ESTUDANDO: ARQUIVOLOGIA

Escolher LiesFecharImprimir

Introduo

Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos

recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao
destes influencia diretamente os arquivos de custdia.
Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase
de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e
planejamento da produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega.
Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus
documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O
imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio
pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos,
escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade
era a de impedir a adulterao e propiciar as condies
necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu
definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade.
Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes
no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos
arquivos;
b)

proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;

c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao

dos documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a)
necessidade
governamental;

prtica

de

incrementar

eficincia

b)

motivos de ordem cultural, visto que os arquivos

pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de
livros, manuscritos e peas de museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que
objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que
tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos

feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence

Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para
eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e
privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas
para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a
essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas,
surgindo da a idia de arquivoadministrativo e arquivo histrico. Em
meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente
interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos
ganham o status de testemunhos da histria.
Arquivos: Elementos e Definies

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais

foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos
criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel
governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade
oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo,
quando produzidos ou recebidos por uma administrao no
cumprimento de funes especficas, podem ser considerados
arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como
manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em
decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os
de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo
podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os
arquivos so preservados. Para que os documentos sejam
arquivados devem ser preservados por razes outras que no
apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados.
Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero
ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios
criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente
documentos do rgo que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos
preservados deve-se mant-los conservados num todo como
documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los
na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de
parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser
considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos

de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido

consideradas de valor, merecendo preservao permanente para
fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para depsito, num arquivo permanente.
(T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o
definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir
Administrao; e sua funo a de tornardisponvel as informaes contidas
no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Estgios de sua evoluo

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles

constitudos
de
documentos
em cursoou consultados freqentemente conservados em dependncias
prximas de fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles
constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente
consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram
podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los
prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses
arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo
ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos
de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que
se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua
evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases que so complementares corresponde

uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e,
conseqentemente, uma organizao adequada.
Extenso de sua atuao

Quanto

abrangncia
de
sua
atuao
podem
ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de
arquivo
ou
arquivo
descentralizado)
so
aqueles
estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de
arquivo corrente.
Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que

tem sob sua guarda documentos deformas fsicas diversas
fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por
esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o
que tem sob sua custdia os documentos resultantes
daexperincia humana num campo especfico, independentemente da
forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de
engenharia, arquivos tcnicos.
Gnero (caracterstica)

Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas),

iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos
(filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas
audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta),
informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
Natureza do Assunto (caracterstica)

Quanto natureza do assunto os documentos podem

ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao
no prejudica a administrao. So sigilosos os documentos que,
por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso,
requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e
divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159
estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.

 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana

da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana
da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa
ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n
2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu
inteiro teor no apndice I.

ATUALIZAO:

A Lei n 8.159/1991 foi parcialmente revogada, no captulo em

que tratava do acesso e sigilo dos documentos pblicos. (Para
ver mais detalhes, clique nos links para ser direcionado ao
website do Planalto para verificar a nova lei):
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. (Revogado
pela Lei n 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela
Lei n 12.527, de 2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida

privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei

n 12.527, de 2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo,

podendo

esse

prazo

ser

prorrogado,

por

uma

nica

vez,

por

igual

perodo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)

3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser
restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.(Revogado
pela Lei n 12.527, de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito
prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. (Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)

Correspondncia

toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a

pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa
entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto
ao destino e
procedncia pode-se
classificar
a
correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia
trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos,
despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre
rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e
pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a
que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das
atividades
de
uma
instituio.
Ser particular se
de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma
instituio.
Tipo de Arquivamento

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas

forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes
ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas
estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta,
sem a necessidade de remover outros documentos para ter
acesso a um determinado documento ou ficha.

1.8. Diferenciao entre biblioteca e arquivo

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de

arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se
originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas
custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com
as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer
outra
entidade.
Seu valorcultural pode
ser
considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca
visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e
consulta.
Os arquivos so
rgos receptores,
enquanto
as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de bibliotecaso adquiridos
principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os
arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao
para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de
arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a interrelao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher
documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um
e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por
um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por
base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor
de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou
qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s
demais peas, isto , em relao inteira documentao,
resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao
contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio
como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar
seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de
classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em
peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao.
O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos,
mas o valor de determinada pea no estar necessariamente
perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo
no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido
retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor
de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os
documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve
estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias

originais de criao. O princpio da provenincia resultou de

experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou
o emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais
de biblioteca existirem via de regra em numerososexemplares, ao passo
que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou
em limitado nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e
a arquivstica, de conjuntos de documentos.
Centros de documentao ou informao

Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias

da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu
campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de
documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem
por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a
informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a
informao em si mesma.

Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso

a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes,
resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que
foram testadas anteriormente.
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com

que podem ser fixados os valores da documentao recolhida[1].
Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos
de valor podem ser selecionados para reteno num
arquivo permanente. O uso de documentos para fins de
pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente
ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na
administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos
princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de
custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos
documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos
ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo
intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom
andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por
objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as
quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica

possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos,

depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e
sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e
manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do
que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor
contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s
podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos
documentos desde a sua criao at o momento em que so
recolhidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o
perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar
sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser
destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo
permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos
documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos,
mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos
mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e
ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas
essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das
funes da repartio. Os documentos importantes so difceis
de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem
sempre podem ser identificados como tal, quando so
inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre
operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos
de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez
terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram
diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to
logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes
neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos
importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem
preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos
deles tm que ser segregados de uma grande massa de

documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo

comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos
o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura
a sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias
etapas ou fases:
a)

levantamento de dados;

b)

anlise dos dados coletados;

c)

planejamento;

d)

implantao e acompanhamento.

Levantamento de Dados

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos,

regulamentos, normas, organogramase demais documentos constitutivos
da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela
coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar
o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais
freqentes;
os modelos e formulrios em
uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo eclassificao dos documentos; existncia
de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de
emprstimo de documentos; processos adotados para
conservao e reproduo de documentos; existncia de normas
de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas
informaes, o arquivista deve acrescentardados e referncias sobre o
pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de
escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade,
modelos, estado de conservao), alocalizao fsica (extenso da
rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de
conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de
comunicao disponveis (telefones, fax).
Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de

uma instituio correspondem sua realidade operacional. O
diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito,
de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo,
enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do
arquivo.

Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo

(corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus
objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais
quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Posio do arquivo na estrutura da instituio

Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o

arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior,
tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de
diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar
srios problemas na rea das relaes humanas e das
comunicaes administrativas.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas

fases intermediria epermanente,
os
arquivos
devem
ser sempre centralizados.
Centralizao

No consiste apenas da reunio da documentao em um nico

local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle
recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio
de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura
organizacional,
freqentemente
designado Protocolo e
Arquivo,Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado
oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos
custos operacionais, economia de espao e equipamentos.

Descentralizao

A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.

Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o
arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos
os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser
mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos

administrativos. Essa descentralizao (sempre de

obedece basicamente a dois critrios:

arquivos

correntes)

Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm

denominados ncleosde arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos

Coordenao

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos

com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis
criao
de
uma
COORDENAO
CENTRAL,
que
exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao
ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos
setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho,
de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de
atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a
organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando
necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos
arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um
rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente
da entidade.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao

O problema bsico na administrao de documentos correntes

o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a
que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados.
Para atingir esses objetivostorna-se necessrio que os documentos
sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu
uso de forma a refletir a funo do rgo.
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado
em considerao o testemunho ou provaque contm da organizao e
da funo. No tratamento dos documentos concernentes
organizao
e
funcionamento,
leva-se
em
conta
o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos
documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los
para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade
administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo
separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios,
facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se

a documentao importante da secundria ento o mtodo de

classificao proporciona as bases para a preservao e
destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam
servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de
duas classes principais: sistemas de registro esistemas de arquivamento.
Sistemas de registro

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os

documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de
papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do
sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de
registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam.
Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a
chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e
constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e
para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os
assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos
documentos em cada srie. Num sistema de registro mais
aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa
srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto
os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos.
Essas unidades so registradas numericamente na ordem em
que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes
e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das
unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos
sistemas mais antigos imaginados para o trato de material
documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro
pelo fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas
nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos
durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle
valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos
mais adiante.
Elementos de Classificao

H trs elementos principais a serem considerados na classificao

de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se
referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os
produz; c) o assunto dos documentos.

Em
vista
disso,
os mtodos de
organizao podem
ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos
principais
de
atividades que
se
podem
caracterizar
como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo
de qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar,
ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos eexecutivos.
Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em
todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de
arquivamento[1]. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar
organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem
alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica etc.
Princpios de classificao

S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser

classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise
de determinado campo de conhecimento. Esses casos
excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e
similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em
relao organizao e podem ser descentralizados, desde que
as reparties que os acumulam executem atividades
relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos
pblicos devem ser classificados em relao funo, pois
resultam de uma funo, so usados em relao funo e
devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide
Resoluo n 14[2] do CONARQ que trata da Classificao,
Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos
s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito
extensa no foi reproduzida aqui)[3].
Escolha das Instalaes e equipamentos

Equipamento a totalidade de materiais de consumo e

permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e
mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de
insero e outros.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta
do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se
escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos
assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela
ordenao cronolgica.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias
vezes para o mesmo fim.
Constituio de arquivos intermedirios

Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real

necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume
de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.

Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos
os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e
fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas
finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

[1] No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao

definido acima
[2] Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos

relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura

[3] Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os

diversos procedimentos arquivsticos

[1] Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia

Gesto de documentos

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de

documentos:
Art.

3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos
e
operaes
tcnicas
referentes

suaproduo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e

intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais
administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de
vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades
de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio,
tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso
documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante
anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade
de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero
objeto de arquivamento permanente e quais devero ser
eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao
para a instituio e para terceiros.
Protocolo

Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte

rotina:
Passo

Atividades

Receber a correspondncia

Separar a correspondncia oficial da particular

Distribuir a correspondncia particular

Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de

carter sigiloso

Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa

Abrir a correspondncia ostensiva

Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a

existncia de antecedentes

Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no

estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao
informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a
juntada

Passo

Atividades

Interpretar e classificar a correspondncia

10

Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do

documento

11

Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o

cdigo de assunto, se for o caso

12

Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de

protocolo

13

Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

Registro e movimentao

Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio

de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
Passos

Atividades

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero

de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e
data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira
distribuio

Anexar a segunda via da ficha[1] ao documento, encaminhandoo ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o
registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas

Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas

de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica

Receber dos vrios setores os documentos a serem

redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo
destino

Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo

com despacho de autoridade competente

Expedio

Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

Passos

Atividades

Receber a correspondncia

Passos

Atividades

Verificar se no faltam folhas ou anexos

Numerar e completar a data, no original e nas cpias

Separar o original da cpias

Expedir o original com os anexos

Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que

lhes deram origem, ao arquivo

Organizao e Arquivamento

Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3,

pgina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os
principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as
fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.

Mtodos de Arquivamento

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a

serem arquivados e pela estruturada entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura
mecnica em relao qual os documentos devem ser
arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados
em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema
de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A
insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s
falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um
mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs
premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel
e deve admitir expanses.
Alfabtico
Geogrfico
Simples
Bsicos
Numricos

Cronolgico
Digito-terminal

Ideogrficos

Alfabticos

Enciclopdico

Dicionrio
Duplex
Decimal
Numricos

Unitermo ou
Indexao
coordenada

Variadex
Automtico
Padronizados

Soudex
Mneumnico
Rneo

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas:

direto e indireto.
Sistema direto

aquele em que a busca feita diretamente sem a

necessidade de se consultar um ndice

aquele em que, para se localizar o documento,

preciso antes consultar um ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se
inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e
considerado do sistema semi-indireto.
Sistema indireto

Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)

Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse

mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem
rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para
alfabetao.
As notaes nas
guias
podem
ser abertas ou fechadas; simples ou compostas.
Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e
fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o
volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual
e variedade de grafia dos nomes.

Regras de Alfabetao

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo

sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria
Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se:
Cavalcante,
Juvenal; Guimares,
Rita; Lima,
Pedro; Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos;
Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se:
Montes Altos,
Carlos; Morro Azul, Marlia; VillaLobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo
e um substantivo.
Exemplo:
Denise Santa Rita

Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano,

Arquivam-se:
Santa Rita,
Denise; Santo Cristo,
Walmir; So Caetano, Lus.
4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo:
Silveira

R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo

Arquivam-se:
Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no
so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo:
Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana
dAlbuquerque.

Arquivam-se:
Albuquerque
d,
Rosana, Farias
de,
Paulo; Ferreira d, Ricardo.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo:
Silvia Maria Filho.

Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho,

Arquivam-se:
Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria
Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero
considerados quando servirem de elemento de descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Doutora Maria Helena, Juiz Armando
Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se:
Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando
(Juiz); Mozila, Slvia.
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver
tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:
Boy
Arquivam-se:

Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John

Boy,

John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser

consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo:
Charles Du Pont

Guilio di Capri, Esteban De Penedo,

Arquivam-se:
Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont,
Charles
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina
de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos
de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.
Exemplo:

Li Xian Xin, Li Yutang

Arquivam-se:

Li Xian Xin, Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no
se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses
aps o nome.
Exemplo:
Embratel, A Colegial, Fundao Getlio
Vargas, The Library of Congress
Arquivam-se:
Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio
Vargas; Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies,
assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou
escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo
Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de
Odontologia
Arquivam-se:
Conferncia de
Cirurgia
Cardaca
(III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo);Congresso de
Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma
empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia,
departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo
nome da empresa e no da unidade.
Exemplo:
Gerncia de Atendimento da TELERJ,
Superintendncia Financeira da TELERJ
Arquivam-se:
TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ Superintendncia Financeira

15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas

devem ser escritos por extenso.
Exemplo:
3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas,
Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se:
Fbrica Estrela
de
4
(Quatro)
Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir
organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo
critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas
futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas
uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto
Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira
Alegre
Como se pode observar, no critrio letra
espaos entre palavras.

por letra no se consideram os

Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a

chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos
ordenar as pastas de duas maneiras:

Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem

estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado
correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas
cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a
ordem alfabtica.
Exemplo:

Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo

So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las

alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta

 necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em

segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em
diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabetase em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem
alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se
referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio.
Sua desvantagem a de exigirduas classificaes.
Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a

consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada
entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao
com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um
registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de
impedir
duplicidades.
Nesse
mtodo,
os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada
em pastasmiscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes
cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois
critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivandose nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os
quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada
correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea),
arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica.
No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1,
M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que
venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos
especiais e especializados.

Mtodo numrico cronolgico

Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a

data. um mtodo adotado em quase todas as reparties
pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de
autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina,
passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse
mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao,

desde que seja da mesma data.

o nico mtodo de arquivamento que

As vantagens desse mtodo

so maior grau de sigilo, menorpossibilidade de erros, por ser mais fcil de
lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de
ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
dispensa

uso

de

pastas

miscelnea.

Mtodo Dgito-terminal

Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem

reduzidos erros no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so
lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero
colocados zeros sua esquerda para fins de complementao.
So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de
arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.
Mtodos por assunto (ideogrficos)

Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os

numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.

Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas

Administrao
Cincia poltica
Economia

Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia

Mtodo ideogrfico numrico duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a

elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto
mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a
assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0

Administrao Geral

Pesquisas

1-1
1-1-2

Psicologia
Aplicada ao trabalho
Aplicada educao

1-2

Cincia poltica

1-3

Administrao

1-4

Economia

Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a

vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Mtodo ideogrfico numrico decimal

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil

Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em
nove classes principais e uma dcima reservada para os
assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em
nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para
generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do
nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que
facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez
primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos,
subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao
decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros
para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo
duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades da instituio.
Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)

Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e

especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada
documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem
crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento
quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do
documento so identificadas as palavras-chave ou descritores,
que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais
elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como
mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria
Resumo: Assemblia extraordinria
para deliberar sobre a continuidade

N 0012
Palavras-Chave / descritores

da greve promovida pelos

Greve

metalrgicos de todo pas. Foi

realizada no salo vip do Hotel

Metalrgicos

Marina, na praia do Leblon, em 13 de Assemblia extraordinria

maro de 1936.
Hotel Marina
1936

A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida

em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro
transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves
escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo
coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no
exemplo a seguir:
Greve:
0

0210

0311

0172

0063

004

0135

0006

0017

0008

0099

0320

0421

0232

00173 0134

0235

0026

0417

0098

0149

0450

0461

0252

00243 0244

0465

0236

0317

0128

0439

0530

0531

Metalrgicos
0

0120

0411

0212

0003

0004

0145

0016

0127

0018

0199

0340

0521

0322

00193 0144

0245

0345

0527

0108

0239

0530

0631

0512

00283 0234

0475

0575

0427

0138

0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que

contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a
0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos,
sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.

Mtodos padronizados

Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o

automtico.

Mtodos padronizados automtico

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que

j indicam as divises das letras do alfabeto.

Mtodos padronizados soundex

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes

propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as
unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de
o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseiase no som das consoantes dos nomes. As unidades de
arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de
maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a
mesma.

Mtodos padronizados rneo e mnemnico

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

Mtodos padronizados variadex

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse

mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para
facilitar no s o arquivamento, como a localizao de
documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave
constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda
letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada
letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave.
Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.

Mtodo alfanumrico

Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse

mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do
alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem

crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois

de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.

Etapas de arquivamento

So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo,

classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.

Inspeo

Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para

verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a

entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de
antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas
referncias cruzadas.

Classificao

Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas

que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.

Codificao

Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo

de arquivamento adotado.

Ordenao

 o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao

e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento
e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos

o arquivamento propriamente dito.

Emprstimo e consulta

Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por

emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e
s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam
estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados
mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada
a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo
de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada,nome de
quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem
retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou
vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser
organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do
CONARQ.

Anlise, avaliao, seleo e eliminao

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos

em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se
impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal
para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis
vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam
teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um
depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um
arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu

volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio

imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve
ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A
transferncia para um depsito temporrio presume valor para
um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para
um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou
valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu
alto custo, s proposta quando os documentos tm valor
primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, fazse mister um julgamento de valor sempre que se pretender
destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2
e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem
visar
to-somente
identificao de
corpos
de
documentos
acumulados num
rgo do governo e que precisam ser
descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um
documento preparado com esse objetivo chama-se lista de
descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so
aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os
documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O
teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os
documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim
dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e
o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos
correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um
importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo
objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa
ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse
objetivo chama-se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de
documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles,
seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de
custdia permanente. Um documento que englobe todos os
documentos dessa forma chama-se plano de destinao outabela de
temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos
normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser
preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais
devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos

documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e

quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao
que autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso
corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos
instrumentos de destinao. Devem ser classificados e
arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos
para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente.
A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo
um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento
americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem
dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que
uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados
possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem
estreita ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro
lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente
como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte.
Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em
relao funo, podem, em geral, ser eliminados segundo esta,
pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria
funo. As decises para se destruir documentos devem ser
finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no
devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim
de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de
fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso
dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao
normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm,
ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao,
macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo
aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada.
Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se
incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A
macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel
quando se tratar de documentos confidenciais.
Valor dos documentos

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

 aqueles que devem ser conservados

indefinidamente por serem de importncia vital para a
organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou
determinada data em que cessa o valor do documento.
Permanentes vitais

Distino entre valores primrios e secundrios

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas

categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se
originaram os documentos, e valores secundrios, para outras
entidades e utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de

documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos:
a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do
rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os
documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e
ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou
demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do
rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades,
coisas, problemas, condies etc. com que o rgo
governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que
contm da organizao e funes sero chamados
de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido
informao que contm sero chamados de valores informativos.
A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas
(fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os
dois tipos de valores no se excluem mutuamente.
Valores probatrios

Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas

de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos
os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas
admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre
a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em
um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos
de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito

probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o

que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que
resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base
no conhecimento completo da documentao do rgo; no
devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e
no importa quo bem concebido e bem executado seja um
programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam
como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os
documentos visam a servir como prova da organizao e funo,
h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades
administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos
assuntos ou por outro princpio qualquer.
Valores Informativos

Os valores informativos derivam da informao contida nos

documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as
reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as
prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos
preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela
prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao
que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes,
eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram
origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos
oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos
que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O
interesse aqui reside na informao que contm. H alguns
testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos
documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
Unicidade

Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a

unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos
que contm a informao. O termo unicidade, aplicado
informao, significa que a informao contida em determinados
documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de
forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no

pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um

corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre
um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada
deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos
pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que
todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano
de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A
data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia
histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos,
onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes
criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
Forma

Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em

conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma
dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido
de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento
sobre muitas
pessoas,
coisas
ou
fenmenos (informao extensa);
b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou
fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados
sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao
diversa). Em geral, os documentos que representam
concentrao de informao so os que mais se prestam
preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm
problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida
refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica
importante, pois, se os documentos vo ser preservados num
arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros,
que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem
recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.
Importncia

O arquivista presume que sua primeira obrigao a de

conservar a documentao que contenha informao que
satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por
mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico

em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista

deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de
unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores
imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com
real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio,
referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis
de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.

Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica

Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que

contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro
selecionar aqueles que representam concentraes de
informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos
documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou
diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo
nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou
ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os
fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para
reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos,
dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o
de amostra estatstica.
Documentos relativos a coisas

No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem

considerados so os que derivam da informao que contm ore
as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s
coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa,
fundamentalmente, com a terra na qual vive.

Documentos relativos a fenmenos

O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou

coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente
aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou
estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual
seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos
principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos
arquivistas tende a preservar todos os documentos que se

referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou

acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e
econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial.
Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos
so selecionados para preservao, porque contm dados que
so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque
contm dados considerados prprios para um estudo de
condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se
imediatamente esse princpio do princpio de amostragem
estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer
um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no
possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica,
de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades,
previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas
altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
Concluses

A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou

em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio,
baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a
que se referem os documentos em questo. A anlise a
essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que
aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista
deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que
os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos
documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a
informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em
questo contm informao nica e se apresenta uma forma que
o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito
isto dever entrar no reino do impondervel.
Microfilmagem

Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral,

dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade.
Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser
baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o
processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso,
sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na

forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter

caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei
5.433/68 regula a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo
de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao
como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos
foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao
em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de
espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme,
jaqueta ou microficha;

Filme (rolo)

a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos

documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para
acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo)
para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou
menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.

Jaqueta

A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma

anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no
arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse
segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis
e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados,
exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse
processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da
documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.

Microfichas

Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou

atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja,

sada direta do computador para a microficha, atravs da fita

spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua
capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As
microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente
para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a
leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao

Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem,

apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem
solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo
legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros
contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia
peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia,
em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de
padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento

Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no

art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ.
Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia
de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os
trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de
documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado
tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento
temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem
definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos
que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que
devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b)
servem para acomodar acumulaes especiais de documentos
de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem
como um lugar onde se concentram todos os acmulos de
documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao

se iniciar um programa de administrao de documentos ou

arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de
custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que
sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de
depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies
para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no
devem ser normalmente usados para armazenar documentos
cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para
centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e
completas sobre as origens administrativas e o significado
funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao.
Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as
descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom
substituto para a informao que pode ser prestada oralmente
por aqueles que os criaram. importante lembrar que os
documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a
classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns
preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve
aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes
repartio de origem, embora um centro intermedirio possa
tomar
tais
encargos.; segundo devem
ser
documentos
com valorsecundrio evidente
que
justifique
sua
reteno
permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para
um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas
dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa
ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com
eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de
custdia no deve recolher documentos a cujo uso se
imponhamrestries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.
Tipos de transferncia

At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica

clssica
considerava apenas duas
idades dos
arquivos:
a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente
de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de
transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade
intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo
acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os
arquivos
intermedirios
tornaram-se
uma
necessidade
reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo

principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto

, em assegurar a preservao de documentos que no so mais
movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser
guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos
prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns
casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao
ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a
que se processa emintervalos irregulares e exige, quase sempre, que
se indique em cada documento a data em que dever ser
transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de
documentos, em intervalosdeterminados. Ela pode ser efetuada
em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado,
sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de
valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o
arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e
a
transferncia
recebe
o
nome
de recolhimento.
Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida
por duplacapacidade, transferncia mltipla ou mtodo do
ciclo
os
documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde
permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se
julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o
arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a
desinfestao e a restaurao dos documentos.

[1] Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel

pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento

quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por
intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir

Arquivos permanentes

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais

selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de
documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu
valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se
por base no a apreciao de certos documentos em particular,
mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de
um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais

amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou

mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O
trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes
tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para
serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei
como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser
exclusivamente do governo que os criou e sero conservados
para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto
normas para a sua reobteno no caso de terem sido
indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio
bsico nullum tempus occurrit regi(art. 17, 4, Decreto 4.073/2002),
que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art.
15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve
definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista.
O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao
conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos
podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os
documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo
para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os
documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos
documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz
respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos
direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente
reproduo e autenticao de cpias.
Segundo,

deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e

privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas
entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e
publicao para fins que no aqueles para os quais foram
originariamente criados para servir a usos secundrios de
outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios
so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus
deveres.

Deve haver disposies legais regulamentando o problema da

destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que
proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer
funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel
pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente
administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido
sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos
num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios
expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas
prprias reparties de origem. A administrao de arquivos
permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente
e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do
arquivo permanente:

arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao;
conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de
sua guarda, visando a impedir sua destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

Atividades de arranjo

Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em

fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens
documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais
importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa
qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas
no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais
consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma,
origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem
colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu
empacotamento, fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo
permanente. Quanto aosarquivos intermedirios, no existem mtodos ou
princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui
empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se
apenas critrios racionais de disposio dos documentos em
estantes e armrios.

Princpios de arranjo de arquivos

O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo

dos documentos de uma nica repartio, como o caso do
arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupase do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais
emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja
seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao
uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios
bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminada ou esquema de arquivamento.
Evoluo dos princpios de arranjo

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de

arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao
predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro
da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840
a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos
dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio
dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro
desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e
completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde
Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular,
intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives
dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o
agrupamento de documentos dos dpartments que, embora
modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em
vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse
esquema foram os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto ,
todos os documentos originrios de uma determinada instituio,
tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma
famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela
determinada instituio;
b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos,
e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos
outros grupos;
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas
conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou
alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico
de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de

uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser

agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos
devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem
cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos
de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo
contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou
de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas
em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica
a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar
de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que
os pesquisadores habitualmente indicam o nome da
municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas,
claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as
buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o
princpio respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos
fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se
assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e
uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro
lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro
sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das
quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de
casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto
consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus
donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por
meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente
confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez
ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope
uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas
vantagens se perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio
de classificao de assuntos foi abandonado,

ao menos teoricamente, e
substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de
maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de
acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia,
onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem
ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na

Frana)

e, em segundo lugar, que o

arranjo dado aos documentos pelos

prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente.

O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a

origem
nos
organismos
pblicos
administrativos

chamado princpio da provenincia.

O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por
assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel,
especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume
dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio
chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de
cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na
ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no
reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel,
tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro
para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um
esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem
original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente,
no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica
da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o
registro produto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a
mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da
provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido
de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados
refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do
governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os
atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da
organizao administrativa, assim os documentos so mais
inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo
ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na
ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos,
pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser
completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu
contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou

arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova

documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico
para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua
custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las
arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte
do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de
assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o
acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos

Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade

administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e
independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido
de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente
distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que
contm da organizao e da funo devem ser mantidos na
ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram,
mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena
os documentos por assuntos que atenderiam a todas as
necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de
colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao
mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do
governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio,
a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente
ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor
um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que
estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer
objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos
na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos
rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos
primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso
feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos
artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s
devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se
atenderem s necessidades arquivsticas.

Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu

contedo informativo sem referncia ao seu valor como
testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na
ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e
dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos
preservada unicamente pela informao que contm sobre
pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica
etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendose em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e
outros, sem observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as
circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais
de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de
suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.
Atividades de descrio e publicao

O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de

instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na
localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar
os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um
acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa
objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos
documentos.
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendose referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades.
Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao
sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais
so arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que
indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa,
dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento
o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia,
relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttuloda
unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade

partes de um grupo classificado de documentos, volumes

encadernados, maos de documentos ou caixas.
Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de

seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de
pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos
brasileiros no dispe de instrumentos de pesquisa e nem
mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu
os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.
Guia

Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos

fundos que integram o acervo de um arquivos permanente.
o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre
a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade
informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, operodo de tempo,
a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.
Inventrio sumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de

suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de
instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o
arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como
uma srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela
enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente
descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um
instrumento preliminar de busca para cada fundo.
O
inventrio
deve
ser
precedido
de
uma introduo contendo informaes
sobre
os
seguintes
elementos:modalidade de incorporao do fundo no acervo do
arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da
qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do
inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de
pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos
constitudos de documentos de carter oficial quanto para os
de arquivosprivados.
Inventrio analtico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de

um fundo ou de uma de suas divises soidentificadas e
descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento,
atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
Catlogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,

cronolgico,
onomstico
ou
geogrfico,
incluindo todos os
documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de
forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto,
ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou
que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares
especficos existentes num ou mais fundos.
Repertrio

o
instrumento
de
pesquisa
que
descreve pormenorizadamente documentos previamente
selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est
presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos
especficos, quando h inteno de ressaltar documentos
individuais relevantes. A disposio das entradas e demais
informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens
descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de
documentos na ntegra.
ndice instrumento de pesquisa auxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do

contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta
em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
Tabela de equivalncia ou concordncia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de

antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em
decorrncia de alterao no sistema de arranjo.
ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de

descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as
normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o
contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de
promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados
descrio podem comear na ou antes da produo dos
documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a
descrio de documentos especiais, tais como selos, registros
sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para
tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so

baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio

de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular
uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio
ou representado como um todo e em suas partes em vrios
nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de
descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja
descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando
vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma
descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi /
processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis
intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer.
Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de
acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou
funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de
seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos
relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio
produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica,
cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo
produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises
subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura
hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
Descrio multinvel

Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser

representado numa s descrio, utilizando-se os elementos
descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas
partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se
igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries.
Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio
denominada descrio multinvel.
Regras para descrio multinvel

DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR

Objetivo:

Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo

e suas partes componentes.

Regra:

No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo.

Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as
partes que esto sendo descritas. Apresente as descries
resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.

INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO

Objetivo:

Representar com rigor o contexto e o contedo da

unidade de descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que
est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes
detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio
for um fundo; no fornea a histria administrativa de um
departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for
uma diviso ou uma seo.

RELAO ENTRE DESCRIES

Objetivo:

Tornar explcita a posio da unidade de descrio na

hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima
e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de
descrio.

NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo:

Evitar redundncia de informao em descries

hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que
comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior
informao que j tenha sido dada num nvel superior.
Elementos de descrio

Esses elementos so divididos em sete reas: rea de

identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e
estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes
relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio.

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para

entidades coletivas, pessoas e famlias

Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em

relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade
arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades
coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de
fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o
prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades
coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados
arquivos.

Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)

Catlogo de autoridade (authority file)

- conjunto organizado de registros

de autoridade.
- controle de termos
normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou
jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de
autoridade ou em um arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado
estabelecido pela instituio arquivstica responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de
ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada,
identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade
combinada com outros elementos de informao que descreve a
entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode
remeter a outras entradas de autoridade.
Controle de

autoridade (authority

control)

Atividades de conservao

conservao
compreende
os cuidados prestados
aos
documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas
(Bureau of Standards) que afetam a preservao do material sob a
custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os
agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de
uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos
documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses
agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou
reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e
empregando mtodos que preservem os materiais perecveis,
seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as
impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao.
Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os
gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico
(H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores
externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis,
somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de arcondicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio

atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser

equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de
temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com
o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos
documentos denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta
ficam em plano secundrio, em face do importante problema da
preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada,
a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so
altamente prejudiciais conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no
s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria
luz artificial deve ser usada com parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia
o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situase entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e
22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao
ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de
climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do
ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se empregarslica-gel,
acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou
estantes para combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos
papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as
fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou
casena, mas a umidade aprincipal causadora de seu aparecimento, pois
neste ambiente encontram condies ideais para se
desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a)
desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou
reparo.

Desinfestao

O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A

substncia qumica a ser empregada nesse processo deve

passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta

sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, so completamente destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo
Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de
documentos no mais recomendada em virtude dos gases
txicos e compostos oxidantes danosos.

Limpeza

a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais

para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou
um aspirador de p.
Alisamento

Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao

inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de
umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha,
em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob
presso moderada. Na falta de equipamento adequado,
aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restaurao

Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes

de se tentar a restaurao por qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e
tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes.
O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que
advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume
e o peso.
Banho de gelatina

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou

cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a
flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os
documentos,
porm,
tratados
por
este processo,
que
natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir
habilidade do executor.

Tecido

Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido

muito fino, aplicadas com pasta de amido. Adurabilidade do papel
aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking

Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de

grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto,
umprocesso de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
Laminao

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao
documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa
adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel
so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha
resultante do uso pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao,
por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil
obteno. O material empregado na restaurao no impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas
da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual

Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima

bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor
nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao
manual, tambm chamadalaminao com solvente, oferece grande
vantagem queles que no dispem de recursos para instalar
equipamentos mecanizados.
Encapsulao

Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo

revestimento. O documento colocado entre duas lminas de
polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas
faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm,
deixando o documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de
restaurao de documentos.

Atividades de referncia

Essas atividades se constituem fundamentalmente em

estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos.
Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem
adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao
arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps
analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as
informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao
de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorias de usurios
que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o
regulamento da sala de consulta.