensa considerada a terceira revoluo da informao
houve uma mudana significativa, pois a reduo dos custos permitiu que um maior nmero
de pessoas tivesse acesso as suas prprias fontes de informao.
Nas grandes organizaes, sabe-se que at bem pouco tempo as informaes eram
armazenadas em grandes arquivos, tendo um colaborador como responsvel pelo manuseio.
Com o crescimento do volume de informaes nas organizaes e a necessidade de seus
departamentos trabalharem em sintonia, Batista (2006), afirma que o gerenciamento dessas
informaes passou a ser um problema para os gestores. Esse gerenciamento foi facilitado
com o surgimento dos microcomputadores, que possibilitaram um acesso rpido e seguro s
mesmas. Batista (2006) afirma ainda que, com o advento da globalizao, a concorrncia no
mercado aumentou significativamente; no mesmo sentido, a necessidade de diminuir custos
tornou-se imperiosa, e foi, em parte, resolvida pela revoluo tecnolgica.
Como viso de futuro, Chiavenato (2008) expe cinco fatores que sero primordiais
nas empresas num futuro prximo: tecnologia, informao, globalizao, servios e
conhecimento. Na rea tecnolgica, o campo de ao ser maior e mais veloz, privilegiando
todas as classes sociais, sem distingu-las ou discrimin-las. Essa ampliao trar uma
inevitvel substituio de aes humanas por aes mecnicas. Os computadores executaro
todas as operaes antes realizadas manualmente. Isso levar o homem a dedicar-se a
atividades voltadas ao conhecimento, o que proporcionar seu aperfeioamento intelectual.




Coaduna-se com estas reflexes Laudon e Laudon (2007) quando afirmam que,
atualmente, as trocas de informaes esto se tornaram muito mais amplas e complexas.
Paralelamente, as instituies tm reorganizado suas estruturas funcionais. A viso sistmica
passa a ser fundamental para o sucesso do gerenciamento. Os meios de comunicao se
proliferam cada vez mais. Os gestores compreendem com mais clareza o ambiente
organizacional enquanto o usurio se aproxima dos sistemas de maneira pr-ativa.
Portanto, a interatividade com o usurio cada vez mais possvel atravs da
disseminao e evoluo das tecnologias. Com isso, o fluxo de informaes em tempo real
crescente, levando as organizaes a remodelarem constantemente seus processos, tendo em
vista que, sem modernizao e adequao tecnolgica as organizaes no suportaro as
demandas de mercado.


2.2. Conceituando Sistemas de Informao

O conceito de sistema pode ser descrito com facilidade, pois encontramos a mesma
definio em vrios autores, entre eles Maas (1999), que considera um sistema como
um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que
interagem formando um todo unitrio e complexo. No entanto, tal conceito um dos mais
difceis de compreender plenamente, pois, devido sua abrangncia de aplicao, utilizado
em uma grande variedade de contextos, como por exemplo: sistema econmico, sistema
financeiro, sistema orgnico, sistema computacional, sistema solar, sistema mecnico, etc.
Nesse sentido, Matsuda (2009) define Sistemas de Informao como processos
administrativos que envolvem processos menores que interagem entre si. O sistema dividido
em subsistemas que podem ser: produo, distribuio, materiais, financeiro, recursos
humanos e outros, dependendo do tipo de organizao. O cruzamento desses subsistemas
conduz a uma abordagem sistemtica integrativa, envolvendo questes de planejamento.
Segundo Laudon e Laudon (1998, p.4),

Um Sistema de Informao pode ser definido como um conjunto de componentes
inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e
distribuir informao com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a
coordenao, a anlise e o processo decisrio em empresas e outras organizaes.
Os Sistemas de Informao contm informaes sobre pessoas, lugares e coisas de
interesse no ambiente ao redor da organizao e dentro da organizao.

Quando se associa o conceito de Sistemas de Informao com o termo Tecnologia,
incorpora-se uma dimenso muito mais ampla, gerando uma definio que conduz
capacidade de perceber, compreender, criar, adaptar, organizar e produzir insumos, produtos e
servios. Em outros termos, a tecnologia transcende a dimenso puramente tcnica ao
desenvolvimento experimental ou pesquisa em laboratrio; ela envolve dimenses de
engenharia de produo, qualidade, gesto, marketing, dentre outras, que a tornam um vetor
fundamental no processo de modernizao.
Maas (1999) enfatiza ainda que as principais vantagens dessa tecnologia aparecem
na velocidade de processamento, na qualidade da informao, na eficincia do sistema, nas
anlises detalhadas, no enfoque dos fatores crticos de sucesso e na melhoria da comunicao,
e que as principais funes e caractersticas desses sistemas so: possibilitar a anlise das
informaes obtidas e possibilitar que o gestor, alm de ter uma viso sistmica do processo,
se comunique com o mundo interno e externo.
Rezende (2000) afirma que o termo Tecnologia da Informao serve para designar o
conjunto de recursos tecnolgicos e computacionais para a gerao e uso da informao.




Com base nisso, entende-se que um sistema de informao possui vrios elementos inter-
relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (sada)
dados e informaes, fornecendo mecanismo de feedback, como mostra a figura abaixo. Os
Sistemas de Informao podem ainda ser definidos como todo sistema usado para prover
informao (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso feito dessa informao.

Um sistema de informao consiste em trs atividades bsicas entrada,
processamento e sada que transformam dados originais em informao til.
Realimentao parte da sada que levada de volta para as pessoas ou atividades
apropriadas; pode ser usada para avaliar e refinar o estgio de entrada (LAUDON e
LAUDON, 1998, p.4).

Atividades dos Sistemas de Informao: Entrada, Processamento e Sada.

2.3 Os Sistemas de Informao no gerenciamento de processos organizacionais

Para Beal (2009), a capacidade de melhorar a qualidade dos servios e disponibilizar
informaes rpidas e seguras o principal benefcio que a tecnologia traz para as
organizaes, seus clientes e fornecedores. Os Sistemas de Informao mais modernos
proporcionam s organizaes oportunidades sem igual para a otimizao de seus processos
internos e servios prestados ao consumidor final.
Nesta mesma linha Batista (2006) afirma que indispensvel que as organizaes se
utilizem dos Sistemas de Informao para modernizar seus servios e processos. Alm disso,
para que uma organizao obtenha a sua eficcia imprescindvel o acesso informao de
qualidade (FERREIRA, 2002). Cabe salientar que essa qualidade da informao deve ser
percebida pelo cliente quando este sentir necessidade de obt-la, proporcionando-lhe a
satisfao as suas necessidades.
Especificadamente, nas instituies pblicas ocorre o mesmo processo. Em geral,
essas tm como misso oferecer servios gratuitos e de qualidade sociedade. Para isso, o uso
de Sistemas de Informao nas instituies pblicas aparece como um facilitador.
importante ressaltar, segundo Batista (2006), que sozinho nenhum sistema de informao ser
capaz de gerenciar as atividades de uma organizao. necessrio a presena de profissionais
capacitados com uma viso sistmica para gerenciar e entender todos os processos de uma
organizao.
Os estudos desses autores vm ao encontro de nossos anseios, no sentido de mostrar
que as instituies pblicas para melhorarem seus servios e processos, engajaram-se no uso
das tecnologias e que devem explorar mais a usabilidade dos Sistemas de Informao. Muito
j foi feito e muito h por fazer, pois o campo da informtica vive em constantes mudanas e
avanos tecnolgicos.
Mais especificadamente, a UFPel, que atualmente tem vrios de seus processos
totalmente informatizados, carece de um planejamento estratgico no campo do uso das




tecnologias em vrios de seus processos administrativos. necessrio que os gestores
pblicos estejam sempre atentos s mudanas e progressos do mundo das tecnologias.
Destaca-se aqui o Departamento de Registros Acadmicos, setor fundamental para o
cliente final da UFPel o aluno. O DRA informatizou vrios de seus processos tornando-os
mais geis e eficientes. Exemplo disso o sistema de matrculas que foi informatizado
recentemente. Porm, alguns de seus processos ainda continuam sendo executados sem o uso
de Sistemas de Informao
No captulo seguinte, so descritos os procedimentos metodolgicos e o instrumento
de coleta de dados, utilizados na realizao da pesquisa, bem como o mapeamento dos
processos de aproveitamento de disciplinas no DRA da UFPel, objeto de estudo deste
trabalho.
3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

A metodologia de trabalho constitui-se de conjunto de mtodos e diretrizes na
realizao de uma determinada pesquisa que descrevam os passos a serem seguidos para o
alcance dos objetivos propostos. Segundo Lakatos e Marconi (2008) metodologia responde,
a um s tempo, s questes como?, com qu?, onde?, e quanto?.
Este trabalho caracterizado como estudo terico e emprico. Terico, pois buscou
na bibliografia elementos que embasam e complementam os resultados advindos do processo
de coleta de dados. Emprico, pois captura, na vivncia dos atores, experincias e aspectos
relevantes relacionados atividade objeto de estudo.
Esta pesquisa teve seu incio com uma entrevista realizada com a Profa. Rozane da
Silveira Alves, Diretora do DRA da UFPel. Segundo a Diretora, o mtodo de sistematizao
dos processos de aproveitamento de disciplinas, nico na UFPel. Ele usado tanto para
alunos dos cursos presenciais, quanto para os alunos dos cursos da modalidade distncia. E
ainda que ocorram em menor tempo que os processos de alunos da modalidade distncia, os
pareceres finais nos processos dos alunos dos cursos presenciais tambm demoram. Alm
disso, todos estes processos causam um acrscimo na demanda de trabalho aos funcionrios
do setor que participam na execuo dos mesmos, visto que, semestralmente, aberto um
perodo de uma semana para que os alunos faam suas solicitaes e isso faz com que
aconteam filas no setor de atendimento do DRA.
Esta uma pesquisa qualitativa, pois buscou evidenciar se possvel fazer melhorias
nos processos de solicitao de aproveitamento de disciplinas, identificando possveis
problemas no mtodo utilizado para a execuo dos processos. Alm disso, exploratria e
descritiva, pois buscou embasamento terico para fundamentar seus questionamentos e
alcanar seu objetivo final (GODOY, 2006).
Para a realizao deste trabalho foram utilizadas as informaes obtidas a partir do
relato da Diretora do DRA da UFPel, coletadas atravs de um roteiro de entrevista semi-
estruturado; bem como da aplicao de questionrio aos funcionrios desse setor, envolvidos
com a execuo dos processos de solicitao de aproveitamento de disciplinas; alm das
experincias vividas pelo pesquisador, como secretrio de uma unidade que participa
constantemente dos processos, com o intuito de evidenciar quais mudanas poderiam ser
feitas para provocar uma otimizao nos mesmos.
Segundo Gil (1999), os questionrios para uma pesquisa devem ser pensados e
confeccionados exclusivamente ao fim que se destina, pois sua anlise deve dar ao
pesquisador informaes utilizveis e teis ao seu propsito. Roesch (1996) corrobora com a
presente pesquisa ao afirmar que o questionrio deve ser planejado, executado e direcionado
para evidenciar o problema, podendo ser antecedido de entrevistas.
A partir do exposto, e em busca de alcanar os objetivos propostos, alm do trabalho
investigativo com a aplicao de questionrio aos servidores do DRA que participam da




execuo dos processos, foi feito o mapeamento de como so realizados os processos de
solicitao de aproveitamento de disciplinas na UFPel.
Para estabelecer uma amostra de pesquisa, foram selecionados todos os funcionrios
do DRA que trabalham diretamente na execuo dos processos, perfazendo um total de 8
(oito) funcionrios aptos a responderem o questionrio.
Com base nos resultados alcanados, procurou-se alm de descrever a realidade
existente, apontar aes capazes de aperfeioar tais processos com o uso de Sistemas de
Informao.


3.1 Mapeamento dos processos de solicitao de aproveitamento de disciplinas do DRA
da UFPel

O mapeamento dos processos foi feito atravs de informaes obtidas com uma
funcionria do DRA e o mtodo utilizado foi Diagrama de Bloco, alm da parte descritiva. O
processo de solicitao de aproveitamento de disciplinas na UFPel, comea quando os alunos
procuram o DRA, dirigindo-se GAI (Gerncia de Atendimento e Informao), para fazer a
solicitao com a finalidade de obterem a dispensa de disciplinas no seu curso atual.

3.1.1 Mapeamento de diagramas de bloco






























Incio
Orientar os alunos quanto a documentao necessria para montar o processo
Receber documentos do aluno para montagem do processo
Fazer a montagem fsica do processo
Preencher a guia de tramitao de processos
Fazer a abertura do processo no sistema de controle de processos
O processo deve ser inserido no Sistema de Controle de Documentos - ConDoc
Enviar o processo para o Colegiado do Curso do aluno requerente
Aps terem sido dados todos os pareceres relativos s disciplinas requeridas pelos
professores responsveis, o processo retorna ao DRA














3.1.2 Descrio de como so feitos os processos no DRA da UFPel

Em primeiro lugar, realizada a orientao ao aluno sobre o processo, a solicitao
da documentao necessria e a comparao das disciplinas cursadas (vide histrico escolar
do aluno) com as disciplinas das quais pretende ser dispensado (vide currculo do curso atual
do aluno). A documentao exigida consiste em: histrico escolar original do curso superior
no qual o aluno cursou as disciplinas das quais solicita os aproveitamentos de estudos;
contedos programticos originais das disciplinas das quais solicita os aproveitamentos de
estudos; preenchimento do Requerimento para Aproveitamento de Estudos.
Aps o fornecimento por parte do aluno da documentao necessria, d-se incio
montagem dos processos. Os processos so montados para cada disciplina ou grupo de
disciplinas que so ministradas pelo mesmo Departamento da UFPel, salientando-se que, para
cada disciplina ou grupo de disciplinas que so ministradas por Departamentos diferentes,
deve-se montar um novo processo, com toda a documentao.
Na seqncia, feita a paginao do contedo do processo obedecendo seguinte
ordem para a disposio das pginas, numerando-as e rubricando-as com o carimbo de folhas,
que deve ficar no canto superior direito de cada pgina: requerimento preenchido pelo aluno;
histrico escolar original do curso superior no qual o aluno cursou as disciplinas das quais
solicita os aproveitamentos de estudos; contedos programticos originais das disciplinas das
quais solicita os aproveitamentos de estudos; folha de encaminhamento para anlise do
Colegiado, com o texto padro Ao colegiado de Curso para encaminhamento ao professor
responsvel pela disciplina para anlise e parecer. Nessa folha, alm do carimbo de
paginao, deve ser inserido o carimbo do servidor responsvel pela abertura do processo,
acompanhado de sua assinatura e preenchimento da data de abertura do processo; folha para
preenchimento, por parte do Colegiado, do PARECER FINAL, sobre os pedidos de
aproveitamentos de estudos.
So registrados na mesma guia todos os processos dos quais o destino o mesmo
Colegiado de Curso. Devero ser escritas na guia as seguintes informaes: n da guia; data
de envio (canto superior direito); n do processo; destino (para qual Colegiado e
Departamento ir o processo); data de envio (canto inferior esquerdo); assinatura (no campo
visto).
O prximo passo fazer a abertura do processo no sistema Controle de Processos,
inserindo as seguintes informaes: nome do aluno; espcie (REQUER); tipo (Processo
UFPel); procedncia (0205000000 Acadmicos); assunto (Aproveitamento de Disciplinas
Curso XXXX Ano/Semestre); guia (01); destino (0202000000 Departamento de Registros
Acadmicos).
Aps ter todas as informaes gravadas, imprimir a Folha de Rosto do Processo,
como sugere o sistema.
Para realizar a montagem fsica do processo, a seguinte ordem deve ser observada:
juntar todas as pginas do processo com a Folha de Rosto do mesmo, a qual deve ficar
Chegando o processo no DRA, as dispensas so lanadas no histrico do aluno e o
processo arquivado na pasta do aluno
Fim




disposta na frente das pginas; fazer a furao de todas as folhas (Folha de Rosto e pginas);
montar uma capa e fazer a furao na mesma; fazer a montagem, utilizando colchetes (de
tamanho compatvel com o volume do total de folhas do processo); na parte frontal da capa do
processo, no campo VISTO, colocar o carimbo do DRA e assinar; ainda na parte frontal da
capa do processo, no campo NMERO DE FOLHAS INICIAL, colocar o nmero de
folhas com o qual o processo ficou, aps a concluso de sua montagem (ver nmero da ltima
pgina). Para fazer o encaminhamento, preencher todos os campos do quadro Andamento.
Aps, o processo deve ser inserido no Sistema de Controle de Documentos -
ConDoc, com as seguintes informaes:

* Emisso (data de abertura do processo no sistema Controle de Processos);
* Nmero (nmero do processo);
* Origem (nome do aluno);
* Assunto (igual a folha de rosto);
* Entrada (data de entrada do processo no setor como se trata de processo novo,
igual data de abertura);
* Sada (data de sada do processo do DRA);
* Destino (para qual Colegiado e Departamento ir o processo).
* Anotar o cdigo do processo no ConDoc (gerado pelo sistema) na parte inferior
esquerda interna capa do mesmo.
Aps o cadastramento de todos os processos deve-se juntar todos aqueles que tenham
o mesmo destino (colocados na mesma Guia de Tramitao de Processos) e entreg-los no
Protocolo para que seja encaminhado ao destino.
Depois que o pedido foi analisado pelos Colegiados de Curso, o processo retorna ao
DRA para que o aproveitamento seja informado no histrico do aluno. Quando o processo
retorna, seguir-se os seguintes passos:
* Verificar se o que o aluno pediu foi analisado;
* Verificar se o despacho do professor responsvel foi passado corretamente para a
folha de Parecer Final;
* Verificar se na folha de Parecer Final constam todas as disciplinas que foram
solicitadas e se est corretamente indicado na folha (DEFERIDO ou INDEFERIDO);
* Verificar se o Coordenador do Colegiado assinou e carimbou a folha de Parecer
Final;
* Passar o resultado do processo para a planilha de controle;
* Separar os processos deferidos dos indeferidos;
* Encaminhar os processos deferidos para que a dispensa seja informada no histrico
do aluno;
* Encaminhar os processos indeferidos para arquivamento na pasta do aluno;
A funcionria responsvel (Coordenadora de Matrculas e Cadastro) informa a
dispensa no histrico do aluno no sistema. S possvel informar dispensa de disciplinas que
existam no currculo do curso ao qual o aluno est matriculado. Depois de informado, o
processo segue para arquivamento na pasta do aluno.
O prximo captulo apresenta os resultados obtidos com a pesquisa, os quais esto
representados atravs de tabelas. Tambm, no captulo que segue, feita a anlise derivada
desses resultados.

4 ANLISE E INTERPRETAO DE DADOS

Como j citado, o instrumento de coleta foi um questionrio constitudo de 9 (nove)
questes fechadas, as quais foram escolhidas com foco direcionado ao objetivo final do




trabalho. O questionrio foi oferecido a todos os funcionrios do Departamento de Registros
Acadmicos que trabalham diretamente na execuo dos processos de Solicitao de
Aproveitamento de Disciplinas, sendo estes 8 (oito) na sua totalidade.
A Questo 1 investigou, atravs da atribuio de um conceito, o mtodo utilizado
na execuo dos processos. Assim, os 8 (oito) funcionrios que trabalham na execuo dos
processos de Solicitao de Aproveitamento de Disciplinas no DRA da UFPel responderam o
questionrio, onde 50% apontaram como ruim e 37,5% como mdio , ou seja, os respondentes
no aprovam ou no esto satisfeitos com a metodologia utilizada atualmente para a
operacionalizao dos processos, conforme mostra a Tabela 1.
Tabela 1 Conceito atribudo ao mtodo utilizado na execuo dos processos de Solicitao
de Aproveitamento de Disciplinas no DRA/UFPel.
Conceito Percentual das respostas
Ruim 50%
Mdio 37,5%
Bom 12,5%
Muito Bom 0%
Excelente 0%

A Questo 2 questionou se a forma de execuo dos processos acarreta aumento na
demanda de trabalho no setor. As respostas obtidas esto representadas na Tabela 2, onde
87,5% responderam que definitivamente sim e apenas 12,5% apontaram como provavelmente
no.

Tabela 2 Forma de execuo dos processos
Respostas da questo Percentual das respostas
Definitivamente sim 87,5%
Provavelmente sim 0%
Indeciso 0%
Provavelmente no 12,5%
Definitivamente no 0%

A Questo 3 investigou se os processos demoravam para retornar ao DRA. As
respostas obtidas esto representadas na Tabela 3 onde 100% responderam sim.

Tabela 3 Demora dos processos para retornar ao DRA
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 100%
No 0%

A Questo 4 solicitou aos respondentes que atribussem um valor de 1 a 8 para cada
um dos possveis motivos causadores para uma eventual demora nos processos, sendo o 1 de
menor relevncia e o 8 de maior relevncia. Os motivos apresentados aos respondentes foram
extrados da entrevista inicial feita com a Diretora do DRA/UFPel. As respostas esto
apresentadas na tabela abaixo.

Tabela 4 Motivos causadores da demora na operacionalizao dos processos
Opes de respostas
Percentual das respostas
1 2 3 4 5 6 7 8
Mtodo utilizado 25 12,5 12,5 37,5 12,5




Falta de funcionrios 12,5 12,5 12,5 50 12,5
Falta de tecnologia 25 12,5 12,5 37,5 12,5
Falha de comunicao 12,5 25 25 12,5 25
Distribuio dos processos 12,5 12,5 37,5 25 12,5
Devoluo dos processos 12,5 12,5 12,5 25 37,5
Localizao das Unidades 37,5 12,5 25 12,5 12,5
Sistema de Protocolo 25 37,5 12,5 12,5 12,5

A Questo 5 questionou se o funcionrio conseguia acompanhar a tramitao do
processo, aps o envio deste para as Unidades. De acordo com a Tabela 5 abaixo, observou-
se que 75% responderam que sim e 25% responderam que no.

Tabela 5 Acesso do funcionrio na tramitao do processo na UFPel
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 75%
No 25%

A Questo 6 investigou se o aluno, conseguia acompanhar o andamento do seu
processo. A Tabela 6 abaixo mostra que 100% dos atores responderam que no, o aluno no
consegue ter acesso ao processo durante seu andamento.

Tabela 6 Acesso do aluno a tramitao do processo na UFPel
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 0%
No 100%

A Questo 7 buscou saber se na opinio dos entrevistados, o uso de Sistemas de
Informao diminuiria a demanda de trabalho. Evidenciou-se, como mostra a Tabela 7, que
100% dos atores responderam que sim, a informatizao dos processos diminuiria a demanda
de trabalho.

Tabela 7 Diminuio na demanda de trabalho com o uso dos Sistemas de Informao
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 100%
No 0%

A Questo 8 buscou saber se na opinio dos entrevistados, o uso de Sistemas de
Informao otimizaria os processos. A Tabela 8 mostra que 100% dos atores responderam
que sim, a informatizao dos processos melhoraria a execuo dos mesmos.

Tabela 8 Melhoria na execuo dos processos de solicitao de disciplinas com o uso de
Sistemas de Informao
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 100%
No 0%

A Questo 9 buscou saber se na opinio dos atores, o uso de Sistemas de Informao
diminuiria os custos para a Instituio. Novamente 100% dos atores responderam que sim, a
informatizao dos processos diminuiria os custos para a Instituio, conforme a Tabela 9.





Tabela 9 Diminuio de custos com o uso de Sistemas de Informao
Opo de respostas Percentual das respostas
Sim 100%
No 0%



5 CONSIDERAES FINAIS

5.1. Concluso da Pesquisa

As consideraes mais importantes a serem feitas aps o desenvolvimento do
trabalho e que podem ser consideradas como sntese conclusiva so:

O mtodo de trabalho utilizado na execuo dos processos de solicitao de
aproveitamento de disciplinas ruim. Justifica-se isso, pelo fato de que 50% dos
questionrios apresentarem este conceito ao mtodo, 37,5% classificaram como mdio
e 12,5% como bom, ficando evidente a no satisfao quanto ao mtodo utilizado;
A forma como so realizados os processos aumenta a demanda de trabalho no setor.
Isso fica claramente evidenciado ao ser constatado que 87,5% dos questionrios
apresentaram a resposta definitivamente sim;
Os processos so demorados devido ao mtodo utilizado na execuo. Justifica-se
isso, porque 100% dos questionrios apresentaram a resposta sim a este
questionamento;
Em relao aos motivos causadores dessa demora, foram apresentados aos
respondentes os seguintes: mtodo utilizado para a operacionalizao dos processos;
falta de funcionrios no setor; falta de tecnologia adequada; falha de comunicao
entre o DRA e as Unidades; distribuio do DRA para as Unidades; demora na
devoluo das Unidades ao DRA; localizao fsica das Unidades; e, sistema de
protocolo interno da UFPel. Os itens mtodo utilizado, falta de funcionrios, falta de
tecnologia e devoluo dos processos, foram identificados pelos respondentes como os
principais causadores da demora para a execuo e finalizao dos processos de
Solicitao de Aproveitamento de Disciplinas.
O gerenciamento dos processos no eficiente, visto que 100% dos questionrios
apresentaram a resposta no questo sobre o acesso dos alunos durante a
tramitao dos mesmos;
A informatizao destes processos ser a melhor opo para a melhoria dos mesmos,
pois 100% dos questionrios apresentaram a resposta sim ao questionamento e
tambm alternativa para diminuir a demanda de trabalho e reduzir custos.

5.2. Proposta para a Informatizao dos Processos de Solicitao de Aproveitamento de
Estudos no DRA da UFPel

Atualmente, as instituies pblicas vm enfrentando uma mudana no perfil de seus
clientes que esto cada vez mais exigentes e conscientes que tm por direito acesso servios
de qualidade. Esta nova realidade est fazendo com que os gestores pblicos percebam a
importncia da busca constante da qualidade e da utilizao das ferramentas mercadolgicas
em seus processos.




Neste contexto, pode-se pensar que ser eficiente, portanto, exige do gestor pblico a
utilizao de tudo aquilo que ele tm disponvel, em todos os nveis, durante a realizao de
seus processos. Significa administrar com racionalidade e aproveitamento mximo das
potencialidades existentes. Uma instituio pblica s poder ser considerada eficiente
quando seu resultado quantitativo e qualitativo satisfizer as necessidades de seus usurios.
Com base nos estudos de referencial terico e a anlise de dados apresentada no
captulo anterior, foi possvel criar uma proposta para a informatizao dos processos de
Solicitao de Aproveitamento de Disciplinas do DRA da UFPel, nos seguintes moldes:
Para os Alunos:

fazer suas Solicitaes de Aproveitamento de Disciplinas cursadas na UFPel ou em outras
Instituies de Ensino Superior, atravs da internet;
visualizar a tramitao da solicitao desde o momento do pedido no DRA at o parecer
final do mesmo (Deferimento ou Indeferimento);

Para o Setor de Atendimento do DRA:

receber e validar a Solicitao de Aproveitamento de Disciplinas feita pelos alunos;
verificar e validar a documentao anexada (no caso do aluno cursar disciplinas em outras
IES);
encaminhar a solicitao para os setores envolvidos: Colegiados de Cursos e Chefias de
Departamentos, para distribuio aos professores; e, aps o parecer, ao Setor de Notas,
para inserir a dispensa no histrico escolar do aluno, se for o caso;

Para os Colegiados e Departamentos:

informar o professor responsvel pela Disciplina solicitada no Parecer;
encaminhar as solicitaes para os professores;
confirmar o parecer emitido pelo professor;
encaminhar ao DRA as solicitaes cujos pareceres j foram informados;

Para os Professores responsveis pelas disciplinas requeridas nos processos:

emitir parecer da solicitao do aluno;
encaminhar a solicitao e parecer aos Colegiados ou Departamento para confirmao;

Para o Setor de Notas do DRA:

inserir aproveitamento (quando o parecer for favorvel) no histrico escolar do aluno.

Entende-se que esta proposta de informatizao dos processos de Solicitao de
Aproveitamento de Disciplinas, extremamente benfica para todos os usurios envolvidos
no processo (alunos, professores, DRA, Colegiados e Departamentos), pois, alm de agilizar a
tramitao do mesmo, possibilita um acesso mais rpido e eficiente, alm de reduzir
consideravelmente os custos para a Instituio. Cabe salientar, porm, que para que esta
proposta tenha xito necessria a preparao de manuais para os usurios deste sistema.













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